职业秘书—第三讲第一节秘书为什么要有丰富的常识

1、常识对秘书有什么意义
秘书在⽇常⼯作中常常会遇到这种情况：客⼈按预约的时间来访，可上司⼀时还离不开，要么是与前⾯的客⼈没谈完，要么是在打⼀个长途，需要让客⼈等⼀会⼉。

在这个时候，你就得替上司招待客⼈。

在客⼈等待的时候，你让客⼈⼲等是很不礼貌的。

如果客⼈有⼏位，他们⾃⼰可能会聊点什么；如果只有⼀位客⼈，你让他⼲等，他就会越等越急躁。

因此，秘书在这个时候应该跟客⼈聊点什么。

在这种情况下，客⼈⼀般会主动提⼀些话题，范围则可能从克隆⼈到世界杯。

这时，秘书应根据客⼈提起的话题与他进⾏交谈。

如果能与客⼈进⾏这种交流，客⼈不仅不会焦急，⽽且会对你本⼈产⽣⼀种信任感。

作为秘书，与客⼈交谈是⼀项很重要的⽇常⼯作。

作为⼀个优秀的秘书，你不仅在与客⼈的交流时能听懂客⼈说话的内容，⽽且还应能根据客⼈的兴趣，进⾏深⼊的交流，不是只会说“真的吗”或者“是的”这⼏个字。

如果你⽼是说这⼏个字，就会让客⼈感到兴趣索然。

⼜⽐如，你陪上司外出办事，上司年纪⼤了，突然⼼脏病发作，或者出现脑溢⾎等紧急情况，在这种紧急情况下，你应该是掏出⼿机，凭直觉就拨１２０电话。

如果你把急救电话号码忘了，还要问旁边的⼈，或者查效率⼿册什么的，浪费了宝贵的抢救时间，别说⼏分钟，就是⼏秒钟，都可以说是你的失职。

当然，在秘书的⽇常⼯作中，像这种危险的突发性事件很少出现，但是，有⼤量的特殊情况需要秘书凭直觉来处理。

⽐⽅说上午⼗⼀点钟，上司正在会见客⼈，⼀个客户公司的秘书电话说，原定于今天下午两点他们的⽼总到公司来会谈，由于种种原因，他们的⽼总脱不开⾝，希望你到他们公司去谈。

下午能不能过去，请马上答复他们。

在这种情况下，就要求秘书在向上司汇报之前，凭直觉拿出⾃⼰的腹案，因为给上司考虑的时间也不多，⽽且在这种情况下去请⽰上司，上司的脑筋也不⼀定⼀下⼦就转得过弯来，也会感到左右为难。

要在很短的时间内作出判断，只能凭直觉了。

秘书在⼯作中常常要凭直觉办事。

秘书的直觉从哪⾥来？当然，⾸先要有丰富的经验，再有就是丰富的常识。

因此，作为秘书，必须具备丰富的知识，特别是要具备丰富的社会常识，这类常识包括⾝材⽐较丰满的注意少穿颜⾊较浅的⾐服，患有糖尿病的⼈注意少喝洒，出现⽕情马上打119报警，等等。

如果秘书平时对上司⼯作的职责、负责的范围、思考问题的⽅法和为⼈处世的态度有⽐较多的了解的话，就能很快作出判断，向上司提出⾃⼰的想法。

没有丰富的常识和经验作储备，你就产⽣不了正确的直觉，⼀遇到特别⼀点的情况，你就只能把⽭盾上交，让领导⾃⼰⼀个⼈去为难。

作为企业内外⼀个信息交流枢纽，秘书每天都在与企业内外各式各样的⼈物打交道，所以，秘书不⼀定要具有某⼀⽅⾯的专长，但⼀定要是个“杂家”，上知天⽂地理，下懂风⼟民情，前三百年能说出个甲⼄丙丁，后五百年也能道出个ABCD。

每⼀种社会职业都有⾃⼰的特长，销售部的⼈会做买卖，开发部的⼈会搞科研，⽽秘书部门的⼈特长是什么？秘书的特长应该就是有⾮常丰富的常识，特别是⼀些常识要⾮常渊博，这也可以说是秘书这种社会职业的特点。

⼀个优秀的秘书，可以说是⼀个伟⼤的常识家。

具有⾮常丰富的常识是秘书的职业特征。

常识是直觉的邻居。

2、秘书如何丰富⾃⼰的常识
给公司领导安排⽇程，是秘书⼀项很重要的⼯作。

上司乘车外出办事，如果秘书不熟悉交通情况，不知道什么地⽅容易堵车，不知道什么时候是车辆⾼峰期，不知道在哪个地⽅是单⾏线，就不能准确计算出上司在路上所花的时间；你安排路上的时间多了，是浪费上司的时间；你安排的时间不够，把上司搞得像去机场赶飞机似的，还有可能因堵车⽽误事。

但是，像北京的这样的⼤都市，交通情况那么复杂，谁也不可能⼀下⼦把它们搞清楚，所以，像熟悉北京市的公交情况这类常识，秘书不可能像准备考托福那样，搞突击死记硬背；秘书的知识和经验只有靠平时的积累。

⽐如，你平时坐在出租车⾥，你就应该留⼼哪个路⼝容易堵车，什么时候容易堵车，这样，在⼯作中就⼼⾥有数。

要想成为⼀个优秀的职业秘书，没有什么诀窍，也没有什么捷径，除了向别⼈请教，就是⾃⼰多留⼼，多积累；积累多了，悟性也就⾼了。

秘书的⼯作具体⽽繁杂，从待⼈接物到给领导安排⼯作⽇程，如何作到恰到好处，很⼤程度取决于秘书的经验；⽽这种经验⼜很难从教科书上得到，因此，除了年纪⼤的同事⾔传⾝教，只有靠⾃⼰在实际⼯作中去摸索和积累。

秘书的⼯作不仅⾯宽，⽽且接触的⼈多，从各部门到公司领导，从公司内部到外来客⼈，因此，这也就给年轻的秘书积累经验创造了条件。

在⽇常⼯作中，只要处处做个有⼼⼈，学会观察周围的事，就会有收获。

因此，作为秘书，你每做⼀件事，每接触⼀个⼈之后，都要细想想，哪些把握好了分⼨，哪些还有待改进；保持像海绵⼀样的⼼态，通过这种⽇积⽉累，你的能⼒就会在⽆形中提⾼。

秘书⼤多年轻，在⼯作中容易出差错。

但只要每次出差错后认真反思，吸取教训，学到的东西反⽽会更多。

因此，只要坚持留⼼，常识和经验就会越积越丰富，进步也就会越快。

要想成为⼀个优秀的秘书，必须具备良好的⾃我学习和积累的能⼒。

古⼈说“处处留⼼皆学问”。

留⼼皆学问，就是平时要多留⼼。

留⼼就是眼勤、⽿勤和嘴勤，也就是多看、多听，多问，最后多想。