浅谈如何做好项目档案的收集与归档工作

浅谈如何做好项目档案的收集与归档工作
发表时间：2018-12-17T15:45:38.940Z 来源：《基层建设》2018年第29期作者：王文琪
[导读] 摘要：本文就如何做好项目档案的收集与归档工作进行了探析，并提出了有针对性的改善策略，以期能够进一步提升工程项目档案收集、归档工作的质量。

广元市城乡规划建设和住房保障局 628017
摘要：本文就如何做好项目档案的收集与归档工作进行了探析，并提出了有针对性的改善策略，以期能够进一步提升工程项目档案收集、归档工作的质量。

关键词：工程项目；档案；收集归档
1、建设项目档案管理工作的重要性
1.1众所周知，一旦建筑工程出现质量问题或重大事故，开展调查工作，首先要调阅工程项目的档案资料，一方面因为工程档案资料是工程建设各项活动的真实记录，具有原始性、真实性和唯一性，另一方面它是建设活动的直接产物，全面、综合地反映了工程建设的全过程，因此具有质量责任监督的特殊作用，从建设活动的最终产物―――建筑实物产品和工程档案信息产品来分析，可以看出工程质量必然要体现在建筑物和工程档案两个方面。

1.2现代化城市是一个综合的、整体的概念，它包括的内容很广泛很复杂。

随着城市现代化进程的加快，各种矛盾也将呈现出来，为了解决诸多的矛盾，城市立体化程度越来越高，地下、地上空间利用率越来越高，除现有的管线外，地下建筑物、构筑物等各种隐蔽工程越来越多，而对这些工程的维护、管理、改建、扩建单靠人的记忆是不行的。

1.3建设工程档案对防范自然灾害的破坏及破坏后的恢复建设都有着不可替代的作用，更是预防自然灾害、减少损失的重要手段之一：建筑工程档案是工程建设过程中的真实记录，客观记录和反映工程各个环节的内在联系和本质规律，对工程后期检测、维修、改建、扩建、拆除和其他工程建设具有指导利用、借鉴参考及工程科学技术研究等有着重要的作用：1）建筑工程档案与工程使用管理有着十分紧密的联系，工程的使用管理始终离不开档案的支持；2）建筑工程档案不仅对本身工程有指导利用作用，而且对其他同类工程设计建设有着重要的参考借鉴作用，可以使档案得到重复多次利用，是工程档案活力和价值的体现促进了建筑工程科学技术的研究发展。

2、工程项目档案收集和归档工程的现状
2.1部分文件原件不齐全
个别行政部门、设计、监理、施工单位下发的重要文件是复印件，难以满足工程资料档案管理的质量标准要求。

2.2部分档案资料填写存在误差
有的原始资料不能做到与工程同步进行，导致档案资料与事实产生误差，造成了各种建材的质保书和合格证不全，不能全面的反映工程的建设和质量；有的原始资料不按分类要求成册，成册的缺少目录或目录不准确。

2.3原始签证资料格式不规范
部分监理和施工单位原始资料未统一内容和格式，而是在施工过程中，不断增添内容和更换种类，资料格式不统一、不规范、不便统一装订组卷。

有的资料员在资料编制过程中，一方面由于对工程进度不了解，资料的内容不能与实际的施工进度情况相符；另一方面，不熟悉施工工艺操作过程，在资料表格编制的过程中，出现该有的项目内容没有填，不该有的项目内容却填写了。

原始资料的文字字迹潦草，使用不规范的汉字，甚至还有错别字，修改后不加盖单位章或没有修改人的签字，给后期竣工资料编制工作带来极大的困难。

2.4竣工资料移交不及时
不能按规定及时移交工程竣工资料，造成统一管理的时间延误，甚至导致竣工资料丢失。

2.5档案管理混乱，无专人负责
主要表现在档案收集存档时档案资料杂乱混杂，不能分类归档；无专人管理，或管理人员无相关管理知识，只是对资料进行简单的罗列和存放。

3、工程项目档案资料措施
3.1树立正确的建设项目资料管理观念。

建设项目资料全面反映了整个工程建设的详细情况，它对工程质量的评定，工程竣工后的收尾工作，以及对新建工程的准备等，都具有重要的利用价值。

从某种意义上讲，管理好建设项目资料与建好项目具有同等重要的价值。

它可以被继承和积累，但建设项目形成的文件资料涉及面广，内容繁杂，经历的时间长，稍有疏忽就可能遗漏。

加之施工组织是临时机构，往往是工程任务一完成，临时机构解散，而资料也随之消失。

因此，树立正确的建设项目资料管理观念，是做好建设项目资料管理的前提。

3.2建立健全建设项目资料管理责任制。

任何一个成功的机构、组织、企业的背后，一定有它们规范性与创新性的管理制度做为支撑。

建设项目资料是在项目建设过程中逐步形成的。

而整个项目建设过程环节繁杂，专业各异，不论是各专业工程师，还是专职资料员，仅依靠个人的力量是无法做好这项工作的。

根据建设项目资料产生于建设过程的特点，制定“谁管理、验收，谁负责”的建设资料管理原则是适宜的。

因此，建设机构内部必须明确分工，划分工作范围，建立制约性、制裁性的建设项目管理制度内部责任制。

必要时可建立相应的责任追究制度。

工作范围清楚了，资料管理的责任也就明确了。

建立健全建设项目资料管理责任制，是做好建设项目资料管理的制度保障。

3.3制定详细的建设项目资料管理操作流程。

制度建立之后，就应该对相应的操作流程进行梳理和完善。

为了保护建设资料管理工作的有序进行，项目管理机构应结合工作实践，制定一系列业务流程规范，确定工程程序、内部会议制度、工作检查、汇报制度及管理人员轮休工作替代制度，保证岗位不缺人，工作有人做，资料有人管，确保建设项目资料的连续性、完整性。

而制定详细的建设项目资料管理操作流程,是做好建设项目资料管理的基石。

3.4强化业主方建设项目参建人员的组织培训工作。

业主方建设项目管理人员的素质参差不齐,企业可以通过对员工进行在职培训，提高员工的业务素质,调整和改进员工的思想观念以及工作态度,从而为建设项目管理提供强有力的支持。

业主方的建设项目管理人员应勤练“内功”，巧借培训的东风，做好项目的资料管理工作，为建设项目圆满完成建设任务添砖添瓦。

业主方建设项目参建人员的组织培训工作，是建设项目资料管理又一有力的支撑。

同时也是企业可持续发展的持续发展的重要途径。

3.5协调管理建设项目参建各方有关资料。

业主是建设项目的发起者和最终结果的承担者，应本着对项目负责的态度建设项目资料，进行全面指导和综合管理。

而建设资料管理工作与其他建设工作一样，需要加强建设中与各方的沟通，争取各方的理解和支持。

建设资料中
的施工合同、勘察设计文件、施工图纸、设计变更、工程定位及标高资料、地下障碍物资料；平时工作的来往信函、会议纪要、工作联系单位；工程计量和工程款支付、工期的延期、费用索赔等工作，均需要和参建各方沟通，取得参建各方理解和支持。

否则工作很难开展,工作效果难以保证。

协调管理建设项目参建各方有关资料，是建设项目资料管理落实的最基本要求。

结语
综上所述，工程项目档案记录了施工的整个过程，见证了施工企业的发展历程，对于施工企业未来的发展起着巨大的参考作用。

因此，施工企业与档案管理部门应对其给予高度的重视，积极建立档案收集管理系统，提高档案管理质量，规范工程项目档案管理制度，加强对项目档案管理人员培训，同时还需开展宣传教育，强化档案收集意识，确保进一步提升工程质量，进而有效促进企业的经济效益及社会效益。

参考文献
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[2]杨洁云,丛林,张愉婕.对企业档案收集工作的新理解[J].经营管理者,2017,08:254.
[3]邹黔荣.新形势下工程收集工作前瞻性研究[J].党史博采(理论),2016,07:50-51.。