档案归档目录著录细则

档案归档目录著录细则
1通用格式
1.1责任者：
所有责任者须填写单位全称或规范的简称。

如：单位全称：盐商集团人事行政部
规范的简称：人事行政部
不规范的简称：人事部
责任者在著录时应前后保持一致。

如该文件为若干单位联合发文，最多填写三个责任者，被省略的责任者用“[等]”表示，各责任者之间用“；”隔开。

个人责任者（如单位领导年度述职报告、工作总结等），一般只著录姓名，必要时在姓名后著录与文件相应的单位、职务、职称，并加“（）”号。

会议责任者应写明会议全称、举行的届次数。

如：盐商集团2015年度工作会议第一次会议
未署责任者或原责任者不完整、不准确时，应著录考证出正确的责任者，并加“[ ]”号。

1.2日期：
所有日期均为8位阿拉伯数字表示，年份为4位，月、日用2位数字，足用“0”补齐。

如：92年1月23日
正确写法为19920123
错误写法：920123 或者1992123
如果原文没有精确到日，又不能考证的，日期两位用“00”补齐。

如：原文日期为92年12月
正确写法为：19921200
如果若干份文件作为一份文件存档，则格式为“最早日期-最晚日期”如：19920101-19920321
1.3文号：
应写全称，年份为4位，括号用方括号“[ ]”表示。

如：原文写法：盐商(人事)发第2015-【011】号
正确写法：盐商[人事]发第2015-[011]号
如原文有两个以上文件编号的，两者之间以“；”隔开。

2案卷目录格式要求
2.1案卷目录著录项目：
包括目录号、案卷号、档号、案卷题名、责任者、年度、页数、卷内件数、起始时间、终止时间、保管期限、密级、备注。

2.2著录格式：
2.2.1档号：
格式为“年度号-分类号”目录号用4位阿拉伯数字表示，分类号用2位英文字母表示一级二级分类号中间用“•”隔开，目录号与分类号中间用半角横线“-”隔开。

位数不足的，以“0”补齐。

如：年度号为2015，分类号为经营管理下资产管理类的档案，档号应为：2015-JG•zg
2.2.2案卷题名：
一般照录原文，原题名确有错误或不能揭示案卷内容时，应修改后再著录。

2.2.3责任者：
一般照录原文，规范同1.1。

2.2.4归档年度：
该份案卷的归档年度，用4位阿拉伯数字表示。

如归档年度为92年，应写为1992
一般文件发文年度即归档年度，个别情况下应注意区分。

例：文件《盐商集团2014年工作总结及2015年工作展望》，发文日期为2015年1月10日，如果该文件以总结为主，则应作为2014年文件归档，即归档年度为2014。

2.2.5页数：
填写该卷档案的总页数。

2.2.6卷内件数：
填写该案卷内总件数
2.2.7起始时间、终止时间：
分别填写该案卷中最早、最晚档案文件的时间。

分别用8位阿拉伯数字表示，规范同2.2。

2.2.8保管期限：
按原保管期限分别填入“永久”、“30年”“10年”。

一般将不同保管期限文件分开立卷。

2.2.9密级：
密级一般按文件形成时所定密级著录（如内部、秘密、机密、绝密），对已升、降、解密的文件，应著录新的密级。

2.2.10备注：
填写该份案卷其他需要说明有关事项。

3卷内文件目录格式要求
3.1卷内文件目录著录项目：
包括目录号、案卷号、顺序号、档号、文号、责任者、文件题名、日期、页数、备注。

3.2著录格式
3.2.1档号：
格式为“年度号-分类号-案卷号”目录号用4位阿拉伯数字表示，分类号用2位英文字母表示一级二级分类号中间用“•”隔开，案卷号用3位阿拉伯数字表示，中间用半角横线“-”隔开。

位数不足的，以“0”补齐。

如：年度号为2015，分类号为经营管理下资产管理类第一卷，档号应为：2015-JG•zg-001
3.2.2顺序号：
即本卷中的流水号。

Times New Roman 11号字居中对齐
3.2.3责任者：
规范同1.1。

宋体 11号字居中对齐，若字数过多不能全部显示可缩小字号直到全部显示。

3.2.4文号：
规范同1.3。

宋体 11号字居中对齐，若字数过多不能全部显示可缩小字号直到全部显示。

3.2.5文件题名：
一般照原件著录，如原件没有题名，则应自拟题名，并加“[]”号。

原题名不能反映文件主要内容时，原题名照录，并据其内容另拟题名，加“[ ]”号附后。

如：原题名为：关于转发沪商发[1992]30号文件的通知。

正确著录题名为：关于转发沪商发[1992]30号文件的通知[关于做好汛期安全工作的通知]。

文件除正题名外，有并列题名、副题名、说明题名文字时，应按序依次著录。

文件中，并列题名是以另一种语言文字。

书写的与正题名相对照的题名。

正题名与并列题名之间加“=”号。

副题名是解释或从属于正题名的另一题名。

说明题名文字是指在题名前后对档案内容、范围、用途等的说明文字。

副题名、说明题名文字前加“：”号。

文件题名中的责任者与责任者项的内容重复时可省略不著。

但如果责任者名称是题名不可缺少的组成部分时，则应将责任者名称作为题名的一部分著录。

宋体 11号字左对齐，若字数过多不能全部显示可缩小字号直到全部显示。

3.2.6日期：
即文件形成时间，一般公私文书、信札为发文时间，决议、决定、命令、法令、规程、规范、标准、条例等规范性文件为通过或发布时间，条约、合同、协议为签署时间。

规范同1.2。

Times New Roman 11号字居中对齐
3.2.7页数：
页数用阿拉伯数字标识。

计算页数应以文件中有图文的页面为一页，空白页不计算页数。

折叠的文件图表，按折叠前有图文的页面计算，多份文件作为一件时，按各文件页数相加在一起计算。

如果问题的请示与批复，分别为4页和1页，作为一件时，该件页数应为5页。

Times New Roman 11号字居中对齐
3.2.8备注：
该份文件其他需要说明的事项。

主要注明文件附件题名、文件的特殊来源如捐赠、购买、交换、复制、寄存等、文件的真伪判断等情况。

示例1：此件寄存于财务部
示例2：复印件
宋体 11号字居中对齐，若字数过多不能全部显示可缩小字号直到全部显示
4以上标准依据《档案目录数据采集规范》（P档案法规标准汇编-111）及《归档文件整理规则》（P档案工作基础-89）。