(档案管理)某公司基建项目档案管理规定

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CSG 中国南方电网责任有限公司企业管理制度
中国南方电网责任有限公司
基建项目档案管理规定
中国南方电网责任有限公司 发 布
目次
中国南方电网责任有限公司基建项目档案管理规定 (1)
1 总则 (1)
2 规范性引用文件 (1)
3 术语和定义 (1)
4 职责 (2)
5管理内容与方法 (3)
6 附则 (11)
附录A：基建项目档案工作交底记录 (12)
附录B：基建项目文件归档范围、分类、保管期限参照表 (14)
附录C：案卷封面、卷内目录、卷内备考表、案卷脊背 (43)
附录D：科技档案分类目录 (47)
附录E：档号章 (48)
附录F：项目文件材料中间检查情况表 (49)
附录G：项目文件材料中间检查整改情况反馈表 (50)
附录H：基建项目文件归档审查表 (51)
附录I：基建项目档案移交表 (52)
附录K：基建项目档案移交清册封面 (53)
附录L：建设单位基建项目档案管理流程 (55)
中国南方电网责任有限公司基建项目档案管理规定
1 总则
1.1为加强和规范南方电网公司（以下简称公司）基建工程项目档案管理，确保基建项目档案的完整、准确和系统，实现公司系统基建档案一体化管理，按照国家和行业有关规定、《南方电网公司基建管理规定》和一体化管理制度编制规范，特制定本规定。

1.2本规定明确了公司系统基建档案管理的职责、内容、方法和程序，适用于公司系统基建档案管理。

1.3 基建项目档案管理必须严格执行国家保密法规和公司保密工作相关规定。

2 规范性引用文件
《中华人民共和国档案法》（中华人民共和国主席令[1987]第58号）
《中华人民共和国档案法实施办法》（国家档案局令第5号）
《国家重大建设项目文件归档要求与档案整理规范》（DA/T 28-2002）
《科学技术档案案卷构成的一般要求》（GB/T 11822-2008）
《重大建设项目档案验收办法》（档发[2006]2号）
《建设项目（工程〕档案验收办法》（国档发[1992]8号）
《电子文件归档与管理规范》（GB/T18894-2002）
《照片档案管理规范》（GB/T11821-2002）
《中国南方电网有限责任公司电子文件归档与整理规范》（Q/CSG 21804-2009）
3 术语和定义
3.1项目文件
项目文件指建设项目在立项、审批、招投标、勘察、设计、施工、监理、竣工验收及后评价等项目管理过程中形成的文字、图表、声像等形式和纸质、光盘等不同载体的全部文件。

3.2项目档案
项目档案是指经过鉴定、整理并归档的项目文件，包括项目从酝酿、决策到建成投产的全过程中形成的、应归档保存的文件材料。

3.3 电子文件
本规范所指的电子文件，是指在工程建设过程中形成的，依赖计算机等电子设备生成、
交换或存储的具有凭证效力的各类记录，包括项目前期文件、项目施工文件、项目监理文件、项目竣工图和项目竣工验收文件等在内的各类项目文件电子版。

3.4项目文件归档
项目建设单位各机构和各参建单位将项目各阶段形成并经过整理的项目文件向建设单位档案管理机构移交。

3.5 项目电子文件归档
项目建设单位各部门和各参建单位通过内网、电子档案管理信息系统或其他脱机存储介质向建设单位档案管理部门移交经整理的项目电子文件。

4 职责
4.1 各级职能部门职责
4.1.1各级办公室部门是公司建设项目档案的归口管理部门，负责本单位作为项目法人或建设单位的基建项目档案管理，负责对职责范围内基建项目档案工作进行统一领导、组织协调、指导、监督、检查。

4.1.2各级计划发展部门负责职责范围内的项目规划前期文件、后评价文件的收集、整理、移交。

4.1.3各级基建部门负责职责范围内的项目建设过程管理文件的收集、整理、移交，负责组织协调、督促参建单位收集、整理、移交项目文件。

会同办公室部门完成基建项目档案管理工作标准和业务规范的制定和执行检查。

4.1.4各级物资部门负责职责范围内的物资采购过程文件、购货合同的收集、整理、移交。

4.2 建设单位各职能部门职责
4.2.1办公室部门负责培训、指导、监督和考核各业务职能部门对项目文件的收集、整理和移交，负责审核接收各业务职能部门经整理后移交的项目文件，审核接收各参建单位经归档审查合格后的项目文件，汇总整理基建项目档案。

参加工程竣工验收、项目文件归档审查工作。

牵头组织建设项目档案的验收工作。

4.2.2计划发展部门负责项目前期文件、后评价文件的收集、整理和移交，并向基建部门复制移交一套完整的项目前期文件；配合办公室部门开展项目档案内部验收工作。

4.2.3基建部门负责对项目建设过程管理文件、招投标文件、结算文件进行收集、整理和移交；负责督促业主项目部完成项目管理文件的收集、整理，督促业主项目部牵头组织对参建单位项目文件的归档审查；配合办公室部门开展项目档案内部验收工作；组织向运行单位移交相关档案。

4.2.4物资部门负责职责范围内项目物资采购过程文件、订货合同及协议的收集、整理和移交；配合办公室部门开展项目档案内部验收工作。

4.2.5财务部门负责财务决算报告的收集、整理和移交；配合办公室部门开展项目档案内部验收工作。

4.2.6审计部门负责财务决算审计报告的收集、整理和移交；配合办公室部门开展项目档案内部验收工作。

4.2.7生产运行部门负责生产试运行文件的收集、整理和移交；参加项目文件归档审查工作；配合办公室部门开展项目档案内部验收工作。

4.3 业主项目部职责
4.3.1业主项目部负责对职责范围内形成的项目建设过程管理文件进行收集、整理和移交；负责协调和督促参建单位完成职责范围内项目文件的收集、整理；牵头协调办公室部门并组织参建单位、运行单位对参建单位收集整理的项目文件进行归档审查；负责督促参建单位履行归档职责，完成归档工作；协助办公室部门开展项目档案验收工作。

5 管理内容与方法
公司基建项目档案管理遵循“谁主办、谁形成、谁负责”和“统一领导、分级管理、统一标准”的原则，实行“前期准备、过程控制、同步归档、分阶段移交”的管理方式。

确保建设项目档案的完整、准确、有序、规范及安全。

5.1 管理内容
公司基建项目档案管理以单项工程为管理单位，收集保存从项目立项直至竣工投产、评优及项目后评价的全套工程档案资料。

按项目档案管理过程分为项目文件管理前期准备、项目文件收集、项目文件整理、项目文件中间检查、项目文件归档审查、项目文件移交归档、项目档案验收七个方面的内容。

5.2 基本要求
5.2.1项目档案的管理工作，必须贯穿于工程建设始终，做到项目档案管理与项目建设进度同步。

5.2.2各级基建部门应切实重视档案工作，建立和落实项目档案工作责任制，建立项目档案管理网络，将项目文件的归档情况作为业绩考核的重要内容。

5.2.3 建设单位在与参建单位签订项目有关设计、施工、监理、调试、物资供应、设备监造、咨询服务的合同、协议时，应明确关于档案工作的条款，具体要求见本规定5.3.1.1。

5.2.4 建设单位应向参建单位进行档案工作交底，并采取项目档案中间检查、项目文件归
档审查、项目档案验收等措施，积极主动地控制项目档案质量，保证基建项目档案的完整、真实、系统、准确。

经参建单位申请，建设单位可为其相关业务人员提供档案业务相关培训。

5.2.5 向建设项目的设计、施工、监理、调试、物资供应、设备监造、咨询服务等参建单位付款时，一次性付款及尾款支付需经建设单位办公室部门签字盖章，证明参建单位已按归档要求移交项目文件。

5.2.6各基建项目应统筹安排基建项目档案管理所需资金，在工程管理费用中明确必要的档案管理经费，用于档案培训、档案整理、设施及设备购置费、专项验收等开支。

5.3 项目档案管理方法及工作流程
5.3.1 项目文件管理前期准备
5.3.1.1 明确合同关于档案工作的条款。

建设单位在与参建单位签订设计、施工、监理、调试、物资供应、设备监造、咨询服务等合同时，应在合同条款中明确规定档案工作的内容，包括：
(1)在合同中明确约定对参建单位的归档要求：
要求各参建单位必须严格执行《国家重大建设项目文件归档要求与档案整理规范》（DA/T28-2002），完成各自职责范围或合同规定的项目文件的编制和整理、归档工作，确保项目文件完整、准确、系统。

明确项目文件编制整理的套数、深度、质量要求、电子化要求及移交时间。

(2)在合同中明确约定参建单位的归档职责：
①监理单位负责监督、检查项目建设中文件收集、积累和完整、准确、系统情况，审核、
签认竣工文件；负责工程项目监理文件的收集、整理；负责监督、检查施工、设计单位形成的项目施工、竣工文件的收集、整理、归档情况；参加建设单位（业主项目部）组织的项目文件归档审查；按合同条款要求向建设单位办公室部门移交经归档审查合格的项目文件；参加项目档案验收工作。

②设计单位负责项目设计文件的收集、整理；参加建设单位（业主项目部）组织的项目
文件归档审查，按合同条款要求向建设单位办公室部门移交归档审查合格的项目文件；
参加项目档案验收工作。

③施工单位负责工程项目施工文件、设备文件的收集、整理；参加建设单位（业主项目
部）组织的项目文件归档审查，按合同条款要求向建设单位办公室部门移交归档审查合格的项目文件；参加项目档案验收工作。

④其他参建单位负责合同范围内的管理文件、材料的收集、整理，经建设单位业务职能
部门审核合格后，向建设单位办公室移交。

(3)在合同中明确约定参建单位的归档流程：
参建单位应在项目竣工投产一个月内提供项目文件原件至建设单位接受归档审查，同时应提交与文字、图纸档案目录相一致的电子文件。

项目文件经基建部门归档审查合格后，工程竣工投产45天内，各参建单位要将整理完毕的全部档案（含竣工图）向建设单位办公室部门移交归档。

(4)在合同中明确约定参建单位完成归档工作与支付工程款的对应关系：
在合同中明确约定参建单位移交的归档文件材料必须经建设单位审查合格并确认归档后，方可向参建单位支付一次性工程款或工程尾款。

5.3.1.2 项目文件现场保管条件
建设单位、参建单位在项目建设过程中应配备文件收集袋（盒）及专用文件柜，并在文件保管场所采取防火、防潮、防虫、防盗等措施，确保项目文件的安全。

项目电子文件应及时备份，并进行离线存储。

5.3.1.3档案工作交底
建设单位办公室部门在工程立项后应对业主项目部进行档案工作交底，业主项目部在工程开工后应对参建单位进行档案工作交底，参建单位办公室部门在工程开工后对其工程项目部进行交底。

档案工作交底记录样式详见附录A。

5.3.1.4业务培训
项目立项后，建设单位办公室部门组织对业主项目部、相关职能部门文件管理人员进行档案业务培训。

项目开工后，经参建单位申请，业主项目部可组织参建单位的项目文件管理人员档案业务培训。

培训内容包括项目文件管理人员的工作职责、文件的归档收集要求、文件整理组卷要求、文件审查验收要求、文件的移交手续及电子化移交等。

5.3.2 项目文件的收集
5.3.2.1收集内容
项目文件的归档范围、分类、保管期限、保管单位，依据《国家重大建设项目文件归档要求与档案整理规范》（DA/T28-2002）和《基建项目文件归档范围、分类、保管期限参照表》（详见附录B）。

5.3.2.2 收集要求
(1)文件材料必须收集齐全、完整。

各单位参照本规定附录B中的归档范围进行项目文
件的收集，包括文字、图表、声像、照片、电子文件等不同形式和纸质、录像带、录音带、光盘等不同载体的应当归档保存的全部项目文件。

(2)质量要求：归档文件材料应以原件归档，一般不使用复印件；字迹清楚、图样清晰、
图表整洁、签字认可手续完备；归档文件材料幅面要求采用A4纸(297×210mm)尺寸；文件材料的载体和书写材料应符合耐久性要求，严禁使用圆珠笔、铅笔、红墨水、纯蓝墨水、复写纸书写和签批，热感传真纸应复印后归档；录音、录像文件应保证载体的有效性；长期存储的电子文件使用不可擦除型光盘。

(3)各类文件应按文件形成的先后顺序或项目完成情况及时收集。

5.3.2.3收集方法
建设单位及参建单位应使用收集袋(盒)对项目文件材料进行存放。

收集袋是在文件收集过程中所使用的用以分门别类装放文件的袋子(盒)，收集文件时参照本规定5.3.2.1要求分类保存并拟出案卷题名，标示在文件袋上即可形成收集袋。

5.3.3项目文件的整理
5.3.3.1整理要求
基建项目所形成的全部项目文件应按档案管理的要求，在档案人员的指导下，由文件形成部门（单位）负责整理，将项目文件参照本规定5.3.2.1进行分类后，按其形成规律和有机联系组成案卷（组卷）。

案卷质量应符合《科学技术档案案卷构成的一般要求》（GB/T11822-2008）和《国家重大建设项目文件归档要求与档案整理规范》（DA/T28-2002）的要求，分类、组卷、排列、编目规范、系统。

5.3.3.2组卷原则
组卷应遵循工程建设各阶段项目文件材料的形成规律，保持卷内文件材料的有机联系和案卷的成套、系统，便于基建项目档案的保管和利用。

5.3.3.3组卷方法
(1)建设单位形成的项目前期、过程管理、竣工验收、试运行、后评价等管理性文件，
一般应按问题、时间组卷。

(2)设计单位形成的设计文件一般应按专业、卷册组卷。

(3)施工单位形成的施工文件，一般按单项工程、单位工程或装置、阶段、结构、专业
组卷。

(4)监理单位形成的监理文件，一般应按专业或时间、文种组卷。

(5)原材料质量证明文件，一般应按专业、品种、型号组卷。

(6)设备文件一般按专业、台件组卷。

(7)成册、成套的项目文件宜保持其原有形态。

(8)同一卷内有不同保管期限的文件，该卷保管期限从长。

5.3.3.4卷内文件的排列
(1)文字材料按时间、专业顺序排列。

同一事项的请示与批复、同一文件的主件与附件
不能分开，并按批复在前、请示在后，主件在前、附件在后的顺序排列。

(2)图纸按专业、图号顺序排列。

(3)既有文字材料又有图纸的案卷，文字材料排前，图纸排后。

有译文的外文资料，译
文在前，原文在后。

5.3.3.5案卷的编目
(1)编制卷内文件页号
①卷内文件按有书写内容的页面编号，单面书写的文件在右下角，双面书写的文件，正面在右下角，背面在左下角。

以件为单位编写页号，每份文件页号均从“1”开始。

②印刷成册的科技文件材料，自成一卷的，原目录可代替卷内目录，不必重新编写页码。

③竣工图每册自成一卷，不必重新编写页号。

④案卷封面、卷内目录、卷内备考表不编写页号，案卷脊背裱装于案卷装具脊背处。

(2)编制案卷封面、卷内目录、备考表、案卷脊背
案卷封面、卷内目录、备考表、案卷脊背的样式具体见附录C。

由建设单位向各参建单位提供项目档案分类编号方案，各参建单位在项目文件移交前，档号、案卷题名一般用铅笔在档案装具上临时编制，通过电子档案管理信息系统著录案卷、卷内目录，待项目文件通过归档审查移交给建设单位进行汇总整理，统一编目后，再打印案卷封面、卷内目录、备考表、案卷脊背装盒。

案卷按照“案卷封面—卷内目录—文件材料—备考表”的顺序进行排列。

(3)编制检索工具
①参建单位完成整理后，编制好科技档案分类目录和卷内目录作为案卷清册，准备接受项目文件归档审查。

科技档案分类目录样式见附录D。

②建设单位办公室部门完成项目档案的汇总整理后，为每一个单项工程设立相应的项目档案目录夹。

档案目录夹按照“竣工档案立卷说明—科技档案分类目录—对应分类目录中的卷内目录”的顺序排列。

竣工档案立卷说明标题字体采用二号黑体、正文字体采用三号仿宋体。

③竣工档案立卷说明应包含下列内容：
工程概况：包括工程名称、开工时间、竣工时间、建设单位、设计单位、施工单位、监理单位、运行维护单位、工程造价等。

立卷依据、案卷数量、信息化程度及保管条件、档案编制有关人员等。

5.3.3.6 案卷的装订
(1)案卷的装订要求
①文件右下页边齐整、无倒页；破损的文件应修复；去掉留存在文件材料上的金属物；文件幅面参差不齐的应折叠或托裱为统一幅面。

②图纸按GB/T10609.3技术制图、复制图的折叠方法进行折叠，一般要求向内折叠后幅面为A4（297mm×210mm ）尺寸，标题栏外露。

③案卷内文件可采用整卷装订或以件为单位装订两种形式，图纸可不装订。

装订时应采用棉绳三孔一线左侧装订或使用装订宝装订，也可采用不锈钢钢钉进行装订（永久保存的除外）。

装订的案卷厚度一般不超过40mm。

以件为单位装订的文件或不装订的图纸在每份文件材料的右上角加盖档号章，档号章样式见附录E。

(2)装具规格及制成材料
①档案盒采用220g以上的单层无酸牛皮纸板双裱压制。

②档案盒外表尺寸为310mm×220mm，厚度分别为10、20、30、40、50、60mm。

③案卷表格（案卷目录、卷内目录、备考表）规格为：297mm×210mm，宜采用70g以上白色书写纸制作。

④案卷封面、案卷脊背和案卷表格中的字迹要清晰端正。

5.3.4项目文件中间检查
5.3.4.1 中间检查主要内容
在项目实施过程中检查业主项目部和各参建单位对项目文件的管理情况：是否配备足够的项目文件管理人员及建立相应的项目文件管理机制；是否应用收集袋（盒）等收集方法保证文件材料收集齐全、完整；看现场项目文件保管条件是否符合要求；是否进行档案工作交底。

5.3.4.2 中间检查形式
由业主项目部组织对设计、施工、监理单位的项目文件中间检查。

建设单位办公室部门组织对业主项目部的项目文件中间检查，监督业主项目部组织开展对参建单位的中间检查，参加220千伏及以上电压等级项目的中间检查工作。

5.3.4.3检查反馈与整改落实
中间检查应以书面形式发出检查通知，检查结束后由检查单位填写《项目文件材料中间检查情况表》（详见附录F），记录目前该项目的文件材料总体情况及存在问题，要求不合
格单位限期整改。

不合格单位在接到中间检查情况表后应按要求进行整改，填写《项目文件材料中间检查整改情况反馈表》（详见附录G），报送业主项目部备案。

项目竣工验收后，中间检查文件由业主项目部收集整理后向办公室部门移交。

5.3.4.4中间检查次数及时间
新建的500kV及以上输变电工程，至少检查两次；新建的220kV输变电工程至少检查一次；其它工程可根据实际情况参照执行。

5.3.5 项目文件归档审查
5.3.5.1 归档审查程序
(1)施工单位、监理单位、设计单位在项目文件收集、编制和整理后，经自查合格后，
由监理单位对文件的完整、准确情况和案卷质量进行审查，经审查合格后的项目文
件进入归档审查；
(2)建设项目竣工投产前，业主项目部协调办公室部门并组织监理单位、施工单位、运
行单位对施工、监理单位收集整理的项目施工文件、监理文件进行预检，预检合格
方可组织竣工验收；
(3)工程竣工投产后一个月内，业主项目部牵头协调办公室部门并组织参建单位、运行
单位等，对参建单位收集整理的项目文件进行归档审查。

凡归档审查不合格，由业
主项目部出具限期整改通知，直到归档审查合格。

(4)业主项目部、运行、设计、施工、监理单位负责审查项目文件的真实、完整、准
确性，办公室部门检查项目档案分类、整理、排列、装订等是否符合档案管理要求。

(5)归档审查合格后，参建单位与建设单位办公室部门办理项目档案交接手续。

业主项
目部负责收集归档审查记录并移交办公室部门归档。

(6)在归档审查过程中，需要填写《建设项目文件归档审查表》（详见附录H）一式三份，
由移交项目文件的参建单位、监理单位、业主项目部、运行单位、办公室部门的责
任人依次审核签字盖章，由移交单位、监理单位、建设单位各自保留一份归档。

5.3.6 项目文件移交
5.3.
6.1 移交程序
(1)各阶段形成的项目文件材料办理移交时需办理《基建项目档案移交表》（详见附录
I），并附基建项目档案移交清册（由移交清册封面、案卷移交目录、卷内目录共同
组成，移交清册封面样式见附录J，案卷移交目录样式见附录K）。

(2)由业务职能部门移交的项目档案，基建项目档案移交表及移交清册一式二份。

交接
双方逐卷核对无误后在移交表及移交清册上签字盖章，“移交人”、“归档文件审核
人”由业务职能部门负责签字盖章，交接双方各存一份，以备查考。

(3)由参建单位移交的项目档案，基建项目档案移交表及移交清册一式三份。

交接双方
逐卷核对无误后在移交表及移交清册上签字盖章，“归档文件审核人”由建设单位业务职能部门负责签字盖章，移交方、接收方、业务职能部门三方各自留存一份备查。

(4)建设单位办公室部门审核并接收经各业务职能部门及参建单位移交的项目文件，负
责全部项目档案的汇总整理，并向各职能部门分发档案分类目录，编制项目档案立卷说明。

5.3.
6.2移交要求
(1)建设单位各职能部门和各参建单位向建设单位办公室部门移交基建项目档案时，应
同时移交纸质和电子文件，以及音像、照片等其它载体形式的文件。

项目电子文件的归档应依据《中国南方电网有限责任公司电子文件归档与整理规范》，一般要求由移交部门（单位）通过电子档案管理信息系统在线移交基建项目电子文件，建设单位办公室负责检测电子文件是否合格，如检测不合格退回移交部门（单位）重新制作、整理。

(2)建设单位各职能部门收集整理的项目文件与工程建设阶段同步归档，分为项目立
项、设计、建设准备、建设实施、竣工验收、后评价等六个阶段。

工程建设每完成一个阶段，相应的职能部门即向办公室部门移交经整理的项目文件归档。

除后评价文件外，各职能部门收集整理的项目文件最迟在工程投产后90天内完成归档。

(3)参建单位除保管自身形成的档案，还应根据本规定的条款，适当增加项目档案的制
作和移交份数。

参建单位向建设单位移交的项目档案要求至少为两套，在工程投产后45天内完成归档。

建设单位接收并保管一套完整的全套项目档案，并向运行单位或运行检修部门移交一套与生产运行有关的项目档案。

(4)建设单位办公室部门在工程投产后90天内完成汇总整理。

5.3.
6.3移交考核
(1)对不能按合同及本规定的要求向建设单位进行基建项目档案移交的参建单位，建设
单位按合同条款扣留工程尾款。

(2)对不能按要求移交项目文件归档的业务职能部门项目负责人，建设单位按工作职责
要求进行考核。

5.3.7 项目档案验收
项目档案验收由建设单位办公室部门作为主管部门牵头组织，业主项目部协助开展，。