外部沟通程序

1.目的:

为使管理体系的运行能达成公司内部之共识,并建立与客户沟通的有效方法而制定。

2.范围:凡公司内部各级人员及公司与客户之间有关信息的交流均适用。

3.定义:无。

4.权责:

4.1 内部意见收集与处理: 部门主管

4.2 外部意见收集与整理: 开发部/质量部/采购课

4.3 外部意见处理及回复: 开发部及相关责任组

5.作业内容:

5.1 内部意见的处理：

5.1.1内部质量信息交流的形式：

A.召开会议

B.发放文件（一、二、三阶文件、通知、提案、公告等）

C.电话、传真、邮件

D.口头指示

E.教育、培训

F.其它

5.1.2内部质量信息交流的内容：

A.质量要求

B.质量目标及质量绩效

C.质量管理体系及其要求

D.质量事故监测、统计的结果

E.质量不符合及其纠正、预防措施

F.其它

5.1.3上级下达的质量信息

A.经理级以上、管理代表通过“公司会议”等形式进行传达，由相关单位落实和处理。

B.单位负责人通过“单位内部会议”、“班前会”、培训等方式进行传达并形成<会议记录>。

5.1.4平级之间的质量信息

A.各单位之间以内部网络邮件、通知、书面联络等方式进行交流。

B.本单位内不同岗位之间的质量信息沟通可通过电话、邮件、微信、QQ、报表等形式进行交流，必要时可使用<内外部联络单>联络。

5.1.5 下级上报的质量信息

A.各单位员工将质量信息向本单位主管汇报，单位主管再根据具体情况逐级上报，跟踪处理结果反馈上报人。

B.各单位负责人以“报告”、“报表”等方式向上级报告质量信息。

5.1.6 日常例行的质量信息

A.质量部每天应将检验结果以日报形式报告相关单位。

B.质量部每月对质量日报进行汇总，将质量信息通报有关单位并报总经理。

C.重大质量事故要及时向总经理报告。

5.1.7 日常管理中必要的质量信息交流、按有关的程序和作业指导书处理。

5.1.8 内部质量信息交流均采用逐级呈报或逐级传达的方式进行。

5.1.9 各部门应利用早会时对品质状况，改善事项做宣达.

5.2 质量管理体系有效性交流:

5.2.1 管理代表/质量部于每月10号前收集所有品质目标的达成状况并作成<品质每/月报>.针对未达成品质目标的责任单位，质量部开出<质量目标未达成分析表>责任单位需提出改善报告。5.2.2 内部质量审核情形及结果应传达到相关单位或个人。

5.2.3 管理评审会议及相关检讨会议之结果须及时传达到相关单位或个人。

5.2.4 各单位之间的联络沟通、厂内相关的例行会议以<会议记录>记录之。

5.3 与客户之间的沟通:

5.3.1 开发部应主动与客户进行相关信息、建议或相关事项的沟通。

5.3.2 客户有关对产品或服务的反馈意见,如公司需要改善的,如客户投诉等开发部则把反馈内容记录在<客户抱怨单>中，并主导抱怨的处理。

5.3.3 质量部/相关责任单位接到开发部客户抱怨信息后应立即展开原因调查，制定纠正与改善措施并反馈给开发部回复对策。

5.4.4 本公司内部所有建立与产品有关的法律法规及其它要求方面的信息必须向本公司各单位做迅速传达。

5.5 有关产品的法律法规及其它要求, 经管理者代表评审后入总经办以外来文件管控.评审时需评审与公司内部文件标准有无差异，如比公司标准宽松不做另外通知，如比公司标准较严格，召集相关单位召开会议，会议决议后重新修改或作特殊规定，并依流程将相关信息对供应商、各单位传递。

5.6 客户网站相关资迅：每月定期登陆一次查看并下载网站信息，经管理者代表评审后入总经办以外来文件管控. 评审时需评审与公司内部文件标准有无差异，如比公司标准宽松不做另外通知，如比公司标准较严格，召集相关单位召开会议，会议决议后重新修改或作特殊规定，并依流程将相关信息对供应商、各单位传递。

6.支持文件与表单:

6.1 CX HR-FR001会议记录

6.2 CX HR-FR002内外部联络单

6.3 CX SL-FR004客户抱怨单

6.4 CX QA-FR005质量目标未达成分析表