南大之星档案网络管理系统(BS)

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南大之星档案管理系统使用方法说明

一、系统登录
输入完毕后单击“添加”
系统将弹出窗口提示，单击“确认”即完成案卷的添加
单击“确认”后，系统自动返回著录界面，可继续进行下一案卷的添加，此时将发现“案卷/盒号”自动延后一个号码，变为 “2”，此时，如果责任者、时间等项目不发生改变，则可以直接在正题命中修改，直接保存，即生成一个新的案卷。
返回档案表，即可看到新添加的案卷
如确定将删除所选条目则单击“确定”，否则则单击“取消” 保留徐哦选项目
注意：此“删除”操作仅是将所选案卷移入“回收站”内，单击左侧“回收站”图标将看到所删除的案卷，如下图：
文件的修改和删除与案卷基本相同，确定所需修改或删除的文件，单击“编辑”或 “删除”图标，则可进行对应的操作。
一、系统登录
依次点击 “2008 ”、 “DA11”
在所需修改的条目中找到编辑的符号并单击
进入与案卷著录界面相同的编辑界面，修改对应项目后单击保存即可
2、案卷的删除与修改案卷相同，首先进入档案表，依次打开并找到需要删除的案卷条目，如“2008-DA11-3”
在所要删除的条目中找到删除的符号并单击
系统将弹出确认对话框
主界面“未分类档案表”中即会显示所建立的档案表名称
2、添加案卷单击所新建的档案表名称进入如下界面后单击“添加案卷”
进入案卷著录界面，如下
说明： 1、一级类目中输入年度，二级类目中输入分类号如“KY12”“JX16”等，三级类目流水号，系统自动生成，不必填写； 2、信息分类号、馆室代号、全总号、缩微号、室编件号不必填写； 3、实体分类号为一级类目（年度号）-二级类目（分类号）； 4、第一责任者为归档人本人；归档单位为归档部门。
在“修改密码”的“旧密码”项中输入原密码，在“新密码” 中输入修改后的密码，输入完毕单击确定：

华东师范大学档案馆

华东师范大学档案馆华东师范大学档案馆是组织、协调、管理全校档案工作的职能部门，是服务师生、校友和社会的档案信息业务部门，是华东师范大学开展校史研究、展览和教育的文化机构。

华东师范大学档案馆成立于1988年，1997年被认定为国家科技事业单位一级档案馆。

华东师范大学校史党史办公室与华东师范大学档案馆合署办公，并附设华东师范大学校史馆。

华东师范大学档案馆是学校正处级建制单位，接受以华东师范大学校长为主任的华东师范大学档案工作委员会的直接领导，统一保管、利用全校各种类型的档案，指导、监督全校84个归档单位的档案业务工作。

下设收集指导室、保管利用室、现代技术室（办公室），设有全国第一所挂靠高校档案馆的校级档案学理论与实践研究中心，并被华东师范大学认定为图书情报学专业硕士实践基地。

全馆现有专职工作人员18人，其中3人具有高级专业技术职务，12人具有全日制研究生学历。

所建立的档案工作网络遍布全校各职能部门、学院（系、所、中心）和直属单位，共有兼职档案工作人员100余人。

华东师范大学档案馆馆舍位于中山北路校区核心地理位置，拥有独立的建筑体，建筑面积1742平方米，另在闵行校区办公楼设有业务指导、档案服务综合办公室。

馆舍配备了中央空调系统、全天候视频监控系统、红外线报警系统、悬挂式超细干粉灭火系统、火灾报警联动系统和库房电子门禁系统。

档案库房以智能化温湿度控制系统自动控制，基本实现了恒温恒湿的档案保存环境。

全部库藏档案实现了条形码智能化管理和自动化密集架贮存，书画等艺术品实物档案还配备有专用樟木密集架。

配备数据服务器10余台，建有馆内局域网暨全校档案工作管理系统，建有档案馆网站，开通有档案馆微博。

馆藏档案始于1924年，共有8个全宗，分别为大夏大学、光华大学、上海市半工半读师范学院、上海市南林师范学校、上海幼儿师范高等专科学校、上海教育学院、上海第二教育学院和华东师范大学全宗。

截至2012年底，馆藏各类档案总计13.8万卷（其中建国前档案1702卷，建国后档案13万6千余卷），各类学籍25万8千余件（其中建国前学籍2万8千件，建国后学籍23万余件），另有实物、声像、资料等总计3万余件（张）；馆藏档案排架总计2千6百余米。

南大之星档案系统功能参数(详细)

“南大之星”档案网络管理系统功能参数案卷/文件著录：录入实体档案记录信息，形成档案条目信息。

文件档号具备自动查重功能，同时支持批量数据导入功能。

著录的时候会保留上一份文件的信息，提供更加便捷的操作。

文件管理：对已经著录的档案文件记录进行删除、修改、查询等操作。

支持批量修改与删除功能，档号的自动排序功能以及插卷、插件等功能。

自动组卷：根据系统中的档号对应规则对文件进行自动归档。

案卷管理：对已存在案卷进行删除、修改、查询和打印等操作。

案卷调整：对已组卷的案卷和其中的文件进行调整。

包括：案卷号调整、文件调整、合并案卷、拆卷、插入空案卷、移除卷内、卷内顺序号重排、删除空案卷等功能。

案卷移交和接收管理：对部门整编好的移交档案进行鉴定，如果鉴定通过，则进行批量数据移交。

否则，进行重新整理。

1.1.2批量上传：采用ftp方式批量上传电子文件。

1.1.3数据转换：系统自带数据格式转换功能，可以把WORD、excel等格式的数据转换成PDF格式。

1.1.4批量数据提取功能：可对双层pdf文件进行全文提取，以便实现全文检索。

1.2档案信息管理：实现纸质/数字档案的管理及档案馆日常业务管理功能，包括编目、查阅、保管、档案统计和综合管理等。

1.2.1编目管理：对各类档案的编目项、打印格式、输入输出进行管理。

其功能主要包括以下几部分：档案编目：实现各类档案的著录、编辑等功能。

立卷整理：实现自动立卷和手动立卷功能。

目录生成：根据用户定义生成卷内文件目录、案卷目录、分类目录、全引目录、目录索引、案卷移交清单、各类统计报表等归档文件清单、信息清单。

打印输出：实现以上目录信息的打印功能。

1.2.2查阅管理：实现纸质档案的查询和借阅管理。

1.2.3鉴定销毁：对过期档案进行销毁，并可以打印销毁清单。

也可以进行还原操作1.2.4年报管理：实现档案年报管理，所形成的年报报表完全符合国家标准。

1.2.5档案统计：实现对现有档案进行各种口径的统计功能，并提供档案统计报表、直方图、饼柱状图等多种显示方式。

档案管理现代化1

档案管理现代化与文档一体化管理一、什么是档案管理现代化以现代管理科学为指导，应用现代的管理方法和手段，充分采用先进技术和设备，充分发挥档案管理人员的主动性、积极性、创造性，对档案管理的传统方法和做法进行改革，使档案管理逐步实现系统化、定量化、信息化、智力化。

二、档案管理现代化的意义（一）为什么要实现档案管理现代化（背景）随着现代社会的不断发展，尤其是信息技术的飞速发展，社会信息化程度不断提高，档案工作面临着新的挑战，同时也出现了很多新的问题和新的矛盾。

主要表现在：1．在管理方面。

随着档案事业的不断发展，档案的种类和数量急剧增长，给保管和利用带来一系列问题。

新型载体档案（电子文件）的产生，数量越来越大，所占比例越来越高，而它的收集、整理、归档、存贮、鉴定、安全管理等都需要新的理念和方法。

2．在利用方面。

同时，利用者也对档案工作提出了更高的要求，他们希望档案部门能及时地无遗漏地向其提供所需要的档案材料，并迅速传递到每一个需要利用的地方。

手工管理的落后状态，无法解决档案工作面临的种种难题，不可避免地会影响档案事业的发展。

不改革传统的工作模式，不改变传统管理思路和管理方法已经很难适应信息化社会的新要求，档案行业就很难继续生存，档案事业就很难继续发展。

如何解决这些新问题、新矛盾呢?就是走现代化之路。

（二）实现档案管理现代化的意义1．可以使档案的收集与管理安全、及时。

安全、及时、有效地做好以电子文件为主体的新型载体档案的收集与管理工作，适应档案事业自身发展的需要。

2．可以迅速查阅档案。

建立计算机检索终端，提供快速复印和复制服务。

利用者从显示屏幕上可速查阅到所需的档案材料，获得所需的复制本，给利用档案创造极为方便的条件。

利用计算机和现代通讯设备，将使档案信息的处理传递的时间大大缩短，档案馆将从保管史料的基地，发展为名副其实的科学研究和各方面利用档案信息的中心。

3．可以改善档案保管条件。

利用现代科技，改善档案保管条件，加强对档案的保护，最大限度的延长档案寿命。

重庆科创职业学院—南大之星档案管理软件系统主要功能

重庆科创职业学院—南大之星档案管理软件系统主要功能1. 全文管理与全文检索;本系统的全文管理通过高效的全文检索算法，实现了全文的高速检索。

系统还支持用户远程上载各种格式的电子文件全文、纸质文件扫描图像，从而实现了对文件全文检索、打印、下载、上传、备份等的全方位管理.对于扫描的纸质文件，系统（以自动将之识别成文本，并加入全文库中，这样用户就可以进行全文检索，我们采用的OCR识别技术是目前国内最先进的识别技术，识别率达到99。

99%。

2. 图像、录像、录音等多媒体档案管理;系统对扫描图像、录像、录音等多媒体档案进行统一管理，用户可以远程上载图像、多媒体文件到系统中，对于录音录像档案还可以进行在线点播3. 档案信息统计系统可以对各类档案数据进行灵活的统计，并且可以绘出统计图表。

4. 档案借阅利用统计;系统实现了档案管理借阅利用的网络化，用户只需要通过身边的计算机远程登录到系统中就可以查阅馆藏档案信息，确定所要借阅的档案实体,系统即可纪录完整的借阅利用信息，并可以进行借出档案实体的崔还，借阅利用信息的统计等操作。

5.自由建库用户可以根据自己需要自由创建档案数据库，并且建库权限可以控制6.自定义数据库结构用户可以根据具体情况，自定义数据库结构，以满足不同类别专业档案管理的需要7.自定义打印目录用户可以根据具体需求，非常方便地设计出各种目录格式8.自定义管理界面，用户可以根据不同类别档案的需要，定制管理界面中的内容。

9.可以将各类电子文件自动转换成PDF标准格式10.具有对电子文件全文附件全文检索的功能，并且检索效率高，检索准确等特点11.数据远程备份与恢复12.安全通信保证系统数据的安全13.自动在线升级，使得管理员的维护工作变得非常方便，并且系统可以自动监测软件的最新更新情况，发现有新的升级，会通知系统管理员进行系统升级。

毕业生档案管理办法(5篇)

毕业生档案管理办法(5篇)毕业生档案管理方法(5篇)毕业生档案管理方法范文第1篇一、毕业生学籍档案的利用价值随着毕业就业人数的增加，市场对人才的需求，突显档案利用价值的重要性、真实性。

档案的利用价值是满意社会需求的有用性。

毕业生学籍档案的利用价值简要归纳如下：首先，凭证价值。

毕业生学籍档案从形成规律来看，它是毕业生在校期间综合表现的历史记载，是毕业生整体素养的客观反映。

其次，参考价值。

用人单位依据档案的全部原始记录材料，把握毕业生全貌，评判毕业生优劣，选拔优秀人才，实现用好人才。

再次，社会价值。

从本校档案利用登记表看，毕业生学籍档案服务于同学就业、企业聘请、职务晋升、职称晋级、各类报考、出国留学、医疗保险、社会保险、各类公证等诸多社会活动，满意学校、师生、社会的利用需求。

二、毕业生学籍档案管理主要存在的问题1、档案材料缺乏规范。

以最近2021年归档的30个本科学院85个专业9198名同学的学籍档案资料来看，主要存在以下问题，对学籍档案不够重视，书写内容错误、不全，书写字迹不清、随便涂改，签字漏签，未粘贴照片，鉴定评语不实，奖惩没有记载，公章加盖错误，材料不齐全不完整等等。

2、方法与手段缺乏创新。

如在办理出国（英文）成果档案的过程中，利用者要求时间紧，同一时期内要求办理的人员较多，工作量较大，现有力量无法满意全部利用者意愿，因此努力提高档案开发利用手段和水平，是摆在档案馆工作人员面前的一个重要课题。

3、档案管理系统有待升级。

目前我校南大之星档案网络管理系统的档案名目数据主要靠逐条手工录入，随着人数的急剧增长，已经不能满意现代管理的需要，有待加强学习，普遍采纳数据导入功能，可以将EXCEL等格式文件与管理系统相连接，自由导入导出表格，避开手工录入信息的耗时和错误，提高工作效率。

三、毕业生学籍档案管理的相应对策1、培育档案意识，注意法规学习。

首先，培育同学档案意识，使同学了解档案的重要性，知道哪些档案可以在档案馆查询利用；提高老师档案意识，提高归档质量，促进档案管理工作。

智慧校园信息化产品品牌参考目录(2021年)

1 基础支撑平台1.1 数字化（智慧）校园1.1.1 希尔1.1.2 东软1.1.3 金智教育1.1.4 清元优软1.1.5 青果软件1.1.6 新中新1.1.7 强智科技1.1.8 正方软件1.1.9 精华教育1.2 大数据分析1.2.1 三盟科技1.2.2 金智教育1.2.3 国子软件1.2.4 精华教育1.2.5 上海星环1.2.6 曙光1.3 校园统一门户1.3.1 北京希尔1.3.2 东软1.3.3 金智教育1.3.4 广东联奕1.3.5 青果软件1.3.6 上海树维1.3.7 南京苏迪1.3.8 成都康赛1.3.9 正方软件1.3.10 新开普（树维）1.3.11 德国SAP1.3.12 Oracle WebCenter Portal 1.4 办事大厅1.4.1 南京苏迪1.4.2 金智教育1.4.3 东软1.4.4 普元信息1.4.5 广东联奕1.4.6 成都康赛1.4.7 正方软件1.4.8 精华教育1.5 流程平台1.5.1 上海科探1.5.2 普元信息1.5.3 金智教育1.5.4 FlowPortal2 基础系统（平台）2.1 财务系统2.1.1 用友2.1.2 金蝶2.1.3 天大天财2.1.4 复旦天翼2.1.5 广州友财2.2 OA办公自动化系统2.2.1 正方软件2.2.2 金智教育2.2.3 希尔2.2.4 同望科技2.2.5 南软2.2.6 致远互联2.2.7 青果软件2.2.8 新开普（树维）2.2.9 泛微2.2.10 通达2.3 学习教学平台2.3.1 毕博（Blackboard中国版）2.3.2 Moodle（开源）2.3.3 Sakai（开源，国内复旦北邮社区汉化）2.3.4 清华在线2.3.5 强智科技2.3.6 青果软件2.3.7 上海卓越2.3.8 超星2.3.9 精华教育（基于Sakai）2.4 人事管理系统2.4.1 金智教育2.4.2 正方软件2.4.3 青果软件2.4.4 东软2.4.5 北京希尔2.4.6 新开普（树维）2.4.7 北京易普行2.5 图书管理系统2.5.1 江苏汇文2.5.2 艾利贝斯2.5.3 深圳晨科2.5.4 上海紫兴软件2.5.5 Horizo2.5.6 金盘2.5.7 汇文2.5.8 秒思2.5.9 重庆亚德2.5.10 深图2.6 网站群2.6.1 西安博达2.6.2 南京苏迪2.6.3 北京通元2.6.4 南京大汉2.6.5 上海树维2.6.6 北京思拓合众2.7 一卡通系统2.7.1 新开普（树维）2.7.2 新中新2.7.3 北京迪科2.7.4 上海树维2.7.5 广州智慧2.7.6 迪科2.7.7 沈阳宝石金卡2.7.8 深圳宇川智能2.8 资产管理系统2.8.1 国子软件2.8.2 成都思必得2.8.3 上海佳克2.8.4 深圳友为2.8.5 正方软件2.8.6 青果软件2.8.7 上海树维2.8.8 北化软件2.8.9 洛比2.9 档案管理系统2.9.1 南大之星2.9.2 深圳科怡2.9.3 清华紫光2.9.4 北京东方飞扬2.10 资源管理2.10.1 联想传奇2.10.2 超星2.10.3 正方软件2.10.4 新为2.10.5 千格源2.11 电子邮件系统2.11.1 Coremai2.11.2 Zimbra2.11.3 腾讯企业邮箱2.11.4 网易企业邮箱2.11.5 亿邮2.12 认证计费2.12.1 城市热点2.12.2 锐捷2.12.3 思科2.12.4 pC2.12.5 深澜2.13 流量控制2.13.1 网康2.13.2 西默2.13.3 思科SCE 2.13.4 Panabit2.13.5 深信服2.13.6 城市热点2.13.7 pC的SCE 2.13.8 锐捷ACE 2.13.9 网御神州2.13.10 ACENET2.13.11 迈科2.13.12 金御2.13.13 ALLOT2.14 科研系统2.14.1 北京北科阳光2.14.2 北京易普拉格2.14.3 正方软件2.14.4 深圳爱瑞思2.14.5 青果软件2.14.6 北京希尔2.15 移动应用2.15.1 南京苏迪2.15.2 金智教育2.15.3 正方软件2.15.4 新开普（树维）2.15.5 青果软件2.15.6 锐捷微哨2.15.7 广东联奕2.15.8 成都兰途科技2.15.9 郑州科技学院自主研发基于服务号的微主页3 主要业务系统3.1 招生系统3.1.1 强智科技3.1.2 正方软件3.1.3 北京希尔3.1.4 南京南软3.1.5 东软3.1.6 新开普（树维）3.2 迎新系统3.2.1 强智科技3.2.2 北京希尔3.2.3 成都康赛3.2.4 正方软件3.2.5 东软3.2.6 新开普（树维）3.3 学生管理系统3.3.1 北京希尔3.3.2 北京希嘉创智3.3.3 正方软件3.3.4 金智教育3.3.5 北京三易拓科技3.3.6 成都西华升腾3.3.7 青果软件3.3.8 成都康赛3.3.9 东软3.3.10 新开普（树维）3.4 教务管理系统3.4.1 清元优软3.4.2 金智教育3.4.3 正方软件3.4.4 希尔3.4.5 强智科技3.4.6 青果软件3.4.7 新开普（树维）3.5 就业系统3.5.1 强智科技3.5.2 正方软件3.5.3 北京希尔3.6 离校系统3.6.1 正方软件3.6.2 北京希尔3.6.3 东软3.6.4 新开普（树维）3.6.5 成都康赛3.7 研究生管理系统3.7.1 清元优软3.7.2 金智教育3.7.3 南软3.7.4 希尔3.7.5 正方软件3.7.6 强智科技3.7.7 新开普（树维）。

成都理工大学西南财经大学

NDstar获奖成果
2000年开发研发“南大之星”档案网络管理软件 2001年研发完成并在教育部档案处、南京大学档案馆、华东师范大学档案馆投入使用 2002年开发研发“南大之星”档案信息发布系统，2003年研发完成并投入使用。 2003年南京大学与南京中坦科技有限公司签署合作协议，确定由南京中坦科技有限公司独家代理
全引目录打印卷内文件目录
系统主要功能模块⑤：功能强大的电子文件管理模块
可以将office文档等多种文本格式，照片格式和视频格式上传到南大之星档案管理系统中，可以按权限提供下载或打印。并可以实现提取，ocr识别等多种需求
系统主要功能模块⑥：全文检索功能
系统提供3种检索方式：表内查询，组合查询和综合查询。可以多条件多范围进行全文检索，查询准确率高，响应时间快
系统主要功能模块①：自定义档案库类别
所有的档案表都可以根据用户需要自行设定，多种档案管理模式，直观地把档案的分类、档案的接收反映在管理界面上
系统主要功能模块②：数据的合并
在多个档案表之间实现数据的转递
系统主要功能模块③：简洁的管理界面
将档案的实体分类、档案的查询、案卷（盒）文件的添加、电子文件的上传以及转换、档案目录的打印、档案数据的借阅、辅助组卷和数据整理等功能集成在一个界面上，使用户对系统的熟悉以及使用带来很大的便利
“南大之星”档案软件，负责“南大之星”档案软件在全国范围内的市场开拓及售后服务工作 2005年 “南大之星”档案网络管理系统、“南大之星”档案信息发布系统通过江苏省档案局科技
成果鉴定。 2007年“南大之星”档案网络管理系统、“南大之星”档案信息发布系统获江苏省档案局科技成
果一等奖 2008年“南大之星”档案网络管理系统、“南大之星”档案信息发布系统获得国家版权局颁发的

西北农林科技大学南大之星档案管理系统操作手册

西北农林科技大学“南大之星”档案管理系统操作手册1.系统登陆由于南大之星档案管理系统是B/S架构的系统，客户端只要通过浏览器就可以登录档案系统。

在浏览器的地址输入框中输入档案系统的IP地址 http://219.245.196.87，或进入档案馆网站主页，点击图标进入。

在浏览器的选择上建议使用最新的浏览器IE11.0。

登陆系统的界面如下图。

在此处输入登录的账号密码即可登录档案系统，如果点击登陆之后浏览器没有反应，看是不是有安全软件阻止档案系统登陆的弹出窗口，或者在浏览器设置里添加“兼容性视图设置”。

具体操作方法如（或者左上角有缩微版浏览器标记，点开放大即可。

）允许。

添加兼容性设置打开顺序：IE 设置—工具-兼容性视图设置—添加—关闭，如下图顺序按照提示在兼容性视图设置中输入档案系统的地址点击添加，关闭页面。

2.录入档案目录及修改进入创建好的部门档案表有两种方式，展开“部门临时档案”点击所要打开的档案表名称或者最后的“打开”按钮进入档案表，点击添加案卷或者添加文件开始录入档案目录。

案卷是根据文件的来源、时间、内容和外形上的异同点和联系组成的，包括案卷封面、卷内文件目录、卷内文件、卷内备考表等几部分。

录信息，在兼职档案员使用过程中一般很少用到添加案卷。

d点击添加文件后会弹出下图所示的添加页面，兼职档案员需要录入的信息都已经用红色框标注出来。

录入完以上信息点击下边的“添加”按钮，系统会有弹出窗口提示录入成功，该页面会自动跳转到你需要录入的第二份文件录入页面，上次所有的录入信息原样保留文件件号会自动加1。

（1）一级目录：由年度组成，例如：2018。

（2）二级目录：按各门类档案代码编号填写。

（3）三级目录：依据需要而定。

（4）全宗号：8。

（5）实体分类号：由年度-一级类目代码二级类目代码或三级类目代码组成2018-XZ11、2018-JX11等，代码要求为大写字母。

（6）保管期限：下拉菜单选择永久、长期、短期。

照片档案归档要求

照片档案归档要求一、纸质照片要求：1.照片规格为塑封7寸，其中学院毕业生照片以班级为单位收集整理。

2.在照片上进行电脑印字。

照片正面上方注明时间与事件，毕业生照片须注明XX学院XX届XX专业XX班本科(或研究生)、日期,字体为宋体。

照片背面注明对应教师、学生的姓名，教师姓名用黑体、学生姓名用宋体。

二、电子照片要求：1．杀毒上传；2.照片分辨率600dpi，格式为TIFF或JPG(建议用TIFF)；3.每张照片对应的事件或名单均以TXT文件格式保存，用于照片档案的著录。

照片档案录入操作步骤一、进入南大之星档案管理系统（http://222.198.118.136），输入用户名和密码，进入部门暂存表。

二、点击部门进入以下界面，点击左上方“添加文件”，出现著录对话框。

三、著录1.一级目录：归档部门名称或照片2.二级目录：xx年，如：2019年3.信息分类号：SX4.全宗号：065.实体分类号：2019-SX126.文件案卷号及件号：1.0001—1.N;7.保管期限：永久8.密级：内部9.正题名：①毕业生照片：西南大学xx届xx学院（部、所、中心）xx专业xx班本科（或研究生）毕业生合影照片如：西南大学2019届经济管理学院金融专业二班本科（或研究生）毕业生合影照片②其他照片：时间、地点、事件10.副题名：有则录入，非必需11.附注：备注说明，非必需12.第一责任者：照片形成部门13.页数：114.规格：张15.文件时间：照片拍摄时间。

如：2019052716.归档单位：照片归档部门17.载体：照片18.文本：原件19.归档份数：120.输入员：输入员姓名21.录入完毕后，点击“添加”,继续录入下一条，直至全部录入完毕，点击“关闭”即可。

22.全部照片条目录入完毕后，点击每一条的“编辑”选项。

再次进入到著录对话框，点击下方“全文”，进入以下界面：在选择文件处点击“浏览”，将已编辑好的TXT文件上传。

毕业生照片TXT文件内容为学生姓名（根据照片按每排、从左到右顺序写明），其他照片TXT文件内容为照片的文字说明。

结合我校档案管理对构建三个体系的思考

广东技术师范学院学报（自然科学）2012年第3期Journal of Guangdong Polytechnic Normal University No ．3，2012结合我校档案管理对构建“三个体系”的思考洪红（韶关学院，广东韶关512005）摘要：就档案建设“三个体系”，结合我校档案现状及存在的问题.提出将教师业务档案、实物档案和名人档案纳入规范化管理范畴，并在档案资源建设体系、档案利用管理体系、档案安全体系和档案人才发展战略等方面提出本人的见解和观点；供同行参考借鉴.关键词：档案建设“三个体系”；教师业务档案；档案人才发展战略中图分类号：G 270.7文献标识码：A文章编号：1672-402X （2012）03-0075-04收稿日期：2012-07-16作者简介：洪红（1973-），女，广东梅县人，韶关学院档案馆馆员.研究方向：档案管理学.2010年5月12日，国家档案局杨东权局长在全国档案安全体系建设工作会议上继“两个体系”之后提出在全国建立档案安全保障体系.“三个体系”建设是档案行业贯彻落实科学发展观的重大成果.档案工作“三个体系”建设即档案资源体系、档案利用体系和档案安全保密体系这“三个体系”的提出，为档案事业迎来了前所未有的发展机遇和挑战，“三个体系”建设必将有力促进档案事业的科学发展.1对我校档案事业发展状况的回顾1.1档案资源体系建设“十一五”以来，我校档案工作内外部环境得到改善.特别是评估以来，学校领导对我校档案极为重视，多次视察工作，帮助解决困难，扩展了原面积的2倍以上.馆内资源也在不断的改善，新增加了两台电脑，使人均一台电脑，增添一台复印机、一台打印机、一台传真扫描一体机，使得办公环境不断得到改善.在信息化建设管理设施有了较大幅度的增加，又引进了南大之星档案网络管理系统软件，开通了档案信息网，今年至此录入案卷级目录3183条，文件级目录9082条.并计划准备在今年完成建档以来档案全部录入工作.“十一五”期间，我校加大档案资源收集整理立卷11924卷档案充实了馆藏.目前，馆藏档案结构比“十五”期间大有改善，馆藏量比“十五”的10718卷增长11.13%.自电子档案等纳入档案资源体系后，丰富了档案资源的内容和形式；使档案事业发展的物质基础上迈出了重要步伐.1.2档案利用体系建设“十一五”期间我校共完成查询4412人次和5368卷次，比“十五”期间的2027人次和4058卷次，分别增加了117%和32.3%.目前，我校利用现代化技术开展档案资源建设的方式，主要以录入文件级条目，部分以全文扫描和手工目录查询为主；为全校已毕业的学生和其他群众解决出国、就业、评职称等提供了真实可靠的档案资料.档案资源的建设是以资源体系利用为目的，是档案工作最终的归宿.1.3档案的安全保密体系档案安全保密体系，为档案资源体系和利用体系保驾护航，是档案工作的生命线和底线.“十一五”期间，我校安装了密集架、监控设备，增设灭火装备，聘请了保安员等，进一步加强了档案管理的安全保卫和档案实体的安全工作.除了做好常规库房、档案安全检查外，结合信息化建设工作的开展，我们还注重加强对计算机档案载体的安全管理，设置了信息访问和操作密级；为确保档案信息安全，信息共享及权限控制都做了切合实际的规定.在管理措施落实方面，严格执行保密审查制度，完善审查手续；同时认真做好校园网站维护管理、更新等工作；为查档人员提供优质和安全可靠的服务.2目前档案事业发展现状及所存在的问题2.1从全局情况来看，档案资源体系建设缺乏整体规划从目前的档案门类来讲，还是依照国家教委九十年代制定的高等学校档案实体分类法与高等学校档案工作规范来分的；诸如文书、教学、科研、基建、财会、外事、声像、出版、仪器设备、产品生产与科技开发十个门类.随着时代的发展和社会的进步，高校中的教师业务档案和实物档案两个门类也进入了非立不可的地步；但高校档案实体分类法并未将这两门类列入归档范畴.国家教委至今尚无制定新的具体的档案分类法及档案资源体系建设的战略规划，使得高校缺乏规范标准和规划.由于档案资源系统化的标准规范不健全，对于档案资源体系建设的内涵不明了；使得档案资源建设在某些方面无章可循，领导乏力，档案员仅凭主观理解进行操作，给档案资源建设带来较大难度.2.2从自身条件看，馆藏内容不全，制约了档案资源体系建设由于受传统的管理模式影响和人员工作能量以及馆内面积的限制，只注重征集接收了一些门类的档案，而忽视了其他门类和档案载体的收集和整理；例如，教师业务档案、实物档案、名人档案以及其他特色档案；致使馆藏结构不合理、门类不全、馆藏内容不丰富，档案资源缺少，极大地制约了档案资源体系建设水平的提高.2.3从档案的管理来看，创新模式欠缺，限制了档案利用体系建设长期以来受行政模式影响，档案管理模式仍是传统的手工管理模式，这种档案管理模式的弊病已越来越凸显.由于技术手段相对落后，馆藏档案以手工查询为主，全息上网，网络查询极为少见，不能完全适应新形势的发展需要.束缚了档案的利用，限制了档案利用体系建设.2.4从档案思想意识上看，强化措施缺少，档案安全保障体系存在隐患很长时间以来，关于档案安全教育早已缺失了，人们的思想意识上缺少了安全这根弦.没有深刻认识到火灾、水灾、震灾、虫灾、霉菌、灰尘、紫外线等有毒有害气体等自然因素无时无刻不对档案安全构成威胁.对于防止计算机病毒侵害、增强载体寿命、信息安全管理等未引起高度重视.另外，在开放的网络环境下，由于操作系统硬件设备以及“网络黑客”等因素影响，档案资源网络存储及网上传递存在很大的安全隐患，这些都没有引起高度重视.3十二五档案工作设想3.1制定标准、规范管理、推进档案资源体系建设进程九十年代制定的高校档案管理的实体分类法和档案工作规范随着社会进步，已不能完全跟上时代发展.一些新的门类档案要纳入规范化范畴之内；例如，前面提到的教师业务档案、实物档案、名人档案等特色档案.另外，计算机数字化管理虽然已纳入了档案管理的双轨制中，但各个高校引进的管理软件各不相同，标准也不统一.为依法规范，有序的推进档案资源体系建设，国家教育部应根据档案管理的标准，研究制定一套系统的档案资源体系建设标准；同时也应根据档案资源范围的拓展，注重新兴资源，重新界定档案馆的接收范围；以便档案人员有章可循，尽快推进档案资源体系建设的发展.3.2更新观念，强化服务宗旨，建立档案利用管理体系为查档人员提供档案信息的有效利用是档案工作的目的，建立方便查档人的档案利用体系是档案工作的最终归宿.为此，首先要转变观念，强化服务宗旨，通过建立档案服务管理模式等措施来提高档案服务质量；然后，树立发展意识和服务理念，本着“以人为本，服务至上”的服务理念，以创新理念和创新行为来加强档案服务管理，开辟档案的利用管理新途径.建立以满足查档利用的服务体系，满足档案形式多元化、档案服务大众化，档案管理现代化的现实要求；着重从现代化管理上做文章，实现档案管理的双规制.“十二五”我校已开始了在原有查档方式的基础上，开通电话、传真、信函、网络以及节假日预约查询等服务功能；另外，全面启动计算机查询业务，提高了查全率和查准率，为前来查档人员提供更好更快的服务，极大地方便了查档需求.3.3树立安全意识，建全保密制度，重视档案安全体系建设作为档案工作人员，安全保密意识要时时刻刻挂在心上，把保密和安全与个人的政治生命和饭碗紧密联系起来，牢固树立安全保密“万无一失”的理念，清醒意识到“一失万无”的严重后果.确保党和国家档案资源万无一失的重大责任，要认识到档案保密和安全工作极端的重要性.作为档案工作部门要进一步完善保密安全管理制度，以制度来保障档案安全保密措施的落实.对馆内不同区域划分不同的安全管理等级，规定不同的安全保密要求；把制度覆盖到档案工作的每个环节、每个岗位和每个人.另外，还要经常性开展安全常识培训，加强有针对性的安全技能演练，增强相关人员保护档案意识和本领.为确保档案的安全，我校在档案安全方面制定几项制度；诸如：1）馆内严禁吸烟；2）加强网络信息保密工作，严禁内网外网混用，严禁在外网操作内部工作信息；3）增添灭火装置；4）把安全保密工作列入年度考核内容，实行安全保密一票否决制.只要在经济上投入，技术上保障，人员上落实细化安全要求，建立健全安全技术防范系统，就能堵塞影响安全保密的漏洞，确保档案安全是档案工作的永恒主题，也是档案工作者的首要职责.3.4转变人才观念，强化素质培养，制定档案资源体系建设人才发展战略长期以来，由于社会对档案意识的淡薄，档案工作的实际地位没有得到应有的重视，档案工作长期以来被边缘化，造成了档案人才引进及培养的先天不足，档案工作是一项综合性很强且发展很快的工作，对专业知识，专业技能及政治素质要求很高.以档案专业结构需求，需要很多的交叉学科，边缘学科和综合学科方面的知识及掌握这些知识的人才.按学科分有档案专业、计算机专业、历史专业、法律专业等.另外电子文件管理，网络安全利用，新载体档案管理都对档案人才提出了越来越高的要求.随着档案事业的高速发展，档案数量也在呈几何指数增长，管理着几万卷的档案馆只有三四个人，档案人数明显不足，影响了档案业务工作的正常开展和水平提高.目前我馆根据档案事业发展需求，制定了档案事业人才引进计划，准备在“十二五”期间，引进一名硕士学位的档案专业人才和一名计算机专业人才，以充实我馆档案人才队伍.档案事业是一项可持续发展的永恒事业，需要一支承前启后、富有创新精神的人才队伍.一个合理的档案群体，能够保证档案事业发展的稳定和延续性.“三个体系”建设为档案事业的科学发展指明了方向，他是一个有机的整体，资源体系建设是基础，安全体系建设是保障，服务体系建设是目标.“三个体系”建设科学阐释了新形势、新时期档案事业的目标和任务.树立“大档案、大服务、大安全”，是“十二五”期间档案事业发展的重要主题；必将促进档案事业与经济社会协调发展，实现档案工作质的突破和跨越式的进步，迎来档案事业发展的辉煌.参考文献:［1］赵鹏.“三个体系”建设与档案人才培养［N］，中国档案报，2010年8月26日.［2］王小兰.“十二五“期间国家档案资源体系发展战略之我见［N］.中国档案，2011年2月.。

关于使用南大之星档案管理系统归档的方法

关于使用南大之星档案管理系统归档的方法为了更好地把各单位的暂存档案表内的电子档案归入西南大学的某一类档案的总表中，同时让各单位的兼职档案员能够方便的查询自己录入的档案，提供给档案馆老师及其他部门兼职档案员一个统一的方法，如果有不妥的地方，希望提出。

操作步骤（以党委办公室为例）：1。

打开党委办公室（暂存），如图：2．鼠标单击上图左侧表内文件分类目录下的2006年，进入到电子档案目录，如下图：3．用鼠标按住上图右侧滑动条往下拉打底，会看到如下图：4．点击上图的数据整理后，会如下图：5．选择该单位的档案应该归到西南大学的那一类档案的总表中，党委办公室的应该归入西南大学党群档案，所以选择了“西南大学党群档案”，然后再勾中“对当前类目下所有文件”前的框后，点击“复制”，不能点击“移动”，这样可以保留该单位录入的电子档案。

（注意：单位的暂存档案表中的二级或三级目录一定不能和归入的西南大学某类档案的二级或三级目录相同）6．完成后，点击页面上方的“档案管理“，退到第一各页面：7．打开西南大学党群档案后，会发现“党委办公室”的暂存档案全部复制到了“西南大学党群档案”中来了：8．在当前页面的20条文件中，把需要归为一卷的文件前面的“选择”栏打上勾（只能一页操作）9、用鼠标按住上图右侧滑动条往下拉打底，会看到如下图：10．点击上图的辅助组卷后，会如下图：11．用“批量数据替换”栏，把临时的实体分类号替换为归档的实体分类号，进行替换12．完成后，仍然选中替换后的文件，选择“数据整理”，13．填好一、二、三级类目（下图可知道一级类目为“党群”，二级类目有两个，一个是“党群综合”，一个是“综合”，二级目录“综合”下的三级目录有“2005年”和“2006”年）14．点击“更改目录”，就完成最后操作。

（就把“党群“下的“综合”下的“2006年“移动到了”党群“下的”党群综合“下的”2006年“）整个总的流程是：把单位的暂存目录下的所有文件复制到应该归入的西南大学某一类档案中，完成辅助组卷后，最后再通过更改类目移动到相应的类目下。

南大之星档案管理软件使用具体说明

南大之星档案管理软件使用具体说明（一）用户登录在IE地址栏输入网址：http://210.38.121.51，按要求输入用户名及密码后点击登录即可进入档案管理系统。

界面如下：（二）用户密码修改各级用户在首次登录系统后，应首先更改自己的默认密码。

在登录系统后，点击菜单栏里的“系统设置”，然后点击“用户管理”图标，点击左边要修改密码的用户，出现界面如下图，点击“修改密码”按钮，出现修改密码对话框，在“管理员密码”中输入旧密码，在“新密码”“确认新密码”中输入新的密码后点击下面的“修改密码”按钮即可（备注：各用户均可修改自已的密码，本部门管理员可以修改本部门其他普通用户的密码，方法是在“管理员密码”中输入管理员密码，其它方法同上）。

（三）创建新用户各单位如果有多人共同负责档案，可由本部门档案管理员创建新的用户满足不同人使用。

创建新用户流程如下：1、档案管理员进入系统后点击上方“系统设置”，然后点击“用户管理”图标，再点击左上方“添加新用户”按钮，出现如下界面，其中上半段为基本信息，下半段为用户权限部分，现分别说明如下：用户账号：一般由英文字母和数字组成，建议用部门字母代码加数字。

登录密码：可自由定，一般为6-8个字符。

用户姓名：可输入用户的真实中文姓名。

库房管理员：这个选项被选中，则该用户可以看到本部门下所有档案表，也具有借阅管理的权限，可以进行档案实体的借阅操作和借阅信息管理。

创建用户：具有该权限的用户可以创建新用户，这个权限只有部门管理员才有。

全文、图像、媒体、打印管理：这四个选项分别控制用户是否有全文、图像、录像录音、打印档案的权限。

用户级别：选普通用户涉密级别：选“内部”将以上信息填完后点击“添加”按钮即完成用户的创建。

（四）信息录入1、案卷的录入各级用户进入档案管理系统后点击未分类档案，进入相关类别（普教生、成教生进入“二级学院学籍（普教成教）”，研究生进入“研究生学籍”，留学生、中英班合作班学生进入“国际交流中心”，学报编辑部进入“学报”，党委宣传部进入“声像档案（未分类）”），点击左上角“添加案卷”，出现界面如下图（以普教为例）：以上界面须录入的基本项目有：一级目录：部门(或类另)二级目录：年度三级目录：一般不填实体分类号：档案号（一级目录+二级目录，字母注意用大写）案卷/盒号：填案卷号保管期限：均填永久密级：均填内部正题名：即所录入的内容附注：有特殊情况时可在此作说明，字数不宜过多，其信息在卷内目录中的备注项中体现。

南大之星档案网络管理系统(BS)

三、相关软件著作权登记证书
四、目标
根据学校数字化校园建设“总体规划、分步实施、标准统一、资源共享、重在应用”的基本思路
采用“创新的理念、先进的技术、简明的手段”
既解决OA、学生学籍管理系统等各种电子数据的网络在线归档及目录、全文的管理和查询利用问题，又兼顾原有纸质实体档案目录和全文的输入、管理、查询功能
七、系统访问模式
所有用户全部采用浏览器方式访问，并可以实现多部门多用户同时访问，及系统采用纯B/S构架
八、档案目录管理概念
件的概念
档案管理对象以件为单位，直接面向一个个文件，一件一条著录，即一条记录，以年度——单位代码——件号区分，依次排列，并有全文与之相对应、衔接。
卷的概念
档案管理对象以卷和件为单位，一卷一条著录，即一条记录，以年度——实体分类号——卷号区分，依次排列。卷内还有件，件也有著录项。件、卷之间有依存关系。若有全文，与件相对应、衔接。
二是针对具体档案表的查询。该查询只有登录系统的用户才可以使用，在用户打开某一个档案表后，利用该查询接口，用户可以对该档案表中的数据进行查询。
安全可靠的远程备份恢复功能
系统管理员利用系统的远程数据管理功能即可实现远程数据备份、远程数据恢复。这里是一个手工进行数据备份的工具，适用于特殊情况下系统管理员操作服务器端进行备份、完全恢复或部分恢复特定的表。
拓朴结构。服务器：HP、IBM服务器。浏览器：普通微机。输入设备：彩色图纸扫描仪，纸质文件高速扫描仪（黑白），
照片底片扫描仪，数码照相机等。输出设备：彩喷机，彩色打印机等。存储设备：磁带机、光盘刻录机、光盘、磁盘阵列等。
2、软件环境操作系统Windows 2003 Advanced server 数据库： MS SQL Server 2000或更高 WEB服务：IIS 5或者更高流媒体服务：Windows Media server 档案信息系统开发平台：Java+com+SQL server,

广西地区本科高校档案信息化存在的问题及应对举措浅谈

信息工作Information work2023/10（下）总第421期党的二十大报告提出：到2035年，我国要“建成现代化经济体系，形成新发展格局，基本实现新型工业化、信息化、城镇化、农业现代化”，提出要加快建设“网络强国、数字中国”[1]。

在社会信息化、数字化的浪潮下，档案作为人类社会不可或缺的重要信息资源，也要紧跟社会脚步一起向前迈进。

2021年6月，中共中央办公厅、国务院办公厅印发《“十四五”全国档案事业发展规划》指出，“加快推进档案信息化建设，引领档案管理现代化”，“加速数字档案馆（室）建设”等[2]。

2020年6月20日修订通过《中华人民共和国档案法》，新增了一章“档案信息化建设”，提出档案馆和机关、团体、企业事业单位以及其他组织应当加强档案信息化建设，并采取措施保障档案信息安全；应当积极推进电子档案管理信息系统建设，与办公自动化系统、业务系统等相互衔接；推进传统载体档案数字化等[3]。

高校应积极响应国家政策，投身到高校档案信息化建设中。

我国地域辽阔，东西部经济发展差异大，在对档案的投入上也各不相同。

即使同一地域，由于办学规模，办学层次的差异，也使得档案信息化进程各不相同。

广西属于西部地区，经济发展相对落后，为了更好地了解广西高校档案信息化现状，笔者通过问卷调研结合QQ 及电话咨询的方式，对广西26所公办本科高校进行调研，其中参与调研的有23所，占比88%，本文将以参与调研的23所高校为例进行浅析。

一、广西地区本科院校档案信息化建设存在的问题（一）广西地区本科院校档案网站建设数量少，网页内容单一。

郝静认为高校档案信息化建设的内涵应包括：“档案信息利用的网络化、档案信息存储的数字化和档案信息管理的标准化。

”[4]档案利用网络化的前提是建立自己的档案网页，广西的高校一般是成立档案馆以后才会有自己独立的网页。

参与调研的23所公办本科院校中，成立档案馆机构的有13所，占比57%。

在成立档案馆的13所高校中，仅有10所建立了自己的网站，还有3所尚未建立。

南大之星档案管理系统操作流程

登录界面
档案信息管理
档案文件信息管理
案卷、文件信息输入
档号实例
著录格式
表内查询功能
根据档案信息的
各种关键字在表
内进行数据查询
辅助组卷功能
进行数据的批量修改
数据整理功能
移动数据、更改类目
打印范围的确定
目录打印
ቤተ መጻሕፍቲ ባይዱ
目录打印预览
系统其它功能
南大之星档案管理系统培训
综合档案室尤莎莎 2010年4月22日
【课程目的】
通过此次培训，熟练掌握南大之星档案管理系统的使用，增强档案意识，提高档案整理效率，使我校综合档案管理水平上一个新台阶！
学校主页信息服务档案管理地址：
用户名：test1 密码：test1 用户名：test2 密码：test2

登录档案管理系统的方法

归档范围
分类号
XZ11 XZ11 XZ11 JX11 XZ11 KY11
二级单位立卷归档范围及分类号
5部门归档范围本部门形成职权范围内组织、党务等的党字文件分类号 DQ11
外语部本部门形成职权范围内的关于教学、机构、人事等调思政部整的文件、工作总结规章制度、事务性材料体育部科学实验中心实验动物中心学院关于部门机关工作作出的重要决定、通知
主题词、出版项、奖励名称、奖励等级、获奖时间、电子文件编号
4、添加文件
4、文件上传
4、文件上传
4、文件上传
如果上传错误，可用删除键，删除即可。
5、编辑文件
5、编辑文件
5、编辑文件
5、编辑文件
各部门归档范围和不需要归档的网址
归档范围归档范围不归档范围
非常感谢各位领导和同事的聆听！！
如果您在归档中遇到了困难 ①请拨打小号：
62067（孙靖靖）62403（王桂艳）62025 （冯瑜） 62437 （金丹）
②加入辽医档案群（83116152）我们将热情为您解答！！希望各部门的归档工作越做越好。谢谢！再见！
后勤工作
节能工作
XZ15
XZ16
部门
归档范围
分类号
6、基建处 8条
综合
基建工程
JJ11
JJ12
行政部门立卷归档范围及分类号
部门综合专业调整与实验室建设 7、教务处 24条学籍管理课堂教学学位管理归档范围分类号 JX11 JX12 JX14 JX15 JX16
毕业生管理
教材管理
JX17
前言—电子文件与电子档案的关系
电子档案是具有保存价值的电子文件为什么很少谈电子档案而说电子文件呢？

档案基础知识问答试题(考试试题)

档案基础知识问答试题一、单项选择题1.高校档案是指高等学校从事招生、教课、科研、管理活动中直接形成的对学生、学校和社会有保留价值的各样文字、 D 、声像等不一样形式、不一样载体的历史记录。

A．图像 B．列表 C．表格 D．图表2.《高等学校档案管理方法》简称为 C A．8命令 B．9 命令 C．27 命令 D．10 命令3.档案工作“四同步”指的是，学校在展开其余各项工作的同时，A档案工作。

A．部署、检查、总结、查收B．指导、检查、监察、查收C．部署、指导、总结、查收D．指导、检查、总结、查收4.所谓预立卷是指由各部门对归档前不一样门类的文件进行规范化的管理；包含实体文件预立卷和 B 。

A．网上预立卷B．电子文件预立卷C．传统预立卷 D．新式预立卷5.对于文件资料的摆列说法错误的选项是 BA．批复在前，请示在后B．计划在前，总结在后C．结论性的在前，依照性的在后D．正文在前，附件在后6.编制页码时，宜分别标明在文件正面右上角或反面D的空白地点。

A．右下角 B．左下角 C．右上角 D．左上角7.以下对于文号的写法正确的是 BA.党办 [2017] 01 号 B．立信会计金融党办〔 2017〕1 号C.党办 {2017 年}1 号 D．立信会计金融党办 (2017) 第 1 号8.以下对于第一责任者的著录形式最适合的是 CA．党委办公室B．上海立信会计金融学院教务处C．立信金融人事处 D．档案馆 9. 拟写模卷标题应当包含的基本因素 AA．责任者 +内容 +文种 B．责任者 +年度 +文种C．年度 +责任者 +文种 D．年度 +文种 +责任者10.在不影响卷内文件自然形成规律和有机联系的前提下，每卷模卷的厚度原则上不超出A页A．200 B．250 C．100 D．30011. 我校“南大之星”档案管理系统登录网址是 BA ．B ．C ．D．230.35.156.230 12.全宗是指一个独立机关、组织或个人在社会活动中形成的档案有机整体，上海立信会计金融学院的全宗号是DA．1 B．4 C．5 D．613. 以下对于文件模卷号及件号的表述适合的是 AA．1.0001 B ．1.001 C ．001 D．1-00114. 归档单位和立卷人分别是指 CA．文件形成单位；部门档案分管领导B．文件保留单位；专职档案员C．文件立卷移交单位；兼职档案员D．其余单位；检查人15. 一般状况下，档号构造挨次表述为全宗号、年度号、D、案卷号四个部分。