试析如何加强地质勘查单位的档案管理工作
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试析如何加强地质勘查单位的档案管理工作
摘要:随着地质勘查工程的发展,档案高度专业化,档案种类繁多,档案管理
难度加大。
进一步规范地质勘查单位档案工作,提高档案管理水平,充分发
挥档案的功能和作用,为地质勘查企业的发展提供更好的服务,加强档案管理工
作尤为重要。
文章针对如何加强地质勘查单位的档案管理工作进行了详细的
阐述,内容仅供参考。
关键词:地质勘查单位;档案管理;工作
1地质勘查单位档案管理存在的主要问题
1.1地质档案管理水平滞后。
针对地质勘查单位来说,诸多档案管理工作,依然采用人工的方式来实现。
现代化工艺和理念,可以有效提升档案管理效率
和质量,同时还能减少档案管理问题的出现,保证档案管理的合理性和真实性。
然而,结合当前情况,部分地质勘查单位没有把现代化技术运用到其中,档
案管理水平滞后,这不仅加剧了工作难度,同时还给工作的顺利落实带来了约制。
1.2缺少充足的管理资金。
因为地质勘查单位没有给予档案管理充分注重,在开展档案管理工作时,资金投放受到限制,在某种程度上阻碍了管理工作的
顺利开展。
档案管理自身含有较高的系统性和专业性,假设缺少资金支持,将会
使得档案管理的专业性和规范性丧失。
1.3档案管理意识淡薄。
从档案管理自身角度来说,含有较强的专业性和特殊性,应该落实好数据的采集和整理工作。
而在开展管理工作时,其作为一项
基础性工作,部分地质勘查单位相关工作人员仅仅把档案管理当作一项相关数据
采集和整理的工作,没有结合真实情况,构建完善的管理标准,导致档案管
理自身价值没有得到充分发挥。
2加强地质勘查档案管理的具体策略
2.1建立完善规范的地质档案管理制度
不管在任何单位任何岗位,都需要有管理制度的约束,管理制度也是约束工
作行为的一种必要阀门。
地质档案管理中都会对本单位以往历年形成的勘查
资料、设计方案以及施工方案等具有重要保存价值的科研成果进行收集、整理保管,以供查阅参考。
随着时代的变迁,档案室管理制度也应不断的跟随时代
的脚步进行变化,合理安排和规划管理方法,及时进行改革调整,围绕地质档案
管理规范化、制度化、科学化的理念进行逐步完善。
地质档案管理过程中,
在对地质档案进行收集整理时,应将该区域内的地质资料进行完整采集,确保该
资料来源的真实可靠以及各种调查数据的科学严谨;在档案资料的借阅管理中,应严格遵守档案室的借阅条例,重要档案资料需要经过相关负责人的批准
方可进行查阅,如需要将资料借出档案室,需要进一步让档案室领导批准,
并进行相关登记;档案室管理人员在进行日常管理时,应按管理规范进行管理,防止出现档案资料的混淆和乱放。
将档案室管理制度细致化、精细化、合理化,这样才能更好地帮助档案室资料收集与管理。
2.2加强电子档案储存设备以及办公自动化网络的安全性
由于时代的发展和科技的不断发展,地质档案室需要进一步实现现代化档案
管理要求。
通过应用相应的办公自动化管理系统对地质档案资料进行精准化
管理,进而提高地质档案室资料管理水平。
要及时对档案室各种管理设备进行定
期维护和检查,对系统进行及时更新和升级,确保相应管理系统以及软硬件
设施的正常运行。
此外,档案室管理人员应及时对整个系统进行维护和管理,电
子地质资料的安全性,也是档案室安全管理中的重要组成部分。
在对地质档
案室网络安全性的管理中,还需要加强对于用户身份的验证,实行数字签名验证
和建立网络防火墙等,充分利用各种技术手段以提升档案管理的安全性,最
大程度上保障地质档案电子资料在存储、传输和应用过程中的保密性、安全性
和准确性。
在使用自动化办公系统进行地质档案管理时,管理员必须遵守档
案室管理条例和管理办法,不得私自对电子档案进行修改和非法下载,进而
更加有效的提高档案室电子资料管理的安全性。
2.3加强领导,增强档案管理意识
不管什么工作,都需要单位部门领导的重视,如果领导对于该项工作不予以
重视和支持,将为今后的工作进展产生种种困难。
地质档案管理工作同样也
不可缺少部门领导的重视和支持,领导的管理意识对于地质档案工作的收集、整
理和档案室的发展具有重要作用。
随着地质勘查工作的不断进行,地质档案
资料也越来越多,对档案管理人员安排、设施建设以及档案室扩建等基础建设都
需要领导的肯定和认同,如果领导对于档案管理建设工作没有足够的重视,
档案管理将得不到充分的基础保证,使得档案管理工作者在日常工作中出现各种
问题,严重影响档案管理者的情绪和态度,进而不利于地质档案的建设和管理。
因此,只有加强领导地质档案管理意识,积极地调动起档案管理人员的工
作热情和服务态度,才能更好地加强和促进地质档案管理工作的发展,以发
挥地质档案资料在地质勘查、科研以及深部找矿中的重要作用。
2.4健全管理体制,提升档案管理水平
2.4.1提高重视程度,健全工作机构。
要结合单位自身的管理体制、档案材料
的形成规律建立一个纵横交织的管理网络体系,协调各部门,从而做到从上
而下、左右协作的档案传递网络。
实行“三纳入”、“三同步”,把档案工作列入地
勘工作的重要议事日程,纳入单位整体发展规划和工作计划、纳入单位管理
制度、纳入有关人员职责范围;布置工作、检查工作、总结工作与相关档案资料
归档同步。
加强对单位档案工作的领导,建立健全管理机构和网络,层层成
立档案工作领导小组,配备专、兼职档案员,积极创造条件,保证档案管理工作
顺利开展。
档案室应对档案的收进和移出、案卷的数量、档案的利用等情况
进行统计,按照有关规定及时向当地档案部门和上级主管部门报送档案统
计结果。
档案室要定期对所存档案进行全面检查,对已破损和字迹褪色的档案,及时修复或复制;如果遇到了特殊情况,应立即向领导报告,及时处理
相关问题。
2.4.2注重档案收集,加强管理。
档案管理工作完善的前提和基础是做好文件
材料收集。
档案的种类名目繁多,形式多样,在收集时要把握好“有文不归”
和“有文必档”的关系,明确文献的范围和收集的重点,才能完成有价文件的收集。
在收集各门类档案时,要做到主动及时,全面准确,保质保量,安全保密。
档案管理员在把握住收集工作的范围和途径的原有基础上,还要必须针对工作的
实际情况与各部门经常联系,加强对平时收集工作的检查和指导工作,做到
随时收集和定期收集相结合,尽可能防止和减少档案材料的流失。
这样做不仅拓
宽了档案的收集范围,还促进了收集工作的开展。
只有做好案卷的收集工作,才能为提高案卷的质量打下良好的基础。
2.5建立一支高素质专业性强的地质档案管理队伍
地质档案管理过程中需要有一支专业性强、素质高的管理队伍,这样才能更
加有利于地质档案管理工作的顺利进行。
地质勘查部门在人员招聘过程中,
要注重档案管理人员的专业性,注重档案管理人员的学习能力,除了熟悉档案业务外,还应对地质专业的基础知识有一定了解,定期对档案管理人员进行专业性培训,安排管理人员去其他单位进行参观学习,进一步提升档案管理人员的专业水平和管理能力,并制定相应的管理制度和合理的人员奖惩办法加强人员管理。
结束语
地质勘查单位地质项目的开展依托于前辈们从一轮轮找矿实践中积累下来的档案资料,所以,档案资料的重要性不言而喻。
在新的社会环境下,做好档案管理工作应紧密联系时代发展的要求,积极探索适应于现代档案管理需要的模式,逐步提高档案管理工作的质量。
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