知识经济下高校综合档案管理问题探讨

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知识经济下高校综合档案管理问题探讨
付　煜
（海南医学院，海南　海口　５７１１９９）
摘要：在当前知识经济的发展背景下，高校综合档案管理工作的开展也需要做出相应改进，在高校日常管理工作开展过程当中，综合档案的管理是其中一项基础性比较强的工作内容，但同时也是高校内部管理当中一个很重要的组成部分，对于高校整体管理工作的开展水平也会产生直接影响。

如今在知识经济的时代发展背景下，现代化管理理念也相应地得到了更大的重视和推广，新的管理理念也直接为高校综合档案管理工作提供了契机，使得档案管理工作的开展能够进一步朝着标准化和规范化的方向发展。

因此，本文认为在未来的发展过程当中，需要对当前管理工作开展过程中的问题进行积极探究，并且通过对问题的分析来提出更具针对性的解决措施。

关键词：知识经济；高校；综合档案管理；标准化中图分类号：Ｇ４７２．４　文献标识码：Ａ作者简介：付煜（１９７６—），女，汉族，籍贯：河南南阳，学历：研究生，职称：副研究馆员，职务：综合档案室负责人，研
究方向：综合档案和人事档案。

在当前知识经济的时代发展背景下，教育得到了很大重视，社会发展对于人才自身的专业素质也提出了更高的要求，而高校就是为我国的社会主义建设培养高素质人才。

在高校的日常管理工作当中，会相应地产生很多文字、图片、视频、音频等的档案资料，这些档案资料本身就可以反映出高校内部的管理活动，对于高校的发展来说会产生积极促进作用。

在知识经济时代，随着对高校综合档案管理工作重视程度的提高，也推动了综合档案管理方法上的进一步改进、创新，因此在未来的发展过程当中，需要对当前管理过程中存在的问题做出探究，继而得以使综合档案发挥出更大的作用和价值[1]。

１　高校综合档案管理存在的问题
１．１对综合档案管理工作重视程度不高
在高校的日常管理工作当中，档案管理工作仍然处于一个劣势的环境，部分高校领导对综合档案工作的理解还停留在简单的收集、查询层面，单纯地将档案管理工作作为日常行政工作的一种附属，有的甚至是处于一种可有可无的位置。

我国大多数的高校还是将工作的重点放在日常教学和科研等方面，导
致对档案管理工作重视程度低，出现“雷声大雨点小”的现象，导致缺乏系统配套的规范性综合档案管理制度和政策。

在人员配备上没有从专业的角度考量，一些档案馆甚至成了解决引进人才家属、落聘教师或者临近退休人员安排的场所。

资金投入少，硬软件配置都不到位。

在综合档案管理方面的整体重视程度不足，便直接导致了管理工作存在着很多不到位的问题。

随之也带来了一系列不良反应，档案管理人员在开展工作时，也会缺乏积极性和主动性，并没有结合着知识经济时代的发展需要来做出管理创新和变革，甚至还会导致档案出现丢失或者失真等低级问题[2]。

还有一些高校仍旧沿袭传统方式来进行档案管理工作，使得档案管理的开展流于形式，利用和服务的功能也相对来说比较欠缺，由此便难以契合当前知识经济时代的发展需要。

１．２档案的安全防护不到位
在当前知识经济的发展背景下，知识人才和智力资源受到了更大化的重视，信息技术发展取得了很大成就，并且在高校档案管理工作中得到了更大化的利用，但是由于管理技术本身存在着很大的不足，综合档案的信息化建设不
够成熟，因此对于各种档案资源没有进行有效的开发利用，这不仅直接导致了档案管理规则的实施流于表面，而且也直接导致了相关信息的安全性难以得到保障[3]。

档案信息的安全形势日益紧迫，档案信息自身的安全性无法得到保障，继而产生档案信息失真、被窃取等的问题，这对于高校发展来说，也会造成很大的损失。

１．３综合档案利用率低
综合档案管理的最终目的是为了利用，一个很大的目的就是要借助于档案信息当中的内容来对当前的工作进行指导，但是由于部分高校对于综合档案的管理问题并没有加以重视，所以说档案的信息化管理存在着很大的不足之处，很多的档案仍旧以纸质化的形式来进行存档，并且一些价值比较高的档案不仅只有一份，而且也不外借，只能够在档案室当中进行查阅，这样一来，档案中的信息内容就难以被更多的人所获取，档案的整体利用效率也存在不足，查阅者难以在短时间内获取到自己所需要的信息[4]。

这种状况不仅使得档案自身的价值难以得到充分凸显，而且长久下去也容易造成档案自身的完整性难以得到保障，一些有价值的档案信息内容也可
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能会出现遗失问题。

２　高校综合档案管理提升策略
２．１加强对综合档案管理工作重视程度在当前知识经济的社会发展背景下，高校开展综合档案管理工作的重要性也逐渐凸显出来，所以高校领导人员也需要及时地进行思想观念方面的改进，进一步树立起档案管理的意识，对综合档案管理工作的开展要适当加强重视程度，在领导的认可和支持下，高校的档案管理人员也会更加积极主动地开展档案管理工作。

高校在日常的综合档案管理工作中，也要从多个方面出发来进行意识方面的提升。

第一，需要逐步地形成档案开放意识，对于高校发展来说，档案也可以说是教学的资源，而在知识经济时代，知识内容的重要性逐渐凸显，教育平民化使得更多人拥有了接受教育的机会，所以档案的群体特权也在逐渐地向着全体民众加以开放，大多数的高校资源都应该被师生所共享，使得知识真的可以为大众所共享，为此档案管理人员需要树立起管理意识和服务意识，切实地为高校师生提供便利[5]。

第二，形成档案时效意识，在知识经济时代社会整体的发展节奏有所提高，为此高校的综合档案管理也要迎合当前时代发展需要，及时地对各种档案信息进行收集，并且还要结合着服务对象自身的需求，来尽快对档案信息做出开放，从而使档案资源自身的利用价值能够切实得到提高。

第三，形成档案服务意识，知识经济发展背景下，高校之间的竞争逐渐趋向于科研工作和日常教学工作，而综合档案当中的内容，又可以成为科研工作和教学工作的依据，所以档案管理人员要树立起服务意识，使综合档案当中的内容可以为使用者提供更为优质的服务[6]。

２．２进一步加强对综合档案信息建设的安全防护
高校综合档案当中的一些信息内容，是和高校自身的发展所息息相关的，一旦信息安全出现了问题，那么将会对高校自身的发展产生不利影响，所以在进行档案管理工作时，必须要对档案信
息的安全性加强重视，并且科学利用信
息技术来提升档案信息安全性：一是需
要结合档案管理需求来建立起档案信息
安全管理的机制，这就为档案信息管理
的安全性提供了保障；二是对各种档案
信息加以落实，在对综合档案进行日常
管理工作时，档案管理人员需要对各种
档案信息加以落实，对于档案开放和利
用的范围也要做出明确；三是需要适当
地加强对于涉密档案的管理，涉密档案
信息一旦遭到泄露，那么对于高校的发
展会产生直接的不利影响，因此档案管
理人员需要严格地按照国家相关规定来
对涉密档案进行管理，不能擅自对这些
档案加以开放，对于当前已经涉密的计
算机信息系统，也要实现和互联网之间
的隔离处理，从而避免被不良分子进行
信息窃取[7]；四是还要适当地加强对综
合档案的信息化管理，按照国家的相关
规定建立起档案管理系统和安全防护体
系，强化对于网络安全的管理工作，并
且对于各项档案安全管理的机制和措施
也要加以落实，对于电子档案的存储介
质也需要进行有效的检验，确保其能够
长期地投入使用，结合安全管理需要，
开发出一些更为有效的电子档案安全管
理技术，使得各种档案信息的安全有效
性都可以得到保障。

２．３提升对综合档案信息的利用率
档案信息在被利用的时候，其自身
价值也会得到提高，因此说在开展档案
管理工作时，也要采取措施来实现档案
信息的共享，实现综合档案信息利用率
的提高，高校内的职工和科研工作者，
可以通过档案来获取到自己所需要的信
息内容。

首先，各大高校可以借助于校
内网和办公自动化系统来和校外建立网
络资源共享关系，并且需要在校内网上
对各种档案信息进行公布和开放。

其次
档案管理人员要结合现有档案信息的管
理状况，来积极地进行档案信息管理平
台的构建，档案使用者需要进行信息查
询时，只需要输入检索词就可以找到自
己所需要的档案信息，与此同时，档案
管理人员还可以在网上开展信息咨询服
务，对有需要的人群进行定向服务，从
而得以提升高校档案的服务水平[8]。

最
后在知识经济发展背景下，还需要适当
加强对高校档案管理人员的培训，使他
们可以掌握更加先进的管理理念和方
法，从整体上提升高校综合档案资源的
共享率。

３　结束语
综上，在当前知识经济的发展背
景下，高校综合档案管理工作的开展，
既面临着一定的发展挑战，但同时也
面对着一个新的发展机遇，既要借助
于新的管理模式来进行管理方面的改
革，同时也要对当前管理过程当中所
存在的问题做出探究，使得高校内部
的档案管理人员能够对当前的发展现
状有一个正确而积极的认识，对于当
前综合档案管理过程当中所出现的问
题，需要进行有针对性的探究和解决，
这样一来便能够有效地对管理问题做
出改进，使得高校综合档案管理工作
能够进一步朝着信息化和规范化的方
向发展，继而得以为对高校的发展起
到一定的推动作用。

参考文献：
［１］ 谭春霞．知识经济下高校综合档案
管理探讨［Ｊ］．城建档案，２０１６，（５）：
７７－７８．　
［２］ 向桦．知识经济下高校综合档案管
理的问题［Ｊ］．环球市场信息导报，
２０１４，（３）：７５．
［３］ 于健．高校综合档案管理现状及对
策探讨［Ｊ］．城建档案，２０１７，（７）：
７７－７８．　
［４］ 刘崇富．大学生档案管理与就业研
究［Ｊ］．广东科技，２０１３，（１８）：
２８－２９．　
［５］ 荀桂英．浅谈计算机信息化与档案管理的
关系［Ｊ］．医学信息，２０１２，２５（３）：６３．　
［６］ 王根健．高校档案管理体制的变革
与创新研究［Ｊ］．兰台世界，２０２０，
（４）：８３－８６．　
［７］ 冯志波．高校教师档案管理综合信
息平台开发［Ｊ］．兰台世界，２０１５，
（２９）：４２－４３．　
［８］ 于阳．高校综合档案管理现代化建
设探析［Ｊ］．广西教育学院学报，
２０１９，（５）：１７５－１７８．　
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