邮件收发管理制度

邮件收发管理制度
一、目的
为了规范公司的邮件收发管理工作，确保本厂邮件的准确、及时收发，特制订本制度。

二、范围
本厂内
三、定义
邮件物品，指公司员工因工作需要，向外部寄送文件资料、货物及其他物品等（大型设备的发送不在此例）。

四、职责
（一）收发室：负责公司邮件物品的收发管理；
（二）各部门：协助收发室进行部门邮件物品的发送、审批及接收。

五、工作内容
（一）邮件的签收与发送
1、邮件的签收
a、收发室在接收到外来邮件物品时（特别是快递、挂号、包裹单、
汇款单、货运单时），要及时通知收件人到收发室当面签收；
b、收件人要在《邮件签收登记表》上签名并详细登记签收时间，
以备查验和对；
c、收件人为公司名称、公司顾问人员及离职人员的，由综合部相关
人员代签；
d、除特殊情况外，如物品单中指定的接收人不在，原则上不得由
他人代签，如因此造成物品遗失、短少或调包等后果，代签人需承担全部责任；
e、凡快递、挂号信、包裹单、汇款单、货运单等的收件人，在收发
室通知发出后，应随即到收发室签收邮单，并及时去邮局取款取件，如因个人缘故超期罚款，收发室概不负责；
（二）邮件的发送
a、因工作需要，需向外部寄送文件、资料、货物及其他物品者，必
须先签写《邮件发送审核表内》，需经部门负责人，综合管理部负责人签字确认，并将需邮寄的物品包装好后交给收发室，由收发室统一安排邮寄；
b、未经登记或需邮寄的物品无部门负责人签字者，收发室可拒绝
受理，如需邮寄邮费自付；
c、如收件人等信息不清楚或不完整，收发室有权要求当事人将资料
完善，对于无故拒不按要求填写，且经收发室要求无效者，收发室有权拒发该货品，并将情况报该部门负责人处理；
d、收发室邮件负责人要认真在《邮件发送登记表》上进行登记，
邮寄后有义务向寄件人告知快递单号等信息，邮件的后续跟踪有寄件人自行负责；
e、寄送文件、资料、货物等邮件物品，原则上通过公司指定的承运
单位（邮局、EMS、中通邮件、运达等公司）进行邮寄，如有特殊情况需经过公司指定外的承运单位寄送，必须经综合管理部负
责人审批方可生效；
f、收发室要保留好每次邮寄的存根，以备查验核对；
g、收发室每月做一次邮件发送汇总表交财务部处理邮件费用的
问题；
h、公司任何人员如私自以公司名义在快递公司赊账，一经查出，
罚所赊邮费的5倍。

六、记录与表格
（一）《邮件签收登记表》
（二）《邮件发送登记表》
（三）《邮件发送审核表》
邮件签收登记表。