公司文件编号原则通用版
管理体系文件编码规则
管理体系文件编码规则为加强对公司管理体系文件的控制，指导与管理体系有关各类文件的编码，使公司管理体系文件形成统一规格，标识明确，便于管理，特制定本规则。
1.0 适用范围本规则适用于公司范围内所有受控管理体系文件的编码管理。
2.0 编码规则2.1 组织代码公司组织名称用英文单词大写字母“*****”表示。
2.2 文件类别2.2.1 公司规定统一受控的文件类别为：公司管理手册、公司管理体系程序文件、程序文件要求的记录、适用于公司范围的三层次文件，包括各类作业指导书(行政管理性文件)。
2.2.2 受控文件的编码均以字母“*****”打头，文件层次用英文单词首字母界定，表示如下：***** 公司管理手册***** 公司管理体系程序文件***** 三层次文件(作业指导书)2.2.3 公司管理性行政文件公司管理性行政文件系指以红头文件下发的与质量、环境、职业健康安全、管理体系相关的管理性文件。
行政文件由办公室根据行文时间顺序自然排序编号，不按此规则编码。
2.2.4 公司管理体系文件版序用大写字母Ａ、Ｂ、Ｃ……顺序表示，修改状态用数字序号1、2、3……表示。
如“Ａ1”表示A版文件第一次修改。
3.0 管理手册、程序文件、作业指导书及各类记录的编码3.1 管理手册管理手册编码由文件类别、组织代码和颁布年份组成，同时标明版次。
公司质保中心发放管理手册时进行统一编号，并加盖“受控章”标识。
如：***** / ***** / ***** *****文件类别组织代码颁布年份版次修改状态管理手册 (*****) (*****) (A版.未修改)3.2 程序文件程序文件编码由文件类别、组织代码和程序序号组成，并注明版次。
公司质保中心发放程序文件时进行统一编号，对受控件加盖“受控章”标识。
如： ***** / ***** / ***** / *****文件类别组织代码程序文件序号版次修改状态程序文件 (*****) 第3个程序文件 (A版.未修改)3.3 作业指导书作业指导书编码由文件类别、组织代码、指导书序号组成，同时标明版次。
文件资料分类及编码规则
审批及颁发：部门签名日期起草质量保证部质量保证部主审质量总监会审生产管理负责人批准质量管理负责人颁发质量保证部分发：Copy-1 Copy-2 Copy-3 Copy-4 Copy-5 质量保证部质量控制部设备部技术部销售部Copy-6 Copy-7 Copy-8 Copy-9 Copy-10 行政人事部财务部安全环保部企管部注册部Copy-11 Copy-12 Copy-13 Copy-14 Copy-15 科技项目部采购部仓储部生产部一车间Copy-16 Copy-17 Copy-18 Copy-19 Copy-20 二车间三车间六车间七车间八车间Copy-21 Copy-22九车间十车间文件再审记录：第几次再审审核情况审核人/日期批准人/日期第次再审第次再审第次再审一、目的依照GMP要求，确立文件分类与编码规则，便于文件管理和追溯。
二、范围适用于文件分类与编码管理。
三、职责1 质量保证部负责文件体系的分类及编码规则，对各文件进行赋码。
2 各部门负责按照原则对文件进行分类管理；各部门起草文件时必须严格遵循文件编码的规定。
四、术语无五、内容1 文件分类1.1 一级文件:阐明公司内某一体系的方针，描述体系的文件。
主要包括：质量方针、质量管理手册、质量责任制、质量目标。
1.2 二级文件：主要描述为实施体系要素所涉及到的各职能部门的活动，或为完成某项活动而规定的方法。
包括：a）技术标准：包括工艺规程、质量标准、方案、报告等。
b）管理标准：包括计划、管理制度、清单、目录等，描述公司各主要过程的管理活动。
c）工作标准：包括部门职责、职务说明书。
d）工厂主文件。
1.3 三级文件：标准操作规程（SOP），描述各管理环节的操作要素和工作流程、具体的操作方法和步骤。
1.4 四级文件：记录、表格、合格证、图纸、标签、证书等。
2 文件编码2.1 文件分类编码应遵循以下原则：2.1.1 系统性：统一分类，统一编码。
文件编号规则
4、行政部 Administration Department （简写AD）
5、市场部Sales Department （简写SD）
6、生产部Pproduction department(简写PD)
7、物控部ProductionMaterialControl (简写PMC)
4、表单记录编号 F
4.1.4文件类别分为七类：
MR ┄┄┄ 公司管理职责
MM ┄┄┄ 管理手册
QM ┄┄┄ 质量手册
PD ─── 公司级管理文件（程序及其支持文件）
MI ┄┄┄ 部门级管理规定、管理办法、管理职责等
WI ─── 作业指导书
RT ┄┄┄ 报告
ED ─── 外来文件
4.1.5序号
按文件公布的年月份顺序号，同类文件依此按先后排序
Wing'S Optical MFR, CO., LTD
颖视眼镜制品厂
文件编号
FM-HR-P-PD-120601
程序文件
文件编号规则
版本 A/0
页数1/3
1.目的
确保质量体系文件编制、发放的规范性、相容性和有效性。
2.适用范围
适用于质量体系《质量手册》、《程序文件》、《作业文件》的编制、审核、批准、发布、发放及标识的实施。其他类文件如通告、通知等不在此规程适用范围内。
3.职责
3.1总经理负责批准《质量手册》和《程序文件》。
3.2管理者代表负责组织编写和审核《质量手册》和《程序文件》,批准作业文件。
3.3各部门负责人负责编写或组织编写并审核本部门的作业文件。
3.4品质部是程序文件和作业文件编写的组织部门并负责编写程序文件和公司通用的作业文件，负责公司通用作业文件的审核。
文件编号及格式规定
文件编号及格式规定文件编号批准日期生效日期等级版本修改状态总页数正文附录编制审核批准关联文件编号：文件编号及格式规定共页第页版次：A/0 页版号：修改记录页号页版修改内容修改人批准人修改日期版次：A/0页版号：0031 目的规范文件编写，以求文件格式与风格的统一。
2 范围适用于本公司除外来文件、图纸、工艺文件等之外的所有文件的编号与编写。
3 职责3.1管理性文件，体系文件，技术文件的文件管理负责人由管代、技术负责人担当；3.2一般性文件，通知，会议记录等的文件管理负责人由关联部门领导指定的人员担当；3.3文件管理负责人负责对文件进行编号，并对编号的唯一性负责。
并保证文件编号、书写符合本规范。
4 工作内容4.1文件编号的标记方法4.1.1标记在显眼的位置。
原则上为纸的右上角。
4.1.2原则上当一个文件有多页时，每页都要标记上编号。
4.1.3原则上在版面的右上角还应标上版次，左上角标上页号。
4.2文件种类的划分表1文件种类文件的种类对象文件类别代码性质编号方法体系文件质量手册、程序文件、质量环境管理方针、目标见表2 一级文件见§4.3 规程文件操作规程、规范见表2二级文件见§4.3 作业标准通用标准（含外来文件）见表2 二级文件见§4.3 设计文档图表、规范书、说明书、设计书等SM 二级文件见§4.3 质量记录产品质量环境记录、通用记录JL 三级文件见§4.4其它业务通知行政通知，人事通知财务通知，市场，商务，支撑通知质量检查通知，技术通知等TZ 三级文件见§4.4 技术报告技术报告、普通报告、调查报告等BG 三级文件培训资料公司内培训资料顾客培训资料PX 三级文件目录、手册销售资料（产品手册等）其它资料（公司介绍手册等）ML 三级文件上记以外的文件产品业务文件产品外业务文件（联络书，说明书，议事录发送件，报告书等）NT 三级文件4.3 体系文件的编号办法4.3.1 体系文件必须按本规定进行编号，编号应便于识别，•统一打印在文件的右上角。
文件编号原则
文件编号原则一般公司这样编号：一层文件：质量手册公司英文缩写+QM+序列号/版本号二层文件：程序文件公司英文缩写+QP+序列号/版本号三层文件：公司英文缩写+WI+部门编号+序列号/版本号四层文件：记录表单公司英文缩写+QR+部门编号+序列号/版本号一般开头是以公司名称拼音第一个字母组成：例三星SX－QM-001 QM质量手册文件QP程序文件WI三级文件WI-SOP产品?WI-SIP检验类QF四级文件记录表单类写文件要根据贵公司的流程来编写，下面有些例子？如何编写一.的作用1.确定了职责的分配和活动的程序，是企业内部的“法规”。
2.质量体系文件是质量体系审核的依据。
3.质量体系文件是企业开展内部培训的依据。
4.质量体系文件使质量体系改进有一个基础。
二.质量体系文件的层次第一层:质量手册第二层:程序文件第三层:作业指导文件，通常又可分为:第四层:表格三.编写质量体系文件的基本要求a）系统性b）符合性c）协调性四.编写质量体系文件的文字要求a）职责分明，语气肯定b）结构清晰、文字简明、文风一致。
；c）遵循“最简单、最易懂”原则编写各类文件；五.文件的通用内容a）文件名称、编号；b）受控状态、版本号、分发号c）编制、审核、批准；d）生效日期；六.质量手册的编制a)质量手册的常见结构:l封面—公司的名称；—手册标题；—文件编号、手册版本、受控章及分发号；—起草人、批准人签名、生效日期；l颁布令—以简练的文字说明本公司质量手册已按选定的标准编制完毕，并予以批准发布和实施。
颁布令必须以公司最高管理者的身份叙述，并予亲笔手签姓名、日期。
l手册说明（适用范围）—适用的产品；—生产该产品的组织领域或区域；—手册依据的标准；l手册目录—列出手册所含各章节入题目。
l修订页—用修订记录表的形式说明手册中各部分的修改情况。
l定义部分（如需要）—首先使用国家标准中的术语定义；—对特有术语和概念进行定义。
l组织概况（前言页）—公司名称，主要产品；—业务情况、主要背景、历史和规模等；—地点及通讯方法。
部门技术文件的编号规定
部门技术文件的编号规定1、目的：使我公司各部门技术文件的编号统一、规范并处于受控状态。
2、适用范围：适用于我公司各部门技术文件等。
3、编号原则：本编号方法是借鉴国家有关标准，结合我公司实际情况，力求简明扼要，通俗易懂，使用方便。
4、编号方法：4.1各部门技术文件的编号a、各部门技术文件的编号由汉语拼音字母和数字编号方法。
共有五部分组成：即公司简称、部门名称简称、部门技术文件简称、技术文件顺序号、编制年号。
如图1所示。
编制年号技术文件顺序号部门技术文件简称部门名称简称公司简称（TYXNY）图1各部门工艺装备编号b、部门名称简称见表1。
表1 部门名称汉语拼音字母代号c、部门技术文件汉语拼音字母代号见表2。
表2 部门技术文件汉语拼音字母代号4.2 技术文件编号方法：a、技术文件的编号由汉语拼音字母和数字编号方法。
共有三部份组成：即用产品型号作分子，以尾注号加设计顺序号加细实线，与编写年号隔开作分母。
必要时可在序号后边加两位数字，以区别零件。
形式如图2。
技术文件部分代号见表2。
编制年号零件在总成中的序号文件的设计序号文件的简称产品型号图2 技术文件的编号表2 技术文件部分代号表b、通用技术文件编号办法：通用技术文件编号由汉语拼音字母和数字编号方法。
共有三部份组成：即用通用技术文件汉语拼音字母＋年代号＋序号。
通用技术文件部分代号见表3。
如技术便函：J B14-01；产品更改通知单：GT14-01；工艺更改通知单GY14－01；试制计划：SJ14－01；通用技术文件：TY／技术文件代号＋类别（汉语拼音简写）＋年代号。
4.3、第三层次文件编号方法：TYXNY/ QC —0101-代表文件顺序号QC-代表作业文件代号TYXNY-代表公司代号4.4、企业技术标准编号方法：Q /TY . X XXX -- XXXX批准年号标准序号技术标准J，通用标准T企业名称代号企业标准代号编制／日期：审核／日期:批准／日期：。
【精选】公司文件编号管理制度1通用.doc
【精选】公司文件编号管理制度1文件编号管理制度1.目的确保公司重要文件具有唯一编号，便于文件的识别、追溯和控制，保证公司文件体系有效运转。
2.适用范围本制度适用于本公司经营管理过程中，所涉及的全部文件的编号、版号以及分发编号的标识管理。
3.总则1.凡本公司需进行编号管理的文件、资料，在编号时均应按照本规定的要求接受管理；本规定不适用于党务文件。
2.由企业发展部负责制订公司文件分类的编号方法，并指导各部门专职人员执行。
3.根据文件类型和内容进行编号分类，便于科学管理和开发利用。
4. 文件类别4.1 文件1.管理制度2.技术文件3.合同(招投标)4.外来文件4.2记录1.会议记录2.检查记录3.工作总结(周报、月报)4.工作计划5.文件编号规则5.1编码元素使用规则5.1.1公司名称公司全称：湖南华熠智能工程有限公司简称：HNHY5.1.2部门代号QF--企业发展部ZH--综合部ZX--管理咨询部GC--硬件研发部RJ--软件研发部5.1.3日期代号统一采用“yyxx”的格式，例如“1101”代表该文件是2011年1月制定的。
5.1.4流水号统一采用三位阿拉伯数字编码，例如：“001”代表第一份文件。
5.1.5文件版本编号下面是对文件版本进行编号要遵守的标准：起草版本的编号为0.1, 0.2, 0.3, ..., 0.10。
版本编号可以根据项目需要延伸到若干层。
例如，0.1, 0.1.1, 0.1.1.1。
一旦文件版本得以确认后，版本编号应该始自1.0。
版本编号不断变化为：1.0, 1.1, 1.2, ..., 1.10。
项目可以根据需要将版本编号晋升为2.0，2.1, 2.2 等。
5.2文件编码结构LYKJ/XX—XX—XX—YYXX—nnn流水号(000-999)日期代号(年年月月)文件类型部门代号企业代号/文件(记录)5.3文件分类编码规则5.3.1规章制度和管理文件格式：LYKJ/WJ-QF-ZD-vdd格式说明：公司名称/文件类别-部门缩写-制度缩写-版本号5.3.2合同(招投标)协议格式：LYKJ/WJ-QF-T-yyxx-nnn格式说明：公司名称/文件类别-部门缩写-合同类型-年月-流水号T：合同类型（S-销售合同；P-采购合同；C-合作协议；H-劳动合同；T-技术开发合同；O-其他合同）5.3.3外来文件格式：LYKJ/WJ-AA-RM-yyxx-nnn格式说明：公司名称/文件类别-外来公司名称-需求相关-年月-流水号5.3.4技术文件格式：LYKJ/WJ-RJ-（AB）BB-yyxx-vdd格式说明：公司名称/文件类别-部门缩写-（项目名称）工作过程名称-年月-版本号相应工作过程名称的简称（例如SPP，SRS）不是必需的，但如果要使用，应该遵守下面表格中的标准。
关于文件编号
ISO程序文件的编号方法
品质管理
XX/△△-◇◇◇（公司级通用）
XX/○○- △△-◇◇◇（部门内部）
○○—部门代号：SC—生产部、JS—技术部、XZ—行政部ZJ—质检部、CW—财务部、YW—业务部
△—文件类型代号：质量手册—SC、程序文件—CX、管理文件—GW 技术文件—JW、作业指导书—ZY、质量记录—JL
质量计划—JH、外来文件—WL
有编号的外来文件用原编号，无编号的外来文件，由文件归口部门按以下方法编号。
XX/WL-○○-◇◇◇
◇—文件顺序代号：在顺序号上可以有所区分，如001—100为设备方面的文件，100—200为工艺方面的文件，这样可以避免文件号编重．
体系文件描述质量体系文件构成：
第一层质量手册
第二层程序文件
第三层管理文件、技术文件、质量计划、作业指导书
第四层质量记录表格。
文件格式和编号管理规范
1. 目的：规范公司各类文件的格式和编号。
2. 合用范围：本规范合用于公司各管理体系的手册、程序、规范、技术文件、作业指导书、外来文件、记录表单等。
3. 职责3.1 总经理室：负责制定本规范。
3.2 各部门：编制文件时应按本规范要求执行。
4. 定义同《文件管理程序》5. 内容：5.1 管理文件的编写格式：5.1.1 管理文件的封面格式参照本文件的附件一，流程文件正文格式参照附件二，程叙文件正文的格式参照附件三。
5.1.2 文件编写条目按以下格式:1.1.11.1.11.1.1.12.2.12.1.12.1.1.1(如此类推，最多不超过 4 层)5.1.3 文件的页次格式为:页次/总页数。
5.1.4 版次:版次号/修订数，可以进行单页修改。
在一个版次内只能修订四次,超四次后,变更版本号:A/0 →A/1→A/2→A/3→A/4B/0 →B/1→B/2→B/3→B/4 (如此类推)5.1.5 文件的字体5.1.5.1 文件大标题----黑体小二加粗5.1.5.2 文件“1--5”标题----黑体小四加粗5.1.5.3 文件“1--5”内容----宋体小四5.1.5.4 流程表框内----宋体五号5.1.6 文档类型为 word 文档，表单不限；5.1.7 文档行距：文档自设最小行距 12 磅5.1.8 文档页面设置：上 2cm，下 1.8cm左 2cm ，右 1.8cm5.1.9 若流程是流程文件，流程框内的表格设为虚线，不设明格；5.1.10 页眉页脚及其他部份的未尽事宜以附件范本为准。
5.1.11 文件中须包含以下内容：1 目的：介绍编制此文件的作用和意义。
2 合用范围：介绍文件合用的范围，如：按使用的场所(组织别、) 产品、职能等进行界定。
3 职责：按文件的相关方分别介绍在此文件中所承担的职责。
(已发行的流程文件中暂时保留“流程相关方”的写法，文件进行修订时均改用“职责”的形式来编写。
)4 定义：在此文件中引用，属公司特定含义的名词或者较难理解的则需要进行解释。
文件编号原则
精心整理文件编号原则手册:“修改次数版本号”，其中:版本号用“0、1、2......”表示，修改次数用“1—9”表示，如01表示为0版第一次修订。
修改到第9次时换版（有重大修改可提前换版）程序文件:修改、版本号用直接用“0、1、2......”表示。
写文件要根据贵公司的流程来编写，下面有些例子希望能帮到您？如何编写质量体系文件a）系统性b）符合性c）协调性四.编写质量体系文件的文字要求a）职责分明，语气肯定b）结构清晰、文字简明、文风一致。
；c）遵循“最简单、最易懂”原则编写各类文件；l颁布令—以简练的文字说明本公司质量手册已按选定的标准编制完毕,并予以批准发布和实施。
颁布令必须以公司最高管理者的身份叙述,并予亲笔手签姓名、日期。
l手册说明（适用范围）—适用的产品；—生产该产品的组织领域或区域；—手册依据的标准；l手册目录—列出手册所含各章节入题目。
l修订页如:程序文件一览表其编号方式为附录A、附录B,以此顺延。
l质量体系要素描述—质量体系要素描述的原则；1.符合所选定的标准的要求；2.符合实际运作的需要。
3.职责落实4.满足相关法规要求、合同要求。
—质量体系要素描述各章的结构和内容目的—阐明实施要素要求的目的。
--正文部分：------1.目的------2.范围------3.职责------4.程序内容------5.质量记录------6.支持性文件------7.附录3.程序文件内容概述l内审控制程序l不合品控制程序l纠正措施控制程序l预防措施控制程序5.程序文件示例内部质量审核控制程序1.目的通过实施内部质量审核来确认质量体系的符合性和有效性，以便持续改进体系。
2.适用范围适用于本公司质量体系所覆盖的所有部门工作审核。
训合格取得资格的人员组成，审核员与被审核的质量活动不得有直接的责任关系。
4.3审核前准备4.3.1管理者代表策划内审时机，任命审核组长组织内审组实施审核活动。
4.4审核实施5.相关文件5.1《纠正和预防措施控制程序》6.质量记录6.1《内部质量审核计划》6.2《内部质量审核报告》6.3《不符合项报告》6.4《观察项报告》6.5《内审核查表》分发号:在受控章里标注分发序号，用01、02、……标注，并在文件分发记录中记录。
集团公司文件资料编号规定
文件资料编号规定1、总则对公司形成的每份文件确定一个单独的编号,以便对文件的形成、发放、修改、归档进行管理。
2、适用范围2.1公司内部形成的各种文件；2.2外来文件。
3、职责3.1公司企业管理部中心档案室对公司文件编号进行管理；3.2公司各单位对本单位拟订及收到的外单位发来的文件进行编号,并对发给职能部门、各子、分公司和责任岗位的文件添加发放编号。
4、工作程序4.1文件资料编号形式4.1.1公司文件资料的编号均采取按文件分类类目分段编号的形式。
一般文件编号分为3段,可视需要扩展为4段。
段与段之间采用“—”分开。
第1段为一级代码,第2段为二、三级类目代码，二级代码为文件的适用性质或归属年号、届别(董事会、股东会),三级文件代码为二级文件项目下的分类代码，第3段为流水号,由2～5位数字组成,第4段为扩展号,主要用于资料附件的编号或使用流水号等。
XX—XXX—XXXX—XXX文件流水号三级类目代码见4.3.4.2二级类目代码适用性质代码见4.3一级类目代码见4.24.1.2一级类目代码采用英文字母编写,一般为两个字母；二级类目代码采用拼音字母编写,一般为两个字母，董事会（股东会）文件为年尾数字和会议顺序号，三级类目代码采用1个字母,后一位为三级类目代码,文件编号中的字母、版号字母均采用大写字母。
4.2一级类目代码:BD—董事会(股东会) BoardOF—行政文件 OfficeQM—质量手册 Quality MenuOP—程序文件 OperationWG—作业指导书 Work GuideFM—表格 FormID—公司内子公司上报文件 Inter DocumentLD—公司内子公司平行文件 Level DocumentDD—公司内子公司下行文件 Down DocumentOD—外来文件 Outer DocumentIV—投资类文件 InvestmentAR—审计报告、资产评估 Audit ReportEC—经济合同 Economic ContractRG—注册登记文件 RegisterOT—其它 Other4.3二级类目代码4.3.1董事会文件、行政文件的二级类目代码：JD—决定、决议 JY—纪要TZ—通知 TB—通报BG—报告、请示、总结 PF—批复HY—行政会议文件 HG—函OT—其它4.3.2程序文件、作业指导书、表格、公司内报送文件、经济合同、其它等二级类目的代码为:JT—集团、通用文件 QG—企业管理部 CW—财务管理部SJ—审计监察部 GC—工程事业部 GW—港湾工程JX—机械公司 SJ—黄石疏浚 GF—贵阳分公司SK—生科源 CH—赤化超 JY—金业ST—燊泰基 ZD—中东 AG—安哥拉KM—喀麦隆 HH—海虹4.3.3外来文件的二级类目代码为:ZF—政府公布的各种文件、法规GD—股东单位来文CZ—传真件GC—工程资料QS—企事业单位OT—其它4.3.4投资类文件的二级类目代码YC—其它项目立项前文件OT—其它企业管理部在所选项目经公司董事会批准立项后，即比照本条规定另给项目的通用性质代码，并对本项目有关的已编入YA、YB、YC的文件按新代码重新编号、归档。
企业文件编码编号及格式管理制度
竭诚为您提供优质文档/双击可除企业文件编码编号及格式管理制度篇一：a公司文件编号管理规定文件编号管理规定编号：sxkxR-gw-019-20xx1、目的为了规范公司各部门和各管理体系文件的编号及文件的日常管理工作，使文件在使用过程中不发生内容重复、遗留，便于文件的检索和存档，特制定本办法。
2、适用范围适用于公司所有文件和制度的编号。
3、术语根据文件性质分为质量体系文件、技术文件、合同文件、文书文件四类。
3.1体系文件指质量手册、程序文件、支持文件、管理文件、管理通知、质量记录等与质量体系有关的文件。
3.2技术文件指产品技术文件、工艺技术文件、检验技术文件、外来技术文件和其它技术文件五大类。
3.3合同文件指除技术、质量合同以外的配套协议、准时供货协议、各种供方行为规范承诺书、价格协议等配套合同和营销合同等。
3.4文书文件指公司行政文件、行政规章、各种请示、一次性的通知等其它与质量体系无直接关联的文件，但以公司级文件颁布的列入公司行政文件类。
4、职责4.1办公室负责行政文书、各种文件的编号和归口管理。
4.2财务部、供销部负责合同文件的编号和归口管理。
4.3生技部、研发部负责技术、工艺以及质量体系文件的编号和归口管理。
5、正文5.1文件编号规则5.1.1外来文件执行原编号。
5.1.2体系文件编号管理5.1.2.1文件类别5.1.2.2部门简称5.1.2.3质量手册编号（q/sxkxR-qm9001-××××）发布年号质量手册代号公司标准代号5.1.2.4程序文件编号（q/sxkxR-qp-××××-××××）q/sxkxR–-发布年号顺序号程序文件代号公司标准代号5.1.2.5管理文件编号（sxkxR-gw-××-×××-××××）--发布年号顺序号部门代号管理文件代号公司代号5.1.2.6作业文件编号（sxkxR-zw-××-×××-××××）××-×××-××××发布年号顺序号部门代号作业文件代号公司标准代号5.1.2.7管理通知编号（sxkxR-t-××-×××-××××）发布年号顺序号部门代号管理通知代号公司标准代号5.1.2.8质量记录（sxkxR-jl-××-×××）-顺序号记录文件顺序号质量记录代号5.1.2.9表单编号（sxkxR-bd-××-×××-××××）××-×××-××××发布年号顺序号部门代号管理通知代号公司标准代号5.1.3文件分类：一阶文件（质量手册）二阶文件：（程序文件）三阶文件：（体系支持文件、作业文件、技术文件、制度管理文件等）四阶文件：（表单、记录等）；一阶、二阶文件以及公司级通用文件无需注明部门代号，三阶文件及各部门发布的内部文件需注明部门代号。
通用(电子)档案管理制度
（电子）档案管理制度第一章档案归档原则第一条按国家档案馆的整理规则，公司归档文件以件为单位进行装订、分类、排列、编号、编目、装盒。
(件：归档文件的整理单位。
一般以每份文件为一件，文件正本与定稿为一件，正文与附件为一件，原件与复制件为一件，转发文与被转发文为一件，报表、名册、图册等一册(本)为一件，来文与复文可为一件)。
第二章档案编号细则第二条档案基本编号由年度编号、一级类目编号、二级类目编号、三级类目编号和流水号共5部分组成。
第三条一级类目是指将公司档案进行第一次分类，比如分为行政、质量、项目、人事、财会、声像、电子、实物共七大类，大类编号用类别档案名称拼音的声母大写组合表示，比如行政档案为XZ，人事档案为RS、财务档案为CK，电子档案为DZ等（详见档案编号图）。
第四条二级类目是指在是对一级类目的细分，比如行政档案分为外部文件类、内部文件类，二级类目档案用两位数字表示，比如11.12，依次类推不能用带0的编号。
第五条三级类目是指最后在二级类档案内部进行的第三次分类，采用顺序号进行编号比如会计凭证类档案分为原始凭证、记账凭证和科目汇总表等小类，小类档案用一到多位数字表示。
第六条全宗号：XX项目（LS）；第七条年度编号由年份号和一个“（）”组成，如2018年的档案的年度编号为“（2018）”。
第八条流水号按档案资料形成的规律性从1开始编制。
第九条将各类编号如下依次排列：全宗号（2018）ZX11·1-12，则某一档案资料的编号就完成了。
其中，“（2018”为年度编号，“ZX”为一级类目编号，“11”二级类目编号，“1”为三级类目编号，“12”为流水号。
全宗号（XX项目——LS；）第三章档案内容第十条行政类档案内容1.公司重要会议原始记录、纪要和决定（包括发布的通知、通报、机构调整、全公司的规章制度）。
2.上级单位发来的与公司有关的文件材料。
3.公司对外的发文与有关单位来往的文书。
4.公司的请示与上级单位的批复。
公司流程文件命名与编码规则范例
3.1.2.各部门按规定正确命名、使用版本与编码。
4.
无
5.
文件命名规则
5.1.1.文件名称是表达该系统文件主旨的短语或词组
5.1.2.明确具体、但不宜过长，一般采用名词/动词组合，说明文件所描述的业务中心内容；
5.1.3.不得使用特殊字符；
5.1.4.各级文件命名规则
文件级别
LIC
质量管理
Quality Management
QM
支持流程
财务管理
Financial Management
FIN
人力资源管理
Human Resources
HR
行政
Administrative
ADM
业务流程
Business Process
BP
信息技术
Information Technical
IT
5.1.8.事业部代码
命名规则
一级
企业战略地图
二级
XX程序
示例：质量管理程序
三级
流程类文件：XX流程
规范类文件：XX规范或XX规则，如《物料编码规则》
四级
XX表，XX单，XX模版，XX报告
版本控制规则
5.1.5.文件必须有版本,以便区别文件状态。
5.1.6.正式文件版本以A、B、C……Z形式递增，版本超过Z后，先取消该份文件，再以新文件（新的文件编号）的A版新发行。
序号
内容
页码
/
变更履历
2
1
目的
3
2
名词解释
3
3
功能权责
3
4
作业流程图
3
5
作业说明
公司文件公文格式通用版
公司文件公文格式通用版一、概述公司文件公文是商务活动中常见的书面文件，用于传达重要信息、决策结果、业务安排等。
为了保证公司文件的规范性和统一性，特编制该通用版公司文件公文格式，以便广泛应用。
二、纸张和版面设置1. 纸张大小：A4（210mm × 297mm）2. 页边距设置：上边距2.5cm，下边距2.5cm，左边距3cm，右边距3cm3. 字体设置：正文使用宋体，字号12，标题使用黑体，居中，字号16加粗4. 行间距：正文为多倍行距1.5，标题为多倍行距2三、页眉页眉位于每一页的上方，包含公司名称、文件标题和页码。
页码格式可使用阿拉伯数字，从第一页开始编号。
示例：公司名称：ABC公司文件标题：XXX文件页码：1四、文件标题文件标题位于每一页的正文之前，使用居中对齐的黑体字来突出文件名称。
示例：XXX文件五、正文内容1. 文章主体文件正文以简洁明了的语言表达主要内容。
一般可以分为引言、主体和结论三个部分，可以根据实际情况进行调整。
在写作过程中，要注意以下几点：- 采用段落分节，每一段落的首行空两个字符。
段落之间用空格或空行隔开。
- 可使用项目符号或编号来列举事项，使内容更加清晰易读。
- 文章要简洁明了，措辞准确，注意用语得体，避免使用含糊不清或太生僻的词汇。
- 需要引用他人观点、数据或事实时，务必注明出处，遵循知识产权相关规定。
2. 字号和格式设置- 正文内容使用宋体字体，字号12，多倍行距1.5。
- 特殊内容如表格、图表、公式等应根据实际情况进行排版，并在正文中进行引用。
六、文末格式1. 结束语正式文件一般包含结束语，用于总结全文主旨或呼吁相关行动。
- 可使用诸如“敬请配合”、“望尽快处理”等词语表达。
- 结束语应简短明了，行文态度礼貌得体。
2. 签署人信息正文下方空一行，署名人信息左对齐。
一般包括署名人全称、职位、日期等。
如果需要附上联系方式或其他附注信息，可根据实际需求添加。
示例如下：署名人：[姓名]职位：[职位]日期：[日期]七、附件如果在文末需要附上其他相关文件或资料，可在文末签名人信息下方使用“附件”一词进行标注，并在正文中提及具体附件的名称。
公司规章制度文件如何编号
公司规章制度文件如何编号第一章总则第一条根据《公司法》和其他相关法律法规的规定，结合公司的实际情况，制定本规章制度。
第二条本规章制度适用于公司全体员工，员工在工作中应严格遵守并执行本规定。
第三条公司规章制度文件的修改，必须经公司领导层审议通过并经员工代表大会审议通过后生效。
第四条员工在工作中应遵守国家法律法规，保护公司的财产安全，维护公司形象，共同为公司的发展贡献力量。
第五条公司对员工的违规行为将严格追究责任，包括但不限于警告、记过、降职、开除等处分。
第六条公司组织制度执行部门对员工在工作中的表现进行定期考核，并根据考核结果进行奖惩。
第二章工资福利制度第七条公司对员工按照国家法律法规和公司相关规定支付工资，工资支付周期为每月一次。
第八条公司为员工提供完善的社会保险和福利待遇，包括医疗保险、养老保险、失业保险等。
第九条公司鼓励员工自主创新，对优秀员工给予加薪、晋升等奖励。
第十条员工在工作中应保守公司的商业秘密，不得擅自泄露公司机密信息，否则将承担相应的法律责任。
第十一条公司为员工提供良好的工作环境和发展空间，鼓励员工积极参加岗位培训和职业发展。
第三章工作纪律第十二条员工应按时上下班，不得擅自旷工旷岗，否则将视情节轻重给予警告、罚款等处理。
第十三条员工在工作中应主动配合领导工作，服从管理，不得利用职权谋取私利。
第十四条公司禁止员工在工作时间内进行私人活动、上网、购物等行为，否则将受到严厉处罚。
第十五条员工在工作中应保持团队合作精神，互相帮助，共同完成工作任务。
第十六条公司对员工的工作表现进行定期评估，工作不合格的员工将受到相应的处罚。
第四章员工权利保障第十七条员工有权利要求公司提供良好的工作环境和必要的工作设施，确保员工的安全和健康。
第十八条员工在工作中有权利得到公平的评价和待遇，不受歧视和羞辱。
第十九条公司对员工的个人隐私信息进行保密，不得随意泄露员工的个人信息。
第二十条员工有权利提出自己的意见和建议，公司应及时回复并加以考虑。
有限公司管理体系文件编号字体和字号规则
用于支持一级程序文件的二级程序文件时在一级排序号后以“.”连接二级程序排序号；
用于记录表式时以2位阿拉伯数字表示排序。
示例：QDY/QM-2002，2002版质量管理手册；QDY/ND/QMP-05.01，纳电项目质量管理体系第5号一级程序文件下第1号二级程序文件；QDY/ORE08.录表式。
2 其他文件的编号
2.1 作业指导文件
□□-□□-□-□-□□□
文件排序号
文件代码
机组号
编制部门缩写
项目名称缩写
项目名称缩写：“×D”，×--承建项目的首写拼音字母，当一个字母可能造成歧义时应予以区别；
编制部门缩写：“GL”锅炉工程处，“QJ”汽机工程处，“DZ”电自工程处，“ZH”综合工程处，“JZ”建筑工程处，“JX”机械工程处，“DS”电气试验室，“WS”物理试验室，“TS”土建试验室，“ZL”质量管理科，“WZ”物资处，“SG”施工管理科，“HT”合同预算科，“X□”协作□队（□为1、2、3…）。以此类推；
机组号：机组编号。1号机组为“1”，2号机组为“2”…，各机组通用为“0”；
文件代码：“A”项目施工组织总设计/施工组织专业设计，“B”质量检验计划/试验计划，“C”施工方案（措施），“D”作业指导书，“E”其他；
文件排序号：各文件编制部门按顺序 “001，002，…”编号。
示例：纳电工程锅炉专业1号机组002号施工方案 ND-GL-1-C-002。
□□-□□–第□□□号
排序号
填写部门缩写
项目名称缩写
项目名称缩写、填写部门缩写、排序号编号方法同2.1 。
c) 设计图纸、主要设备图纸（锅炉、汽机、发电机、主变压器、电除尘等）的发放编号和标识采用图册编号章“1—8”表示。其中“1”总工，“2”施工管理科，“3”质量管理科，“4”合同预算科，“5、6、7”施工部门，“8”留资料室查阅。
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3.4四阶一般文件编号由企业标准代号Q、公司名称（用公司拼音最前一个字母大写）、文件
型(文件级别)、部门代码（用部门英文字母最前一个字母大写）、文件日期/文件名称代码（三到四个数字或字母）、文件编号/版本号（用三个数字/A0~Z0表示）组成.
4.2文件编号格式：
4.2.1主文件编号格式——管理手册（Ⅰ级文件）
4.2.2程序文件编写格式——程序规范要求（Ⅱ级文件）
4.2.3操作文件编写格式——日常使用文件（Ⅲ级文件）
4.2.4记录文件编写格式——日常使用表单（Ⅳ级文件）
5.标准文件类型代码：
6.部门英文代码如下：
HO——公司HRD——人力资源部GAD——财务部R&D——研发部END——工程部TD——技术部PD——生产部POD——采购部GWBD——国外业务部GLBD——国内业务部QP——品管部GWPD——国外电源生产部GLPD——国内电源生产部
公司文件编号原则通用版
修订履历记录
版本
文件编号
制/修内容
生效日期
制/修部门
拟订
A.0
审核栏（打×为是）：
?行政部签名/日期___________?系统部签名/日期___________
?业务部签名/日期___________?研发部签名/日期___________?工程部签名/日期___________?五金部签名/日期___________
7.记录表单代码如下：2011
PM-——质量安全文件PP——程序文件PWI——作业指导书文件
PR——记录表单文件PED——外来文件PA——管理文件
?计划部签名/日期___________?采购部签名/日期___________?品保部签名/日期___________?财务部签名/日期___________
编制：审核：?批准：
文件分发部门(需要则打√):
（√）行政部（√）业务部（√）计划部
（√）研发部（√）工程部（√）采购部
（√）品保部（√）财务部（√）显示器事业部
1.目的：
有效管理公司内部文件及记录表单等文件编号具有唯一性、统一性、识别性、控制性，达到信息资料可追溯性、可延伸性的有效运转.
2.适用范围：
适用于公司内部所有文件及表单记录文件的管理.2011
3.文件用语定义：
3.1一阶文件：管理手册；
3.2二阶文件：程序文件；
3.3三阶文件：作业标准书、设备说明书、检验标准书、QC工程图，技术文件等，凡在制程上须使用