自考文书学简答题及答案 5页

1.1．简述文书的形成条件。

1.2．简述文书的概念及其与公文、文件的关

系。

1.3．简述文书的特点。

1.4．简述文书学的基本特征。

1.5．为什么要学习和研究文书学?

1.6．简述文书工作演化发展的规律。

1.7．简述文书的作用。

2.1．公务文书有哪些特点?

2.2．简述公文的功能。

2.3．简述公文现行效用的时间范围界定。

2.4．简述公文现行效用的空间范围界定。

2.5．简述公文现行效用的机关范围界定。

2.6．简述公文现行效用的人员范围界定。

2.7．简述公文现行效用的等级。

2.8．简述电子文件的含义及构成要素。

2.9．简述党内法规和党内制度的区别。

2.10．电子文件主要有哪些种类?

2.11．简述收、发文及其相互关系。

2.12．简述公文生效的实质要件。

3.1．简述文书工作的含义及其基本内容。

3.2．简述文书工作的特性。

3.3．简述文书工作的作用。

3.4．简述采用多级行文的必要条件。

3.5．简述确定文书工作组织形式的依据?

3.6．文书工作人员应具备哪些基本素质?

3.7．目前，我国文书工作人员面临哪“三种

转变”?

3.8．简述文书工作人员的群体结构优化的内

容和必要性。

3.9．简述文书工作标准化的意义。

3.10．简述文书工作现代化的必要性。

3.11．简述各层次文书工作人员及其职责。

4.1．简述公文文体的特殊属性。

4.2．简述叙述及对其的特殊要求。

4.3．简述议论表达方式。

4.4．简述公文格式的概念和特点。

4.5．何谓公文标题?拟写公文标题有哪些要

求?

4.6．简述发文机关标识及其构成。

4.7．简述附件与附件说明。

4.8．何谓主题词?其作用有哪些?怎样排列?

4.9．简述说明的要求和方法。

4.10．简述议论的三种论证方法。

4.11．简述规范公文格式的意义。

4.12．简述秘密等级和保密期限。

4.13．筒述紧急程度的作用及标识方法。4.14．简述公文正文的作用、要求和标识方

法。

4.15．如何确定和标识抄送机关?

5.1．简述公文的撰拟步骤。

5.2．简述公文主旨的确立要求。

5.3．简述公文主旨的作用。

5.4．简述公文标题的拟写要求。

5.5．简述公文主旨的表达形式。

5.6．简述公文开头安排的主要方式。

5.7．简述公文结尾安排的主要方式。

5.8．简述公文层次安排的主要方式。

5.9．简述公文段落的含义及其安排的主要方

式。

5.10．筒述公文中时间、空间和数量表达的

特殊要求。

5.11．简述撰拟公文内容的基本要求。

5.12．何谓公文语言庄重得体?

5.13．常用的公文过渡形式有哪几种?

5.14．常用的公文照应形式有哪几种?

6.1．简述规范类文书的撰写步骤。

6.2．简述规范类文书的撰写要求。

6.3．简述细则的含义及其撰写要点。

6.4．简述决定的适用范围。

6.5．简述通报的适用范围和类型。

6.6．简述请示的种类和特点。

6.7．简述报告的适用范围和特点。

6.8．简述会议纪要的特点。

6.9．简述请示的结构和撰写要求。

6.10．简述总结报告的撰写要求。

7.1．简述收文处理程序的一般内容。

7.2．简述发文处理程序的一般内容。

7.3．为什么说公文处理是一种具有特定法律

后果的行为?

7.4．简述加强公文处理制度建设的重要性。

7.5．简述领导群体在公文处理中重要责任的

具体体现。

7.6．简述办毕公文处置程序的一般内容。

8.1．收文审核的重点。

8.2．简述需要拟办的公文的范围。

8.3．简述拟办的含义和意义。

8.4．简述收文登记的作用和做好登记工作的

要求。

8.5．简述组织传阅的含义与做好该项工作的

要求。

8.6．简述注发的含义及作用。

8.7．简述公文校对的方法。

8.8．简述用印的具体要求。

8.9．简述清退的范围。

8.10．简述清退的具体方法。

8.11．简述公文流转在网络环境中与在传统

纸质文件流转过程中的区别。

8.12．简述归档整理的含义及其必要性。8.14．简述做好校对工作应注意的问题。

8.15．简述发文的主要传递渠道。

8.16．简述公文的销毁的含义、条件和范围。

9.1．简述文件归档整理的意义。

9.2．简述文书处理部门负责归档整理工作制

度及其优越性。

9.3．简述机关档案机构对归档整理业务指导

与监督的主要内容。

9.4．简述文件归档整理的原则及其相互关

系。

9.5．简述文件分类过程中需要注意的问题。

9.6．简述归档文件组合方法。

9.7．简述划定文件归档范围时应注意的问

题。

9.8．简述平时归卷的重要性和一般程序。

9.9．简述建立健全归档制度的意义。

9.10．文书部门在向档案部门移交文件材料

时应注意哪些问题?

9.11．如何维护文件之间的“固有联系”?

9.12．一个单位或者组织中文件整理的工作

重点是什么?

9.13．简述年终调整工作的内容。

10.1．简述卷内文件目录及其各项的填写规

范。

10.2．简述案卷题名作用、拟写要求与结构。

10.3．简述卷内备考表的作用和内容。

10.4．简述案卷目录的作用和基本结构。

10.5．简述归档文件目录的项目及其填写要

求和方法。

10.6．简述归档文件装盒的原则。

10.7．简述电子文件收集的要求。

10.8．简述电子文件鉴定的内容和要求。

10.9．简述电子文件归档的要求和方式。

10.10．简述电子文件归档移交检验的主要内

容。

10.11．简述卷内文件排列的方法。

10.12．简述案卷排列方法

10.13．简述归档文件分类方法的新变化。

10.14．简述归档文件的排列方法。

简答题答案

1.1．简述文书的形成条件。答：(1)文字的

形成是文书产生的必要条件。文书区别于

其他交流载体的首要特征就在于它有准确

的信息内容，这种准确的“信息内容”是

文字所赋予的。后世的学者明确指出，自

有文字后，文书也就逐渐产生。(2)社会组

织的形成是文书产生的充分条件。文书的

另一个区别于其他交流载体的特征就在于

它是带有一定策令性的信息，带有一种影

响力，而这种影响力是由制作文书的社会

组织的权威性赋予的。

1.2．简述文书的概念及其与公文、文件的关

系。答：一般认为，文书是人们在社会实

践活动中为处理各种事情的需要，以文字

的方式，在特定载体上形成的具有一定效

用的信息记录。(1)文书、公文和文件三者

在内涵上没有本质的区别，都是人类社会

实践活动中为处理某种事务的需要而直接

形成的信息记录。公文概念的提出主要是

为了区别于私人文书。同时，我们还应该

认识到，公文是文书的主流，是文书学研

究的主要内容。无论是从文书的起源、发

展上看，还是从文书的现实功能去分析，

公文都在文书群体中起着骨干和主流的作

用。(2)三者在外延上有一定的区分，按从

大到小的顺序排列应该是：广义文件>文

书>公文>狭义文件。此外，文书、公文、

文件概念的形成还源于历史和习惯两个因

素，造成文书和文件存在着一些细微的差

别：由于文书的概念形成较早，人们在使

用过程中，赋予了它一些引申的含义。文

书除了特指一种信息记录外，还可以指从

事此项工作的职业和人，在我国的军队系

统中至今仍沿用文书这种职业称谓。而文

件则不具备这种含义。

1.3．简述文书的特点。答：(1)文书的记录

性，是指文书内容对社会现象的反映状态，

它是由文书的形成过程及其结果决定的。

①从文书的形成过程看，文书是人类社会

活动的直接记录，真实客观地记录了形成

者在特定时空内的所思所想、所作所为，

保留着人类社会活动的真实面貌，这是其

他信息载体不能替代的。②从文书的形成

结果看，文书是人类社会发展到一定阶段

的产物，它是以文字的产生和社会组织的

存在为前提的。(2)文书的传递性，是指文

书实体作为信息形式的运行状态，它是由

文书的制作目的决定的。在人类社会实践

中直接形成的事物或现象多种多样，它们

分别服务于人类的特定需要。而文书的形

成，就其制作主体的直接目的而言，是为

了向受文者传递某种信息。文书的传递性

以克服时空的界限为极致。文书是记录性

和传递性的统一体。记录性是传递性的条

件，没有文书的记录性，没有真实的社会

活动记录，文书就失去了传递的必要。而

传递性是记录性的目的，没有文书的传递

性，没有文书传递性充分的社会效果，文

性和传递性既是相辅相成的，又互为因果，

共同构成文书的基本特征。

1.4．简述文书学的基本特征。答：(1)应用

性与理论性的统一。文书学的研究对象来

自广泛的社会实践，并伴随着社会实践的

发展而发展。同时，文书学作为一门独立

的学科，它是对社会实践规律性的总结，

而不仅仅是客观现象的描述，有着自身的

范畴、原则和基本原理，具有较强的理论

性。(2)综合性与独立性的统一。文书及文

书工作所记述和服务的对象是社会管理事

务，所涉及的专业和学科领域十分广泛，

这就决定了文书学在学科结构和内容上必

然融合史学、法学、管理学、语言学和文

章学等学科的相关知识，表现为一定的综

合性。同时，文书学又不是上述学科的简

单相加，它有着自身特定的研究对象和相

对独立的学科体系，是其他学科不能包容

和替代的，具有很强的独立性。

1.5．为什么要学习和研究文书学?答：文书

学的研究对象及其学科特征决定了文书学

的历史地位，同时也决定了学习和研究文

书学的重要意义。(1)有利于提高公务人员

的基本技能。文书学是一门实践性很强的

学科，其基本功能在于应用。当代各国的

公务员制度，实际上无一例外地吸取了中

国古代科举制度的合理成分。其中之一，

就是把文书的写作与处理作为公务员考

试、考核的重要内容，其目的在于使公务

人员具备管理活动所要求的基本技能。(2)

有利于总结管理活动的经验。文书的主流

是公务文书，它是社会组织从事管理活动

的产物，是一种沟通手段和管理工具。因

此，探讨文书及文书工作的理论、原则，

吸收古今中外文书工作的合理成分，推动

文书工作的规范化和科学化，其根本目的

在于总结管理活动的经验，并将这些经验

应用于现实工作，提高管理活动的效率。

(3)有利于继承优秀的文化遗产。文书作为

一种社会现象，产生于社会实践，是人类

社会发展的真实记录。从文书的记录内容

到其基本形式，都客观反映了人类历史的

发展过程。而人类社会的发展，从某种意

义上讲，是一种沿袭和扬弃的过程，表现

为一定的继承性。文书则是这种继承性的

结果，是不可多得的文化遗产。因此，学

习和研究文书学的过程，实际上就是对文

化遗产的发掘和保护过程，是继承文化遗

产的过程。

1.6．简述文书工作演化发展的规律。(1)文

书制成材料的改进。文书制成材料的特点

以及与不同文书功能相适应的选材要求，

不仅关系到文书的寿命，而且反映了文书

的形成及其规律。(2)文书的种类、用途和

制度的变迁。文书用途的变化是其所记录

的信息内容变化的反映。随着人们交流形

式的增加，产生了私文书和专用文种；随

着管理内容的复杂化，文书从较为单一的

传递向多种传递方向发展，产生了平行文

书及其公布形式；随着管理方式的规范化，

文书的格式日趋固定。文书用途的变化结

果是产生用以区别其用途的文书名称。总

之，文书与文书工作的发展变化，是同社

会发展相联系的。从总体上看，人类社会

的发展，需要文书这样一种信息交流的方

式；从具体形式上看，文书的种类、用途、

载体和制度的变化，又是各种信息交流方

式的表现，它必须服从和服务于社会管理

方式的需要。

1.7．简述文书的作用。答：文书的作用是指

文书作为一种信息记录，在人类社会实践

活动中独立承担的功能。一方面，文书的

作用是由文书的基本特征决定的，它是文

书的内在属性的外化形式；另一方面，文

书的作用又是一种相对独立的形式，是其

他信息载体不可替代的。(1)传播信息作

用。文书作为一种信息的载体，其首要作

用在于传播信息，这是由文书的形成特点

决定的。人们制作文书的目的，就是要把

一定的信息传递给受文者。如果文书失去

了传播这一运动形式和基本功能，文书的

“生命”就终止了。但是，文书信息的传

播有着自身独特的规则，如行文的方向、

行文的程序等。因此，文书传播作用的结

果，往往不是形成系统的理论知识，而是

一种真实的实践过程。(2)凭证依据作用。

文书作为一种信息载体，同其他载体的显

著区别就在于其记录性和真实性。文书的

凭证依据作用，取决于文书的形成主体和

文书内容的权威性。就文书的形成主体而

言，是社会组织或个人，其身份是真实的、

合法的；就文书的内容而言，是人类社会

实践的直接记录，其成分是原始的、可靠

的。因此，文书成为人们从事现实活动的

依据，继而成为人们追溯历史的凭证。(3)

不同的文书种类，由于其记录信息内容的

差异，其传播信息作用和凭证依据作用还

会表现在法律、教育、管理等不同的领域，

并存在质、量的差别。

2.1．公务文书有哪些特点?答．、1)由法定作

能以自己的名义行使权力和承担义务的国

家机构与其他社会组织或其法定代表人。

法定作者主要包括：国家机关、企事业单

位、人民团体及其负责人。(2)具有法定权

威和现实执行效用。在公务活动中制发公

文，都是各类社会组织在其职权范围内行

使法定职权的体现，具有各自权限的法定

权威。主要体现在：公文在法定的时间与

空间范围内能够对受文者的行为产生强制

性影响，具有约束力；公文在特定范围的

公务活动中针对特定对象产生的执行力和

凭证功能，具有法律认可的其他任何文献

形式所无法替代的权威；上级机关公文的

权威性大于下级机关的权威性。现实执行

效用是其法定权威性的作用形式。(3)具有

规范体式。体式是文体与格式的总称。公

文必须具备国家统一规定的规范的体式，

用以维护公文的严肃性、权威性、准确性

与有效性，便于公文的写作与处理，这是

公文区别于其他文献形式的明显标志。公

文的规范体式是公文合法性的象征，各类

社会组织在撰制公文时必须遵守，不得各

行其是。(4)具有特定处理程序。公务活动

的组织与运行和公文的形成与处理具有各

自的规律与特点，其产生和运行状态，直

接关系到社会组织开展工作的质量和效

率。为此，国家有关部门制发了统一规定，

各单位建立了公文处理与管理系统与秩

序，以保证公文处理程序的有效运行。总

之，法定权威和现行效用是公文最本质的

特点；法定作者是公文具有法定权威和现

行效用的前提；规范体式是公文具有法定

权威和现行效用的象征；特定处理程序是

公文具有法定权威和现行效用的保障。

2.2．简述公文的功能。答：(1)公文的基本

功能：①公务管理的工具。公文的首要功

能是一种公务管理的工具。会文内容、公

文运转以及行文规则，都是管理理论租原

则的具体应用。脱离公务管理，背离了管

理活动原则，公文的存在就没有了意义。

②社会沟通的手段。公文在上传下达、左

右沟通、实现公务管理工具效用的同时，

在客观上成为社会组织之间、社会组织与

民众之间相互沟通的手段。(2)公文的具体

作用：①行为规范作用。②书面领导与指

导作用。③联系与处理公务作用。④宣传

教育作用。⑤凭证依据作用。此为公文最

突出最宝贵的作用。

2.3．简述公文现行效用的时间范围界定。答：

(1)公文的生效时间，即公文现行效用时问

范围的起点，通常有以下几种情况：①公

文自形成之日起生效。②公文自通过或批

准日起生效。③公文自公布日起生效。④

以公文自身规定的时间为生效时间。⑤以

其他公文规定的时间为生效时间。⑥以公

文送达规定受文者的时间为生效时问。(2)

公文的失效时间，即公文现行效用时间范

围的终点，通常有如下几种情况：①公文

本身规定了停止生效的日期，到期自行终

止。②由其他合法公文规定公文现行效用

的终止It期。③效力等级高的有效公文生

效后，与之相抵触的效力等级低的公文一

律即行失效。④公文被具有法定权利的机

关依法定程序明令废止、撤销而失效。⑤

公文随相应新公文依法生效而全部失效或

部分失效。⑥公文针对的事物本身具有明

确的有效期限，逾期公文自然失效。⑦公

文针对的社会事实已完全消灭或公文规定

的任务已完成，公文自然失效。⑧公文制

发机关不复存在，又无其他合法机构继承

其相应职能的，机关被撤销之日起公文失

效。⑨不具备反复适用性质的公文所针对

的事务已一次性处理完毕，除法律、法规

或其他有效公文有专门规定外，公文不再

适用于处置同类事务，自行失效。⑩不同

作者就同一事项前后制发有不同规范性内

容的公文，除法律法规有特别规定外，效

用等级低的公文全部或部分失效。若公文

的效用等级完全相同，一般由双方作者共

同的上级机关或司法机关作出裁断，撤销、

废止公文或纠正其中不一致的内容。

2.4．简述公文现行效用的空间范围界定。答：

(1)宪法、法律、行政法规和由国务院各部

门制定的规章等和其他由中央国家机关及

其部门制发的带有规范性的公文在全国范

围内生效，但另有规定的例外；地方性法

规和地方规章和其他由地方国家机关及其

部门制发的带有规范性的公文在本行政区

域内生效；民族自治地方的自治条例在本

自治区域内生效。(2)由公文本身依法明确

规定。(3)由有关法律、法规和规章予以明

确规定。(4)由有关法定机构依法予以认

定。(5)以公文内容针对对象的法定责任、

义务、权利所及的范围为准。

2.5．简述公文现行效用的机关范围界定。答：

(1)宪法、法律对一切国家机构和社会组织

产生效办。(2)行政立法性的规范性的公文

对作为行政相对方的一切社会组织发生效

力。(3)公文本身依法予以明确规定。(4)

以公文本身依法正确标明的主送机关为

文者为准。(6)以法律、法规和其他效用等

级高的文件中的规定为准。(7)以依法应为

作者实现或保护法定权益的机关为准。

2.6．简述公文现行效用的人员范围界定。答：

(1)宪法、法律、行政法规和由国务院各部

门制定的规章效用所及包括全国公民及处

于本国境内的外国人和无国籍人。(2)地方

性法规和规章效用所及只包括该地方的个

人。(3)各国家机构和社会组织内部制发的

基本规范性公文效用所及包括该机构组织

的全体组成人员。(4)由公文本身依法予以

明确规定。(5)由法律、法规和其他效用等

级高的公文予以规定。

2.7．简述公文现行效用的等级。答：不同作

者制发的公文，其现行效用在层次上也是

有高低之别的。低等级公文的效用大都源

生于高等级公文，因此，无论其内容还是

形式均不得与高等级公文抵触。在不同效

用等级的公文规范性内容不一致时，除特

例外，应适用和执行效用等级高的。(11)

在规范性公文中，效用等级最高的是全国

人民代表大会制定的宪法，其次是全国人

民代表大会及其常委会制定的法律，再次

是由国务院制定的行政法规等，再其次是

由国务院各部门制定的规章等，接着是省

级权力机关制定的地方性法规、自治条例

等，然后是省级人民政府制定或批准的规

章等。其后依此类推，按统辖权的大小排

列公文效用等级。同一辖区内权力机关的

规范性公文的效用等级高于同级人民政府

的规范性公文。(2)国家机构以外的其他社

会组织制定的规范性公文的效用等级一般

均低于国家机构制定的规范性公文。在这

些社会组织内部，按其法定的组织序列排

列的不同级别，组织制定的规范性公文的

效用等级是，同级组织中权力机构制定的

规范性公文的效用等级高于执行机构制定

的。(3)规范性公文之外的其他通用公文，

按作者组织系统或专业系统的归属及法定

级别和权限确定现行效用的等级。(4)专用

公文的效用等级大都由权威性机构以法规

规章的形式予以明确规定，有的则需要遵

从本领域内公认的习惯、惯例。(5)私文的

效用等级有些需依照法律法规的明确规定

确认，有些则也需遵从公认的习惯、惯例。

(6)在我国由中国共产党各级组织制发的

公文在效用等级方面具有一定的特殊性：

其所制发的规范性公文分别是全党和党内

不同级别的具体组织内部全体党员的行为

准则和规范；其所制发的以执政党法定地

位为支持的表明其各项方针政策原则的领

导指导性公文则不仅对党内，而且对全国

各项事业、各项工作有法定的决定性影响。

同级党组织在法定范围内制发的此类公文

的效用等级要高于同级国家机构和其他社

会组织制发的领导指导性公文。中国共产

党同样必须在宪法和法律范围内活动。

2.8．简述电子文件的含义及构成要素。答：

电子文件指在数字设备及环境中生成，以

数码形式存储于磁带、磁盘、光盘等载体，

依赖计算机等数字设备阅读、处理，并可

在通信网络上传送的文件。完整的电子文

件包括以下三个要素，缺一不可：(1)内容

信息：文件中所包含的表达作者意图的信

息。(2)结构信息：文件内容信息的组织表

达方式。(3)背景信息：能够证明文件形成

过程和文件之间相互关系的信息，包括表

示文件来源和传送目的地的信息、与内容

信息相关的其他信息。

2.9．简述党内法规和党内制度的区别。答：

(1)党内法规是共产党的中央组织、中央各

部门、中央军委总政治部和各省、自治区、

直辖市党委制定的用以规范党组织的工

作、活动和党员的行为的党内各类规章制

度的总称。党内法规是成文制度，其制定

主体是省级以上党组织。(2)党内制度是党

的各级组织“制定的用以规范党组织的工

作、活动和党员的行为的党内各类规章制

度的总称。”(3)党内制度的外延要大于党

内法规的外延，一是非成文制度不属于党

内法规，而在党内制度中有些是“形成”

的而不是“制定”的，并无成文的形式；

二是省和直辖市以下党组织尤其是基层党

组织制定的规章制度因其约束范围较小，

也不属于党内法规的范畴；三是党内制度

范畴中的体制、机制问题也不属于党内法

规的范围。

2.10．电子文件主要有哪些种类?答：从不同

的角度可以对电子文件进行不同的划分。

从信息表现形式和存储格式的角度来看，

对电子文件可作如下划分：(1)文本文件，

指使用文字处理软件生成的文件，常用的

文件格式有WPS、DOC等。(2)图形文件，

指用计算机辅助设计或绘图软件等获得的

图形文件，常用格式为EPS等。(3)图像文

件，指使用扫描仪、数码相机等数字设备

采集或制作的图像文件，常用的文件格式

有JPG、TIF等。(4)影像文件，指使用数

码摄像机等视频设备或动画软件等生成的

动态影像文件，主要格式有MPEG、AV1等。