城建档案动态管理方式——“档案工程”探索

城建档案动态管理方式——“档案工程”探索
发表时间：2008-12-11T10:23:08.780Z 来源：《中小企业管理与科技》供稿作者：霍利英[导读] 摘要:适应城市建设和管理的需要，城建档案的动态管理方式——“档案工程”应运而生.本文阐述了“档案工程”的概念、内容，分析了
“档案工程”管理与传统方式管理的主要区别，论述了“档案工程”管理在现实工作中的多方面作用。

摘要:适应城市建设和管理的需要，城建档案的动态管理方式——“档案工程”应运而生.本文阐述了“档案工程”的概念、内容，分析了“档案工程”管理与传统方式管理的主要区别，论述了“档案工程”管理在现实工作中的多方面作用。

关键词:城建档案管理方式
城建档案管理工作如何适应城市建设的发展变化，更好地为城市建设服务，是我们城建档案工作者不断探索的主题。

在今年的工作中，我们为配合城市建设管理工作的需要，加强了对城建档案的动态管理，提出了“档案工程”的动态管理方式。

对接收进馆的城市建设档案按照“档案工程”古老的需要，重新进行整理、加工、组合，逐步有序地对馆藏档案进行由静态到动态的管理变化。

一、“档案工程”管理方式和基本内容
“档案工程”管理方式是我们在从事城建档案多年实践过程中，通过不断总结而产生的一种管理方式。

在城建档案管理工作中，由于我们对档案接收的时间不同，档案分类管理的不同，在城建规划、建设、管理等部门利用档案时，为了一条街（路），一个建设小区项目全部所需档案的查找，往往要花费很长时间，有时还满足不了利用者的需求，还有很多档案、很多数据不能综合利用，这是由于我们按每项工程为一个保管单位的管理方式所造成。

而通过实现“档案工程”式的管理，这种矛盾就会迎刃而解，档案的综合性利用效能将极大的加强，档案管理方式更加实用，反应的内容更加生动。

1、“档案工程”的概念
“档案工程”不是人们常说的建筑工程档案，而是在实现对档案动态管理工作中若干个工程的档案重新组成的一个集合体。

它是将若干工程项目的档案根据不同工作需要进行综合性的组合加工，是为满足某一个专题项目的需要而进行的立体的、动态的、项目级工程档案的重新组合。

在实际工作中，我们根据城市规划、建设、管理的需要，结合城市档案的特点和档案之间的必然联系，把各个单项的工程档案，通过设立一个专题，重新组合起来，并运用到城建档案管理中，将这种整理的管理方式赋予了一个名称——“档案工程”。

可以说，“档案工程”管理方式，是从城市建设管理工作需要出发，结合城建档案的基本管理特征而创建的。

2、“档案工程”的基本内容
目前，城建档案的管理方式是以一个单项工程为一个保管单位来进行管理的。

而“档案工程”的管理是以一条街、一个小区为一个项目进行管理，一个项目包含了诸多子项目。

它是对档案保管、利用编纂、信息开放、声像编辑等多方面的综合管理，它把诸多单项工程集中到一个专题的组合管理。

例如，在涉及到某一个小区或某一条街（路）项目的管理时，它的基础数据依托已接收进馆的城建档案，技术支持依靠相应的档案信息，反映到全要素电子地形图中，通过计算机进行加工、综合，编辑处理，把这一条街（路）或小区形象化立体化地展现出来，形成了一套新的完善的档案管理系统。

二、“档案工程”管理与传统管理方式的区别
1、综合管理与单一管理的区别
从城市建设发展规律上看，城市是从单一管理逐渐向多元化、综合管理转变，城建档案管理也应逐步适应这一发展规律，而“档案工程”就是从单一管理向多元化、综合管理转变的具体体现。

目前，从城建档案馆的管理方式上看，多大应用了档案计算机管理系统。

然而，计算机在档案管理中大多数仅作为检索工具，替代了卡片、分类帐和总账，管理的手段仍然比较单一，还不能适应城市建设发展的需求。

例如：如果需要了解某一条街（路）、一个小区的档案数据时，要翻阅总账、分类帐，即便用计算机，统计出的数据也只是对某一类工程档案名称的汇总，即使组成了一套专题的信息卡，反映不了需要的全部数据，必要时还要调阅大量的档案，这种操作既麻烦又费时间。

而“档案工程”的管理是对一个专题的综合性的管理，能解决这一问题。

我们以东风大街为专题的“档案工程”为例，经过对这条街路的全部档案进行综合加工重新组合后，将该条街内的所有建筑物、构筑物、绿地、各种地下管线的数据和相关信息都反映在电子地形图上，标识出建筑物的属性、功能地名、牌号、面积、层数；构筑物的类型、功能；绿地的面积，绿地的特点；各种管线的类型、长度、管径大小、材质、埋设深度等，通过计算机对这部分档案数据进行综合处理，当需要了解这条街任何一项工程全貌时，只需打开计算机，所有数据一目了然。

“档案工程”的管理解决了传统管理方式解决不了的诸多问题，实现了档案由单一项目的管理到综合管理的转变。

2、内在管理与外在管理的区别
传统的城建档案管理主要表现在对档案实体的管理，而“档案工程”管理主要体现在对档案信息的管理。

目前，我们对城建档案的整理编目、保管和利用等工作，主要是对档案实体管理。

计算机在档案管理中也只作为检索工具，其管理的档案信息，还亟待于去开发。

而“档案工程”则不同，它是是针对档案信息方面的管理。

它是通过对档案信息的加工。

这种管理方式既可以对平面的数据进行管理，又可以对立体的数据按项目、按专业进行管理。

如果需要查看该专题的内容，只需电击专题文件的视窗，所需要的专题内容以“动感“的形式展现在你的眼前，这种管理方式不但方便，而且更容易被人们接受。

管理方式更加灵活，内容更加丰富，适用范围更加广泛。

3、主动管理与被动管理的区别
城建档案管理工作是围绕着城市规划、建设、管理这个中心工作而开展的。

如何使城建档案管理工作适应城市建设发展的要求，是我们面临的工作主题。

目前，城市建设档案部门是被动地为利用者提供调卷。

为了充分发挥城建档案在城市规划、建设、管理的作用，使其适应城市建设发展的要求，主动为城市建设发展服务。

“档案工作”式管理，将改变以往的被动利用方式，实现主动服务。

它将逐步把城市建设管理部门每年形成的各项审批档案及建设单位形成的竣工档案，按着“档案工程”的要求重新组合后输入计算机，把接受进馆的档案主要内容和相关要素综合地反映到电子地形图上。

运用信息传递手段提供给政府有关管理部门中，为城市建设制订计划提供准备的依据。

相比之下实行“档案工程”式的管理要比传统管理方式更有意义，城建档案的作用在城市建设中将更加突出。

三、“档案工程”管理方式在实际工作中的作用
“档案工程”的管理方式在城建档案管理中的作用是多方面的。

如，档案的业务指导、档案的保管和利用、档案的信息开发、档案的编纂和技术保护等方面。

主要体现在：
1、加强了馆藏档案的全面管理，进一步提高了接受档案的业务指导工作
在实施“档案工程”的管理方式中，由于对进馆档案进行了重新组合加工，对该项目的全系统的档案进行了整理，掌握了该项目的档案完整情况。

由于城市建设档案馆在八十年代初期成立，还有很大一部分的城建档案分散在建设单位保管，很多重要的建筑物、地下管线档案的完整情况没有摸清，“档案工程”针对问题收集城建档案，或采取有效的补充措施，来完善该项目的管理需要。

同时，在档案业务指导部门，进一步明确了系统性的观念，在对各个基层单位的业务指导和重点工程档案的接受工作中，加强了对城建档案整体管理的指导，进一步提高了进馆档案的质量。

2、提高档案整理及利用工作的水平
目前，城建档案的利用手段，主要是通过总帐、分类帐，专题卡片、计算机检索工具等组成，这些检索手段，主要是通过对每一项工程按类别和年代排列组成，采用了计算机管理后，计算机仅成为先进的检索工具，它的性能并没有较好的发挥。

而通过“档案工程”的管理，在档案的整理编目和利用方面则有了进一步的突破。

在城建档案的利用上，使档案的检索速度明显的提高，大量的城建档案能充分发挥了作用，彻底改变了一卷一卷查找的利用方式，减少了编纂各种专题卡片的劳动，提高了工作效率。

对利用者来说，只要说出建筑物在哪一条街路上，或某个小区，或门牌号，就可在计算机上准备地查找出该建筑物及所需要的档案。

对城市建设管理部门提供的档案，也将是全面的、详实的组合性档案，并可对道路、小区等建设，进行全面的分析，做出科学的判断。

3、对档案的保护工作有了进一步提高
档案保护工作是档案管理中一项十分重要的工作。

它的宗旨是：最大限度地延长档案寿命。

在保护工作中除氺、电、湿、温度、霉菌等不利因素对档案的破坏作用外，档案的调卷、拆卷过程也是对档案破坏的一个很重要的因素。

调卷时档案的温、湿度发生的变化，查阅者带来的病毒对档案的侵蚀等都会对档案造成损害，这种损坏是个渐变过程。

因此，档案利用得越频繁，磨损和破坏程度就越大，实行“档案工程”式的管理，也为档案保护创造良好的条件。

通过计算机管理，很多利用者只是为了获得一些数据，如建设年代、建设单位，或该过程的面积、规划审批号等，这样，利用时只需从计算机读取数据，并将需要的材料打印出来，不必调阅档案，更不用拆卷复印。

从而避免档案在利用时带来的温、湿度或病毒的影响和侵蚀，也避免了由于拆卷使档案直接受到磨损和破坏，有效地保护了档案。

4、开发档案信息，服务城市建设
开发档案信息，服务城市建设是城建档案馆工作的目的。

通过“档案管理”式的管理，可以使大量的城建档案信息得到进一步的开发。

从而做到对某一专题中的工程档案情况了如指掌，实施“档案工程”方式的管理，通过我们事前了解的信息，为各个建设单位和实施单位提供必要的档案材料，城市地下管网可进行有序化的建设，道路可以避免动了则“开肠破肚”的建设状态，也可以避免由于乱挖、蛮干而挖断其它管线造成损失。

在城市建设管理工作中，管理部门根据所提供的详实情况，做出更加科学的决策。

“档案工程”式管理使档案馆的服务方式由被动转为主动，由事后转向事前服务，效果大为转变，城建档案的作用也得到了充分发挥。

总之，“档案工程”是城建档案管理的一种新方式，但还需要在实际工作中逐渐完善，各项“档案工程”的整理尚需花费很长的时间逐步完成。

在我们实施“档案工程”的同时，我馆地理信息工作的开展，全要素电子地图的开发、运用，为我们做好“档案工程”创造了有利条件，使“档案工程”这种立体、动态式管理内容更加生动、实用。

我们相信：“档案工程”的管理方式将对城建档案工程起着积极的推动作用，对加强城市建设管理也具有积极的影响，城建档案工作将与城市建设工作结合得更加紧密。