信息系统控制程序

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信息系统控制程序

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修订履历

1.目的：

对质量管理体系所运行所需的信息系统进行控制，以确保体系所需的信息能得到及时、适宜、有效地传递，特制订本程序。

2.适用范围：

适用于本公司质量管理体系运行所需的信息系统控制。

3.定义：

信息（information）：有意义的资料。

4.权责：

4.1文控中心：负责文件的登录、受控、分发、签收及旧文件的回收,同时负责所有质量管理体系文件

原件（包括备份电子档）的保存及外来文件（国家、国际或行业标准）保存。

4.2各部门：负责将职责范围内的信息准确、及时地传递到相关部门并作保存，同时负责部门电脑的日

常维护。

4.3管理者代表：负责信息系统的运作监控，并向总经理汇报。

4.4 技术部：负责技术资料的发放、电脑运行系统的确认及电脑的定期维护。

5.运作过程：

5.1 信息系统的基本要求:

5.1.1 信息保存方式可采用书面形式或电子档的形式(包括如:光盘\U盘等).

5.1.2 存放信息的媒体应确保清晰,易贮存、识别与检索,并有适当的保护；

5.1.3 对于保存质量管理体系运行所需信息的媒体,应确保安全\可靠.

5.2 信息分类:

信息系统是个纵横交互的网络,与质量管理体系相关的信息分为:内部信息与外部信息.

5.2.1公司内部信息的传达,由管理者代表负责组织,方式有：

A.信息文件副本的分发或原件的传阅；

B.召开会议传达或汇报；

C.列入培训内容和培训计划进行传达；

D.采用专栏、标语、音像制品等形式进行传达；

E. 意见箱、调查表；

5.2.2 公司与外部相关方的信息传达：

A. 往来函件（传真、信件、E-MAIL）;

B. 双方交谈（电话沟通、面对面交流）;

C.网页信息、媒体广告等宣传活动;

5.3 信息接收:

5.2.1内部信息由各负责部门发出,接收部门接收并签收,对于以电子档方式接收的信息,各接收

部门须先进行杀毒后方可打开.

5.2.2 外部信息接收部门收到电子文档后,应进行杀毒处理后方可打开.

5.4 信息沟通的处理：

5.4.1对于需要向全公司员工传达的信息，由管理者代表负责向全员工传达；

5.4.2对于各部门的问题处理，由各责任部门按《纠正与预防措施控制程序》处理；

5.4.3对于员工所提出的意见或建议或投诉信息,公司管理者代表应积极与员工进行相互沟通或由

人事部负责处理,同时以书面形式通告予各位员工。

5.4.4对客户沟通与满意度调查评估由经营部按《顾客服务控制程序》进行处理；对客户订单与报

价信息的处理按《合同评审管理办法》执行；对客户投诉处理信息的处理按《顾客服务控制程序》处理；有关客户财产的信息处理按《顾客服务控制程序》处理；有关客户打样信息的处理参考《样品作业管理办法》处理；有关客户其它信息的处理由营销参考相关指引处理。

5.4.5 对于外部有关质量管理体系策划和运行有关的法律法规信息的沟通与交流,由管理者代表负

责处理.

5.4.6对供应商相关信息按《采购控制程序》进行处理。

5.5 信息的保存与管理

5.5.1 与质量管理体系运行有关的信息,各部门应按产品要求对所接收的信息进行保存,保存方式参

照《记录控制程序》的保存方式进行.

5.5.2 所有接收电子文件的电脑设备,均须由电脑维护人员对各电脑设置防火墙及正版

杀毒软件;杀毒软件应设定自动杀毒周期(一般每周不少于2次)及自动升级;各部门质量管理体系文件(包括图纸等)电子文档应按《文件控制程序》要求建议电子文档目录清单及定期备份后放至文控中心保存.

5.5.3 电子文档所存放的电脑,由电脑维护人员每三个月检查一次,检查内容包括:

电脑清洁\电脑运行软件版本的适用性及杀毒软件是否为最新版本等.

5.6.信息处理:

5.6.1 各相关信息按要求进行保存至少半年,对于过期的信息,由各部门主管负责确认后销毁;对

于客户有关的信息,由总经理或管理者代表确认后方可销毁.

5.6.2 对于运作过程中发生异常时,由管理者代表负责协调处理.