采购控制程序

文件名称：采购控制程序
主管部门：采购中心
1.0目的:
为提供客户使用或公司生产所需的各类成品、原料、物料、辅助性物料及生产设备、生产器具、检验设备、信息设备、服务设备、服务检测、服务项目等等能及时、适量供应(含本公司的外发
作业)、并保证其符合客户及公司质量要求、促进公司生产效率达标，避免呆料产生；
2.0范围：
适用于所有物料、物品、仪器、设备、工装夹具、服务设备、服务检测、运输服务项目等的采购。

3.0职责：
3.1 采购中心：
3.1.1负责外部供方资料建立、保存及考核；
3.1.2主导外部供方开发评审﹑订单跟催﹑负责与外部供方的沟通联络等工作；
3.1.3负责进行外部供方交期状况、结款方式、厂商评鉴和定期评价；采购物品相关款项的
结报；
3.1.4详细采购作业流程请参照《采购管理规定》。

3.2 技术部（组立工程技术部、镀膜工程技术部）：
3.2.1负责提供产品之图面、规格及相关承认事项及协力厂商资格认定之评核。

3.2.2先期样品物料，工程技术部参照样品需求填写请购单，安排打样并与业务保持沟通，
项目核准后提交采购，采购见单后，查核业务、项目均有核准OK后方可执行采购动作。

3.2.3如有最低请购量的问题，请采购报批后处理，工程部会按前期制样的数量加一些试模
损耗购买
3.3 设备课：
3.3.1负责设备性能及技术参数方面的请购、确认与验收。

3.4 供应商品质管理课：
3.3.1进料检验及品质异常反馈处理。

3.3.2向采购反馈外部供方供货品质状况
3.5 组立部、镀膜部：
3.4.1协助品保部或工程技术部对外部供方产品质量进行确认。

3.6 生产管理部：
3.5.1 负责生产物料的收发管控。

3.5.2 所有有形物料、办公劳保用品之数量验收及收发。

3.7 申购单位：
负责所需物品之申购，开立《采购申请单》注明清楚申购物品料号、品名及具体规格、特殊物品需附样品或图；
4.0有关术语和定义：
4.1外部供方:为公司提供生产用、非生产用之物料提供服务的合格供应商；
4.2 生产性物料
4.2.1 委外加工外部供方: 为我司提供镀膜半成品、切割半成品或其他市场标准件直接购入
之外部供方；
4.2.2 原料:凡购入需经厂内机器设备加工改变形态之物料；
4.2.3 成品:凡己完成最后生产阶段且验收合格之产品或外购产品，可供客户者；
4.2.4 包装物料:凡供原料、辅料、在制品、成品等包装使用之材料，如纸箱、Tray盘、包装
板、珍珠棉等；
4.3非生产性物料:
4.3.1 辅助性物料:生产过程中所需耗用，但不随成品销售者，如刀具、UV膜等；
4.3.2 生产设备:在生产加工中直接参与作业之主要设备及辅助性、相关性设备及治工具；
4.3.3 检测设备:配合生产、加工过程中直接或间接使用之检验与测试议器或量仪；
4.3.4 事务性及总务性物料:与人员有后勤支持作用之物品,如办公设备及文具；
5.0控制要求：
5.1 请购作业:
5.1.1 生产性物料请购:
5.1.1.1 针对生产性物料请购由物料管理员依据业务订单，产品BOM及物料库存状况，填写《采购申请单》，经部门主管审批，呈签副总裁核准后由采购向厂商下达《采购订单》进行采购作业；
5.1.2 非生产性物料请购：
5.1.2.1 非生产性物料请购由请购单位填写《采购申请单》提出申请；经部门主管审批，呈签副总裁核准后进行采购作业；
5.2 外部供方开发及管理：
5.2.1 非生产性材料外部供方由采购寻找，经询价、比价、议价后进行采购；
5.2.2 试样及试产阶段生产性物料外部供方，由技术部门和采购共同开发第一外部供方并备
齐试产所需物料；根据不同物料类别需提供材料MSDS报告，环保报告，出货检测报告
等。

试样结束后技术部需向采购提交《新物料试验评估表》做为批量采购依据；
5.2.3 生产性材料外部供方审核：采购、技术、品保、共同参与对外部供方稽核；稽核合格
后，采购输出外部供方稽核结论，经采购部主管签核后再会签品保、技术、生产等单
位；采购对合格的厂商建立《合格供应商名单》作为采购来源。

详细流程请参照《供方管理控制程序》
5.2.4 所有与公司有贸易往来之厂商，采购均需制作《供应商基本资料表》存档；
5.3 询价,比价,议价
5.3.1 生产性物料,试产阶段由技术部门协同采购单位进行询价,比价,议价的动作；
5.3.2 其它物料由采购单位进行询价、比价、议价的动作；
5.3.3 为确保合理的采购资源，均需两家以上外部供方报价，以供公司采购比价和降低物料采
购风险。

5.4 外部供方更换
5.4.1 价格高出市场价，与公司成本管控不符之厂商；
5.4.2 交期服务经常严重延误，导致公司交付无法达成，屡遭客户投诉之厂商；
5.4.3 客户唯一指定（更换外部供方务必获得客户的认可）；
5.4.4 行业内独家制造或独家代理；唯一合格外部供方资格认可等厂商，公司无更换厂商之
权限及资源；
5.4.5除以上情况，公司采购不可随意更换厂商；
5.5 采购订单下达
5.5.1所有采购物品之《采购申请单》经权责人员核准后，采购人员凭《采购申请单》选择合适之外部供方询、比、议价后将外部供方报价单经权责人员签核后向外部供方发起采购；
5.5.2 外协加工之采购：由物料管理员依生产计划负责外协加工申请之提出，并制成《委外
订单》，采购下达《采购订单》，经权责人员核准后进行外协加工作业；采购跟进交期
并对厂商做货款结报、考核等；
5.5.3 常用消耗品由使用单位填写《采购申请单》后，采购可寻找外部供方，由外部供方
进行报价并提供报价单，经权责人员签署后，采购开立《采购订单》向外部供方发
起采购；
5.5.4 采购数据:采购订单应包含：产品品名、料号，型号、尺寸、规格，数量，交货
日期、期限、地点、产品价格、付款条件；产品图面或产品相关验收标准，产品
环保要求，生产厂商名称等，采购人员在采购管制性原物料和外协加工请购时，
采购数据必须完整、准确反映所需采购物品的要求；
5.6 采购跟催：
5.6.1 为保证采购物料适时﹑适地﹑适量到货，采购应以电话﹑传真或其它必要且有效的
方式跟催外部供方和相关承运商；
5.6.2 采购应将跟催信息通过电话或其他必要及有效的方式及时通知相关单位，相关单位
及时作好相关调整；
5.6.3 外协加工由采购主力做跟催，并通过电话或其他必要及有效的方式及时通知相关单
位，相关单位及时作好相关调整；
5.7 采购物品收货、验收、退货：
5.7.1 对于非生产性物料外部供方来货，由仓库根据外部供方《送货单》进行验收，仓管
人员直接验收或通知有关单位进行验收及领用
5.7.2 外部供方送货时，仓库签收送货单只表示对数量确认无误，仓库此时禁将此料入库，
当品保验收合格并贴合格标签且IQC签字后，物料才能入库；并输出检验结论，仓
库依品质检验结论办理入库或退货；
5.7.3 外部供方提供之物料经IQC验收合格入库后，并不能免除外部供方对此料的品质责
任。

5.7.4 退货作业详细流程请参照《不合格输出控制程序》；
5.7.5 对于量产生产性物料及外协件外部供方来货，由仓库依据外部供方《送货单》通知品
保单位检验，如有异常品保将判定结果通报相关权责单位，采购部将依此判定结果立即处理及追踪且安排异常物料退换货；若异常品为生产急料，需进行MRB评审，由相关部门会审，当MRB处理结果为选用或特采时，采购开立《厂内部特采申请单》进行特采；检验合格，则通知仓库进行入库作业。

5.7.6 若为固定资产，则由使用单位，设备部共同检验测评，合格后办理入库手续；
5.7.7 验收合格后的物料由仓库填写入库单并办理入库手续；
5.8 采购订单变更
5.8.1《采购订单》必须经过外部供方的书面确认后生效，如因生产需求变化，需对订单
及其它采购数据作出变更时，采购单位以正式邮件及时通知外部供方并进行确认；5.8.2 当因客户订单变更或取消或其它原因而需要变更或取消《采购订单》时，采购单位
应及时与外部供方确认,按以下方式处理：
5.8.2.1 当厂商所接订单尚未加工时，应以订单取消为原则；
5.8.2.2 当厂商所接订单已加工至半成品或成品时，外部供方应以接到取消通知时的状
态为向我公司的交货状态，采购单位应以实际交货状况与厂商商讨有关产品与
半成品处理问题；
5.9 款项结报：
5.9.1 对于由于质量、交期问题造成扣款事项，采购、物料管理员需进行索赔单登记，每
月进行汇总，在与外部供方对账前要求其签核确认；若索赔单处理方式为扣除货款
时，当月对账直接扣除；若索赔单处理方式为以货抵扣款时，采购根据物料管理课
的采购申请需求换算下达零单价订单。

5.9.2 采购的物品采购每月定期与外部供方对帐，并确认回传《年月对账单》，依据
当月的《采购申请单》、《采购订单》、厂商的“送货单”，我司仓库的《入库单》、及
材料异常扣款明细记录表、办理相关款项结报；
5.10 服务项目类采购：
根据各单位的需求委托外部服务方进行服务工作，申请单位提报需求权责人员核
准采购寻找供应商协助申请单位与厂商确认具体服务项目和方案申请
单位签订方案书采购签订合同并进行服务安排服务工作结束后申请单位需
提供《验收单》采购结算货款。

5.11 采购文件管理：
5.11.1 所有《采购订单》必须有编号；
5.11.2 采购单位采购人员须将外部供方基本数据、询价数据、外部供方评签记录、外部
供方定期评价记录、《采购申请单》、《采购订单》、往来信函、传真数据等资料一
一对应整理并建文件以便备查；
6.0相关文件/资料：
6.1《供方管理控制程序》
6.2《合格供应商名单》
6.3《采购管理规定》
6.4《不合格输出控制程序》
7.0表单记录：
7.1《采购申请单》
7.2《采购订单》
7.3《新物料试验评估表》
7.4《设备验收单》
7.5《厂内部特采申请单》
7.6《年月对账单》
7.7《供应商基本资料表》
8.0流程图：。