大厂员工档案管理制度范本

第一章总则
第一条为加强公司员工档案管理，确保员工档案的完整、准确、安全，提高档案管理水平，根据国家有关法律法规和公司实际情况，特制定本制度。

第二条本制度适用于公司全体员工档案的管理。

第三条员工档案管理应遵循真实性、完整性、安全性、保密性原则。

第二章档案收集与整理
第四条员工档案收集范围包括：
1. 员工个人基本信息；
2. 员工学历、学位、职称、技能证书；
3. 员工工作经历、业绩、奖惩记录；
4. 员工劳动合同、社会保险、公积金等证明材料；
5. 员工离职、退休、死亡等相关资料。

第五条员工档案收集应确保以下要求：
1. 真实性：收集的档案资料必须真实、准确，不得伪造、篡改；
2. 完整性：收集的档案资料应全面，不得遗漏重要内容；
3. 及时性：档案收集应与员工入职、离职等环节同步进行。

第六条员工档案整理应按照以下要求进行：
1. 分类整理：根据档案内容，将档案分为个人基本信息、学历、工作经历、奖惩等类别；
2. 编号管理：为每份档案设立唯一编号，便于查询和管理；
3. 顺序排列：按照时间顺序或类别顺序排列档案，保持档案顺序的连续性；
4. 精装保管：将整理好的档案装入档案盒，确保档案的整洁、美观。

第三章档案保管与使用
第七条员工档案保管应遵循以下要求：
1. 安全性：档案室应配备防火、防盗、防潮、防虫等设施，确保档案安全；
2. 保密性：严格保密档案内容，未经批准，不得对外提供；
3. 档案借阅：需借阅档案的人员，需填写借阅申请，经批准后方可借阅；
4. 档案归还：借阅档案的人员应在规定时间内归还，如有损坏，需照价赔偿。

第八条员工档案使用应遵循以下要求：
1. 严格审批：使用档案需经档案管理员审批，确保档案使用的合规性；
2. 保密原则：在使用档案过程中，应遵守保密原则，不得泄露档案内容；
3. 有限使用：档案仅限于工作需要，不得用于其他目的；
4. 及时归档：使用后的档案应及时归档，确保档案的完整性。

第四章档案销毁
第九条员工档案销毁应遵循以下要求：
1. 严格审批：档案销毁需经公司领导审批，确保档案销毁的合规性；
2. 清点核对：销毁前应清点核对档案，确保档案的完整性；
3. 安全销毁：采用符合国家规定的销毁方式，确保档案销毁的安全、环保；
4. 记录备案：销毁档案后，应做好记录备案，便于追溯。

第五章附则
第十条本制度由公司人力资源部负责解释。

第十一条本制度自发布之日起施行。