公司文件编号规则
公司体系文件编号规则要求
公司体系文件编号规则要求1.本规则适用于公司文件化信息编号管理，行政管理部负责公司文件和记录编号管理，审核确认、备案各部门编号。
各部门负责本部门职责业务文件和记录编号。
2.文件化信息编号规则2.1行政公文或通知编号格式2.1.1公司级行政公文或通知编号采用：,自 1 编起4 位码年代编号2.1.2部门业务事项通知编号，参照公司及行政公文编号规则2.2产品（公示）标准标码规则企业产品（公示）标准编号格式采用：4 位阿拉伯数字3 位阿拉伯数字示例：产品（公示）标准：灭草松原药 Q/371624SGC 031-2017解读为：2017 年沾化国昌发布的第 031 号“灭草松”原药产品标准。
2.3 管理体系文件化信息编号格2.3.1 编号格式流水后加“-”，文件或标准发布年代号，使用 4 位阿拉伯数字。
4）类别内文件化信息的流水（顺序）号，采用阿拉伯数字，每类文件流水号自 01 起始；管理手册，采用版本序号。
3）文件化信息类别代号：M 代表管理制度（可省略）；P 代表控制程序，I 代表作业指导书（在管理制度、控制程序和作业文件未分层次的，可省略 M、P、I,采取下位文件再增加一层顺序代码进行标识），R 代表记录。
2）空 0.5 个字符：管理体系/或业务类别，采用英文或汉语名称拼音缩写。
MS 代表整合一体化管理手册，其他详见 B4.3.2、B4.3.3。
1）企业标识，代表沾化国昌精细化工有限公司示例：质量、环境和职业健康安全一体化/整合管理体系《管理体系手册》编号ZHGC MS01-2022。
《文件化信息/标准化管理制度》编号：ZHGC EM02-2022《员工薪酬管理制度》编号：ZHGC HR05-2021（没有区分制度和作业文件层次），《职称管理规定》ZHGCHR05-01-2021（属于《员工薪酬管理制度》下一个层的作业文件，在其顺序号后增加一级顺序编号）。
2.3.2 编号代码说明a）ZHGC——代表沾化国昌精细化工有限公司，在文件封面或眉头使用“艺术图案”格式、“专用字体”的，应符合公司“VIS 识别”规定；b）管理体系/或业务类别——通常采用导入的管理体系、管理业务领域英文或汉语名称拼音缩写。
公司文件编号规范格式
公司文件编号规范格式目的本文档的目的是规范公司内部文件编号的格式，以确保文件的数字化存储和检索的高效性，并提供统一的编号标准。
适用范围本规范适用于公司内部所有文件的编号，包括但不限于合同、报告、备忘录、文件存档等。
规范格式文件编号应采用以下格式：[年份]-[类别]-[序号]。
- 年份：使用四位数表示年份，例如2022年为"2022"。
年份：使用四位数表示年份，例如2022年为"2022"。
- 类别：根据文件的性质和用途分配一个字母代号，例如合同为"C"，报告为"R"，备忘录为"M"，文件存档为"A"等。
公司内部可根据实际需要确定类别字母代号。
类别：根据文件的性质和用途分配一个字母代号，例如合同为"C"，报告为"R"，备忘录为"M"，文件存档为"A"等。
公司内部可根据实际需要确定类别字母代号。
- 序号：每个类别的文件都有一个数字序号，从"001"开始递增。
序号：每个类别的文件都有一个数字序号，从"001"开始递增。
以下是一些示例文件编号：- 2022-C-001：2022年第一个合同文件。
- 2022-R-002：2022年第二个报告文件。
- 2022-M-003：2022年第三个备忘录文件。
- 2022-A-001：2022年第一个文件存档。
使用注意事项- 每个文件都应有唯一的编号，不得重复使用。
- 文件编号应在文件创建时确定并写入文件的首部或封面。
- 文件编号应按照年份和类别进行归档存储，以方便检索和管理。
总结本公司文件编号规范格式的制定旨在统一文件编号的标准，提高文件管理的效率和可追溯性。
所有员工应严格按照规范要求进行文件编号，以确保文件的准确归档和检索。
公司文件编号原则版
公司文件编号原则版公司文件编号原则指的是在组织中对文件进行统一的编号和命名，以便于管理和查找。
一个有效的文件编号系统能够节约时间和资源，提高文件管理的效率，同时也能够保证文件的安全性和可追溯性。
以下是一些常用的公司文件编号原则。
1.系统性原则：文件编号应当按照一定的顺序和规则进行编制，以便于管理者和员工能够快速地找到所需的文件。
例如，可以根据文件的类型、年份、部门等进行分类编号。
2.唯一性原则：每个文件应当有一个唯一的编号，在同一系统中不应出现重复的文件编号。
这可以通过添加时间戳、序列号等方式来实现，确保一份文件的编号唯一不变。
3.时效性原则：文件编号应当具有一定的时效性，即能够反映文件的创建时间或者最后修改时间。
这有助于区分同一类文件中的不同版本，并且便于进行归档和审计。
4.逻辑性原则：文件编号应当符合一定的逻辑关系，以便于用户能够根据文件编号推断文件内容。
例如，可以采用由大到小、由粗到细的编码方式，使得文件的关联性更加明确。
5.可扩展性原则：文件编号系统应当具备一定的扩展性，能够随着组织的发展和需求的变化而进行调整。
例如，可以采用多层次、多维度的编码方式，以便于新增文件类型、部门等的纳入。
6.标准化原则：文件编号系统应当在整个组织中通用，并且符合一定的标准和规范。
这有助于不同部门之间的文件交流和共享，减少重复劳动和资源浪费。
7.保密性原则：文件编号系统应当具备一定的保密性，以防止未经授权的人员获取敏感信息。
可以采用加密或权限控制的方式，限制只有特定人员才能够查看和修改文件编号。
8.文档管理系统原则：文件编号可以与组织的文档管理系统相结合，实现文件的数字化存储和检索。
这不仅能够方便地对文件进行管理和备份，还能够提高工作效率和减少纸质文件的使用。
综上所述，一个有效的文件编号系统需要综合考虑以上原则，并根据组织的具体情况进行定制。
一个良好的文件编号系统能够简化文件管理流程，提高工作效率，为组织带来更多的便利和价值。
公司文件编号规则
文件编号规则1. 目的加强公司文件的标准化管理，便于文件的识别、追溯和控制，规范存档，确保公司重要文件具有唯一编号，保证公司文件体系有效运转。
2. 适用范围适用于公司文件的编号管理和控制。
技术类文件：是指在公司的研发、生产、销售、服务等各个环节中与技术有关的各类文件和资料。
其他文件：包括公司规章制度、管理文件、合同协议、传真等；编号文件包括纸介文件以及电子文件。
3. 编号办法3.1 公司名称约定公司全称：简称：3.2 日期表示格式：yyyy-mm-dd或yyyymmddyyyy:年份：用四位数字表示公元年份，如2012表示公元____年。
mm月份：用两位数字表示月份，不足两位时，用零补齐，如03表示第3月。
dd 某日：用两位数字表示当日，不足两位时，用零补齐，如05表示第5日。
例如：2012-10-12或20121012 表示（____年10月12日）3.3 文件版本编号下面是对文件版本进行编号要遵守的标准：起草版本的编号为0.1, 0.2, 0.3, ..., 010。
版本编号可以根据项目需要延伸到若干层，例如，0.1, 0.1.1, 0.1.1.1.一旦文件版本得以确认后，即正式版本编号应该始自1.0，版本编号不断变化为：1.0, 1.1, 1.2, ..., 110。
项目可以根据需要将版本编号xx2.0，2.1, 2.2 等。
3.4 技术文件命名格式：FIRST-AA-NN-YYYYMMFIRST：公司名称缩写AA：项目名称NN：版本号，参见3.3节YYYYMM：年月3.5 其他文件的编号3.5.1 公司规章制度和管理文件公司规章制度和管理文件的编号格式为：FIRST(-DN)-TT-nnn-dd-YYDN：大写英文字母，部门代号，如该制度是公司级文件，适用于公司全体人员，该部分编码省略；如该文件是部门内部管理制度，则应标记部门编号，表示该制度由部门内部使用。
相应的部门代号如下：综管部：ZG采购部：CG生产部：SC销售部：XS财务部：CWTT文件类型：规章制度—RR，指公司颁布执行的各种规章制度；质量管理文件—QS，公司运转过程中的各类文件和记录。
文件编号规范
文件编号规范第一条目的有效管理公司内部文件及记录表单等，文件编号具有唯一性、统一性、识别性、控制性，达到信息资料可追溯性、可延伸性的有效运转。
第二条适用范围适用于公司内部所有文件及表单记录文件的管理。
第三条文件用语定义1、公司文件分可控文件和非可控文件两大体系。
2、可控文件按四级管理2.1一阶文件：管理手册，代号用QM表示；2.2二阶文件：程序文件，代号用QP表示；2.3三阶文件：作业文件，包括工作指示或流程、标准书、产品说明书、检验标准书等，代号用SOP表示；2.4四阶文件：表单、记录，代号用QR表示；3、非可控文件氛围外来文件、技术资料等。
第四条编号规则1、公司对外及内部文件编号原则与格式外版本编号年份号标识YYMM顺序标识文件类别企业代号标识1.1企业代号标识：用企业英文缩写表示：CVB——XXX有限公司1.2文件分类号标识：QM——管理制度 QP——程序文件SOP——作业文件 QR——记录文件QT——其它1.3顺序标识：此文件在同类标识文件中的顺序号，不分年份，接上年序号编排。
用3位数字表示，不足三位数的，采用补“0”的方式补充。
特殊情况处理：编号后文件撤销的，当年发生的，空出的号，在为新文件编号时补上；跨年度的，空号不再填补。
文件印发后发现错误，需要重印的，仍使用原文号。
在重印的文件上标明“前文作废”。
编号当中遗漏号，并且在当年发现的，用新的文件替补；次年发现的，不再填补。
1.4年份号标识：发布此文件的年份编号。
YY代表年份最后两位数字，如18表示公元2018年；MM表示月份，不足两位时，第一位用零补齐，如03表示3月。
1.5版本编号：对文件进行修改时需要对修改的次数编号1.5.1文件版本号定义非技术类文件的完全版本号定义可为两项：<主版本号>.<修订版本号>，如1.0;技术类文件的完全版本号定义分三项：<主版本号>.<次版本号>.<修订版本号>,如 1.0.0。
文件编号规则
5.3.1 文件编码原则：
一阶文件：公司代号-文件类别-部门代码-二位流水码；(例:DB-QEA-Q-01)
二阶文件：公司代号-文件类别-部门代码-二位流水码；(例:DB-Q(E)P-A-01)
三阶文件：公司代号-文件类别-部门代码-三位流水码；(例:DB-WI-A-001)
四阶文件：公司代码-所属文件代号-部门代码-三位流水码。
(例:DB-FOR-A-001)
5.3.2文件类别及部门代码：
5.3.2.1公司及部门代码:
DB-公司代号A-工程技术部B-生产部C-市场部D-财务部E-采购部F-综合管理部Q-质量部G-仓库
5.3.2.2文件类别:
QEA-管理手册Q(E)P-质量(环境)程序文件SIP-检验规范SOP-作业指导书WI-程序辅助文件BOM-材料列表WIP-操作规范PAR-配方及料号编号规范FOR-记录CAK-包装规范。
文件号编码规则
1. 目的对所有公司制度、部门文件、流程、部门表格、外来文件等文件进行编目、查阅、归档、保管和管理。
2. 适用范围适用于所有文件编号。
3. 定义3.1公司文件（制度、厂规、部门职责等由公司办公室编制发布、存档的文件）3.2部门文件（部门相关的运作流程、规定、岗位职责以等由部门编制，办公室发布。
部门之间的工作联络文件由部门发出，办公室存档）3.3.部门内部文件（部门内部相互联络的书面文件，部门存档）3.4外来文件（由政府机构、客户信息、采购报价等，由相应终端部门存档）3.5表格4.文件编号规则内容4.1公司文件编号由3部分组成：公司代号+年份+顺序号。
具体表示如下：1 2 3ZH XX XX表示文件顺序号，用阿拉伯数字表示，从“01”开始表示文件年份，用文件发布年份的后2位阿拉伯数字来表示表示公司代码，用ZH表示（固定）4.1.1公司代号如下：展昊—ZH，4.1.2文件年份代码如下：用阿拉伯数字表示，从08开始，以此类推下去。
4.1.3文件编号代码如下：用阿拉伯数字表示，从01开始，以此类推下去。
4.2部门文件编号由4部分组成：公司代码+部门代码+文件编号具体表示如下：1 2 3ZH XX XX表示文件顺序号，用阿拉伯数字表示，从“01”开始表示部门代码，每个部门都有自己的代码数字（固定）表示公司代码，用ZH表示（固定）4.2.1公司代码如下：展昊—ZH，4.2.2部门代码公司代码—101；生产代码—201；品质代码—301；工程代码—401；采购代码—501；办公室代码—601；仓库代码—701；市场代码—8014.2.3文件顺序号代码用阿拉伯数字表示，从01开始，以此类推下去。
4.3部门内部文件部门内部文件编号由4部分组成：公司代码+部门代码+细化代码+文件顺序号4.3.1公司代码（ZH）和部门代码（同上）不变；4.3.2细化代码该内容只适用于部门内部一些文件传递、表格使用等，如一些表格文件在进行细化时使用该后缀代码，各个部门使用时可自行编入，要求用英文尽量人性化通俗易操作。
公司文件编号规则
文件编号规则1. 目的加强公司文件的标准化管理，便于文件的识别、追溯和控制，规范存档，确保公司重要文件具有唯一编号，保证公司文件体系有效运转。
2. 适用范围适用于公司文件的编号管理和控制。
a)技术类文件：是指在公司的研发、生产、销售、服务等各个环节中与技术有关的各类文件和资料。
b)其他文件：包括公司规章制度、管理文件、合同协议、传真等；c)编号文件包括纸介文件以及电子文件。
3. 编号办法公司名称约定公司全称：简称：日期表示格式：yyyy-mm-dd或yyyymmddyyyy:年份：用四位数字表示公元年份，如2012表示公元2012年。
mm月份：用两位数字表示月份，不足两位时，用零补齐，如03表示第3月。
dd 某日：用两位数字表示当日，不足两位时，用零补齐，如05表示第5日。
例如： 2012-10-12或表示（2012年10月12日）文件版本编号下面是对文件版本进行编号要遵守的标准：起草版本的编号为 , , , ..., 。
版本编号可以根据项目需要延伸到若干层，例如， ,v1.0 可编辑可修改一旦文件版本得以确认后，即正式版本编号应该始自，版本编号不断变化为：, , , ..., 。
项目可以根据需要将版本编号晋升为，, 等。
技术文件命名格式：FIRST-AA-NN-YYYYMMFIRST：公司名称缩写AA：项目名称NN：版本号，参见节YYYYMM：年月其他文件的编号公司规章制度和管理文件公司规章制度和管理文件的编号格式为：FIRST(-DN)-TT-nnn-dd-YYDN：大写英文字母，部门代号，如该制度是公司级文件，适用于公司全体人员，该部分编码省略；如该文件是部门内部管理制度，则应标记部门编号，表示该制度由部门内部使用。
相应的部门代号如下：综管部：ZG采购部：CG生产部：SC销售部：XS财务部：CWTT文件类型：规章制度—RR，指公司颁布执行的各种规章制度；质量管理文件—QS，公司运转过程中的各类文件和记录。
公司文件编号规则1
文件编号规则1. 目的为了加强公司文件的标准化管理，便于文件的识别、追溯和控制，规范存档，确保公司重要文件具有唯一编号，保证公司文件体系有效运转。
2. 适用范围适用于公司文件的编号管理和控制。
a)技术类文件：是指在公司的研发、生产、销售、服务等各个环节中与技术有关的各类文件和资料。
b)其他文件：包括公司规章制度、管理文件、合同协议、传真等；c)编号文件包括纸介文件以及电子文件。
3. 编号办法3.1技术文件编号：YS-AA- YYMMZZNNYS：公司名称缩写AA：部门名称YYMMZZ：年月日NN：流水号3.2其他文件的编号3.2.1 公司规章制度和管理文件公司规章制度和管理文件的编号格式为：YS(AA)-TT- YYMMZZNNAA：大写英文字母，部门代号，如该制度是公司级文件，适用于公司全体人员，该部分编码省略；如该文件是部门内部管理制度，则应标记部门编号，表示该制度由部门内部使用。
相应的部门代号如下：行政部：XZ预算部：YS设计部：SJ采购部：CG工程部：GC资料部：ZL财务部：CWTT文件类型：①规章制度—RR，指公司颁布执行的各种规章制度；②质量管理文件—QS，公司运转过程中的各类文件和记录。
YYMMZZ：年月日NN：流水号例如：考勤管理制度的文件编号为：YS(XZ)-RR-13120901，表示2013年12月9日发布的考勤管理制度，适用于公司全体人员的规章制度。
3.2.2 合同协议合同协议的编号格式为：YS (HT)-TT- YYMMZZNNT T：合同类型CG-采购合同HZ-合作协议LD-劳动合同GC-工程合同QT-其它合同YYMMZZ：签订合同的年月日NN：合同流水号3.2.3 传真发出的传真编号结构为：YS(AA)- R/S- YYMMZZNNAA：部门名称R表示收到传真，S表示发出传真YYMMZZ：表示日期NN：传真流水号传真属于临时文件，一般不做长期保存，如需要保存，则应对其复印，并以外来文件的命名规则进行命名，并且与外来文件一起管理。
公司公文编号规则
公司公文编号规则
公司公文编号规则
一、公司红头文件编号规则：
公司红头文件的编号格式为“安东×字[××××]第×号”。
其中，“×”代表文件主办单位简称，“[××××]”代表发布年度，用四位
阿拉伯数字，“第×号”代表文件号。
公司红头文件发文单位简
称可参照下表，但会根据公司组织结构的调整进行相应的调整。
序号单位名称简称
1 XXX 司
2 业务发展部业
3 XXX 人
4 财务计划部财
5 运营管理部运
6 法律审计部法“或”审
举例来说，“XXX字[2008]第1号”即为XXX发出的文件编号为1，发布时间为2008年。
二、公司便签文件编号规则：
公司便签文件的编号格式为“安东[××]×号”。
其中，“[××]”代表发布年度，用年度的后两位阿拉伯数字，“×号”代表通知号。
举例来说，“安东[08] 1号”即为XXX发出的便签文件编号为1，发布时间为2008年。
三、会议纪要编号规则：
会议纪要的编号格式为“安东会纪[××]×号”。
其中，“[××]”代表发布年度，用年度的后两位阿拉伯数字，“×号”代表会议纪要号。
举例来说，“安东会纪[08] 1号”即为XXX（集团）有限公司的会议纪要编号为1，发布时间为2008年。
公司文件编号规则
公司文件编号规则
1.案卷编号规则：
-案卷编号一般由数字和字母组成，可以采用纯数字、纯字母或数字字母组合的形式。
-案卷编号可以按照文件类型、年份、所属部门等进行分类，以方便归档和查找。
-案卷编号可以有固定长度，如8位或10位，也可以根据需要灵活调整长度。
-案卷编号应具有唯一性，不同案卷之间不得重复，可以使用自动生成的方式保证唯一性。
2.文件编号规则：
-文件编号可以使用案卷编号+顺序号的形式，如A001-001，表示
A001案卷下的第一个文件。
-文件编号也可以按照不同的分类进行编号，如按文件类型、部门、日期等进行编号。
-文件编号可以根据实际需要进行调整和修改，保证编号的连续性和唯一性。
3.文件编号规则的应用：
-文件编号应在文件创建时即确定好，并在文件上进行清晰的标注，以便于识别和管理。
-文件编号可以在电子化系统中进行管理，将文件和编号进行关联，
方便查询和检索。
-文件编号也可以体现在文件的文件名中，方便在计算机系统中查找
和排序。
4.文件编号规则的维护：
-公司应建立一套完整的文件编号规则，明确各个编号的含义和规范，确保所有人员都能正确使用。
-文件编号应进行定期的审查和维护，对于已经完成的案卷和文件应
进行归档和存档，避免重复使用编号。
-对于长期保存的文件，可以使用版本号对其进行更新，保证文件的
版本可追溯。
总结起来，公司文件编号规则是为了方便管理和归档文件而设计的一
套规则。
通过规范的编号方式，可以提高文件的查找效率和管理效果，确
保文件的有序存档和快速检索。
企业文件编码规则及部门代码
文件编码建议按如下规则：1. 文件编码结构：1.1 抬头码：通常是公司简写1.2 文件阶层码：表明文件是哪一层的，比如，属于质量手册的用QM来表示1.3 文件类别码：代表过程，比如：用5来代表与管理职责相关的1.4 文件序列码：比如，在第5部分，用01来表示质量目标，用02来表示管理评审等等1.5 文件版本码：表明文件的版本2. 各部分详细规则：2.1 抬头码：阅读者能够很清楚地知道，这个文件是一个关于管理职责部分的A/0版程序文件ABC/QW/501—A/1关于管理职责部分的A/1版本的三级文件ABC/QR/501—A/1关于管理职责部分的A/1版本的记录表单ABC/ED/501—A/1关于管理职责部分的A/1版本的外来文件采用上述编码规则的好处在于：阅读者清楚文件分类和属性编写者清楚，在新编一个文件的时候，如何进行明确准确编码。
对应的ISO9001标准相关条款"S&M 7.2.1、7.2.2、7.2.3、7.5.4、8.2.1、4.2.4 MNF 5.4.1、7.5.1、8.2.4、6.3、6.4 4.2.4、7.5.2、6.2.2、7.5.3、7.5.5、8.3、ENG 4.2.3、4.2.4、7.2.2、7.1、6.3P&L 4.2.4、7.2.2、8.4、7.2.1、4.2.4、5.5.3、8.2.3、7.5.3、7.5.5、6.2.2、4.2.3、4.2.4、8.3PUR 4.2.3、4.2.4、7.4.1、7.4.2、、、行政管理部Administration Management Department客户服务部Customer Service Department信息管理部Information Management Department市场部Marketing Department销售部Sales Department计划部Planning Department设备部Equipment Department仓储部Storage Department财务部Finance DepartmentISO国际文件编号目的：使品质系统所使用之文件，能迅速流通、正确应用，并确保各相关部门可适时获得适当且有效之最新文件。
文件编码原则
文件编码原则
文件编码原则
文件的标识由以下5部分组成：
1.公司标识，只在文件左上贴公司Logo；
2.文件名及编号，对应使用，应是唯一性，如“品质部表单：则HF-QA-MR-0001”；
3.版本标识，由“英文字母”+“数字”组成，用于确认文件的修改状态，如“A/1”；
4.生效日期，应与文件“编写日期”和“修改日期”区分；
5.页码，用于识别多页文件的完整性，如“第1页，共3页”。
文件体系分为四层面：
1.公司质量手册（QM包含公司质量方针和质量目标）；
2.公共程序文件（QP）；
3.部门管理工作手册（不包含技术类文件）；
4.记录表单。
文件编号规则：
1.质量手册HF-QM-文件序号；
2.公共程序文件HF-QP-文件序号；
3.其他文件HF-部门代码-文件类别-文件序号。
文件序号（四位）
文件类别（二位）
部门代号（二或三位）
其他文件如：部门管理手册，设计文件，工艺文件，公司标准，工作表单等等。
部门代号规定：
文控中心--- DCC
采购部--- PR
生产部--- PO
研发部/工程--- RD
仓储部--- XXX
品管部--- QA
业务部---SM
财务部--- FA
行政人事部--HR
物控部---XXX
文件类别：
管理职责类-- FR
表单类-- MR
技术/标准/作业指导类—TS/IS/WI
特注：TS–技术图纸；IS–指规格/标准；WI–作业指导书文件版本升级规则：
由A/0为第一版，修改后顺次为A/1，A/2，A/3，A/4，后为B/0……（即每改过4次后，英文字母有更改）。
公司文件编号规则
文件编号规则1. 目的加强公司文件的标准化管理，便于文件的识别、追溯和控制，规范存档，确保公司重要文件具有唯一编号，保证公司文件体系有效运转。
2. 适用范围适用于公司文件的编号管理和控制。
a)项目类文件：是指在公司的招标、监理、预算、施工等各个项目中的各类文件和资料；b)其他文件：包括公司规章制度、管理文件、合同协议、传真等；c)编号文件包括纸介文件以及电子文件。
3. 编号办法3.1 公司名称约定公司全称：湖北曦和招标代理有限公司简称：HBXH3.2 日期表示格式：yyyy-mm-dd或yyyymmddyyyy:年份：用四位数字表示公元年份，如2012表示公元2012年。
mm月份：用两位数字表示月份，不足两位时，用零补齐，如03表示第3月。
dd 某日：用两位数字表示当日，不足两位时，用零补齐，如05表示第5日。
例如：2012-10-12或20121012 表示（2012年10月12日）3.3 文件版本编号下面是对文件版本进行编号要遵守的标准：起草版本的编号为0.1, 0.2, 0.3, ..., 0.10。
版本编号可以根据项目需要延伸到若干层，例如，0.1, 0.1.1, 0.1.1.1.一旦文件版本得以确认后，即正式版本编号应该始自 1.0，版本编号不断变化为：1.0, 1.1, 1.2, ..., 1.10。
项目可以根据需要将版本编号晋升为2.0，2.1, 2.2 等。
文件序列号的编号为001，002，003，004........（不同类别文件编号不能累计一个编号，分类编号。
例XZ001，JL001）。
3.4 项目类文件命名格式：HBXH-AA -YYYYMM-XHHBXH：公司名称缩写AA：项目类别（如招标表示为ZB，监理JL，预算YS，施工SG）YYYYMM：年月XH：序列号（按已完成项目先后顺序进行编号）。
已完成项目即指已发中标通知书的项目3.5 其他文件的编号3.5.1 公司规章制度和管理文件公司规章制度和管理文件的编号格式为：HBXH(-DN)-TT-nnn-dd-YYDN：大写英文字母，部门代号，如该制度是公司级文件，适用于公司全体人员，该部分编码省略；如该文件是部门内部管理制度，则应标记部门编号，表示该制度由部门内部使用。
文件编号的规则
文件编号的规则
以下是 8 条关于文件编号的规则：
1. 文件编号要有意义呀！比如说公司的重要合同，就可以用“HT”开头再加上具体的序号，这样一看编号不就知道是啥文件啦，像“HT001”。
2. 编号得有顺序性呢！就好像排队一样，不能乱糟糟的。
从 001 开始依次往后排，多整齐啊，找起来也方便，“002”肯定在“001”后面嘛。
3. 尽量简单点呗！别搞那些特别复杂又难记的编号，不然回头自己都不认识啦！像“ABC123”这种简单又好记。
4. 不同类型的文件要有区分呀！总不能把合同和报告的编号弄成一样的吧，那不乱套啦！合同编个“HT”系列，报告就可以是“BG”系列嘛，多清楚。
5. 要保持统一性哟！全公司都得用一样的编号规则，不能你搞你的，我搞我的，那样多麻烦呀！都按照统一标准来，像“XX001”这样延续下去。
6. 可以加个日期进去呀！这样就能知道文件是什么时候产生的啦，比如“XX”，这不一眼就看出来日期了嘛。
7. 编号要稳定呀，别今天一个样明天又换啦！那大家都得晕乎，就一直按照定好的规则来编号，多靠谱。
就像走一条熟悉的路，心里踏实。
8. 特殊文件要有特殊编号呀！遇到非常重要的文件，完全可以单独给个特别的编号呀，这多有意思，总不能和普通文件一样编号吧！
我的观点结论就是：文件编号规则很重要，大家一定要重视起来，按照这些规则来编号，才能让我们的文件管理更高效、更清晰！。
文件管理制度编号规则
文件管理制度编号规则一、总则为规范文件管理制度的编制和管理，便于文件的查阅和使用，特制定本文件管理制度编号规则。
二、编号的原则1. 遵循层次递进原则：文件编号应遵循一定的层次递进规则，便于区分文件所属的类别和级别。
2. 遵循顺序递增原则：文件编号应按照一定的顺序递增编制，方便对文件进行定位和检索。
3. 遵循分类分级原则：文件编号应根据文件的分类和分级，按照一定的规则进行编制。
4. 遵循规范格式原则：文件编号应遵循统一的格式规范，便于识别和理解。
三、编号规则1. 文件编号由字母和数字组成，长度不超过20位。
2. 文件编号应力求简洁明了，避免繁琐的编码方式。
3. 文件编号应包含以下内容：文件主题、所属部门、年份、序号等信息。
4. 文件主题应根据文件内容的关键词或概括性词汇进行编制，一般不超过5个汉字。
5. 所属部门应根据文件所属部门的名称或简称进行编制，一般不超过3个字母缩写。
6. 年份应按照“年份”进行编制，一般为4位数字，例如：2021。
7. 序号应根据文件的顺序递增进行编制，一般不超过4位数字。
8. 文件编号之间应使用短横线“-”进行连接，例如：XXX-XXX-2021-0001。
四、编制流程1. 文件管理部门根据文件的分类和分级，确定文件的编号规则。
2. 文件管理部门根据文件的主题和所属部门，编制文件的编号。
3. 文件管理部门按照规范格式将文件编号录入文件管理系统。
4. 文件管理部门对文件编号进行审核和确认，确保准确无误。
五、管理要求1. 文件管理部门应建立文件编号管理制度，明确文件编号的编制和管理流程。
2. 文件管理部门应定期对文件编号进行检查和整理，确保文件编号的连续性和规范性。
3. 文件管理部门应建立文件编号档案，对文件编号进行归档和备份，便于查阅和使用。
4. 文件管理部门应加强对文件编号的监督和审查，防止出现错漏等情况。
六、附则1. 本编号规则自颁布之日起正式实施。
2. 文件管理部门对本规则的解释权归属于本单位，如有变动或修订，应及时通知相关部门。
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文件编号规则
1. 目的
加强公司文件的标准化管理，便于文件的识别、追溯和控制，规范存档，确保公司重要文件具有唯一编号，保证公司文件体系有效运转。
2. 适用范围
适用于公司文件的编号管理和控制。
a)技术类文件：是指在公司的研发、生产、销售、服务等各个环节中与技术有关的各类文件和资料。
b)其他文件：包括公司规章制度、管理文件、合同协议、传真等；
c)编号文件包括纸介文件以及电子文件。
3. 编号办法
3.1 公司名称约定
公司全称：
简称：
3.2 日期表示格式：yyyy-mm-dd或yyyymmdd
yyyy:年份：用四位数字表示公元年份，如2012表示公元2012年。
mm月份：用两位数字表示月份，不足两位时，用零补齐，如03表示第3月。
dd 某日：用两位数字表示当日，不足两位时，用零补齐，如05表示第5日。
例如：2012-10-12或20121012 表示（2012年10月12日）
3.3 文件版本编号
下面是对文件版本进行编号要遵守的标准：
起草版本的编号为0.1, 0.2, 0.3, ..., 0.10。
版本编号可以根据项目需要延伸到若干层，例如，0.1, 0.1.1, 0.1.1.1.
一旦文件版本得以确认后，即正式版本编号应该始自1.0，版本编号不断变化为：1.0, 1.1, 1.2, ..., 1.10。
项目可以根据需要将版本编号晋升为2.0，2.1, 2.2
等。
3.4 技术文件命名格式：FIRST-AA-NN-YYYYMM
FIRST：公司名称缩写
AA：项目名称
NN：版本号，参见3.3节
YYYYMM：年月
3.5 其他文件的编号
3.5.1 公司规章制度和管理文件
公司规章制度和管理文件的编号格式为：FIRST(-DN)-TT-nnn-dd-YY
DN：大写英文字母，部门代号，如该制度是公司级文件，适用于公司全体人员，该部分编码省略；
如该文件是部门内部管理制度，则应标记部门编号，表示该制度由部门内部使用。
相应的部门代号如下：
综管部：ZG
采购部：CG
生产部：SC
销售部：XS
财务部：CW
TT文件类型：①规章制度—RR，指公司颁布执行的各种规章制度；
②质量管理文件—QS，公司运转过程中的各类文件和记录。
nnn：文件流水号
dd：文件版本号
YY：年份
例如：考勤管理制度的文件编号为：FIRST-RR-001-1.0-12，表示2012年发布的1.0版考勤管理制度，适用于公司全体人员的规章制度。
3.5.2 合同协议
合同协议的编号格式为：FIRST -yyyymmdd-T-nnn
yyyymmdd：签订合同的年月日
T：合同类型
XS-销售合同CG-采购合同HZ-合作协议LD-劳动合同QT-其它合同
nnn：合同流水号
3.5.3 传真
发出的传真编号结构为：FIRST-AA -R/S-BB-yyyymmdd- nnn
AA：人员姓名
R表示收到传真，S表示发出传真
BB：传真的主题（不超过15个汉字）
yyyymmdd：表示日期
nnn：传真流水号
传真属于临时文件，一般不做长期保存，如需要保存，则应对其复印，并以外来文件的命名规则进行命名,并且与外来文件一起管理。
例如：FIRST-张三-R-宁波下月订单的回复-20121012-01 （表示在2012年10月12日收到从宁波发来的传真，主题为“下月订单的回复”。
3.5.4 电子邮件的命名规则
电子邮件需要归档管理时，按传真的命名规则命名。
3.5.5 外来文件
外来文件结构为：FIRST - AA-BB - nnn-yyyymmdd
AA：项目名称
BB：文件来源
nnn：文件流水号
yyyymmdd：发文年月日
例如：FIRST-采购订单-佳岛-01-20121012
3.5.6 对外发文
指公司发给公司外部的通知、公函等。
其格式为：yyyymmdd FIRST（外）文字第nnn号
yyyymmdd：发文的年月日
nnn：文件流水号
3.5.7 会议纪要
指公司内部会议的记录等，格式：FIRST-（DN）-yyyymmdd-AB-nnn
DN：部门（若为公司全体部门参加的，则可省略）
yyyymmdd：日期，详见3.2日期表示
AB：会议主题（不超过15个汉字）
nnn：文件流水号
例如：FIRST-20121015-周例会-001
3.5.8 其它文件
周工作计划：FIRST- yyyymmdd -周计划- AB-nnn
工作任务单：FIRST- yyyymmdd -任务单- AB-nnn
出差报告单：FIRST-yyyymmdd -出差报告- AB-nnn
工资单：FIRST-yyyymm -工资单- CW-nnn
yyyymmdd：日期，详见3.2日期表示
AB：人员姓名
CW：财务部
nnn：文件流水号
例如：FIRST-20121015-周计划-张三-001
3.5.9 文件附件
所有文件，如另外附有文件附件、相应表格、补充文件等，采用在原有文件编号后附加：- Xnn-NA
X为附加内容类别：T表格，A附件，S补充文件
nn：附件流水号
NA：附件名称
例如：考勤管理制度的编号为：FIRST-RR-001-1.0-12，该制度有附件考勤表，则附件的编号为：FIRST-RR-001-1.0-12-T01-考勤表
4. 编号管理
所有文件由综管部统一编制和管理。
除附件流水号起始值为01外，其余文件流水号起始值均为001。
所有文件流水号在每年1月1日自动归零。