秘书常识——精选推荐

秘书常识
秘书资格考试秘书常识：秘书知识素养
于⼀个秘书⼯作者⽽⾔，⼀个完整的合理的知识结构应有三个⽅⾯:基础知识、专业知识、相关知识
⼀、基础知识
1. 科学⽂化知识：基础知识的基础，包括语⽂、数学、历史、地理、逻辑、英语等等。

特别要注意语⾔⽂字和历史知识的提⾼，重视历史知识的学习，可以让⾃⼰透过历史的现象抓住内在的规律和本质的东西。

2. 马列主义理论知识：哲学、政治经济学、党的建设、邓⼩平理论、有实践中不断地学习，才能提⾼理论修养。

3. 政策法规知识：这是作为秘书⼯作者必备的知识，包括党的路线、⽅针、政策和国家的宪法、法律法规、法令等相关的知识，特别要注重后者的学习。

因为它在平时的⼯作中接触最多的知识。

⼆、专业知识
是秘书⼯作者知识结构的核⼼或者是主体，也是区别于其他领域的知识结构的⽅⾯。

1 理论知识，是秘书学和秘书⼯作总体的理论知识，是秘书⼯作者胜任本职⼯作的重要前提，总的理论，也是秘书⼯作的基本理论知识，秘书指导思想。

分门别类的理论，包括⽂书处理，信息处理，信息调研和秘书实务的理论。

2 业务知识，秘书⼯作中各个环节的操作常识，基本技能，操作规范，公⽂的起草等。

3 ⾏业知识，秘书⼯作者所在机关的⾏业的基本知识。

三相关知识
秘书⼯作者的辅助知识，它包括以下⼏个⽅⾯的知识。

1 新的学科知识，社会科学和⾃然科学，是相关知识中的⼀个重要内容，包括⾏为科学、系统论、控制论、信息论。

2 管理学知识，⾏政管理，领导科学，决策等⽅⾯的知识。

3 社会交往知识，社会关系学，公共关系学，⼈际关系学等，以便秘书⼯作者在⼯作能够提⾼⾃⾝的交际能⼒，信息沟通能⼒。

4 ⼼理学知识。

四社会知识
国际知识，当前国际的基本问题，世界格局，政治，经济，军事，思想，科技，⽂化等⽅⾯知识的变化及发展情况。

国内知识，国情，民情，民俗，民风等
秘书常识：秘书⼈员的称谓、类别、层次
【（⼀）秘书⼈员的称谓】
社会上对秘书⼈员的各种称谓
打字员、⽂秘、内勤、⽂书、⽂员、办公室主任
XX主管（培训主管、业务主管）
XX助理（⼈事助理、执⾏助理）
初级秘书、⾼级秘书等等
对秘书称谓的不规范带来的问题
1.秘书称谓的不统⼀给界定秘书职务带来了困难，不利于对秘书⼈员进⾏科学的管理
2.容易造成秘书⾓⾊认知的差异，⼀个单位中同时存在秘书、⽂书等称谓，
使得⾮秘书称谓的⼈员不能以秘书的⾓⾊规范来要求⾃⼰
3.不利于秘书学科基本术语的准确表达。

【（⼆）秘书的类别】
按秘书的从属和服务对象的⾓度，可分公务秘书和私⼈秘书两类
以秘书在组织内部的⼯作分⼯来分，可以分为：⾏政秘书、机要秘书、⽣活秘书、会议秘书、⽂字秘书、信访秘书、公关秘书
以秘书从事⼯作的⾏业特征来分，可分为法律秘书、医药秘书、教育秘书、体育秘书、军事秘书等
【（三）秘书的层次】
在秘书职位的纵向层次上分为：初级秘书、中级秘书和⾼级秘书。

包含4层含义：体现了不同级别的秘书从低到⾼的不同辅助层次
体现了不同层次秘书⼯作量及相应的秘书结构⽐例
体现了不同层次的秘书在知识、经验和能⼒上的级差
体现了不同层次的秘书⼈员在级别和⼯资待遇上的差别
秘书常识：秘书的含义
①协助领导⼈联系接待，办理⽂书和交办事项的⼯作⼈员。

②指秘书职务。

③使馆中职位低于参赞⾼于随员的外交官。

有⼀等秘书、⼆等秘书、三等秘书之分，在⼤使馆馆长领导下进⾏⼯作。

享有外交特权和豁免。

【（三）秘书和秘书实务的涵义】
秘书：是领导者、主事者⾝边的综合辅助⼯作⼈员和公务服务⼈员。

他们以辅助决策，综合协调，沟通信息，办⽂、办会、办事等为主要职能，是领导者、主事者的参谋和助⼿。

该定义可从3个⾓度来理解:
秘书服务的根本对象是领导者
秘书活动的基本⽅式是处理信息和事务
秘书活动的根本性质是辅助性
秘书实务:秘书⼯作者通过具体操作，直接作⽤于实际事和物的过程。

秘书常识：⾃我介绍的礼仪修养
现代⼈要⽣存、发展，就需要与他⼈进⾏必要的沟通，以寻求理解、帮助和⽀持。

介绍是⼈际交往中与他⼈进⾏沟通、增进了解、建⽴联系的⼀种最基本、最常规的⽅式，是⼈与⼈进⾏相互沟通的出发点。

在社交场合，如能正确地利⽤介绍，不仅可以扩⼤⾃⼰的交际圈，⼴交朋友，⽽且有助于⾃我展⽰、⾃我宣传，在交往中消除误会，减少⿇烦。

在社交活动中，如欲结识某些⼈或某个⼈，⽽⼜⽆⼈引见，如有可能，即可向对⽅⾃报家门，⾃⼰将⾃⼰介绍给对⽅。

如果有介绍⼈在场，⾃我介绍则被视为不礼貌的。

⾃我介绍时应先向对⽅点头致意，得到回应后再向对⽅介绍⾃⼰的姓名、⾝份、单位等。

⾃我介绍的注意事项：
1、注意时间：要抓住时机，在适当的场合进⾏⾃我介绍，对⽅有空闲，⽽且情绪较好，⼜有兴趣时，这样就不会打扰对⽅。

⾃我介绍时还要简洁，尽可能地节省时间，以半分钟左右为佳。

为了节省时间，作⾃我介绍时，还可利⽤名⽚、介绍信加以辅助。

2、讲究态度：进⾏⾃我介绍，态度⼀定要⾃然、友善、亲切、随和。

应落
落⼤⽅，彬彬有礼。

既不能委委懦懦，⼜不能虚张声势，轻浮夸张。

语⽓要⾃然增长率，语速要正常，语⾳要清晰。

3、真实诚恳：进⾏⾃我介绍要实事求是，真实可信，不可⾃吹⾃擂，夸⼤其辞
秘书常识：秘书的邮件、⽂件处理⼯作
⼀、收⽂⼯作的程序
１、签收。

对所收⽂件的件数要认真清点，检查实收件数与投递清单上的件数是否符合收据。

清点后，要检查⽂件信封上或封套上所注明的收⽂机关、部门、姓名是否都应是本机关收的，如有误投，应⽴即退回。

包装和封⼝是否损坏；⽂件经清点检查⽆误后，收件⼈要在送件⼈的“投递回执单”和、或“送⽂簿”上签字，并注明收到的时间
２、拆封。

启封时，注意保持原封的完好，特别注意封内⽂件不能损坏。

必要时，应把原封订在⽂件后⾯，⼀并处理，以便⽇后查阅。

如发现有不属于本单位的⽂件，或内装⽂件与应送⽂件不符，应按规定处理，⼀般应予以退回。

３、登记。

登记是收⽂处理中的重要环节之⼀。

登记时，按收⽂登记簿中所列内容，逐项登记，并在收进每份⽂件⾸页贴上“来⽂处理单”，应将“来⽂处理单”的有关内容，如来⽂单位、来⽂标题、来⽂字号、缓急程度、密级、份数、⽇期等填写好，然后再转⼊下⼀道处理程序。

４、对信件（⽂件）迅速分类，将信件（⽂件）分为急件、要件、例⾏公事件、密件、私⼈件五类，分别归⼊五个规格⼀致但颜⾊不同的专⽤⽂件夹内，分送各主管上司处理。

有的也可以⽤数字做⽂件夹的标识。

如上司有要求，秘书呈送⽂件前应先阅读后注出重点部分，如信件（⽂件）中的公司名称、⽇期、产品名称、数量、价格，应⽤尺和黄⾊笔（如需复印，黄⾊不会在复印件上显现）在这些内容下⾯画出直线，或在信件（⽂件）上⽤简练的⽂字作旁注，以提醒上司。

重要的信件（⽂件），转送前最好复印⼀份保存，以备查考。

⼆、发送邮件⼯作的程序有：
１、⾸先要对发件进⾏查对，即检查信封上的收信⼈姓名、地址与信笺上的收信⼈姓名、地址是否⼀致；
２、检查附件，即检查信函的附件是否放进邮件，附件是否齐全；
３、邮件分类，将各类信件、包裹等分类，快件⽴即处理，⼤宗的信件可以捆扎；
４、邮件标记，即检查信封上应该标注的标记是否标注；
５、邮政编码，即检查信封上收信⼈的邮政编码是否正确；
６、签名，即检查必须由领导签名寄发的信函是否签署；
７、登记，使⽤⼀个登记册或记录本来登记重要邮件（⽂件）；
８、了解和适应邮政⽅⾯的规章制度和寄发（发⽂）时间。

秘书常识：时间安排与计划
秘书⽇常事务⼯作之⼀就是做好组织的时间安排，包括⽇程安排、约会安排和旅⾏安排。

帮助领导安排好时间，主要内容是做好⽇程安排，包括每⽉、每周、每天的⽇常⼯作安排。

⼀、⽇程安排的内容
秘书⽇程安排的内容是把领导或组织的每⽉、每周、每天的主要活动纳⼊计划，并下发给组织相关单位和部门。

尽管时间安排不可能天⾐⽆缝，也会出现漏洞，会有变化，但只要沟通及时，并不会有太⼤的影响。

做好时间安排，有利于组织内部⼯作的协调，可以按部就班地安排⼯作，避免出现撞车，同时也⽅便了其他⼯作部门。

请⽰、汇报⼯作可以提前“挂号”，同时与其他单位的⼯作联系也可以提前做好准备。

对秘书⽽⾔，可以及时掌握领导活动的线索，及时作出相应的调整。

领导或组织⽇常⼯作安排⼀般涉及以下内容：
（1）各种接待、约会。

包括接待和会见本单位员⼯、外单位来宾和国外的来宾。

（2）商务旅⾏活动。

当前各组织领导特别是企业领导经常到各地、各国去联系合作事宜，进⾏市场调研和参观学习。

（3）参加各类会议。

各类组织都会经常举⾏不同类型的会议，领导部署重要的任务，听取员⼯的建议，组织各类表彰会议，等等。

（4）到车间进⾏实地检查和指导。

优秀的企业家都注重及时了解本组织的⽣产、营销、资产运⾏等⽅⾯的情况，这离不开亲⾃去做市场分析、产品分析、资产分析的⼯作。

（5）组织的各类重⼤活动的安排。

（6）领导私⼈活动的安排。

在西⽅国家，包括⽇本秘书⼀般都要对领导的私⼈⽣活进⾏安排。

⽐如何时去休假，替领导安排好接待领导私⼈亲朋的⽇程表等。

⼆、⽇程安排的基本要求
⽇程安排主要是对领导或组织⽇常活动的时间和程度进⾏统筹计划和安排的过程。

其具体要求如下。

1．统筹兼顾
所谓统筹兼顾，就是安排⽇常活动要从组织的全局出发统⼀筹划，⼜要兼顾领导的实际情况。

有条不紊地做好时间的协调⼯作，避免发⽣撞车，使整个事件安排如同⼀个流程⼀样，是⼀个完整顺畅的动态系统。

每个节点都承接了上了⼀个过程的成果，担负着本⾝过程的职责。

只有统筹兼顾，才能做到有条不紊，互不冲突，提⾼⼯作效率，取得良好的⼯作绩效；反之，若安排不当，顾此失彼，不仅会对领导⼯作的效率带来消极影响，⽽且会给组织全局⼯作造成混乱。

2．安排规范
安排规范就是根据组织领导的分⼯，明确规定哪⼀类组织活动应由哪些领导参加，避免出现随意性，注重实效，克服形式主义。

3．效率原则
⽇程表的安排要体现效率原则。

作为⼀个组织，时间会产⽣很多变数，组织或企业发展到⼀定阶段，必然会出现各类问题叠加的情况。

于是，缺乏效率的⽇程安排就会使组织框架试图去适应这种变化，从⽽变得⽇益臃肿，组织的命令系统逐渐失灵，导致⼤量未经删选或毫⽆意义的信息淹没组织⾼层。

因此，秘书在安排领导⽇程时要注意使整个⽇程安排有助于提⾼组织⼯作效率，设计的⼯作⽇程要很清楚。

4．突出重点
采⽤ABCD法则，与完成中⼼⼯作有直接联系或重要的活动，要优先安排，加以保证，以便领导集中精⼒办⼤事，防⽌领导疲于奔命，⼒戒形式主义。

ABCD
法则中的A是指先做重要⽽紧急的任务；再作重要⽽不紧急的任务，即B类事务；后作紧急⽽不重要的⼯作，即C类事务；再处理D类，可做可不做的事务。

只有这样，才能提⾼效率，充分利⽤时间，合理分配精⼒，完成⼯作任务。

5．留有余地
安排领导的时间要留有余地，不要安排得过于紧密，要给领导空隙时间。

6．适当保密
领导的⽇程安排，⼀般都是⾃制成⼀览表的形式。

⽇程表给领导⼀份，给秘书科长和其他领导⼀份，再就是有关科室和司机⼀份。

不过，给科室和司机的⽇程表，内容不能太详细，以防泄密。

7．事先同意
在安排领导的⽇程表时，不论是⼀般的⼯作还是重要的⼯作，都要事先得到领导的同意。

三、⽇程安排的形式
1．年计划表：公司在⼀年的例⾏活动，商界在⼀年中的例⾏活动以及公司年度⼯作计划，可以事先安排。

2．⽉计划表：从全年计划表抄下⽇程安排，填写出差和聚会等预定事项，要抓住当⽉的重⼤活动。

3．周计划表：在周末要向领导报告下周计划，并得以确认。

周计划的安排要考虑领导的忙碌程度以及其他因素，如果领导临时事情太多，则可以将⼀个⽉内必须完成的已知事项，安排在其他周完成。

4．⽇程表：领导在⼀天中要做许多⼯作，为使其事先掌握⾃⼰所要从事的重要活动，必须提供给领导⽇程表。

在前⼀⽇下午或者当⽇清晨，根据周计划表，抄制当⽇⽇程表，并得到领导确认（如果不制作⽇程表，根据周计划表安排⼯作时，也必须于前⼀⽇或当⽇清晨得到确认）。

⽇程安排注意事项：
（1）⽇程表编写以记叙、说明为主要表达⽅式，不加评论，不做过多分析，简洁具体，使⼈⼀⽬了然。

（2）⽉计划、周计划、⽇计划不要安排的太满，尤其是后两者。

因为环境随时变化，领导要根据不同的情况作出⼀定的改变，所以编写要留有余地。

（3）所有的⽇程安排都应按领导的意思去办。

经领导审核通过打印成表并送给相关部门，同时要留有备份。

（4）活动与活动之间要有⼀定的空隙时间，以避免⼀些时间冲突。

（5）在制订⽇程表的过程中，应养成谦虚细⼼的习惯。

事不论⼤⼩，都要认真去检查核对，然后再请领导审核，这样⼀⽅⾯减少错误，另⼀⽅⾯也提⾼⼯作效率。

（6）对已经处理完的⼯作，⼀般应注明结果，对没处理的也⼀样，这样避免漏掉⼀些重要内容，并帮助领导随时掌握信息。

秘书常识：秘书⼯作的宏观环境
⼀、秘书⼯作环境的涵义和特点
环境是指对⼯作绩效起着潜在影响的外部⼒量。

秘书⼯作环境是指直接或间接的影响秘书⼯作效率的各种潜在外部⼒量的总和。

秘书⼯作环境特点的有以下⼏点。

1．复杂和多样性：环境⽆所不包，有社会的，⾃然的；有物质的，精神的；有宏观的，中观的和微观的。

众多因素构成了类型不同⽽⼜相互联系的系统，从
⽽呈现出复杂⽽⼜多样的特点。

2．差异性：各国各地区各单位，其秘书⼯作环境都存在着差别。

这形成了各国各地区各单位的秘书⼯作风格的特殊性。

3．变异性：环境不是⼀成不变的，随着社会的变迁，他要经历相应的变化过程。

这要求秘书⼯作不断地调整，以适应变化的环境。

环境的上述特点，深刻的影响秘书⼯作的环境之间相互作⽤的过程：
（1）环境决定、影响或制约秘书⼯作；
（2）秘书⼯作必须适应环境；
（3）环境的变化必然导致秘书⼯作发⽣变化；
（4）秘书⼯作对环境有能动作⽤：⼀是改善环境，⼆是污染环境。

⼆、秘书⼯作的宏观环境
宏观环境，⼜称为⼀般环境，或⼤社会环境，是指处于所有组织之外，并对组织发⽣影响的外部环境。

它是⼀种必须监测和适应的不可控制的环境。

秘书⼯作的宏观环境主要有：政治法律环境、经济环境、科技环境、⽂化环境等。

1．政治法律环境与秘书⼯作
政治法律环境包括党的政策、国家的法律及WTO规则等。

对于政治法律环境，秘书⼯作⾸先是适应，秘书⼯作必须与党的⽅针政策保持⼀致。

其次，政治环境影响和制约秘书⼯作。

党的政治路线决定了秘书的⼯作⽅向，制约着秘书的⾏为，秘书⼯作经常涉及⼤量的理论问题和政策问题，⽽要做好秘书⼯作，没有⼀定的理论⽔平和政策⽔平是难以胜任的。

再次，由于秘书参与政务，秘书⼯作也会影响党风政风。

2．经济环境与秘书⼯作
经济环境主要包括经济体制、经济实⼒。

秘书⼯作的内容与性质常随着经济环境的改变⽽⼜互动的发展。

我国的社会主义市场经济体制的影响了秘书⼯作：市场经济的开放性扩⼤了秘书的⼯作范围。

加⼊世贸组织加速了中国与世界的⼀体化的进程，这种情况使得秘书⼯作置于国内外两⼤环境之中，客观上扩⼤了⼯作范围。

这就促使秘书不仅要了解各⾏业，全国各地，也要密切注视世界的动向。

经济实⼒是经济环境中最基本的因素。

他对秘书⼯作有着决定性的影响。

较强的经济实⼒能为秘书⼯作提供现代化的办公设备和⼈性化的办公环境，能为秘书的培训提供经费⽀持等。

3．科技环境与秘书⼯作
科技的进步为秘书⼯作提供了完成⼯作的⼯具、设备和⽅法，特别是办公⾃动化设备的使⽤，改变了秘书⼯作。

21世纪流
⾏“⽆纸办公”，如果秘书不会操作和简单维修办公⾃动化设备，那将⼀事⽆成。

因此，要提⾼秘书⼯作效率，必须善于将办公⾃动化技术使⽤到会议管理、⽂书管理、档案管理和信息沟通中。

4．⽂化环境与秘书⼯作
⽂化具有概括性、抽象性、模式性和功能性特点。

概括性是指⽂化所指的内容⼗分概括，⼏乎⽆所不包；抽象性是指⽂化是⼀种抽象观念，并⾮指哪种具体的事物；模式性指⼀个社会或⼀个国家由于历史背景、民族性格、⽣活状况等条件的不同，其⽂化表现出来的特⾊便存在差异；功能性是指⽂化对社会及⼈⽣有莫⼤的功能和作⽤，对⼈群⽣活及⾏为有很⼤的影响及⽀配⼒。

⽂化分为传统⽂化和现代⽂化。

传统⽂化具有⼀定的局限，如保守性，即对新的事物视之不惯，不乐于接受；权威性，即崇尚权威，重服从；感情性，即公
众问题或公共争议的问题，多是由有声望、有地位的年长者出⾯解决。

在这种传统的⽂化影响下就产⽣了传统的秘书⼯作：因循守旧，墨守成规，安于现状；个⼈取向，私⼈关系；崇尚权威，消极服从。

现代⽂化具有创造性、民主性、法治性、理智性的特点。

创造性，即在⼯作中具有求新上进的创造精神，⽇新⽉异，与时俱进；民主性，即现代⽂化是⾃由平等民主化的⽂化，在法律⾯前⼈⼈平等；法治性，现代⽂化系以法律为取向，秘书对领导负责就要对法律负责，⽽不是对私⼈负责；理智性，即秘书处理事务及⽭盾纠纷的解决，系以理智为依据。

在现代⽂化的影响下，秘书⼯作将由消极向积极，由被动向主动，由因袭向创造，由⼈治向法治，由普通秘书向职业秘书转变。

⽂化环境既为秘书⼯作提供智⼒⽀持、⽂化条件和精神动⼒，⼜向秘书⼯作提出了更⾼的要求。

传统⽂化的落后因素必定给秘书⼯作各⽅⾯以消极的影响。

因此，秘书⼯作必须在克服落后的⽂化影响⽅⾯作出努⼒，以先进的现代⽂化的精神指导秘书⼯作。

秘书常识：秘书⼈员的⾃我管理
秘书⼈员的⾃我管理包括⼯作管理、⾏为管理、时间管理、办公环境管理四个⽅⾯。

1、⼯作管理
秘书⼈员的⼯作有受⽀配、受制约的部分，也有⾃⼰⽀配的部分，这两者需要秘书善于管理。

⾸先要有明确的⼯作计划，包括⼯作⽬标、内容、分⼯或合作情况、⼯作步骤、⽅式⽅法、完成时间、标准要求等等，都要了然在胸。

其次是要区分轻重缓急，决定⼯作次序，有条理地进⾏。

⼀般来说，受制约的⼯作置于前，⾃⼰⽀配的⼯作置于后；重⼤⼯作⽤整段时间，集中精⼒去做，⽇常事务⼯作利⽤空余时间，分散去做。

但⽆论做什么⼯作都要⾼标准、严要求。

2、⾏为管理
通常对⾏为的理解，既包括⾏为⽅式，也含有⾔语、举⽌、态度等因素。

秘书⼈员应根据不同的⼯作任务、不同的⼯作对象、不同的⼯作环境的来采取适当的⾏为⽅式。

秘书做事要⼲净利落，动作准确到位。

秘书在任何场合、任何⼯作时间都应使⾃⼰的⾏为合乎礼仪的要求，做到穿着得体、谈吐⽂雅、举⽌落落⼤⽅。

⼀般⽽⾔，秘书的⾔谈、举⽌、⾏为动作不宜呆板、迟缓，也不宜激烈、张扬。

应保持⼀种冷静、谦逊、随和的形象。

秘书尤其不能有意⽆意地卖弄才学，眩⼈⽿⽬，⽽应该谦虚谨慎，⾔词简要、清晰，语⽓温和、明朗。

秘书还应做到在任何场合都不背后议论上司的长短，不谈论或泄露别⼈的隐私。

3、时间管理
秘书应科学地⽀配时间和充分地利⽤时间。

要善于利⽤⼤段或整段时间去处理复杂并具有连续性的⼯作；善于利⽤⼩段、零星时间去从事简单或可间断的⼯作。

秘书还应有效控制某些⼯作时间的弹性幅度，不要因⽆谓地敷衍⽽浪费⼯作时间。

秘书还应养成定期记录⾃⼰在⼀定时间内的⼯作时间使⽤情况，总结经验教训，结合⼯作成果作必要的调整，以提⾼⼯作效率。

4、办公环境管理
秘书应注意对办公室、办公桌及⽤品、办公室内外环境的管理。

这些不仅关系到秘书和其他⼯作⼈员的⼯作情绪和⼯作效率，更涉及到秘书所在机关、企事
业单位的形象。

因此，秘书应养成每天提早15分钟到办公室打扫、整理环境，迟⼏分钟下班清理办公桌的良好习惯。

办公室和接待室应保持窗明⼏净，办公桌应整洁美观，⽂具、⽂件、电话机、电脑、打字机、复印机等办公⽤品应分门别类，安放整齐⽽⼜随⼿可及。

秘书还要经常清理⾃⼰的办公桌抽屉、⽂件夹、资料柜等，既可清理废纸废物，⼜可及时发现遗忘的信函、⽂件，抓紧处理，避免积压。

这对提⾼秘书⼯作实际效率，树⽴良好组织形象⼤有好处。

秘书常识：秘书部门和秘书⼈员管理的内容和要求
秘书部门和秘书⼈员管理的内容和要求
⼀九⼋五年⼀⽉，中央召开全国秘书长、办公厅主任座谈会。

在会上，当时的中共中央办公厅主任王兆国说“要从实际出发，合理地调整、设置机构，确定分⼯职责，使每个部门都各司其职，各尽其责；要建⽴严格的岗位责任制，使每个⼈都任务明确，责任清楚；要形成规范化、制度化、科学化的⼯作程序和⼯作⽅法，保证每个环节和每项⼯作都有章可循；要完善信息系统，真正形成⼀个点⾯结合的信息⽹络和畅通的信息环流渠道；要改进⼯作的技术⼿段，逐步实现办公现代化”。

这段讲话，对秘书机构和秘书⼯作提出了明确的要求。

1、机构与部门职责
原有的秘书机构、秘书部门如何适应新时期的⽇益增加的秘书⼯作范围、数量、质量、效率的要求，这是机关、单位领导和主管部门⾼度重视和关⼼的问题，与每⼀个秘书⼈员业也密切相关。

过去，⼯作量增加了，或是出现了某项新任务，往往是新增设机构或部门，增加⼈员。

久⽽久之，形成了机构臃肿、部门重迭、⼈浮于事的现象。

中央早就提出“精兵简政”，这次⼜提
出“要合理地调整”、“确定分⼯职责，使每个部门都各司其职，各尽其责”。

2、岗位责任制
秘书岗位责任制是秘书⼯作的制度和规定之⼀。

就是由秘书部门和⾏政管理部门规定每⼀个秘书⼈员的⼯作岗位名称和实质内容，包括：职务、职能、责任、权利、义务、纪律以及与上下左右成员的合作要求等。

每个岗位都应有尽可能明确的质量和数量要求。

⽐如，打字可以规定其速度为每分钟不少于多少字，差错率不超过万分之⼏；每天收发的⽂件、信函、报刊等必须在多少时间内完成；起草⽂稿和接待任务则只能以⽂字表达质量、来访者满意度或时限部为要求等。

做到既各尽其责、各负其责，⼜密切配合、共同完成任务。

岗位责任制必须与岗位⽬标管理、考核管理、奖惩制度科学地结合起来，形成完整的、有效的竞争机制和激励机制，保证各项⼯作的⾼质量、⾼效率。

3、⼯作程序和⼯作⽅法
秘书⼯作在其长期的实践中，由于经验积累⾃然形成了⼀套⾏之有效的⼯作程序和⼯作⽅法。

当达到⼀定的成熟程度和合适时机，即由秘书部门或⾏政领导加以汇总、修订，使之标准化、统⼀化、规范化，最后形成规章或制度，再⽤以指导⼯作，使⼯作质量和效率得以改善、提⾼。

所谓⼯作程序，是指⼯作中的每⼀个环节和它们之间的先后排列次序、操作步骤。

环节不能随意的增加或减少；次序也不能任意地颠倒或随便排列。

所谓⼯作⽅法，是指⼯作的技能和操作要求。

它既需要秘书⼈员具有⼀定的知识、技术、能⼒为基础，⼜要善于综合运⽤，善于转化为实际的效果。

4、信息系统
从系统论的观点来看，任何事物都是⼤⼩不⼀的系统，既各⾃独⽴，⾃成体
系，⼜互相关联甚⾄互相包容。

从秘书⼯作来看，秘书部门是⼀个较⼤的系统，部门中的每⼀个成员则是他领属下的若⼲⼩系统。

信息系统则是秘书⼯作的重要系统之⼀。

它可⼤可⼩，⼤⽽⾔之，全国⾏政机关上⾄国务院，下⾄乡政府，既有各⾃的信息部门和信息⼈员，⼜互相联⽹、配套，形成⼀个⼤系统；⼩⽽⾔之，各级机关、部门的信息系统的⼜是众多的中⼩系统。

所谓信息系统，就是由若⼲个运动着的⼦系统构成并相互连接、相互作⽤，形成信息环流、回路的⼯作系统。

这些⼦系统包括：信息收集、反馈系统、信息加⼯系统、信息保障、⽀持系统，信息内反馈系统、信息传递系统，抗⼲扰系统、信息控制系统、信息传输系统等等。

⼀九九⼆年五⽉国务院提出：经过三、五年努⼒，基本建成以现代计算机技术和通讯技术为主要⼿段的全国⾏政⾸脑机关办公决策服务系统，实现国务院办公厅与各地区、各部门办公厅（室）或信息中⼼之间计算机联⽹，对电⼦信息资源进⾏管理，⾼效率、⾼质量地为国务院和各地区、各部门宏观管理、科学决策服务。

截⾄2000年上半年，这⼀⽬标已经完成，国务院办公厅、各省级政府办公厅、市、县级政府办公室的计算机已经连⽹，部分发达地区已达到了乡、镇政府。

彼此的各类政务信息可以通过⽹络交换，国务院⽂件实现了同版异地印刷，有些地区的政府机构逐步实施政务信息化，试⾏电⼦邮件⽹络办公。

5、办公⾃动化
办公⾃动化（简称OA），是研究如何有效地将计算机技术、通信技术、系统科学和⾏为科学应⽤于数据信息和⾮数据信息的办公活动。

办公⾃动化涉及三⽅⾯内容。

第⼀是⼈，即办公室⼯作⼈员，应具有现代思想和现代技术。

第⼆是信息，即办公⼈员对各类办公信息的收集、处理、传递、储存、输出过程。

第三是科学的⼯作程序和先进的办公设备。

统称为⼈——机⼯程。

办公⾃动化设备包括：电⼦计算机、⽂字处理机、传真机、复印机、多功能电话机等。

这些设备的综合运⽤能进⾏⽂字处理、数据处理、语⾳处理、图形与图像处理，能进⾏决策⽀持、⽹络通信、信息资料查询和⾏政管理⼯作，如编制⽇程安排、制定⼯作计划，做备忘录，担任会务签到、检计选票及财务报表、物质清单等。