新世纪ERP905基础数据业务手册

新世纪/905基础数据系统业务手册
新世纪/业务手册
基础数据系统
北京华夏新达软件股份有限公司
2008.02
新世纪/905基础数据系统业务手册
目录
1系统概述 (2)
2系统菜单 (2)
2.1组织结构 (2)
2.1.1公司机构 (2)
2.1.2部门档案 (4)
2.2用户管理 (5)
2.2.1角色 (5)
2.2.2用户 (6)
2.2.3用户拥有角色 (7)
2.2.4用户权限 (9)
2.3公用数据 (14)
2.3.1会计日历 (14)
2.3.2币别 (16)
2.3.3币别汇率 (17)
2.3.4结算方式 (18)
2.3.5运输方式 (20)
2.3.6付款条件 (21)
2.3.7职工档案 (22)
2.4物料组设置 (23)
2.4.1物料组 (23)
2.4.2物料组项目 (24)
2.4.3物料组项目明细 (25)
2.4.4报表相关物料组 (27)
2.5系统信息 (28)
2.5.1系统日志 (28)
2.5.2在线人员 (29)
2.5.3公告栏信息 (30)
1系统概述
基础数据部分是ERP系统的重要组成部分，对整个系统运行的好坏起到至关重要的作用。

所以在系统上线之前必须要认真做好基础数据的准备工作。

此部分数据为整个ERP系统共用，主要包括：组织机构、用户管理、公用数据、物料组设置、系统信息。

2系统菜单
2.1 组织结构
2.1.1公司机构
【功能说明】
用于设置企业内各子公司的基本信息，是用户登录系统时所选公司的信息来源，并提供给其它各系统的单据以明确所做单据的公司归属，以及单据、报表查询时过滤使用。

【使用说明】
您可以根据公司的相关信息来创建一个新的公司机构。

创建一个新的公司机构
您可以根据公司的相关信息来创建一个新的公司机构。

1.双击基础数据_公司机构，弹出公司机构列表窗体；
2.单击新增按钮，弹出公司机构---新增窗体；
3.填写公司机构信息：
●公司编码：一般填写公司的编码；公司编码不能填写汉字，且不能重复；例如：“1”；
●公司名称：一般填写公司的中文名称或简称；公司名称且不能重复；例如：“久泰能源(本
部)”；
●公司前缀：一般填写公司的英文或拼音名称的前缀；公司前缀不能填写汉字；例如：“LY”；
●中文全称：一般填写公司的中文全称；例如：“久泰能源(本部)”；
●行业：一般填写公司所在的行业；例如：“10-氯碱行业”；
●规模：一般填写公司的规模；例如：“1-大型”；
●本位币：一般填写公司财务记账时所使用的币别，与财务部门的记帐本位币保持一致；例
如：“1-人民币”；
●停用：用以确定公司机构是否已停止使用。

停用的公司机构将不能在各单据中使用，但在
各单据的查询中仍然有效；例如：“停用”；
●其他信息：请根据公司的真实信息填写；
4.单击保存按钮，这样，您就成功创建了一个新的公司机构。

【注意事项】
●公司名称、公司地址、税号、帐号、开户行信息在连接金税系统开具发票时将从此处读取，
传入金税系统发票中，所以设置一定要真实准确。

●行业、规模：决策支持系统中使用。

●已经使用了的公司机构在系统中不能删除，只能使用“停用”标识，已经停用的公司机构
在单据录入时不再出现，但能够查询历史数据。

请参见
修改基础设置
删除基础设置
复制基础设置
2.1.2部门档案
【功能说明】
用于设置企业内各子公司的部门信息，是提供给其它各系统的单据以明确所做单据的部门归属，以及单据、报表查询时过滤使用。

【使用说明】
您可以根据公司的组织机构来创建一个新的部门。

创建一个新的部门
您可以根据公司的组织结构信息来创建一个新的部门。

1.双击基础数据_部门，弹出部门列表窗体；
2.单击新增按钮，弹出部门---新增窗体；
3.填写部门信息：
●部门编码：一般填写部门的编码；部门编码不能填写汉字，且不能重复；例如：“100302”；
●部门名称：一般填写部门的名称；部门名称且不能重复；例如：“西厂区聚合车间”；
●所属公司：一般填写部门的归属公司；例如：“1-久泰能源(本部)”；
●汇总部门：设置生产管理报表中需求物料的汇总部门；例如：“1003-西厂区”；
●财务：用以确定部门是否为财务部门；财务类部门在ERP系统中财务类单据中使用；例如：
“财务”；
●采购：用以确定部门是否为采购部门；采购类部门在ERP系统中采购系统的单据中使用；
例如：“采购”；
●销售：用以确定部门是否为销售部门；销售类部门在ERP系统中销售系统的单据中使用；
例如：“销售”；
●设备：用以确定部门是否为设备部门；设备类部门在ERP系统中设备系统的单据中使用；
例如：“设备”；
●停用：用以确定部门是否已停止使用。

停用的部门将不能在各单据中使用，但在各单据的
查询中仍然有效；例如：“停用”；
4.单击保存按钮，这样，您就成功创建了一个新的部门。

【注意事项】
请参见
修改基础设置
删除基础设置
复制基础设置
2.2 用户管理
2.2.1角色
【功能说明】
很多用户由于岗位相同拥有的权限也相同，为了方便授权，将用户按照岗位划分成组（角色），按组（角色）分配权限，这样可以减少授权的工作量。

【使用说明】
创建一个新的角色
1.双击用户管理_角色，弹出角色列表窗体；
2.单击新增按钮，弹出角色——新增窗体；
3.填写角色信息：
●角色编码：一般填写角色的编码；例如：“2010”；
●角色名称：名称一般和岗位名称相同；例如：“采购”；
4.单击保存按钮，这样，您就成功创建了一个新的角色。

【注意事项】
●已经被授权的角色不能修改和删除。

请参见
修改基础设置
删除基础设置
复制基础设置
2.2.2用户
【功能说明】
主要是对用户新增、修改、删除的维护，用于系统登录、身份验证、权限控制等。

【使用说明】
创建一个新的用户
1.双击用户管理_用户，弹出用户列表窗体；
2.单击新增按钮，弹出用户——新增窗体；
3.填写用户信息：
●用户编码：编码最好符合编码规则，和其他用户编码保持一致；例如：“gxl”；
●用户名称：填写用户姓名，存在同名时，可加岗位或部门区分；例如：“高小立”；
●密码：设置用户登录系统的初始密码，密码录入后显示为掩码；例如：“123”；
●确认密码：必须和密码一致，保证初始密码的正确性；例如：“123”；
●停用：当某个用户调出或者离职后，不能再继续操作系统，需要将此用户停用。

在修改状态
下勾选停用标志即可；例如：“停用”；
4.单击保存按钮，这样，您就成功创建了一个新的用户。

【注意事项】
●已经被授权的用户不能修改和删除。

请参见
修改基础设置
删除基础设置
复制基础设置
2.2.3用户拥有角色
【功能说明】
设置用户拥有的角色。

【使用说明】
给用户设置对应角色
1.双击用户管理_用户拥有角色，弹出用户拥有角色窗体；
2.在系统用户树中单击选中需要设置的用户；例如：“（gxl）高小立”；
3.在用户角色树中勾选对应的角色；例如：“（2010）采购”；
4.单击保存按钮，这样，您就完成了用户拥有角色的设置。

【注意事项】
●如果企业用户比较多，在过滤条件中输入用户编码回车即可查找出该用户；例如：“gxl”；
●一个用户可以同时拥有多个角色；例如：“gxl是采购，您也可以为他分配其他角色权限”。

为角色添加用户
为便捷、灵活的设置用户拥有角色权限，系统提供给角色添加新的用户权限的功能；
1.双击系统管理_用户管理_用户拥有角色，弹出用户拥有角色窗体；
2.单击选项；
3.在用户角色树中单击选中需要设置的角色；例如：“（2010）采购”；
4.在系统用户树中勾选对应的用户；例如：“（gxl）高小立”；
5.单击保存按钮，这样，您就完成了为角色添加用户的设置。

2.2.4用户权限
【功能说明】
根据对象类型不同，系统提供三种权限设置的方法，按用户设置权限、按角色设置权限、按角色和用户设置权限。

【使用说明】
设置公司权限
系统支持一帐套供多公司使用，由于每个用户所属公司，在查看数据上都有限制，如公司之间的数据，这时就可以用公司权限控制：
1.双击用户管理_用户权限，弹出用户权限窗体；
2.在对象类型下拉框中选择0－用户，在功能类型下拉框中选择01－公司权限；
3.在用户树中单击选中需要授权的用户；例如：“（001）徐建华”；
4.在公司树中勾选该用户所拥有的公司权限；例如：“凯丰化工”；
5.单击授权按钮，这样，您就完成了公司权限的设置。

设置功能权限
每个用户或者角色所从事的岗位不同，所处理的业务也不同，使用系统的功能菜单也不相同，这时就可以用功能权限控制；
1.双击用户管理_用户权限，弹出用户权限窗体；
2.在对象类型下拉框中选择0－用户，在功能类型下拉框中选择02－功能权限；
4.在功能树中勾选该用户所拥有的功能权限；
5.单击授权按钮，这样，您就完成了功能权限的设置。

【注意事项】
系统默认按照以功能类型为中心进行授权，还支持以对象类型为中心进行授权，基本操作和以功能类型为中心进行授权类似，只是在操作过程中需要选择对象类型；以公司权限设置为例：
在公司树中选中要设置权限的公司，在用户树中勾选用户；注意下图中圈起来的部分；
●按对象类型中的1－角色、2－角色和用户设置公司权限、功能权限、单据权限，与上述操作基
本相似。

2.3 公用数据
2.3.1会计日历
【功能说明】
设置企业的会计日历信息，用来确定系统内各单据所属的会计期间。

【使用说明】
创建新一年的会计日历
您可以根据企业的制度来创建新一年的会计日历。

1.双击公用数据_会计日历，弹出会计日历窗体；
2.在表头公司处选择一个公司机构；例如：“久泰集团”；
3.单击生成按钮，弹出自动生成窗体；
4.设置自动生成参数：
●会计年度：填写一个自然年度；例如：“2007”；
●偏移量：用来调整会计期间起始日期和截止日期，填写您要调整的天数，即在月份的正常
起始、截止日期的基础上向前推移的天数，偏移量只能是正数；比如，偏移量为“0”，则
生成的一月份的起始日期为：“2007-01-01”、截止日期为：“2007-01-31”；如果不填写，
则生成的月份起始、截止日期为正常的月份起始、截止日期；例如：“1”。

5.单击确定按钮，这样，您就成功创建了新一年的会计日历。

【注意事项】
●如果您所要创建的那一年度的会计日历已存在，新生成的会计日历会将原会计日历覆盖。

修改会计日历
1.在表头公司处选择一个公司机构,以确定你所要修改会计日历的公司；例如：“久泰集团”；
2.如果您删除会计日历上某一个月的数据，请使用删行：
●在表体上单击您要删除的那一行数据，则选中该行；
●单击删行按钮，这样，您就删除了所选中那一行数据。

3.表体单元格修改：
1)双击您所要修改单元格，修改单元格里的数据：
●年度：填写自然年度；例如：“2007”；
●会计期间：填写月份，只能填写1一12的正数；例如：“1”；
●起始日期：填写月份的起始日期；例如：“2007-01-01”；
●截止日期：填写月份的截止日期；例如：“2007-01-31”。

2)单击另一行的任一单元格，这样您所作的修改就保存了。

2.3.2币别
设置系统中使用的币别基本信息，是ERP系统中业务单据里币别的信息来源。

【使用说明】
创建一个新的币别
您可以根据企业信息来创建一个新的币别。

1.双击公用数据_币别，弹出币别列表窗体；
2.单击新增按钮，弹出币别---新增窗体；
3.填写币别信息：
●币别编码：一般填写币别的编码；币别编码不能填写汉字，且不能重复；例如：“1”；
●币别名称：一般填写币别的名称；币别名称不能重复；例如：“人民币”；
●币别符号：一般填写币别的代表符号；例如：“RMB”；
4.单击保存按钮，这样，您就成功创建了一个新的币别。

请参见
修改基础设置
删除基础设置
复制基础设置
2.3.3币别汇率
设置币别在各个会计期间的汇率，包括记帐汇率和调整汇率。

在业务单据中系统根据设置的记账汇率自动换算为记账本位币；月末根据调整汇率在财务总帐中进行汇兑损益调整；系统单据和业务凭证将记录原币和记账本位币金额。

【使用说明】
创建一个新的币别汇率
您可以根据会计期间的币别汇率信息来创建一个新的币别汇率。

1.双击公用数据_币别汇率，弹出币别汇率列表窗体；
2.在币别树中单击选中需要设置的币别；例如：“1-人民币”；
3.单击新增按钮，弹出币别汇率---新增窗体；
4.填写币别汇率信息：
●折算币别：企业如果有外币业务，请在此设置与本位币进行折算的外币；例如：“2-美元”；
●会计期间：一般填写币别汇率的会计期间；例如：“2007年1月”；
●记帐汇率：一般填写原币（外币）和本币（记帐本位币）之间折算的记帐汇率；例如：
“7.85000000”；
●调整汇率：一般填写财务部门根据汇率变动情况进行汇兑损益调整时的汇率；例如：
“7.85000000”；
5.单击保存按钮，这样，您就成功创建了一个新的币别汇率。

请参见
修改基础设置
删除基础设置
复制基础设置
2.3.4结算方式
【功能说明】
用来建立和管理用户在经营活动中所涉及到的结算方式，是ERP系统中业务单据里结算方式的信息来源。

【使用说明】
创建一个新的结算方式
您可以根据企业信息来创建一个新的运输方式。

1.双击公用数据_结算方式，弹出结算方式列表窗体；
2.单击新增按钮，弹出结算方式---新增窗体；
3.填写结算方式信息：
●结算方式编码：一般填写结算方式的编码；结算方式编码不能填写汉字，且不能重复；例
如：“10”；
●结算方式名称：一般填写结算方式的中文名称；结算方式名称不能重复；例如：“现金”。

4.单击保存按钮，这样，您就成功创建了一个新的结算方式。

请参见
修改基础设置
删除基础设置
复制基础设置
2.3.5运输方式
【功能说明】
设置原料采购、产品销售的运输方式，是ERP系统中运输方式的信息来源。

【使用说明】
创建一个新的运输方式
您可以根据企业信息来创建一个新的运输方式。

1.双击公用数据_运输方式，弹出运输方式列表窗体；
2.单击新增按钮，弹出运输方式---新增窗体；
3.填写运输方式信息：
●运输方式编码：一般填写运输方式的编码；运输方式编码不能填写汉字，且不能重复；例
如：“10”；
●运输方式名称：一般填写运输方式的中文名称；运输方式名称不能重复；例如：“汽车运输”。

4.单击保存按钮，这样，您就成功创建了一个新的运输方式。

请参见
修改基础设置
删除基础设置
2.3.6付款条件
设置系统中使用的付款条件信息，是ERP系统中业务单据里付款条件的信息来源。

【使用说明】
创建一个新的付款条件
您可以根据企业与供应商商定的付款条件信息来创建一个新的付款条件。

1.双击公用数据_付款条件，弹出付款条件列表窗体；
2.单击新增按钮，弹出付款条件---新增窗体；
3.填写付款条件信息：
●付款条件编码：一般填写付款条件的编码；付款条件编码不能填写汉字，且不能重复；例
如：“10”；
●付款条件名称：一般填写付款条件的名称；付款条件名称不能重复；例如：“货物装船后
21天付款”；
4.单击保存按钮，这样，您就成功创建了一个新的付款条件。

请参见
删除基础设置
复制基础设置
2.3.7职工档案
设置系统中使用的职员基本信息，是ERP系统中业务单据里人员的信息来源。

如果企业没上人事管理系统的话，那么请在此处增加职员信息。

【使用说明】
创建一个新的职工档案
您可以根据企业中职工信息来创建一个新的职工档案。

1.双击公用数据_职工档案，弹出职工档案列表窗体；
2.单击新增按钮，弹出职工档案---新增窗体；
3.填写职工档案信息：
●职工编码：一般填写职员的编码；职工编码不能填写汉字，且不能重复；例如：“100006”；
●职工名称：一般填写职工的名称；职工名称不能重复；例如：“王德峰”；
●部门：一般填写职工所在部门；例如：“100205-东厂区质检中心”；
4.单击保存按钮，这样，您就成功创建了一个新的职工档案。

请参见
修改基础设置
删除基础设置
复制基础设置
2.4 物料组设置
2.4.1物料组
【功能说明】
设置物料组信息，是ERP系统中供应链的列表以及报表查询时会用到物料组信息。

【使用说明】
创建一个新的物料组
您可以根据企业进行分组统计的相关信息来创建一个新的物料组。

1.双击物料组设置_物料组，弹出物料组列表窗体；
2.单击新增按钮，弹出物料组---新增窗体；
3.填写物料组信息：
●物料组编码：一般填写物料组的编码；物料组编码不能填写汉字，且不能重复；例如：“002”；
●物料组名称：一般填写物料组的中文名称；物料组名称不能重复；例如：“销售分析”；
4.单击保存按钮，这样，您就成功创建了一个新的物料组。

请参见
修改基础设置
删除基础设置
复制基础设置
2.4.2物料组项目
【功能说明】
设置物料组项目信息。

【使用说明】
创建一个新的物料组项目
您可以根据企业进行分组统计的相关信息来创建一个新的物料组。

1.双击物料组设置_物料组项目，弹出物料组项目列表窗体；
2.在物料组下拉框中选中需要设置的物料组；例如：“002-销售分析”；
3.单击新增按钮，弹出物料组项目---新增窗体；
4.填写物料组项目信息：
●物料组项目编码：一般填写物料组项目的编码；物料组项目编码不能填写汉字，且不能重
复；例如：“101”；
●物料组项目名称：一般填写物料组项目的名称；物料组项目名称不能重复；例如：“尿素”；
●计量单位：一般填写物料组项目的基本计量单位信息；例如：“115-吨”；
5.单击保存按钮，这样，您就成功创建了一个新的物料组项目。

请参见
修改基础设置
删除基础设置
复制基础设置
2.4.3物料组项目明细
【功能说明】
设置物料组的相关物料，是在ERP系统中按物料组查询时，汇总该物料组下所有物料的数据。

【使用说明】
创建一个新的物料组项目明细
您可以根据企业进行分组统计的相关信息来创建一个新的物料组项目明细。

1.双击物料组设置_物料组项目明细，弹出物料组项目明细列表窗体；
2.单击左边的物料组树上的物料组，选择一个物料组，然后单击新增按钮，弹出物料组项目明细
---新增窗体；
3.填写物料组项目明细信息：
●物料组：根据您所选择的物料组，将相关的物料组信息(物料组编码、物料组名称)从物料
组中复制到新增窗体里，不可修改；例如：“002-销售分析”；
●物料：一般填写物料组下所包含的物料，选择物料后，您将看到物料信息（物料名称）已
从物料档案中复制到了窗体里；同一物料组的物料不能重复；例如：“2010023－六次甲基
胺 AR”；
●包装：一般填写物料组下所包含物料的各种包装信息；
●等级：一般填写物料组下所包含物料的各种等级信息；
4.单击保存按钮，这样，您就成功创建了一个新的物料组项目明细。

请参见
修改基础设置
复制基础设置
2.4.4报表相关物料组
【功能说明】
本功能设置按照物料组进行统计的报表所对应的物料组。

【使用说明】
创建一个新的报表相关物料组
您可以根据企业进行分组统计的相关信息来创建一个新的报表相关物料组。

1.双击物料组设置_报表相关物料组，弹出报表相关物料组列表窗体；
2.在物料组报表树中选中需要设置的报表；例如：“1404-销售日报”；
3.单击新增按钮，弹出报表相关物料组---新增窗体；
4.填写报表相关物料组信息：
●物料组：一般填写物料组；物料组不能重复；例如：“002-销售分析”；
5.单击保存按钮，这样，您就成功创建了一个新的报表相关物料组。

请参见
删除基础设置
复制基础设置
2.5 系统信息
2.5.1系统日志
【功能说明】
用来查询ERP操作用户对系统的操作记录。

系统日志详细记录了操作人员登录系统的时间已经执行的具体操作，同时还记录了操作人员登录系统的计算机名称、IP地址，以保证系统对历史操作信息的追溯。

【使用说明】
按条件查找系统日志
1.双击系统信息_系统日志，弹出系统日志列表窗体；
2.单击查询按钮，弹出系统日志列表查询条件窗体；
3.设定查询条件：
●操作日期：一般填写要查询操作日期的起止时间；例如：输入“2007-01-01到2007-12-31”；
●用户：一般填写要查询的用户；例如：输入“000-Manager”；
●系统：一般填写要查询的系统；例如：输入“Gy-基础数据”；
4.单击确定按钮，系统日志列表查询条件窗体关闭，在系统日志列表窗体中将显示满足查询条件
的系统日志信息。

请参见
2.5.2在线人员
【功能说明】
用来实时查询当前有哪些用户正在使用ERP系统或者登录到ERP系统中。

【使用说明】
按条件查找在线人员
1.双击系统信息_在线人员，弹出在线人员列表窗体；
2.单击查询按钮，弹出在线人员列表查询条件窗体；
3.设定查询条件：
●用户：一般填写要查询的用户；例如：输入“000-Manager”；
4.单击确定按钮，在线人员列表查询条件窗体关闭，在在线人员列表窗体中将显示满足查询条件
的人员在线信息；
请参见
2.5.3公告栏信息
【功能说明】
用来设置在ERP系统中发布的公告信息。

【使用说明】
创建一个新的公告栏信息
1.双击系统信息_公告栏信息，弹出公告栏信息列表窗体；
2.单击新增按钮，弹出公告栏信息——新增窗体；
3.填写公告栏信息：
●公告编号：一般填写公告的编码；例如：“1”；
●公告标题：一般填写发布公告的标题；例如：“新世纪9.05正式发布”；
●公告内容：一般填写发布公告的详细内容；
●附件：在系统中发布的公告可带附件，系统支持上传多种格式的文件；
●发布时间：一般填写公告的发布时间；例如：“2008-05-01 10：00：00”；
●发布人：一般填写公告的发布人；例如：“000-Manager”；
●停示时间：一般填写公告作废的时间；例如：“2008-06-30”；
4.单击保存按钮，这样，您就成功创建了一个新的公告栏信息。

【注意事项】
请参见
修改基础设置删除基础设置复制基础设置。