维修服务采购管理办法

XXXXXXX管理文件
XXX-XX-03-2023维修服务采购管理办法
2023-01 发布 2023-01 实施
XX部发布
前言
本标准由XX部起草。

本标准主要起草人： XXX XXX XXX
本标准审核人：XXX
本标准会签人：XXX XXX XXX XXX XXX XXX XXX XXX XXX XXX XXX XXX 本标准批准人： XXX
维修服务采购管理办法
1. 目的
为规范XX部维修服务采购业务，实现维修服务采购的流程规范、高效、费用受控，特制定本办法。

2. 适用范围
本办法适用于XXXXXXX（以下简称“XX部”）的维修服务采购流程的综合管理。

3. 规范引用文件
3.1 下列文件中的条款通过本办法的引用而成为本办法的条款。

凡是注年代的引用文件，其随后所有的修改单（不包括勘误的内容）或修订版均不适用于本办法。

然而，鼓励根据本办法达成协议的各方研究是否可使用这些文件的最新版本。

凡是不注年代的引用文件，其最新版本适用于本标准。

3.2《中华人民共和国合同法》、XX部《合同管理办法》。

4. 术语及其定义
4.1 外委维修服务
本办法所称外委维修服务是指由XX部以外的服务商提供的，对XX部已投入使用的设备及建（构）筑物、车辆、计量器具、工模具、备品备件等所进行的维修（保养）、技术改造（非投资类）、咨询、检查（检测）、鉴定等服务活动。

此外，由XX部以外的服务商提供的零星机加工件以及设备检修、生产辅助零星用工亦属此列。

4.2 内部供应商
本办法所称公司内部供应商是指XXX公司所属子公司、XX企业等服务商。

4.3 外部供应商
本办法所称公司外部供应商是指除公司内部供应商以外的服务商。

5. 职责划分
5.1需求单位职责
5.1.1负责外委维修服务技术方案（技术协议）的编制以及采购计划的上报。

5.1.2负责协助服务供应商按公司有关规定办理现场安全环保作业审批、危险作业审批和消防审批等手续，并对外来作业人员进行安全和危险源告知、安全检查，做好相关记录。

5.1.3负责外委维修服务中现场作业的全程监管，对项目的安全、环保、质量和进度负责，有权对过程中存在的安全隐患、违章行为要求整改或纠正，并提出考核意见。

5.1.4参与外委维修服务采购的招议标或比价议价。

5.1.5负责外委维修项目的结算初审和竣工验收工作。

5.2XX部（设备）职责
5.2.1负责起草和修订相关管理制度、标准并监督其执行。

5.2.2负责外委维修服务供应商的资质审核。

5.2.3负责外委维修服务开工前对外委维修服务供应商的现场作业人员进行资质审核和职业健康安全培训、协助其按公司有关规定办理临时出入证。

5.2.4负责维修服务采购计划的汇总、审核、审批工作。

5.2.5负责对维修服务施工技术方案的审查和论证，并有权抽查监督实施过程。

5.2.6负责组织维修服务采购的招议标或比价。

5.2.7负责维修合同（包括安全环保协议）的签订及管理工作。

5.2.8负责维修项目的结算审核工作。

5.2.9负责对外委维修服务的现场作业过程、进度、质量进行不定期抽查监管，检查施工现场隐患，纠正或制止施工过程中的违章行为，并进行考核。

5.2.10负责与其它相关职能管理部门之间的沟通和协调。

5.3安全环保健康部职责
5.3.1有权对涉及安全、环保、保卫、消防以及职业健康等方面的维修项目进行监管。

5.3.2有权纠正和制止作业过程中的违章行为。

5.4XX部职责
参与外委维修项目的比价议价以及验收等工作。

5.5财务部职责
负责发票校验、挂账、付款、参与维修项目比价等工作。

6. 维修服务采购流程
6.1 授权可先实施后审批的外委检维修服务
6.1.1 授权范围
a)内部供应商承接的金额在3000元/项以下（含本数）的零星机械加工及其修复服务。

b)内部供应商提供的金额在3000元/项以下（含本数）的零星维修服务。

c)已与XX部签订年度合同（协议）的供应商提供的生产及检维修零星用工服务。

d)已与XX部签订年度合同（协议）且明确了项目单价的供应商提供的工模具维修服务。

e)内部供应商可提供的仪器仪表、电机、工器具和建构筑物的年检、校验、检查、维修等服务。

6.1.2 授权类检维修的计划管理
需求单位每月XX日18:00前（节假日提前）将已实施的维修服务按XX部专业对口人员要求分类汇总后向XX部报备，以作议价、收方和结算的依据。

6.2 必须先审批后实施的外委检维修服务
第6.1.1条授权范围以外的外委检维修服务必须按下述流程进行审批。

6.2.1 外委检维修计划管理
a)各需求单位向XX部（设备）对口业务员提交本单位分管领导签字审核的外委维修计划表（纸质和电子文档各一份，电子文档按统一的格式提交到XX部相关业务员OA邮箱）。

b)需求计划应分类按附表格式填写。

需求单位计划员、业务主管、分管领导应对需求计划的准确性负责。

c)凡维修工作量和技术要求能够事前明确的维修项目，原则上
需求单位均需准确上报维修工作量和技术要求，以达成比价、议价、招标等条件。

6.2.2 外委检维修计划审批
XX部（设备）对口业务员对需求计划进行逐一核实后，逐级报批，获准后方可采购实施。

6.3 供应商的确定原则
6.3.1 坚持“资质齐备、服务优良、专业优先、价格合理”的原则。

a)对于内部供应商无法保供的业务，需求单位和XX部（设备）对口人员应积极拓展外部服务商资源。

b)确定服务供应商时，需求单位应优先从有良好合作历史的供应商中选择。

c)XX部（设备）定期牵头组织各需求单位对现有维修服务供应商进行评价。

6.3.2 坚持内部优先原则。

具备比价条件的，比价后同等价格下内部供应商优先。

6.3.3 坚持招议标、比价、续签或类比等方式来确定供应商和费用的原则。

6.3.4 维修服务采购项目的招议标、比价、续签或类比等由XX部（装备）组织，XX部所属综合、财务、安全健康环保部（如涉及）、需求单位共同参与，形成同意采购意见并共同签字确认。

6.3.5 其它注意事项：
a)单一来源供应商(指具有不可替代专利或专有技术的承包商、原机配套配件或特殊专有机电设备的直供商)的检维修服务，需求单
位需附相关说明，经主管领导签字确认并报请XX部分管领导批准后，由XX部组织独家议价后，再确定是否与其签订采购合同。

b)不具备比价条件（例：须解体后才能明确维修内容）的检维修服务，需求单位需附相关说明，经主管领导签字确认并报请XX部分管领导批准后，由XX部组织独家议价后，再确定是否与其签订采购合同。

c)紧急情况（已导致或可能导致较长时间故障停机或较大安全隐患的），需求单位向XX部报备申请，经XX部分管领导批准后可先实施后议价，事后补报需求单位主管领导签字确认的详细说明。

d)内部供应商可提供的单项预算金额50000元（含本数）以下的施工、设计、检维修服务，经XX部设备分管领导审批同意后可先实施再议价结算。

6.4 合同管理
6.4.1 严格遵守《合同法》以及相关法律法规和公司有关规定。

6.4.2 合同审批流程
a)维修服务采购涉及合同审批、签订的按XX部《合同管理办法》执行，未经批准的合同无效。

b)维修服务采购合同或协议须经供需双方加盖合同专用章后方能生效。

c)维修服务采购合同签订后，XX部（设备）要及时录入数据库并交一份于财务部备案。

6.4.3其它注意事项
a)合同专用章统一由合同专用章保管单位管理。

b)合同执行过程中如发生纠纷，采购员应及时向主管领导汇报并及时妥善解决。

需付诸法律解决的，须及时通知综合部备案并共同协调处理。

c)财务部严格执行预算资金管理，按流程付款。

6.5 外委检（维）修实施与验收
a)第6.1.1条授权的或经审批后同意实施的现场检（维）修项目、检维修零星用工等由需求单位组织供应商实施和全过程施工管控，XX部（设备）和安全环保健康部抽查监督。

b)内部供应商承接的需现场验收的检（维）修业务，由需求单位对应业务负责人、XX部对口业务人员、供应商管理人员到现场验收，并共同签字确认。

c)外部供应商承接的需现场验收的检（维）修业务，由XX部（设备）牵头,组织需求单位对口业务负责人、供应商管理人员、综合部（纪检）、财务部到现场验收，形成验收纪要，并签字确认。

d)备件加工及其修复类外委项目的数量、质量验收工作均由需求单位负责，并上报XX部（设备）外委维修收货确认表（附件2）与需求单位业务负责人签字确认的加工件计划明细。

6.6 外委检（维）修结算
a)项目实施前已签订合同价格的，XX部（设备）对口业务员根据验收纪要或《外委维修收货确认表》，通知供应商开具含税发票并将发票送交财务部门挂账结算。

b)项目实施前未签订合同价格的（第6.1.1条授权范围内的或因特殊情况未进行比价议价等）：
（1）具备集团审计决算条件的，由需求单位对承包商的结算书进行初审，XX部（设备）收到初审后的结算书并复审后，上报集团审计监察部门终审决算。

维修业务员根据最终审计金额通知供应商开具含税发票并将发票送交财务部门挂账结算。

（2）不具备审计决算条件的，由XX部对口业务员组织独家议价，确定结算价格。

c)XX部维修业务员应根据合同（协议）价格、最终决算书及时通知承包商开具含税发票，并粘贴相关票据，再经XX部设备主管领导以及XX部设备分管领导签字后，将票据贴用单、验收确认表及合同（有结算书的一并附上）送交XX部财务部，由财务部进行发票校验、挂帐、付款等工作。

d)XX部维修业务员应及时将合同、发票以及相关信息登记在XX 部合同管理台账上以供查阅分析。

7.考核
XX部、安全部根据监督与检查情况，按照XX部《业绩评价标准》条款、安全相关管理制度以及XX部或集团公司相关规定进行处理。

触犯法律的，移交司法机关追究责任人的法律责任。

8.附则
XXX-XX-03-2023 本管理办法由XX部负责解释，并严格执行公司标准化体系、质量管理体系、安全职业健康体系、环境管理体系、测量管理体系和保密管理体系的要求，自批准之日起开始执行。

附表1：外委维修（备件类）计划审批表
填报单位：
注：对于外部供应商提供的服务，如有独家需求，请在备注中说明理由
附表2：外委维修（备件类）收货确认表填报单位：
附表3：外委维修（工程类）计划审批表
填报单位：
注：对于外部供应商提供的服务，如有独家需求，请在备注中说明理由。