公文写作及其应注意的问题
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公文写作及其应注意的问题
二O一二年十月
一、公文写作重要吗
（一）公文写作是综合管理人员的“吃
饭活” （二）公文写作是一个单位、部门的 “脸面”
二、公文特点及写作要求
（一）一文一事，讲究时效
（二）内容真实，体式规范
（三）层次分明，条理清晰
（四）语言：明晰、准确、简朴、庄重
三、公文种类及其适用范围
•
主题词：标识公文主题、文件类别的经过规范化处理的名词或名词性词 组。范畴＋主题＋文种 抄送：除主送机关外需要执行或知晓公文内容的其他机关。（抄送与抄 报的区别）
四、公文格式及其写作示例 （正文内容模块）
• • 各市、县、自治县人民政府，省府各直属单位： 袁汉辉同学在第34届国际数学奥林匹克竞赛中获得金牌，为广东省争了光。 ①为表彰袁汉辉同学及华师大附中等单位的突出成绩，为促进我省的数学奥林匹 克竞赛活动，培养青少年热爱科学、勇于进取的精神，②省人民政府决定： ③ （一）给予袁汉辉同学颁发奖状和奖金一万元； （二）给予华师大附中和中山市教委颁发奖状和奖金各五千元； （三）给予省数学学会和广东省数学奥林匹克业余学校颁发奖状和奖金各五千 元。 ④ 希望袁汉辉同学和受表彰的单位，戒骄戒躁，再接再厉，争取更大成绩。 ⑤ 广东省人民政府 一九九三年八月十五日
（语言文字工作机构），国务院各部委、各直属机构人事（干部）部门，新疆生产 建设兵团人事局：
五、公文写作需注意的问题
（三）正文：依据—目的—文种承启语—事项—结尾
●条理不清，序号乱用。规范层次为： 一、（一）、1、（1）
●表达的内容前后缺乏逻辑关联，或表达含混不清
●用词随意、标点符号乱用，数量词使用不统一 ●顶格、空格书写不当，表格设计不合理
主文
文尾
四、公文格式及其写作示例 （公文结构要素）
• • • • • • •
• •
标题：发文机关＋事由＋文种 主送机关：公文主要受理机关（非个人），顶格书写 正文：开头＋事项＋结尾 附件：正文附属材料的顺序和名称的标注 发文机关：公文作者或发出单位 成文时间：汉字书写 印章：上不压正文，下要压年、月、日
关于严厉打击传销和变相传销等非法经营活动意见的通知
五、公文写作需注意的问题
（二）主送机关：公文主要受理机关（非个人） 上行文的主送机关一般是一个，请示、批复、意见、函等，只能有一个 主送机关； 普发性下行文主送机关较多，一般用泛称，如“各直属单位‘； 行文方向不定、无特指主送机关的公布性公文，如公告、通告等，不写 主送机关； 主送机关不止一个时： 同类型、相并列的机关之间用、间隔； 不同类型、非并列关系的机关之间用，间隔； 例：各省、自治区、直辖市人事（人事劳动）厅（局），教委（教育厅），语委
四、公文格式及其写作示例 （格式）
文头
关于××××的通知（标题） ××××（主送机关）： （正文）×× ×××× ×××× ×××× ×××× ×××× ×××× ×××× ××××。 附件：1、 ×××× 2、 ×××× ×××× 二0一二年一月一日 （附注： ×××× ） 主题词： ×× ×× 通知 抄送： ××××， ×××× ××××（印发单位） （共印××份） ××××年×月×日印发
五、公文写作需注意的问题
（一）标题：发文机关＋ 事由＋文种，
例1：××× 关于××× 的×× ●文种选择要恰当。尤其注意报告和请示 ●转发公文标题：发文机关+发布（批转或转发）＋被发布（转发或批转） 的文件标题＋文种 ●公文标题拟写要注意事由概括得当，摆布美观。可分行书写。 例2： 国务院办公厅转发工商局等部门
• 关于表彰袁汉辉同学和华师大附中等单位的决定
• • • • • • • •
四、公文格式及其写作示例
• • • • • • •
国务院办公厅转发工商局等部门 关于严厉打击传销和变相传销等非法经营活动意见的通知
• •
各省、自治区、直辖市人民政府，国务院各部委、各直属机构： 工商局、公安部、人民银行《关于严厉打击传销和变相传销等非法经营活动 的意见》已经国务院同意，现转发给你们，请认真贯彻执行。 最近一个时期，一度被禁止的传销活动又以各种名目在全国各地重新抬头， 其表现形式多种多样，具有更大的隐蔽性、欺骗性和危害性，严重损害了人民群 众的合法权益，扰乱了正常的经济秩序，并引发了一些社会问题，成为社会治安 的巨大隐患。地方各级人民政府一定要本着对人民高度负责的精神，切实加强领 导，组织工商行政管理、公安、银行等有关部门采取强有力的措施，严厉打击传 销和变相传销等非法经营活动，切实保护公民的合法权益，维护正常经济秩序和 社会稳定。同时，要加大宣传力度，公开揭露传销和变相传销的欺骗性和严重危 害性，及时将查处的典型案件予以曝光，教育广大人民群众提高认识，自觉抵制 此类非法经营活动。 国务院办公厅 二○○○年八月十三日
适当使用模糊词语。如：按有关文件规定
五、公文写作易出现的问题 （病文）
• • • • • • •
•
机关游泳池办证的通知
机关各直属单位： 机关游泳池定于6月1日正式开放，6月10日开始办理游泳证。请你们接 此通知后，按下列规定，于元月三十日前到机关俱乐部办理游泳手续。 一、办证对象：仅限你单位干部或职工身体健康者。 二、办证方法：由你单位统一登记名单、加盖印章到俱乐部办理，交一 张免冠照片。 三、每个游泳证收费伍角。 四、凭证入池游泳，主动示证，遵守纪律，听从管理人员指挥。不得将 此证转让他人使用，违者没收作废。 五、家属游泳一律凭家属证，临时购买另票，在规定的开放时间内入池 。
五、公文写作需注意的问题
（六）抄送与抄报：二者区别之关键在于一个“报”和“送”。
●抄报：是把文件在主要报送主管部门的同时，向其他相关上级部 门报知此事，以便于今后的工作。 ●抄送：是指把文件送与相关平级、下级部门，知会此事，便于信 息共同，利于以前工作的结果沟通，当前工作进展协调和 今后工作的步调一致等。 ●新的公文处理办法中，也统一用“抄送”。
五、公文写作需注意的问题
（七）语言
使用书面语，一般不使用口语。 适当使用文言词语和文言句式。如：业经、悉、兹、兹有、特、拟、 者 、为荷 、于 、为 、依 、逾 、其 、亦、以、尚、之、该、予、此、 凡……者。 恰当使用公文特定专用语。如：特此报告；以上意见妥否，请批复；特 此函复。
用好介词结构。如：关于……
五、公文写作需注意的问题 （病文修改）
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• 关于机关游泳池办理游泳证的通知 机关各直属单位： 机关游泳池定于6月1日开始实行凭证入场制度。现将有关办证事项 通知如下： 一、办证时间：5月20－25日8：00－16：00。 二、办证地点：机关俱乐部8楼808房。 三、办证对象：直属机关单位身体健康的干部、职工。办证者需出 具县级以上医院体检健康证明。 四、办证办法：各单位统一收齐办证者的健康证明、证件工本及手 续费（每人5元）、小一寸免冠照片1张，造表登记并加具公章，派专人 前来办理。 家属游泳证凭身份证、健康证在游泳场临时办理。 特此通知。
• • • • • • • • • •
决定：适用于对重要事项或者重大行动做出安排，奖惩有关单位和人员，变更或 者撤销下级机关不适当的决定事项。 公告：适用于向国内外宣布重要事项或者法定事项。 通告：适用于公布社会各有关方面应当遵守或周知的事项。
通知：适用于批转下级机关的公文，转发上级机关和不相隶属机关的公文，传达 要求下级机关办理和需要有关单位周知或者执行的事项，任免人员。 通报：适用于表彰先进、批评错误，传达重要精神和情况。 报告：适用于向上级机关汇报工作、反映情况，答复上级机关询问。 请示：适用于向上级机关请求指示、批准。 批复：适用于答复下级机关的请示事项。 意见：适用于对重要问题提出见解和处理办法。 函：适用于不相隶属机关之间商洽工作，询问和答复问题，请求批准和答复审批 事项。 会议纪要：适用于记载、传达会议情况和议定事项。
五、公文写作需注意的问题
（四）附件
●正文里附件标题与附件里附件标题不一致 ●附件（附Biblioteka Baidu）第一页左上角忘记标注“附件N”
●附件书写格式不当。 正确写法为：于正文下一行，左空两字书写。“附件”后加“：”， 附件名称后不加标点
五、公文写作需注意的问题
• （五）主题词
●文件主题词的标引，一般不超过5个词。 ●标引顺序：先标类别词，再标类属词，最后标文种。 例：《国务院关于加强水土保持工作的通知》，主题词为：农业 水土保持 通知 ●一份文件如有两个以上主题内容，先集中标引一个主题内容， 再集中标引另一主题内容。 例：《国务院关于在若干城市试行国有企业兼并破产和职工再就 业有关问题的通知》，主题词为：经济管理 企业 破产； 劳动 就业 ； 通知。 • • • •
二O一二年十月
一、公文写作重要吗
（一）公文写作是综合管理人员的“吃
饭活” （二）公文写作是一个单位、部门的 “脸面”
二、公文特点及写作要求
（一）一文一事，讲究时效
（二）内容真实，体式规范
（三）层次分明，条理清晰
（四）语言：明晰、准确、简朴、庄重
三、公文种类及其适用范围
•
主题词：标识公文主题、文件类别的经过规范化处理的名词或名词性词 组。范畴＋主题＋文种 抄送：除主送机关外需要执行或知晓公文内容的其他机关。（抄送与抄 报的区别）
四、公文格式及其写作示例 （正文内容模块）
• • 各市、县、自治县人民政府，省府各直属单位： 袁汉辉同学在第34届国际数学奥林匹克竞赛中获得金牌，为广东省争了光。 ①为表彰袁汉辉同学及华师大附中等单位的突出成绩，为促进我省的数学奥林匹 克竞赛活动，培养青少年热爱科学、勇于进取的精神，②省人民政府决定： ③ （一）给予袁汉辉同学颁发奖状和奖金一万元； （二）给予华师大附中和中山市教委颁发奖状和奖金各五千元； （三）给予省数学学会和广东省数学奥林匹克业余学校颁发奖状和奖金各五千 元。 ④ 希望袁汉辉同学和受表彰的单位，戒骄戒躁，再接再厉，争取更大成绩。 ⑤ 广东省人民政府 一九九三年八月十五日
（语言文字工作机构），国务院各部委、各直属机构人事（干部）部门，新疆生产 建设兵团人事局：
五、公文写作需注意的问题
（三）正文：依据—目的—文种承启语—事项—结尾
●条理不清，序号乱用。规范层次为： 一、（一）、1、（1）
●表达的内容前后缺乏逻辑关联，或表达含混不清
●用词随意、标点符号乱用，数量词使用不统一 ●顶格、空格书写不当，表格设计不合理
主文
文尾
四、公文格式及其写作示例 （公文结构要素）
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标题：发文机关＋事由＋文种 主送机关：公文主要受理机关（非个人），顶格书写 正文：开头＋事项＋结尾 附件：正文附属材料的顺序和名称的标注 发文机关：公文作者或发出单位 成文时间：汉字书写 印章：上不压正文，下要压年、月、日
关于严厉打击传销和变相传销等非法经营活动意见的通知
五、公文写作需注意的问题
（二）主送机关：公文主要受理机关（非个人） 上行文的主送机关一般是一个，请示、批复、意见、函等，只能有一个 主送机关； 普发性下行文主送机关较多，一般用泛称，如“各直属单位‘； 行文方向不定、无特指主送机关的公布性公文，如公告、通告等，不写 主送机关； 主送机关不止一个时： 同类型、相并列的机关之间用、间隔； 不同类型、非并列关系的机关之间用，间隔； 例：各省、自治区、直辖市人事（人事劳动）厅（局），教委（教育厅），语委
四、公文格式及其写作示例 （格式）
文头
关于××××的通知（标题） ××××（主送机关）： （正文）×× ×××× ×××× ×××× ×××× ×××× ×××× ×××× ××××。 附件：1、 ×××× 2、 ×××× ×××× 二0一二年一月一日 （附注： ×××× ） 主题词： ×× ×× 通知 抄送： ××××， ×××× ××××（印发单位） （共印××份） ××××年×月×日印发
五、公文写作需注意的问题
（一）标题：发文机关＋ 事由＋文种，
例1：××× 关于××× 的×× ●文种选择要恰当。尤其注意报告和请示 ●转发公文标题：发文机关+发布（批转或转发）＋被发布（转发或批转） 的文件标题＋文种 ●公文标题拟写要注意事由概括得当，摆布美观。可分行书写。 例2： 国务院办公厅转发工商局等部门
• 关于表彰袁汉辉同学和华师大附中等单位的决定
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四、公文格式及其写作示例
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国务院办公厅转发工商局等部门 关于严厉打击传销和变相传销等非法经营活动意见的通知
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各省、自治区、直辖市人民政府，国务院各部委、各直属机构： 工商局、公安部、人民银行《关于严厉打击传销和变相传销等非法经营活动 的意见》已经国务院同意，现转发给你们，请认真贯彻执行。 最近一个时期，一度被禁止的传销活动又以各种名目在全国各地重新抬头， 其表现形式多种多样，具有更大的隐蔽性、欺骗性和危害性，严重损害了人民群 众的合法权益，扰乱了正常的经济秩序，并引发了一些社会问题，成为社会治安 的巨大隐患。地方各级人民政府一定要本着对人民高度负责的精神，切实加强领 导，组织工商行政管理、公安、银行等有关部门采取强有力的措施，严厉打击传 销和变相传销等非法经营活动，切实保护公民的合法权益，维护正常经济秩序和 社会稳定。同时，要加大宣传力度，公开揭露传销和变相传销的欺骗性和严重危 害性，及时将查处的典型案件予以曝光，教育广大人民群众提高认识，自觉抵制 此类非法经营活动。 国务院办公厅 二○○○年八月十三日
适当使用模糊词语。如：按有关文件规定
五、公文写作易出现的问题 （病文）
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机关游泳池办证的通知
机关各直属单位： 机关游泳池定于6月1日正式开放，6月10日开始办理游泳证。请你们接 此通知后，按下列规定，于元月三十日前到机关俱乐部办理游泳手续。 一、办证对象：仅限你单位干部或职工身体健康者。 二、办证方法：由你单位统一登记名单、加盖印章到俱乐部办理，交一 张免冠照片。 三、每个游泳证收费伍角。 四、凭证入池游泳，主动示证，遵守纪律，听从管理人员指挥。不得将 此证转让他人使用，违者没收作废。 五、家属游泳一律凭家属证，临时购买另票，在规定的开放时间内入池 。
五、公文写作需注意的问题
（六）抄送与抄报：二者区别之关键在于一个“报”和“送”。
●抄报：是把文件在主要报送主管部门的同时，向其他相关上级部 门报知此事，以便于今后的工作。 ●抄送：是指把文件送与相关平级、下级部门，知会此事，便于信 息共同，利于以前工作的结果沟通，当前工作进展协调和 今后工作的步调一致等。 ●新的公文处理办法中，也统一用“抄送”。
五、公文写作需注意的问题
（七）语言
使用书面语，一般不使用口语。 适当使用文言词语和文言句式。如：业经、悉、兹、兹有、特、拟、 者 、为荷 、于 、为 、依 、逾 、其 、亦、以、尚、之、该、予、此、 凡……者。 恰当使用公文特定专用语。如：特此报告；以上意见妥否，请批复；特 此函复。
用好介词结构。如：关于……
五、公文写作需注意的问题 （病文修改）
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• 关于机关游泳池办理游泳证的通知 机关各直属单位： 机关游泳池定于6月1日开始实行凭证入场制度。现将有关办证事项 通知如下： 一、办证时间：5月20－25日8：00－16：00。 二、办证地点：机关俱乐部8楼808房。 三、办证对象：直属机关单位身体健康的干部、职工。办证者需出 具县级以上医院体检健康证明。 四、办证办法：各单位统一收齐办证者的健康证明、证件工本及手 续费（每人5元）、小一寸免冠照片1张，造表登记并加具公章，派专人 前来办理。 家属游泳证凭身份证、健康证在游泳场临时办理。 特此通知。
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决定：适用于对重要事项或者重大行动做出安排，奖惩有关单位和人员，变更或 者撤销下级机关不适当的决定事项。 公告：适用于向国内外宣布重要事项或者法定事项。 通告：适用于公布社会各有关方面应当遵守或周知的事项。
通知：适用于批转下级机关的公文，转发上级机关和不相隶属机关的公文，传达 要求下级机关办理和需要有关单位周知或者执行的事项，任免人员。 通报：适用于表彰先进、批评错误，传达重要精神和情况。 报告：适用于向上级机关汇报工作、反映情况，答复上级机关询问。 请示：适用于向上级机关请求指示、批准。 批复：适用于答复下级机关的请示事项。 意见：适用于对重要问题提出见解和处理办法。 函：适用于不相隶属机关之间商洽工作，询问和答复问题，请求批准和答复审批 事项。 会议纪要：适用于记载、传达会议情况和议定事项。
五、公文写作需注意的问题
（四）附件
●正文里附件标题与附件里附件标题不一致 ●附件（附Biblioteka Baidu）第一页左上角忘记标注“附件N”
●附件书写格式不当。 正确写法为：于正文下一行，左空两字书写。“附件”后加“：”， 附件名称后不加标点
五、公文写作需注意的问题
• （五）主题词
●文件主题词的标引，一般不超过5个词。 ●标引顺序：先标类别词，再标类属词，最后标文种。 例：《国务院关于加强水土保持工作的通知》，主题词为：农业 水土保持 通知 ●一份文件如有两个以上主题内容，先集中标引一个主题内容， 再集中标引另一主题内容。 例：《国务院关于在若干城市试行国有企业兼并破产和职工再就 业有关问题的通知》，主题词为：经济管理 企业 破产； 劳动 就业 ； 通知。 • • • •