人事档案管理办法

人事档案管理办法
第一章总则
第一条为加强XX公司（以下简称“公司”）人事档案管理工作，进一步提高人事档案管理水平，保护和利用档案，为人才队伍建设服务，制定本办法。

第二条本办法适用于公司。

第三条人事档案管理应遵循以下原则：
（一）规范管理；
（二）分级管理；
（三）安全与保密管理。

第四条本办法的支持性文件为中组部《干部人事档案材料收集归档规定》。

第二章职责
第五条人力资源部负责公司员工的人事档案管理。

第三章内容与分类
第六条人事档案分为正本和副本，正本的内容与分类如下：
（一）履历材料；
（二）自传材料；
（三）鉴定、考核、考察材料；
（四）学历和评聘专业技术职务材料（学历、学位、成
绩、培训结业成绩表和评聘专业技术职务评审表、考绩表、审批材料等）；
（五）政治历史情况的审查材料（甄别、复查材料和依据材料，党籍及参加工作时间等问题的审查材料等）；
（六）参加中国共产党、共青团及民主党派材料；
（七）奖励材料（科学技术和业务奖励、模范争先事迹）；
（八）处分材料（甄别、复查材料，免于处分的处理意见等）；
（九）录用、任免、聘用、转业、工资、待遇、出国、退休、退职材料及各种会议代表登记表等；
（十）其它可供组织参考的材料。

第七条制作公司领导班子成员人事档案的副本，副本为正本（不含一、十类）材料的复印件。

第四章管理
第八条人事档案管理包括：收集、鉴别和整理人事档案材料；办理人事档案的查阅、借阅和转递；人事档案的统计、保密、安全、保护工作。

第九条收集、鉴别和整理
（一）收集公司人员的任免、调动、考察考核、培训、奖惩等工作中形成的反映德、能、勤、绩、廉等方面的材料，以及本人填写的履历表、本人自传、组织鉴定等材料。

（二）对收集的材料进行鉴别。

对真实、完整齐全、文
字清楚、手续完备的归档材料进行归档，不属于归档范围的材料不得归档。

对需要销毁的材料,销毁前必须详细登记，并报请主管负责人审查批准后进行。

（三）整理档案材料统一使用16K规格（长260毫米，宽184毫米）或国际标准A4型（长297毫米，宽210毫米）的公文用纸。

不得用圆珠笔、铅笔或红色及纯蓝色墨水和复写纸书写。

档案卷皮、目录和档案袋的式样，实行统一的制作标准。

第十条查阅、借阅和转递
（一）查阅和借阅人事档案必须认真填写《查阅（借阅）人事档案审批表》，按照查阅、借阅人事档案的有关规定办理审批手续。

凭借阅介绍信及查阅人证件查（借）阅人事档案。

1.档案管理人员要根据规定，确定是否提供或提供哪类材料。

2.任何个人不得查阅或借用本人及其直系亲属档案。

档案工作人员本人及在回避范围内的亲属档案，由人力资源部指定专人保管。

（二）档案一般不允许外借，如必须借出使用时要说明理由，经人力资源部负责人报请分管领导批准，并严格履行手续后才可借出。

任何人不得擅自将档案转借他人。

对借出的档案要限期归还。

（三）员工工作调动或职务变动后应及时转递档案。

1.人事档案应通过机要部门转递或派专人送取，不准以平信、挂号、包裹等公开邮寄或本人自带。

2.原单位要在转递人事档案之前进行一次认真清理，保证档案材料齐全完整，转递时不得截留任何材料。

3.转递人事档案必须按统一规定的《人事档案转递通知单》详细登记，严密包封。

4.收到档案后，经核对无误后，经办人在转递回执单上签字并加盖公章后返回原单位。

逾期一个月未收到转递回执单时，应进行催问，以防档案丢失。

第十一条保管与保护
（一）公司领导班子成员的人事档案正本由上级单位保管，副本由公司保管。

1.公司领导班子成员退休后，其档案正本由上级单位退回公司进行保管。

2.员工解除劳动合同，到其他单位就业的其档案转至就业单位。

未就业的，其档案按程序转入所在地就业管理机构。

（二）要建立坚固、防火、防潮的人事档案库房，配备铁质档案柜。

（三）库房的防火、防潮、防蛀、防盗、防光、防高温等设施和措施应经常检查，要保持库房的清洁和适宜的温湿度。

（四）建立人事档案登记和统计制度，每年全面核对一次档案，发现问题及时解决。

（五）人事档案管理工作中所需必要的设备和业务经费，应单独立项，列入公司预算统筹解决。

第五章纪律与要求
第十二条严禁任何个人私自保存他人档案。

对利用档案材料营私舞弊的,视情节轻重予以严肃处理。

第十三条必须严格遵守保密制度和阅档规定，严禁涂改、圈划、抽取、撤换档案材料。

第十四条查阅者不得泄露或擅自向外公布档案内容。

第十五条借用、查阅档案的部门和个人不得擅自拍摄、复制档案内容。

因工作需要从档案取证的，必须请示人力资源部负责人审查批准后才能复制、拍摄。

第十六条有关部门要在新档案材料形成十五日内，送交有关部门归档。

第六章附则
第十七条本办法由人力资源部负责解释。

第十八条本办法自发布之日起施行。