公文运转及印章管理制度

公文运转及印章管理制度
第一篇：公文运转及印章管理制度
公文运转及印章管理制度
一、以正式文件行文的，属上行文必须经局长签发；平行文或下行文由常务副局长或分管副局长签发。

二、文书员应在收到文件后30分钟内完成所收文件的启封、清点、分类登记等工作，并在文件传阅单上加盖各种标记章后送办公室主任分批，然后根据分批意见分别呈送有关领导阅示。

一般文件在一处停留时间不超过两个工作日。

急件要实行跟踪传送，一般应在当日处理完毕，最迟不超过第二天；对于请示类公文和领导批示，要在规定的时限内办结并答复；加密文件要严格收存传递手续，设专卷传阅，阅毕及时收回并单独上锁封存。

三、公文运转、发送中，文书人员要做好传办的详细记载。

送各科室、二级单位的领导阅批件，要建立详细的送阅、催办登记手续。

分送给局领导的阅批件，阅毕要及时退回办公室。

文件运转中要严格执行保密制度和公文运转规定，不得将文件内容和领导批示向无关人员泄露。

四、文书员每周对所传办文件进行一次清理，对领导批示转送有关科室、二级单位承办的公文，要定期进行催办。

如因人为因素造成公文积压和工作延误等问题要严肃处理。

五、科学合理利用公文夹，规范公文标记，急件用红色文件夹，普通文件用浅色文件夹。

六、党组、办公室印章统一由办公室专人掌管，并严格 1
按照审批权限加盖使用。

以局（办公室）名义形成的各类公文，或同其他机关联合制发的文件，应根据局领导的签发署名加盖印章。

铅印文件套印公章时，印章掌管人员应现场监印，印刷完毕后当即收回。

七、以或局办公室名义开具的工作介绍信，要印装成册，并具有固定的标准格式。

其印章加盖，一般应经办公室负责人批准，特别重
要的应经分管领导同意。

再予用印。

八、局办公室出具的证明、表册以及其他有证明性质的信函，一般应由办公室负责人批准，其中重要事项应请示分管领导同意后，再予用印。

九、严格控制空白介绍信加盖印章，如确有必要，应经局领导批准，并由携带者签字，同时填写介绍信有效日期，事后将未使用的空白介绍信退回专管人员。

第二篇：印章管理制度
印章管理规定
第一节总则
第一条印章是公司文书资料管理的重要工具，它代表公司的权力和职责，并通过对文书资料用印的监督与管理进而实现控制公司经营过程的目的。

第二条印章管理关系到公司正常经营管理活动的开展，为维护公司利益，使印章管理更加规范化、标准化，特制订《山东金柱万斯达装配建筑有限公司印章管理规定》（以下简称《规定》）。

第三条本《规定》适用于山东金柱万斯达装配建筑有限公司（以下简称公司）所有部门。

第二节印章种类及使用
第四条本《规定》中印章范围主要包括实物印章和电子印章，实物印章主要为法人章（公司公章）、法定代表人手章、专用章、党工团用章以及公司授权机构管理的其他实物印章。

第五条法人章（公司公章）代表公司的法定名称，体现公司的权力凭信和职责，可对内对外使用。

在获取公章使用审批权人的批准后，方可以公司名义发公文、信函、报表、证明以及公章使用审批权人明确批示要加盖公章的文件、证明等相关材料。

但在涉及对外经济往来的合同签订中，法人章不能代替合同专用章使用。

第六条法定代表人手章是公司或公司相关部门在职责或书面授权范围内以公司名义向外报送材料、办理资质、注册变更，资产落户协议书等相关文件时使用。

使用时须经法定代表人审查签字或授权相关人员使用。

第七条专用章是公司为履行某项专门业务而使用的印章。

印文中除刊有机关或单位的法定名称外，还刊有专门的用途，如“财务专用章”、“合同专用章”等。

专用印章只代表印章上刊明的使用范围。

财务专用章、财务用法定代表人手章在收据、发票、支票及真实的相关银行及核算业务方面使用，不得对外签订财务的其他手续。

合同专用章用于买卖台同、租赁合同、建筑工程合同和协议书等。

发票专用章用于购买和对外开具发票时使用。

财务用法定代表人手章、财务专用章、发票专用章、合同专用章根据财务管理制度委托不同人保管、使用，并承担相关责任。

第八条公司授权管理的其他实物印章须在公司规定的印章使用权限内使用，不得越权私自用章。

第三节管理及使用权限
第九条办公室负责印章的刻制、发放、回收、废止并监督印章的保管和使用。

第十条各类印章的保管部门及责任人确定原则:
一、法人章、法定代表人手章及公司授权管理的其他印章的保管及使用归属办公室管理，办公室负责人为直接责任人。

二、合同专用章、财务专用章、发票专用章、财务用法定代表人手章的保管及使用按合同专用章和财务专用章的相关制度规定的审批权限归各级财务部门负责管理，财务部负责人为直接责任人。

三、党团、工会印章的保管及使用归属各级党团、工会，主要用于行使组织权责时使用，其负责人为直接责任人。

四、其他印章根据工作需要，在刻制前确定保管人和责任人，并到办公室进行备案。

第四节印章刻制、启用与废止
第十一条印章刻制：
一、党团、工会印章刻制应获得上级党团、工会批准后，方可交由办公室刻制。

二、原则上，公司所有印章的刻制均由印章使用部门或人员填写《印章制作申请单》（附件一），写明印章的种类、名称、规格、使用范围、管理权限、用章审批责任人及保管人等，经部门负责人、分
管领导审核，最终审批权人批准后，变由各级行政办公室刻制。

第十二条印章启用：
一、印章在启用前一律在办公室留存印痕并存档,用章负责人须在《印章启用登记表》（附件二）上签字并注明印章全称、保管人、领取时间等相关信息。

二、法人章、法定代表人手章、财务专用章、合同专用章等启用后三日内须将《印章启用登记表》在办公室备案。

三、非经备案的印章视为私刻无效章，由刻制人和审批人承担责任，公司不承担任何法律责任。

第十三条印章废止：
一、法人章、财务专用章、合同专用章、法定代表人手章废止的，由印章保管人凭获批的公司注销（或改组、企业名称变更等）批准报告。

填写《印章废止申请单》（附件三），由综合办公室加封保存3年，满3年后由办公室销毁.二、党团、工会印章废止的，填写《印章废止申请单》申请。

批准后，办公室销毁。

三、其他印章废止，由印章保管人填写《印章废止申请单》，负责人批准后，办公室联合印章保管人共同销毁。

四、废止的印章须由申请人将《印章废止登记表》报办公室,经办公室验证，并与启用时留存印痕对照一致后，方可批准作废。

印章批准作废三日内，使用原印章所发生的业务应全部办理完毕，印章一经作废，不得再次启用。

五、印章废止三日内应将结果在办公室备案，并在《印章废止登记表》上注明销毁日期．
第十四条印章更换视同废止原印章，刻制新印章，须按印章废止、刻制规定执行。

第五节印章使用
第十五条印章使用及审批权责任界定：印章的最高审批权人是公司董事长，董事长有权根据业务范围、职责权限授权公司总经理等相关人员履行印章使用的审批权。

被授权人须按授权委托书及岗位职责的有关规定在授权范围内行使审批权。

对审批后造成的损失和影响负责，不得以行授权之事为名，做出违反公司制度或损害公司利益的事。

被授权限不得转授他人。

印章保管人根据授权委托书内容，凭最终审批人批准的《印章使用审批单》对用章材料进行一一审核，并亲自对审批后的材料用章，当发现印章使用审批违反公司制度或损害公司利益时，印章保管人有责任阻止并向上级领导报告，知情不报者，授权他人代为用章或在超出用章授权使用范围的文件或材料上用章，将由印章保管人承担相应责任，但超出印章保管人监控范围的，由此所造成的损失的由印章的最终审批人负责。

第十六条不同类型的印章审批权按以下规定执行．
一、法人章、法定代表人手章、合同专用章：公司该类印章的审批权归董事长，但按管理权限及事件性质，董事长可书面授权相关人员行使专有事项印章的审批权。

各公司该类印章的审批权按授权内容行使。

各级办公室根据授权委托书的权限，负责界定印章使用的最终审批权签署人员，并承担界定错误的责任。

证照类复印件上加盖公司印章的审批权归属办公室。

办公室负责人对材料的真伪性及用途范围等进行审核，并在盖章复印件上写明使用用途后由印章保管人用章。

二、财务专用章、发票专用章、财务用法定代表人手章审批权限归财务总监，并须经法定代表人书面授权。

根据财务管理制度的有关规定由主管会计及相关人员在授权范围内使用。

除开具支票、银行结算业务、财务凭证、账簿启用及归档、向主管部门报送日常性报表及资料、公积金支取、保险理赔等正常的财务业务需要用财务专用章外，其他事项使用须经过董事长或其授权的相关领导批准后方可使用并严格登记手续.三、党团、工会的印章使用审批权原则上归各级党团书记，工会主席等。

四、其他印章审批权原则上归分管领导.第十七条用章部门使用法人章、法定代表人手章、合同专用章的，必须按要求填写《印章使用审批单》（附件四），经部门负责人、分管领导审核后，上报具有最终审批权限的领导审批。

批准后，印章保管人经核实方可盖章。

一、申请人须将用章事项、缘由、用章文件份数等列明，便于印章保管人操作。

用章事由至少涵盖用章文件的名称、主体、标的及内容摘要，否则印章保管人有权拒绝用章。

二、需加盖两种或多种印章的同一文件（如竣工备案表、房屋质量保修书等），须将用章的种类在同一用章审批单中全部列明，并由相关审批权人签字确认后方可使用。

三、用章文件须列明生效日期，无时间的由用章申请人填明。

各级审核人员要认真审核用章事项，对事项的真实性、风险性及盖章的必要性等签署意见。

在逐级审核过程中被否决的文件，文件退回至用章部门。

四、同一审批单不同时期相同资料重复用章的，用章时限应不超过一个月。

第十八条法定代表人及相关印章审批被授权人直接在合同、协议及其他文本资料上签字的，印章保管人可直接盖章。

必要情况下印章保管人可留存盖章资料复印件，以备查考。

所有印章使用须填写《印章使用登记表》（附件五)由使用人员填写用章时间，用章种类、使用缘由等，经用章申请人和用印人分别签字确认
第十九条保管人须对用章的文书内容、手续、格式及文件批准、执行时间等进行严格检查，当发现问题或无法判断材料是否正确的时候应及时请示分管领导以妥善解决。

保管人有对不符合规定的文件资料不予用章的权力。

第二十条若相关权限审批领导外出时，印章保管人可根据用章的紧急情况，与相关领导电话或短信请示，得到其同意后方可用章，印章保管人负责留存拟盖章文件的复印件待领导返回后2 个工作日内完成补、签字，并承担不被审批人批准的责任。

第二十一条正常情况下，印章使用单位或人员在获准使用后，印章保管人应立即给予用章。

印章保管人出差或请假应及时请示最终审批权人将印章交办他人代为保管。

印章代保管人在保管期内即为印章使用的责任人，在用章后负责将《印章使用审批单》、《印章使用登记表》及用印文件复印件交还印章保管人，同时《印章使用审批单》、《印章使用登记表》上须有代理保管人签字，出现问题的由代理保管人承担责任。

第二十二条《印章使用审批单》及《印章使用登记表》的归档期限为1个月，印章保管人按时间顺序、编号于每月26日向档案管理
员递交归档，并同时承担没有审批单就用章的责任。

第六节印章保管
第二十三条公司授权各部门管理的印章，按照分类及职责划分由所在部门负责人指定专人保管。

第二十四条印章要存放在指定地点（如保险柜）专人专管，并且采取安全措施，严加保管。

各部门负责人不得自行保管印章。

第二十五条未经董事长或被授权的人员特别批准，任何单位个人不得将法人章、法定代表人手章、专用章等各类印章带离公司。

有特殊情况需将印章带离公司、借章人须填写《印章出借审批单》（附件六），上报董事长或被授权人员签批获得批准后，法人章、法定代表人手章及专用章出借期间保管部门须指派专人护章或由签批人指定专人护章借用印章归还时要注明归还日期，并由保管人、护章人、借用人签字确认。

填写《印章出借登记表》（附件七）
第二十六条印章保管人离职须办理移交手续，签署移交证明，注明移交人、接交人、监交人、移交时间等信息，并承担在此工作之前的用章责任，公司将保留对其责任进行追偿的权利。

第二十七条印章保管人须定期保养印章，及时清洁，确保用章清晰。

第二十八条印章如出现遗失、损毁、被盗，印章保管人须立即向主管及上级领导报告，并采取补救措施。

办公室有权对该事件进行调查，并对责任人进行处理。

第二十九条若公司公章、专用章等不慎丢失，办公室应于3日
内在市级以上报刊刊登“丢失公告”，并到“公司注册登记机关”办理补章手续。

第七节用章要求
第三十条除特殊规定之外，印章用油一律使用朱红印泥、印油。

第三十一条加盖印章时须压公司名称，且盖得端正、清晰，上不压正文，下骑年盖月。

在证照等复印件上加盖印章的，印章位置要上压证照部分内容，下压使用用途。

第三十二条法定代表人手章盖在职务名称的右下方，如竖式书写
应盖于下方。

第三十三条严禁在空白信纸或空白合同上用章，特殊情况下，须得到法定代表人当面授权，方可盖空白章，盖章时须有法定代表人在场或其授权人在场，工作事项完成后，用章申请人应把没有用过的空白印章页到办公室办理缴销手续，已用的空白盖章页要将使用的用途内容上报办公室，条件具备的情况下须向办公室提交已用空白印章页文件的复印件。

第三十四条所有对外资料（包括合同、承诺等）以及重要的内部资料需要加盖印章的，均须加盖骑缝章（资料在两页以上）。

其他根据实际需要确定。

第三十五条所有用章文件，必须打印清晰、文字简洁、格式规范。

手写证件（证明、介绍信等）一律用钢笔和碳素笔书写，否则不予用章。

第三十六条凡以公司名义对外行文，须加盖法人章，不得以部门印章代替。

第三十七条专用章以“专章专用”为原则，仅限加盖在指定范围内的文书上。

第八节罚则
第三十八条有下列行为的，将对印章保管人、相关责任人及其分管领导在全公司通报、批评，根据实际情况处以100-2000元罚款。

必要时诉诸法律解决并承担相关法律责任。

（一）印章保管人未认真检查用章文件，盲目用章的；
（二）印章保管人由于工作疏忽将印章损坏、丢失、被盗的；
（三）未执行印章（特别是公章）使用程序的；
（四）未执行印章审批程序，随意对外用章的；
（五）印章审批被授权人违反公司制度越权审批并要求印章保管人用章的；
（六）代理印章保管人未按印章使用审批要求行使权利，私自用章的；
（七）未经批准，私自将印章带离公司；
（八）借用期间发生印章丢失或申请范围外乱盖印章的情况；
（九）未经允许在空白文件空白纸张上用章；
（十）印章保管人对印章保管不当控制不严等给公司带来损失；
（十一）其它不执行或违反本《规定》有关条款的情况。

第三十九条办公室定期或不定期检查、监督印章使用和保管情况，并有对违规使用，保管不当等进行处罚的权利，视情节严重给予责任人100-2000元罚款，必要时提请公司进行处理。

第九节附则
第四十条各公司在不违背本《规定》的前提下，可据此并结合实际情况制定相关实施细则，但必须向公司综合管理办公室备案。

第四十一条本《规定》自发布之日起正式执行最终解释权归综合管理办公室。

第三篇：印章管理制度
印章管理制度
第一章总则
第一条为加强公司印章管理，规范完善印章的刻制、领用、废止、销毁等行为，防范经营管理风险，特制定本制度。

第二条本制度所指公司印章分为以下四类：
（一）行政印章：指公司印章（含军工番号厂名印章）、各职能部室及分厂印章、子公司印章。

（二）党务印章：指公司党委印章、纪委印章、工会印章、团委印章。

（三）专用章：指公司财务专用章、发票专用章、合同专用章、收发专用章等各类业务专用章。

（四）个人章：指公司法定代表人、总经理、党委书记、管理者代表、财务负责人等以个人名义刻制，用于公务的印章。

第三条公司印章的主管部门为办公室，其主要职责是：拟定公司印章管理制度，经批准后组织实施；负责公司各类印章刻制的申请审核及制作工作；负责公司印章使用的审核、登记工作；负责监督公司各单位（含子公司）各类印章的日常管理和使用，对发现的违规行为上报公司进行处理；负责对公司各类停用的印章进行封存或销毁。

第二章印章的使用和审批
第四条印章使用范围
（一）以公司名义制作的正式公文、函件等。

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（二）以公司名义制作的各类业务报表、财务报表等。

（三）公司科研、生产、经营管理过程中对外发生的各类协议、合同等法律文件及相应的授权委托书。

（四）以公司名义签订或开具的劳动合同、产品合格证、介绍信、证明、申报材料等。

（五）公司内部的各类通知通报、专项检查、制发的各类奖状及证件等。

（六）其他需以公司名义用章的文件材料等。

第五条印章使用的审批程序
（一）办公室制定印章使用登记表，记录用印时间、用印内容、经办人、审批人、用印材料数量及去向等内容。

用印单位的经办人须进行登记，并由本单位领导签字确认后，办公室负责人进行审核无误后方可盖章。

（二）公司各类文件用印，须填写文件审批表，经公司总经理或分管公司领导审核签发后方可使用。

（三）公司对外签订合同、协议等法律文件用印，必须按照公司合同管理制度的有关规定严格履行相关程序，最后经公司总经理批准签发后方可使用。

（四）使用公司法定代表人、党委书记、管理者代表的个人章，须经领导本人签字批准后方可使用。

（五）党务章由公司党委书记批准使用或授权使用。

（六）以公司名义制作的公司财务报表、生产报表，上报上级
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机关的报告、申请、汇报材料等（不以红头文件形式）用印，须在公司印章使用登记表上进行登记，并由总经理或分管公司领导签字批准后方可使用。

（七）各职能部室、分厂印章的使用，由单位主要负责人批准用印，且印章使用仅限于公司内部的报告、检查、请示、通知等，严禁对外代表公司用印。

（八）用印审批人须在制度规定的权限范围内进行用印审批，不得超越审批权限。

（九）公司对外签订的各类合同、协议，办公室应保留一份正本，并按档案管理有关规定归档备查。

（十）严禁在空白材料或未填写完整的材料上加盖公司印章。

（十一）公司各类印章原则上不准携带外出使用。

确因特殊情况需将印章带出公司使用的，必须办理印章外出使用登记手续，注明带出时间、具体经办人、使用事由等，由用章单位领导签字，并经公司总经理或分管公司领导签字批准后，由两人以上共同携带外出使用。

（十二）遇有特殊情况急需用印，而用印单位审批人不在单位的，由办公室负责人按用印审批权限征得主管领导同意后方可用印，事后用印单位须及时补办手续。

（十三）办公室印章保管人在用印前，必须按照用印审批程序的规定和要求，进行认真审核把关，对符合规定的文函方可用印。

对超越审批权限或未经审批的文函，印章保管人有权拒绝用印，并向有38-3
关上级领导报告。

（十四）办公室应按将公司各类印章使用的审批凭证装订成册，交公司档案室存档备查。

第三章印章的刻制、领用、保管、废止和销毁第六条印章的刻制（一）公司印章，由办公室持有关机关核发的证照及相关批准文件，经公司法人批准后，到公安机关指定的刻章公司进行刻制。

（二）公司各职能部门印章及各类专用章，用印单位须填写刻章申请报告，经公司总经理批准后，由办公室到公安机关指定的刻章公司进行刻制。

（三）公司法人代表、党委书记、管理者代表、财务负责人等公务私章，由办公室到公安机关指定的刻章公司进行刻制。

第七条印章的领用和保管
（一）公司各类印章启用前，办公室应在《印章登记簿》内登记印模留样，并由办公室通知相关单位办理手续后领取印章。

（二）为防范风险，印章保管应做到用审分开。

负责审批印章使用的各级负责人不得亲自保管印章，应由专人负责保管。

（三）公司法人章、法定代表人个人章由公司办公室负责保管；党务印章由公司党群工作部负责保管；公司法定代表人财务印鉴、财务专用章由公司财务部门负责保管；其他专用章和职能部门印章由相关部门指定专人管理。

（四）各印章保管单位应对印章实行专人保管制度，并须将责
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任人、使用要求、用印范围等情况报公司办公室备案。

（五）印章须在安全可靠的设施内妥善保管，严防被盗用、丢失。

如有遗失，须及时向公司领导和办公室报告，同时采取紧急补救措施，以免造成损失。

第八条印章的废止、销毁和停用
（一）公司机构发生调整或印章变更内容时，应停止使用有关印章，并交由公司办公室予以封存或销毁。

（二）印章损坏不能继续使用的，相关单位应及时将印章退缴办公室。

（三）办公室对上缴的停用或损坏印章进行报废处理，并由使用单位按相关审批程序申请重新刻制新章。

第四章印章的管理责任
第九条公司任何人员必须严格按照本制度的规定和要求使用印章。

第十条凡违反本制度的规定和要求，给公司造成损失的，将对责任者予以严肃处理；对产生违法行为的，依法追究相关责任人的法律责任。

第十一条子公司印章的使用，必须按照本印章管理制度的规定和要求比照执行。

第十二条本制度自二○一二年七月十九日日起实施，由公司办公。