新形势下纸质档案是否可以被电子档案取代

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口 辽河油田档案馆刘凤英
当前，我国档案管理已经迈入电子文件
管理 时代，由此产生了大量的电子档案， 且 公 化的不断发展，档案
在各环节的先进
纸质档
案，作用 重要，在一
纸质档案实 了 作用， 档
案 的能取代纸质档案的传统 吗?下 面 要从档案的
、管理的安以及服务利用，分析实行纸质 档案 档案住 ”的必要，
一、档案的本质属性一原始记录性
知,档案是包括国家机关、社会
组织和个人 实
成的
，
的
，
一特殊的、
的信息 ，以
的档案的本质
,由于传统的纸质档案 成前
人工完成的， 、实 档案
信息
纸 ， 生 的，
过
加工的而且 的原
信息， 实质的 ， 且
较强。

档案原件进行 时，先
以直观 于 代产 策和业务培训。

干部人事档案工作人员必须 严守纪律、坚守底线,坚决同档案造假等歪 风邪气作斗争，一旦发现档案造假行为，要
坚决查处。

4.积极推进信息化建设。

顺应时代发展
的需要，充分利用好信息时代的科技成果,
积极推进干部人事档案信息化建设，以信息
化助推科学化，尝试探索干部人事档案数字 化，积极开发利用干部人事档案管理信息系 统，突出现代信息化管理手段的 、便
、 和
，进一 干部人
事档案信息 、处理、 和利用的 力， 不断 干部人事档案服务质量和服务果，盘档案资，推干部人事档案工作
、质增，
四、从严审核把关,提升利用效能
干部人事档案的利用 要 查 、 和 等。

干部人事档案的价
要体现在利用上，《条例》明确提出要严 利用 ， 利用 ，充分发 干部
人事档案的资政作用。

进行 ， 且
、 以及档案容
、真实的
档案
作为一事，档案信息由纸
成数字代
特的 ，管
了档案管理的工作，数 过程，信息一旦 ，档案容的实性。

而且，
档案在形成过程中，字迹特征、
的 ，从一一
， 件和 件
， 过 ， 档案的
容很容
增 ，且不留任，利用
，此
档案的
3
”鉴定已不 用传统的纸质
档案的
， 工作
，要
档案管理人员的业务力要
比纸质档案管理人员的业务力要出很 多，涉及的学科领域、
大，否则一般档案管理人员无
，二、档案管理的安全性
档案的 管理 档案 工作的生
命线，档案生的重要 ，至终贯 穿于档案的收集、整理、、管、统计、检 索、编纂和利用八大环节中，做好纸质档案
1严 要查 档案。

⑴查
干部人事档案人员应为 人以 ，一
为 员，
同，
信、工作 等 ， 理查档，时间内查档。

干部人事档案管理部门应当按 理审批、
， 档案。

（2）干
部人事档案 、 一 不
， 工作原因需要 的，应行 手续，
时
」
时,干部人事档案管理部应 档
案 ，（3）查 干部人事档案必须严
守
，严 、 、 档案
，不
公布干部人事档案容。

未允许，止对纸质档案、数字档
案进行拍、像、截屏等操作。

2进一加强档案，要持续加强档
案审核和容建设，落实“凡提必、凡进必 、凡转必”的要，把 档案作为必备
环节、必 ，深嵌入干部工作链，从
严抓好档案 工作。

严把“质量” “认定
”， 完整、 ，3谁
，谁
的 管理， 以从 的 和 容的
出发：（1）纸质档案的
离不开载
体，做好纸张和字迹的耐久性处理，纸质档
案 以更长
，甚至保存千百，
档案库房“八防”的日常 管理、
重要的破损档案要做好修裱加固和扩
散字迹的恢等等。

以说，了档案的
基本完成了档案信息的
，
，
纸质档案信息 的成本要 档案信
息保护的成本低得多。

相对于电子档案，虽
大
了档案的利用 和服
务，
的问题 显 见的。

先， 档案的信息 分开的，
此做好
档案信息的 要 应
的软件、硬件系统予以 次， 档案
的
磁性的， 进行 时，要远
离磁场，而且光盘、硬盘等 环境的温湿度、防磁性等条件要
，寿命一 不
超过20 ，即使 环境良好，
容
容消失受损害，另外，计算软硬
件不断
代，若干 想去找 成
档案时期相匹配的软硬件，恐怕不容易;还
要做好脑病毒的防治工作以及黑客的攻
负责”的 则，严 落实档案 责任，不走
过场、不搞特殊、不打折扣。

突出预防先， 口前移，严把档案 W 入口 ”，从 头
防止假 档进库。

扎实做好档案内容建
设，进一丰富完善档案内容,重点收
现干部忠诚、干净、担当方面的 ，保证归
档 的实、全面规范、鲜及时，为
客观评干部 支撑。

3.注重档案用发挥。

组织人事部门要
强化 用档识， 科学用档本领，提
档案利用，充分发资作用。

把干
部人事档案工作贯穿干部“选育管用”全过
、各环节，全面服务于干部工作的“素质培
养、知事识人、选拔任用、从严管理、正”等
系建设和人培养系建设，
为落实时代的组织工作线、做好时
代组织干部人事工作 力的支持和
参考文献
[1]曾书琴.浅）干部人事档/管理存在4问题及
对策[J],管理观察,2011（9上旬）.
26
2020 •第1
期增刊
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精准扶贫是我们国家当前三大战略之一,这是一项功在当代利在千秋、史无前例、惠及亿万群众的伟大工程。

为了更好地记录和保管这段历史,精准扶贫档案的管理尤为重要,特别是农村基层的乡镇，是精准扶贫工作的重要连接点。

灯塔市r子镇的精准扶贫工作以及精准扶贫工作档案多次经过省、市扶贫办的检查验收，作灯塔市r 子镇的精准扶贫以及档案管理
O
―、精准扶贫档案作用
精准扶贫档案，，是在精准扶贫工作中形成的，对国家、社会有保存价值的、图表、、电子形式和的历史记录。

精准扶贫档案是国家档案的重要组成部分，是落实党和国家扶贫攻战略的重要历史，是农村精准扶贫工作过的原始记录。

是贫过和的和记，是扶贫
的重要基。

以，好扶贫档案资管理，基精准扶贫档案
、管理，好省贫精准
工作，精准扶贫、精准贫工作，
工作需要，一要精准扶贫档案归档的，好乡镇精准扶贫档案的
理工作，重大。

二、扶贫档案管理依据
省贫精准准》（1
贫2016〕2号）和《辽宁省档案省扶贫办省
击和不良信息的入侵,这就要求档案管理部门要对计算机软的，对子档案密保护，以及档案管理部门招聘时就要考虑素的档案管理员，毕竟子档案管理上是一项统技术工作，要求子档案源管理人员必须具备档案管理理论基、计算机应，还要具备一的外语学习能力，且要考虑要雄厚的技术力撑以及足够的
金来维护子档案的安管理。

三、档案的最终目的一服务利用
无论是电子档案还是纸质档案,其目的就是要充挥档案的价优势，为利
提供服务，但是在利上，两者存在着
精准扶贫精准贫档案工作的
和省精准扶贫精准贫档案管
理办的通知》（辽档发〔2016〕8号）等文
，别了学术性、性的要
求，这为我们很好地收集材供了有力
的保障。

在际工作中,我们将精准扶贫档案
为五大类进行整理：书档案按《归档
整理规则》（DA/T22）进行整理;扶贫项目档
案按《科学技术档案案卷构成一般要求》
（GB/T11822）进行整理;扶贫资金档案按《会
计档案管理办理;照片档案按码照
片档与管理（DA/T50）
理；子档案按子档与管理》
（GB/T18894）和档案建设南
理。

在档案的收集、整理和归档上出现的问
题,如档案整理不、档案档不及时、扶
贫档案管理水平不，都会致扶贫档案
管理工作效率低下。

镇扶贫工作站工作人员
要协调村，帮助梳理审核每一户档案材
，查缺补漏，让村级档案更完善齐,
保精准扶贫档案的准确性，及
时纠偏改错。

三、5子镇精准扶贫工作
2015年,按照上统一部署，开始实施
精准扶贫工,确定了五个省贫村，
别是杨寨子村、东王村、形相村、栈道村、黄
堡村。

确定建档立卡贫困户1420户，2820
O经过四年时间的工作，五个省贫困村
显著不同：
1.档案查（借）阅的差异。

纸档案
的利续比较繁琐，首档案利用者或单
位人事员带着查阅审批单或查阅证明亲自
档案馆去查找，工作大时，查
（借）阅的率就会大大降低;而电子档案可
以不时间和空间的限，直接通过网络或
档案管理系统时一条要
的档案息，便、、快捷。

2.档案利途径的差异。

纸质档案的利
主要是为利供档案或复
印件,这种服务方式不仅查阅速度慢而且工
作大，利率低;但是查阅子档案,
利就能过关键快速、查阅
部实现脱贫摘帽，栈道村2016年现
脱贫,2017年杨寨子村、东王村、形相村摘
贫帽子，黄堡村于2018年底摘帽。

2018
年6省贫，按
照最新扶贫识别准，增17户、32
人，增5户、8人，不符合贫户标
准的259户，345人，自然减少45户、45人。

截至2019年底,现有建档立卡贫困户1131
、1754人，部现脱贫。

精准扶贫工作以来,r子镇了
一好的办，对贫不类别，
别贫案，精准对，精
准扶贫工程来抓。

为了留下宝贵
的经验，我们以档案的形记录了一些典
的：一是扶贫。

将镇建档立卡贫
户部农合保障，保户
和五保户，贫户
农合扶贫金，20172019
三个年，代农合3010
次。

，们扶贫的住院。

二是扶贫。

在201—2019年
镇为507人次学助学补贴。

三是产
业扶贫。

该镇灯塔市农业
合作社、、、
灯塔市中、为镇建档立
卡贫次、段地了
O时，构的，
贫农经，灯塔农村
（社）开展惠农金。

四是
穷亲”扶贫。

几年来了401；
的档案息，多角地现息、满足
深度需求。

但是，无论是纸或电子记录档
案，供复是主要的利，特别是对
子档案的复，如果管理不好，就会
成档案息无则的。

所以，在提供利
时，应利的求和确限
复。

来纸档案和子档案仅是相
的以不在的一形，有
能代，有相补充、管理，有
充子档案的特点与统纸档
案的别，能这两个明服务建设
自挥特的力，为人类作出更多的社
会价值和历史价值。

2020-第1期增刊
27。