幼儿园档案的科学管理

幼儿园档案的科学管理

幼儿园档案的科学管理

幼儿园档案资料是反映与记录一所幼儿园发生发展的运行轨迹，是幼儿园宝贵的财富，是进行幼儿保教、科研和交流总结、探索幼教规律的必要条件和可靠依据，是全体幼教工作者辛勤劳动和智慧的结晶，是幼儿园科学管理的重要组成部分。幼儿园档案工作的好坏，将直接影响着幼儿园各项工作的开展，并在一定程度上反映了幼儿园管理水平的高低。因此，幼儿园必须树立档案是资产的观念，增强档案意识，建好档案、管好档案、用好档案，使幼儿园档案工作走上科学规范化的发展之路。

一、档案的概念

档案是国家机构、社会组织和个人在从事政治、经济、科学、文化等社会活动中直接形成的文字、图表、声像等形态的历史记录。它包含四个基本要素：

（一）档案是各种机关、组织和个人在特定的社会活动中形成的。

个人——指著名的和有代表性的人物。

接的历史记录

（二）档案是由文件有条件地转化来的。

具体条件是：

1、现实使用完毕或办理完毕的文件才能做为档案保存，正在承办或使用的不属于档案材料。

2、对今后实际工作和科学研究活动有一定参考价值的文件材料有必要作为档案保存。

3、按照一定的规律集中保存起来的文件才能最后成为档案。

（三）档案的形式多种多样。

1、档案载体材料：纸张、磁带、磁盘、胶片等。

2、档案的记录形式：手写、打印、录音、录像等。

3、从转化为档案的文件记录方式：图纸、书信、帐册、合同、证书等。

（四）档案是历史的原始记录。

档案是在各项社会实践活动中直接形成的文件转化来的，不是事后编写的。原始记录性是档案的本质属性。

二、幼儿园档案的含义与目的意义

幼儿园档案是指幼儿园全部工作、活动形成的，具有保存价值的各种文字、图纸、音像等不同载体的历史记录。它是幼儿园发展的一面镜子，可以显示一个幼儿园的发展轨迹，便于幼儿园总结经验、吸取教训、扬长避短、加快发展；同时，它有利于幼儿园等级评定过程中呈现幼儿园实际状况的过程材料，协助评估者掌握幼儿园的实际水平和各种准确数据。这些数据经过纵向和横向比较，发现幼儿园的长处与不足，起到指导与帮助的作用。所以说，其目的是帮助我们较好地了解过去，把握现在，预见未来；同时，它是实施素质教育，提高保教质量，推动各项工作的重要依据和必要条件。

三、幼儿园档案管理的原则

幼儿园档案实行集中统一管理的原则，即收集齐全，规范整理，确保档案完整和安全。任何部门和个人不得私自保存、销毁应归档的

文件材料。

幼儿园的档案管理，应以辩证唯物主义为指导，引入系统论的观点和现代化管理的方法，源于实践，高于实践，把幼儿园档案工作的历史、现状和发展前景结合起来，应具有较强的思想性、科学性和适用性。

四、幼儿园档案的一般分类形式：

1、按时间划分：永久、长期、短期

2、按内容性质划分：保密、公开

3、按工作职责划分：党群、行政、保教、保健、财务、后勤等

4、按资料保存形式划分：电子、纸质

5、按资料记录形式划分：文字、图纸、音像类

五、幼儿园档案建设普遍存在的问题

1、档案管理人员对档案管理的制度及要求理解不够透彻，对档案管理缺乏系统的专业认知。

2、收集归档的资料书写不规范。有A4的纸张、也有B5的纸张，排版也不标准。

我园做法：

所有文本文档统一用A4纸张排版

上、下、右页边距2公分，左2.5公分，

行距单倍行距，

标题3号宋体，

正文4号仿宋，

标题下方为姓名或班级，4号仿宋，

参考文献为小四宋体，

页眉5号宋体

3、对档案中的盒面、盒脊、卷内目录、案卷目录、全引目录、档号等概念模糊。

4、对归档范围不明确，哪些应该归到短期、哪些归到长期不清楚。

5、大家对档案的作用认识不够。不知道档案反映的就是平时所做的工作，也不知道档案究竟有什么用。

6、大部分幼儿园没有档案管理专、兼职人员。

六、如何科学管理幼儿园档案

幼儿园档案管理一般分以下几个步骤：

1、档案材料的收集

档案工作的基础是资料的收集，而收集工作是档案工作的起点，是档案工作的第一个环节，也是最重要的一个环节，没有搜集就不可能有档案，而资料的收集应该从平时的积累开始，从点点滴滴的工作做起。比如，幼儿园开展的各项活动（运动会、节日联欢、毕业典礼、家长开放日、对外交流等）以及各部门所做的一些人事、劳资、财务、考核等日常工作，只要有保留价值的均列入收集范围，力求全面真实地反映幼儿园的历史。

收集时应注意全面性，如文书档案中开展庆祝“六一”儿童节活动的材料，我们可以把“六一”节活动的通知、活动方案、安全预案、

活动的安排、家长签到表、活动总结等文字资料和所拍的照片和录象等图片资料和声像资料等都收集起来，这样才能作到档案全面、具体、完整。

搜集工作还应注意全员性，要求全体教职工全员参与，人人积累，材料留存，幼儿园可根据实际情况，采取一次活动后集中上交材料，或期中、期末集中上交等方式。

2、档案材料的分类整理

档案的分类应注意将同专题、同项目、同内容的文件材料编排在一起，杜绝或避免卷内文件材料“插花团”的现象。如上级行政部门和教育主管部门颁发有关幼教的方针、政策、指示、决定等方面的文件材料放在一起；行政管理中形成的计划、总结、考核、人事管理等文件材料放在一起；各个班级形成的教学工作、保育管理放在一起，教科研形成的科研课题、园本教研、教科研成果等文件材料；师资培训形成的教师培训、教师练功材料；家长委员会形成的家长工作、会议记录、家访、问卷调查等文件材料；卫生保健方面形成的消毒、晨检、幼儿健康、环境卫生、膳食等文件材料；各类活动的图片资料形成的照片档案；各类录像带、录音带及课件形成的声像档案等进行分类，然后根据它们在形成和处理过程中的联系，按永久、长期、短期分别组卷，编成各个案卷。

3、档案的装订

案卷装订力求安全、整齐、美观，方便管理，避免重复劳动，注重案卷的外观美，其一是案卷的装订要注意卷皮的厚度与文件材料的