合同管理、信息管理措施

合同管理、信息管理措施
1、合同管理措施
合同管理主要是根据合同和监理规范的要求对工程承包合同的签订、履行、变更和解除进行监督、检查和管理，对合同双方争议的调解和处理，以保证合同的全面履行，使工程项目顺利完成。

1.1、合同管理的方法
（1）树立合同的法规观念，使参建各方明白合同的法律效用及规范作用，在工程进行中依据合同办事，避免因不守合同而造成管理混乱及违约。

（2）对施工合同进行管理评估，使合同管理制度不断提高有效性。

评价的内容：
①合法性
②规范性
③实用性
④系统性
⑤科学性
（3）合同各阶段的管理
①合同订立前必须做好市场预测、资信调查和决策，以及订立合同前的行为管理。

②合同订立时应认真严肃拟定合同条款，做到合同合法、公平、有效。

③合同履行时监理应监督当事人认真做好履行过程中的组织
和管理工作。

严格按照合同条款，享有权利和承担义务。

④监理认真收集合同资料，为解决合同纠纷提供重要的法定依据；积极协调几方争议，做好有关合同管理工作。

⑤认真按合同办事，对违约方依约处理。

1.2、合同管理手段及措施
（1）弄清合同中每一项内容，明确各方面的责、权、利，正确处理三方关系。

（2）用书面指示或文件代替口头指示。

（3）工程进行过程中的文件资料包括：信件、会议纪要、建设单位的规定、指示、总监的决定、承包单位的申请、报告、监理的指令、记录、信函以及各种报表资料等。

有关参建方一旦发生争执，监理工程师以此资料和记录作为调解问题的依据。

（4）对合同中的词意表达“含混”字句及时提出正确的解释。

（5）特别注意工程变更对合同的影响，应当对每一项变更进行可行性分析，防止由此而引起的索赔。

（6）在工作中注意保证业主风险合理转移。

1.3、合同管理制度
（1）向有关单位索取合同，了解掌握合同内容，以便进行合同的跟踪管理，包括合同各方面执行情况检查，向有关单位及时准确反映合同信息。

（2）审核工程设计变更和核定承包单位呈报的实物工程量。

（3）督促承包单位落实工程进度计划，根据工程进度计划进行
实际值与计划值的比较、分析、提出意见。

（4）专业监理工程师随时向总监理工程师报告合同执行情况，并准确及时提供有关资料。

（5）本工程合同执行情况每月在建设监理月报中反映。

1.4、合同管理工作内容
（1）对各类合同进行比较分析、研究和解释，发现问题并提出需解决的问题。

（2）对引起合同变化的事件（变更）等进行分析研究，以便采用相应措施。

（3）建立合同目录、编码和档案，进行微机管理，方便检索和数据显示。

（4）对合同履行进行监督检查，通过检查发现合同执行中存在的问题，依据法律、法规和合同的规定加以解决，提高合同履约率。

（5）合同管理的其它工作
1）工程暂停及复工（须事先征得甲方同意）
a.发生下列情况之一时，总监理工程师征得甲方同意，可签发工程暂停令。

①建设单位要求暂停施工，且工程需要暂停施工；
②下为了保证工程质量而需要停工处理。

③施工出现了安全隐患，总监理工程师认为有必要停工以消除隐患。

④发生了必须暂停施工的紧急事件。

⑤承包单位未经许可擅自施工，或拒绝项目监理部的管理。

b.总监理工程师在签发停工令时，应根据停工原因的影响范围程序确定停工范围。

非承包方原因时，有专业监理工程师记录发生情况，在施工暂停原因消失具备复工条件时，及时签署复工报审表，指令承包单位继续施工。

由于承包单位原因，在具备恢复施工条件时，项目监理部应审查承包单位报送的复工申请有关资料，同意后由总监理工程师签署复工报审表，指令承包单位继续施工。

2）工程变更程序
①工程变更处理流程：设计单位对原单位存在的缺陷提出的工程变更，应编制设计变更文件，建设单位或承包单位提出的变更由总监理工程师组织专业监理工程师审查，同意后由原设计单位编制设计变更文件。

②项目监理部应对变更的费用和工期作出评估，并与建设单位、承包单位洽商，协调一致后由总监理工程师签发文件，由承包单位实施。

③未经总监理工程师签发的工程变更，承包单位不得实施，项目监理部不予认可计量。

3）工程索赔
（1）费用索赔
a.项目监理部处理索赔的依据。

①国家有关法律、法规和工程项目所在地的地方法规。

②本工程的施工合同。

③国家、部门、地方有关的标准规范和定额。

④施工合同履行中与索赔事件有关的凭证。

b.费用索赔的理由同时满足以下条件：
①索赔事件造成了承包单位的直接经济损失。

②索赔事件是由非承包单位的责任发生的。

③承包单位已按承包合同规定的期限和程序提出了费用索赔申请表，并附有索赔凭证材料。

c.项目监理部在施工合同的规定时间内收到承包单位的索赔意向通知书后，总监理工程师指定专业监理工程师收集资料。

在施工合同规定期限内收到施工单位索赔申请表后，总监理工程师进行审查，并与建设单位及承包单位协商。

协商一致后，由总监理工程师签署费用索赔审批表，经审查对不符合本程序b条款规定的，不予受理。

（2）工期索赔控制
a、项目监理部审查工程延期时，应依据下列情况批准工程延期时间。

①施工合同中有关工程延期的约定。

②工期拖延和影响工期事件的事实和程度。

③影响工期事件对工期影响的量化程度。

b、当影响工期事件具有延续性时，总监理工程师先与建设单位和施工单位协商后签署临时延期审批表，并通报建设单位，持续事件最终结束后，由总监理工程师与建设单位和施工单位协商一致后签署最终延期审批表。

（3）当承包单位的费用索赔要求与工程延期要求相关时，总监理工程师在作出批准决定时，与建设单位和施工单位进行协商并综合考虑。

（4）总监理工程师按照建设单位的授权和施工合同及监理规范的规定对施工合同争议进行调解。

1.5、设计变更程序
2、信息管理措施
监理工作的中心任务是进行目标控制，而控制的基础则是工程信息。

项目监理部将对所需要的工程信息进行收集、整理、处理、存储、传递、应用等一系列工作，建立以监理为中心的信息流结构；建立信息管理制度以及会议制度等，以实施最优控制，进行合理决策，妥善不同意
有关单位提出工程变更申
总监理工程师在授权范围内组织审查
与建设单位和设
计单位、承包单位
协商 由建设单位转交原设计单
位编制设计变更文件 监理机构收集有关资料
总监理工程师对工程变更的费
用、工期作出评估并签发工程
变更单
专业监理工程师监督实施
承包单位实施 当涉及安全、环保等内容时，按
规定经有关部门
审定
协调项目建设各单位之间的联系。

2.1、信息管理的方法
建立畅通的以监理为核心的信息流，主要有以下几种方法：
自上而下的信息流。

由主管部门、建设单位、监理单位及总监开始将监理目标、工作条例、命令、办法及规定、指导意见等流向监理工程师、监理员、施工（承包）单位、甚至到作业班组。

（1）自下而上的信息流。

将工程中的有关目标的完成量、进度、成本、质量、安全、施工人员情况和监理工作情况由作业层逐步反映到总监、监理单位、业主及主管部门的信息流。

（2）横向间的信息流。

指监理工作中同一层次工作人员（或部门）相互提供的信息流。

一般信息由前两种信息流完成，此种是在特殊、紧急的情况下，以及协作、互通有无的信息流。

（3）以总监或指定专人组成信息集散中心（管理者）的信息流。

信息管理者汇总、分析信息，帮助上级决策。

（4）与外部环境的信息流。

项目监理部与承建商、业主、设计、勘察、检测、质检等单位由工作联系和交流，存在者信息流，应按国家或地方政府的规定相互提供信息。

2.2、信息签认流程图
各方
文件资料
档案资料管理员
签收、登记
不完整
资料是否完整
完整
各专业监理工程师
签认填写有关表格
项目总监
签认
档案资料管理员
登记、发文、归档
各方
2.3、信息管理的措施
（1）由总监理工程师指定专人（或兼职）负责信息管理工作，真实、及时、系统地收集监理资料和数据，经过分析、存储、处理，使之变为信息，为工程监理服务。

（2）确定监理常用报表，并将之书面通知业主和承包单位，使
文件规格化、标准化、系统化，使监理信息工作科学化。

（3）监理人员认真填写各种记录表格和工程日志，真实记录监理过程。

（4）将上级部门和业主等单位的最新法规、文件、意见以确定的正式途径传递。

（5）定期由总监理工程师召开工地例会，有必要时召开各种专题会议，收集会议信息，发会议纪要。

（6）为了更好地完成信息管理工作，将在本工程项目监理部配备电脑及相关监理软件，进行信息的存储、处理、查询和三大目标的控制及合同管理工作。

2.4、信息管理的内容
2.4.1、文件、资料管理
（1）建设主管行政机关的公文，如行政法规、决议、指示、通知、会议纪要等。

（2）上级主管部门或相邻单位的文件、信息等。

如采用的标准、法规、项目负责人报告、开工申请等。

（3）工程前期有关文件和设计文件等。

（4）工程文件、合同文本、招投标文件、施工检验记录单、监理资料、日志、付款凭证、事故调查报告、会议记录、现场人员给上级主管部门的报告、文件等。

2.4.2、档案管理
（1）在施工过程中，将上述文件及资料按《建设工程文件归档
整理规范》GB/T50328－2001和我公司关于监理文件的整编、管理与归档规定，ISO9001：2000质量管理体系程序文件要求建立资料档案，进行保管。

（2）对没有保存价值的文件，经过鉴别并经有关领导批准，可以销毁。

销毁时应有登记，专人负责，确保不丢失，不漏销。

2.4.3、监理用表
按照工程建设监理统一表式的30种表格使用。

2.5、信息管理制度
（1）信息管理员负责本工程实施阶段全过程的信息收集、整理、按规定编目，输入计算机工作。

（2）总监理工程师组织定期工地会议或工作会议，信息管理员负责整理会议纪要，并经总监理工程师签认打印分发。

（3）专业监理工程师组织定期或不定期检查承建单位的原材料、构配件、设备的质量状况以及工程质量的验收签认。

（4）专业监理工程师督促检查承建单位及时整理施工技术资料。

（5）随时向总监理工程师报告工作，并准确及时地提供有关资料。