电子文件管理与传统档案管理的区别
电子文件与纸质档案在保护技术上的区别
/【摘要】文章通过对电子文件与纸质档案在载体寿命、技术寿命、信息保护等方面的差别分析,提出了在档案管理中应注意的问题和解决办法,为树立现代档案管理理念、提高档案管理水平提供支持。
【关键词】档案;电子文件;纸质档案;差别随着我国档案事业的不断发展，档案的保存方式也发生了翻天覆地的变化。
现代办公的自动化，又产生了一类新型文档文件：电子文件。
只有认真分析比较电子文件与纸质档案的本质差异，才能辩证的看待两者的关系，充分发挥两者的优势，实现共存。
一、载体寿命的差别（一）纸质档案的载体寿命一般是由印刷纸中的纤维素性质决定尽管纤维素在不适宜的温度等条件下，容易发生水解与氧化反应，使纸张的字迹不清楚。
但如果档案管理人员在档案管理过程中采取相应的措施来隔离促使纤维素发生化学反应所需的条件，就能在很大程度上降低纸质档案受损的可能性，进而提升纸质档案的使用寿命。
（二）而电子文件的寿命则取决于其载体材料的特性其载体材料一般含有磁性物质或光学物质。
然而，构成磁盘支持体的聚酯底基极其容易与磁粉脱离，易吸附尘埃，还具有变形后不易复原等弊端。
同时，载体中的粘和剂也具有易脱落、易霉变、易磨损和热胀冷缩等缺点，使载体中记录的信息无法正常输出。
此外，磁粉中存在的磁性氧化物颗粒，其剩磁感应强度极易受外来磁场的影响从而导致消磁。
最后，由于光盘中含有的化合物具有不稳定、易氧化、易与碱溶液发生反应等性质，造成电子档案无法被长期保存。
由于电子文件的载体材料具有上述特性，电子文件的保存寿命比纸质档案的寿命要短。
二、档案保护的技术差别（一）由于纸质档案的信息不依赖于原有的技术手段所以它的寿命受新技术发展的影响程度较小，主要与介质因素和环境条件有关。
纸质档案的保护主要是在防霉、防蛀以及防潮等。
只要保护工作做到及时到位了，纸质档案的长期保存就能获得保证。
（二）电子文件从生成传输到保存都是在计算机上完成的，对计算机系统有很强的依赖性，一旦其离开原设备的技术环境，容易导致信息无法被读出。
人事档案电子文件归档和电子档案管理
人事档案电子文件归档和电子档案管理摘要：人事档案管理是人才信息的重要载体，是知人善任、选贤举能的重要依据。
只有通过信息数字化的管理模式和技术手段，才能提升人事档案管理的信息化水平，逐步实现人事档案管理的规范化和标准化。
基于此，文章主要分析了人事档案电子文件归档和电子档案管理的措施。
关键词：人事档案；电子文件归档；电子档案管理1电子档案的特点与传统的纸质档案有所不同，电子档案有着能够被快速收集、整理以及利用的特点。
电子档案主要的依托载体是计算机硬盘，借助云端数据库、移动硬盘等形式，通过音频、视频和图片等多种形式展开记载。
相较于传统的纸质档案，电子档案有着更为丰富的表现形式，能借助网络化管理和网络化传输有效节省档案管理时间，大幅提升工作效率。
同时，电子档案的应用模式意味着其内容能够实时传送给多个移动终端，快速信息传播，并存放于多种不同设备上。
值得注意的是，基于这一特点，在对电子档案复制、传输或删除等操作时，也更容易被他人无痕篡改。
2人事档案电子文件归档和电子档案管理的措施2.1文件命名规范为每个文件起一个有意义的名称是非常重要的，可以包括以下信息：（1）员工姓名。
可以在文件名中包含员工的姓名或工号，以便快速识别文件是由谁创建或负责的。
（2）文件类型。
在文件名中标明文件的类型，如报告、合同、会议记录等，以便快速了解文件的内容和用途。
（3）日期。
在文件名中包含日期信息，可以是创建日期、最后修改日期或者文件相关事件的日期，以便在需要时按时间顺序查找文件。
（4）其他关键信息。
根据具体需要，可以在文件名中包含其他关键信息，如项目名称、部门名称等，以便更加准确地识别和分类文件。
2.2文件备份定期进行电子文件的备份是确保文件安全性和可靠性的重要措施。
以下是一些备份的建议和注意事项：（1）备份频率。
根据文件的重要性和变动频率，确定备份的频率。
对于经常变动的文件，建议进行更频繁的备份，而对于较稳定的文件，可以选择较少的备份频率。
浅析电子档案管理与传统档案管理的利弊
浅析电子档案管理与传统档案管理的利弊随着信息化时代的到来，电子档案管理已经逐渐取代了传统的纸质档案管理方式。
虽然电子档案管理在许多方面具有诸多优势，但是也存在一些不足之处。
本文将从以下几个方面对电子档案管理与传统档案管理的利弊进行浅析，以期对读者有所启发。
一、效率对比电子档案管理的优势之一就是效率更高。
传统档案管理需要耗费大量时间和人力物力，包括文件的整理、保管、检索等，而且容易出现错误和遗漏。
而电子档案管理通过建立数据库，可以实现快速的档案录入和查阅，大大提高了工作效率。
电子档案还可以实现多端口共享，无需利用物理介质传递信息，极大地便利了工作。
但是电子档案管理也存在很多弊端。
首先是信息安全问题，电子档案容易受到网络黑客的攻击，一旦系统受到损坏，档案信息的丢失会对单位的日常工作造成巨大的影响。
其次是电子档案的存储和维护成本较高，一旦出现故障或者设备更新需求，维护成本较高。
这些都是传统档案管理所不会出现的问题。
二、空间利用对比电子档案管理可以大大节省空间，传统档案管理需要专门的文件柜和储物空间，占用大量的办公面积。
而电子档案管理可以将大量的文件信息集中存放在服务器或云端，无需大量的物理空间，可以有效节约公司的办公空间。
但是使用云端存储也有一定的隐患，特别是一旦出现网络问题或者服务器故障，可能导致档案信息的丢失；而且部分企业在使用云端存储的时候可能会出现信息泄露等问题，需要加强信息安全意识。
三、环保对比电子档案管理相较于传统档案管理更加环保。
传统档案管理需要大量的纸张和打印，而电子档案管理无需纸张，可以减少对森林资源的浪费，对环境更加友好。
电子档案管理也带来了一定的电子废料，一旦设备更新，旧设备的处理也会对环境造成一定的影响。
电子档案管理也需要大量的电力支撑，如果使用不当将成为一种能源浪费。
四、可持续性对比电子档案管理可以实现档案信息的持续更新和管理，传统档案管理很容易出现档案丢失和信息陈旧的问题。
电子档案与传统档案管理的优劣
电子档案与传统档案管理的优劣档案信息资料的载体发生了很大的变化，这是因为电子信息和计算机技术的迅速发展和普及应用的结果。
所谓传统档案，通俗来讲就是以纸质档案的形式来整理、记录档案信息，而电子档案则是依托计算机的信息网络系统和相关硬件设备来加以管理和维护的。
前者主要是依靠人工来进行建档、归档，存在诸多复杂的工作环节，而后者的很多操作步骤都是计算机和其软件来完成。
它们之间的优劣以及区别即是本文重点讨论的内容。
标签：电子档案；传统档案；区别引言计算机以及信息技术的应用领域和范围越来越广泛，档案管理也在积极推进电子化档案的管理模式和操作方法，工作人员在处理归档和建档等多种工作程序和问题时，电子档案已经省略了很多复杂的工作环节，也就是人工整理、分辨和建档、归档的工作流程，而以计算机系统和软件程序来的运行来替代人工工作，完成相应的档案管理类工作任务和具体细节。
由此可见，电子档案的出现大大改变了管理人员的工作模式和基本习惯，切实提高工作效率。
1 电子档案相对于传统档案的优越性电子档案是指人们在社会活动中形成的，以计算机盘片、磁盘和光盘等化学磁性材料为载体的文字材料。
它主要包括电子文书、电子信件、电子报表、电子图纸等。
与传统的纸质档案相比，电子档案有很多优点：1.1 电子档案不受时间、空间、人员的限制在电子档案出现以前，很多珍贵的纸质档案由于受保存条件、纸张质量等外在条件的制约，都成了易损易坏的孤本，即使有几个复印件和副本，也很难满足人们的大量需求，在有限的数量下，文件的共享利用很有限，也就是说，传统的纸质文件只能在固定的地点，规定的时间内，极少数人可以借阅。
时间、空间、人数限制都影响了资源的最合理有效的利用。
另外，传统的纸质档案在保存上也存在巨大风险，不可能做到所有的珍贵档案都有复印件或副本，所以，一旦出现损毁或遗失，将是无法挽回的损失，如果为了避免這种情况的出现而限制借阅、查看，档案又失去了它应有的价值。
电子类的文件在这一点上有很明显的优势，它不像纸质文件一样具有唯一性，档案管理人员随时可以进行复制保存，甚至那些珍贵的档案都可以转化成电子版，档案不再受“孤本”限制。
档案管理制度的纸质档案与电子档案
档案管理制度的纸质档案与电子档案引言在信息时代的今天，随着科技的迅猛发展，传统的纸质档案渐渐被电子档案所取代。
纸质档案与电子档案都是档案管理制度中重要的组成部分。
本文将以档案管理制度的纸质档案与电子档案为主题，对两者进行比较和分析，探讨其各自的优缺点以及应用场景。
档案管理制度的纸质档案纸质档案的定义与特点纸质档案是指利用纸张作为载体记录、存储和传递信息的文书档案。
其特点包括可靠性高、方便查阅和操作、适合长期保存等。
纸质档案的优势1.可靠性高：纸质档案不受电子设备故障、病毒入侵等因素的影响，具有较高的可靠性和安全性。
2.方便查阅和操作：纸质档案可以直接放置在档案柜中，方便随时查阅和操作。
而电子档案需要依赖电子设备，查阅和操作相对不够便利。
3.适合长期保存：纸质档案可以在室温下保存几十年甚至更长时间，相对来说更加稳定可靠。
纸质档案的劣势1.存储空间占用大：纸质档案需要占用大量的存储空间，不利于空间的利用和整理。
2.查找速度慢：相比于电子档案，纸质档案需要手动检索和翻阅，查找速度较慢。
3.不易共享和传递：纸质档案需要通过邮寄、传真等方式才能共享和传递，不如电子档案方便。
档案管理制度的电子档案电子档案的定义与特点电子档案是指以电子方式进行记录、存储和传递的文书档案。
其特点包括存储空间占用小、方便检索和传递、易于整理和共享等。
电子档案的优势1.存储空间占用小：电子档案不需要占用大量的物理空间，只需要一台电脑或网络存储设备即可存储大量档案。
2.方便检索和传递：电子档案可以利用电脑、手机等设备进行检索和传递，查找速度快，便于共享和传递。
3.易于整理和共享：电子档案可以通过文件夹、文件标签等方式进行整理，便于分类和归档，可以方便地共享给他人。
电子档案的劣势1.安全性风险：电子档案容易受到病毒入侵、黑客攻击等安全风险的影响，需加强安全保护措施。
2.技术更新换代快：电子设备和软件技术发展较快，电子档案需要与时俱进，随时更新、迁移和维护。
纸质档案与电子档案并存管理方法
纸质档案与电子档案并存管理方法关键词：档案管理；纸质档案；电子档案一、纸质档案和电子档案各自的特点档案是记录各种信息的原始文件，是人们了解相关事情信息的重要参考凭证。
传统的纸质档案就是把信息记录在纸上进行保存，接下来是对纸质档案特点的总结：一是纸质档案的信息高度依赖于载体，并将原始信息记录在纸上；二是纸质档案中信息与载体很难分离出来，这样有利于信息长时间存储。
但是也存在一些客观的特殊因素，由于纸质档案的在载体是纸，那么特殊的情况下纸会燃烧、会潮湿，但是这些因素发生的概率是极小的。
而且相对于古时候的竹签和甲骨，纸已经方便多了。
三是纸质档案归档时，需要更多的人力，不同地点的纸质文件资源共享存在困难，存在信息被垄断的现象。
电子档案是指从电子文件转换而来的档案，可以使用电子媒介作为载体的计算机可识别的文件，电子档案是档案现代化的产物。
电子文件的主要特点：一是信息存储密度高，磁盘，光盘等各种电子媒体具有海量存储能力，存储空间小，存储容易。
信息的形式更加多样化。
二是电子档案的内容可以是照片，文本，声音和影像，这样使得电子档案的内容多样而生动。
这是电子档案最重要的功能。
三是电子档案是可以随时共享的，人们可以根据需求在不同的地方共享档案信息，大大提高了档案的使用率。
四是电子档案的所有内容都可以和载体可以自由分离，档案可以以复制的形式保存到自己想方便查找的地方，查阅的时候更加便捷。
二、纸质档案与电子档案的区别（一）归档方式不同从收集到装配纸质档案必须手动进行文件的分类，排列，编号和编目，归档过程中需要大量的时间和人力。
电子档案基于计算机的基础上，将数据库进行整理，在时间上要比纸质档案节省许多。
（二）保管方式不同纸质档案以纸张为存储介质，以实物形式为存在方式。
它的物理性质决定了其保管需要占用较大的存储空间，同时需要投入大量的人力、财力、物力。
电子档案则是通过对信息的数字化和编码后存储于电子介质，以虚拟的形式存在。
它的档案信息容量大、体积小，其保管可以有效地节约档案的占用空间，简化档案管理的环节和流程。
论电子文件档案化管理与传统档案管理的区别
论 电子文件档案化管理与传统档案管理的区别
（ 哈尔滨综合 开发建设有 限公 司） 要： 各种计算机技术和 电子信息技术 的应用 ， 不仅 改变 了人们 的沟通 方式， 也对 各种管理活动尤其是文件和档案管理活动进 行了颠覆， 在实 践中 要想实现从传统档案管理 向现代 电子文件档案关管理的转变 ， 就必须要 明确 二者 的区别 。 关键词： 电子档案管理 ； 传统档案管理 ； 区别
版） ． ２ ０ １ ３ （ ０ ６ ）
计算机的产生和应用极大的改变 了人类发展的进程和方式，尤其是二 十一世纪 以来， 各种相关的 电子信 息技术 的迅猛发展， 更是对人们 的沟通方 式和生活方式实现了改变 。 这种情况下， 档案管理也摆脱了原有的传统管理 模式， 实现了信息化 的管理 。要想 实现对现代电子文件 的有效档案化管理， 就必须要 明确其同传统 的档案管理的区别。下文中笔者将从几个方面对该
一
、
引 言
部门收到的电予文件的原始性 ， 真实性和准确性 ， 保证 电子文件 的法律凭证 地位。 传统的档案 的归档方式相对于 电子文件就比较简便， 是通 过一 定部 门 的证明开据 ， 对现有的材料进行更改， 在更改的过程中， 由于介质是纸制 品， 所 以没有严格 的验证程序和要求 ， 对于材 料的保密性的要求 也并不十分高。 第三、 电子文件在保管方式上和传统档案有差异。 电子文件 载体 易老化 变质及信 息多媒体、 新存贮介质的产生和发展 ， 都会影响电子文件 的长期可 读性。 档案部 门可以在接收到电子文件后打 印出一份纸质档案以作备份 ， 但 最终的解决办法还是需要计算机技术的发展和文件形成部门的配合 ，档案 部 门在接收到 电子文件后对文件进行格式转换 ， 以通用、 统一的格式存储接 收到的电子文件档案， 以便将来计算机技术发展后 ， 仍能读取 以前存储 的档 案， 保证信 息资源方便利用。 传统的档案 的保管主要是通过对纸制品资料 的 存储进 行的， 也就是说在管理过程 中必须要占用一定的空间， 而 且要严格 的 控制存储的环境 ， 避免由于受潮和其他环 境因素导致纸制品的破损和损毁 ， 所 以， 传统 的纸制 品资料的管理 的难度比较大。 第四、 电子文件的分类、 编 目等管理方式与传统档案不同。因为 电子文 件的特 殊性， 可以达到文件 …级 的管理， 所 以， 档案部门在接收到文件 同时 ， 可 以马上给每份文件编制一个唯一的文件号，并给出相应的分类号和档案 号， 根据上下行文之间的关系， 再给 出相关文件 号， 在 归档的同时进行主题 词标引、 著录 。技术条件允许时 可 以编 制多角度、 全方位 的检索工具 方 便检索查询信息 。 用户只须给出文件分类号或主题 词， 即可以找出相应 的文 件和相 关的上下级行文及附件 ， 从而大大减轻档案工作人 员的劳动强度。 传 统的档 案管理在分类的过程中，需要工作人员和档案管理人员进行手工的 分拣， 也就是说要根据不同的类 目要求和类 型的区别， 对各种档案材料进行 手工的逐 一整理 ， 这种情况 下不仅耗费大量 的时间和人力 ， 还容 易导致工作 失误， 增加 了档案管理的难度 ， 而现代电子文件的档案化管理就有效的克服 了 这 一问题 。 第五、 电子文件查询利用方式和传统档案不 同。只有符合一定条件， 利 用者才 能注册 、 登记成为电子文件中心或 电子档案馆的会员 ， 会员就可 以通 过远程 登录等方式，经电子文件中心进行确认身份并确定查阅权限获得许 可后，才可 以查询有关的电子档案信 息，并要进行借 阅登记和缴纳查询费 用。传统 的档案管理过 程中， 要想实现对某一个资料的查询 ， 必须要通过专 门的档案管理人员的查找和取件 ， 也就是说要耗费一定的时 间和精力， 但是 现代电子档案的文件管理就有效的克服 了这一不足。 四、 总 结 综上所述 ，现代电子档案的信息化管理 同传统档案管理有着非常 明确 的差异和 区别 ， 这些问题都应该引起 有关部 门的注意和重视 ， 以便更好的实 现 自身档案管理的系统升级和优化，更好的利用电子档案管理技术对企事 业单位进行管理。一 参 考文献 ［ １ 】常艳杰．信息时代档案管理网络化 的思考
浅谈电子文件对档案管理工作的利与弊
浅谈电子文件对档案管理工作的利与弊电子文件作为数字时代必不可少的一部分，已经广泛地应用到各个领域中。
对于档案管理工作来说，采用电子文件进行管理可以带来很多便利，但是也面临着挑战。
本文将从利与弊两方面，对电子文件在档案管理工作中的影响进行探讨。
1.便捷性：电子文件相对于传统的纸质文件，具有极大的便捷性。
它不需要占用很大的空间，也不需要单独的存放场所，只需要电脑或者其他电子设备即可进行管理。
而且在查找、整理和传递时都能够极大地提高效率。
2.安全性：电子文件可以通过密码保护等技术手段，保证文件的安全性。
印刷文件容易被窃取、灭失或者损坏，而电子文件备份和恢复容易，不容易丢失，还可以实现多备份存储和即时同步更新。
3.智能化：电子文件可以用多种工具进行检索和分类，能够智能化管理。
这样可以让用户更加便利地访问存储于网络上、云端的数据资料、文献、报告、图片、视频等多媒体文件。
4.节省费用：电子文件可以通过网络传输，不需要硬件设备搬迁，因此可以有效地节省搬迁和存储费用，同时还可以实现无纸化办公，为企业或单位降低开支。
1.失真性：无论是数字文件还是印刷文件，都会受到岁月侵蚀的影响。
数字文件可能因为损坏、病毒等原因损失；而印刷文件则容易被虫蛀、湿气等因素影响其可读性。
这对档案管理工作甚至可能带来灾难性的后果。
2.分散性：电子文件可以在各种媒体中进行存储，且空间成本较低，因而很容易分散化。
这就要求对电子文件进行管理的人员，必须有较为高超的管理技能，否则常常会出现文件文件无法找到的问题。
3.隐私安全问题：电子数据的便捷性固然有优点，但是同时也有隐私安全问题。
因此，企业或单位需要采用各种开放曝光的安全机制，加密技术等方式保护数据信息，避免泄露。
4.缺乏统一标准：目前大量信息采用电子文件进行存储，但是缺乏统一标准。
这就对资料的保存、检索和共享等方面都带来了挑战。
总之，电子文件对档案管理工作既带来了便捷，又带来了一系列挑战。
我们需要不断地提高电子文件管理技术，保证电子文件管理的安全性、便捷性、高效性。
电子档案管理与传统档案管理的利弊分析
电子档案管理与传统档案管理的利弊分析摘要：档案管理是指对档案进行收集、整理、保管等工作的过程;是指对档案的利用情况的记录和反映。
随着时代的发展与进步,社会经济的快速增长,电子技术的应用已经渗透到人们生活的方方面面,在档案的管理中,电子文件的作用越来越突出,其不仅能够方便查询,而且还能保存大量的信息资源。
关键词：电子档案利弊原分析解决对策引言：在当今的信息化大背景下,我国档案的管理也面临着新的挑战与机遇,因此必须要加快建设电子化的档案管理系统,为国家的现代化进程做出贡献。
目前,主要任务就是建立健全完善的电子化的数字化存储系统,使之成为一个具有统一标准的数据库体系,并以此为基础,不断地提高其服务质量,从而实现对整个社会的综合协调。
一、电子档案管理与传统档案的利弊分析存在的问题1.1档案管理对传统档案管理存在不够合理首先,档案管理部门对电子档案的重视程度不够。
目前我国的档案管理主要是由国家档案馆、省地厅等机构负责,而这些机关的工作人员对电子文件的认识还停留在纸质的理解上,对于电子档案的相关内容,也仅仅是停留在表面的了解上,没有深入的进行研究,也就导致了在实际的操作过程中,很多单位的管理人员并不能真正的掌握其具体的业务流程,甚至有些人员根本不知道自己的工作职责,更别说去做好本职的管理工作了。
其次就是,档案信息的收集与处理能力较差。
由于缺乏专业的技术人才,许多档案的整理和分析的方法都比较落后,在一定的程度上限制了其发展。
还有一些档案的管理者并不是非常精通计算机的使用技巧,因此在利用的时候会出现各种问题,比如:数据录入错误,录入的结果不准确,录入的方式不当,或者是数字的格式不统一,都会影响到日后的查找和修改。
最后一点,传统档案的保管与保存的标准较低。
1.2电子档案管理与传统档案管理有待提高传统的纸质档案是以纸张为介质的文件资料,其内容主要包括:各类文字、图形、数字等,具有保存期限短,使用范围小,不易丢失,保密性差的特点;而电子档案的存储方式是以计算机网络技术为基础的信息储存系统,其不仅可以实现对数据的共享和检索,而且能够在很大程度上避免人为操作的失误与漏洞,因此在一定的条件下,电子档案的安全性较高,但也存在着一些问题,比如:由于缺乏相关的法律法规,导致电子档案的安全管理方面有较大的隐患;另外.因为我国的电子档案的管理制度不健全,没有形成统一的标准规范,所以对不同的用户采用的档案保管方法也不一样,造成了利用的混乱情况。
由于电子文件与纸质档案保管条件的不同引发的管理差异
电子文件是人们在社会活动中形 成的， 以计 算 机盘片、 盘和光盘等化学磁性材料为载体 的文字 磁
材 料 。它主 要包 括 电子 文 书、电子信 件、电子报 表 、 电子 图纸等 等。与 纸质 文 件 比较 ，电子 文件有 以下 几个 特 点 ： （）电 子文 件 不再 是 直观 的 纸质 文件 ， １ 它 需要借 助 现代 办公 设 备 才 能阅 读利 用 ： （ ） 电 ２
则很可能会 局部 丢 失 ， 计 算机 系统 上 便 无法 读 出 在 原始信 息 ，使 电子文件 失去保 存 价 值 。因此 ，防止
的文字材料 ， 它由拟稿者直接写在磁盘上， 并在磁 盘上进行修改 ， 一经形成后 ， 马上存贮 到办公信息
数据 中 ，由档 案 人 员、技术 人 员所 共 享 。这就 使 得 文件 与档 案 之 间不 再有 明显 的 界 限。 纸质 档 案 的管
持档案工作始终与形势发展 的需要 同步，能够为各项工作的科 学决策提供及 时的服务。
关键 词 ： 电子 文件 ；纸质 档 案 ；归档 ；保 管 ；利 用
ห้องสมุดไป่ตู้
中图 分类 号 ：Ｔ ３３ 文献 标 识码 ：Ａ 文 章编 号 ：１０ ．６ １ （０ ６ ３０ ８ －３ Ｐ ３ ０ ９４０ ２０ ）０ －０ ７０
等。灰尘对 电子文件载体 的损坏主要有物理损坏、
化学 损坏 和 生 物损 坏 。物理 损 坏 是指 污 染、划伤 磁
收 稿 日期 ： ２０ — ４ ２ ０６０— Ｏ 作者 简介：赵汝荭 （ ９ ８ １７ 一），女 ，海拉 尔区档案史志局馆 员
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８ ・ ７
维普资讯
盘、 硅带、光盘表面 ， 造成记录信息的损毁 ； 化学 损坏是指灰尘 中所含 的化 学成分会 不 同程度地弓 Ｊ 起磁盘、磁带、光盘载体腐蚀、降解 等化学作用而 毁坏， 造成记录信息消失 ； 生物损坏是指 由于灰尘 是霉菌孢子的传播者 ， 也是霉菌的培养 、 繁殖基地， 霉菌分泌的酶和有机酸会损坏磁性载体和光盘， 使 数据丢失。由此可知， 灰尘既能损坏纸质档案又能 损坏电子文件载体 ， 只是对纸张而言， 即使灰尘 已 经对其产生实质性的损害 ， 如磨 损纸张、形成 “ 档 案砖 、 产生色斑和霉斑 等， 也可以通过一些修复 手段在很大程度上恢复其所记录的信息。 而灰尘一 旦对电子文件载体造成危 害， 载体上所记 录的信息
浅谈电子文件对档案管理工作的利与弊
浅谈电子文件对档案管理工作的利与弊随着科技的不断发展，电子文件已经逐渐成为档案管理工作中不可或缺的一部分。
相比传统的纸质档案，电子文件具有很多显而易见的优势，但同时也存在一些不容忽视的弊端。
本文将就此话题进行一番探讨。
让我们来看一看电子文件给档案管理工作带来的利好。
电子文件的使用大大提高了档案管理工作的效率。
无论是档案的存储、检索、还是备份，都可以通过计算机软件来完成，大大节约了人力和时间。
电子文件还可以实现多地访问，即使在不同地点的人员也可以同时对档案进行查阅和编辑，提高了工作的协同效率。
电子文件的可搜索性和分类功能也使得管理和整理档案更加简便快捷，提高了工作效率。
电子文件具有更好的保存性和安全性。
传统的纸质档案如果受到自然灾害、盗窃等事件影响，可能会造成档案的永久丢失。
而电子文件可以通过网络传输、云存储等方式实现备份和保全，大大提高了档案的安全性和保存性。
电子文件还可以通过密码保护、访问权限等手段实现对档案的严格控制，防止档案被盗用或篡改。
电子文件还具有更好的可持续性和环保性。
纸质档案需要占用大量的纸张和印刷墨水，而电子文件只需要占用一定的服务器空间，对环境的影响更小。
电子文件也更容易进行更新和迁移，不需要消耗大量的资源进行整理和转移。
对于长期保存的档案，电子文件也更容易实现永久保存，而纸质档案则需要定期更换、维护和防潮处理。
电子文件也存在一些不容忽视的弊端。
首先是安全性问题。
虽然电子文件可以通过密码保护和访问权限实现保护，但是一旦网络被黑客攻击或者服务器被破坏，档案的安全性就会受到极大威胁，可能导致档案的泄露、篡改甚至丢失。
其次是技术和格式的不稳定性。
随着科技的不断发展，以前的电子文件格式可能会出现无法打开或者解码的情况，导致档案无法读取和使用。
电子文件的存储设备也存在损坏和老化的风险，一旦损坏可能导致档案的永久丢失。
电子文件还存在着数据完整性和真实性的问题。
网络传输和存储过程中，电子文件难免会受到病毒、木马等恶意软件的感染，可能导致文件的损坏和篡改。
浅析电子档案以纸质档案的区别
浅析电子档案与纸质档案的区别于虹１李伟佳２１．青岛市再就业服务中心；２．青岛市四方区人才交流服务中心一、电子档案的定义和特性电子档案是由电子文件转换而来的。
关于电子文件，目前我国的定义是：能被计算机系统识别、处理、存储在磁带、磁盘活光盘等介质上，并可在网络上传递的数字代码序列。
电子文件的归宿是电子档案，但不是所有的电子文件都能成为电子档案，取舍的原则是看该文件经签订后有无保存价值。
所以，电子档案是具有保存价值的已归档的电子文件。
电子档案与纸质档案有相同的本质，都是文件存在的一种方式，是信息与载体的统一体，都具有物理实态的特征，电子档案和纸质都是形成者真是活动的记录，有参考利用价值，需要存档备查。
但是电子档案在记录方式上有许多不同于其他载体档案的特性：１．依赖性和不可识别性。
电子档案要依赖于计算机软、硬件和数据库与网络系统，和传统的档案在载体质量上是根本不同的。
纸质档案都是采用人工识度的记录符号，人可以直接读出；而使用磁介质和光介质的电子档案采用的是数字代码，只有借助计算机解码，才能转换成人可识度记录。
２．信息储存的高密度性。
无论是磁盘、磁带还是光盘，其存储量大大高于过去的各种信息截止，特别是光盘，有“海量存储”之称，这种信息存储的高密度性可减少档案的存储空间，便于存放。
３．载体的多样性。
传统的档案，记录信息的载体是纸，变化的是纸张规格的大小（１６ｋ、１８ｋ），但电子档案载体有磁盘、有磁带、光盘等，呈现多样化。
４．信息共享性。
传统档案由于受原件的约束，在同一时间只能有一个用户利用一卷档案，且要身到现场；但电子档案可以人在异地，在同一时间，多人不受空间的限制，同时共享同一信息，在实现了局域网和上了ｉｎｔｅｔｎｅｔ网后，人们在办公室、家中就可以利用档案信息了。
５．信息与载体之间的可分离性。
电子档案的信息不具有固定的物理位置，可以以非实体进行加工和管理，这种可分离性造成了电子档案信息易于更改，不留痕迹，易于复制、传输、便于异地调阅活形成文件。
浅析电子档案管理和传统档案管理的区别
浅析电子档案管理和传统档案管理的区别摘要：传统档案管理由于受到信息技术以及电子技术的影响，其在管理效率或者管理成本上都存在一定的缺陷。
电子档案管理方式的出现成为了传统档案管理的重要补充，对于提高档案管理效率和降低档案管理成本起到了重要的推动作用。
本文主要探究了电子档案管理与传统管理的相同点和区别，以供参考。
关键词：电子档案；传统档案；相同点；区别引言：随着我国信息时代的革新发展，为了档案管理工作提供更加高效的管理技术和方法，促进档案管理的工作顺利进行，这就必须要对电子档案管理和传统档案管理上的共同点和差异进行分析，逐步分析出两者之间的特点，从而可以对比两者的优势和不足，才能更好地完善电子档案管理工作，并在不断实践过程中，创造更多的有利条件，提升电子档案管理工作的水平。
一、档案管理方式的概述一般档案管理采用的方式是对纸质资料进行保存，不但方式多样而且纸质版的资料具有一定的保存价值。
而电子档案的管理模式主要的是利用计算机中的存贮介质进行保存，其主要的表现形式就是各种电子图书和电子文件等等。
区别于传统的纸质保存方法，电子档案不但可以对档案进行长期保存，而且还可以对档案进行迅速的传送，处理比较方便。
随着信息化以及多元化的主题发展模式不断的显现，人们对档案的管理有了更高的要求，而且需要及时的对档案进行传送和处理，而传统的管理方式却满足不了这种日益增加的需求。
但是不可否认的是传统的管理方法能够延续至今一定有其特定的原因，也体现着它的不可替代性。
但是，电子档案管理方式简单高效，能够同现代的经济发展相接轨。
因此，电子档案的管理模式必将会成为未来管理的一种潮流和发展趋势。
二、电子档案管理与传统管理的相同点1、两者的管理基础相同进行电子档案管理的时候需要利用传统的管理方法，电子管理就是将传统的信息转化为电子信息进行保存，而分类的方式以及资源的搜寻方法都与传统管理方法类似，可以说电子的管理是传统管理方法的延伸和完善。
浅谈电子档案管理与传统档案管理的利弊
浅谈电子档案管理与传统档案管理的利弊摘要：随着我国信息技术的不断提升，传统档案管理方法逐渐被淘汰，取而代之的便是电子档案管理方法，电子档案管理方法不仅可以确保档案的完整性，而且还能防止档案在管控的过程中出现丢失或者记录不完全的现象，并且查阅人员对档案进行查阅时也可以仍然便利，与传统档案管理方法相比更具有优势。
但是，电子档案在管理的过程中还有许多问题有待解决，还需要对信息技术进行不断的提升，推动档案在管理过程中的现代化和智能化方向，这样才能使档案在管控的过程中更为安全。
本篇文章撰写的内容主要是根据电子档案管理与传统档案管理的利弊进行分析，并对电子档案在管理中存在的问题提出针对性的解决措施。
关键词：电子档案管理；传统档案管理；利弊引言：传统档案在管理的过程中需要依靠人力对档案进行归纳和整合，并且会采取纸质存档的方式对相关数据进行记录，这样不仅无法保障数据在记录过程中的安全性，而且还很容易出现数据记录错误的现象，因此工作效率会非常低。
另外，传统档案在调取过程中的时间比较长，缺少应用的时效性，所以在管理过程中存在许多问题。
随着信息技术的不断发展，电子档案管理方法逐渐出现在档案管理中，该方法会使用智能化的方式利用信息技术对档案进行存档，这样不仅可以提高档案在管理过程中的安全性，而且还可以延长档案在保存过程中的周期，同样也可以为调取者节省调取时间，展现其高效的特点和优势。
1.传统档案管理和电子档案管理在应用过程中的共性档案管理主要是对相关数据加强记录，并且在应用的过程中可以将其进行调取，为应用者提供更多便利性的条件，展现档案在管理过程中的服务性。
无论是传统档案管理方式还是电子档案管理方式都是为了满足人们在日常生活中对档案的需求而开展的，因此存在明显的共性。
另外，虽然传统档案管理方法与电子档案管理方法相比不占优势，但并不意味着传统档案管理方法一无是处，每种方法在应用的过程中都具有各自的特点，而电子档案管理是新时代社会发展过程中的产物，所以存有现代化发展的特点，相比传统档案更具有优势。
浅析电子档案管理与传统档案管理的利弊
浅析电子档案管理与传统档案管理的利弊电子档案管理与传统档案管理是两种不同的档案管理方式，各自有着一定的利弊。
下面将从多个方面对电子档案管理与传统档案管理进行浅析，以帮助更好地理解两种档案管理方式的优劣。
一、存储方式1. 电子档案管理：电子档案管理采用数字化存储方式，将档案信息转化为电子文件进行存储和管理。
电子文件可以存储在磁盘、硬盘、服务器等电子设备中，具有较大的存储容量和灵活的存储方式。
2. 传统档案管理：传统档案管理使用纸质档案进行存储和管理，需要占用大量的实体空间。
纸质档案容易受到破坏、丢失和遗忘，且查找和归档工作相对繁琐。
二、传输与共享1. 电子档案管理：电子档案管理方便了档案信息的传输和共享。
可以通过网络、云存储等技术，快速传输电子档案信息，并方便多人在线共享查看。
2. 传统档案管理：传统档案管理往往需要人工搬运、邮寄等方式进行档案的传输，耗时且容易导致档案的损坏和遗失。
档案的查阅和共享需要在特定的地点进行，不方便多人在线共享。
三、查找和检索1. 电子档案管理：电子档案管理可以通过关键词、索引等方式进行快速查找和检索，节省了大量的时间和人力成本。
并且可以通过技术手段，对档案信息进行自动分类和整理。
2. 传统档案管理：传统档案管理需要手动翻阅档案，难以快速找到所需信息。
纸质档案容易出现错位、损毁等问题，增加档案查找和检索的难度。
四、安全性1. 电子档案管理：电子档案管理需要采取一系列的技术手段和安全措施，防止非法访问、篡改和数据丢失等问题。
技术的不完善和信息泄露的风险仍然存在。
2. 传统档案管理：传统档案管理需要采取物理安全措施，如保管在安全的地方，限制存取权限等。
人为疏忽、自然灾害等因素容易导致档案的损坏和丢失。
电子档案管理相比传统档案管理具有许多优势，如存储方式灵活、传输共享便捷、查找检索快速和安全性较高等。
电子档案管理也存在信息泄露和技术风险等问题。
传统档案管理虽然操作相对繁琐，但在可控范围内具有更低的风险。
分析传统档案管理与信息技术档案管理二者的优劣
分析传统档案管理与信息技术档案管理二者的优劣摘要：信息技术水平伴随着我国经济的快速发展不断提升，档案管理的形式也发生变化，由传统的档案管理形式，过渡到信息技术档案管理，两者之间有各自的优点以及缺点，本文将对传统档案管理，以及信息技术档案管理各自的优势和劣势进行全面的分析。
关键词：传统档案管理;信息技术档案管理;优劣随着我国社会经济的飞速发展，传统的档案管理工作效率低，已经不能够满足当下社会发展的需求，为提高工作效率，节省人力成本、节省物力资源，电子档案管理形式出现，通过互联网技术，进行档案的管理，有效改善传统档案管理中的不足之处。
现如今，档案的管理形式多样化，内容丰富化，信息技术档案管理虽然能够提高工作效率，具有便捷、及时等优势，但是也存在一定的安全隐患问题。
传统档案管理的效率虽不如信息技术档案管理，但在原始资料保存和档案安全等方面，占据一定的优势。
在传统档案管理和信息技术档案管理的对比中，可以更加清晰明确的分析两者之间各自的优势和劣势。
不管是传统还是信息技术档案管理，都是社会时代发展下的产物，都具有不可忽视的作用[1]。
1 传统档案管理和信息技术管理异同1.1 档案管理相同点（1）价值和存在形式相同，传统档案和信息技术管理下电子档案都是以档案的形式而存在，都是对具体事件的具体记录，并且都是以数据为载体，都具备真实性，所以价值是相同的。
（2）实质性作用相同，虽然传统档案、电子档案在存在的形式和管理方法上有很大不同点，但实质作用相同，就某县城健康管理局而言，二者都是对健康数据进行记录，为健康管理局未来发展提供真实可靠的数据资料。
（3）工作原理相同，无论是传统档案和信息技术下的档案都是时代发展进程的体现，都对信息进行分类收集和管理，形成档案，为日后参考和查找提供历史依据，所以二者工作原理是相同的[2]。
1.2 档案管理不同点（1）保存方式不同，传统档案一般以纸质为主保存，可以长期保存，不容易出现数据丢失的情况。
电子档案与传统档案管理的异同对比
电子档案与传统档案管理的异同对比作者：谢俊鸿来源：《办公室业务（上半月）》 2016年第9期【摘要】在当今信息技术高速发展的时代，电子档案管理逐渐成为时下潮流的信息管理发展趋势。
在进行电子档案管理过程中为了加强对电子档案的有效管理和归档工作，找出电子档案与传统档案管理过程中相同点和异同点进行分析比较，更好的帮助今后电子档案和传统档案管理工作。
【关键词】电子档案；传统档案；相同点；异同点近年以来，我们在电子信息技术方面已经拥有重大的突破，一些相应的技术也在不断地发展和完善。
随着计算机的发明和计算机技术的延伸，已经从本质上改变了传统的档案管理办法。
本次主要针对当前电子档案管理与传统档案管理办法之间的相同点和异同点进行分析对比，通过对两者之间的相互比较，为更好的帮助完善档案之间的管理，找出提高档案管理的办法和存储途径。
一、电子档案与传统的档案管理之间的共同点（一）电子档案与传统档案管理基础相同。
电子档案管理过程中首先依靠的是传统的档案管理办法，将传统档案管理过程中需要用到的信息转换为电子档案管理的办法，传统的档案管理是电子档案完善的基础。
在当前的电子档案管理过程中，一般需要依靠外部力量将信息资源通过网络电子形式进行收集和传输，然后进行分类存储归档，但是，在这过程中，信息资源并不会自动地进行分类存储归档，需要依靠传统的档案管理办法先进行分类存储归档，然后转换成电子档案形式进行储存。
另外，对于电子档案管理和传统档案管理都离不开科学有效的管理办法，都需要人为的进行分类和存储，管理工作对于这两者之间的正常运行有着非常重要的作用，如果出现交叉或者错误，必然都会对电子档案管理和传统档案管理带来不必要的麻烦。
（二）电子档案延伸了传统档案的信息资源。
电子档案最大的优势之一就是能够储存非常大的信息资源，而且在储存大量信息资源的同时占有非常小的体积。
在电子档案储存大量的信息资源过程中，我们可以非常容易地找到相关的信息，更好地进行使用，达到最佳的使用效果。
电子档案管理与传统档案管理的利弊
电子档案管理与传统档案管理的利弊【摘要】信息技术在各个领域的广泛运用受到了人们的不断关注，信息技术结合管理模式不仅仅改变了传统的企业管理方式，同时也颠覆了传统档案管理方式，特别是现如今电子档案管理的不断兴起，不仅提高了档案管理的效率，同时也规避了档案管理中最容易出现的安全隐患，极大程度上改变了档案管理原本存在的不足。
【关键词】电子档案管理;传统档案管理;相同点;不同点一直以来，我国在档案管理以及存储方面较多采用纸质的方式，在档案管理过程中多以文字和图表的形式进行保存，而相较于现如今的电子档案管理，以硬盘以及计算机作为主要的存储介质。
传统的纸质图表以及文字更容易出现遗漏以及修改等问题，纸质档案在调取时效率低下、使用率低，因此现如今信息技术发展背景下，越来越多的领域对于档案管理以电子存储的方式为主，利用计算机以及网络技术实现对于档案的有效存储、处理、调取及防修改等问题，体现了信息时代的便捷化以及多元化，提高了档案管理的质量以及效率，同时在很大程度上使得档案管理迈过传统，走向新时代，将档案本身的高效性以及便捷性展现了出来，更加符合当代人的生活需求以及信息化时代的发展趋势。
一、电子档案管理与传统档案管理的共性即便是现如今电子档案管理盛行，发展速度如此之快，但在档案管理这一块，传统档案管理跟电子档案管理在原理上还是相通的，电子档案管理只是在传统档案管理上进行了进化和提高，是时代的产物，同时也是档案管理不断优化和整合之后的结果，在现代信息技术不断发展的今天，相较于传统档案管理，电子档案管理更有利于开展，更加体现出管理本身质量以及技术上的提高，这是传统档案管理没办法进行比较的。
但是基于此而否定传统档案管理是不合理的，因为电子档案管理不能够单独存在，电子档案管理涉及的管理相关安全问题更为严重，因此即便是电子档案管理如此盛行，其所涉及的相关档案内容还是要尽可能进行数据备份，最好是以纸质版的形式存在，特别是一些相关的重要电子文档，受限于网络安全以及计算机自身使用等潜藏的威胁和隐患，更需要以纸质版传统档案资料的管理方式进行备份存在。
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确定取舍和保管期限。对反映同一内
的、规范的，增强工作的针对性，增 容的若干张照片 ，应选择在各项活动 中形成的对学校和社会有重要价值 的 ３ 、规范化管理
完善相关档案管理制度，以便在档案 以档案馆档案人员为主体 ，建立数码 照片归档。 部 门的统一协调下，完成数码照片 的 照片档案 收集 网络 ，相 互监督 、制 形成 、积累、归档和保管等工作。对 约。各单位要指定兼职档案员负责数 对 归档数 码照片进 行规 范化整
可以查询有关的电子档案信息。
学院）
了电脑操作的新阶段 。但由于电脑的 出失 误 ，但它 所 需要 的信 息来源 并不 来诸多混乱和诸多漏洞。因此，笔者 来搜集 、统计、上报。所以，坚持求 围绕计生系统档案管理面临的挑战和 实原则，坚持过细工作，仍然是各级 应采取的对策，谈点个人拙见。
一
归档。 由文件形成部门通过 网络传 困难。因此 ，电子文件在形成过程 中 以前存储 的档案 ，保证信息资源方便 份验证和加密保护 ， 保证文件在传
四、电子文件的分类、编 目等管 因为 电子文件的特殊性，达到 了
送给档案管理部门，并用数码签名封 要随时进行数字签名、信息认证、身 利用 。
只有符合一定条件 ，利用者才能 面管理工作 的方式、手段都在发生 日 才 能保证队伍 的优化组合，才能真正 注册 、登记成为 电子文件 中心或 电子 新月异的变化。人 口与计划生育档案 提高工作的效率和质量。
档案馆的会员。会员就可 以通过远程 管理工作也因之处于机遇与挑战并存 三 、确保各项数据真实性
兰台纵横
息。用户只须给 出文件分类号或主题
词，即可以找出相应 的文件和相关的
上下级行文及附件 ，从而大大减轻档 案工作人员的劳动强度。
五、电子文件查询利用方式和传 统档案不同
计 系 档 管 面 的 战 对 生统案理 临挑 与策
杨 呖 吻
随着科学技术的飞速发展，各方 这样 ，才能调动从业人员的积极性，
学校各部 门在各项活动中形成的数码 码 照片的收集 ，并采用灵活的方式实 理。首先 ，数码照片应在全 宗内按其 照片档案作明确的要求，明确管理责 行 定 时收集 ；把数码 照片 归档纳入 形成 年度分 类 ，按 照不 同年度 的数
任、归档流程、归档范围；专门制作 兼职档案员的岗位职责。建立 自评制 码照片分别整理 。第二，编制文件 目 归档照片著录卡片 ，使每张照片要逐 度 ，按 照自评标准进行年度 自 ，并 录，逐 张编制全 宗号、保管期限、光 评
登录等方 式，经 电子文件 中心进行确 的特定发展阶段 。传统的档案管理手
实行电脑化管理档案资料，这只
认身份 ，确定查阅权限获得许可 ，并 段基本是笔和纸的结合。而今高科技 是信息处理方式或手段的改变。虽然 进行借阅登记和缴纳查询费用后 ，才 在档案管理上广泛应用，使档案进入 它本身也需要在操作过程中不出或少
张编号并按照编号逐张著录说明。包 向各部 门征求意见 ，高质量地开展各 盘号、照片 号、文件题名、责任者、
括 时间、地 点、内容、主要人物和摄 部 门归档工作。 影者 ，达 到每 张归档 照片 都是有效
时间、摄影者。第三．刻制光盘、装 盒保存 。第 四，文字说 明 ，字迹清
２ 、搞好调研 ，摸清情况
签认证 ，由档案管理人员接收登记，
按事 由原则给出档案分类号 ，设定访 输 、处理过程中不会 出现错误 ， 以 理方式与传统档案不同 问限制级别 ，以便 将来用户 查找利 确保档案部门收到的电子文件 的原始 用。这样随时归档 ，一方面，可以避 性、真实性和准确性 ，保证 电子文件 文件一级管理 ，所 以，档案部 门在接
Байду номын сангаас
档案不同
无法固定，某些鉴别文件原始 凭证性 对文件进行格式转换，以通用、统一
电子文件可以在文件办理结案后 的关键信息也可以更改，这些都使 电 的格 式存储接收到的电子文件 ．以便 随时归档 ，或在某一时间周期定时统 子文件的原始凭证性辨别变得复杂而 今后在档 案利用过程 中能够顺利读取
2搞好调研摸清情况加强学校数码照片档案管理应采取的方式要及时理顺学校档案馆与各数码照片档案生成单位的关系及时摸清各部门各单位的数码照片情况深入了解学校各部门归档工作中好的经验和做法面临的问题和困难
兰 台 纵横
电 子文件管理与传统档案管理的区 别
张 丽 萍
一
、
电子文件的归档时间与传统 术 ，可以编辑修改而不留痕迹 ，载体 后打印出一份纸质档案以作备份 ，并
一
（ 作者单位： 吉林省 电子信息技 师 普及面和 电脑操作水平的差别，却带 由它决定，而是由各层面的工作人员
计生干部的根本信条，仍然要发扬一
、
主推电脑化管理方式
级为一级负责的工作精神，尽最大努
免文件漏归，保证归档率和完整率 ； 另一方面，也符合 电子文件 自身的特
失和病毒的破坏。
档案不同
的法律凭证地位。
收到文件 的同时，可以即时给每份文
应的分 类号和档案号。根据上下行文 归档的同时进行主题词标引、著录。 技术条件允许 时，可以编制多角度、
三 、电子文件在保管方式上和传 件编制一个唯一的文件 号，并给出相
点，快速便捷 ，还可 以避免档案的流 统档案有差异
二 、电子文件的归档方式与传统 多媒体 、新存贮介质的产生和发展，
电子文件 载体 易老化变质及信息 之问的关系，再给 出相关文件号，在 都会影 响电子文件 的长 期可读性 。
电子文件 由于采 用 电子编码技 档案管理部 门可以在接收到电子文件 全方位 的检 索工具 ，方便检索查询信
要及时理顺学校档案馆与各数码
加 强学 校数 码 照 片 档案 管理 应 采取 的方 式
孙 艳 丽
尽快建 立数码 照片 归档制 度并 强可操作性，提高归档效率和质量。
照片档案生成单位的关系，及时摸清 各部门、各单位 的数码照片情况 ，深
入 了解学校各部 门归档工作 中好的经
验和做法、面临的问题和 困难。档案 馆在接收数码照片之前 ，应对数码照 片进行鉴定 ，鉴别数码照片的价值 ，