浅谈工会档案的应用与管理

浅谈工会档案的应用与管理
摘要：工会档案是工会发生事务的详细记录，是工会工作中的重要组成部分，
同时，工会档案属于工会组织的一种信息资产，对工会事业的管理和发展具有重
要作用。

近年来，随着经济社会的持续发展，工会组织在着力推动改善民生、大
力发展和谐劳动关系、加强工会基层组织建设和自身建设、团结带领广大职工积
极开展建功立业活动等方面都取得了很多新的成绩，日益丰富的工会活动也给档
案的应用与管理提出了更高要求。

本文介绍了工会档案管理的职责，分析了工会
档案的应用，最后结合笔者工作实践，详细介绍了工会档案工作的精细化管理。

关键词：工会；档案；应用；管理
引言
工会档案是工会组织在履行自己职能过程中，对所要处理事物进行过程中所
保存的文字、图像以及其他材料的原始资料，这些资料可以作为工会工作的详细
记录，也可以为后来的工会工作提供参考。

同时，工会档案在一定程度上也反映
了工会提供信息的可靠性，工会档案的有效管理也对维护相关方面的权益有了更
好的帮助。

1、工会档案的管理和职责
工会工作的主要任务和基本职责就是维护职工合法权益，以及维护人们的总
体利益。

在现代社会的生活环境下，工会的出现对职工的生活遇到的困难和工作
问题都能够给与一定的帮助，是社会上一个重要的组织机构。

工会档案是指工会
在帮助职工解决问题时，保存的文字、图表等不同形式的文件材料。

档案工作也
是对工会日常社会生活工作的记录，也是工会工作的重要组成部分。

工会档案的
主要职责有：作为一个国家机关，贯彻执行国家关于档案管理方面的政策和法令，同时努力完成上级下达的档案方面的工作，根据国家的法规和制度，制定和实施
相关的档案工作的规章制度，加强档案管理工作的制度化、规范化，提高工会档
案的管理水平。

2、工会档案管理的具体应用
2.1工会档案管理的具体范围
①职工代表大会的会议材料和工会制定的各种规章制度，会议材料包括了有
关各种文件的通知、请示、报告等等，对于这些材料都要严格的记录，而且材料
的内容一定要确保真实性，不能出现材料虚假的现象。

②还包括了工会委员会、职工代表大会所制定出的工作计划、工作总结、会议通知、会议记录、调查材料
或者其他资料等等。

对于在一些商业活动或者是一些日常活动当中所形成的资料，也要严格的进行管理，做成有关的资料管理记录。

③包括工会档案工作人员的提拔以及先进个人的通知、评选先进集体和个人名单上报的资料、先进事迹、表彰
事迹等等都要进行严格的记录。

此外，还包括一些关于组织变革和重大事件等等，都要进行完整的统计和管理。

2.2工会工作当中档案管理的重要性分析
首先就是可以很大提高了工会工作人员基本信息的准确性。

从根本上来说，
工会工作的最主要内容就是要切身关注好职工的生活和工作。

随着近些年经济的
快速发展，我国整体的改革趋势也在不断的深入进行，各行业之间的竞争也越来
越激烈，而且还面临着结构调整的趋势，这些形式的发展给单位带来了严重的挑战，这些挑战主要表现在职工队伍结构、退休工人、养老问题以及工作人员的思
想动态问题上面，这些问题都给工会工作带来了极大的挑战。

通过建立起完善的
工会档案管理体系，可以很好的为工会的活动提供了极大的支持和便利。

如果工
会组织探望一些老弱病残退休人员的时候，没有详细的档案资料，那么就不能深
入地了解到干部职工的家庭住址或者联系方式等等各种信息，但如果建立了完善
的干部职工的档案资料，工会组织工作人员通过寻找有关的资料和信息，就可以
详细的了解到职工的年龄、家庭住址、联系方式等等，而且还可以将需要探视工
作人员进行分组，然后再建立起组织小组，委派其中的组长，确保工作不出现疏漏。

这些都为进行有关的组织活动提供了极大的便利条件，而且还可以更加体现
了工会组织关系职工的职能，避免了在探望过程当中出现混乱或者是人员分散的
现象，更加加快了活动的开展速度，提高了工会工作的效率。

工会当中工作人员
档案资料的管理还可以很好的提高了工作人员的真实性。

工会本身的特点就是具
有着很强的群众性和社会性，而且整体工会的资源还应该更好的应用于工会工作
人员当中，资料来源于职工，因此也应该完完全全的应用于职工本身。

工会工作
中的档案管理工作通过详细的信息归类以及存储，可以使得工会的日常活动变得
更加清晰明了，这就可以很大的提高了工会的真实性。

3、提高工会档案管理水平的策略
3.1加强工会档案管理配套设置建设
为档案工作顺利开展提供必要的配套设施，如特种档案室、独立办公室、配
备档案柜、防盗等机械设施；爱岗敬业，监理电子档案馆等相关配套设施。

3.2建立档案管理保障体系
档案系统根据工会的实际情况，以适应档案管理的需要，建立和维护有效的
安全保障体系，对档案实行安全管理。

档案室不应存放易燃材料，办公室应配备
消防设备，材料应避光保存，并保持一定的温度。

为档案工作建立相应的领导小组，强化责任分工，明确各级责任，促进档案事业可持续发展。

3.3加快档案数字化管理
随着计算机技术的飞速发展、网络技术的飞速发展以及信息资源的增加，数
据已成为经济社会发展的重要基础。

大数据时代给档案管理带来了许多机遇，档
案信息资源由封闭走向开放。

档案工作者必须主动适应时代发展，实现创新。

创
新包括思想创新、管理创新、服务创新。

档案工作必须适应这一趋势，发展创新
工作，跟上档案资源社会共享的步伐，提升综合服务能力，真正体现和提升档案
的使用价值。

在电子时代，在现代管理中，以计算机技术和信息技术为手段，对
档案资料进行开发利用，实现数字档案馆、数字档案信息的管理。

通过建立档案
资源，对档案管理人员的水平进行提高。

加强基础设施建设，提高工作人员的计
算机应用水平，进行档案管理；建立和完善网络设施，为档案工作提供物质基础。

工会档案数字化管理需要不断根据技术的进步，对各种先进的档案管理技术进行
综合利用，加快档案数字化管理，使档案管理摆脱传统形式的困扰，对管理人员
进行培训，对档案管理工作进行不断的改进，以获得进步。

3.4完善基础设施
在工会档案管理工作中，相关人员需要增加对档案管理的投入，尽快完善基
础设施建设，为工会档案管理提供必要的基础设置，增加资金力度，保证档案管
理工作能够顺利开展。

工会不仅要增加资金力度的投入，还要配置必要的管理设备，以促进工作顺利开展。

3.5重视控制工会档案管理风险
工会由于其管理人员主要以兼职为主，在传统档案管理的基础上，大多数人
不会注意可能发生的风险。

工会档案是工会工作的直接记录和反映，在信息时代，
应重视档案的风险控制。

相关人员必须要加强安全意识，加强管理，严格执行风
险控制，包括建立内部控制制度，在灾难性事故发生后，及时使用备份数据恢复
数据，加强预防和管理。

结束语
本文对目前的工会档案工作做了详细介绍，首先解释了工会档案管理工作和
档案管理工作的职责，重点分析了工会档案管理在工会工作中的应用问题，同时，对如何做好工会档案的管理工作给出了相关措施，笔者同时也希望能帮助实现工
会档案工作科学化、有效化管理，让工会档案在工会工作中发挥重要作用。

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