煤炭资源整合矿井建设档案管理初探

煤炭资源整合矿井建设档案管理初探
陈文英;刘翠平
【摘要】引言煤炭资源整合过程中,需要对资源整合矿井项目建设的责任单位,从前期准备到竣工验收实行全过程、全方位管理.资源整合矿井活动中形成的项目报批、设计、招标、合同、工程、质量、设备等档案资料如何管理、管好这些档案资料?
是我们当前档案管理工作的新课题.1.潞安集团煤炭资源整合情况为落实山西省委、省政府关于煤炭资源整合和实施煤炭企业大集团战略指示精神,潞安集团先后在临汾、晋中、忻州、吕梁、长治等地整合矿井101座,重组为34座主体矿井,整合产
能3120万吨/年,资源30亿吨,这些工作,对潞安集团公司矿井接替及煤炭主业长远发展具有重要意义.资产结构多元化,同时带来了潞安集团公司档案管理工作的多元化.档案工作内容、档案管理体系均发生了新的变化.
【期刊名称】《山西档案》
【年(卷),期】2011(000)005
【总页数】2页(P23-24)
【关键词】煤炭资源整合;矿井建设;档案管理
【作者】陈文英;刘翠平
【作者单位】潞安集团公司档案馆,山西襄垣046204;潞安集团公司档案馆,山西襄
垣046204
【正文语种】中文
【中图分类】G273.2
引言
煤炭资源整合过程中，需要对资源整合矿井项目建设的责任单位，从前期准备到竣工验收实行全过程、全方位管理。

资源整合矿井活动中形成的项目报批、设计、招标、合同、工程、质量、设备等档案资料如何管理、管好这些档案资料？是我们当前档案管理工作的新课题。

1.潞安集团煤炭资源整合情况
为落实山西省委、省政府关于煤炭资源整合和实施煤炭企业大集团战略指示精神，潞安集团先后在临汾、晋中、忻州、吕梁、长治等地整合矿井101座,重组为34
座主体矿井,整合产能3120万吨/年，资源30亿吨，这些工作，对潞安集团公司
矿井接替及煤炭主业长远发展具有重要意义。

资产结构多元化，同时带来了潞安集团公司档案管理工作的多元化。

档案工作内容、档案管理体系均发生了新的变化。

2.资源整合煤矿档案管理中存在的突出问题
2.1 档案管理重视不到位，阻碍档案工作发展。

不少煤炭资源整合矿井的单位领导，因工程量大，人员少，工期紧等原因，只顾工程质量和进度，却不知建设项目从开始到方案论证、设计、招标投标、施工、竣工等一系列活动中将形成大量的、有机联系的文字材料和图纸，它们的工程质量和进度之间是前后衔接、左右融合、互相交叉的。

轻视档案工作，不设立专职档案员，而由办公室或总工办的有关人员代管，没有把档案工作纳入平时议事日程，认为档案工作不是单位的主要工作。

2.2 整合矿井档案管理没有与整合矿井项目建设同步。

整合矿井有些单位对工程档案的管理没有与建设同步进行。

矿井工程既有主体工程，又有附属工程；既有土建工程，又有机械设备安装工程等等。

参加工程建设的单位多，因而工程建设中形成的档案种类繁多、数量浩大，而且整套矿井工程档案的构
成也较复杂。

整个矿井建设中没有与建设主管部门和档案管理部门一起协调解决，对所形成的档案往往会束手无策，或干脆听之任之，各阶段、各部门、各施工单位形成的档案都自行保管，久而久之，等到工程竣工后要求备案时，再想到动手对如此庞大而又复杂的档案资料进行收集和整理时，往往会造成档案的遗失和不完整。

2.3 煤炭资源整合矿井的档案管理制度不健全
没有及时制定一套符合煤炭资源整合矿井单位实际情况的档案管理规章制度。

普遍存在文件材料散失，收集不全；归档滞后，验收前突击整理，接收审查把关不严；档案内容不准确、缺项，由变更、图纸版本、数据改变引起的图实不符；存在缺原件、签字、盖章手续不完备等无效文件；档案载体不符合要求，图纸污损，字迹不清；忽视录音、录像、照片、光片等非纸质档案；忽视档案内容，片面追求装订形式。

2.4 煤炭资源整合矿井的档案管理人员素质有待提高。

大部分人员没有经过专业的档案知识培训，对档案的重要性、管档要求、档案材料的收集、整理、归档、装订等业务不太了解，档案收集意识淡薄。

而且大多数档案人员身兼数职，对档案工作精力投入不足，日常事务往往只是将材料放人档案盒，没有及时整理归档，严重影响了档案管理水平。

2.5 档案室硬件环境设施不齐全。

因资金有限，有不少资源整合矿井档案硬件环境设施跟不上，档案管理必备的条件解决落实差，个别单位没有专用档案室，有的单位档案多、档案室狭窄、设备不配套，引起档案潮湿、霉变、虫蛀等，保管条件恶劣，严重不符档案管理“八防”要求。

3.解决问题的途径
3.1 领导提高认识，注重协调，强化制约。

整合矿井单位主要领导要全面负责，对整合矿井项目建设从前期准备到竣工验收实
行全过程、全方位管理。

潞安集团公司整合的临汾蒲县常兴煤矿，单位一把手从开始建矿就非常重视档案工作。

初期就建立档案室，配备专职档案管理人员；确立档案工作在矿井建设中的作用和地位。

将档案工作纳入矿井建设管理程序;建立档案工作领导责任制和岗位责任制；经常定期或不定期召开档案工作例会、协调会。

同时纳入合同管理,合同条款中明确档案责任;在签订项目设计、施工及监理合同、协议时,设立了专门条款.明确有关方面提交相应项目文件以及所提交文件的整理、归档责任及违约处罚。

参与支付控制,设立档案抵押金,明确规定没有档案部门的签字不得付款。

为档案工作打好基础，开好头。

3.2 健全规章制度、依法管理档案
制订出一系列切实可行的规章制度、标准要求，执行办法，去规范整合矿井档案管理的各项业务工作。

潞安集团整合的临汾蒲县常兴煤矿在建设中有诸多行业和地区的队伍参加建设，各自都习惯按本行业、本系统、本地区的规定管理档案，工程完工后，各方移交的档案就会标准不一，分类混乱，排列不清。

常兴煤矿在项目开工同时，根据国家重点建设项目规范,及时制定常兴煤矿重点工程项目归档、整理规范等重要制度，并在双方合同中明确，根据工程承包合同，督促各单位切实履行合同，坚持归档与合同最终付款相互挂钩，环环相扣做到有章可循。

用这些相关的规章制度、标准要求去检查、规范各个单位的档案分类立卷、案卷归档的质量标准，定期限检查指导、一旦发现问题及时纠正，进一步规范档案资料的收集、整理、工作。

3.3 实施事前介入、事中控制、事后验收的全过程的管理模式。

煤炭资源整合的矿井潞安常兴煤矿实行以建设单位为档案管理核心,以设计、施工单位为档案管理主体,以监理控制为重要手段。

实施事前介入：及时制订重点工程档案项目档案归档计划。

先了解实施项目都有哪些部门参加。

其中基建项目是由哪
个部门负责组织建设，加工设备由哪个部门组织招标采购、非标自制设备由哪些部门完成，由什么部门负责委托外协等，根据咨询所掌握的基本情况，档案部门及时制定重点工程项目档案的归档计划，明确各参与部门项目档案的归档任务，使项目档案工作纳入单位计划管理。

再进行事中控制：潞安常兴煤矿对工程进度实施跟踪管理.由单位主管领导组织经常定期召开主管部门、施工部门、监理、设计、档案
等部门工作协调会。

及时了解整合矿井工程建设项目的具体内容，掌握工程项目的实施进展情况，及时参与项目管理之中，指导整合矿井建设项目承办单位贯彻落实有关档案法律法规和标准，建立和落实项目档案管理制度，确定项目文件材料的归档范围，规范项目文件材料的整理与归档，坚持做到工程建设与档案管理同步动作、同步检查、同步验收，为文件材料完整、准确、系统归档打下良好基础。

3.4 充分发挥档案部门监督检查和业务指导职能。

煤炭资源整合的矿井潞安常兴煤矿一是让档案部门有针对性的组织重点工程项目档案工作培训，宣传项目档案验收要求和验收标准，贯彻本单位项目档案管理规定，明确基本建设、外购设备、非标自制设备等项目的归档范围。

二是经常深入现场，帮助解决档案形成部门在档案收集、整理项目档案过程中遇到的问题。

三是指导施工、监理等部门档案员档案收集、整理、立卷的具体操作方法，对不符合标准要求的及时予以纠正。

3.5 坚持“四参加”工作落到实处。

煤炭资源整合的矿井潞安常兴煤矿档案部门按照“重点工程项目档案管理办法”，积极参加基建工程竣工验收和设备开箱验收工作。

在实际操作中，让建设单位明确由哪个部门负责通知档案部门参加基建项目竣工验收和设备开箱验收。

使得基建项目形成的立项文件、设计文件、管理文件、施工文件和竣工文件和设备开箱验收形成的装箱单、合格证、产品使用说明书、操作手册、光盘等随机资料及时收集归档，并填写设备开箱验收单。

确保潞安常兴煤矿档案部门“四参加”落到实处，确保常
兴煤矿档案资料完整、准确、系统收集归档。