各类行政公文格式

各类⾏政公⽂格式
□⾏政公⽂
第⼀节□⾏政公⽂概述
⼀、⾏政公⽂的概念
⾏政机关的公⽂，是⾏政机关在⾏政管理过程中形成的具有法定效⼒和规范体式的⽂书，是依法⾏政和进⾏公务活动的重要⼯具。

⼆、⾏政公⽂的特点
(1)公⽂由法定作者制发。

(2)公⽂的制发具有程序性。

(3)公⽂具有法定效⼒。

(4)公⽂具有规范的体式。

三、⾏政公⽂的种类
⾏政公⽂从不同的⾓度分类，可从不同的⽅⾯，揭⽰了公⽂的特征或属性。

(⼀)按适⽤范围来划分
《办法》规定的公⽂有⼗三种：命令(令)、决定、公告、通告、通知、通报、议案、报告、请⽰、批复、意见、函和会议纪要。

(⼆)按⾏⽂⽅向来划分
可分为下⾏⽂、上⾏⽂和平⾏⽂。

(三)按缓急程度来划分
可分为特急、急件、⼀般⽂件三类。

(四)按保密级别来划分
可分为三个等级：绝密、机密和秘密。

四、⾏政公⽂的⾏⽂规则
(⼀)下⾏⽂规则
(1)政府各部门依据部门职权可以互相⾏⽂和向下⼀级政府的相关业务部门⾏⽂；除以函的形式商洽⼯作、询问和答复问题、审批事项外，⼀般不得向下⼀级政府正式⾏⽂。

(2)部门之间对有关问题未经协商⼀致，不得各⾃向下⾏⽂。

如擅⾃⾏⽂，上级机关应当责令纠正或撤销。

(3)上级机关向受双重领导的下级机关⾏⽂，必要时应当抄送其另⼀上级机关。

(4)向下级机关或者本系统的重要⾏⽂，应当同时抄送直接上级机关。

(⼆)上⾏⽂规则
(1)请⽰应当⼀⽂⼀事；⼀般只写⼀个主送机关，需要同时送其他机关的，应当⽤抄送形式，但不得抄送其下级机关。

(2)“报告”不得夹带请⽰事项。

(分类:公务员)
(3)⼀般不得越级请⽰和报告。

(4)除上级机关负责⼈直接交办的事项外，不得以机关名义向上级机关负责⼈报送请⽰、意见和报告。

(5)受双重领导的机关向上级机关⾏⽂，应当写明主送机关和抄送机关。

(三)联合⾏⽂规则
(1)同级政府、同级政府各部门、上级政府部门与下⼀级政府可以联合⾏⽂；
(2)政府与同级党委和军队机关可以联合⾏⽂；
(3)政府部门与相应的党组织和军队机关可以联合⾏⽂；
(4)政府部门与同级⼈民团体和具有⾏政职能的事业单位也可以联合⾏⽂。

(四)其他⾏⽂规则(分类:公务员)
(1)属于部门职权范围的事务，应当由部门⾃⾏⾏⽂或联合⾏⽂。

联合⾏⽂应明确主办部门。

须经政府审批的事项，经政府同意也可以部门⾏⽂，⽂中应注明经政府同意。

(2)属于主管部门职权范围内的具体问题，应当直接报送主管部门处理。

五、⾏政公⽂的格式
(⼀)公⽂的书⾯格式
公⽂的书⾯格式是指公⽂的数据项⽬在公⽂⽂⾯上所处的位置和书写的形式。

组成公⽂的各要素划分为眉⾸、主体、版记三部分。

(1)眉⾸部分包括公⽂份数序号、秘密等级和保密期限、紧急程度、发⽂机关标识、发⽂字号、签发⼈等项。

(2)主体部分包括公⽂标题、主送机关、公⽂正⽂、附件、成⽂时间、印章、附注等项。

(3)版记包括主题词、抄送单位、印发机关和印发⽇期等项。

(⼆)公⽂的特定格式
包括：信函格式、命令格式、会议纪要格式。

(三)公⽂的排版规格与印制装订要求(分类:公务员))
(1)排版规格：正⽂使⽤3号仿宋体字，⼀般每⾯排22⾏，每⾏排28个字。

(2)⽤纸要求：公⽂⽤纸采⽤A4型，幅⾯尺⼨为210mm×297mm。

(3)装订要求：公⽂应左侧装订，不掉页。

包本公⽂的封⾯与书芯不脱落，后背平整、不空。

两页页码之间误差不超过4mm。

第⼆节□命令(令)、决定、意见
⼀、命令(令)
(⼀)命令(令)的概念和种类
1.命令(令)的概念
命令(令)是国家⾏政机关及其领导⼈发布的指挥性和强制性的公⽂。

它“适⽤于依照有关法律公布⾏政法规和规章；宣布施⾏重⼤强制性⾏政措施；嘉奖有关单位及⼈员”。

2.命令(令)的种类
有：公布令、⾏政令、嘉奖令、任免令等。

(⼆)⽂体结构
1.标题
命令(令)的标题形式有：制发机关(作者)加⽂种；制发机关、事由加⽂种；“授予”式标题。

2.发⽂字号
有两种，⼀是完全式写法。

⼆是发⽂字号专⽤。

⼀般领导⼈名义发布的命令不按照年度编号，⽽是从任职开始到卸任为⽌依次编号。

3.主送机关
发布令、⾏政令因其⾯向政府所辖范围内的全体成员，故不⽤主送机关。

嘉奖令有主送机关。

4.正⽂
正⽂是公⽂的主体。

有三种形式：
(1)单层次式□发布令多数采⽤单层次，其内容为发布什么法规和施⾏⽇期。

(2)⼆层次式□⾏政令多采⽤⼆层次，第⼀层次的内容是发布该令的⽬的，第⼆层次的内容为命令事项。

(3)三层次式□嘉奖令多数为三层次，第⼀层次写嘉奖的缘由，主要写明嘉奖对象的功勋和业绩，其中时间、地点、事情、原因、结果要交代清楚，此段最后要给功勋业绩定性。

第⼆层次写嘉奖的⽬的及嘉奖的内容。

嘉奖内容有授予荣誉称号的、记功的、晋级的、给予奖⾦的。

第三层次写嘉奖希望，写明对受奖者的勉励与要求，或向有关⽅⾯⼈员提出希望。

5.附件
颁布法规⽂件的命令，均以随令公布的法规⽂件作为附件，在正件中需简要说明批准法规⽂件的机关、⽂件标题与正式施⾏、⽣效⽇期以及对⽂件执⾏的要求等。

在正⽂下⽅需注明附件的标题与件数。

(分类:公务员)
6.落款
在正⽂右下⽅标注发⽂机关领导⼈的姓名，姓名前要冠以职务。

以机关名义发布的命令，也可以不签领导⼈的姓名。

7.成⽂时间
有两种标法：⼀种是标在标题之下；另⼀种是写在⽂尾署名的下⽅。

(三)写作要求
(1)注意“命令(令)”的适⽤范围
①“命令(令)”的作者具有限定性。

②命令⽤于任免⼈员，仅限于任免部长级以上的官员，⽽⼀般官员不⽤命令任免；命令⽤于嘉奖，也仅限于嘉奖具有重⼤影响的⼈或事，普通表彰不⽤嘉奖令。

(2)⽂辞庄严、准确。

(3)结构严谨、平直。

⼆、决定
(⼀)决定的概念和种类
1.决定的概念
决定是“适⽤于对重要事项或者重⼤⾏动做出安排，奖惩有关单位及⼈员，变更或者撤销下级机关不适应的决定事项”的公⽂。

2.决定的种类
决定的种类有：法规性决定、指挥性决定、知照性决定、奖惩性决定和变更性决定。

(⼆)⽂体结构
1.标题
决定的标题与其他公⽂⽂种标题的格式相同，由制发机关、事由、⽂种三部分组成。

需要注意的是，如果是会议通过的决定，还要在标题的下⽅居中以括号注明批准、通过的会议名称和会议通过的⽇期。

(分类:公务员)
2.发⽂字号
决定的发⽂字号为完全式。

3.主送机关
决定的主送机关为应知照的单位或群体。

4.正⽂
⼀般由决定的原因和决定事项组成。

决定的原因，即写决定的根据。

决定的事项包括具体实施的原则、⽅法、步骤。

关于事件处理、⼈员表彰、处分的决定，须写明事实和组织处理决定。

要求层次分明、条理清楚，每个层次可⽤数量词或分标题标明。

5.落款
正⽂右下⽅写明发⽂机关名称。

若标题上已有发⽂机关，则签署可省略。

6.成⽂时间(分类:公务员)
若属会议通过的决定，⽇期须⽤圆括号置于标题之下；属领导机关的决定，⽇期⼀般放在落款之后。

(三)写作要求
(1)原因要写得简短明确；
(2)决定事项要写得准确具体，具有可⾏性。

三、意见
(⼀)意见的概念
意见是“适⽤于对重要问题提出见解和处理办法”的公⽂。

?
意见既可以作上⾏⽂，也可以作下⾏⽂。

(⼆)⽂体结构
1.标题
意见的标题由制发机关、事由、⽂种三部分组成。

2.发⽂字号
为完全式。

3.主送机关
为应知照的单位或群体。

4.正⽂
⼀般由意见的原因、见解和事项组成。

意见的原因，即写意见的根据。

主要写当前存在的问题和解决这些问题的必要性。

意见的见解和事项，即围绕核⼼问题提出见解和解决的办法。

5.落款
署发⽂机关的名称。

6.发⽂时间
在落款的下⾯。

(三)写作要求(分类:公务员)
(1)撰写意见的原因⼀般要写得有概括性，说清楚撰写意见的重要性。

(2)意见的见解和事项，要围绕核⼼问题，采⽤夹叙夹议的⽅式，分条陈述。

即提出分问题，再阐述解决问题的办法。

所述办法要求具体、可⾏。

第三节□⽂告、通知、通报
⼀、⽂告
(⼀)⽂告的概念和种类
⽂告是公告和通告的统称，是周知性公⽂。

公告是“适⽤于向国内外宣布重要事项或者法定事项”的公⽂；通告是“适⽤于公布社会有关⽅⾯应当遵守或者周知的事项”的公⽂。

2.⽂告的种类
(1)公告的种类有：⾏政公告、法规性公告。

(2)通告的种类有：禁⽌型通告、知照型通告。

(⼆)⽂体结构
1.标题
公告和通告的标题，有的不写事由，仅写制发机关和⽂种；有的省略“关于”和“的”；也有的是制发机关、事由、⽂种都齐全的。

例如：《中华⼈民共和国全国⼈民代表⼤会公告》；《北京市⼈民政府通告》；《北京市海淀区⼈民政府建设⽤地通告》；《国务院办公厅关于夏时制的公告》。

2.发⽂字号
⾮完全式，有的省略。

3.主送机关
为周知性⽂体，⽆主送机关。

4.正⽂
正⽂⼀般由两部分组成，即事由——写公告或通告的原因及依据，事项——写具体知照内容。

正⽂结尾常⽤“此布”、“特此公告”、“特此通告”等语词。

5.落款
在正⽂右下⽅写明发布机关名称，如果发布机关在标题中出现，此处可省略。

6.成⽂时间
⽂告成⽂时间可写在标题之下⽤括号括上，也可以写在落款之下。

(三)写作要求
(1)公告的作者通常是国家领导机关，通告的作者⽐公告范围宽，可以是各级政府及其职能机关，也可以是社会团体、企业事业等单位。

(分类:公务员)
需要注意的是“通告”不能乱⽤，诸如：“不许践踏草坪，违者罚款”，单位搬迁、更换电话号码等，则不能运⽤通告，⽽应当⽤启事。

(2)⽂告重在事项写作，要求明确⽽具体，事由可简略或不写。

(3)⼀件⽂告只公布⼀项专门事件或事项。

(4)⽂告的语⾔要准确、通俗和简明。

⼆、通知
(⼀)通知的概念和种类
1.通知的概念
通知是“适⽤于批转下级机关的公⽂，转发上级机关和不相⾪属机关的公⽂，传达要求下级机关办理和需要有关单位周知或者执⾏的事项，任免⼈员”的公⽂。

“通知”⼀般为下⾏⽂或平⾏⽂。

2.通知的种类
其种类有：指⽰性通知、任免⼈员的通知、颁布、转发性通知、会议通知。

1.标题
通知的标题由制发机关、事由、⽂种三部分组成。

需要注意的是，批转、转发通知的标题也是由三要素组成。

颁布、批转、转发性通知的标题内⼜含有⼀个被批转或被转发公⽂的标题，是⼤标题⾥包孕着⼀个⼩标题，这个⼩标题是作为⼤标题的事由出现的。

如果被转发、批转的公⽂是法规性⽂件，则须在法规性⽂件名称上加上书名号。

(分类:公务员)
2.发⽂字号
为完全式。

3.主送机关
主送机关是必须承办、执⾏和应当知晓该通知的受⽂机关。

4.正⽂
⼀般由三部分构成。

通知事由写明制发通知的理由、⽬的、依据或情况。

通知主体，即通知事项。

要求主要受⽂机关承办、执⾏和应予知晓的事项。

通知事项多数分条列项写出，条⽬分明。

通知的结尾有三种常⽤写法：①事项结束，全⽂就⾃然结尾；意尽⾔⽌，不单写结束语。

②⽤习惯⽤语“特此通知”收尾，但前⾔和主体之间如⽤了“特作如下通知”作过渡语，则不宜在收尾处再⽤习惯⽤语。

③⽤简要的⽂字再次明确主题或作必要的说明，以引起收⽂单位对该通知的重视。

(分类:公务员)
在正⽂右下⽅写明发⽂机关名称，如果发⽂机关在标题中标明，落款时可以省略。

6.成⽂时间
写在落款之下。

(三)写作要求
(1)指⽰性通知：须写明提出指⽰的根据与指⽰事项，内容要求明确具体。

(2)任免⼈员的通知：要求写明批准的机关、⽇期与被任免⼈员的职务、姓名。

(3)颁布或转发性通知:要求在正⽂中简短地说明所颁布或转发的公⽂的制发机关、制发(批准、⽣效)⽇期与公⽂标题以及颁发或转发的⽬的、意义与要求等。

被颁布或转发的公⽂均为通知的附件，须注明附件的序号与标题、件数。

(4)会议通知：要求写明召开会议的名称、⽬的、议题、时间、会址、对参加会议⼈员的要求(如准备发⾔、⽂件、论⽂、⽣活⽤品等)、注意事项以及筹办会议单位名称、联系⼈、联系地址、电话号码、电报挂号、会议⾷宿安排、去会址路线、接洽标志等。

有的通知后⾯还要附上⼊场凭证或请柬等。

总之，要写得清楚、具体，对必须写明的项⽬⽆⼀错漏，以保证会议按预定要求准时召开。

三、通报
(⼀)通报的概念和种类
1.通报的概念
通报是“适⽤于表彰先进，批评错误，传达重要精神或者情况”的公⽂。

2.通报的种类
有：表扬通报、批评通报、情况通报。

(⼆)⽂体结构
1.标题
由制发机关、事由、⽂种三部分组成。

2.发⽂字号
为完全式。

⼀般为直属下级机关，或需要了解该内容的不相⾪属的单位。

⼀般由三部分组成。

导语，写通报的⽬的或缘由；通报主体，即通报具体内容；结尾，即根据通报内容提出各类事项的要求或希望。

5.落款
在正⽂后右下⽅标注发⽂机关，如在标题中已出现发⽂机关，也可不署发⽂机关。

6.成⽂时间(分类:公务员)
⼀般为发⽂⽇期，该⽇期也可注于标题之下。

(三)写作要求
(1)及时、快速。

(2)材料必须新颖、典型、具有代表性。

(3)通报的材料必须调查核实。

第四节□报告、请⽰、批复
⼀、报告
(⼀)报告的概念和种类
1.报告的概念
报告是“适⽤于向上级机关汇报⼯作，反映情况，答复上级机关的询问”的公⽂。

报告为上⾏⽂。

(分类:公务员)
2.报告的种类
有：⼯作报告、专题报告、答复报告、递送报告。

(⼆)⽂体结构
1.标题
由制发机关、事由、⽂种三部分组成。

2.发⽂字号
为完全式。

3.主送机关
为直属上级机关。

4.正⽂
正⽂由导语、事项和尾语组成。

导语写报告的⽬的或缘由。

写完后多⽤“现将有关情况报告如下”的过渡语过渡到下⽂。

主体即报告的具体内容。

答复报告的尾语，多⽤“特此报告”、“专此报告”。

5.落款
在正⽂后右下⽅标注发⽂机关。

如在标题中已出现发⽂机关，则落款省略。

6.成⽂时间(分类:公务员)
也可注于标题之下。

(三)写作要求
(1)⼯作报告的要求：
①内容要求写明⼯作进程、⼯作成绩、经验、存在的问题与下⼀步⼯作安排。

②主要运⽤记叙⽅式。

③重点突出，点⾯结合。

要避免把⼯作报告写成⾯⾯俱到的流⽔账。

④实事求是，报告中所列成绩或问题都必须属实，并能从中揭⽰出⼀定的规律。

⑤
在报告中可以写设想、提建议，但不可写请⽰事项。

(2)专题报告的要求：
①在内容上要求反映新事物、新问题、新情况，要有助于推进当前⼯作的开展。

②写作要及时，做完⼀项专门⼯作或解决某项问题之后，⽴即报告。

(3)答复报告的要求：
要针对上级的询问，实事求是地回答问题。

(4)递送报告的要求：
写作内容简单，将报送的材料(⽂件、物件)的名称、数量写清楚就可以了。

结尾⽤“请收阅”、“请查收”等结束。

⼆、请⽰
(⼀)请⽰的概念和种类
1.请⽰的概念
请⽰是“适⽤于向上级机关请求指⽰、?批准”的公⽂。

请⽰为上⾏⽂，具有强制回复的性质。

2.请⽰的种类(分类:公务员)
有：请求指⽰的请⽰、请求批准的请⽰、请求批转的请⽰。

(⼆)⽂体结构
1.标题
由制发机关、事由、⽂种三部分组成。

2.发⽂字号
为完全式。

3.主送机关
为直属上级机关，即⼀般只报送⼀个主管的领导机关。

4.正⽂
正⽂由事由、请⽰事项和尾语组成。

事由要写明提出请⽰的原因、背景或依据，要阐述充分，有理有据；请⽰事项要明确具体，切实可⾏；尾语，常以简短的⽂字概括请⽰的具体要求，再次点明主题。

如“以上意见，请予批⽰”、“以上要求，请予批准”，或“如⽆不当，请批转& hellip;…”等。

5.落款
在正⽂之后的右下⽅写标注发⽂机关名称。

6.成⽂时间
写在落款之下。

(三)写作要求
(1)写请⽰须遵循下列原则，即：⼀⽂⼀事，⼀般只主送⼀个主管的领导机关，不多处主送，不送领导者个⼈；按⾪属关系逐级请⽰，在⼀般情况下，不越级请⽰、请⽰上报的同时不抄送下级与同级机关；请⽰与报告不能混⽤，不能将请⽰写成报告，即不写“请⽰报告”。

(2)两个以上单位联合向上级机关请⽰时，要在事前确定主办单位，经过认真磋商，取得统⼀认识，⽽后会签、印发。

(分类:公务员)
(3)提出请⽰事项时，应同时根据本地区、本机关的实际情况，对所请⽰的问题提出解决的初步意见与⽅案，供领导批复时参考，因此，事先要经过周密的调查研究，使提出的意见与⽅案准确切实。

(4)请求批准⾏政规章的请⽰，要在正⽂中说明制定此项规章的必要性及其主要内容，然后规章草案作为请⽰的附件，⼀并报送。

批复是⽤于“答复下级机关的请⽰事项”的公⽂。

批复为下⾏⽂。

(⼆)⽂体结构
1.标题
由制发机关、事由、⽂种三部分组成。

2.发⽂字号
为完全式。

3.主送机关
为直属下级机关，即主送向本机关发出请⽰的机关。

4.正⽂
正⽂由事由和答复事项组成。

5.落款
在正⽂之后的右下⽅写标注发⽂机关名称。

6.成⽂时间
写在落款之下。

(三)写作要求
(1)写批复的具体要求是：①批复在开⾸第⼀⾏写明所答复的请⽰的⽇期、标题或发⽂编号，如“你局××××年×⽉×⽇关于×××××问题时请⽰收悉”，以便收⽂单位查找办理。

②批复要针对下级机关的请⽰表明意见，内容上要有具体的针对性。

③尾语常
⽤“此复”、“特此批复”等语。

(分类:公务员)
(2)收到请⽰必须予以答复。

答复要简明扼要，观点明确，措词肯定，决不能模棱两可，含糊其词。

除此，批复的意见要具体可⾏，以便下级机关按照办理。

(3)批复问题应持慎重态度，加强调查研究与磋商，⽽不宜轻率定夺。

有的批复如需要其他所属机关周知时，亦可批转给有关的下属机关或在⽂件公报上刊登。

第五节□议案、函、会议纪要
⼀、议案
(⼀)议案的概念和种类
议案是国家权⼒机关或⽴法机关提出的议事公⽂。

“适⽤于各级⼈民政府按照法律程序向同级⼈民代表⼤会或⼈民代表⼤会常务委员会提请审议事项。

”
2.议案的种类(分类:公务员)
有：法律法规提请议案、重⼤事项提请议案、专门⼯作提请议案。

(⼆)⽂体结构
1.标题
议案的⽂眉与标题与其他公⽂格式相同。

2.发⽂字号
为完全式。

3.主送机关
为各级⼈民代表⼤会，或各级⼈民代表⼤会常务委员会。

由议案的提请审议说明和提请审议要求两部分组成。

5.落款
地⽅各级⼈民政府向同级⼈民代表⼤会或其常务委员会提出议案时都应由⾏政⾸长签署，⼀般不落政府机关名称。

6.成⽂时间
以⾸长签发⽇期为准，要⽤汉字写明具体年、⽉、⽇。

(三)写作要求
(1)注意作者与受⽂单位都具有限定性。

议案的作者是各级⼈民政府，受⽂单位为同级的⼈民代表⼤会，或各级⼈民代表⼤会常务委员会。

需要注意的是《办法》中规定的⽂种“议案”，与各级⼈民代表⼤会代表向⼤会提请审议并⽴案的事项议案是不同的，与国家机关或团体召开会议时，会议代表提出的建议或意见的提案也是不同的。

法定议案是国家⾏政机关⾏使职权的⼯具。

(2)内容⼀案⼀事。

(3)需要审议的法规草案、重⼤事项安排草案都需要将草案列为附件，以供审议。

⼆、函
(⼀)函的概念和种类
1.函的概念
函是“适⽤于不相⾪属机关之间商洽⼯作，询问和答复问题；请求批准和答复审批事项”的公⽂。

函为平⾏⽂。

(分类:公务员)
2.函的种类
有：商洽函、询问函、答复函。

(⼆)⽂体结构
1.标题
由制发机关、事由、⽂种三部分组成。

如果是便函，也可以不写标题。

2.发⽂字号
为完全式。

如果是便函，也可以不写⽂号。

3.主送机关
为需要商洽⼯作、询问情况或答复问题的有关机关。

4.正⽂
正⽂由事由和具体事项组成。

5.落款
在正⽂之后的右下⽅写标注发⽂机关名称。

6.成⽂时间
写在落款之下。

(三)写作要求
(1)公函是平⾏⽂公⽂，⽂辞不能向私⼈函件那样随意，要具有公⽂的庄重，⼜有礼貌。

(2)询问函，要求⼀函⼀事，便于对⽅尽速办理与答复。

(分类:公务员)
(3)答复函，因是针对询问函⽽回答的，因此，在开头第⼀⾏要写明来函的标题、⽇期、发⽂号或标题，如“××××年×⽉×⽇关于××××问题(或××字〔××××〕××号)的来函收悉&h ellip;&helli p;”，⽽后再写答复的内容。

(4)在正⽂结尾时，常⽤致意的词语，如“烦请予以⼤⼒⽀持为盼”、“……为荷”以及“敬礼”等。

三、会议纪要
(⼀)会议纪要的概念
会议纪要是“适⽤于记载和传达会议情况和议定事项”的公⽂。

(⼆)⽂体结构
1.标题
由制发机关、事由、⽂种三部分组成。

2.受⽂机关
不写主送机关，⽽是需要抄送各与会机关与需要知道会议情况的机关。

3.正⽂
正⽂由会议概况和议定事项组成。

(分类:公务员)
4.结尾
会议纪要结尾包括纪要上报下发单位，?印发机关和⽇期。

⽇期可在正⽂之后，也可在标题之下。

(三)写作要求
(1)要抓住要点来写，集中反映会议精神，概括最本质的观点与意见。

(2)善于归纳问题。

即需要对会议内容作分类整理和理论概括。

(3)必须实事求是，忠实会议内容。