探析高校户籍管理现状及对策

现代户籍制度是国家依法收集、确认、登记公民人口基本信息的法律制度,以保障公民在就业、教育、社会福利等方面的权益,以个人为本位的人口管理方式,是维护我国社会秩序的最基本的制度之一。

按照公安部门对户口类别的划分,高校学生户口属于城镇集体户口的一部分,通常需要高校协助管理。

我国现行的高校学生户籍管理制度形成于建国初期,随着市场经济不断深入,高校办学规模日益扩大,高校学生户籍管理出现了一些新情况、新问题,难以适应社会发展的需要。

1高校户籍管理的现状
1.1管理模式简单落后,户口迁移工作量大、错误率高
高校户籍部门在入学时把迁移至学校的学生户口都迁入到学校设立的学生集体户口,所有学生都是相同的户主、地址和门牌号。

大学新生户口入学后,需要对大量的户口迁移证进行收集、整理、录入、核对、打印、盖章、归档。

而毕业时,往往在拿到毕业生就业派遣数据后一周内要求迁移完毕,这必然要求高校的户籍部门和公安机关加班加点才能及时完成。

在短时间内完成大批量的迁入和迁出,不可避免地会造成户籍内容的频繁出错,如手工填写时出现笔误或字迹难以辨识、部分关键栏信息缺失、冷僻字录入困难、籍贯出生地信息仅写到一级等。

一旦出现错误和遗漏,需让大学生回原籍进行更改,加大了落户难度。

1.2“口袋户”影响学生自由择业和生活
户口迁移的时效性要求高校学生毕业后,必须在限定时间内持报到证和户口迁移证到迁入地落户。

但有些毕业生因为单位落户有指标限制,难以落户在工作地点,又不想将户口迁回原籍,只好将户籍带在身上,成为“口袋户”,疏不知户口切实关系到社保、婚育、买房、子女落户、退休等切身利益,甚至最基本的公民权利的行使都会受到很大影响。

“口袋户”没有管理归属,既不利于公安机关的户籍管理,也增加了学校保卫部门对学生户口管理的负担。

1.3“滞留户”、“空挂户”、“人户分离”现象突出,加大管理难度2002年,国务院办公厅发布了《关于进一步深化普通高等学校毕业生就业制度改革有关问题意见》,其中第7条规定:对毕业离校时未落实工作单位的毕业生,可根据本人意愿将户籍保留在校2年。

该政策在一定程度上缓解了毕业生就业压力,方便了学生,却加大了各高校的户籍管理难度。

部分毕业生没有找到合适的工作单位,户籍长期滞留在学校,“持证不入”、“人户分离”和户口迁移证丢失等现象日益增多。

而存档时间到期后毕业生往往不能及时办理户口迁出手续,学校户籍管理部门更不可能直接将毕业生的户口迁回原籍,直接导致户籍资料的积压。

这部分学生不住在学校,也不参与学校的活动,不能把他们当成学生来管理。

如果把他们当成社会人来对待,学校就没有义务对他们进行管理,就不应当承担社会的责任。

户口管理对象身份不明,管理权限就无法界定,这就使得高校户口管理工作处于一种尴尬局面。

为了更高效地管理高校户籍工作,更好地为高校教育发展服务,本人认为可以从以下几方面来加强高校的户籍管理。

1)加强高校学生户籍管理政策的宣传,引导学生和家长正确看待户口政策。

户籍管理制度具有很强的政策性,学校保卫部门要及时、有效地利用网络、电台、橱窗、报刊等渠道宣传高校学生户籍管理的新政策,让更多的学生及家长了解户口迁移的利与弊,合理选择户口迁移,自觉配合高校户口迁移工作。

高校保卫处户籍管理部门应主动与招生毕业部门联系,在《新生入学须知》加强户籍知识宣传教育,告知其在校期间遇到不同的情形需要户籍档案证明和查询等,如何办理;毕业时如何办理户口迁移,让学生及家长全面认识和了解学校的户籍管理制度。

2)加强高校户籍管理人员的业务学习,建立健全科学的管理制度。

高校户籍管理人员应积极通过进修、与兄弟院校交流等形式学习了解相关户籍管理政策和法律法规,及时掌握有关户籍政策的变化情况,熟练掌握计算机管理操作技能。

每年新生入学及毕业生离校前,应主动向公安部门询问有关户口政策的变化情况,掌握工作主动权。

在每年新生入学时严格检查新生户籍档案的真实性和完整性,先分学年度,再按院系按专业然后按学号逐人建档。

每学年结束后,把本年毕业生的毕业生名册、户口迁移证存根、常住人口登记表等整理归档;对中途退学、转学者的户籍档案进行及时的整理,注明时间、去向及原因,以备查考。

可结合高校自身的特点,在公安机关“常住人口信息系统”的基础上构建高校自己的学生信息管理系统。

该学生信息管理系统应该既可以与公安机关“常住人口信息系统”进行资源共享,又能够实现对高校范围内的单独管理,形成完整的高校户籍数据库。

这样,不但可以降低户口迁移过程中的错误率,而且能推进人口管理的信息化、现代化,提高管理质量和效率。

3)简化迁移程序,推进网络一体化管理。

当前,我国采取大学生凭《录取通知书》和《居民户口薄》办理迁移证的方法。

现今应逐步推进户口迁移网络化,即不再持《户口迁移证》等材料入户,而是利用全国公安人口管理系统建立网络共享的资源平台,实行“网上迁移”,迁移户口只需在迁入地派出所一次性办理,不用在迁出地和迁入地两头奔波,各公安机关之间也可迅速查询系统中常住人口的住所、照片等信息,扩展人口信息管理系统的社会功能。

户口“网上迁移”不仅可以方便学生,也可有效降低户口迁移中的信息误差。

虽然这是一个很庞大的系统工程,这一高效的模式将成为户籍管理工作的发展方向。

4)创新管理模式,尝试“暂住式”管理等新模式。

无论从生活时间长短和居住形式来说,大学生本来就是暂住性质人口的一类,所以将大学生作为暂住人口来管理具有合理性。

新生入学时前无需办理户籍迁移手续,仅需在出生户口所在地派出所办理“户籍证明”手续。

新生在其入学时候就采用办理《高校暂住证》的形式编号发证,和《学生证》配合使用,暂住证时间以学生学业长短为准,毕业自动作废。

学生在校期间所需的一切户口证明均可凭本人“户籍证明”、暂住证及本人学生证办理。

当大学生毕业落实好工作后需要迁移户口时候,再从原籍直接迁往单位所在地,这样就能够有效避免了入学、毕业时几次迁移可能产生的错误,又可避免在学校长期滞留引起的管理问题。

目前高校户籍的管理制度在某些程度上阻碍了大学生的就业,实行户籍制度的改革是社会发展的必然要求。

改革的原则必须有利于高校学生的学习、生活及就业,有利于学校的有效管理及资源配置,有利于公安部门的严密管理和社会秩序的稳定。

高校应根据实际情况,制定切实可行的配套措施,使高校户籍管理积极为高校学生服务。

探析高校户籍管理现状及对策
孙韦霞张木兰
(河海大学,江苏南京210098)
【摘要】现代户籍制度是维护我国社会秩序的最基本的制度之一,高校学生户籍管理是高校保卫部门重要的日常工作。

随着高校办学规模日益扩大,形成于建国初期的现行的高校学生户籍管理制度已经难以适应社会发展的需要。

为了更好为高校教育发展服务,本文针对目前高
校户籍管理的现状提出了相应措施。

【关键词】高校;集体户口;有效管理
作者简介:孙韦霞,河海大学保卫处户籍科科长。

张木兰,河海大学保卫处政保科科长。

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[责任编辑:杨玉洁]
是配合DA/T38-2008的实施,为可刻录光盘在档案行业的应用提供产品认证和检测服务。

然而截至目前,只有一家通过其认证——
—北京同方,毋庸讳言,该公司与清华大学光盘国家工程研究中心的关系非常密切。

光盘备份专业设备的其他厂商对其反应则较为冷淡。

2.3产品功能性能尚可提升
目前归档光盘备份相关产品研发的直接依据主要是《DA/T38-2008》和《电子档案移交接收办法》等。

这些标准关于电子文件管理的要求相对有限,所以目前相关产品的功能相对单一。

比如对于系统设备更新或系统扩充等技术升级导致的光盘迁移等问题,相关产品尚且无法提供有力的技术支持。

2.4产品细节尚需完善
1)标准中明确要求的,而有的产品却无法满足。

比如,DA/38-2008附录A(规范性附录)A2.7条明确要求“档案级光盘必须明确标明生产日期、批次等字符或条形码”。

DA/38-2008中11.3条明确要求“为归档光盘建立监测档案,绘制BLER或PIE时间曲线,建立归档光盘寿命曲线数据库”。

然而经过调研,有的产品尚且无法满足上述要求。

2)档案部门购买了相关产品,然而在实际使用时却无法得心应手。

比如,有的检测数据管理系统具有光盘号具有批量生成功能,然而与使用单位的实际情况无法适应;根据实际工作需要,有的单位提出了“建立迁移前后批次之间的关联关系”的客观需求,而有的厂商却无法满足。

3)产品的功能尚有死角,有些细节容易引起质疑。

比如,有的光盘检测设备对于刻录内容小于1M的CD光盘无法正常快速检测,若破例采用全盘检测,则无法将其检测报告集中统一地管理。

3完善的一些建议
上述问题的解决,应主要借力于政府和厂商的进一步努力。

3.1政府加强监管
3.1.1完善标准,服务实践
为了推动档案部门关于归档光盘备份工作的进一步深入开展, DA/T38-2008的部分条款应进一步增强可操作性。

比如,为光盘耐候性试验相关条款的实施提供明确的可操作性意见等。

DA/T38-2008的部分条款应进一步增强灵活性。

比如归档光盘的检测对于重要性不同的光盘能区别对待等。

DA/T38-2008的内容建议进一步全面化。

比如,明确涉密光盘的相关管理策略,明确光盘备份设备对于涉密光盘适用的相关标准;加强光盘修复的研究,尽早发布相关规定。

相关标准之间应相互衔接,尽管避免不一致的情况。

3.1.2加强监管,服务用户
应加强对归档光盘备份相关产品的监管力度,使产品更具权威性。

DA/T38-2008对于光盘备份专业设备提出了相关规定,由于其专业性强,档案部门难以直接评判相关专业设备是否符合这些规定,需要借助权威的第三方认证机构。

我国虽然已成立相关认证机构,但其权威性有待提升。

笔者认为关键在于加强认证机构的公正性,使其赢得相关厂商的真正认可,积极主动地开展认证工作,从而形成公平、有序的竞争氛围,推动我国归档光盘备份的相关产品整体完善,进而提升专业设备的权威性,最终得以在档案部门全面推广。

另外,归档光盘备份的相关产品各有所长,因而政府机关应督促其加强合作,相互借鉴,共同进步。

3.2厂商继续努力
3.2.1完善产品功能
一方面,应加强专业设备的集成性和兼容性。

光盘是电子文件的重要载体,归档光盘备份的相关产品应全面围绕电子文件管理展开,其目标是保障电子文件信息的完整性、保密性、可用性、可控性、真实性、不可抵赖性和可追溯性等,因而厂商应将电子文件管理更多的标准作为光盘备份专业设备进一步研发的专业依据。

值得一提的是,目前有的产品进一步具有了数据内容方面的检测、光盘的智能管理、光盘及数据的修复等相关功能。

这正是集成性和兼容性的体现,一定程度上顺应了专业设备未来的发展趋势。

另一方面,应加强技术共享,不断创新。

相对于传统的信息存储工作而言,网络环境下的归档光盘备份是一项专业性很强的工作,它不仅面临着技术难题的考验,还需要紧跟着技术进步的步伐。

要采用并积极共享先进的信息存储技术及其他相关技术,如安全检测技术,灾难恢复技术等,让新技术服务于光盘备份工作,不断完善与创新归档光盘备份技术。

另外,档案级光盘应追求更高,若能通过国际标准ISO/IEC10995《信息技术、信息交换和存储用数字记录媒介光学媒介档案寿命的评估实验方法》的相关机构认证,则无疑将开拓更多的市场,对于国内市场也将提振用户的信心。

3.2.2完善产品细节
1)厂商应加强严格遵守相关标准的意识。

比如,由于光盘的寿命始于生产日期,而非数据刻录日期,故光盘的生产日期对于档案部门关于光盘寿命的预测具有重要作用。

目前有的档案级光盘自身尚未携带生产日期,对于此问题应给予重视。

再比如,有的产品已将检测报告(包括检测时间、各项指标的实际值)全部导入系统(如检测数据管理系统)中,系统将历次检测时间和BLER或PIE的实际值逐一、对应提取,即可“绘制BLER或PIE时间曲线,建立归档光盘寿命曲线数据库”。

2)厂商应积极响应用户需求,可根据用户需求,提供产品二次开发等。

比如,将“相同光盘内容、不同批次光盘”之间予以关联。

即使光盘数据迁移后,光盘载体也不应立即销毁。

一方面,即使光盘检测结论为“三级预警,应立即迁移”时,光盘内数据一定时间内还可读取;另一方面,若对迁移后归档光盘的数据存在争议时,需要一一追溯原归档光盘以及先后迁移的光盘(鉴于证据性等原因,对于接收归档的外单位光盘,一般不应轻易销毁)。

因而应将“相同光盘内容、不同批次光盘”之间予以关联,可在系统(如检测数据管理系统)中按顺序导出迁移前后不同批次的批次号以及检测情况。

这将利于实现归档光盘的可追溯性目的,也将有利于实现光盘载体的快速查找。

笔者认为,这属于DA/38-2008中12条要求归档光盘“做好数据迁移记录”的范畴。

再比如,应根据用户需求,完善光盘号批量生成的相关功能;进行主动为用户提供迁移提醒服务的产品功能的二次开发等等。

3)避免产品“死角”,追求产品完美。

笔者认为,作为一款成熟的产品,应尽量避免“死角”的存在。

比如,不论光盘数据量的大小,应能合理地检测光盘并相对统一地管理其检测数据。

目前CD-R也是档案级光盘的合法成员,不论光盘数据量的大小,光盘备份系统均应给予合理的管理。

若无法完善快检的功能,则建议采取全盘检测,同时生成能故检测数据管理系统所兼容的的检测报告。

4总结
归档光盘备份工作在档案行业还是一个新课题,相信通过档案行政机构、光盘备份专业设备厂商以及各级各类档案馆(室)等各方共同努力,我国归档光盘备份技术将越来越成熟,从而为档案部门重要电子信息的安全存储和读取提供更为可靠的技术支持。

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[责任编辑:薛俊歌]
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