会议的分类、要素与总结(ppt 42页)

食宿、交通、服务人员、宣传、通讯……
其他筹划过程
工作分工 等候审批
会议文书
供会上学习参考的文件资料 会议本身所产生的文件
开幕词、工作报告、领导讲话稿 会议记录、会议简报、会议决定、会议纪
要、闭幕词、会议总结等
会议所用的技术性、程序性文书材料
会场
会场的选定
资源状况、程序、预计与会人数、与会 者背景、目的、价格、交通、环境、配 套设备……
参会者发言混乱，既不知如何表意，又不知如何 引退，致使会议失败。
开会前没有通知与会者相关事宜，致使会议拖沓 而无成效。
开会的原因、目的和结果在会议进行中忽然发现 皆不明确，致使会议毫无意义、宣告失败。
会议的时机选择
1、时间安排
2 会议计划
必须涉及以下一些基本问题：
为什么开会？会议的目的和期望是什么？ 开一个什么类型的会？ 让谁参加？与会者由哪些部分的人员组成？ 要让大家作何种方式和程度的介入和参与？ 会议规模多大？与会人员多少？ 会议在哪儿开？会议室如何布置？ 每个人在会议中的任务和职责是什么？ 会议开多长时间？
会场的布置
会场内的布置
会场内的布置
会场内的布置
主席位（主席台）、桌椅摆放、鲜花、 会标（横幅）、饮料、水果、文具、文 件资料、烟灰缸、指示牌、麦克风、音 响、电脑、投影、白板和油性笔（黑板 和粉笔）……
会场外的布置
指示牌、接待处（签到处）、指引人员
其他准备
就餐、住宿、医疗、交通 安全保卫人员 参观、考察、游览 赠与图片、资料、纪念品 媒体宣传
原因
原因 时间
地点
开会对象的选择
主持人的技能
参会者的技能
会议的准备工作 开会的原因、目
的和结果
具体表现
会议安排在即将午餐的时间，每个人都饥肠辘 辘，无心开会。
会议地点设在经理办公室，致使会议被频繁打 断，无法正常进行。
必须出席会议的人未到，通知来的是一些可有可 无的参加者。
会议主持人缺乏影响力、说服力，被参会者牵着 鼻子跑，无法达到会议意图。
3 会议通知及其他
确定了会议时间后要提前一周告知参加会议的人员。 同时需要把会议的主要目的告诉他们，如果有相关的
资料可以提前发放。 会议组织者不要迟到。 不要随意推迟和变更开会时间，打乱原定计划会影响
与会人员的其他工作安排，有些人可能因此不能出席 会议；管理召集部门（人）的威信下降。 严格按照议程进行，不要超时。 会议结束2-3天后，所有与会者应拿到会议记要。
主持人
定义：会议过程中的主持者和引导者， 也往往是会议的组织者和召集者。
意义：主持人的存在对会议的正常开展 和取得预期效果起着领导和保证作用。
议题
定义：会议所要讨论的题目，所要研究 的课题，或是所要解决的问题。
要求：
必要性 重要性 明确性 可行性
名称
涵盖方面：内容、性质、参加对象、主 办单位或组织、时间、届次、地点或地 区、范围、规模，等等。
会议开始时的主持人
如何开场？
感谢与会者参与。 介绍会议背景 与会人员介绍 明确会议目的 列明会议议程 提出会议期待
会议中
10、让大家在同一时间以同 一方法把精力集中于同一 问题
会议中的主持人
保持紧张，准备应付随时可能发生的意外变故。 随机应变，视情境采取当时最适合的方式。
要有耐心 注意自己和与会者的身体语言 保持中立，建立信任 会议成功，并不取决于你 敢于承认错误，坦诚合作 安排好旁听者和专家
会议组织
会议的概念 会议的要素 会议的组织流程
什么是会议？
定义：三个人以上、聚合在一起、就某 个或某些议题进行讨论或解决的一种形 式。
聚在一起，为了解决问题； 聚在一起，建立彼此信任。
会议的分类
按内容、性质划分 按会议的形式划分 按与会人员的成分划分 按照人数、规模划分 按照会议召开的规律或日期划分 按会议的范围、地区、时间划分
重要性
重要性指的是与会者虽与会议没有必然 Байду номын сангаас、直接的关系，但却有利于会议的进 展或扩大效果的人员。这些人员通常是 临时邀请的。
合法性
合法性指有些重要的会议，与会者必须 具有合法的身份和法定的资格。如：人 民代表大会的与会者必须是依法选举产 生的各级人民代表；公司董事会或股东 大会的与会者必须是按照公司组织法和 公司章程正式确定的董事或股东，等等。
成功会议十八步
会议前 1、认真计划，理清何人、何事、
何时、何地、何因及多少等问 题。 2、准备预先发放议程表及会议有 关资料 3、提前到会场，整理会议室
会议开始时
4、按时开始 5、让与会者作自我介绍，并陈述
对会议的期望 6、清楚解释会议角色 7、检查、修订和确定议项顺序 8、设定时间限制 9、回顾上次会议确定的行动项目
要求：必须用确切、规范的文字表达
时间
会议召开的时间 整个会议所需要的时间、天数 每次会议的持续时间
地点
定义：既是指会议召开的地区、城乡， 又是指会议召开的具体会场。
会址的选择
会议的组织流程
会议前的筹备 会议中的掌控 会议后的落实
拟订计划——会议议程
Why——目的 What——议题、名称、规模、议程、程序 Who——与会者、主持人 When——什么时候，多长 Where——地点 How——文件资料、场地、布置、设备、
发出会议通知
会议召开的时间、需用时间或会期，地点(会 址)
会议名称和主要议题 参加对象 须作什么准备 报到日期、地点、接站办法等 召集单位署名、通知发出日期，加盖公章
会议组织——高效的会议
低效会议的种种现象:
举例 • 老跑题； • 领导一言堂； • 有人胡侃，哗众取宠； • 议题太敏感，不便深说； • 本位严重，相互推委； • 效率不高，经常延时； • 迟到、早退严重； • 等等
我司的会议
公司例会 教材开发会议 纲讨会 其他
会议的要素
与会者 主持人 议题
名称 时间 地点
与会者
概念：参加会议的正式成员，包括主持 人，也包括会务秘书，但不包括在会场 上的其他服务人员。
要求：
人数 必要性
重要性 合法性
必要性
必要性指与会者必须是与会议直接有关 的人员，也就是符合会议确定范围。有 权了解会情、提出意见、表示态度、作 出决定的人；或是能提供信息、深化讨 论、直接有助于会议达到预期效果的人。