如何合并邮件

如何合并邮件
本⽂介绍了如何创建，并通过使⽤Microsoft Excel ⼯作表中的数据打印套⽤信函，Word 中使⽤邮件合并功能。

您在使⽤Word 邮件合并功能时Word 会合并主⽂档与⽣成⼀组输出⽂档的收件⼈列表：
主⽂档包含基本的⽂本中的所有输出⽂档相同的。

它可能包含了信头、⽂本，和中⽤于插⼊⽂本（例如收件⼈姓名和地址）的合并域到另⼀个输出⽂档之间变化的说明。

收件⼈列表是包含要合并到输出⽂档的数据的数据库。

例如对于收件⼈列表是⼀个Microsoft Access 数据库⽂件或Excel ⼯作表。

此数据库通常是名称、地址、电话号码和个⼈信息的其他类别的列表。

输出⽂档是邮件合并的结果。

在输出⽂档中的⽂字可以是在所有的输出⽂档中相同，但您可以应⽤于特定的⽂档格式。

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步骤1：设置Excel 数据⽂件
在继续进⾏邮件合并向导之前，请确保您的Excel ⼯作表的很好地构造实现此⽬的。

请注意对数据表以下要求：
第⼀⾏应该包含字段名称的每⼀列中--例如对于标题、称呼、名字、中间名、姓、地址 1 和地址2。

每个字段的名称应是唯⼀的。

每⾏应提供有关特定项的信息。

例如对于⼀个邮件列表中的每⼀⾏可能包含特定的收件⼈的信息。

表应包含没有空⽩的⾏。

创建您的Excel 数据⽂件，然后通过使⽤所需⽤于您的信函，如下⾯的⽰例数据⽂件中所⽰的字段
创建您的 Excel 数据⽂件后，保存它，然后关闭数据⽂件。

有关如何创建邮件合并地址列表的详细信息单击下⾯的⽂章编号，以查看 Microsoft 知识库中相应的⽂章：
294688 如何设计和设置邮件合并地址列表在 Word 2002 和更⾼版本的 Word 中回到顶端
步骤 2：设置主⽂档
1.
在 Microsoft Office Word 2003 和早期版本的 Word 中，指向⼯具菜单上的信函与邮件，然后单击邮件合并向导。

在 Microsoft Office Word 2007 年中邮件选项卡上的开始邮件合并组中单击开始邮件合并，然后单击邮件合并向导的循序渐进。

2. 在选择⽂档类型，单击信函。

活动⽂档将成为主⽂档。

主⽂档包含⽂本和图形都是相同的合并⽂档的每个版本的。

例如对于寄信⼈地址和称呼套⽤信函中的是相同的每个版本。

3. 单击下⼀步：正在启动⽂档。

4. 使⽤下列⽅法之⼀：
o 在⽂档窗⼝中当前显⽰的⽂档的开头。

若要执⾏此操作单击使⽤当前⽂档。

然后通过在⽂档窗⼝中键⼊字母或等待，直到该向导会提⽰您要执⾏此操作，在
随后的某⼀步骤中。

o从模板开始。

若要这样做，请按照下列步骤操作：
a.单击从模板开始。

b.单击选择模板。

c.在邮件合并选项卡上选择所需选择模板对话框中的模板，然后单击
确定。

o从现有⽂档开始。

若要这样做，请按照下列步骤操作：
.单击从现有⽂档开始。

a.在从现有的开始框中选择所需的⽂档，然后单击打开。

b.如果您看不到单击其他⽂件，然后单击打开该⽂档。

打开对话框中
定位所需的⽂档，然后单击打开。

5.单击下⼀步：选取收件⼈。

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步骤3：指定Excel 数据源
1.在选择收件⼈，下单击使⽤现有列表。

2.单击浏览。

3.选择数据源对话框中找到并单击您要使⽤的Excel ⼯作表。

默认状态下，Word 将打开"我的数据源"⽂件夹。

4.单击打开。

5.如果您的Excel ⼯作表中包含多个选项卡有关的信息选择包含所需，信息选项卡，然后单击确定。

6.在邮件合并收件⼈对话框中显⽰数据源中的所有条⽬。

此处，您可以调整要包含在合并中的收件⼈列表。

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第 4 步：选择该收件⼈
1.邮件合并收件⼈对话框中选择所需包括的收件⼈。

若要执⾏此操作使⽤下列⽅法之⼀：o使⽤复选框指定收件⼈。

此⽅法是最有⽤，如果列表很短。

单击以选中您要包括的收件⼈旁边的复选框，
然后单击以清除要排除的收件⼈旁边的复选框。

注意如果您知道您要在合并中包含列表中的⼤多数，单击全选，然后单击清除
特定记录。

同样，如果想要包含在列表中只有⼏个记录，单击全部清除，然后
选择所需的记录。

o在列表中对项⽬进⾏排序。

此⽅法⾮常有⽤，如果要按字母顺序或数字顺序查看项⽬。

单击要作为排序依据
的元素的列标题。

例如对于如果要按姓⽒的字母顺序显⽰列表，单击姓⽒列标
题。

o筛选列表中的项⽬。

此⽅法⾮常有⽤，如果列表包含您知道您不希望看到或包含在合并中的记录。

筛
选列表后，您可以包括和排除记录，使⽤复选框，如上⽂所述。

若要筛选列表，
请按照下列步骤操作：
a.单击元素要作为筛选依据的列标题旁边的箭头。

b.单击以下任⼀操作：
(空⽩)：此选项显⽰其中对应字段为空⽩的所有记录。

(⾮空⽩)：此选项显⽰相应的字段中包含信息的所有记录。

如果数据源包含共享相同的信息的记录，并在列中有10 个或更
少的唯⼀值您可以按特定信息进⾏筛选。

例如对于如果有多个
地址将澳⼤利亚列为国家/地区，您可以通过澳⼤利亚进⾏筛
选。

o邮件合并收件⼈对话框中显⽰指定的记录。

若要再次显⽰所有记录，单击（全部）。

备注
o对于⾼级排序和筛选，单击在所有的列名称旁边的箭头，然后单击(⾼级)。

使⽤筛选记录和排序记录选项卡来设置该排序或筛选查询所需的。

o如果安装地址验证软件单击验证在邮件合并收件⼈对话框中来验证收件⼈地址。

2.单击确定以返回到邮件合并向导。

Word 使⽤您指定的收件⼈的合并。

3.单击下⼀步：撰写信函。

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步骤5：完成该字母，并添加合并域
如果您有没有已完成此，键⼊想要在每封套⽤信函在主⽂档中显⽰的⽂本。

插⼊合并域
插⼊您希望合并姓名、地址，或从数据源的其他信息的合并域。

若要将合并域，请按照下列步骤操作：
1.在主⽂档中单击您要插⼊域。

2.插⼊下列任意操作：
o具有名称、地址，和其他信息的地址块：
a.单击地址块。

b.在插⼊地址块对话框中选择您要包括的地址元素和所需的格式，然后
单击确定。

求助上⼀个选项，单击问号按钮，然后单击选项。

c.求助上⼀个选项，单击问号按钮，然后单击选项。

如果将出现匹配域对
话框中，Word 可能找不到的某些地址块需要的信息。

单击旁边（不
可⽤），箭头然后从与所需的邮件合并域相对应的数据源中选择该字段。

o问候⾏：
.单击问候⾏。

a.选择问候语格式，其中包括称呼、姓名格式以及跟随的标点符号。

b.选择您想要在⽤Word 不能解释收件⼈姓名的情况下显⽰的⽂本。

例
如对于Word 不能解释名称时数据源不包含第⼀个或最后⼀个名为⼀
个收件⼈，但只有⼀个公司名称。

c.单击确定。

d.如果将出现匹配域对话框中，Word 可能⽆法找到问候语所需的信息
的⼀些。

单击旁边（不可⽤），箭头然后从与所需的邮件合并域相对
应的数据源中选择该字段。

o其他字段的信息：
.单击其他项⽬。

a.使⽤下列⽅法之⼀：
单击地址字段，即使该数据源的字段不能与您的域名具有相同的
名称将⾃动映射到您的数据源中对应字段的地址字段中选择。

单击从始终直接从提取数据的列在数据库中的字段中选择的数
据库域。

b.在字段框中单击所需的字段。

c.单击插⼊，然后单击关闭。

d.如果将出现匹配域对话框中Word 可能⽆法找到插⼊域所需的信息
的⼀些。

单击旁边（不可⽤），箭头然后从与所需的邮件合并域相对
应的数据源中选择该字段。

注意如果从数据库域列表插⼊⼀个域，并稍后切换到不具有相同名称
的列的数据源Word 不能将该域信息插⼊到合并⽂档。

o电⼦邮政：
若要向电⼦邮政，您必须⾸先安装以⼀种您可以从Web 上的第三⽅提供商处购买⼀个电⼦邮政程序。

若要⽤于电⼦邮政，请按照下列步骤操作： .单击电⼦邮政。

如果您没有安装了电⼦邮政程序，Word 将提⽰您安装⼀个，并提供连
接到下⾯的Microsoft Office Web 站点：
打印联机邮政
/doc/8c34104a5122aaea998fcc22bcd126fff6055d4b.html /services/service.aspx?sid=2.4
a.插⼊邮政根据到程序的说明。

o若要向电⼦邮政，您必须⾸先安装以⼀种您可以从Web 上的第三⽅提供商处购买⼀个电⼦邮政程序。

若要⽤于电⼦邮政，请按照下列步骤：邮政条码：您必须选择⼀个字母或信封的类型，⽀持POSTNET 条码。

若要⽤于邮政条码，请按照下列步骤操作：
.单击邮政条码。

a.在插⼊邮政条码对话框框中，选择适当的地址字段。

注意只有您使⽤美国语⾔版本的Word，会出现邮政条码选项。

b.重复步骤⼀和b 为您要插⼊的所有字段。

说明：
您不能键⼊合并域字符("")，或者通过使⽤在插⼊菜单上的
符号命令插⼊它们。

如果出现如{MERGEFIELD 市/县} 的⼤括号内的合并域
Word 显⽰域代码⽽不是域结果。

这不会影响该合并但如果要
显⽰结果、⽤⿏标右键单击域代码和然后单击快捷菜单上的
切换域代码。

例如对于通过上⽂所⽰的⽰例数据库信函可能包含的问候语和字段，因此您第⼀页会出现类似于以下内容：
2002 年2 ⽉26
AddressBlock
GreetingLine
键⼊这⾥是您的信函。

真诚，
在此处键⼊您的姓名
3.注意您还可以使⽤邮件合并⼯具栏来插⼊合并域、使⽤邮件合并主⽂档或运⾏邮件合
并。

若要显⽰邮件合并⼯具栏，指向⼯具菜单上的信函与邮件，然后单击显⽰邮
件合并⼯具栏。

邮件合并⼯具栏提供了其他命令都不包括在邮件合并向导任务窗格中。

例如对于您可以
使⽤邮件合并⼯具栏上插⼊Word 域菜单插⼊Word 域，⽤于控制合并进程。

例
如对于您可以插⼊IF 域插⼊⽂本，仅当特定合并域具有指定的值的。

或者，您可以单击要使Word 运⾏邮件合并和报告所包含的任何错误在主⽂档中检查
错误。

更改合并数据的格式
若要设置合并的数据的格式必须设置在主⽂档中的合并字段的格式。

不要格式化在数据源数据，因为它不保留格式时将数据合并到⽂档。

若要将合并数据的格式，请按照下列步骤操作：
1.在主⽂档中选择包含要为其设置格式，该信息的字段包括在封闭的合并域字符(<
>)。

2.在Word 2003 和早期版本的Word 中，单击格式菜单上的字体，然后选择所需的选
项。

在Word 2007 中单击在开始选项卡上的字体组中主题字体框中所需的选项。

通过使⽤域代码的格式
若要控制其他格式，请按ALT + F9 以显⽰域代码，然后再将开关添加到合并域。

当您使⽤的字段时，开关是⼀种特殊的指令，会导致发⽣的特定操作。

通常，⼀个开关被添⾄要修改结果的字段。

如何使⽤开关的⽰例如下所⽰：
若要显⽰数字34987.89$ 34,987.89为，添加数字图⽚开关（\ #）。

若要打印⼤写字母的客户端名称，添加格式开关（\ *)。

要确保合并的信息具有相同的字体和字号，您将其应⽤于合并域，添加Charformat 开关（\ *)。

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第 6 步：保存⽂档
在完成主⽂档并插⼊所有合并域之后，请确保您保存之前⽂档。

若要这样做，请按照下列步骤操作：
1.在Word 2003 和早期版本的Word 中，单击在⽂件菜单上的另存为。

在Word 2007 中单击Microsoft Office 按钮，然后单击另存为。

2.该⽂档，命名然后单击保存。

3.单击下⼀步：预览信函。

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第7 步：预览该信函并微调收件⼈列表
当向导将显⽰步骤 5 邮件合并任务窗格中时，该向导将替换的每个在主⽂档中包含实际⽂本从第⼀项的收件⼈list.Therefore 合并字段时，您可以看到您的第⼀个输出⽂档的外观。

例如对于如果您要继续使⽤上⽂所⽰的⽰例数据库，第⼀页应类似于下⾯的页后单击下⼀步：预览信函：
2002 年2 ⽉26
Andrew 祥
908 ⼯时⼤写⽅式
Tacoma 98401
亲爱的Andrew 祥，
键⼊这⾥是您的信函。

真诚，
在此处键⼊您的姓名
若要预览其他条⽬，请使⽤下列⽅法之⼀：
若要预览项⽬进⾏排序，单击向左或向右箭头按钮。

若要定位，并预览指定的项单击查找收件⼈，然后在查找条⽬对话框中输⼊搜索条件。

如果需要，请仔细调整收件⼈列表。

若要执⾏此操作使⽤下列⽅法之⼀：
若要从合并操作中排除特定的收件⼈，单击排除此收件⼈。

更改收件⼈列表，单击编辑收件⼈列表，和然后在邮件合并收件⼈对话框中进⾏更改。

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第8 步：完成合并
若要合并使⽤下列⽅法之⼀。

对个别信函进⾏个性化设置
若要对个别项进⾏个性化设置，您实际完成合并，然后编辑结果合并⽂档中所需的信息。

若要这样做，请按照下列步骤操作：
1.单击编辑单个信函。

2.合并到新⽂档对话框中选择要合并的记录。

3.单击确定。

Word 将创建并打开⼀个新的合并的⽂档。

您的主⽂档也保持打开状态，如果您想要更
改的所有⽂档您可以切换到它。

4.滚动到要编辑，然后进⾏更改的信息。

5.打印或保存⽂档，就像您对任何常规⽂档所执⾏的操作⼀样。

打印在信函
若要打印这些信函，使⽤下列⽅法之⼀：
如果对项⽬进⾏个性化设置，并在合并的⽂档处于活动状态请按照下列步骤操作：
1.在Word 2003 和早期版本的Word 中，单击在⽂件菜单上的打印。

在Word 2007 中单击Microsoft Office 按钮，然后单击打印。

2.选择所需的选项。

如果要从邮件合并向导直接打印，请按照下列步骤操作：
1.在邮件合并向导（完成合并）的第6 步中，单击打印。

2.在合并到打印机对话框中使⽤下⾯的⽅法之⼀，然后单击确定：
若要打印所有⽂档，单击全部。

若要打印在⽂档窗⼝中看到的⽂档，单击当前记录。

若要打印某范围内的⽂档，单击从，然后在从和到框中键⼊记录
号。

3.在打印对话框中选择所需的选项。

将合并的信函保存供以后使⽤
如果想要编辑合并的信函，或将其保存起来以备以后使⽤，您可以将它们收集到⼀个单独的⽂档。

若要这样做，请按照下列步骤操作：
1.单击编辑单个信函。

2.在合并到新⽂档对话框中使⽤下⾯的⽅法之⼀，然后单击确定：
o若要合并所有⽂档，单击全部。

o若要仅在⽂档窗⼝中看到的⽂档合并，单击当前记录。

o若要合并某范围内的⽂档，单击从，然后在从和到框中键⼊记录号。

3.W ord 会打开⼀个单个的新⽂档，其中包含所有单个的字母。

可以保存该⽂档以供以后的
使⽤就像您对任何常规⽂档所执⾏的操作⼀样。

如何使⽤WORD的邮件合并功能分别打印学⽣的成绩单
电脑知识2008-05-26 09:01:25 阅读2751 评论4 字号：⼤中⼩订阅
如何使⽤WORD的邮件合并功能分别打印学⽣的成绩单
学校经常要举⾏期中测试和期末测试，就要打印学⽣的成绩单，因为成绩单是⼀个总表，开家长会时，只把其⼦弟的成绩打印出来，那么要怎样做呢？WORD的邮件合并功能给了我们很⼤的帮助，下⾯就来看怎样做的吧：
在每学期放假之前，各班级班主任⽼师都要把学⽣的分数统计出来上报到教务处，然后寄发学⽣成绩通知单。

各班主任⽼师在整理分数汇总到Excel之中时，如果⼀个⼀个复制粘贴，效率低还容易出错，其实完全不必如此，⽤Word的“邮件合并”功能就能快速完成这项⼯作。

其中有这样⼏点需要特别⼩⼼，这时要注意观察是否出现成绩单跨页的情况，如果有就要仔细调整。

如果新⽣成的⽂档很难调整的话，⼲脆放弃这个⽂档，回到第⼀步的主⽂档中，调整末尾处的空⾏数或⽂档的⾏距，然后再重新⽣成⼀个⽂档。

⼀、创建通知单⽂档
按常规⽅法在Word中创建成绩通知单⽂档，表格中要填写具体的学号、姓名及成绩的⾏空着不填（图1）；做好页⾯设置（如⽤A4纸），最后在⽂档末尾加上4~5个空⾏（空⾏数量视需要⽽定，后⾯有⽤）。

图1
⼆、选取Excel数据⽂件
在Word 2002中，单击“⼯具→信函与邮件→邮件合并向导”，在弹出的向导中选择“信函”，按“下⼀步”；选择“使⽤当前⽂档”，按“下⼀步”；选择“使⽤现有列表”，按“下⼀步”，即可看到“选取数据源”对话框。

因为学⽣成绩都已经预先整理汇总到Excel⼯作表中了（图2），所以只要在此对话框中找到这个Excel数据⽂件并打开它，然后按照提⽰步骤操作即
可。

图2
三、插⼊域
回到主⽂档中，在表格中要填写具体的学号、姓名及成绩的位置上插⼊域。

具体步骤是：单击“邮件合并”⼯具栏上的“插⼊域”按钮，弹出“插⼊合并域”对话框，所有可⽤的域都⼀⽬了然，然后在表格中⼀⼀对应地插⼊这些域即可（图3）。

图3
四、合并到新⽂档
接着，单击⼯具栏上的“合并到新⽂档”按钮，在弹出的对话框中选择“全部”，再按“确定”，⽣成⼀个新⽂档。

在这个⽂档中，每个学⽣成绩通知单单独⼀页（A4纸），最后⼀个符号是“分节符”（图4）。

图4
五、格式调整
为了提⾼处理速度，减少纸张损耗，可以把成绩通知单设计成⼩条样式，使得在A4纸上可打印3~4个学⽣的成绩通知单。

按“Ctrl+H”组合键打开“查找和替换”对话框，单击“查找内容”编辑框，然后单击“特殊字符”按钮，从中选择“分节符”，“替换为”编辑框不填写，然后单击“全部替换”，则原⽂档中的所有“分节符”就全部“灰飞烟灭”了。

这样，所有的成绩单便连贯起来，⼀页可容纳3~4张通知单，中间以空⾏分隔开（现在知道第⼀步中在⽂档末尾
加⼊空⾏的作⽤了吧）。

运⽤“邮件合并”提⾼办公效率
作者：佚名⽂章来源：天极办公软件在⽇常的办公过程中，我们可能有很多数据表，同时⼜需要根据这些数据信息制作出⼤量信函、信封或者是⼯资条。

⾯对如此繁杂的数据，难道我们只能⼀个⼀个地复制粘贴吗？能保证过程中不出错吗？
其实，借助Word提供的⼀项功能强⼤的数据管理功能——“邮件合并”，我们完全可以轻松、准确、快速地完成这些任务。

这⾥
我们特别组织了这个的专题，详细讲解“邮件合并”以及具体⽤法，同时以实例剖析的⽅式帮助⼤家快速上⼿。

⼀、什么是“邮件合并”
什么是“邮件合并”呢？为什么要在“合并”前加上“邮件”⼀词呢？
其实“邮件合并”这个名称最初是在批量处理“邮件⽂档”时提出的。

具体地说就是在邮件⽂档（主⽂档）的固定内容中，合并与发送信息相关的⼀组通信资料（数据源：如Excel表、Access数据表等），从⽽批量⽣成需要的邮件⽂档，因此⼤⼤提⾼⼯作的效率，“邮件合并”因此⽽得名。

显然，“邮件合并”功能除了可以批量处理信函、信封等与邮件相关的⽂档外，⼀样可以轻松地批量制作标签、⼯资条、成绩单等。

Word2002以上的版本中新增了“邮件合并”任务窗格式的“邮件合并向导”，这让我们在使⽤“邮件合并”*作时更加⽅便和容易。

本课程通过三个实际任务的解决步骤，详细介绍“邮件合并”功能的使⽤⽅法，学习完成后⼤家就可以按部就班地运⽤到⾃⼰的实际⼯作当中。

⼆、什么时候使⽤“邮件合并”
我们可以通过分析⼀些⽤“邮件合并”完成的任务，从⽽得到答案。

⽐如最我们最常⽤的需要批量处理的信函、⼯资条等⽂档，它们通常都具备两个规律：
⼀是我们需要制作的数量⽐较⼤；
⼆是这些⽂档内容分为固定不变的内容和变化的内容，⽐如信封上的寄信⼈地址和邮政编码、信函中的落款等，这些都是固定不变的内容；⽽收信⼈的地址邮编等就属于变化的内容。

其中变化的部分由数据表中含有标题⾏的数据记录表表⽰。

什么是含有标题⾏的数据记录表呢？通常是指这样的数据表：它由字段列和记录⾏构成，字段列规定该列存储的信息，每条记录⾏存储着⼀个对象的相应信息。

⽐如图1就是这样的表，其中包含的字段为“客户姓名”、“服务帐号”等。

接下来的每条记录，存储着每个客户的相应信息。

三、邮件合并的三个基本过程
上⾯讨论了邮件合并的使⽤情况，现在我们了解⼀下邮件合并的基本过程。

理解了这三个基本过程，就抓住了邮件合并
的“纲”，以后就可以有条不紊地运⽤邮件合并功能解决实际任务了。

(⼀) 建⽴主⽂档
“主⽂档”就是前⾯提到的固定不变的主体内容，⽐如信封中的落款、信函中的对每个收信⼈都不变的内容等。

使⽤邮件合并之前先建⽴主⽂档，是⼀个很好的习惯。

⼀⽅⾯可以考查预计中的⼯作是否适合使⽤邮件合并，另⼀⽅⾯是主⽂档的建⽴，为数据源的建⽴或选择提供了标准和思路。

(⼆) 准备好数据源
数据源就是前⾯提到的含有标题⾏的数据记录表，其中包含着相关的字段和记录内容。

数据源表格可以是Word、Excel、Access或Outlook中的联系⼈记录表。

在实际⼯作中，数据源通常是现成存在的，⽐如你要制作⼤量客户信封，多数情况下，客户信息可能早已被客户经理做成了Excel表格，其中含有制作信封需要的“姓名”、“地址”、“邮编”等字段。

在这种情况下，你直接拿过来使⽤就可以了，⽽不必重新制作。

也就是说，在准备⾃⼰建⽴之前要先考查⼀下，是否有现成的可⽤。

如果没有现成的则要根据主⽂档对数据源的要求建⽴，根据你的习惯使⽤Word、Excel、Access都可以，
实际⼯作时，常常使⽤Excel制作。

(三) 把数据源合并到主⽂档中
前⾯两件事情都做好之后，就可以将数据源中的相应字段合并到主⽂档的固定内容之中了，表格中的记录⾏数，决定着主⽂件⽣成的份数。

整个合并*作过程将利⽤“邮件合并向导”进⾏，使⽤⾮常轻松容易。

四、实例详细剖析
明⽩了原理和使⽤过程之后，我们进⼊实际*作。

这⾥我们提出三个实际任务：
如何根据已有的Excel客户资料表快速批量书写信函？
如何根据已有的Excel客户资料表快速批量制作信封？
如何根据已有的Access⼯资数据表快速批量制作⼯资条？
关于这三个例⼦我们都提供了主⽂档和数据源案例⽂件，利⽤案例*作将更容易理解和掌握邮件合并功能，具体开始之前请先
下载案例⽂件
[包括：信函(主⽂档).doc、信函和信封(数据源).xls、员⼯⼯资管理(数据源).mdb、⼯资条(主⽂档).doc]。

第⼀和第⼆个任务中我们提供的数据源是Excel表格，第三个任务提供Access表格，*作完成之后你会发现过程都是⼤同⼩异，使⽤⾮常简单。

(⼀) 制作⼤量信函
由于现在我们已经预先制作好了“信函(主⽂档)”和“信函和信封(数据源)”案例⽂件，所以接下来的*作，实际上就是邮件合并的第三个过程——“把数据源合并到主⽂档中”。

在实际处理⾃⼰的⼯作时，主⽂档和数据源当然都会改变，到时参照提供的案例⽂件制作即可。

1. 启动Word2003（其他版本⼀样），打开主⽂档“信函(主⽂档)”案例⽂件，接下来的任务就把数据源中的“客户姓名”和“服务帐号”两个字段合并到主⽂档中。

2. 如果任务窗格没有显⽰，选择菜单“视图→任务窗格”命令显⽰它，然后单击它顶部右边的下拉按钮，在弹出的菜单中选择“邮件合并”命令，切换到“邮件合并“任务窗格(图2)。

图 2
3. 接下来，可以在邮件合并任务窗格中看到“邮件合并向导”的第⼀步：选择⽂档类型，这⾥我们采⽤默认的选择：“信函”(图3)。

图 3
4. 单击任务窗格下⽅的下⼀步：正在启动⽂档链接，进⼊“邮件合并向导”第⼆步：选择开始⽂档。

由于我们当前的⽂档就是主⽂档，故采⽤默认选择：“使⽤当前⽂档”。

5. 单击任务窗格下⽅的下⼀步：选取收件⼈，进⼊“邮件合并向导”第三步：选择收件⼈。

从这⾥可以看到，如果你还没创建数据源，则可以选择“键⼊新列表”单选框，然后单击“键⼊新列表”下⽅的“创建”链接，在弹出的“新建地址列表”对话框中进⾏创建。

但是前⾯已经说过，为了提⾼效率，还是在之前就把数据源创建好。

由于我们已经准备好了Excel格式的数据源，“信函和信封(数据源)”案例⽂件，于是我们单击“使⽤现有列表”区的“浏览”链接(图4)，打开“选取数据源”对话框。

图 4
6. 通过该对话框定位到“信函和信封(数据源)”案例⽂件的存放位置，选中它后单击“打开”。

由于该数据源是⼀个Excel格式的⽂件，接着弹出“选择表格”对话框，数据存放在Sheet1⼯作表中，于是在Sheet1被选中的情况下单击“确定”按钮(图5)。

图 5
7. 接着弹出“邮件合并收件⼈”对话框，可以在这⾥选择哪些记录要合并到主⽂档，默认状态是全选。

这⾥保持默认状态，单
击“确定”按钮(图6)，返回Word编辑窗⼝。

图 6
8. 单击下⼀步：撰写信函链接，进⼊“邮件合并向导”的第四步：撰写信函。

这个步骤是邮件合并的核⼼，因为在这⾥我们将完成把数据源中的恰当字段插⼊到主⽂档中的恰当位置。

9. 先选中主⽂档中的“[收信⼈姓名]”，接着单击任务窗格中的“其它项⽬”链接，打开“插⼊合并域”对话框，“数据库域”单选框被默认选中，“域(F)：”下⽅的列表中出现了数据源表格中的字段。

接下来我们选中“客户姓名”，单击“插⼊”按钮后，数据源中该字段就合并到了主⽂档中(图7)。

图7
10. 先关闭“插⼊合并域”对话框，然后选中“[服务帐号]”，⽤同样的⽅法把数据源中的“服务帐号”字段合并到主⽂档中，合并完成后效果如下⾯(图8)。

图8
11. 可以看到从数据源中插⼊的字段都被⽤“《》”符号扩起来，以便和⽂档中的普通内容相区别。

12. 检查确认之后，就可以单击下⼀步：预览信函链接，进⼊“邮件合并向导”第五步：预览信函。

⾸先可以看到刚才主⽂档中的带有“《》”符号的字段，变成数据源表中的第⼀条记录中信息的具体内容，单击任务窗格中的“>”按钮可以浏览批量⽣成的其。