企业常用公文写作格式

企业常用公文写作格式
第一篇：企业常用公文写作格式
企业常用公文写作格式
企业常用公文写作格式
常用公文写作格式与技巧
上行文种的写法
1、请示
请示是向上级机关请求指示、批准时使用的一种上行文种。

请示要坚持一文一事。

即一份请示只能向上级请示批准一个问题，以便上级及时、专一地进行处理；请示的主送机关也只能是一个，不能多头请示。

请示的内容由三部分构成：
开头部分写请示的缘由或背景，要求写得充分而又简明；
主体部分写请求的事项，要求写得实际、合理、明确、简要；
结尾部分写希望、要求，可以使用以下惯用语，如：“妥否，请批示”或“当否，请批示”或“以上请示，望予审批”或“以上意见，如无不妥，请批转XXX执行”等。

2、报告
报告是向上级机关汇报工作、反映情况、提出建议、回复上级机关的询问或要求时使用的一种文种。

报告与请示虽同属于上行文，但两者有着严格的区别：
对上级要求不同。

“报告”不要求上级批复；“请示”则要求上级批复。

行文时间不同。

“报告”是事中或事后行文；“请示”是事前行文。

文种性质不同。

“报告”是陈述性的上行公文；“请示”是请求性的上行公文。

结尾用语不同。

“报告”的结尾一般用“专此报告”、“特此报告”等词语，有的干脆不用，报告事项完了，全文就结束；“请示”则一般用“可否，请批示”，对上级要求十分肯定。

报告的内涵决定了它在写作上的通用规则，就是人们通常所讲的“三段式”。

“三段式”不是一成不变的模式，它必然由于不同的内容表现为多变状态：
情况——做法——问题；
情况——问题——今后意见；
情况——原因——下步做法；
情况——原因——责任及处理意见；
情况——问题——建议等。

下行文种的写法
１、通知
通知是党政公文下行文中适应性最广、使用频率最高的一个文种。

通知适用于转批下级机关的公文，转发上级机关和不相隶属机关的公文，传达要求下级机关办理和需要有关单位周知或者执行的事项，任免人员。

通知的结构由标题、正文、落款和附件四部分构成。

通知的标题有三种形式：发文机关名称+事由+文种，如苏州大学关于召开
XXX会议的通知。

事由+文种，如，关于放暑假的通知。

特殊情况下形成的通知，标题要注明性质，在文种前加上“紧急”、“补充”、“联合”、“转发”、“批转”、“印发”等字样。

通知的正文由开头、主体和结尾三部分构成：开头用一自然段简明交待通
知形成的缘由和根据。

主体简要叙述通知的事项。

结尾另起段写明通知执行要求，常用“以上通知，望认真执行”、“特此通知。

”“本通知自发布之日起实行”等习惯用语表示。

制发各类通知是为了解决实际问题，这就要求在通知的写作上要主题明白显露、文字简明扼要、结构先总后分，使人一目了然。

2、通报
通报是“表彰先进、批评错误、传达重要精神或情况”时使用的文种。

通报的类型有四种：
用于表扬好人好事的，称“表彰性通报”；
用于批评错误的，称“批评性通报”；
用于传达情况的，称“情况性通报”；
用于传达上级指示精神的，称“指导性通报”。

通报是用典型事实教育干部群众的，因此通报的事情应当是具有先进的代表性或具有反面代表性的人和事以及能给人以启迪和警省作用的典型事件。

只有选这样的材料进行通报，才能起到教育大家、鼓舞一片、警戒八方的作用。

通报中的议说，必须是通报中典型事实的延伸，褒贬的尺度、结论的分寸、今后的工作意见都是典型事实的引发，不能牵强附会。

3、会议纪要
会议纪要是用于记载、传达会议情况和议定事项。

会议纪要按内容可分为三类：第一类是日常办公会议纪要；第二类是指示性会议纪要，即对某一重要方面的工作综合整理的会议纪要；第三
类是讨论型会议纪要，主要是对某一重大理论、实践课题进行研讨的会议所使用的一种纪要，它具有参考性，不具有指挥性。

一次工作会议，涉及问题很多，在写会议纪要时，必须抓住会议所集中讨论的几个主要问题，形成纪要的中心，切不可面面俱到。

一次工作会议在具体讨论中必然会产生几种不同意见，不能把这些意见都纳入会议纪要，而应该根据会议的宗旨，分析综合各种意见，集中反映符合会议中心要求的多数人一致意见，同时，也要注意吸收少数人正确的意见。

对反映会议中心议题的正确意见，可采用“会议听取了”、“会议讨论了”、“会议研究了”“会议认为”、“会议决定”等提法，加以集中概括，简明扼要地反映出来。

公布性文种的写法
1、公告和通告
公告是党和国家机关向国内外先部重要事项或者法定事项时使用的文种。

通告是在一定范围内、公布应当遵
守或周知事项时使用的文种。

两者的不同点主要有三条：
一是从所宣布告知的事项看，公告重于通告；
二是从宣布告知事项的范围看，公告大于通告。

公告是面向国内外的，通告是面向国内或国内局部范围的；
三是从发布两告的机关看，公告发布的机关级别高，是党和国家的高级机关；通告，上至中央，下至基层机关及国有企事业单位均可使用；
四是从所发布的方式看，公告是采用新闻手段，通过电台、电视台以及报纸等形式予以发布；通告既可采用公告的手段公开发布，也可在内部行文。

两告都是短篇公文，撰写时必须文字简要、层次清晰。

一是要直陈其事，不绕弯、不兜圈；二是可说可不说的不说，可少说的不多说。

文字简要，才便于人们牢记、遵守。

信函性文种的写法
1、函
函是不相隶属的机关之间相互商洽工作、询问和答复问题或向有关主管部门请求批准事项时使用的平行公文。

函的结构由标题、受文机关、正文和落款四部分构成：
标题
函的标题有两种形式：发文机关名称＋事由＋文种，如，苏州大学关于ＸＸＸ的复函；事由＋文种，如“关于恳求ＸＸＸ的函”或“关于申请ＸＸＸ的函”；“关于请求批准ＸＸＸ的函”。

受文机关：顶格加冒号写受文机关全称或规范性简称。

正文：
开头概括交代发函的原因和目的，常用“现将有关问题说明如下：”、“现将有关问题复函如下：”等习惯用语过渡转入主体。

主体部分要简洁得体，问题、意见要写得明确。

结语。

根据不同类型的函件事项，选择“特此函告”、“特此复函”等习惯用语结束正文。

便函也可使用“此致．敬礼”等敬语。

落款。

在右下方署明发文单位名称，加盖公章并在下面写明年、月、日期。

其他常用应用文的写法
1、介绍信
介绍信是用以介绍被介绍人员的姓名、身份、人数、接洽事项等情况的专用书信。

介绍信具有介绍和证明的作用。

介绍信通常有两种形式：
普通介绍信。

用公文纸书写：
在公文纸正中的地方写“介绍信”三个字，字要比正文大些。

联系单位或个人的称呼。

被介绍人的姓名、身份、人数。

接洽事项和向接洽单位或个人提出的希望。

最后可写上“请接洽”、“请予协助”、“此致敬礼”等语。

本单位名称和写信日期，加盖公
章。

带存根的印刷介绍信有规定格式，使用只须填上有关内容。

存根部分简填，以便日后查考。

本文部分要填写详细些。

派人联系办理重要或保密事情，要注明被派人员的政治面貌、职务。

重要的介绍信要经领导过目或在存根上签字，有的还要限制有效期。

除本文部分需加盖公章外，存根与本文的虚线正中亦要加盖公章。

2、申请书
申请书是个人或集体向组织表达愿望，向机关、团体、单位领导提出请求时的一种书信。

申请书应把该写的问题写清楚，但也要注意精炼。

申请书一般是一事一书。

在申请书的第一行正中写申请书的名称。

如：“入党申请书”、“开业申请书”等，字体较正文稍大。

写接受申请书的单位或有关负责同志的名称。

写申请书的具体内容：
申请的事情或理由最好分段写，以便接受申请的一方把握要领。

申请的理由比较多，可以从几个方面、几个阶段谈认识。

结尾写表示敬意的话，如“此致敬礼”、“请领导批准”等语，也可以不写。

最后写申请人姓名或申请单位名称和写申请书的日期。

3、工作计划
工作计划是一个单位或团体在一定时期内的工作打算。

写工作计划要求简明扼要、具体明确，用词造句必须准确，不能含糊。

工作计划的格式：
计划的名称。

包括订立计划单位或团体的名称和计划期限两个要素，如“××团委2006年工作计划”。

计划的具体要求。

一般包括工作的目的和要求，工作的项目和指标，实施的步骤和措施等，也就是为什么做、做什么、怎么做、做到什么程度。

最后写订立计划的日期。

工作计划的内容。

一般地讲，包括：
情况分析。

制定计划前，要分析研究工作现状，充分了解下一步工作是在什么基础上进行的，是依据什么来制定这个计划的。

工作任务和要求。

根据需要与可能，规定出一定时期内所应完成的任务和应达到的工作指标。

工作的方法、步骤和措施。

在明确了工作任务以后，还需要根据主客观条件，确定工作的方法和步骤，采取必要的措施，以保证工作任务的完成。

4、工作总结
总结，就是把某一时期已经做过的工作，进行一次全面系统的总检查、总评价，进行一次具体的总分析、总研究；也就是看看取得了哪些成绩，存在哪些缺点和不足，有什么经验等。

基本情况。

总结必须有情况的概述和叙述，有的比较简单，有的比较详细。

这部分内
容主要是对工作的主客观条件、有利和不利条件以及工作的环境
和基础等进行分析。

成绩和缺点。

这是总结的中心。

总结的目的就是要肯定成绩，找出缺点。

成绩有哪些，有多大，表现在哪些方面，是怎样取得的；缺点有多少，表现在哪些方面，是什么性质的，怎样产生的，都应讲清楚。

经验和教训。

做过一件事，总会有经验和教训。

为便于今后的工作，须对以往工作的经验和教训进行分析、研究、概括、集中，并上升到理论的高度来认识。

今后的打算。

根据今后的工作任务和要求，吸取前一时期工作的经验和教训，明确努力方向，提出改进措施等。

写好总结需要注意的问题
总结前要充分占有材料。

最好通过不同的形式，听取各方面的意见，了解有关情况，或者把总结的想法、意图提出来，同各方面的干部、群众商量。

一
定要避免领导出观点，到群众中找事实的写法。

一定要实事求是，成绩不夸大，缺点不缩小，更不能弄虚作假。

这是分析、得出教训的基础。

条理要清楚。

总结是写给人看的，条理不清，人们就看不下去，即使看了也不知其所以然，这样就达不到总结的目的。

要剪裁得体，详略适宜。

材料有本质的，有现象的；有重要的，有次要的，写作时要去芜存精。

总结中的问题要有主次、详略之分，该详的要详，该略的要略。

总结的具体写作，可先议论，然后由专人写出初稿，再行讨论、修改。

最好由主要负责人执笔，或亲自主持讨论、起草、修改。

第二篇：企业公文写作
企业公文写作
第一部分公文基础知识
一、公文的分类
共有四类:党的机关公文、行政机关公文、法定公文、企业行政公文。

1、党的机关公文
1996年5月3日，中共中央办公厅印发《中国共产党机关公文处理条例》，规定党的机关公文分为14类文种:决议、决定、指示、意见、通知、通报、公报、报告、请示、批复、条例、规定、会议纪要、函。

2、行政机关公文
2000年8月24日，国务院发布《国家行政机关公文处理办法》，规定政府行政机关的公文分为13类文种:命令(令)、决定、公告、通告、通知、通报、议案、报告、请示、批复、意见、函、会议纪要。

3、法定公文
党政公文合计27类，是国家的法定公文。

其中9类彼此相同，即:决定、指示、通知、通报、请示、报告、批复、函、会议纪要。

减去相互重复，国家法定公文共有18种，即:决定、指示、通知、通报、请示、报告、批复、函、会议纪要、决议、意见、公报、条例、规定、命令、议案、通告、公告。

4、企业行政公文
国家没有规定统一的企业公文文种，但企业的行政公文习惯上参照政府机关的分类。

其中最常用的，是请示、报告、通知、函、会议纪要等5种，此外，还有非法定的工作总结。

二、公文的行文关系
又称行文方向，它决定着公文的格式、语言和写作方式。

共分三类:
1、上行文
又称上报文，是下层组织向上层组织发出的公文，主要包括请示、报告等。

如《香洲区政府关于增加镇街文化站编制的请示》。

2、平行文
是彼此没有隶属关系的平行组织，相互商洽工作、通报情况、邀请参与、回复信息的公文，主要包括通报、函等。

如《珠海市企业文化协会关于举办通讯员培训的邀请函》。

3、下行文
是上层组织向下层组织发出的公文，主要包括指示、批复、通知
等。

如《珠海市人民政府关于同意成立珠海市对外文化交流协会的批复》。

三、公文的行文规则
党政公文条例都有专门章节规定公文的行文规则，其中5项必须遵守:
1、不能越级行文
行文关系必须根据隶属关系和职权范围确定，一般不得越级请示和报告。

因特殊情况必须越级行文时，应当抄送被越过的机关。

2、内设机构不能对外行文
机关内设机构除办公室等综合部门以外，不得对外正式行文。

内设机构需要对外联系业务的，可通过“便函”形式，对外进行商洽、询问、答复。

3、不能逆向抄送
向上级机关的请示，不得同时抄送下级机关;向下级机关的重要行文，应当同时抄送上级机关。

4、只能一文一事
一份公文通常只能涉及一个问题，一般只写给一个主送机关，需要同时送其它机关的，应当用抄送形式，但不得抄送给下级机关。

第二部分公文的基本结构
公文主要由标题、正文、附件等三部分构成。

如:实例
一、标题结构
标题，说明公文事由与文种，结构单纯，常用三种:
1、直述式事由，公文文种
如:《中国共产党第十七届中央委员会第三次全体会议公报》
2、引述式关于，事由，公文文种
如:《关于举办通讯员培训的邀请函》
《关于尽早拨付第四季度挂村对口扶贫专项扶持款的请示》《关于第七届肮展招商工作进展情况的报告》
3、转述式
关于，转述事由，公文文种
如:《关于转发国务院〈关于做好年终安全生产大检查的通知〉的通知》
二、正文结构
正文是公文的主体，一般由5个部分组成:
1、主送机关
即各级受文机关，又叫公文台头。

如:市经贸局、各会员单位、各分公司等。

位
于公文正文的第一行，左顶格。

2、行文缘由
即发出此项公文的原因、理由或背景形势。

通常是公文正文的第一自然段。

3、正文内容即公文的核心内容。

如请求批复、给予告知、咨询了解、进行答复、要求执行的具体事项。

4、结尾
即公文的结束语，通常是正文的最后一段或最后一行。

如“以上意见当否，请批示”或“请严格执行”等。

5、发文单位
即公文落款，包括发文单位名称(用印)及成文日期(汉字)。

三、附件
附件，是公文的补充，或是公文内容的具体化。

如:《通讯员培训的具体行程安排及报名回执表》
附件独立成篇，或是独立的表格，附在正文之后。

附件不止一件时，要标注附件序号。

四、公文写作的一般格式
公文写作的关键，在于写好正文的内容。

根据内容的繁简程度，可以选用六种不同格式:
1、篇段合一式
全文只有一段，一段就是一篇，一通到底。

适用于内容简单的通知和函。

2、分段展开式
全文分为若干自然段，每段一层意思，段落之间不标序号，不设小标题，递进或平行展开。

适用于内容稍微复杂一些的通知、请示、报告等。

3、首句引导式
全文分为若干自然段，每段归纳出一句能够概括本段全部内容的简炼语言，作为该段落的首句，统帅该段的内容。

适用于内容比较复杂的报告，会议纪要等。

4、标题分列式全文分为若干部分，每部分分设若干自然段，然后总起来归纳一个小标题，以小标题统帅该部分的内容。

适用于内容复杂的工作报告、会议纪要。

5、板块陈述式
根据内容的不同性质，将全文分为几大板块，板块之间相对独立，各自成章。

如“第一部分、第二部分”等。

适用于内容特别庞大的报告、工作总结、会议纪要等。

第三部分常用公文的写作要领
企业常用的行政公文，主要是请示、报告、通知、函、会议纪要等5种。

一、请示的写作
请示，适用于向上级机关请求指示、请求批准、请求帮助、请求解答，属上行文。

请示的作用在于请示工作并要求上级批复。

请示的写法比较简单，可按照公文主体的5个部分组成来写。

1、被请示机关即主送机关，或上级受文机关。

2、请示缘由
提出请示的原因和理由。

3、请示事项
提出请求解答的问题、请求批准或请求帮助的事项，要求上级解答、批准或给予帮助。

在提出请求批准的事项时，可视需要提出拟解决问题的建议和意见，供上级机关参考。

提出的请示，要符合有关方针、政策，切实可行，不可将矛盾上交。

4、结尾
请示的结束语是必不可少的，应最后强调自己的期待。

通常采用“以上意见当(妥)否，请批示”或“以上请示，请批复”等等。

5、请示机关落款用印与成文日期。

请示的正文主体，即“缘由”和“事项”，多采用“篇段合一”的结构，一通到底。

内容层次较多，必须分段落的，可采用“分段展开式”。

如: 关于某口岸增加商检人员编制的请示国务院:近几年，某口岸周边地区经济发展速度较快，出口贸易平均每年增长27%，今年上半年进出口货物达276万吨。

由此，口岸联检机构的现有人员已不能适应业务发展的需要，尤其是口岸所在的某市已被列为某三角洲区域性中心城市，进出口货物将越来越多。

为此，请国务院批准在某口岸外贸码头设立海关商检处，增加人员编制15人(现有8人)。

以上请示，请批复。

某省人民政府(章)某年某月某日
撰写请示必须注意:不可和报告混用;不能以决定的口吻说话，只能写“拟”怎么办，不能写“决定”怎么办;未获上级批复前，不得抄送下级机关;所述情况和理由较复杂时，可用附件详细说明，以简化正文。

二、报告的写作
报告，适用于向上级机关汇报工作，反映情况，答复上级机关的询问。

属于上行文，一般产生于事后和事情过程中。

1、综合报告
综合报告又称工作报告，类似于工作总结。

如《关于2008年上半年“扫黄打非”工作进展情况的报告》等。

正文的基本结构是“总—分—总”。

(1)开头，是总述，将需要报告的工作情况进行总体描述，包括工作目标、工作依据、工作思路，主要工作成果。

而在工作成果中，突出几个亮点，提炼出相应的观点，烘托出报告的主题。

(2)主体，是分述，主要是详写几大亮点。

可以分为好几块，将亮点逐一展开，每个亮点拟出一个标题，每个标题提炼一个观点，每个观点都有若干典型事件和数字支撑，形成“以观点取舍材料，以材料说明观点”的结构。

(3)结尾，又是总述，总起来，写工作中存在的问题，提出下一步工作的计划与打算。

最后可写“请审阅”或“特此报告”、“专此报告”等语作结。

2、专题报告
专题报告又称情况报告，目的是将情况报告清楚，写法比工作报告要简单。

正文的基本结构是“进—进—进”，即纵向推进:情况(事实)，分析，结论(措施)。

其中又有三种不同写法:(1)以反映事件为主的专题报告，主要写事件过程、产生该事件的原因、针对该事件所拟采取的措施或处理意见;(2)以总结经验为主的专题报告，主要写典型情况、经验与教训、改进措施;(3)因工作失误向上级写的检查报告，主要写问题的事实、产生问题的主客观原因及造成问题的责任、处理意见及改进措施等。

结尾:通常以“请审核”、“请审示”等语作结。

3、回复报告
回复报告也称答复报告，写法更为单纯。

只要把需要答复的内容写清楚就行。

正文要根据上级机关的询问或责问，有针对性进行回答，问一答一，讲明情况、原因和处理措施，不做发挥，不发议论。

三、函的写作
函，适用于不相隶属机关之间的工作文书，主要分为五类:
1、商洽函
请求协助、商洽解决办理某一问题的函。

如:联系参观、请求帮助支援等。

2、询问函了解情况，请求回复的函。

如《关于查询某同志在你单位是否已参加住房改革的函》。

3、答复函
答复其它单位询问的函。

如《关于同意担当珠海市第二届欢乐购物节主办单位的函》(答复函)。

4、邀请函
邀请参与的函。

如《关于举办通讯员培训班的邀请函》。

5、请批函
不相隶属单位向具有管辖权的单位请求批准。

如企业向工商部门变更营业执照的登记项目、向公安部门申报刻制公章等。

函的篇幅都不太长，正文写作也无固定格式，多采用“篇段合一
式”或“分段展开式”。

正文内容包括:发函事由、询问或答复或协商或邀请或申报的事项、希望达成的结果或给予的答复。

其中，答复函在正文开始时，必须把收到对方来函的日期文号或标题交代清楚，然后再作答复。

函一般都有结尾，但不同的函结尾不同。

商洽函多用“请予支持”、“请予协助”;询问函多用“请复”、“请早日复函”;答复函用“专此函复”;请求批准的函用“请予核准”等。

四、通知的写作
通知，是使用率最高的公文。

主要有4类:
1、印发性通知
包括批转性、转发性通知。

用于印发本级机关，批转下级机关，转发上级机关、同级机关和不相隶属机关的制度、法规、规定、通知、会议纪要等公文。

如:《关于印发“记者劳动考勤与业务考核管理办法”的通知》《关于转发全省文化体制改革工作会议通知的通知》。

2、事项性通知
用于上级机关对下级机关就某一具体事项布置工作、交待任务、发布信息，而其重要程度又达不到“命令”或“指示”时，使用事项性通知。

如:《关于严格控制公车私用实行节假日公车封存的通知》《关于认真做好2007计划生育奖金发放工作的通知》
3、会议通知
也是事项性通知，但内容更为单纯，只用于上级机关对下级机关发布会议指示。

4、任免通知
同样属于事项性通知，但更为专业化，只用于上级机关对下级机关发布人事任免事项。

通知的写作形式多样、方法灵活，格式比较简单。

但一定要写明四个内容:事项的由来(为什么通知你)、事项的具体内容(通知你做什么)、具体要求(通知你怎么做)、事项时效(什么时间做完)。

概括说，写清楚“四个什么”。

如: 关于转发《全国交通运输工作会议纪要》的通知各省、自治区、直辖市人民政府、: 现将《全国交通运输工作会议纪要》。