学生会档案管理方案

南京师范大学信息工程学院

学生会档案管理方案

档案是学生会工作的史册和信息库，它起着凭证、依据和史料的作用，并为团委指导帮助学生会开展工作提供丰富材料。档案管理得科学合理，既可以反映当时工作得情况，又可以为今后开展工作提供重要的参考资料和文献。故，为了加强学生会工作档案管理的系统性、完整性和科学性，使学生会的工作形成一定的历史资料，特制定如下制度：

一、文件管理内容：

学生会档案分类为：各类文件类（上级文件、申报表、申请表）、会议记录类、人事档案类（包括各部门档案类及奖惩记录类）、工作计划类，活动实践内容类及工作总结类，讲座类及其他共八类，有关档案都将据此分类：

1、文件类：

上级文件，申请表，申报表，策划书，活动总结等；

2、会议记录类：

1）信息工程学院团总支各项会议，学生会各项会议，信息工程学院党总支下属学生党员一支部、学生党员二支部会议；信息工程学院团总支下属各班级团支部会议。

2）会议时间、地点，会议主持人、参与对象、与会人数，会议摘要，会议实况记录照片等；

3、人事档案类：

学生会人事任免，学生会人事调动，学生会人事奖惩等，主要由办公部配合收集资料，并完善；

4、工作计划类：

学生会各部门每学期工作开始（开学第一、二周）向学生会主席团呈交的一份详细的工作计划，即本部门在未来一学期内的各项工作设想。

5、实践、活动内容类：

活动：

1)凡我院主办、参与的活动；

2)活动策划书，以及活动总结，活动名称、时间、地点，主办方、参与对象，活动情况

（包括获奖情况等信息），活动实况记录照片等；

实践:

1)青年志愿者实践活动，我院自己组织的实践活动（包括参观一些公司企业生产基地

等），暑期社会实践活动。

2)实践活动名称、时间、地点、活动参与对象、活动实行情况及效果。

3)暑期社会实践活动需记录：是否建立了实践基地，如有需记录实践基地名称及实践基

地基本情况以及我系暑期社会实践总体参与情况，参与率。

备注：

学生会各部门组织活动应当制定活动计划书（策划书），并于活动结束后及时做出活动总结，并把工作总结于活动结束后3天内交于办公室，此工作计划保留存档，以利于期末部门考核时起参照作用；凡学生会集体获得的奖品、纪念品作为工作成绩的体现，必须交给办公室妥善处理，任何人不得私自占有。

6、工作总结类：

学期末上交的一份各项工作的详细记录；副部长级以上的干部则须递交一份详细的职务报告，报告应介绍任职期间的工作内容及工作经验教训，并存入档案；

7、讲座类：

1）我院举办及参与的所有讲座；

2）讲座名称、时间、地点，讲座主讲人、主持人、面向对象，讲座内容摘要，讲座情况，讲座效果，讲座实况照片记录；

二、文件材料整理工作分配：

1、负责部门：

1）办公部：文案工作

2）网络部：照片、摄影等现在电子记录工作

3）其他部门：全力辅助办公部和网络部完成工作

2、档案资料的收集：

1）学生会各部门要强化存档意识，在进行工作，开展活动时，应注意上述材料的收集、整理。及时送交学生会办公部，以便尽快存档。

2）学生会各部门按要求在规定时间向学生会主席团呈交一份详细的工作计划；事毕，各部门应将相应的工作进行总结，整理制作各部门本阶段活动记录文档册。

3）学生会成员须在学生会换届后认真填写学生会成员登记表，主席团应将学生成员登记表存档。

4）各部开展大型活动应作详细的活动计划预算，活动记载，宣传文稿，活动图片及音像资料，活动总结等，认真记录活动开展情况，一式两份，一份交由办公部管理存档，另一份由本部门管理。要求统一格式，统一稿纸。

5）收发的文件及各种相关简报等传达或传阅后一律归入档案。

3、档案管理原则：

1）当有办公部档案管理员在场时，直接由管理员负责归档；

2）管理员不在时，应及时通知管理员，由管理员整理归档；

3）管理员归档时，应详细填写档案管理纪录；

4）未经过主席或者办公部部长同意，任何人不得以私人借口借阅档案；

5）调档时，必须持有主席的签字证明；

6）调档时，必须有档案管理人员在场做详细记录，并填写档案借阅表；

7）档案一旦遗失，管理人员应立即上报有关部门并及时补档；

8）档案管理员不得私自翻看档案；

9）未经有关部门同意，任何人不得擅自改动档案，否则一经查实，报主席团严肃处理；

10）档案管理人员必须定期整理核查档案。

4、档案内容要求：

1）活动策划书、活动筹备情况、活动及进程结果、活动结束后整理得经验、教训；

2）活动新闻稿。（对于比赛类活动，必注明各轮次的战况及获胜方）

5、档案查阅办法：

为了加强档案管理工作，办公室应完整、科学地保管好学生会的档案材料，以备查询、参考、交流，特制订本细则：

1）查阅前请对照办公室档案清单，明确档案名称详细资料；

2）认真填写档案借阅登记表，并由审批人(部长)同意；

3）各部门在指定时间办理查档手续，并确认归还日期；

4）档案查阅完毕后请及时归还，过期不还且未讲明原因的讲上报主席团并做严肃处理；

5）本细则适用于学生会在各项工作中直接形成的，对今后工作具有查考、利用价值的各种文字、图样、图表、奖证、声、像等不同形式的历史记录材料的管理工作。

六、档案的要求：

为加强学生会工作档案管理制度的系统性、完整性和科学性，使学生会工作形成一定的历史资料，特建立本制度。档案制度总则在于规范学生会各类文件资料的管理，利于查询借阅及其他相关工作的有效开展。

1、学生会办公部每年换任之前整理本学年档案资料分类入库，每届学生会换届之前应

整理转交本届学生会档案；

2、学期初，由办公部负责收集整理学生会各部门部员最新名单及联系方式；学期末，

干部评定等一切评定资料及其结果应及时上交办公室并存档；

3、遇有学生会干部工作调动或辞职离任时，要及时报于办公部备案；

4、对符合规定的应当立卷归档的材料，必须按照规定，定期向档案组或者档案工作人

员移交，集中管理，任何人不得据为己有；

5、学生会的其它文件及文字资料是否列入学生会档案，由学生会办公部决定；

6、属于学生会所有的档案，由主席团决定公布：未经上述机构同意，任何组织和个人

无权公布，办公室有权查询并作相应处理。