企业财务管理制度财务档案管理制度

企业财务管理制度财务档案管理制度
企业财务管理制度-财务档案管理制度
一、制度目的
本制度的制定目的在于规范企业财务档案管理，严格按照国家法律法规和企业管理规定存储、保管和使用财务档案，建立完善的财务档案管理制度，确保财务资料的正确性、完整性、保密性和及时性。

二、适用范围
本制度适用于公司内所有有关财务工作的机构以及相关的部门。

三、财务档案的范围
1. 企业财务档案包括收支凭证、领用凭证、结算凭证、发票、合同、账目凭证、银行对账单、证券买卖单据、税务登记证、资产、财产清产核资表、财务预算、财务考核、财务制度、财务有关的资料和文件等。

2. 财务档案应按照收入、支出、资产、负债、股本、成本及利润等方面建立。

3. 财务档案应及时复核，核对凭证，以确保凭证上的各项金额和账目的正确性，及时整理、归档，经过财务主管领导、会计主管签字后，由经办人员归档。

4. 企业各项合同及协议，应建立规范的备案制度，确保合同的权利义务清晰，并且签订人、时间、签章齐全、并存储完整。

5. 财务主管领导、会计主管应及时与有关部门核对银行账目、货款、欠款、预留债务和资产负债制度的明细账和账簿进行清理和核对，确保资产负债表的准确性和真实性。

四、财务档案的存储和保管
1. 财务档案必须存储于规范的财务档案库中，财务档案库的防火、防盗、防水、防潮、防尘等条件及时保障，以确保档案的完好。

2. 凭证原件应当存放在专用凭证格子柜中，按照凭证种类、日期、号码、金额及业务性质等进行分类存放，凭证应按照年度或半年度存储。

3. 所有财务档案应当由财务主管领导、会计主管签字后归档，档案归档时应按照档案号和清单号的要求编制，采用打印、手写等方式列出清单，必须进行复核和签字确认，确保凭证和文件一一对应，防止漏存或重复存放。

4. 财务档案的保管期限应按照财税部门规定的标准执行，所有已经过期的财务档案应及时送交档案室处理，不得随意销毁或破弃。

五、财务档案的查询和使用
1. 财务档案的查询应当按照规定进行登记，先进行书面申请，经过领导批准后，由有关人员负责查询。

2. 所有涉及公司利益的财务档案应当按照公司保密制度进行保密，不得外泄，任何单个档案原件和文件不得带出办公室。

3. 财务档案复印必须有领导和主管会计签字批准，在规定的范围内使用，用后必须交出复印件，不得私自保留。

4. 财务档案管理人员必须加强财务档案管理，维护财务的机密，认真履行职责，保障财务档案使用的权威性和合法性。

六、财务档案的销毁和转移
1. 正常情况下，公司财务档案存储期满后，应按照保密性原则及管理规定进行销毁或转移。

2. 如果财务档案涉及公司权益及纷争，销毁时间需视具体情况而定。

3. 财务档案如果涉及司法和国税的调查和查询，应按有关部门要求予以转移和协助。

七、制度执行和监督管理
1. 公司主管领导和有关管理人员负责制度的执行，定期开展制度执行情况的汇报，发现问题及时批评问责，督促改正。

2. 财务档案管理人员应认真执行本制度规定，维护财务档案的准确性，做好档案保管工作，并经常进行档案管理工作的检查和监督。