文件控制作业流程（附表单）

文件控制作业流程（附表单）
说明：
1.此文件为正式运行文件，该文件负责部门为人力资源部，其主要职责是维护该文件的运行、检查、培训指导、问题点收集、处理；
2.运行过程中若同公司旧文件有冲突时，一律依本文件执行。

文件编制/更改一览表版本编制/更改内容日期编制/更改人 A/0 文件运行评审栏会签市场
部研发部设计部自控部资料室采购部人力资源部仓储部生产部 PMC部品质部战略发展部财务部项目部电工部售后服务部制定：审核：审批：
1.0目的：
对公司标准性、规范性、执行性等文件进行控制，保证文件的适用性、充分性和有效性。

2.0适用范围：
适用于公司所有标准化文件的控制和管理。

3.0定义：
标准化文件：对公司运作、产品进行制度化、标准化规定的文件，如流程、制度、办法、规定、标准、准则等。

4.0职责：
4.1董事长/总经理：负责公司标准化文件的审批。

4.2人力资源部：负责公司标准化文件的归口管理（工程技术文件除外）。

4.3各职能部门：负责与本部门有关过程所需文件的控制和管理。

5.0作业规范：
5.1文件编号原则
GD-CZ…
流水号
公司代码
5.1.1文件编写格式
5.1.1.1作业流程及管理办法
标准编写格式：
首页为流程图
目的：叙述制定该作业程序的目的。

范围：说明该作业程序的适用范围。

定义：解释程序内容中非通用词的含义，若没有则注明无。

职责：作业内容中所涉及到的主要部门及其职责。

作业内容：说明该程序的工作流程。

参考文件：列出该流程所引用的相关文件的名称。

管理办法：说明违反该流程作业的相关责任追究规定。

应用表单：列出该流程所使用的表单名称及编号。

5.1.1.2各部门在编制文件时，可根据文件类别对上述编写格式进行删减或调整。

如检验标准、图纸等技术性文件可采用其它格式进行编制。

5.1.2表单编码原则：
GD-CZ-… …--
表单流水号+版本
文件流水号
公司代码
5.2文件控制要求
5.2.1本公司文件分为“受控文件”和“非受控文件”两类,非受控文件为参考文件,在文件更新时不进行回收。

5.2.2受控文件必须进行控制，人力资源部对保管的各类受控文件分类建立《文件受控目录清单》，并妥善保管。

5.2.3所有受控文件不得私自复印、外传；有以上行为者，乐捐10元/份。

5.2.4各部门应爱护受控文件,禁止在受控文件上进行乱涂、乱画及随意修改，一经发现，处以责任人乐捐5元/处。

5.3文件控制流程
5.3.1文件编制、研讨、批准
5.3.1.1各部门及相关人员根据工作需要编制标准化文件，编制完成后交部门负责人审核。

5.3.1.2经审核后的标准化文件由编制部门将文件提前两个工作日发放给需参加研讨人员。

5.3.1.3编制部门组织召开研讨会，所有部门就文件规定达成一致后会签，并呈报董事长/总经理（或授权人员）批准。

5.3.1.4文件编制部门将会签批准后的文件交到人力资源部归档。

5.3.2文件发放
①．文件编制部门将经批准的文件交人力资源部，人力资源部检
查文件格式及书写是否正确,如有异议,则在4个工作小时内反馈给文件编制部门。

如双方意见不能达成一致,报董事长/总经理裁决。

如无异议则将文件登记在《文件受控目录清单》,且在两个工作日内按文件会签的范围进行发放。

②．原稿存档，下发文件为原稿复印件，并要加盖“受控文件”章，且须在《文件发放/回收登记表》上作好各项记录。

③．各职能部门在接收受控文件时,须在《文件发放/回收登记表》中的“领用人”一栏签字确认,并对接收的文件分类登记和存档。

④．在文件发放时，人力资源部对更改或换版文件应及时收回相应文件的作废版本，并在《文件发放/回收登记表》上作好记录，所有作废文件必须在8个工作小时内回收。

⑤．当文件使用人需增加文件份数、或将文件丢失、文件严重破损不能使用时，应向文件发放部门提出增发、补发申请，并由人力资源部在《文件发放/回收登记表》上作好相关记录。

⑥．所有受控文件均须在公司公告栏张帖公示三个工作日，由人力资源部在下发文件的同时执行。

5.3.3文件的使用
①．文件一经颁发，各职能部门对收到的文件要交相关人员传阅并在文件背面签名确认，三个工作日内必须传阅完毕，以达到内部沟通，统一行动的目的。

②．应确保使用者获得有关版本的适用文件，确保使用场所无失效或作废文件。

5.3.3.1文件的更改
使用中的文件，如需要更改，按5.3.1的要求重新组织召开研讨会及提交批准。

5.3.3.2文件的借阅
文件会签范围以外的人员需借阅文件时，经原文件编制部门负责人同意后，可到人力资源部处进行借阅。

5.3.4文件的换版和废止
5.3.4.1文件更改、换版以版本/更改次数为标识，版本可按字母A、
B、C……排序（I、O禁用），版次按0、1、2……表示，如A/0、A/1、A/2……。

当文件修改时，全文版次递增，如果版次修改到5次时或有大幅度更改时，原文件编制部门可进行换版。

发文部门将新版本文件交人力资源部，人力资源部回收作废版本，并加盖“作废”印章，可做再生纸使用或立即销毁；作废的原稿加盖“作废”章后归档。

5.3.4.2文件作废，由原文件编制部门提出《文件废止申请单》，经原审批人审批后交人力资源部，人力资源部回收作废版本，并加盖“作废”印章，可立即销毁；作废的原稿加盖“作废”章后归档。

6.0管理规定：
6.1人力资源部须按要求建立《文件受控目录清单》，不按规定执行者乐捐10元/次。

6.2文件在更改后必须重新提交至人力资源部发行，不允许私自更
改，违反者乐捐10元/次。

6.3其它违反本作业流程规定的，一律处以责任人乐捐10元/次。

7.0应用表单：
7.1《文件发放/回收记录表》
7.2《文件受控目录清单》
7.3《流程/制度意见反馈表》
7.4《文件废止申请表》
文件发放/回收登记表
序
号文件名称文件编号数
量发放记录回收记录备注部门版本发放日期接收人发放人版本回收日期回收人接收人文件受控目录清单
序号文件名称文件编号版本发行日期备注流程、制度意见反馈表文件名称：文件编号：文件原文: 修改意见:
反馈人：日期：部门：职务：文件废止申请表
文件名称版本申请部门文件编号申请日期申请人废止原因及内容：
申请时间：年月日分审核意见：□同意□不同意□其它（当选择不同意或其它时，请说明）
时分
审核人：文控意见：
签名/日期：董事长/总经理批示：
签名/日期：
文件废止申请表
文件名称版本申请部门文件编号申请日期申请人废止原因及内容：
申请时间：年月日分审核意见：□同意□不同意□其它（当选择不同意或其它时，请说明）
时分
审核人：文控意见：
签名/日期：董事长/总经理批示：
签名/日期：
文件编号文件控制作业流程文件版本 A/0 生效日期页码第2页共9页。