目录索引.档案目录索引
档案检索作用及方法
档案检索作用及方法档案检索的作用是为了方便使用者提高档案、资料的查准、查全率，档案检索工作采取手工检索与计算机检索两种方式，为使用者提供档案借阅服务。
编辑本段计算机检索计算机检索方面一般采用软件管理，可对馆藏档案进行案卷级、文件级条目检索和全文查阅。
编辑本段手工检索手工检索工具大体上分三种类型：编辑本段一、以馆藏全部档案为对象的检索工具有《档案馆指南》、《全宗名册》、《档案存放地点索引》、《分类目录》等。
1、《档案馆指南》《档案馆指南》，是一种叙述式的报导性工具书，是档案馆必备的检索工具。
它全面介绍和报导档案馆的基本情况，馆藏档案和资料内容，指导利用者查阅利用档案、资料。
包括“前言”、“目录”、“档案馆概况”、“馆藏档案介绍”、“附录”等部分。
前言：包括编著指南的目的和作用，指南的框架、结构、使用方法、编著指南的简要过程，参加编著工作的人员及其它需要说明的问题。
目录：是由指南各章节的题目及其所在的页号组成，供利用者检索。
档案馆概况：包括档案馆历史沿革，馆藏档案综述、馆藏资料综述、检索工具情况、汇编出版档案资料情况以及利用工作综述等部分。
馆藏档案介绍：馆藏档案依其实际整理、保管的体系为单位，立档单位整理保管的档案，以全宗为单位；按类别、项目等整理、保管的档案，以相应的类项为单位，分别进行介绍。
馆藏资料介绍：对馆藏档案有重要补充和辅助作用的资料逐类予以介绍，一般性资料不作具体介绍。
附录：是指附于正文之后与正文内容有关的文字、图表等材料。
2、《全宗名册》《全宗名册》，是一种总揽全局，脉络清楚，书本式的具有查找性兼报导性的检索工具。
它揭示馆藏全部全宗，按单位依次赋予全宗代号，标明目录单位，目录号以及该单位进馆档案的成份和总卷数，并按年代标明进馆档案的起止卷号和卷数，是档案馆的一本总帐，通过它可以了解一个档案馆内全部全宗的基本情况。
3、《分类目录》《分类目录》，是一种简明扼要卡片式的查找性检索工具。
编辑本段二、以一个全宗档案为对象的检索工具有《全宗卷》、《案卷目录》、《案卷文件目录》、《全宗介绍》等。
档案工作基本术语
档案工作基本术语中华人民共和国档案行业标准DA/T1—2000 1范围本标准确定了档案工作的基本术语及其定义。
本标准适用于档案工作、文书工作及有关领域。
2一般概念2.1档案archives国家机构、社会组织或个人在社会活动中直接形成的有价值的各种形式的历史记录。
2.2档案价值archival value档案(2.1)对国家机构、社会组织或个人的有用性。
2.3档案工作archives work管理档案(2.1)和档案(2.1)事业的活动。
2.4档案管理archives management档案(2.1)的收集(3.1)、整理(5.1)、保管(8.1)、鉴定(4.1).统计(9.1)和提供利用(7.1)等活动。
2.5档案学archival science研究档案(2.1)的形成规律、性质、特点以及档案工作(2.3)方法与发展规律的科学。
2.6公共档案public archives国家机构或其他公共组织在公务活动中形成的为社会所有的档案(2.1)。
2.7私人档案private archives私人或私人组织在社会活动中形成的为私人所有的档案(2.1)。
2.8文书档案administrative archives反映党务、行政管理等活动的档案(2.1)。
2.9科学技术档案scientific and technical archives反映科学技术研究、生产、基本建设等活动的档案(2.1)。
2.10专业档案specialized archives反映专门领域活动的档案(2.1)。
2.11音像档案audio-visual archives记录声音或影像的档案(2.1)，包括照片、影片、录音带、录像带等。
2.12文件record；document国家机构、社会组织或个人在履行其法定职责或处理事务中形成的各种形式的信息记录。
2.13电子文件electronic records以数码形式记录于磁带、磁盘、光盘等载体(8.8)，依赖计算机系统阅读、处理并可在通信网络上传输的文件(2.12)。
档案管理索引目录
隆坊镇中心幼儿园档案管理索引目录A.各类文件通知A1.上级来文A1-01-001至A1-01-003省市县来文通知A2.教育局来文通知A2-01-001至A2-01-015其他来文通知A3.其他来文通知A3-01-001其他来文通知A4.联合来文A4-01-001至A4-01-005联合来文A5.上行文A5-01-001至A5-01-022上行文A5-01-023（2014-2015）第二学期创教育强县汇报材料B.园务管理B1.园务工作B1-01-001园务会组织机构B1-01-002园务审议领导小组B1-01-003幼儿园室内装饰设计图B1-01-004幼儿园彩绘墙方案B1-01-005幼儿园平面图B1-01-006幼儿园简介B1-01-007幼儿园宣传彩页B1-01-008隆坊镇中心幼儿园章程B1-01-009各类管理制度及职责B1-01-010园务管理工作细则B1-01-011办园理念、宗旨、特色、“三风一训”B1-01-012幼儿园（2014-2017）三年发展规划B1-01-013幼儿园园所工作近、中、远期目标B1-01-014教师信息一览表B1-01-015至B1-01-016（2014-2015）第二学期园务工作计划总结B1-01-017校园文化实施方案B2.会议记录B2-01-001园务会议记录B2-01-02园务会议审议记录B2-01-003幼儿园大事记录B2-01-004例会记录B3.聘用合同B3-01-001至B3-01-002教师聘用合同C.保教工作C1.保教管理工作（01）C1-01-001教师分工表C1-01-002至C1-01-0010（2014-2015）第二学期保教及教研工作计划总结C1-01-011至C1-01-014（2014-2015）第二学期班级月周活动安排表、功能室活动安排表C1.保教管理工作（02）C1-02-001（2014-2015）第二学期教师点名册C1-02-002（2014-2015）第二学期教师月考核表C1-02-003至C1-02-006（2014-2015）第二学期教师业务技能考核资料C1.保教管理工作（03）C1-03-001（2014-2015）第二学期特殊幼儿观察记录C1-03-002（2014-2015）第二学期幼儿入园登记表C1.保教管理工作（04）C1-04-001隆坊镇中心幼儿园外出培训登记表C1-04-002幼儿园（2014-2015）第二学期业务技能培训方案C1-04-003（2014-2015）第二学期简笔画培训资料C1-04-004至C1-04-008（2014-2015）第二学期业务培训资料C1.保教管理工作（05）C1-05-001至C1-05-003（2014-2015）第二学期教研活动资料C1.保教管理工作（06）C1-06-001至C1-06-003（2014-2015）第二学期环创资料C1.保教管理工作（07）C1-07-001至C1-07-009（2014-2015）第二学期班级消毒记录C1-07-010-至C1-07-018（2014-2015）第二学期被褥晾晒记录C1-07-019-至C1-07-027（2014-2015）第二学期班级通风记录C1.保教管理工作（08）C1-08-001至C1-08-009（2014-2015）第二学期班级晨午检记录表C1.保教管理工作（09）C1-09-001至C1-09-005（2014-2015）第二学期班级班务日志C1.保教管理工作（10）C1-10-001至C1-10-004（2014-2015）第二学期班级班务日志C1.保教管理工作（11）C1-11-001至C1-11-009（2014-2015）第二学期班级幼儿午睡情况登记册C1.保教管理工作（12）C1-12-001至C1-12-009（2014-2015）第二学期班级幼儿缺勤原因登记册C1-12-010至C1-12-018（2014-2015）第二学期班级幼儿因病缺勤跟踪登记册C2.各类活动（01）C2-01-001至C2-01-009（2014-2015）第二学期各类活动资料C2.各类活动（02）C2-02-001至C2-02-002（2014-2015）第二学期各类活动资料C3.升旗资料C3-01-001（2014-2015）第二学期升旗仪式方案C3-01-002（2014-2015）第二学期升旗仪式国旗下讲话安排表C3-01-003（2014-2015）第二学期升旗仪式安排表C3-01-004至C3-01-022（2014-2015）第二学期升旗仪式国旗下讲话讲稿C4.校园广播C4-01-001（2014-2015）第二学期校园广播方案C4-01-002（2014-2015）第二学期校园广播安排表C4-01-003至C4-01-050（2014-2015）第二学期校园广播广播稿C5.教工档案C5-01-001至C5-01-032教职工档案C6.新生花名册C6-01-001至C6-01-009新生花名册C6-01-009至C6-01-018幼儿基本情况登记表C7.幼儿典型作品C7-01-001至C7-01-018幼儿作品C8.家长工作（01）C8-01-001（2014-2015）第二学期家长学校组织机构C8-01-002至C8-01-003（2014-2015）第二学期家长工作计划总结C8-01-004（2014-2015）第二学期家长工作会议记录C8-01-005至C8-01-015（2014-2015）第二学期新学期家长会资料C8-01-016至C8-01-023（2014-2015）第二学期主题家长会资料C8.家长工作（02）C8-02-001至C8-02-009（2014-2015）第二学期家长反馈资料D.卫生保健D1.卫生保健（01）D1-01-001（2014-2015）第二学期晨间登记汇总表D1-01-002（2014-2015）第二学期幼儿考勤登记册D1-01-003（2014-2015）第二学期教师楼梯楼道、户外玩具、旱厕消毒记录D1.卫生保健（02）D1-02-001至D1-02-004（2014-2015）第二学期儿童入园健康检查表D1.卫生保健（03）D1-03-001至D1-03-004（2014-2015）第二学期儿童入园健康检查表E.安全工作E1.安全责任书（01）E1-01-001 2015年精神文明“创佳评差”工作目标责任书E1-01-002保教副园长、后勤副园长、财务、门卫、食堂食堂工作人员安全责任书E1-01-003班主任、午休值班人员、保育员、岗位安全责任书；教师岗位目标责任书E1-01-004安全会议记录E1-01-005至E1-01-011（2014-2015）第二学期班级安全排查记录E1.安全责任书（02）E1-02-001至E1-02-005（2014-2015）第二学期各类责任书E1.安全责任书（03）E1-03-001（2014-2015）第二学期各类责任书E2.安全排查E2-01-001（2014-2015）第二学期安全排查、自查资料；护校队E3.警务室安全资料E3-01-001至E3-01-003来客登记、安全值班记录E4.安全预案E4-01-001各类安全应急预案F.灶务管理F1.灶务资料F1-01-001至F1-01-009灶务管理组织机构及其他资料F2.灶务各类记录F2-01-001- F2-01-003灶务食品留样、消毒、剩饭剩菜处理记录F3.灶务出入库台账F3-01-001至F3-01-002灶务出入库台账G.集体受奖情况G1.集体受奖名单G1-01-001至G1-01-006各类活动获奖名单。
档案管理目录索引
档案管理目录索引1、内部收发及备查（N）：1）账簿：a、银行账b、现金账c、总账d、明细账e、销售账f、记账凭证g、销售台账2）报表：a、成本差异分析表b、内部报表c、外部报表d、日报表e、对账单与调节表f、往来确认单g、代收代付记录表h、代垫费用记录表3）财产：a、申请与批复b、固定资产c、低值易耗品d、财产保险e、评估报告4）工程成本：a、拆迁成本b、桩基成本c、地下室成本d、土建成本e、装修成本f、奖金g、购货成本h、CS01—CC03表i、施工成本计划5）财务成本：a、美元借款b、港币借款c、人民币借款d、按揭贷款6）销售成本：a、广告成本b、售楼合同c、售楼成本d、租赁成本e、代理费f、奖金7）行政、人事：a、费用预算b、租房合同c、工资发放8）内部收发文：a、总裁办公室b、地区总经理c、本地区各项目公司d、财务制度e、财务规定f、用款联签g、其他项目公司2、外部收、发文（W）：1）政府文件：a、申请与批复b、政府规定c、政府通知2）银行：a、贷款登记b、银行开户登记c、印鉴登记3）审计报告a、申请报告b、自查报告c、会计年审d、财政登记。
4）外管：a、申请报告b、自查报告c、外汇年审d、外汇登记e、外债登记5）税务：a、申请报告b、自查报告c、税务年审d、税务登记e、购发票证f、发票存底g、收据存底6）其他：二、工程类子目录（G）：1、内部收发及备查（N）：1）用地拆迁：a、预算b、合同c、内部审核审批d、进度付款审批e、变更f、现场日记g、决算2）设计：a、地质勘察报告b、地质勘察合同c、设计合同d、往来函件3）前期工作：a、规划管理b、各类配置c、土地估价d、各类增容e、红线图4）桩基与地下室：a、概算b、工程图纸c、预算d、招标文件e、施工组织设计f、工程合同g、工程纪要h、监理合同i、工程日志j、变更通知k、现场经济签证l、验收记录m、质量抽查记录n、内部审核审批o、进度付款审批p、施工进度表q、成本操纵r、往来函件s、决算5）土建：a、概算b、工程图纸c、预算d、招标文件e、施工组织设计f、工程合同g、工程纪要h、监理合同i、工程日志j、变更通知k、现场经济签证l、验收记录m、质量抽查记录n、内部审核审批o、进度付款审批p、施工进度表q、成本操纵r、往来函件s、决算6）装修及设备安装：a、概算b、工程图纸c、预算d、招标文件e、施工组织设计f、工程合同g、工程纪要h、监理合同i、工程日志j、变更通知k、现场经济签证l、验收记录m、质量抽查记录n、内部审核审批o、进度付款审批p、施工进度表q、成本操纵r、往来函件s、决算7）设备（按项设档）：a、报价单b、申请及批复c、购货合同d、付款记录e、质量验收记录f、入库出库记录g、往来函件h、附件清单i、技术资料j、产品合格证明8）材料（按项设档）：a、报价单b、申请及批复c、购货合同d、付款记录e、质量验收记录f、入库出库记录g、往来函件h、技术资料i、产品合格证明9）成本质量：a、CS00—CC03表b、施工成本计划c、成本统计表d、工程成本分段经济分析报告10）内部收发文：a、地区总经理b、总裁办公室c、本地区各项目公司d、集团工程制度e、项目工程制度f、其他项目公司g、工程用款联签2、外部收、发文（W）：1）政府文件：a、申请与批复b、政府规定c、政府通知a、消防审核b、防震审核c、专业审核3）许可证：a、规划许可证b、建设许可证c、施工许可证4）其他往来：a、往来收文b、往来发文三、行政类子目录（R）：1、内部收发及备查（N）：1）决议纪要类：a、董事会决议b、会议纪要c、集团决定2）管理制度：a、集团管理制度b、项目管理制度c、补充管理规定d、岗位职责e、工资指引3）考核资料：a、年度会资料b、季度会资料c、工作操纵点d、资金说明4）内部收发文：a、集团总部各部门b、总裁办公室c、地区总经理d、地区各部门5）行政：a、申请批复b、车辆管理c、宿舍管理d、财产管理e、书籍管理f、通知及备不记得录g、行政报告。
标准化档案目录索引
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东升镇柴辛小学标准化建设档案目录索引
序号 121 122 123 124 125 126 127 128 129 130 131 132 教育事业年报有关数据表复印件 心理健康教师情况简介 心理健康教师学历证书或参加心理学专业培训证明材料 攻读本科心理学考试的单科合格证复印件 开展相关活动的记载等资料 学校教职工工作考核制度和方案等 教职工奖惩制度 教职工考核奖惩有关资料 上级安排落实绩效工资的文件 学校落实绩效工资实施方案及分配办法 上级安排教师培训的文件 学校教师培训工作方案 资料名称 盒号 P32 P35 P35 P35 P35 P36 P36 P36 P36 P36 P37 P37 页码
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东升镇柴辛小学标准化建设档案目录索引
序号 97 98 99 100 101 102 103 104 105 106 107 108 资料名称 理、化、生、科学实验室设备明细清单 实验室管理、使用等制度 分组实验、演示实验一览表 理化生科学专职实验教师和专业管理人员简介 实验室运行记录 实验室管理使用相关制度 实验教师、管理人员职责 远程教育卫星设备明细清单 计算机网络教室设备明细清单 多媒体教室设备明细清单 班班通设备明细清单 管理、使用制度 盒号 P24 P24 P25 P25 P25 P25 P25 P26 P26 P26 P26 P26 页码
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东升镇柴辛小学标准化建设档案目录索引
序号 157 158 159 160 161 162 163 164 165 166 167 168 近三年成绩统计表 各科成绩册等 上级安排开展德育工作的各类文件 学校德育工作资料 体育活动开展情况 学生综合素质评价制度、方案 各达标率统计表 卫生教育各类资料 上级有关加强学生体育工作的文件 学校体育工作三年行动计划 教育局下发的体质健康测试文件 体质健康测试成绩册 资料名称 盒号 P39 P39 P40 P40 P40 P40 P40 P40 P40 P40 P40 P40 页码
档案目录格式规范
档案⽬录格式规范新⽂书档案⽬录格式（⼀）归档⽂件⽬录归档⽂件⽬录年度：2008 类⽬：2 保管期限：永久盒号：004①⼀般地，纵向⽬录式表格（包括备考表等）距左侧纸边25mm，距右侧纸边15mm。
以上字段从左⾄右依次保持宽度为10、20、20、70、20、10、20（mm），整表宽度为170mm。
②⼀般地，纵向⽬录式表格（包括备考表等）⾄顶端纸边35mm。
纵向表格⾸⾏字段部分⾼度为20，其余表格部分采⽤15（⾏）*15（mm）分布。
③⼀般地，⽬录式表格表标题部分⼩⼆号宋体加粗，字段部分全部四号仿宋体加粗，条⽬部分五号或⼩五号仿宋体（依字符数量具体情况⽽定）。
④⽬录中“备注”项，⼀般填写对⽂件情况的说明，例如复印件归档、指向原件位置、互见信息等，下同。
注：纵向⽬录表格格式均参照以上。
（⼆）全引⽬录式样0--5⼤类档案全引⽬录索引年度:2008年①⼀般地，索引表格距左侧纸边30mm，距右侧纸边25mm。
以上字段从左⾄右依次保持宽度为25、25、25、25、30、25（mm），整表宽度为155mm。
②⼀般地，索引表格⾄顶端纸边40mm。
表格⾸⾏字段部分⾼度为20，其余表格部分采⽤18（⾏）*10（mm）分布。
③⼀般地，索引表标题部分⼩⼆号宋体加粗，字段部分全部⼩四号仿宋加粗，条⽬部分五号或⼩五号仿宋体（依字符数量具体情况⽽定）。
注：索引表格格式均参照以上。
（三）新⽂书档案备考表式样备考表②备考表内字段式⽂字均为三号宋体字加粗，内容字体需⼩于字段式⽂字。
③⼀般地，备考表均距左侧纸边25mm ，距右侧纸边15mm ，⾄顶端纸边35mm 。
（四）新⽂书档案卷盒脊背档案盒盒脊式样档案盒底边式样单位：mm(两种样式取其⼀,档案盒竖⽴放置取左,放倒放置取右)①虚线框及当中“全宗号”等⽂字均不需写出，请替换为相应名称所代表的实际内容。
下⽂中出现此“虚线框”符号，请依样处理。
（五）新⽂书档案全引⽬录脊背（以下以公司为例，各单位需根据样式换成本单位标识）⽰例⼀⽰例⼆说明：1、全引⽬录脊背式样如上，⼤⼩⾃定，效果整齐统⼀；全引⽬录年度⽂书档案第 1/3 册全引⽬录年度⽂书档案全1册2、⽂书档案分年度组织全引⽬录，⼀册能⽤的注明“全1册”，⼀册不够的另⽴多册，每册注明“第M/N册”。
办公室档案目录索引
体音美和艺 术教育场地
99
A 9
A9B33C95
体音美和艺 术教育场地
100
A 9
A9B33C96
体音美和艺 术教育场地
101
A 9
A9B34C97
图书管理
102
A 9
A9B34C98
103
A 9
A9B34C99
104
A 9
A9B34C100
105
A 9
A9B34C101
图书管理 图书管理 图书管理 图书管理
教务处
体育工作、艺术教育方案、安排表、过程资料
教务处
疾病防控、军训、体检档案 c56-1学生体质健康登记册； c56-2晨晚间检报告单；c56-3卫生应急预案、传染病疫情 应急预案、甲型H1N1应急预案以及卫生检查；c56-4健康教 育档案；
学校运动会资料 田径运动会秩序册、球类运动会秩序册 、高三体育特长生训练计划、广播体操比赛规程； 《溪流》集、科技创新获奖情况、舞蹈队的训练计划及总 结、庆元旦比赛活动安排及节目单、元旦汇演图片、舞蹈 队的活动记录、美术室的工作计划及总结、美术室的活动 记录
经费管理
114
A 9
A9B36C110
经费管理
115
A 9
A9B37C111
后勤服务
116
A 9
A9B37C112
117
A 9
A9B37C113
后勤服务 后勤服务
118 A1A10特色C114 119 A0A10特色C114
A1 120 1A10特色C114
0 A 121 1A10特色C114 0
学生学业
66
A 6
A6B24C62
镇海区档案馆馆藏家谱目录索引
4
镇海桕墅方氏恭房支谱、方氏家言
7
年代 光绪八
年 1933 年
备注 复印件
复印件
2000 年 1995.1.8 2001.12 2000.1 民国二 十二年
五月
复印件 复印件
复印件 复印件
8
7 1—3 镇海世彩堂刘氏宗谱及考释补遗（贵驷系） 3
宣统（庚戍） 道光、光绪
2003 年
8 1—2 蛟门金氏宗谱（卷上、下）
2 道光二十七年
9
1 镇海西管乡河角陈氏宗谱（卷一）
1
不详
10 1—5 姚江徐氏宗谱、续谱
5
明、清
11 1—15 湖山黄氏宗谱
15 民国二十五年
12 1 蒋母事略
1
民国十年
8
民国十四年
26 1 蛟河倪氏宗系（打印稿）
1
1998
复印件
27 1—7 蛟川朱氏宗谱
8
宣统二年 复印件
28 1—4 新添庙桥王氏家谱
4
民国十五年
29
复印件
30 1 水阁墩世彩堂刘氏简谱（手抄）
2
2004.4
复印件
清同治三年
光绪十八年
31 1 盛氏（怀古堂）谱志
3
民国六年 复印件
郑氏承德堂谱（宁波澥浦〈灵绪〉庙尖头全
1
1988
19 1 鄞县西袁氏家乘续编
1
1982
复印件
20 1 向氏家庭亲系名录（手抄）
1
1990.6
复印件
21 1 镇海朱氏运石浦家乘
4 民国二十三年
22 1 镇海庄市楼氏宗谱
1
1993
23 1 小港李氏支谱
档案目录格式规范
新文书档案目录格式（一）归档文件目录归档文件目录年度：2008 类目：2 保管期限：永久盒号：004①一般地，纵向目录式表格（包括备考表等）距左侧纸边25mm，距右侧纸边15mm。
以上字段从左至右依次保持宽度为10、20、20、70、20、10、20（mm），整表宽度为170mm。
②一般地，纵向目录式表格（包括备考表等）至顶端纸边35mm。
纵向表格首行字段部分高度为20，其余表格部分采用15（行）*15（mm）分布。
③一般地，目录式表格表标题部分小二号宋体加粗，字段部分全部四号仿宋体加粗，条目部分五号或小五号仿宋体（依字符数量具体情况而定）。
④目录中“备注”项，一般填写对文件情况的说明，例如复印件归档、指向原件位置、互见信息等，下同。
注：纵向目录表格格式均参照以上。
（二）全引目录式样0--5大类档案全引目录索引年度:2008年①一般地，索引表格距左侧纸边30mm，距右侧纸边25mm。
以上字段从左至右依次保持宽度为25、25、25、25、30、25（mm），整表宽度为155mm。
②一般地，索引表格至顶端纸边40mm。
表格首行字段部分高度为20，其余表格部分采用18（行）*10（mm）分布。
③一般地，索引表标题部分小二号宋体加粗，字段部分全部小四号仿宋加粗，条目部分五号或小五号仿宋体（依字符数量具体情况而定）。
注：索引表格格式均参照以上。
（三）新文书档案备考表式样备考表②备考表内字段式文字均为三号宋体字加粗，内容字体需小于字段式文字。
③一般地，备考表均距左侧纸边25mm ，距右侧纸边15mm ，至顶端纸边35mm 。
（四）新文书档案卷盒脊背档案盒盒脊式样 档案盒底边式样单位：mm(两种样式取其一,档案盒竖立放置取左,放倒放置取右)①虚线框及当中“全宗号”等文字均不需写出，请替换为相应名称所代表的实际内容。
下文中出现此“虚线框”符号，请依样处理。
（五）新文书档案全引目录脊背（以下以公司为例，各单位需根据样式换成本单位标识）示例一 示例二说明：1、全引目录脊背式样如上，大小自定，效果整齐统一；全引目录年度文书 档案第 1/3 册全引目录年度文 书 档 案全1册2、文书档案分年度组织全引目录，一册能用的注明“全1册”，一册不够的另立多册，每册注明“第M/N册”。
以卷为单位的档案整理方法
以卷为单位的档案整理方法
以卷为单位的档案整理方法是一种将档案按照卷进行分类和整理的方法。
下面是具体的步骤：
1. 制定卷内目录：为每个卷制定一个清单或目录，包含该卷内所有文件的名称、日期和文件编号等信息。
这将帮助快速查找和管理档案。
2. 根据主题或内容归类：将相似主题或内容的文件归类到同一卷内。
例如，将所有财务相关的文件放在一个卷内，将所有人事相关的文件放在另一个卷内。
3. 进行文件编号：为每个文件在卷内进行编号，可以使用数字、字母或混合型编号。
编号可以按照文件的顺序进行，也可以按照约定的分类进行。
编号便于整理、检索和管理文件。
4. 文件装订和标记：将每个卷内的文件装订在一起，并使用标签或标记标识文件的顺序和名称。
可以使用不同颜色的标签来区分不同的文件类别，这样更加直观和易于辨认。
5. 建立索引或档案目录：为每个卷建立一个索引或档案目录，包含该卷内所有文件的名称、日期和文件编号等信息。
可以按照字母顺序或编号顺序编制目录，以便进行快速检索和查找。
6. 做好归档记录：对每个卷进行详细的归档记录，包括建卷时间、归档人员、文件存放位置等信息。
对于重要档案，还可以记录档案的借阅情况和归还日期等信息。
7. 定期检查和更新：定期检查档案卷内文件的完整性和准确性，并及时进行更新和补充。
移除不再需要的文件，添加新的文件，并及时更新目录和索引等信息。
以上是以卷为单位的档案整理方法的基本步骤，可以根据具体的需求和情况进行调整和修改。
重要的是建立一个清晰、规范的整理方法，以便于档案的管理和使用。
档案资料目录索引
2
6
盒号
7 8 9 10
一二 级级 指指 标标
办 学 方 向
幼及 儿依
法
园治 管教
理
队
伍
建
设
1、职工情况统计表 2、园长学历证明 11 3、教师资料（一）、（二） 4、保育员资料 5、医务人员资料 6、厨师、保安资料
三级指标
1、国家有关幼儿教育法律、法规等文 件 2、实施素质教育整体规划 12 3、幼儿素质教育调研表 4、幼儿园五年发展规划 5、园务计划、总结 6、建构办园特色情况
4
15
16
盒号
17 18 19
一二 级级 指指 标标
幼
卫
儿生 园保
健
管工
作
理
卫
1、幼儿一日活动安排表 2、户外活动安排表
20
3、一日常规内容 4、常规培训心得
1、体格锻炼资料
生 21 2、心理健康教育教案
保
健
工
作
3、心理健康教育个案
1、幼儿一日活动安排表
2、幼儿一周食谱
3、教职工一周食谱
22 4、食堂食品加工操作卫生管理制度 5、餐饮服务许可证复印件
盒号
1 2 3 4
5
一二 级级 指指 标标
教 育 玩 具
办设
备 设
园施
条
规 模
件
教
职
工
配
备
1、幼儿园行政用房一览表 2、保健室、隔离室照片 6 3、晨检兼值班室照片 4、厨房平面图 5、厨房照片
三级指标
1、校舍内各情况表 2、各班级设施设备登记表
7
3、幼儿园图书情况统计表及目录 4、自制教、玩具登记表
文件归档目录索引说明(含指导归档说明)
流水编号
文件类别
文件编号
条文说明及要求
09 ９
专业监理工程师按照《盘站监理方案》中要求实施旁站，需及时填写 KYXXXXX/09B/001～999 旁站监理记录，并交资料员存档，按分部工程分类。 KYXXXXX/09C/001～999 按分部工程分类 KYXXXXX/09D/001～999 分专业进行存档。 流水编号 可与坐标、场地移交一起进行。 标准表格（省统表），单位或子单位开工前，主管监理工程师必须要 求施工单位进行定位测量，并参与其测量，形成测量记录，四方（建 设、监理、设计、施工）签字后存档。 基坑检测由具有资质的第三方进行，检测资料我方需存档，主管监理 工程师必须对检测资料及结果进行审阅，保障基坑安全。 主管监理工程师必须要求设计明确监测点布置及监测周期，并及时收 集检测资料，此资料是竣工验收必备的文件。 项目部设专人管理测量检测工具，建立设备台账。 流水编号 专业工程师审核，建立审核清单。 流水编号 流水编号 流水编号 流水编号 该表格为监理部自制表格，按单位工程按专业由专业工程师进行填写 。 专业工程师审核整理，交资料员归档
条文说明及要求
A 监理工作联系函 B 报公司函件 04 ４ 发相关单位 文 C 发业主函件 D 发勘查、设计单位函件 E 发造价咨询单位函件 F 发其他单位函件 A 总包施工单位来文 B 专业施工单位（业主直接发包）来文 05 ５ 施工单位 往来文件 C 发总包、专业施工单位文件 D 监理工程师通知单、监理工程师回复
卷 号 卷名 类 号 文件类别 文件编号 条文说明及要求
监理工程师必须严格控制材料进场及使用，并签署意见。每一批材料 进场及使用报审作为一份资料存档并编号，产品合格证、材质证明书 以及现场抽样见证送检检验报告作为附件一并存档。 对所有见证送检材料进行记录，主管工程师（送检人）必须对送检材 料进行跟踪，并索取实验报告，并完善本表格，建立汇总清单。
(档案管理)档案管理目录索引
一、财务类子目录（C）：1、内部收发及备查（N）：1）账簿：a、银行账b、现金账c、总账d、明细账e、销售账f、记账凭证g、销售台账2）报表：a、成本差异分析表b、内部报表c、外部报表d、日报表e、对账单与调节表f、往来确认单g、代收代付记录表h、代垫费用记录表3）财产：a、申请与批复b、固定资产c、低值易耗品d、财产保险e、评估报告4）工程成本：a、拆迁成本b、桩基成本c、地下室成本d、土建成本e、装修成本f、奖金g、购货成本h、CS01—CC03表i、施工成本计划5）财务成本：a、美元借款b、港币借款c、人民币借款d、按揭贷款6）销售成本：a、广告成本b、售楼合同c、售楼成本d、租赁成本e、代理费f、奖金7）行政、人事：a、费用预算b、租房合同c、工资发放8）内部收发文：a、总裁办公室b、地区总经理c、本地区各项目公司d、财务制度e、财务规定f、用款联签g、其他项目公司2、外部收、发文（W）：1）政府文件：a、申请与批复b、政府规定c、政府通知2）银行：a、贷款登记b、银行开户登记c、印鉴登记3）审计报告a、申请报告b、自查报告c、会计年审d、财政登记。
4）外管：a、申请报告b、自查报告c、外汇年审d、外汇登记e、外债登记5）税务：a、申请报告b、自查报告c、税务年审d、税务登记e、购发票证f、发票存底g、收据存底6）其他：二、工程类子目录（G）：1、内部收发及备查（N）：1）用地拆迁：a、预算b、合同c、内部审核审批d、进度付款审批e、变更f、现场日记g、决算2）设计：a、地质勘察报告b、地质勘察合同c、设计合同d、往来函件3）前期工作：a、规划管理b、各种配置c、土地估价d、各种增容e、红线图4）桩基与地下室：a、概算b、工程图纸c、预算d、招标文件e、施工组织设计f、工程合同g、工程纪要h、监理合同i、工程日志j、变更通知k、现场经济签证l、验收记录m、质量抽查记录n、内部审核审批o、进度付款审批p、施工进度表q、成本控制r、往来函件s、决算5）土建：a、概算b、工程图纸c、预算d、招标文件e、施工组织设计f、工程合同g、工程纪要h、监理合同i、工程日志j、变更通知k、现场经济签证l、验收记录m、质量抽查记录n、内部审核审批o、进度付款审批p、施工进度表q、成本控制r、往来函件s、决算6）装修及设备安装：a、概算b、工程图纸c、预算d、招标文件e、施工组织设计f、工程合同g、工程纪要h、监理合同i、工程日志j、变更通知k、现场经济签证l、验收记录m、质量抽查记录n、内部审核审批o、进度付款审批p、施工进度表q、成本控制r、往来函件s、决算7）设备（按项设档）：a、报价单b、申请及批复c、购货合同d、付款记录e、质量验收记录f、入库出库记录g、往来函件h、附件清单i、技术资料j、产品合格证明8）材料（按项设档）：a、报价单b、申请及批复c、购货合同d、付款记录e、质量验收记录f、入库出库记录g、往来函件h、技术资料i、产品合格证明9）成本质量：a、CS00—CC03表b、施工成本计划c、成本统计表d、工程成本分段经济分析报告10）内部收发文：a、地区总经理b、总裁办公室c、本地区各项目公司d、集团工程制度e、项目工程制度f、其他项目公司g、工程用款联签2、外部收、发文（W）：1）政府文件：a、申请与批复b、政府规定c、政府通知2）审批审核：a、消防审核b、防震审核c、专业审核3）许可证：a、规划许可证b、建设许可证c、施工许可证4）其他往来：a、往来收文b、往来发文三、行政类子目录（R）：1、内部收发及备查（N）：1）决议纪要类：a、董事会决议b、会议纪要c、集团决定2）管理制度：a、集团管理制度b、项目管理制度c、补充管理规定d、岗位职责e、工资指引3）考核资料：a、年度会资料b、季度会资料c、工作控制点d、资金说明4）内部收发文：a、集团总部各部门b、总裁办公室c、地区总经理d、地区各部门5）行政：a、申请批复b、车辆管理c、宿舍管理d、财产管理e、书籍管理f、通知及备忘记录g、行政报告。
文书档案长期全目录索引
12
南邵小学 南邵小学学生学业成绩评价办法
2010.3
13
南邵小学 常态课堂教学基本要求及听评课制度
2010.3
14
南邵小学 南邵小学课堂教学考核办法
2010.3
16
南邵小学 南邵小学教师常态课堂评比成绩
2010.9
18
南邵小学 “345"高效课堂实施方案
2010.3
19
南邵小学 南邵小学教师教学常规具体要求及检查办法
2010.9
85
42
南邵小学 素质教育发展规划
2010
86
43
南邵小学 2010年素质教育实施方案
2010.9
91
44
南邵小学 教师继续教育措施
2010.9
93
45
南邵小学 教师继续教育制度
2010.9 95-96
卷内目录
顺序号 案卷号 题名 年度
年度
页号
第 015 卷
1
南邵小学 2011年工作要点
60
23
王玉红 典型发言
64
24
宋锡刚 家长学校教师培训会讲话
2011.10
68
卷内目录
顺序号 案卷号 题名 年度
年度
页号
第 015 卷
25
南邵小学 家长学校教师培训签到表
2011.10
72
26
南邵小学 南邵小学家长学校教师培训记录
2011.10
74
27
南邵小学 家长学校教师培训会议议程
2011.10
82
28
南邵小学 上口镇南邵小学办学满意度调查问卷
2011.11
83
29
档案管理的问题及措施
档案管理的问题及措施一、引言档案管理是组织或机构中一项重要的管理工作，它涉及到对各类档案的收集、整理、保管、利用和处置。
然而，在实际的档案管理过程中，存在许多问题，这些问题影响了档案管理的效率和效果，甚至可能对组织造成损失。
本文将分析档案管理中存在的问题，并提出相应的解决措施。
二、档案管理的问题1.目录索引不清晰：档案管理的基础工作之一是建立清晰的目录索引，以便快速、准确地查找档案。
如果目录索引不清晰，将导致查找困难，降低档案的利用率。
2.档案损坏或遗失：由于保管不当、操作失误等原因，档案可能会出现损坏或遗失的情况。
这不仅影响了档案的完整性，也可能对组织造成无法挽回的损失。
3.档案更新不及时：随着时间的推移，档案的内容和状态可能会发生变化。
如果档案更新不及时，将导致档案内容的不准确，影响其参考价值。
4.档案存储环境差：档案的存储环境需要满足一定的温湿度、防潮、防虫等条件。
如果环境条件不达标，将导致档案的损坏或遗失。
5.档案管理制度不完善：完善的档案管理制度是保证档案管理规范化的基础。
如果制度不完善，将导致档案管理混乱，影响档案的完整性和安全性。
6.档案管理人员素质不高：档案管理人员的素质决定了档案管理的质量和效率。
如果人员素质不高，将导致档案管理不规范、查找困难等问题。
7.档案利用不足：档案不仅是保存的历史记录，也是一种资源。
如果档案利用不足，将无法充分发挥其价值。
8.档案安全保障不足：无论是传统档案还是电子档案，安全保障都是非常重要的。
如果安全保障不足，可能导致档案损坏或信息泄露。
9.电子档案管理不规范：随着信息化的发展，电子档案已成为一种重要的档案形式。
但如果管理不规范，可能导致电子档案损坏、丢失或被非法访问。
10.档案数字化进程缓慢：数字化是档案管理的发展趋势，但如果数字化进程缓慢，将影响档案管理的效率和档案价值的发挥。
三、档案管理问题的解决措施1.建立完善的目录体系：通过建立科学、合理的目录体系，提高档案查找的效率和准确性。
文书档案短期全目录索引
目录书写 文号 责任者
题名
年度
上教函 【2010 潍教明 电【 寿教馆 字【 上教函 【2010
第 039 卷
上口教办 关于认真做好2010年中小学寒假工作的通知
潍坊
潍坊市发电
寿光市教育 关于创新信息技术学科教学管理与评价的实施
局
意见
上口教办 关于转发山东省教育厅办公室的通知
2010.1 2010.1
年度
页号
2010.3
2010.5 2010.5 2010.5 2010.5 2010.3 2010.3 2010.3 2010.3 2010.9 2010.9 2010.9 2010.9 2010.9 2010.9 2010.9 2010.9 2010.9 2010.9 2010.9 2010.9 2010.9
年度
页号
2010.3 1
2010.3 2
2010.4 6
2010.4 8
2010.5 9
15
2010.3 16
2010.4 22
23
2010.4 24
25
26
2010.5 27
28
2010.5 29
30
2010.4
31
32
2010.5
33
2010.5
34
2010.6
35
36
2010.6
38
2010.6
3
【2010
】第3期 上口教办 素质教育工作简报
2010.1
7
南邵小学开展低碳生活从点滴开始活动实施方
南邵小学 案
2010.3
10
南邵小学 低碳生活从点滴开始倡议书
2010.3