关于对档案信息资源开发方法的探讨论文

关于对档案信息资源开发方法的探讨论文[摘要]档案信息资源开发是指档案管理部门通过采用信息采集加工、
存贮输出等方式对处于静态固化状态的馆藏档案信息资源进行系统序化、
集成整合，从而实现档案信息资源活化与档案信息资源共享目的的业务活
动过程。

本文就档案信息资源开发的方法，谈几点拙见。

[关键词]档案信息资源开发;方法;分析
一、档案信息的分析与研究
(一)档案系统研究
(二)档案主题分析
所谓主题，是指档案所研究和论述的具体对象或问题，即文档的中心
内容。

主题分析即是对某份档案的主题内容进行分析，确定该档案中实际
含有某些有参考价值的信息，为准确标引提供前提。

主题分析的内容包括
对主题类型、主题结构等方面的分析。

档案主题分析的步骤：首先是审读
档案。

浏览档案的标题、版头乃至正文，对档案的内容作调查，注意不能
只凭标题判断档案的中心内容。

其次是概念分析。

对调查所得的情况作分析判断，形成主题概念，确定档案的主题。

再
次是对档案的主题类型及其结构进行分析。

档案的主题类型按数量划分为
单主题与多主题，按结构划分为单元主题与复合主题。

主题结构的分析主
要是对复合主题中的主体因素及其他限定因素的分析。

最后是主题的取舍。

根据主题分析的目的与要求，决定对档案信息内容的取舍，舍去次要主题
或与本单位需要关系不大的主题。

一般来说，从一份档案中分析出的主题
数量不受限制，主要取决于该档案对具体需要者的信息价值以及所采用的
分析角度。

由于档案内容十分繁杂，因此主题分析是一项难度较大的工作，宜根
据档案的具体情况，制订主题分析提纲，作为主题分析的规范，保证其周
密性和一致性，并可简化分析过程。

二、档案信息的报道与传递
档案信息的报道与传递是指通过编辑、加工、研究、宣传等手段，使
档案中的信息以更适于利用者利用的形式，定题或定向输出的服务方式。

报道和传递档案信息的方式是多种多样的，主要包括以下几种：
(一)原始档案信息的公布
1.汇编档案史料和文集公开出版。

档案汇编大体分为两类：一类是为史学研究和其他学术活动以及各方
面工作提供史料的档案史料汇编，其选编对象多为新中国成立前形成的历
史档案;另一类是为各方面工作提供依据、提供参考和学习材料的档案文
件汇编，其选编对象多为现行机关档案，又可分为政策法规汇编、重要文
件汇编、会议文件汇编、参考文件汇编等。

档案史料和文集汇编是为了满
足特定的需要，从某一专题出发对档案信息进行鉴别和的结果，能够集中、系统地向社会范围传递菜一方面的档案信息，满足学术界大量系统利用档
案信息的需求。

2.在报刊上有计划、有目的地公布档案史料。

(二)档案信息的报道
1.档案文摘。

它是档案文献的摘要，能够真实地报道档案的重要信息，能在一定程
度上起到档案原文的作用，但又不同于原文的节录，它是以相对独立的结
构完整地将档案文献的主题内容以简练方式表述的短文。

它具有以下功能;其一，提供档案信息。

档案文摘是一种二次文献，它可使利用者在不阅读原文的情况下，快速地获取档案中所包含的信息。

其二，检索档案原文。

文摘上一般都注有档案出处，并按一定的方式起来，实际上也是一种检索工具，据此能检索到档案原文。

其三，有利于档案交流。

文摘文字简短、内容实在，能够快速及时的传递档案，便于档案信息的交流。

它是根据一定的题目，对档案内容进行分析、加工编写的一种材料。

其种类包括大事记、组织沿革、统计数字汇编和专题概要等。

3.工具书。

(三)档案展览
举办档案展览是为了配合各项工作的开展，按一定的专题，系统解释和介绍馆藏档案信息内容的一种方式。

档案展览展出的是经过选择和组织的典型档案材料，利用者可以从中获取比较集中、系统的档案信息，还可以发现从未见过或难以找到的档案材料及其线索，也是对档案信息进行传递和提供利用的一种有效手段。