OA归档使用说明

OA归档使用说明
（一）OA系统设置
一、流程设置（部门的发文和公司收文做设置）
在OA系统使用自动归档功能之前必须对流程归档功能的接口进行设置，具体的设置步骤如下：
第一步：管理员进入OA系统管理界面，点击“流程管理”。

第二步：点击需要设置自动归档的部门名称。

第三步：选择需要设置流程的“流程名称”。

第四步：将归档设置中“流程办结后，自动归档至中国石油档案管理系统”的勾打上。

第五步：点击“保存修改”，完成该流程自动归档功能的设置。

二、角色设置
把档案系统中设置的每个部门的归档人员在OA系统中设置为部
门归档管理人员。

方法是在OA后台中，普通管理——用户管理中找到部门归档人员，把“部门公文归档查询人”权限给这个用户。

三、系统使用
用户如果想将此文件进行归档，在拟稿步骤时需将“是否归档”选为“是”（前提此流程已经设置了自动归档功能）；
用户如果不想将此文件进行归档，在拟稿步骤把“是否归档”选为“否”；
注意：发文与电子收文的“是否归档”默认被选为“是”；手工收文的“是否归档”默认被选为“否”
四、注意事项：OA系统自动归档问题咨询注意事项
为协助初次使用OA系统自动归档的单位排查部分公文归档失败的问题，项目组特通过此通知说明应如何向档案系统项目组反馈问题。

由于OA系统内公文数量大，文件重名情况较多，为方便项目组解决问题，各单位请在反馈问题时提供“年份、收文/发文、WorkFlowID”，其中WorkFlowID的查找请按如下过程操作：
1、登陆OA系统，点击“公文查询-公文归档”，如下图所示：
图1
2、在弹出的归档查询窗口中，找到归档失败的公文，并点击右侧的“查看流程”绿色图标，如下图所示：
图2
3、在弹出的流程步骤查询窗口中，在窗口空白处点击鼠标右键，在弹出菜单中选择“属性”，然后在弹出的属性窗口中找到“地址”栏目，将其中形如“WorkFlowID=xxxxxxx-xxxx-xxxx-xxxx-xxxxxxxxxxxx”的内容拷贝出来，这段内容就是WorkFlowID，即该公文的唯一ID。

如下图所示：
图3
另：有部分单位反馈在OA系统点点击强制归档后找不到原公文了，请确认该公文是否处于“预归档失败”状态（如图2所示），如
各种状态下都找不到该公文，则可能是OA历史数据问题导致的，请点击“公文查询-综合查询”（如下图所示），在弹出窗口中找到该公文，通过前述的步骤2-3找到对应的WorkFlowID，提供给档案项目组。

图4
（二）档案系统设置
一、基础信息——外部组织机构映射
二、应用管理——个性化配置——外部系统档案接收配置。