公文基础知识及常用公文写作的具体要求

公文基础知识及常用公文写作的具体要求
第一篇：公文基础知识及常用公文写作的具体要求
公文基础知识及常用公文写作的具体要求
第一部分公文的有关基础知识
1、关于公文的概念（即什么是公文）
公文的全称叫公务文书，它是行政机关在行政管理活动中产生的，按照严格的、法定的生效程序和规范的格式制定的具有传递信息和记录作用的载体。

什么是公文？自古以来定义甚多，众说纷纭，见仁见智。

取其共识，公文乃公务活动的产物和工具，是公府所作之文，是公事所用之文。

换言之，公文是各级各类国家机构、社会团体和企事业单位在处理公务活动中有着特定的效能和广泛的用途的文书，它能够超越时空的限制，为国家管理提供所需的信息。

公文处理是围绕公文形成并产生效力的整体过程，它涉及了国家机关和社会组织的各级各类人员。

2、关于公文的种类（具体类型）公文有广义与狭义之分。

狭义的公文，是指党和国家行政机关各自正式规定的文种。

现在，党的各级领导机关使用的14个正式文件种类是：决议、决定、指示、意见、通知、通报、公报、报告、请示、批复、条例、规定、函、会议纪要。

国家行政机关公文的种类主要有13种：命令（令）、决定、公告、通告、通知、通报、议案、报告、请示、批复、意见、函、会议纪要。

党政机关明确规定的上述文种合计为27个。

其中9个是相同的，即决定、意见、通知、通报、请示、报告、批复、函、会议纪要；不同的也是9个，其中属党的机关的5个：即公报、指示、决议、条例、规定，属国家行政机关的4个，即命令（令），议案、通告、公告，这18个文种，公文学界称其为法定文种。

广义的公文，除上述法定文种外，还包括党和国家机关常用的应用文，其大至总结、计划，小至条据、便函，种类繁杂、素无定目。

一般说主要有综合性工作总结、计划（包括规划、工作要点、安排、方案、设想等）、调查报告、简报、专用书信、讲话稿、讣告悼词、
规章制度（如章程、细则、制度、守则）等8个应用公文文种。

3、关于公文的分类
公文分类的方式很多，一般可按以下五个方面进行分类：（1）按公文的性质分类
公文有党内公文、行政公文、社会团体公文及各企事业单位公文等。

（2）按公文的来源分类
公文可分收文和发文两类。

收文是其他单位发到本单位来的文件。

如上级单位发来的指示、通知；下级机关报送的报告、请示等。

发文是由本机关制发的文件。

一部分是发送给需要用它进行工作联系的其他单位，一部分是下发给本单位内部使用的文件。

（3）按公文的行文方向分类
公文可分为上行文、下行文和平行文。

上行文是指下级单位向它所隶属的上级领导单位发送的文件，如请示、报告等。

下行文是指领导单位对下属单位的发文，例如指示、决定、决议、通报等。

平行文是指同级单位或不相隶属的单位（即没有领导或业务指导关系的机关）之间的来往文件，如公函。

（4）按公文发送与处理的时间要求分类
有特急件、急件、平件三类。

特急件指内容特别紧急，必须随时优先迅速传递处理的文件。

急件指内容紧急，必须打破工作常规优先迅速传递处理的文件。

平件指无特殊的时间要求，可按工作常规传递内容的文件。

（5）按公文内容的机密程度分类
公文可分为绝密公文、机密公文和普通公文。

绝密公文指含有最重要的国家秘密，泄露会使国家的安全和利益遭受特别严重损害的公文。

机密公文是指含有重要的国家秘密，泄露会使国家的安全和利益受严重损害的公文。

秘密公文是指含有一般的国家秘密，泄露会使国家的安全和利益遭受损害的公文。

普通公文是指可以向人民群众公开发布或在机关组织内部使用的公文。

划分秘密等级要准确，划分过宽，容易失密；划分过严，会妨碍工作的开展。

4、关于公文的作用（主要用途）（1）颁布法规
《国家行政机关公文处理办法》总则第二条在概述公文的作用
时，强调公文“是依法行政和进行公务活动的重要工具”。

《中国共产党机关公文处理条例》也有类似的表述。

对于行政公文来说，大到国家的宪法及刑法、民法、诉讼法等各种法律，小到办理某一具体事务的规定、办法，在制定出来后，都要通过行政公文予以颁布实施。

对于党的公文来说，条例、规定等就是用来发布党内规章制度和行为规范的公文文种。

行政法规一经发布，任何人都不得违反。

党的规章制度和行为规范，则对党组织的所有成员都有约束作用。

现在，我们国家正在努力进行完善的法制建设，在人民群众中也在开展深入的普法教育，公文在这方面的作用正在日益强化。

（2）指挥管理
党政机关、企事业单位、群众团体，都在特定的范围内担负着组织、指挥、管理的职责，而实施这些职责的基本工具，就是公文。

在党政公文中，命令、决定、决议、指示、批复等文种，就属于指挥、管理性的下行公文。

这些公文一经下发，下级机关必须执行。

大到国家机器的运转，小到一个企事业单位内部工作有秩序的开展，都跟公文的指挥管理作用密切相关，离开了公文的这一作用，各方面的管理工作很可能陷入混乱状态。

因此，我们应该意识到，相当多的公文的起草、定稿过程，实质上就是管理工作的实施过程。

（3）交流信息公文还有一个重要的作用是交流信息。

下行文中的公告、通告、公报、通知、通报，上行文中的报告、请示，还有作为平行文的函，都有交流信息的基本功能。

交流信息，一方面是上情下达，一方面是下情上达，另一方面是友邻单位互通情报。

有了公文作为信息流通的渠道，上下级机关都有可能做到耳聪目明，不至于闭目塞听。

（4）宣传教育
决议、公报、公告、通报、会议纪要等文体，还有着很明显的宣传教育作用。

针对现实生活中普遍存在的某一问题或认识的偏差，摆事实，讲道理，进行启发诱导，使大家明白应该确立什么立场，应该坚持什么原则，进而知道自己应该做什么、怎样做。

例如“文革”结
束之后，党内以及全国对于如何认识和评价“文革”意见不能统一，思想相对陷入混乱的时候，党中央及时发布了重要文件《关于建国以来党的若干历史问题的决议》，通过大量的事实分析和严密论证，澄清了模糊认识，使全党和全国的政治思想很快走向统一。

（5）商洽协调
很多工作，单凭一个单位很难顺利完成，往往需要相关单位给以配合、帮助。

这样，地区与地区、单位与单位、团体与团体之间，就需要加强联系，互相协商，互相帮助，协调工作。

公文实现这一功能的主要文种是“函”，它可以在没有隶属关系的机关之间起到沟通、协调的作用，使各个机关形成一个有机的整体，协同处理、协作完成某项公务。

（6）凭证依据
公文还有明显的凭证和依据作用。

上级发布的下行文，是下级机关开展工作的依据；下级上报的公文，是上级决策的依据；一个机关自己制作的公文，是自己履行职能、开展工作的真实记录和凭证。

在日常工作中常会遇到这样的情况：对一个具体的事务该如何处理没有把握，就查找相关的公文，看上级或有关职能部门在这方面有哪些规定，然后按照规定行事。

对某次会议的有关情况不够了解，就查找那次会议的纪要，马上即可获得清晰可靠的材料。

这些都是公文依据和凭证作用的具体表现。

因此，许多重要的公文，都需要归档保存很长时间，以便需要时查找。

第二阶段公文的结构
1、关于公文的正件
公文的基本格式一般包括：标题、正文、附件、发文机关（或机关用章）、发文时间、抄送单位、文件版头、公文编号、机密等级、紧急程度、阅读范围等项。

（1）标题。

公文标题由发文机关、发文事由、公文种类三部分组成，称为公文标题“三要素”。

如：《集团公司关于表彰2008年度优秀工作者的通知》这一文件标题中，“集团公司”是发文机关，“关于表彰2008年度优秀工作者”是发文事由，“通知”是公文种类。

公
文标题应当准确、简要地概括公文的主要内容。

公文标题的位臵在公文的开首，居于正文的上端中央。

（2）受文单位。

公文的受文单位分主送单位和抄报、抄送单位三种。

主送单位就是公文的接受者、主办者，负责贯彻或研究答复公文内容的单位。

主送单位名称在标题下一行顶格写，后面加冒号。

需要同时上报的单位称抄报单位，需要同时送达的平行不相隶属或下级单位称抄送单位。

抄报、抄送单位名称写在公文末页下端，通常用两条横线上下隔开。

（3）正文。

这是公文的主体，是叙述公文具体内容的，为公文最重要的部分。

正文内容要求准确地传达发文机关的有关方针、政策精神，写法力求简明扼要，条理清楚，实事求是，合乎文法，切忌冗长杂乱。

请示问题应当一文一事，不要一文数事。

共分为三个部分：第一部分是开头，称引剧部分，简要说明发文的原因和依据；第二部分是主体，是公文的主体部分，要求重点突出，条理清楚；第三部分是结语，扼要提出要求和希望。

一般根据上行、下行、平行的不同文种，采用不用的结语。

如“是否妥当，请予批示”、“此令”、“特此函复”等。

（4）主题词。

公文的主题词是代表内容特征和归类的最关键性词语。

它具有两重性特点，一是“主题性”，即它主要是表现公文主题的核心内容，但又不完全是为了表现主题的核心内容；二是“技术性”因为主题词的另一个作用是为了便于文件信息在计算机中的输入、储存和检索。

主题词的位臵在文件尾部横线之上，由左向右排列，词与词之间空一格，用醒目的黑体字标出，不用标点符号。

（5）附件。

这是指附属于正文的文字材料或文件。

它也是某些公文的重要组成部分。

附件不是每份公文都有，它是根据需要一般作为正文的补充说明或参考材料的。

附件是附在正件之后的。

一般在附件的正文前另起一行写上“附件”二字。

（6）发文机关、发文日期。

发文机关写在正文的下面偏右处，又称落款。

发文机关一般要写全称。

印有文件版头的公文发文单位可以不写，只在发文日期中间加盖公章，作为发文机关对公文生效的凭证。

公文必须注明发文日期，以表明公文从何时开始生效。

发文日期位于公文的末尾、发文机关的下面并稍向右错开。

发文日期必须写明发文日期的全称，以免日后考察时间发生困难。

发文日期一般以领导人签发的日期为准。

（7）文件版头、发文字号。

正式公文一般都有版头，标明是哪个单位的公文。

版头以大红套字印上“××××××文件”，下面加一条红线（党的机关在红线中加一五角星）衬托。

一般包括单位代字、年号、顺序号。

如：“国发[2009]5号”，代表的是国务院2009年第5号发文。

“国发”是国务院的代字，“[2009]”是年号，（年号要使用方括号“[ ]”），“5号”是发文顺序号。

几个机关联合发文的，只注明主办机关的发文编号。

编号的位臵：凡有文件版头的，放在标题的上方红线与文头下面的正中位臵；无文件版头的，放在标题下的右侧方。

编号的作用：在于统计发文数量，便于公文的管理和查找；在引用公文时，可以作为公文的代号使用。

（8）机密等级、紧急程度。

机密公文应根据机密程度划分机密等级，分别注明“绝密”、“机密”、“秘密”等字样。

机密等级由发文机关根据公文内容所涉及的机密程度来划定，并据此确定其送递方式，以保证机密的安全。

密级的位臵：通常放在公文标题的左上方醒目处。

机密公文还要按份数编上号码，印在文件版头的左上方，以便查对、清退。

紧急程度是对公文送达和输时限的要求，分为“急件”、“紧急”、“特急”几种。

标明紧急程度是为了引起特别注意，以保证公文的时效，确保紧急工作问题的及时处理。

紧急程度的标明，通常也是放在标题左上方的明显处。

2、关于公文的书写要求
公文书写，一律从左至右横排、横写。

标明公文条款所用的数字，条与条、款与款的序数用字，前后要一致。

公文的书写、打字、印刷必须清楚，校对准确，不得错漏。

发现错漏，必须及时更正。

起草、修改、审核、签发公文，一律使用钢笔或毛笔，不要使用铅笔和圆珠笔，也不能用复写纸，以防止字迹褪变，不利于归档保存和今后的查阅。

第三阶段几种常用公文的写作要求
1、通知
（1）简述通知的概念
通知，是适用于批转下级机关的公文，转发上级机关和不相隶属
机关的公文，传达要求下级机关办理和需要有关单位周知或者执行的事项、任免人员的公文。

在日常公务活动中，通知主要是下行文，但在同级机关、不相隶属机关间也可以作平行文使用，是一种比较灵活而适用范围较行政机关公文写作广、使用频率较高的文种。

通知具有沟通上下、联系左右、传达知照的作用。

统一全局步调，指导基层工作。

下级机关上报的公文中，需要上级出面支持和广泛协调的问题，或者下级机关提出的问题带有普遍意义，需要在全局范围内引起重视或仿效的，由上级机关经过认真研究、作出决策，就上升为本机关的施政内容，从而使通知成为指导全局工作的执行依据。

由领导机关主持召开的重要会议所形成的公文，以及该机关领导人在会议上所作的重要讲话或领导人撰写的重要公文，需要扩大传达范围并要求贯彻执行时，均可以通知的形式向有关单位发出公文。

发展横向联系，加强部门协作。

机关与机关之间，同一机关的各工作职能部门之间，对于同一重大事项经调研并会商，用共同的名义联合行文。

这类通知的制作和贯彻，都有利于发展机关、部门之间的横向联系和互相协作，协调动作。

传递信息，知照事项。

通知不仅可以向下级机关发布需要广为周知的事项。

而且可以向平级机关传递信息，以沟通情况。

如任免干部、召开会议、传达事项，使受文单位或群众知晓某一事项，或者要求受文单位办理某一事情。

通知具有以下3个特点：使用范围的广泛性、应用方式的简便性、表述语言的通俗性
（2）通知的写作要求
一般性的通知是机关常用的文种，这就容易使人产生错觉，认为
通知很容易写，其实撰写通知是一种很严肃的公务活动。

要写好通知，必须把握好以下几点：
A、明确行文目的。

首先明确为什么写这个通知，通知的主要内容是什么，以分清是哪一类通知，然后确定怎样写。

其次要确定写作的范围和对象，针对什么问题，解决什么问题，根据客观情况和开展工作的需要确定写作的范围和对象，以明确行文目的，有针对性地写好通知。

B、抓住主要内容。

不同种类的通知，有不同的写法，但是，紧紧把握住主要内容，是写好通知的关键，绝不能喧宾夺主，冲淡主要内容。

比如指示性的通知，一般要讲清情况和问题，但只能作为事由、背景来概括叙述，重点则是针对实际情况和问题，提出指示性意见、要求及措施，并做到政策界限清楚、明确。

C、文字表述准确。

首先对受文单位的名称必须写清写全，或采用规范化的简称。

其次为使受文单位便于操作，凡属应该说明的有关情况、应该执行的具体事项，以及有关的时间、地点、条件等，都要做到周密、准确，以免贻误工作，造成损失。

2、通报
（1）简述通报的概念及常见的通报种类
通报，是适用于表彰先进，批评错误，传达重要精神或者情况的公文。

通报是国家机关、社会团体、企业事业单位常用的普发性下行文种。

它用以表扬好人好事，批评错误，通过对正反典型事实的叙述、张扬，以点带面，以个别教育推动全局，使读者提高认识，从中汲取经验教训。

还可以向所属机关、单位传达重要精神或工作、学习情况，交流信息，以使其掌握全局，了解进程，推动工作。

表彰先进，弘扬正气。

对在本地区、本单位发生的、具有典型意义的好人好事和先进事迹，采取通报的形式进行表彰，进而总结、提炼出经验，树立起学习的榜样，可以达到弘扬正气，树立新风，推动工作，提高水平的目的。

批评错误，抑制失误。

针对本地区、本单位存在的某种倾向性问
题和错误做法，通过对某人某事的批评，抓住典型事例分析解剖，以引起普遍重视，达到以典型事例进行普遍教育，警惕类似事件发生的目的。

同时采取相应措施，抑制类似的失败和错误。

传递信息，沟通情况。

把本地区、本单位在工作、学习中的重要情况和进展程度，及时向所属单位进行通报，有利于互通信息，交流情况，有利于大家树立全局观念，放眼整体来考虑、安排本单位的工作和学习，避免发生工作脱节、失衡的情况。

其具有4个特点：应用的广泛性、内容的典型性、行文的及时性、事实的准确性
通报有4种类型：一是事故通报，二是情况通报，三是表彰通报，四是批评通报。

（2）通报的写作要求
A、事例要典型。

撰写通报要站在全局的高度，放眼整体利益，所通报的事项，必须具有普遍意义，认真考虑对全局的指导作用，对广大干部群众的教育意义。

提炼出的经验教训必须是从通报事例中自然而然引申出来的，并具有很强的针对性，同时又有其个性特征，不是一般化的人和事。

B、事实要准确。

无论是情况通报，还是表扬性、批评性通报，都要客观如实地反映事实情况，不能虚夸失实。

对作的分析、决定，一定要科学、准确，切合实际。

高估了成绩，说重了缺点，都不能使人信服，都会影响通报的号召力或惩戒作用。

C、行文要适时。

通报的一个重要特点是时间性强，特别是与当时政治、经济、社会形势需要相适应的事例，一定要及时通报。

这就要求编发者要具有高度的责任感和政治敏感性，善于抓住处于清萍之末的苗头性事例，及时编发。

否则，时过境迁，就失去了指导和教育作用。

D、要求要可行。

榜样的力量是无穷的，典型的经验是可贵的，但如果不考虑受文单位的实际情况，期望值过高或一刀切，盲目地要求都在指定的时间内达到先进单位的水平，就会事与愿违，适得其反。

同理，如果对一项违纪事项提出脱离实际的要求，就会使大家产生逆
反心理，达不到引以为戒的行文目的。

3、报告
（1）简述报告的概念及常见的报告种类
报告，是适用于向上级机关汇报工作，反映情况，答复上级机关的询问的公文。

报告是属于陈述性的上行文种，是上下级之间沟通情况，协调工作的重要公文。

它使上级机关能够及时了解下情，掌握下级机关的工作情况，听取下级机关对某方面工作的意见或者建议，从而更好地指导下级机关正确贯彻执行党的路线、方针、政策，避免被动，争取主动，减少工作中的失误。

报告属于使用频率较高的上行公文，适用范围较广，在公务活动中的意义，作用也比较重要。

反映情况，传递信息。

了解情况，掌握政策，是领导机关的两大职能。

而了解情况是掌握政策的基础，是实行科学管理和正确决策的基本要素。

通过报告。

经常向上级机关反映情况，传递信息，是下级机关的一项重要任务。

汇报工作，争取支持。

定期的阶段性工作汇报和不定期的重要工作汇报，使上级机关能及时掌握本单位、本部门的工作进度情况，有利于取得上级机关的支持和帮助。

说明情况，答复询问。

对上级机关提出的询问，下级机关要以报告的形式认真负责地给予答复，及时说明情况，便于上级机关作出决断。

有以下几个特点：行文的单向性、时限的不定性、内容的广泛性、写法的灵活性
报告种类较多，一般行文篇幅较长，结构安排不拘一格，怎样分层分段要视具体内容和行文目的而定，因文而异。

这种文体在写法上具有相对的灵活性，在文字表达方式上，以陈述性语言为主。

（2）报告的写作要求
A、主题要明确，思路要清晰。

一般情况下，写报告应沿着为什么要写报告，报告什么内容的路子，在充分占有材料以后，根据主题需
要和观点与材料相统一的原则，精心构思，编排布局，然后组织撰写。

B、重点要突出，文字要简练。

报告全篇要突出重点，每一部分也要围绕全篇中心突出重点。

全篇的重点就是向上级报告的主要内容，而各部分的重点则是围绕说明主要内容而需要引起上级机关注意的关键之处。

突出重点也要兼顾一般，既要有点，又要有面，但在文字表述上要力求简练，不讲空话、套话。

C、观点要鲜明，材料要真实。

向上级机关报告工作，反映情况，要克服报喜不报忧，宣扬成绩，粉饰太平的不良倾向，要在深入实际调查研究的基础上，提出鲜明的观点，提出实事求是、有说服力的材料。

D、不要夹带请示事项。

在公文处理中，收文机关对报告没有答复的责任，如果把请示事项夹在报告里，就容易误事。

所以，需要答复的事项不能夹在报告中，而应另用“请示”行文。

4、请示
（1）简述请示的概念及常见的请示种类
请示，是适用于向上级机关请求指示、批准的公文。

请示是属于期复性的上行文种，是下级机关向上级机关反映并请求帮助解决疑难问题的重要公文，它使下级机关通过公文往复接受上级机关的决策意见，解决本机关、本单位在公务活动中待处理的具体问题。

请示这一文种适用范围较广，应用频率较高，在公务活动中的意义、作用是比较突出的。

陈述意见，请求指示。

对在本地区、本单位即将发生或已经发生的原则性的重大问题，按成规难以处理的问题；执行上级统一规定有困难的问题等，都可以也必须及时向上级机关说明情况并提出建设性的意见，请求上级给予明确指示。

提出问题，请求帮助。

在工作中遇到不可预见的困难，或对解决面临的问题，本单位、本部门因职权所限无权处理，都要迅即向上级反映问题，请求帮助解决。

说明情况，请求裁决。

对在工作中遇到的尚无明确规定的新问题。