电汇付款流程工作手册

出纳中心机关电汇岗业务手册目录
一、SQ报销业务流程
二、手工报销单审核流程
1、基建付款
2、飞机相关付款
三、机上娱乐费账务处理
1、AP付款申请
2、机上娱乐费预提
四、GIS往来账务处理
五、各人民币账户手续费及利息
六、快报数据上报
七、结算业务审批单的处理
八、关联交易数据，及财务公司账户利息金额上报
九、补充及其他
一、SQ报销业务流程
1、增值税专用发票认证流程
在付款审核时，如是增值税专用发票，需要先通过税控系统进行增值税专用发票认证工作。

在扫描前将SQ编号写在抵扣联右上角处，认证通过的发票，在发票联上加盖已认证章，并在《专用发票抵扣联明细表》内登记，登记后打印一式两份，与抵扣联一并递交给出纳税务岗位。

注：增值税专用发票为国内营业部航延服务费（除新设的六个国内营业部外），均盖认证章“已验证01”。

在填写申请单据时，申请人需将价税分离进行填列。

增值税的科目根据增值税专用发票上的税率进行出具。

2、审核流程
对业务人员提供的报销单据进行审核，包括：签字审批是否规范、发票是否规范、金额是否与发票一致、供应商收款账户(109账户严禁对个人付款)及银行信息是否齐全等。

（1）发票审核：发票抬头是否为“中国国际航空股份有限公司”、税号是否为新税号，发票是否超期，发票金额与付款金额是否一致、是否有发票专用章，开发票单位与收款单位是否相符。

（2）收款信息审核
审核付款申请单与附件中相关信息是否一致，供应商名称需要与发票、付款通知以及合同中相关信息完全一致，供应商收款银行账号及收款银行名称需要与合同、付款通知中信息完全一致。

当审核供应商名称、收款银行名称或账号不一致时，如为业务经办人填写错误，需将支付申请退回业务经办人重新修改信息后再次提交；如为供应商名称、收款银行及账号发生变更，需供应商提供相关变更证明；如收款人为第三方时，需供应商出具收款委托书。

（详见《关于进一步加强对供应商收款信息审核的通知》）
（3）合同审核（注：付款金额5万以上需要提供合同）
当合同付款为分次支付时，要求经办人在非尾款时，提供加盖骑缝章的合同复印件作为附件，并携带合同原件，在原始合同的合同价款和付款方式一页登记付款时间和付款金额以及本次付款SQ号，并加盖自己人名章（XX年XX月支付XX元，SQXX），复印该页一并作为附件。

支付尾款时，收回合同原件作为附件。

如果附件中有合同原件，要将信息登记在《印花税申报模板》内，包括应税凭证名称（合同名称）、对方单位名称、计税金额（人民币）（付款金额或合同合计付款金额）。

发至张冬晖。

审核内容：
1）合同复印件需要加盖部门骑缝章，并注明“复印件与原件一致，原件留存于xxx部门”并由经办人签字。

2）合同中的签字盖章均以签订的条款为准，若条款规定“经双方授权代表签字生效”，则只需双方签字。

若条款规定“双方签字盖章生效”，则需要审核是否有授权代表签字及盖章，以及双方的签章是否与合同主体一致。

3）合同主体要和落款处签章一致。

若以“中国国际航空股份有限公司”名义签订合同，则需要加盖公司合同章。

营业部签订合同可以加盖营业部合同专用章，但是合同主体必须为“xxx营业部”。

4）审核合同是否在有效期内。

5）合同中付款信息是否与系统和单据一致
（4）其他审核内容
1）机关各部门提供的付款单需要在SQ首页注明费用类型
2）业务招待费需要注明我方用餐人数和对方用餐人数以及经办人签字。

业务招待费中涉及单价500元以上的白酒需要单独给于海岩审批。

若业务招待费金额为整数，则需要用餐明细，避免通过餐厅充值卡报销的情况出现。

3）两千万以上付款需要有财务部副总及以上领导签字
4）培训费：人力资源部递交的培训费单据，不需要有《培训费用单》，科目走人力职教经费。

其他部门的培训费付款单据，都需要有《培训费用单》（借备用金时要复印件，核销时要原件），科目入培训部的职教经费
5）信息刘艾林提交的电话费需要进行费用分摊，分摊科目见信息部科目表，并发送GIS（若借备用金，则在核销时分摊）
6）青岛营业部的卡班费，因发票抬头为“中国国际货运有限公司”，所以需要将发票原件及付款单交给会计部王茜。

发票复印件及付款单自留，待发票认证成功后，收到王茜发送的已认证发票扫描件，打印并附在SQ单据后，按正常流程审核、付款、生成账务。

7）收据：涉及旅客航延现金赔款，食堂餐费等无发票付款时，均需登记金额等详细信息，报税务分部赵艺澄做企业所得税纳税调整。

8）电子发票：收到电子发票需要在发票的PDF版本中验证真伪，在电子发票登记表中登记并查询是否重复登记。

9）会议费需要提供会议通知。

（5）商委单据审核：
1）商委结算部销售折让款：具有发票、收款信息，如果收款单位是委托管理，还具有大客户协议的复印件及付款委托书的原件。

其中如果是付国航代深航付其他单位款项，发票是深航为抬头的复印件，如果是付深航代国航付其他单位款项，没有发票，但是有商委领导签字的审批单。

联系人：李会茹。

结算部联运结算款：有发票，审批单，明细和收款信息。

联系人：李继东。

2）商委各营业部销售折让款：具有发票，收款信息(销售折让系统上线以后不需要再提供折让明细清单和折让审批单)。

所有销售折让与航延费增值税专用税款科目为“1010100”认证章为“01”。

3）商委新设营业部派遣工资：工资相关款项由商委计财室同事递交，SQ单据原件作为付款审核凭证，账务处理时出具借方科目：1010105.19990701。

SQ单据复印件作为附件给账务录入岗敲账，出具贷方科目：1010105.19990701进行结转.
4）商委新设营业部付款：需要出具科目（见《新设营业部核算科目》，销售费用备用段231000，航站相关款项进入间接成本，备用段550000。

5）商委新设营业部航延：航班不正常费用（航延费）单据附件包括不正常费用结算单和发票，出科目需要责任中心.科目.机型.航线.备用段。

机型需要根据结算单上的日期和航班号在“钛金网站-航班动态”网站上查询机型和航线代码。

注：航延食宿需要与交通分开出具科目。

具体科目见《新设营业部核算科目》。

6）商委退押金：有退费单的收据，代收款单位开发票的，要有对方单位的收据或者结算说明。

7）审核营业部航延单据时注意航延配餐住宿人数与实际人数是否相符，费用结算单是否有航站地面及机组的确认签字。

3、审批流程
对公集中支付的电汇中，机关各部门及新设六个国内营业部（张家界、银川、运城、威海、三亚、西宁）需要银行出纳在财务系统中审核并录入科目，提交至财务领导审批。

领导审批完成后，审核流程结束，进入准备付款状态。

在支付管理界面选择付款银行(系统默认财务公司109户)，完成支付管理。

每日15：00点前将次日需要支付的单据金额汇总，报资金调配岗预约资金，并将单据交由支付岗进行支付。

对于超过50万的大额合同款项、与工资相关款项以及需要手工在NC系统里填写的付款单据应先交与资金调配岗安排资金，不得擅自支付。

（各二级单位及商委等有财务机构部门的电汇由各财务机构审核，出纳只需核对付款信息后进行支付管理后交由支付岗；各单位专项经费如：职教经费、科研经费等，需要出纳出具科目，固定资产薪酬保险企业年金等费用需要由会计分部出具确认科目，应付职工薪酬方面由赵莹莹出科目，飞机相关费用由资金负责财务审批
4 .账务处理
付款后，待回单返还后附在凭证中做帐务处理；生成账务时，备用金模板、付款申请模板、备用金核销模板应该分开处理，备用金先做帐后，再处理备用金核销账务。

待关账后，打印凭证页交给事后审核岗审核。

5、注意事项及特殊情况
（1）支付失败和退款
通常情况下，通过财务公司网银支付的付款，财务公司会在第二天返还回单。

如果其中某笔迟迟没有回单的情况下，应通过网银汇款编号去系统中查询此笔的支付状态。

以支付状态来判断具体的支付情况。

如支付状态显示为：“支付失败”，应尽快根据系统中提示的支付失败的原因联系业务经办人获取新的付款路径。

如支付状态显示为：“未提交”，则应联系网银复核发送人员，查问未支付的具体原因。

对于已经支付成功，回单已贴，但是后来又收到对方公司的退款，首先查询当时付款SQ号，将付款原始单据复印两份，一份进行退款账务处理，一份作为再支付时的附件，要及时联系相关业务人员重新申请该付款事项，将复印件交于申请人做再次提交的附件，并要求对方在付款信息上加盖公章或者财务章原件。

账务处理如下：
对有财务机构的，需让财务部门相关负责人出具科目，无财务的机关直属各部门直接如下操作。

其中进账单原件+原始单据复印件，做进账处理，给敲账岗敲账：
摘要：收X年X月X日银行退XX公司XX款SQXX
DR:101.1010100.10020101.00000000.1109007
CR:101.（经办人所在部门）.22410201.00000000.2010301
进账单复印件+原始单据复印件，本岗做再付处理：
摘要：再次支付SQxxxxxx因（账号误/户名误/供应商更改信息等）退回款项+（首次付款经办人姓名）。

DR:101.（经办人所在部门）.22410201.00000000.2010301
CR:101.1010100.10020101.00000000.1109007
注：再次支付一定要尽快处理完成。

（2）如果经办人通过系统电汇借备用金，但是以手工方式核销，注意做账时需要和系统人员联系，后台核销备用金记录。

（3）信息和运控：这两个部门的费用年初由会计部门预提（运控一部分），审核时需要根据相关预算明细冲预提。

信息分部的单子，从2013年开始，做账时需要分三类冲应付款，即订座款，生产运行，系统维护。

具体科目见《2013年信息管理部成本预提》。

特殊情况的账务处理请联系会计分部杨
青。

（4）西南分公司的单据：西南分公司的起降费和民航基金均需要出纳中心付款(由资金调配岗负责统一打印)，一般金额很大，由于发票都是传真件，审核时需特别注意发票是否齐全。

（5）向中央财政支付的款项，通过缴款码付款，无发票。

（6）劳务派遣制、社招派遣制职工年终绩效工资账务处理：
摘要：“发放XX单位2016年劳务派遣制（金凤凰/浙江航服）职工年终绩效工资”借：101.1010102.22419901.00000000.2010301(各事业管理单位、国内营业部）或GIS—分公司贷：银行存款/应交税费
每月会计赵莹莹会计提年终绩效，计101.1010102.22419901.00000000.2010301科目，年底我岗付款时要进行冲销。

（7）预算外付款：预算外的付款需要师莹出具预算外批复单，单子上面师莹出具科目。

（业务人员需自行找师莹）
二、手工报销单审核流程
1、基建
基建目前同样采用手工单据付款，要审核发票和合同，以及封面是否有业务高级签字和财务高级签字。

（注：由于基建类付款税费抵扣六四分成，涉税问题由基建项目自行解决。

）在财务公司的财务管理系统-资金结算-网上付款业务-付款增加中进行填写（注：除职工薪酬外，用途均填写为“合同款（基建）”。

在出纳栏盖人名章。

待回单返回后进行账务处理：
借：GIS-基建
贷：109户
2、涉及汇兑资本化的手工报销单据
涉及汇兑资本化的手工报销单，待付款完成粘贴回单后，交给会计分部管晓茜出汇收汇损科目。

出好科目后复印一份，原件交记账岗记账，复印件交外币岗。

3、特殊情况：工程技术分公司BFE设备采购及资金分部飞机预付款业务，财务栏无领导签字
机务选型办设备采购费用简称BFE设备采购费。

此业务由工程技术分公司负责人员进行申请，业务审批栏中业务主管签字处由选型办高级经理签字确认，高级经理签字处由机务财务总经理（钟凯经理）签字确认。

此审批流程为财务部原总经理李有强与机务原领导程志贤进行协商沟通所定。

目前财务审批栏内无人签字确认具体原因如下：
首先此项业务的资金审批及和核算均不在工程技术分公司财务部，故机务财务不在财务栏内审批签字（钟凯经理描述），会计分部对此项业务进行科目的确认，资金分部则对资金拨付的方式及账户进行确认，均不对财务业务进行审核，出纳中心只对此业务履行付款职责，由于以上原因，导致机务此类付款业务没有相关负责人在财务栏内进行审批及签字。

飞机预付款事项业务与机务选型办设备采购业务为同一种情况。

目前此类业务存在一定风险，审计检查时,此项业务将存在缺失内容
三、产品服务部机上娱乐费账务处理
1、AP付款：
产品服务部每月会将已完成业务审核的机上娱乐费单据交给银行出纳，此项业务需要在应付
模块中进行发票的录入并经由企业集中支付AP发票进行付款。

银行出纳需要对付款原始单据进行审核，通常为通过产品服务部、中航传媒及供应商三方审核的单据，因此原始单据包括有中航传媒广告公司领导审批的审核单，供应商提供的发票及合同等，以及产品服务部总经理的签字。

审核单据无误后，在应付模块中录入发票，提交财务领导审批，待领导审批完成后，进行付款清单的打印，并在企业集中支付中提交付款申请，进行支付。

2、操作流程：
（1）、录入发票信息
进入新股份录入员-国航本部-发票-录入-发票批-F11键-输入%邹成% 同时摁下Ctrl+F11 找上月批后复制。

关闭本窗口重新进入发票批，粘贴完整上月批名后改自己名字，点击发票后，录入发票信息，贸易伙伴输入对方户名，输入金额、账务日期、发票编号、摘要等信息后，核对付款金额、科目是否和单据一致，保存后将纸质单据提交经理审批。

录入情况参照下图
（2）关联发票信息：
AP新股份付款申请国航本部-输入说明-找发票编号-提交-打印清单-查看请求-查找-查看输出-打印两份-（一份置于新申请SQ页面后，一份置于付款发票明细前）
3、机上娱乐费预提
每月对产服部机上娱乐费进行费用预提，打印《机上娱乐预提明细拆分表》，及《预算系统分月预提表》，出预提科目后交记账岗记账。

Dr：101.1010600.64041106.55069901.0000000.000.0000000.000000.000000
Cr：101.1010600.22419901.00000000.2999999.000.0000000.000000.000000
每年年中对机上娱乐费进行中期调整，年底预提下一年费用。

四、GIS往来账务处理
1、发GIS
（1）信息核销电话费：信息每月核销备用金需要按照明细表进行费用的分摊。

复印2份SQ开GIS (科目见下方)
信息管理部电话费101.1010100.22026501.20150000.0000000.000.0000000.000000.000000
商委电话费101.1020100.66012101.59020001.0000000.000.0000000.000000.000000
5号门电话费101.1010105.12211101.00000000.0000000.000.0000000.000000.000000
第二机场电话费101.1060500.66020120.59020001.0000000.000.0000000.000000.000000
北京航空电话费101.1010105.12211101.00000000.0000000.000.0000000.000000.000000
GIS于每月初整理并打印科目记账页，登记GIS整理装订表后，交于GIS发送岗位核对装订。

发送GIS后需要复印附件发给相关负责人，关账前检查GIS是否已接收完成。

（2）基建GIS
收到王璐，陆虹霞提交的基建手工报销单付款，待付款贴完回单后，出贷方银行科目，交记账岗发GIS。

（GIS金额为含税金额）
2、接收GIS
收到旅客赔偿的GIS，需要和产服部吕秀勇核实，确定记产服的费用后，出科目交给记账岗记账。

收到生产运行和系统维护费GIS，核对金额，出信息预提科目，交记账岗记账。

3、GIS凭证打印：
打开GL_新股份日记帐输入_本部跨地服，进入“凭证打印”。

凭证名：NGF_财务部[空格]GIS号，例：
点击回车，自动补全后面的信息：
填写主管、记账和出纳。

主管刘钢；记账刘锦怡；出纳自己名字。

点击“打印”：注意修改页面设置，使用横板打印。

每个GIS都需要打印凭证，打印后放在GIS附件前面。

在桌面GIS交接表的Excel中汇总当月所有GIS号，然后放在所有GIS最前面，整理好交给敲帐岗。

五、各人民币账户手续费及利息
各人民币账户手续费(划款手续费、购支票手续费等)单据、利息单据，均由该岗位处理。

注：避免重复入账问题
1、手续费账务处理：
摘要：xx年xx月xx日付xx银行xx户手续费（写具体明细费用即可）
DR: 1010100.66030501
CR: 银行账户
2、利息账务处理：
摘要：xx年xx月xx日收xx银行xx户利息即可
DR: 银行账户
CR: 1010100.66030201
3、冲销手续费增值税额
收到银行开具的手续费发票，认证后冲销手续费增值税部分。

DR：101.1010100.22210163.22210105
CR: 1010100.66030501
六、快报数据、增值税额的上报
1、每月需在过账后将没有入账的机关所发生的费用呈报给于海岩。

注意预测与快报的报送时间及报送质量，保证全面、正确。

2、每月还需登记所有机关费用的专用发票信息，并将增值税纳税影响额于快报数据同时报送于海岩。

七、结算业务审批单的处理
资金管理系统现密码：Abc_1234
八、关联交易数据上报
每月关账后，将本月机上娱乐对中航传媒关联交易预提数，以及本月财务公司下101户及109户发生的手续费合计数，上报会计分部管晓茜。

九、其他注意事项及附件
1、飞行技术管理部的飞行训练费、信息管理部的SITA款和电脑订座费、保险项目的飞机保险费，运控部分费用均由会计核算分部作每月的预提帐务处理，所以在支付时要根据账单区别不同情况作帐。

2、每年12月本岗均需预提机关各部门已签合同并有发票款项，以备来年支付，15年预提及使用情况见《15年12月机关费用预提》表
附件：本岗位业务部门联系人及联系方式：
（1）机关部门。