设备档案整理规

①凡是几份文件材料组合成案卷的一般都要装
订，采用“三孔一线”办法装订，装订前要除 掉材料上的金属物，按A4规格装订。如是小册 子、卡片形式的材料可自制纸袋装好，并在材 料右上角盖上档号章。
档号章样式：
档号
序号
X001-S-X580-001
001
第二十三页，共33页。
档号ቤተ መጻሕፍቲ ባይዱ
X001-S-001
序号
001
长
笔记本电脑的合格证
期
第二十九页，共33页。
四、设备档案的整理方法
5、目录夹封面和脊背编制
目 全宗名称 南浔区档案局
录 夹
全 宗号
X001
封 面
分类号
S
案卷起止号
1-5
年 度 2008-2009
类别
设备类
目
全宗号
录
X001
夹
分类号
脊
背
S
案卷起止号
1-5
年度
2008-2009
类别
设备类
第三十页，共33页。
②文字材料按问题、时间或重要程度来排列。批复在 前、请示在后；正文在前、底稿在后。有译文的外 文资料译文在前，原文在后。
图纸与文字材料组成一卷的，文字在前，图样在后。
第十三页，共33页。
四、设备档案的整理方法
2、编目
①编页码：设备档案的卷内文件页码的编制有三种情况：
▲卷内材料多数是单页或几页组成案卷的，用号码机将页码打 在文件材料正面的右上角、背面的左上角，页号从“01”开 始。
第二页，共33页。
一、设备档案的概念及整理意义
（二）设备档案整理工作的意义 设备档案是档案的重要组成部分，也是设
备管理工作的重要组成部分。设备的正常 运行及维护保养是设备管理工作的基本任 务，设备档案管理工作为这一基本任务顺 利地实现提供了基本技术支持。
第三页，共33页。
二、设备档案的归档范围及保管期限
7 报废申请、鉴定材料、批复（或处 理结果）
短期
第十页，共33页。
三、设备档案的归档时间及归档要求
（一）设备档案的归档时间
1、外购设备在投入使用之后，将开箱随机文件材料 交给本单位档案员归档立卷。
2、自制设备在设备鉴定验收并交付使用后一个月内由 主管部门系统整理后归档；
3、维修方面的文件材料，维修结束后一个月内归档。
第十六页，共33页。
四、设备档案的整理方法
③分类与编号
★设备档案的类别号：例如是“S”
设备档案号的编制： （全宗号+分类号+案卷号）
X001- S - X580— 001 ↓↓ ↓ ↓
全宗号 分类号 设备型号 案卷顺序号
★机关设备档案可以不设二级类目，直接在一级类目
下每台设备编号归档（如上图），
第十七页，共33页。
第八页，共33页。
保管期限
短期 短期 长期 短期 短期 短期 长期 短期 短期 短期 长期
国有企业保管期限
序号
类目名称
1 自制设备、仪器的申请报告、计划、批
复和任务书；设计方案、设计说明书、
设计图、设计中的计算数据等。
2 引进设备的申请报告及批复、合同、协
议等谈判资料、来往信函、图纸或招标 材料等：
（一）设备档案的归档范围 1、机关、事业单位：办公设备、电梯、车辆
等采购申请与批复、协议书、合同来往函电 （或招标、中标方面的材料）；开箱的随机 文件材料（包括说明书、图册、合格证、装 箱单、安装规程、发票复印件等）。
第四页，共33页。
二、设备档案的归档范围及保管期限
2、企业：
①自制设备的归档材料（包括设备的设计、研制、试验 和制造过程中形成的文件材料，以及该项设备在安装、 使用、维护检修、改造过程中形成的文件材料）。 ②购置设备的归档材料（包括购置申请报告、批复、 订购协议、合同等购置文件、开箱随机文件、线路安 装、保养、维修及使用后形成的文件材料）。
▲几本为一卷，每本有统一页号的案卷，可以不用打页码，将每 一份材料起止页号填在卷内文件目录各份材料的页号栏。
▲单份独立材料为一卷（说明书、图册等），每份有统一页 号的可以不用另外打页码。
▲页号更改时“划改”或“盖改”，不要用涂改液。
第十四页，共33页。
四、设备档案的整理方法
②卷内目录和编制 将归档的案卷内文件材料填写卷内目录。
①重要的
②一般的
保管期限 长期
长期 短期
第九页，共33页。
国有企业保管期限
序号
类目名称
保管期限
3 引进设备的随机资料清单、装箱单、 长期 出厂合格证、验收单；地基安装图、 原理图、附件图；磁盘和光盘（另 存）；使用维护说明书等。
4 安装调试运行记录和检测报告
长期
5 设备操作规程和履历表
长期
6 大、中修记录，故障分析处理文件 长期
结构：案卷题名 = 设备（型号）名称 + 内容特征 + 文件名称 例：SAMSUNG牌X580笔记本电脑的用户指南、 维修记录 ★立卷单位 填写负责科技文件材料组卷的部门或项目负责部门。
第十九页，共33页。
四、设备档案的整理方法
★起止日期 可只填写起止年月 如：2000年3月至2000年8月或 2000.3~2000.8
4、设备档案案卷目录的编制 将整理好的案卷按顺序排列整理成一个案卷 目录，装订成册，便于检索利用。（目录见 下表）
第二十八页，共33页。
案卷目录
序号
档号
案卷题名
总页 日期 保管 备注
数
期限
1
X001-S-X580-001 SAMSUNG牌X580 99
长
笔记本电脑的用户指南、
期
修证书
2
X001-S-X580-002 SAMSUNG牌X580 50
全宗号 X001 分类号
S 案卷号 1-5 年度 20082009 类别
设备
第三十一页，共33页。
全宗名称
南浔区档案 局
全宗号
X001
分类号
S
案卷起止号 1-5
年度 类别
20082009
设备类
第三十二页，共33页。
讲课完毕，谢谢大家！
第三十三页，共33页。
第五页，共33页。
二、设备档案的归档范围及保管期限
（二）设备档案的保管期限 以办公设备和交通设备为主的单位（如机关、
团体、街道、管理性的企业和事业单位等）， 这些设备档案的保管期限一般以“短期”为 主；
第六页，共33页。
二、设备档案的归档范围及保管期限 机关保管期限表、国有企业保管期限表（见
四、设备档案的整理方法
相对来讲，企业的设备档案更为复杂一些，有需要的话可以在 一级类目下面再分一个二级类目，如 ： S—1—X580—001
案卷顺序号 设备型号 二级类目号 一级类目号
第十八页，共33页。
四、设备档案的整理方法
④案卷封面、卷内备考表的编制 案卷封面的编制
★案卷题名 要求简明、准确揭示卷内科技文件材料的内容。
主要内容：
一、设备档案的概念及整理工作的意义 二、设备档案的归档范围及保管期限
三、设备档案的归档时间及归档要求
四、设备档案的整理方法
第一页，共33页。
一、设备档案的概念及整理工作的意义
(一)设备档案的概念 所谓设备档案，是指设备从规划、设计、制
造、安装、调试、使用、维修、改造、更新 至报废的全过程中形成的图纸、文字说明、 凭证和记录等文件资料，通过不断收集、整 理、鉴定等工作建立的档案。
第十一页，共33页。
三、设备档案的归档时间及归档要求
（二）设备档案的归档要求 归档的设备文件材料，必须完整，系统地反
映设备从设计制造或申购到改造的全过程， 文字及图样的表述与设备实体一致。相同型 号的设备，只归档一套即可。
第十二页，共33页。
四、设备档案的整理方法
1、组卷及卷内文件排列
①按设备的台（套）为单位进行组卷。一台（套） 设备可组成一卷或若干卷。每一个案卷均由案 卷封面、卷内文件目录、卷内文件材料、卷内 备考表组成。
卷内文件目录 档号
序 文件编号 责任者 文件题 日
号
名
期
1
三星电子公司 SAMSUNG X580用户指
南
页备 数注
30
2
三星电子公司 SAMSUNG
5
X580合格证
第十五页，共33页。
四、设备档案的整理方法
卷内文件目录应该用相应的文档管理软件进 行著录管理，并打印一式二份，一份随卷内 文件材料一同装订组卷，一份与案卷目录一 起装订成检索目录。
第二十四页，共33页。
第二十五页，共33页。
四、设备档案的整理方法
②凡单本材料为一卷，材料本身有页码的可 以不用装订，只在材料右上角上盖上档号章。 ③将装订好的案卷以档号排列顺序入盒，盒 面不需要填写。只填写脊背的内容。
第二十六页，共33页。
X001-SX5801~5
第二十七页，共33页。
四、设备档案的整理方法
下表）
第七页，共33页。
机关保管期限
序号
类目名称
1 申请报告、计划、请示与批复。 2 上级或主管领导批复和准购批示。
3 进口设备过程中有关的技术商务文件。 4 开箱记录及装箱单。 5 安装、调试记录和双方签字移交文件保单。
6 验收、报告及材料。 7 索赔来往函件及结果文件。 8 设备说明书及全套随机文件材料。 9 使用、检修、故障事故记录（设备履书） 10 重大事故的调查分析及处理意见。 11 技术改造和开发过程形成的技术文件材料。
★保管期限、密级 ★卷内备考表编制（见后图）
第二十页，共33页。
案卷封面模式
SAMSUNG牌X580笔记 本电脑的用户指南、维修记 录 南浔区档案局
2008.3.31-2012.12.30
长期
第二十一页，共33页。
卷内备考表模式
XX
第二十二页，共33页。
四、设备档案的整理方法
3、装订入盒
设备文件材料可分为装订和不装订两种: