数字化技术在档案管理工作中的运用思考

数字化技术在档案管理工作中的运用思考
摘要：21世纪以来，随着我国社会经济的发展，我国各行各业也在迅速的发展中，数字化技术时代到来，使各行业纷纷开始应用数字化技术进行改革升级。

使档案管理面临前所未有挑战的同时，也给其带来了新机遇，促使其逐渐向数字化方向发展。

在档案管理工作中，运用数字化技术，有利于提高工作效率和水平。

本文概述了数字化技术，分析了数字化技术在档案管理工作中的运用意义，明确当前存在管理制度不健全、信息化建设不足的现实问题，并提出完善档案管理的规章制度、提高工作人员的综合能力、实现档案数字化管理的应对措施，以期提供参考。

关键词：数字化技术；档案管理；运用
引言
目前属于信息大爆炸时代，数据量不断攀升，信息产生的种类也复杂多样。

随着人们对信息的需求量加大，数字化技术应运而生，有效地满足了人们的需求。

从档案管理工作出发，随着数据统计的难度加大，传统纸质档案的功能性弱化，传统的管理方法已经无法顺应时代的潮流。

只有进行档案管理工作的革新，确保数字化技术的全面运用，才能有利于档案管理工作的有序开展。

1数字化技术在档案管理工作中的运用意义
传统的档案管理工作主要针对纸质类档案文件，需要对纸质进行良好保存，为其提供合适的环境，耗费的人力物力较大。

随着时代的发展，数字化技术在档案管理工作中的运用优势明显。

在事业单位中，档案主要是记录单位发展，其承载着历史使命，数据的变迁是档案管理工作发展的动力。

全面应用科学技术，实现数字化发展，改用电子文件记录，有利于信息数据的收集和存储，也是当前时代发展的必然现象。

将数字化技术应用于档案管理工作中，有利于提高管理工作效率。

针对复杂的管理工作，数字化技术提供了便捷，促使更多工作人员对其工作内容产生新的认知。

在对档案资料进行保管的过程中，采用数字化技术，凸显了档案资料的价值。

做好档案管理工作，实现数据资源共享，建设相对应的数据库，促使检索、信息采集、筛选等工作的效率提高，不断地发挥出档案管理工作的最大化价值。

2数字化技术在档案管理工作的问题
当前档案管理的工作从工作形式和工作内容上都产生了很大的变化，但是，在管理模式中还存在着管理模式陈旧，档案管理工作人员的专业性不高以及管理机制不健全等问题，对
于档案管理模式的创新造成很大的困扰。

首先，当前的档案管理模式还是基于传统的手工档案管理模式，较为陈旧。

在面对当前已经成倍增加的档案时体现出十分低下的工作效率，已经与当前的工作内容完全不相符。

并且，陈旧的管理模式使得在工作中出现错误的频率大大增加，。

目前档案管理工作中存在的问题将会为未来的管理工作埋下很大的隐患。

其次，当前的计算机信息化技术发展非常迅速，在档案管理工作中的形式和手段也变得更加先进。

但是当前的档案管理工作人员专业能力还有待提升，尤其是对于信息技术在档案管理工作当中的运用方式与手段，需要重点的进行跟进。

另外，档案管理工作人员对于档案管理工作模式的重要性也要不断的提升认识，加强对于自身工作的认同感以及荣誉感，转为在工作中不断地提升和努力的动力，也是当前工作中所出现的变化和挑战，积极的提升工作的价值和意义。

再次，当前的信息化技术在社会保险档案管理工作中尚未建立完善系统的管理规范。

因此，档案管理工作的开展还没有系统性和规范性。

在现有的档案管理工作中，还存在着许多的浪费与无价值的工作，极大的浪费了管理效率。

3数字化技术在档案管理工作中的运用
3.1健全档案管理规章制度
健全档案管理规章制度，为推动数字化技术在档案管理工作中的有效运用提供支持。

根据单位的实际情况，制定出符合现实的规章制度，确保制度的规范化和合理性。

基于实际需要，还需要提高档案管理工作规章制度的实操性，便于工作人员的贯彻落实。

基于统一规范的档案管理工作制度，从档案的收集工作开始，有序地整理，做好数据整合工作，编制种类不同的文档，进行排序，以便后续的查找。

运用数字化技术，在线上网络管理平台中做好标记，对档案进行分门别类，做好相关鉴定工作。

从实效性出发，在单位内对不同历史年限档案，采取针对性的保管方法。

对于保留超过年限的档案进行销毁，避免复杂繁多的档案数据造成整理困难。

在单位档案管理工作中运用数字化技术，提高工作效率。

健全档案管理的规章制度，针对传统的管理模式进行革新，制定出符合现实发展需求的政策，提高档案管理工作的信息化水平。

由于我国单位档案管理信息化建设还处于发展阶段，相关的制度还不健全，无法达到较高的服务水平。

因此，健全档案管理工作规章制度，构建科学的管理体系，基于数字化技术的全面应用，提高档案管理工作的信息化水平，促使其朝科学化方向发展。

3.2树立数字化管理理念
意识对人的行为具有指导作用。

在数字时代，应该及时更新档案管理理念，不断深化档案数字化管理意识，为日后的档案数字化建设提供新思路。

这就需要促使档案管理人员思想转变，从潜意识中强化其科技化、信息化意识，使其了解先进技术对档案管理与建设的重要
意义。

与此同时，还需要促使档案管理人员及时从重管理、轻利用的传统模式中解脱出来，使其能够有意识地对管理模式进行优化，对计算机等先进技术加以运用，进而降低工作强度，提高工作质量。

另外，还应该要求档案管理人员将工作重心转移到为知识经济服务，紧跟时代发展步伐，借助现代化科学技术建立周到的服务体系，让员工能够对档案资料进行便捷的查询，进而促进基层档案管理真正实现信息化、数字化，与时代发展相适应，满足社会发展需求。

3.3强化档案信息化管理
虽然现阶段逐渐进入了数字化时代，基层单位也逐渐提高了对档案数字化建设的重视。

但从实际情况来看，其尚未实现完全信息化，限制了档案管理质量的提升。

因此，为了促使基层单位实现良好发展，不被时代所淘汰，还应该进一步强化档案信息化管理，在强大技术支持下，对档案信息化检索方式进行优化与创新，促使其逐渐实现智能检索，提升档案管理有效性，并且在此基础上，促使档案信息传递实现网络化，推动档案管理网络化、数字化建设进程。

此外，注重大力发展数字档案。

在以往基层档案管理中，主要是以纸质档案管理方式为主，不仅工作量大，缺少环保性，而且不易保存，容易丢失和损坏，严重阻碍了基层档案管理效果的增强。

因此，在开展档案信息化管理的过程中，应该积极进行数字档案的建设，不仅可给档案查询带来便利，而且便于保存，降低了相关人员的工作量。

另外，针对数字档案，还能够实现对档案内容的快速修改，在网络的支持下，可进行快速传递，实现信息共享，大幅提高档案利用率，并避免档案损坏的现象发生，以免造成不必要的损失。

4结束语
档案管理工作作为单位的基础工作之一，需要提高对其的重视。

随着时代的发展，对档案管理工作提出了更高的要求，只有与时俱进，才能符合现代化工作需求。

对单位档案管理工作运用数字化技术，采取针对性的策略，才能提高档案管理工作的信息化水平，进而推动科学合理的档案管理工作顺利开展。

参考文献
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[3]曾玢石.数字化技术对档案管理的影响[J].湖南第一师范学报,2013(1):121-124.
-全文完-。