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潍坊理工学院
教学档案管理规范
教学档案管理是学校教学管理工作的重要组成部分，依据《普通高等学校档案管理办法》并结合我校教学工作实际制订本规范。

一、基本原则
㈠凡在教学管理和教学实践活动中直接形成的具有保存价值和凭证作用的文字、图表、声像载体等材料均属教学档案。

各院(部)及教学管理部门必须明确专人作为兼职档案员，负责教学档案的暂存、组卷与归档保管工作。

㈡归档保存教学档案必须遵循其自然形成规律并确保完整、准确，以真实反映学校、各院部或管理部门当时的管理状态与管理水平。

㈢各级管理人员必须充分认识教学档案建设的重要性和必要性，必须及时办理教学档案的暂存登记手续，注意保存好原始材料并在第一时间留存数字信息。

㈣各院(部)及教学管理部门要建立教学档案数据库，在规范建设、严格管理、科学利用的基础上，不断推进本单位教学档案建设的信息化应用水平。

二、归档流程
㈠暂存登记
1.确定暂时留存的教学档案，为便于查询和调用，必须填写纸质和电子版的《教学档案暂存登记单》，按先后时间登记排序，记录收存时间、提交人、来源、名称、数量、存放位置、已留存数字信息的文件名等（若临时调用该档案材料，提供数字信息能满足要求的，不再提供原始材料，若调用原始材料须记录调用去向）。

2.若临时调用暂时留存的教学档案原始材料，必须请调用人填写《暂存教学档案调用登记单》，登记调出时间、名称、数量，并将《暂存教学档案调用登记单》放入该档案的原存放位置，待档案送还到原存放位置时才可撤单。

㈡形成积累
1.各级管理人员应按月份理清各自暂存登记的档案材料，原始材料积累数量较多时，可移交本单位的兼职档案员留存。

2.兼职档案员接收本单位管理人员移交的档案材料须履行移交手续，并完整接收原始材料和对应的数字信息材料及《教学档案暂存登记单》的电子版。

3.兼职档案员应按季度理清本单位暂存登记的档案材料，及时做好分类组卷的准备工作。

㈢分类组卷
1.可据教学材料的形成规律，按材料形成部门立卷归档，保持其有机联系并便于利用查考。

2.原则上相同内容的材料组成一卷，同一内容的材料数量多时可分别组成若干卷，每卷不超过200页。

3.卷内密不可分的文件材料按正件在前，附件在后；印件在前，定稿在后；批复在前，
请示在后的要求排列。

4.卷内材料一律拆除金属物，以右侧、底边为齐，左侧装订。

对破损的材料应进行修补。

5.学生学籍档案以件为单位，逐件加盖件号章，装入卷盒。

6.各种材料大小均为A4纸，文中密不可分的插图、照片应贴入文字材料内。

7.按顺序编排页号，无论单面或双面只要有文字，均应一面编写一个页号，页号位置在非装订线一侧的下角。

不装订的以件为单位，并在右上角加盖件号，按顺序填上件号。

8.填写卷内目录及备考表。

9.填写案卷封面各栏目，标题要简短、准确。

10.归档的教学材料必须字迹工整（严禁圆珠笔、复写字迹），格式统一，签字盖章手续完备。

㈣归档验收与移交
1.移交档案时交接双方必须当面检查验收，检查文件材料是否完整、齐全，排列书写是否符合要求，标题是否确切。

凡不符合规定要求者，接收人应拒绝接收，并限期改正补交。

2.填写移交目录一式两份。

必须注明检查人、移交人、接收人姓名及年、月，双方各执一份。

3.教学综合管理文件次年6月底前归档，其它各类材料完成一个培养周期（即一届学生从入学到毕业），于12月底前一次性归档。

三、归档范围及保管期限
㈠综合性档案
1.上级有关教学工作的文件材料（针对本校的）永久
2.有关教学、教务工作给上级主管机关的汇报、请示及批复永久
3.有关教学管理工作的规章制度长期
4.关于教学工作的计划、总结永久
5.关于教学工作的各种统计报表永久
6.各院(部)及教学管理部门的职责、管理制度、机构设置及沿革材料长期
7.教学工作会议文件材料长期
8.关于教学检查、评估的文件材料及报告长期
9.教学检查评估的自评材料及结论长期
10.优秀教学成果评奖办法、获奖名单长期
11.教育、教学研究成果申报与评审材料长期
12.教学改革立项、检查、成果材料长期
㈡专业与课程
1.有关专业设置、调整专业名称及学制的报告及批复永久
2.新增专业申报材料、上级批复永久
3.关于制定本、专科专业目录的文件材料长期
4.有关专业评估办法、自评报告、评估结论永久
5.各专业培养方案、教学计划、教学大纲、实验实训项目的操作指导书长期
6.学校历次修订教学计划的有关规定长期
7.课程建设的规划、制度及优秀课程评定获奖的有关材料长期
8.任课教师的教案、担任学业导师或毕业设计(论文)的指导计划等长期
㈢招生
1.上级教育主管部门、省招办有关招生工作的文件及学校的请示、报告长期
2.学校有关招生计划及实际招生人数统计永久
3.录取新生名册永久
4.历年招生简章、招生专业介绍永久
㈣学籍管理
1.上级主管部门和我校关于学籍管理的文件材料长期
2.各学年在校学生人数统计及学生变动情况报表永久
3.学生学籍变更（留级、休学、转学、复学、退学）材料永久
4.专升本学生录取名单及有关材料长期
5.各单项学科竞赛条例、办法及参赛获奖者名单长期
6.学生成绩总表永久
7.对违纪学生的处分材料永久
8.学生考试试卷、毕业论文、实验或实习报告短期
㈤教学管理
1.教务手册、学生手册长期
2.教室、实验室管理制度文件长期
3.培养计划、选课手册长期
4.各专业开设课程目录、简介长期
5.课程表、教学任务书长期
6.各学期考试安排、考试总结、简报短期
7.全校性教学检查文件、记录、总结长期
8.实践环节教学及学生创新、创业教育计划、安排、基地建设材料长期
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2019年7月16日修订。