会前准备

尊敬的梁立平老师，您好！我是全区大学生心理健康教育 微电影原创大赛优秀作品展播暨经验交流会志愿者蒙庆刚。 很高兴您能来到广西财经学院参加全区微电影大赛交流会， 您辛苦了。欢迎您再次莅临我校交流指导工作！祝您一路
平安，工作顺利，生活愉快！
二、准备会议证件与物品
（一）准备会议证件 （二）准备会议物品

尊敬的梁立平老师，您好！我是全区大学生心理健康教育 微电影原创大赛优秀作品展播暨经验交流会的志愿者蒙庆 刚。欢迎您的到来，您辛苦了。下午14:00-15:00在会议 主会场——广西财经学院明秀校区一号礼堂有优秀作品海
报展和开展签名墙签名留念活动，期待您前来观展和参与
签名留念！正式会议将在15:00—16:30举行，希望您下 午能提前15分钟到会，谢谢您的合作。祝老师您用餐愉快。
会议回执单
姓名 年龄 通讯地址 发言题目 接站事项 （无需接站 不填） 到站时间 （车次、航 班） 返程票预定 （无需预定 不填） 性别 单位 传真 职务 手机 E-mail
（三）会议通知发送的内容
会议通知向与会者传递以下信息： 会议名称（全称），主办方名称，会议时间（报到时间、会议起止 时间、会期），会议地点（会场所在地名、街区名称、门牌号码、楼 层号、房间号、会场名称等），会议内容（包括会议的目的、议题， 讨论的提纲、议程等），与会人员名额与要求（如职务、级别、资格 等），其他事项（如参加会议的费用、报名的方式和截止日期、有关 论文撰写和提交的要求、入场凭证以及组织者认为必须说明的事项）， 联系方式（地址、邮编、银行账号、电话和传真号码、网址、联系人 姓名等）。还可画出会场的交通简图，抵达的公交线路、出租车里程 与车费额度等。
8. 搭配合理
（三）交通安排
1. 用车服务
（1）建立严格的会议车辆管理制度。
2. 主席台的布局形式
要考虑以下两方面问题： 一是主席台的座位格局； 二是讲台的设置。
二、位席标识与座次安排
（一）准确进行位席标识
（二）合理安排与会者的座次
（一）准确进行位席标识
位席标识是指引与会者就座的各种标志。
常用的标识方法有：
♦ 座位号标识 ♦ 团组座区标识 ♦ 席卡（名签）标识
（二）合理安排与会者的座次
午14:00-15:00在会议主会场——广西财经学院明秀校区一号礼堂有
优秀作品海报展和开展签名墙签名留念活动，期待您前来观展和参与 签名留念！正式会议将于15:00—16:30举行，希望您到时能提前15
分钟到场，期待您的到来。烦请老师收到短信后回复，谢谢您！

尊敬的梁立平老师，您好！我是全区大学生心理健康教育 微电影原创大赛优秀作品展播暨经验交流会的志愿者XX。 欢迎您来到广西财经学院，如在交流会过程中需要答疑解 惑，请您与我联系，我的联系方式是135XXXXXXXX，我
列座次。排在第一位的居中而坐，以此为基点，其余的以居中者静 态方位的左手方为第一顺序，一左一右，先左后右，依次排列。
3.会场的桌椅配置
第三节 发送会议通知与准备会议证件与物品
一、发送会议通知
（一）会议通知的形式
1. 口头通知 2. 书面通知
（二）参会确认
确认与会人员常用的方式有：
回执确认；电话确认；报到确认。
们非常荣幸能为您服务。

老师您好！我是广西财经学院全区微电影交流会的志愿者 XXX。本次交流会在今早签到时，会分发有关这次会议的 相关资料。但考虑到贵校的到达时间冲突，我们将为您保 留资料至下午14:00-15:00，您只需下午到达一号行政楼
Байду номын сангаас
时签到后领取，届时我们会安排相关工作人员分发。这是
本次的解答，希望对您有所帮助，谢谢！
会议材料指为了实现会议目标、满足会议需要、保证会议效果，
用于传达会议任务、记录会议情况、反映会议要求、体现会议精神的
文字材料。
会议材料的特征：
（一）多样性 （二）时效性
（三）重要性
（四）复杂性
二、会议材料的类型
（一）按与会者接触材料的时间来划分
（1）会前发放的材料。如会议通知、会议议程、会议日程、上级指 导性文件、会议须知、参会证件等，以让与会者了解会议基本信息 （时间、目的、内容、要求等）为主。 （2）会中使用的材料。如主持词、讲话稿、责任状、工作报告等
第二节
会场布置与座次安排
一、会场布置与布局 （一）以必要的装饰营造会场气氛
会场装饰的主要内容有： 1. 会标 会标即直接以会议全称为信息的文字性标识，用于正式 的、隆重的会议。
2. 会徽
会徽是最能体现或象征会议精神的图案性标识，一般悬挂在主席
台的天幕中央。
一是来源于本组织的徽志，如党徽、国徽、警徽； 二是来源于主办机构的徽志； 三是向社会公开征集。
五、会前联络沟通的注意事项
（一）分工合作
（二）因人而异
（三）换位思考
（四）思路清晰
（五）讲究技巧
第五节
生活服务准备

一、会议生活服务的基本原则 二、会议生活服务的主要内容 三、安排会议生活服务的注意事项
一、会议生活服务的基本原则
（一）热情周到 （二）遵章守制 （三）严保安全 （四）合理适度
1. 主席台的座次安排 ● 严格按照会议领导 机构确定了的名单次序安
⑦ ⑤ ③ ① ② ④ ⑥
排座次。
● 按照就座者的职务、 身份、地位、资格排列。
2.其他与会人员的座次安排
横排法：从左至右横向依次排列。
竖排法：沿一条直线从前至后依次安排座次。
左右排列法：先以会场主席台中心为基点，向左右两边交错扩展排
会 前 准 备

会议材料准备 会场布置与座次安排 发送会议通知与准备会议证件与物品 会前联络与沟通

生活服务准备
第一节
会议材料准备
一、会议材料的含义与特点
二、会议材料的类型
三、会前需要准备的材料内容
四、准备会议材料的步骤
五、准备会议材料的注意事项
一、会议材料的含义与特点
会议材料的含义：
反馈较为缓慢
表达正式、严肃 依赖语言文字的表述， 沟通效果受文字制约，
保留时间短，不便于查对，易忘 受时间、空间等环境制约
易出现误解，造成传递走样或失真
可留档备案，便于保存和查对 不易受时间和空间影响
便于反复研究，加深认识和理解
三、会前联络沟通的内容

（一）与领导沟通——请示与汇报会议的关键要素
1. 向领导请示会议有关事项
5 .会议宣传文件
如会议通知、会议记录、会议简报、新闻报道、会议纪要、传达提 纲等。
6. 会议管理文件
如签到簿，开会须知，议事规则，保密制度，分组名单，生活安 排（食宿地点、作息时间、服务指南等），注意事项，证件等。
三、会前需要准备的材料内容
（一）印发类 一是用于向与会者传递会议的基本信息的材料，如会议通知、会 议议程和日程等。 二是为与会者参会期间的生活提供服务的材料，如参会证件、会 议回执单、生活安排、分组名单等。 三是用于向与会者传达会议的要求和规则的材料，如会议须知、 上级指导性文件、会务手册、选举程序、保密制度、议事规则等。 四是为与会者的讨论、发言、审议等提供参考的材料，如统计报 表、技术资料、调查报告、活动简介、规划、章程、代表提案、工作 方案等。 （二）宣读类 如主持词（开幕词、闭幕词、祝词），讲话稿（发言讲话、总结 讲话），报告（汇报提纲、主题报告、专题报告），指导方案等。
胸卡式
佩带式
（2）按与会者参加会议的身份分
主席团证、出席证、列席证、旁听证、工作
人员证、记者证、嘉宾证、车辆通行证
3. 会议证件的内容与格式
内容一般包括： 会议名称 会徽 会议日期 证件种类 姓名、性别 证件编号和持证须知 与会者照片，并加盖印章 会议证件的式样： 竖式胸卡 横式襟牌
（二）准备会议物品 会议物品的种类
全围式
圆形、椭圆形、 正方形、长方形 、多边形 马蹄形、T字形 、桥形
营造融洽、和谐的气氛，体 现平等、尊重，便于与会者 交流。便于主持人观察、把 握与会者的心理状态。 既考虑到主席台地位的突出 ，又增加了融洽的气氛。
半围式
分散式
圆桌形、方桌形 、V字形
突出了领导和嘉宾的地位， 又为与会者提供了多个谈话 、交流中心，营造轻松、自 由的气氛。
2. 会议主题文件
如主持词（开幕词、闭幕词），讲话稿，主题报告，专题报告，
发言材料，需要审议通过的选举结果、决议、方案、章程等。
3. 会议程序文件
包括会议议程、会议日程、会议程序、选举程序、表决程序、会 务手册等。
4 .会议参考文件
如统计报表、技术资料、活动简介、年度报告、产品介绍、调查报 告、学术论文、典型经验材料、代表提案、公务书信、群众来信、与 会代表来信和各类来访的书面材料、各种讨论稿、有关参考书籍等。
2. 向领导提示和建议有关事项

（二）与参会部门沟通——知会与传达会议的基本信息 1. 根据领导指示及时传达会议信息 2. 根据会议需要主动联络有关部门

（三）与保障部门沟通——部署与协调会议的后勤保障
1. 内部后勤服务的部署与协调 2. 外部事务性协调
四、会前联络沟通的要求
（一）准确
（二）及时 （三）高效

（一）提高会议活动质量的基础保证 1 提升会议效果 2 提升会议执行力 3 提高对会议的控制度

（二）提高筹备工作质量的有效保障
1 交换意见，提升解决问题的能力
2 统一想法，提高解决问题的效率
二、会前联络沟通的方式
口头沟通
口头沟通
简捷，即时性强
书面沟通
书面沟通
复杂，即时性强慢
反馈迅速及时
表达灵活、口语化 可伴有手势、表情等体态语，增强 传递信息的效果
（一）准备会议证件
1. 会议证件的含义与作用
会议证件的作用： 一是为了表明会议期间正式代表、列席代表、旁听等各 种不同人员的身份，便于辨认和管理；
二是会议证件作为出入会场的凭证，便于检查；
三是会议证件人手一份，便于统计人数；
四是可以作为纪念品，留给与会者收藏留念。
2. 会议证件的种类
（1）按会议证件的制作形式分
3. 旗帜 4. 灯光
（二）依会议目的选定会场形式
1. 会场的整体布局形式 （1）相对式：
（2）全围式：
（3）半围式：
（4）分散式
四种会场形式的适用情况
表
会场格局 相对式 会场形式 “而”字形、礼 堂形 适用会议 大中型的报告 会、总结表彰 会、代表大会 等 小型的座谈性 、协商性等类 型会议 中小型工作会 ，桥形尤其适 于述职、听证 等会议 规模较大的联 欢会、茶话会 、团拜会等 优点 会场场面开阔、较有气势， 会场气氛严肃、庄重。
，以向与会者说明会议目的和重要性、明确方向、提出具体措施为
主。 （3）会后形成的材料。如纪要、督查材料、新闻报道等，以向与
会者宣传会议精神、强调与会者贯彻落实会议要求为主。
（二）按材料在会议过程中所发挥的功能划分
1. 会议指导文件
如上级会议的决议或决定、上级下发的政策性和指示性文件、本 级会议的必要性和目的性等文书材料。
二、会议生活服务的主要内容
（一）住宿安排
1. 提前谋划 2. 远近适宜 3. 规格适度 4. 尽量集中
（二）餐饮安排
1. 饮食安排 （1）卫生达标，确保安全
（2）营养可口，兼顾特殊
（3）规格适中，节约为本 （4）提前预订，事先设计
5. 确保安全
6. 价位适中 7. 留有余地
2. 饮水服务
（1）适量 （2）适时
四、准备会议材料的步骤

根据会议需要拟定会议材料目录
收集整理资料，起草初稿
请领导审核 修改并核稿


校对
印刷 分类

检查
五、准备会议材料的注意事项
（一）准确领会领导意图，把准会议脉搏
（二）广泛征求相关意见，摸准下级情况
（三）考虑周到全面，兼顾各方需求
（四）合理安排内容，增强可读性 （五）认真查缺补漏，留有余地
记录会议信息类 会场基本设施类 会场装饰类 印刷通信类 生活卫生用品类 其他专门用品类
2. 准备会议物品需注意的问题
制订计划 充分准备 专人负责 经济适用
第四节
会前联络与沟通


会前联络与沟通的意义
会前联络沟通的方式


会前联络沟通的内容
会前联络沟通的要求

会前联络沟通的注意事项
一、会前联络与沟通的意义
（四）发送会议通知的注意事项
1. 提前发送 2. 认真核对 3. 及时提醒 4. 当面送达

尊敬的梁立平老师，您好！我是全区大学生心理健康教育微电影原创 大赛优秀作品展播暨经验交流会的志愿者XXX，欢迎您来到南宁。温
馨提示：预计南宁未来两天气温为19-27度，建议老师您出行注意保
暖。我们将于11月14日上午8:00—12:00在广西财经学院明秀校区 （南宁市明秀西路100号）1号行政楼一楼大厅等候您的报到;当天下