档案编号规则(完整版)

档案分类编号方案（一）
一、分类原则
1、档案分类原则是以本单位所形成的全部档案为对象，依据职能，结合档案内容和载体形态特点，便于科学管理和开发利用。

2、分类后的档案，分别用英文字母按顺序编大类代字。

3、本办法适用于对本单位全部档案进行实体分类、组卷和排架管理。

二、类别设置
本单位档案设大类和属类，大类用大写英文字母作代字，属类用阿拉伯数字作代号，本单位全部档案分为八大类，大类和属类设置如下：
（1）文书类档案（代字：A）；
A1 永久
A2 30年
A3 10年
（2）城市勘测类档案（代字：B）；
B1 工程地质
B2 水文地质
B3 控制测量
B4 地形测量
B5 摄影测量
B6 地图
（3）城市规划类档案（代字：C）；
C1 国土规划
C2 总体规划
C3 分区规划
C4 详细规划
C5 规划基础资料
（4）城建管理类档案（代字：D）；
D1 土地管理
D2 用地规划管理
D2.1 建设用地规划管理
D2.2 违法用地管理
D2.3 选址意见书管理
D3 建筑工程管理
D3.1 建筑工程规划管理
D3.1.1 公共建筑类工程规划管理
D3.1.2 联建楼建筑类工程规划管理
D3.2 规划设计审批管理
D3.3 违法建设管理
D3.4 市政基础设施工程管理（5）会计档案（代字：E）；
E1 会计报告
E2 会计账本
E3 会计凭证
E4 其他
（6）照片类档案（代字：F）;
F1 永久
F2 长期
F3 短期
（7）实物类档案（代字：H）；
Ｈ１锦旗类
Ｈ２奖牌类
Ｈ３奖杯类
Ｈ４其他类
（8）声像类档案（代字：R）；
R1 照片（底片）
R2 录像带
R3 录音带
R4 光盘与磁盘
三、编号方法
1、文书类档案的编号
●旧方法: 2007年以前，采用立卷归档方法，其编号结构模
式为：大类代字+保管期限代号+文件所属年份+案卷号组成。

保管期限代号：永久1，长期2，短期3；永久长期合编为1 2；永久长期短期合编为0。

例：A 1.2004—001
案卷号（第1个案卷）
年度
保管期限代号（永久）
大类代字（文书档案）
●新方法：2008开始，采用单件归档方法，其编号结构模
式为：大类代字+保管期限代号＋文件所属年份＋件号组成。

其中保管期限代号永久为1，30年为2，10年为3。

例：A 1.2008—001
件号（第1件）
年度
保管期限代号（永久）
大类代字（文书档案）
2、勘测类档案（B）、城建规划类（C）
均按“类别－年度”来设置案卷顺序，其档号结构模式为：大类代字+ 属类代号＋年度+案卷号。

例：B 1.2004—001
案卷号
年度
属类代号
大类代字
3、城建类档案（D）
按“类别－年度”来设置案卷顺序，其档号结构模式为：大类代字+ 属类代号＋年度+案卷号。

档案分类编号方案（二）
一、文件类别
（一）文件
1.管理制度
2.技术文件
3.合同
4.表格
（二）记录
1.会议记录
2.检查记录
3.工作总结(周报、月报)
4.工作计划
二文件编号规则
（一）编码元素使用规则
1公司名称
公司全称：上海xx有限公司
简称：SHYG
2部门代号
FD--财务部MD--市场部OD--运营部HR--人力资源部IT--技术部
3日期代号
统一采用“yyxx”的格式，例如“2016”代表该文件是2016年制定的。

4流水号
统一采用三位阿拉伯数字编码，例如：“001”代表第一份文件。

5文件版本编号
下面是对文件版本进行编号要遵守的标准：
起草版本的编号为A0-A……，B0-B……，C0-C……，字母是根据内容升级而变化。

（二）文件编码结构
SHYG—XX—XX—YYXX—nnn/版本
流水号(000-999)
日期代号(年)
部门代号
文件类型
企业代号
（三）文件分类编码规则
1规章制度和管理文件
格式：SHYG-ZD-C-yyxx-nnn/A0
格式说明：公司名称-制度缩写-部门缩写-年-流水号/版本号
2合同协议类
格式：SHYG-HT-C-yyxx-nnn/A0
格式说明：公司名称-文件类型-部门缩写-年-流水号/版本号3文案类
格式：SHYG-WA-C-yyxx-nnn/A0
格式说明：公司名称-文件类型-部门缩写-年-流水号/版本号4会议记录
格式：SHYG-JL-C-yyxx-nnn/A0
格式说明：公司名称-文件类型-部门缩写-年-流水号/版本号5工作总结或工作计划
格式：SHYG-ZJ-C-yyxx-nnn/A0
格式说明：公司名称-文件类型-部门缩写-年-流水号/版本号。