合同协议书档案管理规定
合同档案管理及档案利用制度内容
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合同档案管理及档案利用制度内容甲方:________乙方:________鉴于甲方拥有相关档案资料的管理权,乙方需要使用并管理这些档案资料,甲乙双方本着平等自愿的原则,就合同档案的管理及利用达成如下协议:一、档案管理1.甲方应建立健全合同档案管理制度,确保档案资料的安全、完整和可追溯。
2.甲方负责档案资料的收集、整理、归档和保管工作,确保档案资料的真实性、准确性和合法性。
3.甲方应定期对档案资料进行清查、核对,发现遗失、损毁或篡改的情况,应及时采取措施予以补救。
4.甲方应提供必要的档案管理设施和条件,确保档案资料的安全保管。
二、档案利用1.乙方有权依法使用甲方提供的档案资料,但应遵守甲方的档案管理制度和保密规定。
2.乙方在使用档案资料时,应确保档案资料的安全,不得遗失、损毁或篡改档案资料。
3.乙方在使用档案资料过程中,如需复制、摘录或引用档案资料,应征得甲方的书面同意,并注明出处。
4.乙方在使用档案资料时,应尊重档案资料的真实性和完整性,不得歪曲、篡改档案资料的内容。
三、保密条款1.甲乙双方应对在合同执行过程中知悉的对方商业秘密和档案资料保密,未经对方书面同意,不得向第三方披露。
2.甲乙双方应采取必要措施,确保档案资料的安全,防止档案资料泄露给未经授权的第三方。
a)已为公众所知悉的信息;b)在披露前已由接收方合法持有的信息;c)由第三方合法提供的信息;d)根据法律、法规、规章等规定应当披露的信息。
四、违约责任1.如一方违反本合同的约定,导致档案资料遗失、损毁或泄露,应承担相应的法律责任。
2.如一方违反保密条款,导致对方商业秘密泄露,应承担相应的赔偿责任。
五、争议解决1.本合同的签订、履行、解释及争议解决均适用中华人民共和国法律。
2.双方在履行本合同过程中发生的争议,应通过友好协商解决;协商不成的,任何一方均有权向甲方所在地人民法院提起诉讼。
六、其他约定1.本合同自双方签字(或盖章)之日起生效,有效期为____年。
合同存档收纳管理规定(3篇)
![合同存档收纳管理规定(3篇)](https://img.taocdn.com/s3/m/eb06352e2a160b4e767f5acfa1c7aa00b52a9dec.png)
第1篇第一章总则第一条为了加强合同管理,规范合同存档收纳工作,确保合同档案的完整、准确、安全,提高合同管理效率,根据《中华人民共和国合同法》和国家有关档案管理的法律法规,制定本规定。
第二条本规定适用于公司所有合同存档收纳工作。
第三条合同存档收纳工作应遵循以下原则:(一)依法管理原则:严格执行国家有关法律法规,确保合同档案的合法性、合规性。
(二)完整性原则:确保合同档案的完整性,不得遗漏、损毁、伪造。
(三)准确性原则:确保合同档案内容的准确性,不得篡改、伪造。
(四)安全性原则:确保合同档案的安全,防止丢失、泄密。
(五)保密性原则:严格保护合同档案中的商业秘密和保密信息。
第二章合同存档范围第四条合同存档范围包括以下内容:(一)公司与其他单位、个人签订的各类合同,包括但不限于购销合同、租赁合同、承揽合同、技术合同、服务合同、合作合同等。
(二)公司内部管理合同,如劳动合同、聘用合同、保密协议等。
(三)公司与其他单位、个人签订的补充协议、变更协议、解除协议等。
(四)其他需要存档的合同文件。
第三章合同存档程序第五条合同存档程序如下:(一)合同签订后,合同签订人应将合同原件及相关附件提交给合同管理部门。
(二)合同管理部门对提交的合同进行审核,确保合同内容合法、合规、完整。
(三)合同管理部门对审核通过的合同进行编号、登记,并将合同原件及相关附件存档。
(四)合同管理部门将合同电子版录入合同管理系统。
第四章合同存档管理第六条合同存档管理包括以下内容:(一)合同档案的整理、分类、编目。
(二)合同档案的保管、维护、修复。
(三)合同档案的查阅、借阅、复制。
(四)合同档案的销毁。
第七条合同档案的整理、分类、编目应遵循以下原则:(一)按照合同类型、签订时间、合同编号等进行分类。
(二)按照合同内容、合同签订人、合同履行期限等进行编目。
(三)确保合同档案的完整性和准确性。
第八条合同档案的保管、维护、修复应遵循以下原则:(一)确保合同档案的物理安全,防止火灾、水灾、虫蛀、霉变等。
合同档案管理办法(合同归档标准)
![合同档案管理办法(合同归档标准)](https://img.taocdn.com/s3/m/e5dd798f5ebfc77da26925c52cc58bd63186932d.png)
合同档案管理办法(合同归档标准)一、背景合同是企业与其他组织或个人之间进行业务合作的重要依据,合同档案的管理对于企业的运营和风险控制具有重要意义。
为了规范合同档案的管理工作,确保合同档案的完整、准确和安全,制定本合同档案管理办法,明确合同档案的归档标准和管理要求。
二、合同归档标准1. 归档范围与供应商签订的采购合同与客户签订的销售合同与合作伙伴签订的合作协议与员工签订的劳动合同与租赁方签订的租赁合同2. 归档要求合同正本和副本都需要进行归档,确保原始合同和备份文件的安全性。
归档文件需要按照合同的类型和日期进行分类,便于查找和管理。
所有合同归档都需要有合同编号,合同编号一经确定不得更改,并需要在合同正本和副本上进行标注。
归档文件要求进行编号和盖章,确保真实性和认证合法性。
合同档案需要定期进行备份和归档,确保数据的安全性和可追溯性。
三、合同档案管理要求1. 档案管理责任设立专门的合同档案管理部门,明确责任人,并确保其工作人员具备相关的档案管理能力和素质。
合同档案管理部门应制定相应的档案管理制度和工作流程,并进行培训和督导。
确保合同档案管理工作符合相关法律法规和企业内部控制要求。
2. 档案存储和保管合同档案应妥善存放在专门的档案库房或档案柜中,确保安全、防火和防盗。
档案管理部门要建立档案存取制度,确保只有授权人员才能查阅和操作档案。
合同档案应定期进行翻查和整理,确保档案的可读性和完整性。
3. 档案检索和利用设立档案检索系统,将合同档案信息电子化,并建立便捷的查阅和检索机制。
授权人员可以根据合同编号、合同类型等关键词进行档案的检索和查找。
合同档案可以被授权人员用于业务审计、法律诉讼等需要的场景。
四、合同档案管理流程1. 合同档案的归档流程接收合同正本和副本,核对合同的准确性和完整性,并进行编号和标注。
根据合同类型和日期进行归类,将合同归档至相应的档案柜或档案库。
归档记录包括归档人员、归档日期、归档存放位置等信息,以便日后查阅和管理。
企业员工档案托管协议书5篇
![企业员工档案托管协议书5篇](https://img.taocdn.com/s3/m/05f51d01cbaedd3383c4bb4cf7ec4afe04a1b186.png)
企业员工档案托管协议书5篇篇1甲方(档案托管单位):___________地址:___________________________联系方式:_______________________法定代表人:___________________乙方(员工):_________________住址:___________________________联系方式:_______________________身份证号码:___________________鉴于甲乙双方为了保障员工个人档案的安全、保密和规范管理,经友好协商,达成以下协议:一、协议目的本协议旨在明确甲乙双方关于员工档案托管的权利与义务,确保乙方个人档案的完整性、安全性和规范性,促进双方的合作与信任。
二、档案托管内容乙方自愿将个人档案交由甲方托管,档案内容包括但不限于个人简历、身份证明、学历证明、职称证书、工作经历、劳动合同、社会保险等相关材料。
三、甲方的责任和义务1. 甲方负责建立和管理员工档案,确保档案的真实性、完整性和安全性。
2. 甲方应设立专门的档案管理部门,配备专职档案管理人员,制定档案管理规定和操作规范。
3. 甲方应建立健全档案保管制度,确保档案不被毁损、丢失。
如发生档案损失或丢失,甲方应及时采取措施进行补救。
4. 甲方应根据乙方的要求,提供档案查询、复印等服务。
5. 甲方应遵守国家有关档案托管的法律法规,保护乙方个人隐私。
未经乙方授权,甲方不得泄露乙方个人信息。
四、乙方的责任和义务1. 乙方应提供真实、完整的档案资料,如实告知甲方相关情况。
2. 乙方应按时向甲方提供新产生的档案资料,确保档案的及时性和完整性。
3. 乙方有权查询自己的档案,但应遵守甲方的档案管理规定。
4. 乙方应妥善保管个人档案,防止档案遗失或损坏。
如发生遗失或损坏,应及时通知甲方并采取补救措施。
5. 乙方离职后,应及时办理档案移交手续,确保档案的连续性。
五、协议期限与终止1. 本协议自双方签字(盖章)之日起生效,有效期为______年。
合同档案管理规定
![合同档案管理规定](https://img.taocdn.com/s3/m/094adf67905f804d2b160b4e767f5acfa1c78389.png)
合同档案管理规定第一条总则1.1为加强合同档案的管理,确保合同档案的完整、准确、安全和有效利用,根据《档案法》、《合同法》等有关法律法规的规定,制定本规定。
1.2本规定适用于公司内部所有合同档案的管理工作。
第二条合同档案的收集与整理2.1合同签订后,合同承办部门应当及时将合同文本及相关附件原件送交档案管理部门进行归档。
2.2档案管理部门应当对收集到的合同档案进行整理,按照合同的类型、签订时间、履行期限等因素进行分类,确保档案的完整性和可追溯性。
第三条合同档案的保管与保密3.1档案管理部门应当采取适当措施,确保合同档案的安全、保密,防止档案的遗失、损坏或泄露。
3.2合同档案的借阅、复制、销毁等操作,必须经过档案管理部门的审批,并严格遵循相关规定。
第四条合同档案的利用与销毁4.1合同档案的利用应当遵循公正、公平、公开的原则,确保证据的真实性和合法性。
4.2合同履行完毕后,档案管理部门应当根据档案保管期限的规定,对合同档案进行鉴定,对无需继续保管的档案进行销毁,销毁前应当进行登记、审批。
第五条合同档案的电子化管理5.1档案管理部门应当逐步推进合同档案的电子化管理,提高档案管理效率。
5.2电子合同档案的管理应当符合国家有关电子档案管理的相关规定,确保电子档案的真实性、完整性和可追溯性。
第六条合同档案的监督检查6.1公司应当定期对合同档案的管理情况进行监督检查,发现问题及时整改。
6.2档案管理部门应当配合相关部门的监督检查工作,如实提供合同档案管理的相关资料。
第七条法律责任7.1违反本规定的,按照公司相关制度进行处理,涉嫌犯罪的,依法移送司法机关处理。
7.2因违反本规定导致公司遭受损失的,应当承担相应的赔偿责任。
第八条附则8.1本规定由公司董事会负责解释。
8.2本规定自发布之日起实施。
本规定旨在规范公司合同档案的管理工作,保障公司合法权益,维护公司经营秩序,特此规定。
一、五种特殊的应用场合及注意事项1.场景一:合同借阅当需要借阅合同档案时,得先跟档案管理部门打声招呼,填写申请表,经过审批后才能拿到合同档案。
档案托管合同书范本5篇
![档案托管合同书范本5篇](https://img.taocdn.com/s3/m/866e1a825122aaea998fcc22bcd126fff6055d6d.png)
档案托管合同书范本5篇篇1甲方(委托单位):_________________________乙方(受托单位):_________________________鉴于甲方需要将档案托管给乙方进行管理,经双方友好协商,达成如下协议:一、合同目的本合同旨在明确甲、乙双方在档案托管过程中的权利和义务,确保档案的安全、完整及有效利用。
二、托管内容1. 甲方委托乙方托管的档案包括:_________________________等。
2. 乙方负责为甲方提供档案存储、管理、保护和利用等服务。
三、托管期限1. 本合同托管期限为____年,自____年__月__日起至____年__月__日止。
2. 托管期限届满后,如需续签,双方应在本合同到期前3个月进行协商并签订新的合同。
四、甲方的权利和义务1. 甲方有权要求乙方提供档案托管服务,并对托管服务的质量进行监督。
2. 甲方应按约定向乙方支付档案托管费用。
3. 甲方应保证托管的档案真实、完整,并承担因档案内容不实或缺失所产生的法律责任。
4. 甲方应遵守国家法律法规,不得利用托管的档案从事违法活动。
五、乙方的权利和义务1. 乙方有权按照本合同约定收取档案托管费用。
2. 乙方应提供安全、可靠的档案存储环境,确保档案的安全、完整。
3. 乙方应根据甲方的要求,提供档案查询、借阅、复制等服务。
4. 乙方应妥善保管档案,防止档案的损坏、丢失。
5. 乙方应定期向甲方报告档案托管情况,并配合甲方进行档案检查和审核。
六、档案托管费用及支付方式1. 甲方应向乙方支付档案托管费用,具体金额及支付方式双方另行约定。
2. 甲方未按约定支付档案托管费用的,乙方有权终止服务并追究甲方的违约责任。
七、保密条款1. 双方应对在合作过程中知悉的对方商业秘密、技术秘密及其他不宜公开的信息予以保密。
2. 未经对方许可,任何一方不得向第三方泄露上述保密信息。
八、违约责任1. 如一方违反本合同的任何条款,守约方有权要求违约方履行其义务或要求违约方采取补救措施。
2024年合同档案管理办法
![2024年合同档案管理办法](https://img.taocdn.com/s3/m/3d3b1db205a1b0717fd5360cba1aa81145318f75.png)
合同档案管理办法一、总则1.1 为加强合同档案的管理,规范合同档案的收集、整理、归档、保管和利用工作,确保合同档案的完整性、准确性和安全性,根据《档案法》、《合同法》等相关法律法规,制定本办法。
1.2 本办法适用于公司内部各类合同档案的管理,包括合同签订、履行、变更、解除、终止等环节所形成的文件材料。
(1)及时性:合同档案应及时收集、整理、归档,确保档案的完整性;(2)准确性:合同档案应真实、准确地反映合同签订、履行等实际情况;(3)安全性:合同档案应妥善保管,防止丢失、损毁、篡改等情况发生;(4)保密性:合同档案涉及商业秘密和国家秘密的,应按照相关法律法规进行保密;(5)便捷性:合同档案应便于查询、利用,提高档案使用效率。
二、合同档案的收集与整理2.1 合同档案的收集(1)合同草案、修改稿、会签稿等;(2)合同谈判记录、会议纪要等;(3)合同签订依据,如招投标文件、中标通知书等;(4)合同评审意见、法律意见书等;(5)其他与合同签订有关的文件材料。
(1)合同履行过程中的往来函件、通知、报告等;(2)合同履行过程中的变更、解除、终止等文件材料;(3)合同履行过程中的验收、结算、支付等文件材料;(4)其他与合同履行有关的文件材料。
2.2 合同档案的整理2.2.1 合同承办部门应按照合同签订、履行等环节,对收集到的文件材料进行分类、编号、装订。
(1)文件材料应按照时间顺序排列;(2)文件材料应按照重要程度、利用频率等因素进行分类;(3)文件材料应确保字迹清晰、完整,易于识别;(4)文件材料应采用统一规格的装订材料,便于查阅。
三、合同档案的归档与保管3.1 合同档案的归档3.1.1 合同承办部门应在合同履行完毕后,及时将合同档案归档。
(1)合同档案应按照合同类型、签订时间等因素进行分类;(2)合同档案应填写归档目录,包括合同名称、签订日期、合同编号等基本信息;(3)合同档案应按照编号顺序,依次装入档案盒,并在档案盒上标注合同名称、编号等;(4)合同档案归档后,应进行编号、编目,确保档案的有序性。
合同档案管理制度范本
![合同档案管理制度范本](https://img.taocdn.com/s3/m/c2c48955591b6bd97f192279168884868762b8da.png)
第一章总则第一条为加强合同档案管理,确保合同档案的完整、准确、安全和有效利用,根据《中华人民共和国档案法》、《中华人民共和国合同法》等相关法律法规,结合本单位的实际情况,特制定本制度。
第二条本制度适用于本单位所有合同档案的管理工作。
第三条合同档案管理应遵循以下原则:(一)依法管理原则;(二)集中统一原则;(三)完整准确原则;(四)安全保密原则;(五)便于利用原则。
第二章管理机构与职责第四条本单位设立合同档案管理部门,负责合同档案的收集、整理、保管、利用和销毁等工作。
第五条合同档案管理部门的主要职责:(一)负责制定合同档案管理的规章制度;(二)负责合同档案的收集、整理、归档;(三)负责合同档案的保管、保护和修复;(四)负责合同档案的查阅、借阅和复制;(五)负责合同档案的销毁和报废;(六)负责合同档案的统计、分析和报告;(七)负责合同档案管理的培训和指导。
第三章收集与整理第六条合同档案的收集范围:(一)本单位签订的各类合同;(二)合同附件、补充协议、变更协议等;(三)合同履行过程中的有关文件、资料;(四)合同履行完毕后的有关文件、资料。
第七条合同档案的整理要求:(一)按照合同类别、签订时间、合同编号等进行分类;(二)按照合同档案的实际情况,编制合同档案目录;(三)对合同档案进行编号、编目、登记;(四)对合同档案进行整理、装订,确保档案的完整性和准确性。
第八条合同档案的归档要求:(一)合同档案应当在合同履行完毕后一个月内归档;(二)归档的合同档案应当符合本制度第六条、第七条的规定;(三)归档的合同档案应当由合同档案管理人员进行审核、验收。
第四章保管与保护第九条合同档案的保管要求:(一)按照合同档案的类别、等级、期限等进行分类、分柜、分架存放;(二)合同档案的存放应当符合国家档案保护标准,确保档案的物理安全;(三)合同档案的存放场所应当通风、干燥、防潮、防尘、防虫、防鼠、防盗、防火;(四)合同档案的存放场所应当配备必要的安全设施和设备。
合同档案管理制度细则
![合同档案管理制度细则](https://img.taocdn.com/s3/m/23e8da944128915f804d2b160b4e767f5bcf8078.png)
一、总则1. 为了规范公司合同档案管理,确保合同档案的完整、准确、安全和有效利用,根据国家有关法律法规和公司实际情况,特制定本细则。
2. 本细则适用于公司内部所有合同档案的管理工作。
二、合同档案的分类与编号1. 合同档案分为以下类别:采购合同、销售合同、技术服务合同、产品合作合同、测试协议、联盟协议、市场营销合同、财务合同等。
2. 合同档案按照合同类别、年份、项目性质等进行分类编号,确保档案的有序存放。
三、合同档案的收集与整理1. 合同档案的收集应遵循真实性、完整性、及时性的原则。
2. 合同档案的整理应包括以下内容:(1)合同签订、履行过程中的相关协议、单证、函电等文件;(2)合同履行过程中的变更、补充协议、通知等文件;(3)合同履行过程中的验收、付款、索赔等相关文件;(4)合同履行过程中的其他有关文件。
3. 合同档案的整理应按照档案分类编号,逐份登记归档。
四、合同档案的保管与使用1. 合同档案的保管应遵循以下原则:(1)防火、防潮、防虫、防盗、防尘、防高温等安全措施;(2)专人负责保管,确保档案的完整和安全;(3)档案库房应具备必要的设施,如档案柜、温湿度控制设备等。
2. 合同档案的使用应遵循以下规定:(1)查阅合同档案应办理借阅手续,经相关部门负责人签字同意后方可查阅;(2)查阅合同档案应遵守保密规定,不得泄露公司商业秘密;(3)查阅合同档案应保持档案的整洁和完整,不得擅自涂改、销毁或损坏档案。
五、合同档案的统计与报告1. 合同管理组应定期对合同档案进行统计,编制合同档案统计清单。
2. 合同管理组应向公司领导汇报合同档案管理情况,包括档案数量、类别、保管状况等。
六、合同档案的销毁1. 合同档案的销毁应遵循以下规定:(1)合同档案的销毁应经公司领导批准,并报相关部门备案;(2)销毁合同档案前,应核对档案内容,确保档案的完整性;(3)销毁合同档案时,应采取有效措施,确保档案的保密性。
2. 合同档案的销毁应在专人监督下进行,销毁后的残渣应妥善处理。
合同档案管理制度
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合同档案管理制度合同档案管理制度1档案管理制度【1】一、为规范公司档案管理,增强公司档案的实用性和有效性,特制定本制度。
二、归档范围公司的规划、年度计划、统计资料、财务审计、会计档案、劳动工资、经营情况、人事档案、会议记录、决定、委托书、协议、合同、项目方案、通知等具有参考价值的文件资料。
三、公司的档案管理由总经理办公室档案室档案管理员负责。
四、档案管理员的职责:保证公司及各部门的原始资料及单据齐全完整、安全保密和使用方便。
五、资料的收集与整理1、公司的归档资料实行季度归档及年度归档制度,即:每年的四、七、十和次年的一月和每年二月份为公司档案资料归档期。
2、在档案资料归档期,由档案管理员分别向各主管部门收集应该归档的原始资料。
各主管部门经理应积极配合与支持。
3、凡应该及时归档的资料,由档案管理员负责及时归档。
4、各部门专用的收、发文件资料,按文件的密级确定是否归档。
凡机密以上级的文件必须把原件放入档案室。
5、档案管理员根据公司的《文书立卷归档管理制度》实施档案归档整理。
六、资料的`分类与归档1、公司档案资料的分类依据《文书立卷归档管理制度》的有关规定执行。
2、公司档案资料的归档每年一次,属于平时立卷归档的不在此规定范围内。
七、档案的借阅1、总经理、副总经理、总监、总经理办公室主任借阅非密级档案可直接通过档案管理员办理借阅手续。
2、因工作需要,公司的其他人员需借阅非密级档案时,由部门经理办理《借阅档案申请表》送总经理办公室主任核批。
3、公司档案密级分为绝密、机密、秘密三个级别,绝密级档案禁止调阅,机密级档案只能在档案室阅览,不准外借;秘密级档案经审批可以借阅,但借阅时间不得超过4小时。
秘密级档案的借阅必须由总经理或分管副总经理批准。
总经理因公外出时可委托副总经理或总经理办公室主任审批,具体按委托书的内容执行。
4、档案借阅者必须做到:①爱护档案,保持整洁,严禁涂改。
②注意安全保密,严禁擅自翻印、抄录、转借、遗失。
合同存档管理规定有哪些(多条款详尽版)
![合同存档管理规定有哪些(多条款详尽版)](https://img.taocdn.com/s3/m/7c67178b6037ee06eff9aef8941ea76e58fa4ae4.png)
合同存档管理规定一、总则1.1为加强公司合同的管理,规范合同存档工作,确保合同档案的完整性、准确性和安全性,根据《合同法》及相关法律法规,制定本规定。
1.2本规定适用于公司所有合同档案的存档、保管、借阅、销毁等管理工作。
1.3本规定所称合同档案,是指公司在合同签订、履行、变更、解除等过程中形成的具有保存价值的各种文件、资料。
二、合同档案的归档2.1合同签订后,合同承办部门应当在合同生效之日起30日内将合同正本、副本及相关附件等资料提交给档案管理部门归档。
2.2合同承办部门提交的合同档案资料应当真实、完整、准确,不得涂改、伪造、损坏或丢失。
2.3档案管理部门应当对合同承办部门提交的合同档案资料进行审核,确保资料齐全、符合归档要求。
2.4档案管理部门应当按照规定的分类标准,对合同档案进行分类、编号、登记,并编制合同档案目录。
2.5档案管理部门应当将归档的合同档案资料按照规定的保管期限进行保管。
三、合同档案的保管3.1合同档案的保管期限分为永久、长期、短期三种,具体期限按照国家和公司的规定执行。
3.2档案管理部门应当采取防火、防盗、防潮、防虫、防光、防尘等措施,确保合同档案的安全。
3.3档案管理部门应当定期对合同档案进行清点、检查,发现丢失、损坏、涂改等情况,应当及时报告并采取措施予以补救。
3.4档案管理部门应当建立健全合同档案的借阅、复制、销毁等管理制度,确保合同档案的合理使用和安全管理。
四、合同档案的借阅4.1公司内部人员因工作需要借阅合同档案的,应当向档案管理部门提出书面申请,说明借阅理由和用途,经批准后方可借阅。
4.2借阅合同档案的人员应当妥善保管档案资料,不得涂改、损坏、丢失或泄露档案内容。
4.3借阅合同档案的人员应当在规定的期限内归还档案资料,确需延期的,应当办理延期手续。
五、合同档案的销毁5.1合同档案达到保管期限的,档案管理部门应当按照规定程序进行销毁。
5.2销毁合同档案应当由档案管理部门负责,并应当有合同承办部门和相关人员的监督。
最新合同档案管理办法细则-(特殊条款版)
![最新合同档案管理办法细则-(特殊条款版)](https://img.taocdn.com/s3/m/2dade497a48da0116c175f0e7cd184254b351b9e.png)
合同档案管理办法细则第一章总则第一条为了加强公司合同档案的管理,保证合同档案的真实性、完整性、准确性和安全性,根据《合同法》及有关法律法规,结合公司实际情况,制定本办法。
第二条本办法适用于公司签订、履行、变更、解除和终止的所有合同档案的管理。
(一)统一领导、分级管理;(二)真实、完整、准确、安全;(三)便于查找、利用和保密;(四)及时归档、定期整理。
第二章合同档案的归档范围和归档要求第四条合同档案的归档范围包括:(一)合同文本及其附件;(二)合同谈判、签订、履行、变更、解除和终止过程中的相关文件;(三)合同履行过程中的往来函件、通知、会议纪要等;(四)合同纠纷处理的相关文件;(五)其他与合同有关的文件。
第五条合同档案的归档要求如下:(一)合同档案应按照合同签订的时间顺序进行编号;(二)合同档案应按照合同类型、签订部门等进行分类;(三)合同档案应按照《档案管理规定》的要求进行装订、装盒、标识;(四)合同档案的归档时间不得晚于合同履行期限届满后30日。
第三章合同档案的保管和利用第六条合同档案的保管期限自合同履行期限届满之日起计算,具体期限如下:(一)一般合同档案保管期限为5年;(二)重要合同档案保管期限为10年;(三)重大合同档案保管期限为永久。
第七条合同档案的保管要求如下:(一)合同档案应存放于干燥、通风、防潮、防火、防盗的库房内;(二)合同档案应定期进行检查、清点,确保档案的完整性和安全性;(三)合同档案的借阅、复制、销毁等应按照《档案管理规定》执行。
(一)合同档案的利用应遵循公司内部审批程序;(二)合同档案的利用应确保合同信息的安全和保密;(三)合同档案的利用应便于公司内部管理和外部审计。
第四章合同档案的销毁第九条合同档案达到保管期限后,由档案管理部门提出销毁申请,经公司领导审批同意后,方可进行销毁。
第十条合同档案的销毁应按照《档案管理规定》的要求进行,确保合同信息的安全和保密。
第五章附则第十一条本办法自发布之日起施行。
合同的档案管理与保存
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合同的档案管理与保存协议书甲方:(公司名称)地址:联系人:电话:乙方:(公司名称)地址:联系人:电话:鉴于甲方与乙方之间进行合同交易,并为了确保合同的有效管理与安全保存,双方达成以下协议:第一条合同档案管理责任1.1 甲方负责合同的起草、签订以及执行,并负责将签订后的合同档案归档。
1.2 乙方负责仔细阅读合同内容,并及时提出修改意见和异议。
一旦双方达成一致,乙方应将合同经签字确认后归还给甲方。
1.3 甲方负责为每一份合同设立唯一的合同编号,并建立相应的档案管理系统。
第二条合同档案保存与管理2.1 合同档案应以电子和纸质两种形式进行保存。
2.2 甲方应设立合适的网络服务器,并采取必要的安全措施,确保合同档案的电子版本安全可靠。
甲方应保证服务器的连续性和及时备份,以防数据丢失。
2.3 甲方应为纸质合同建立相应的档案室,定期进行整理和清点,并采取措施保护其安全。
2.4 甲方应制定合适的档案管理制度,确保合同档案的完整性和准确性。
档案管理制度应包括但不限于索引、分类、存储、检索等方面。
2.5 乙方有权申请查阅已经归档的合同档案,甲方应在合理时间内提供查阅服务。
第三条合同档案的保密性3.1 双方应对合同档案保密,未经对方书面许可,不得向第三方透露合同内容。
3.2 如有必要,双方可以就特定合同约定保密期限,超过保密期限后,可以适当披露合同内容。
第四条合同档案的保存期限4.1合同档案的保存期限应符合法律法规的要求,并根据合同的性质和重要性确定具体期限。
4.2 合同档案的电子版本保存期限不得少于纸质版本。
4.3 合同档案保存期限届满后,甲方有权根据法律法规的要求采取合适的处理措施,包括但不限于销毁、归档转移等。
第五条合同档案的争议解决5.1 双方在合同档案管理与保存过程中发生的争议,应优先通过友好协商解决。
5.2 如协商无法解决,双方同意将纠纷提交至有管辖权的仲裁机构进行仲裁。
5.3 仲裁裁决是终局的,对双方均具有约束力。
档案托管合同书范本5篇
![档案托管合同书范本5篇](https://img.taocdn.com/s3/m/51eac99a0d22590102020740be1e650e53eacf15.png)
档案托管合同书范本5篇篇1档案托管合同书范本甲方(托管方):(详细公司或个人名称)乙方(被托管方):(详细公司或个人名称)鉴于甲方经营一家档案托管服务公司,具有合法经营资格及丰富的行业经验;乙方有档案管理需求,希望委托甲方进行档案托管服务。
为明确双方权利义务,甲乙双方本着平等自愿、诚实信用的原则,达成以下档案托管合同:一、档案托管服务内容及标准1. 甲方承诺按照国家相关法律法规和行业标准,对乙方提供的档案进行妥善管理和保管。
包括但不限于对档案的采集、整理、分类、索引、存储、检索、归档等工作。
2. 甲方承诺确保档案安全,并采取必要的技术措施和管理措施防止档案遗失、泄露等情况发生。
3. 甲方保证档案托管服务过程中的机密性,不得泄露乙方档案的相关信息,确保乙方信息的安全和保密。
4. 甲方承诺在乙方要求下随时提供档案检索、借阅等服务,并尽量满足乙方的需求。
5. 甲方对于任何档案损失或泄露的情况承担全部责任,并进行相应的赔偿。
二、档案托管期限及费用1. 档案托管期限为(具体时间),期满后可根据双方协商续签合同。
2. 档案托管费用为(具体金额),按月/季度/年计算,并于每月/季度/年初支付给甲方。
费用支付方式为(具体支付方式)。
3. 如有超出档案托管期限的需要,乙方应提前通知甲方,并支付相应的续费费用。
4. 如因不可抗力等原因导致档案托管服务暂时无法提供,双方协商处理办法。
三、违约责任1. 若任何一方违反本合同约定,给对方造成损失的,应当承担相应的违约责任。
2. 如因甲方过失导致档案遗失或泄露,甲方应当承担相应的赔偿责任。
3. 如因乙方过失导致档案遗失或泄露,乙方应当承担相应的赔偿责任。
四、其他条款1. 本合同未尽事宜,双方可另行协商补充,补充内容具有同等效力。
2. 本合同自双方签字生效,有效期至档案托管期满。
甲方(盖章):乙方(盖章):签订日期:签订日期:本档案托管合同一式两份,甲乙双方各执一份,自双方签字盖章之日生效。
合同原件存档管理规定1
![合同原件存档管理规定1](https://img.taocdn.com/s3/m/0f6e9971a1c7aa00b52acbd5.png)
合同原件存档管理暂行规定为规范合同文本原件的管理工作,确保合同档案的完整、安全和有效利用,特制定本管理规定。
一、本规定所指的合同原件指由总部档案室归口管理的各类合同的原件。
总部档案室归口管理的合同包括:销售合同、采购合同、其它合同或协议等。
二、合同原件管理办法1、合同编号1.1、总部档案室归档的合同统一由档案管理员编号归档。
1.2、合同编号原则:合同编号总长度为11位:第1~2位表示公司代码统一为KL;第3~4位表示合同的种类性质(具体分类见公司下发的《合同管理制度》,销售类合同以“XS”表示,第5~8位表示制合同的年份、月份,比如2012年2月20日签订的合同,用“1202”表示;第9~11位为合同的流水号,例: 2012年2月20日签订的《采购合同》编号:KL-CG-1202005。
2、合同台帐2.1、档案管理员应建立合同原件存档管理台帐,在每次接收到合同原件后应及时在台账中进行录入,以有效进行合同文档的查询、利用工作。
3、合同移交流程3.1、采购合同由采购部门办理合同评审手续,将需审批的的合同文本报总经办主任审批,总经办主任审批盖章后,交档案管理员,档案管理员按规定编制合同编号后,留二份合同原件存档,其它三份移交给采购部门经办人,经办人分发供应商、财务各一份、部门自留一份。
3.2、销售合同销售合同由销售内勤办理相关审批手续,销售内勤将需审批的的合同文本上报总经办主任审批,总经办主任审批盖章后,交档案管理员登记入册,销售内勤签收后,负责及时跟催回收二份经客户确认盖章后的销售合同原件,公司财务部、总部档案室各留一份归档。
如发生一份签订的销售合同原件未回收到位,将对销售内勤进行100元/次的处罚。
3.3、其它合同与协议其它部门签署好的合同与协议,须移交总部档案室一份合同原件存档。
4、合同的合理使用4.1、因工作需要查阅本部门合同档案资料的,应由查阅人提出申请,经部门负责人批准后,到档案室办理借阅手续;需要查阅非本部门合同档案资料的,应由查阅人提出申请,经本部门负责人同意与总经办负责人批准后,到档案室办理借阅手续。
整理档案服务合同协议书
![整理档案服务合同协议书](https://img.taocdn.com/s3/m/9ebf988881eb6294dd88d0d233d4b14e84243e58.png)
整理档案服务合同协议书这是小编精心编写的合同文档,其中清晰明确的阐述了合同的各项重要内容与条款,请基于您自己的需求,在此基础上再修改以得到最终合同版本,谢谢!整理档案服务合同协议书甲方(委托方):乙方(受托方):根据《中华人民共和国合同法》及相关法律法规的规定,甲乙双方在平等、自愿、公平、诚实信用的原则基础上,就甲方委托乙方提供整理档案服务事宜,达成如下协议:一、服务内容1.1 乙方负责甲方档案的整理、分类、归档等工作,确保档案的完整、准确、清晰和易于查找。
1.2 乙方应按照甲方的要求和国家相关档案管理规范,对档案进行整理。
1.3 乙方应在约定的时间内完成档案整理工作,并交付甲方。
二、服务费用2.1 双方确认,乙方提供整理档案服务的费用为人民币【】元整(大写:【】元整)。
2.2 乙方应向甲方开具正规发票。
三、服务期限3.1 本合同的服务期限为【】天。
3.2 乙方应在服务期限内完成档案整理工作。
四、保密条款4.1 乙方应对在整理档案过程中获取的甲方商业秘密、个人隐私等信息予以保密。
4.2 乙方承诺,在合同终止后仍将继续承担保密义务,期限为【】年。
五、违约责任5.1 乙方未按照约定时间完成档案整理工作的,应按照逾期天数向甲方支付违约金,违约金计算方式为:违约金=服务费用×逾期天数×1%。
5.2 如乙方违反保密义务,导致甲方遭受损失的,乙方应承担相应的赔偿责任。
六、争议解决6.1 双方在履行合同过程中发生的争议,应首先通过友好协商解决;协商不成的,可以向有管辖权的人民法院起诉。
七、其他约定7.1 本合同一式两份,甲乙双方各执一份。
7.2 本合同自双方签字(或盖章)之日起生效,有效期为【】年。
甲方(盖章):乙方(盖章):签订日期:【年】年【月】月【日】日这是小编精心编写的合同文档,其中清晰明确的阐述了合同的各项重要内容与条款,请基于您自己的需求,在此基础上再修改以得到最终合同版本,谢谢!。
行政单位合同档案管理制度
![行政单位合同档案管理制度](https://img.taocdn.com/s3/m/5d2d08e9f021dd36a32d7375a417866fb84ac031.png)
一、总则为加强行政单位合同档案的管理,规范合同档案工作,保障合同档案的完整、准确、安全,根据《中华人民共和国档案法》及相关法律法规,结合本单位的实际情况,特制定本制度。
二、适用范围本制度适用于本行政单位所有合同档案的管理工作,包括但不限于采购合同、租赁合同、合作协议、技术合同等。
三、管理机构及职责1. 成立合同档案管理领导小组,负责统筹、协调、监督合同档案管理工作。
2. 合同档案管理办公室(以下简称“档案室”)负责具体实施合同档案管理工作。
3. 档案室的主要职责:(1)制定合同档案管理制度,并组织实施。
(2)负责合同档案的收集、整理、归档、保管、鉴定、销毁等工作。
(3)提供合同档案的查阅、复制、利用等服务。
(4)对合同档案进行保密管理,确保档案安全。
四、合同档案的管理流程1. 收集:各部门在签订合同前,应将合同文本报送档案室进行登记备案。
2. 整理:档案室对收集到的合同文本进行编号、分类、整理,并建立合同档案目录。
3. 归档:合同签订后,各部门应将合同文本及相关附件材料报送档案室归档。
4. 保管:档案室对归档的合同档案进行分类存放,并采取防火、防盗、防潮、防虫等措施,确保档案安全。
5. 鉴定:档案室定期对合同档案进行鉴定,对无保存价值的档案进行销毁。
6. 查阅、复制、利用:档案室应提供合同档案的查阅、复制、利用等服务,并严格按照规定办理相关手续。
五、合同档案的保密管理1. 档案室应建立健全合同档案保密制度,明确保密范围、保密措施和责任。
2. 档案室应加强合同档案的保密教育,提高工作人员的保密意识。
3. 查阅、复制、利用合同档案的人员应严格遵守保密规定,不得泄露档案内容。
六、奖惩措施1. 对在合同档案管理工作中表现突出的单位和个人,给予表彰和奖励。
2. 对违反合同档案管理制度,造成档案损失、泄露等后果的,依法依规追究责任。
七、附则1. 本制度自发布之日起施行。
2. 本制度由档案室负责解释。
3. 本制度如有与国家法律法规相抵触之处,以国家法律法规为准。
公司合同归档管理制度国家
![公司合同归档管理制度国家](https://img.taocdn.com/s3/m/8711186e11661ed9ad51f01dc281e53a580251c6.png)
第一章总则第一条为规范公司合同归档管理工作,确保合同资料的安全、完整和有效利用,提高合同管理水平,根据《中华人民共和国合同法》、《中华人民共和国档案法》等相关法律法规,结合公司实际情况,制定本制度。
第二条本制度适用于公司所有合同归档工作,包括但不限于各类合同、协议、章程等法律性文件。
第三条公司合同归档管理应遵循以下原则:(一)依法归档:严格按照法律法规和公司内部规定进行归档;(二)安全保密:确保归档资料的安全,防止泄露公司商业秘密;(三)完整有序:归档资料应完整、系统,便于查阅和利用;(四)责任到人:明确归档责任,确保归档工作落到实处。
第二章归档范围第四条公司合同归档范围包括:(一)公司对外签订的各类合同、协议、章程等法律性文件;(二)公司内部管理性合同,如劳动合同、租赁合同等;(三)公司参与招投标活动的相关文件;(四)公司对外合作、投资、融资等活动的相关文件;(五)其他需要归档的合同资料。
第三章归档程序第五条合同归档程序如下:(一)合同签订后,经办人应及时将合同原件及附件报送相关部门审核;(二)审核通过后,经办人将合同原件及附件报送档案管理部门;(三)档案管理部门对合同进行登记、编号、整理,并建立合同档案;(四)合同归档后,档案管理部门负责合同的保管、查阅和利用。
第四章归档要求第六条合同归档要求如下:(一)合同原件及附件应齐全,内容完整;(二)合同归档时应注明合同名称、签订日期、合同编号、合同金额、合同期限、对方当事人等信息;(三)合同归档应按照合同类别、签订日期、合同编号等进行分类、排序;(四)合同归档应使用标准档案盒、文件夹等,确保归档资料的整洁、有序。
第五章保管与利用第七条合同档案的保管应遵循以下规定:(一)档案管理部门应设立专门的档案库房,确保档案安全;(二)档案库房应配备防火、防盗、防潮、防虫等设施;(三)档案管理人员应定期检查档案保管情况,发现问题及时处理。
第八条合同档案的利用应遵循以下规定:(一)查阅合同档案应填写《合同档案查阅登记表》;(二)查阅人应遵守档案保管规定,不得随意翻阅、涂改、损毁档案;(三)查阅人应妥善保管查阅的档案,不得擅自复制、传播。
合同档案管理规范
![合同档案管理规范](https://img.taocdn.com/s3/m/08d682f0970590c69ec3d5bbfd0a79563d1ed419.png)
合同档案管理规范甲方:__________乙方:__________鉴于甲方为一家从事合同档案管理的专业公司,乙方为一家需要对其合同档案进行管理的公司,为了明确双方的权利和义务,经双方友好协商,特订立本合同。
第一条合同目的甲方应按照乙方的需求,为乙方提供合同档案管理服务,包括但不限于合同档案的收集、整理、归档、保管、检索、借阅、销毁等。
第二条合同档案范围1.乙方的所有合同文件,包括合同原件、合同附件、合同修改和补充协议等;2.与合同相关的所有往来函件、通知、指令等;3.与合同相关的所有支付凭证、收据、发票等;4.与合同相关的所有验收报告、质量证明文件等;5.与合同相关的所有会议记录、通讯记录等;6.与合同相关的所有其他文件和资料。
第三条合同档案管理服务内容1.合同档案的收集和整理;2.合同档案的归档和保管;3.合同档案的检索和借阅;4.合同档案的销毁;5.合同档案的其他相关服务。
第四条合同档案管理服务标准1.甲方应确保合同档案的完整性、准确性和安全性;2.甲方应确保合同档案的归档和保管符合相关法律法规和行业标准;3.甲方应确保合同档案的检索和借阅的及时性和准确性;4.甲方应确保合同档案的销毁符合相关法律法规和乙方的要求;5.甲方应按照乙方的要求,提供其他相关服务。
第五条合同档案管理服务期限本合同的合同档案管理服务期限为____年,自____年____月____日起至____年____月____日止。
第六条合同档案管理服务费用1.合同档案管理服务费用为人民币____元/年;2.乙方应在本合同签订后____个工作日内,支付甲方合同档案管理服务费用的____%作为预付款;3.乙方应按照甲方提供的发票,按时足额支付合同档案管理服务费用。
第七条违约责任1.甲方未按照本合同的约定提供合同档案管理服务的,应向乙方支付违约金,违约金为本合同项下合同档案管理服务费用的____%;2.乙方未按照本合同的约定支付合同档案管理服务费用的,应向甲方支付违约金,违约金为本合同项下合同档案管理服务费用的____%。
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合同协议书档案管理规
定
文稿归稿存档编号:[KKUY-KKIO69-OTM243-OLUI129-G00I-FDQS58-
合同档案管理办法
为进一步规范合同文档管理工作,提高合同管理水平,逐步实现公司合同管理工作的规范化、制度化、科学化,特制定本办法。
本制度所指的合同档案是公司在业务经营中形成的各种协议、合同文本(不包含劳动合同)。
一、合同档案管理原则
1.合同档案实行行政部复印件、财务部原件的管理办法,以确保档案的
完整、完全和有效利用。
2.财务部应指定专人负责统筹、协调、组织、整理、保管公司所有协
议、合同文档,并负责监督指导各部门的合同管理工作。
二、合同文档的管理办法
1.合同文档以公司名称结合签署日期年月份进行财务部分类编号。
2.销售及工程合同编号规则:公司名称首字母+销售合同首字首字母
(X)+合同签署年月+“- ”+销售合同合同编号。
示例:RX201703-001
3.采购合同编号规则:公司名称首字母+采购合同首字首字母(C)+合
同签署年月+“- ”+采购合同合同编号。
示例:RC201703-001
4.财务部要以原始记录为依据,编制合同情况执行表,同时建立电子
档的合同情况执行表,加强对合同档案的统计工作,以有效开展合同文档的查询、利用工作。
5.公司内各职能部门一律不得以个人名义对外发出邀约,作出承诺,签
订合同或具有履约性质的书面文件。
6.销售部、工程技术部和行政部应分别建立合同台账,实行履行跟踪报
告责任制。
7.已签署的合同应明确支付方式及付款时间,根据财务部的收款情况,
销售部、工程技术部与客户联系进行收款。
8.财务部、行政部对已保存的合同文档每年清理核对一次,如有遗失、
损毁,要查明原因,及时处理,并追究相关人员责任;对超过两年以上(包含本数)的已履行完毕的合同协议,由财务部甄别并予以归案。
9.各部门员工可在行政部查阅合同文档,确因工作需要须借出查阅,须
进行登记,方可在行政部办理相关借阅手续,以复印件借出。
合同原件无特殊情况不得外借。
10.合同文档的保存条件有防火、防潮、防有害生物等措施,以确保合同
文档的安全。
11.借阅人不得涂改、伪造、撕毁合同档案材料,违者视情节予以处
罚。
12.合同文档的密级为机密,任何人不得擅自将合同对外公开,违者视
情节予以处罚。
三、合同文档的移交
1.各部门在正式签署合同后,须在一周内将合同正本原件移交财务部存
档。
2.移交的合同文档必须注明合同编号并保证齐全、完整,必须层次分
明,符合其形成规律。
倘若合同发生变更,则合同编号不予改变。
3.合同文档移交时,必须编制合同移交清单并当面清点。
以双方签字
认可后方可完成交接手续。
4.合同档案移交清单
5.合同管理台帐表(见附件)。
6.本制度自2017年03月08日起开始执行。
北京瑞诺威能源科技有限公司
附件1
XXX公司合同管理台帐。