浅谈电子文件管理中存在的问题及解决办法

浅谈电子文件管理中存在的问题及解决办法
电子文件的大量出现对传统的档案管理带来了巨大的挑战。

如何借助信息网络，既将各个部门形成的电子文件纳入统一集中管理，同时又能满足利用者的需要。

文章就电子文件管理中存在的问题提出了解决办法和对策。

标签：电子文件管理；问题；对策
计算机技术的发展和广泛应用，使得各个单位的办公自动化水平越来越高。

业务活动中交流和沟通的手段，逐渐由传统的纸质形式向以计算机为中介，以文字、图像、声音为表现形式的电子媒体转变。

档案管理工作也由此发生了深刻变革，越来越多的公务活动将依赖于电子媒体而进行。

由公务活动的电子化而产生的大量电子档案，需要保存的数量越来越多，档案管理的难度也越来越大。

在电子档案与纸质档案并存的今天，如何借助信息网络，既将各个部门形成的电子文件纳入统一集中管理，又能满足利用者的需要？作者将就电子档案管理中存在的问题及解决办法谈几点认识。

1 电子文件的作用
电子文件作为新生事物，它具有传统文件形式无法比拟的优势。

电子文件由于记录密度大、存储空间小、易增删修改等特点，给管理和提供利用带来了极大的方便，电子文件的可共享性，使我们可以充分利用计算机网络系统，在方便快捷的同时为多个利用者提供便利服务。

利用计算机技术和相应的设备，将各种传统介质的档案信息，通过计算机技术转换为数字化的、可以被计算机识别的数字信息，组织加工整合成各种数据库形式进行存储，然后通过网络和信息系统提供快捷方便的档案信息服务，从而提高档案的利用效率和管理效率。

利用计算机将以前手动检索查阅名录的方式改变为计算机检索查阅，大大的减少了查找名录的时间。

既降低了人为因素在文件归档工作中的影响，又发挥计算机的管理优势，减少了手工操作，提高了工作效率，更好地服务于社会。

曲靖市第三人民医院于2005年1月开始使用医院建成的计算机网络平台和计算机专用软件发布和接受电子文件，实现了院内办公无纸化，加快了公文流转速度，提高了办事效率，节约了时间和办公经费，提升了医院管理的自动化、现代化水平和整体形象。

实现办公自动化以后，所形成的电子文件在计算机信息中心的服务器上进行存储。

电子文件的存档实行双轨制，既存储电子文件，又存储纸质文件，由计算机信息中心负责电子文件的整理、立卷和归档工作。

实现办公自动化以后，使档案人员腾出了时间和精力，能够更好地从事档案信息资源的开发，较好地发挥档案部门作为文件管理中心和档案信息利用中心的作用。

2 存在的问题
电子档案的管理在我国，特别是在我院还属于起步阶段，缺乏统一的、规范的、标准的管理制度要求，因此不可避免地存在着一些问题。

主要表现在：
2.1 电子档案的归档和保存存在不规范性。

电子档案使档案工作由传统的手工操作逐步向现代化管理转变。

传统的纸质文件管理已被档案管理人员所普遍接受，而电子档案的管理作为一个新生事物，它与之前的纸质档案及其管理有着很大的不同。

电子文件的归档内容较广泛，既有文字，又有数据、表格和音像等。

由于没有统一的规范标准，从而使电子文件的整理归档产生了较大的难度和许多技术问题。

2.2 电子文件是以磁性介质为载体的，与传统载体的纸张相比较，存在性能不稳定、保存时间短的实际问题。

2.3 虽然电子档案的出现，提高了工作效率，但由于大多数档案管理人员的综合素质较差，缺乏必要的计算机知识，不能熟练操作计算机，给电子文件的归档和管理带来了许多不便。

这就需要档案管理人员加强学习，提高自己的综合素质，从而能够熟练掌握和操作计算机。

3 电子档案的管理对策
第一，研发和制定统一的、规范的、标准的电子档案管理软件和电子档案管理制度，这是当务之急。

有了规章制度，才能使工作有章可循，使电子档案的管理更趋标准和规范。

第二，改善保管和保护条件。

由于电子文件的介质比较不稳定，对保管条件要求较高，所以改善保管条件显得尤为重要。

为了防止因计算机的更新换代导致无法读取电子文件，必须把电子文件统一存储为通用格式，使电子文件更具独立性，即使在新的软硬件环境下同样可以继续使用。

保存一段时间后，根据电子文件的内容和数量的实际，最好将数据转存刻录在光盘上保存。

光盘每4年转储一次。

必须注重防火、防水、防静电，确保存放安全，保持电源稳定，合理控制温湿度，保持库房清洁。

对磁（光）盘的保存，环境空气相对湿度应控制在40-50%，温度应控制在摄氏14-24摄氏度。

第三，鉴于目前电子文件的法律效力尚不明确，电子文件本身也存在着技术手段难以克服的缺陷，所以单独使用并不安全。

最好是电子文件和纸质文件同步归档，这样既可以解决归档文件的凭证和依据作用，又便于提供利用。

第四，掌握现代化管理技能，提高综合素质。

应更新观念，加强学习。

由于计算机的广泛普及和应用，办公自动化已成为一种趋势和必然。

档案管理数字化、信息化是信息社会对档案工作的新要求，也是档案管理发展的必然方向。

作为档案管理人员，不仅要有必备的档案管理知识，特别要注重计算机知识、信息技术的学习和掌握。

要紧跟时代潮流，解放思想，更新观念，档案管理工作者要接受全新的信息资源管理理念，开展档案的现代化管理，加强学习，努力提高自己的综合素质。

结合自己的岗位工作，边学习边操作，在提高业务素质的同时，努力使自己具备信息技术和网络技术的综合型档案管理人才，做到能够熟练运用计算机对电子文件进行编辑、整理、归档和编研，从而为实际工作提供利用，使档案馆（室）由档案保管中心向档案信息利用服务中心转变。

参考文献
[1]张大伟.关于制定归档电子文件管理办法[J].中国档案，1999.
[2]曾小鲁.办公自动化条件下的电子文件的归档管理[J].现代医院管理，2004.。