会议的分类、要素与总结(ppt 42页)
第六章 会议管理PPT教学课件
2准备 1）会议文件： 供与会者学习参考的文件资料； 会议本身所产生的文件； 2）其他文书资料的准备 技术性、程序性、服务性等其他文书资料
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二 会前准备
▪ 3）会议文件准备的程序
领导授意
秘书起草
领导审阅
秘书修改
领导签发
打印制作
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一 会议的作用和要素
3、会议管理的基本要求： 会议的目标、议题、程序以及决议
的科学性； 合理确定会议目标和与会人员； 节约会议成本，提高会议效率。
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二 会前准备
1、会议计划和成本预算： 会议计划：
会议六要素的 具体化； 会议应做的准备工作； 会议筹备委员会的成立。 会议成本预算： 显性成本和隐性成本两部分。 会议成本的计算公式： 会议成本＝X+2J*N*T
2、讨论当前秘书工作的新形势、新问题。
3、研究涉外秘书人才的培养问题。
请接到本通知的专家、学者做好准备，准时参 加。
高等院校秘书学学会秘书处
附：报到日期：8月13、14
2020/12回/11 执请于开会前7天寄回
地址 电话(略） 13
三 会中事务
1、会场的组织与服务
1）报到与签到：
2）会议材料的发放：
3）议案、提案的办理：
议案：是各级人民政府按照法律程 序向同级人代会或人大常委会提请审议 的事项。
提案：是提请国家代表机关或一定 组织的会议讨论处理的意见和建议。
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三 会中事务
▪ 议案、提案的办理要做的工作： 逐件登记； 拟办送批； 转办； 及时催办； 及时结案；
及时整理、归档。
会议组织培训课件(PPT 47张)
2、会议成本预算 有明显投入的大中型会议，特别是跨地区的、会 期超过一天的会议，必须计算成本，作出预算。 会议成本包括两部分，一部分是“显性成本”， 如会场租借费，文件材料费，与会者的交通费、 食宿费等。 一部分是“隐性成本”，即与会者因参会而损失 的劳动价值。这部分劳动价值以每小时工资的3 倍再乘以2计算。
另一种是临时的主持人，比如各种代表会 议，或几个单位，几个地区的联席会议， 则由代表们选举或协商产生。
3、议题 议题是会议所要讨论的题目，所要研究的课题， 或是所要解决的问题。议题必须具有必要性和重 要性，又必须具有明确性和可行性。 议题的产生通常由两种情况：一种是领导根据需 要指定的；另一种是秘书调查研究、综合信息后 提出，再经领导审定的。 有些重大的代表会议，先由代表提出“提案”， 由秘书或秘书处汇总，再提交主席团或专门的 “提案审查委员会”审议通过，才能成为列入会 议议程的正式议题。因此，议题还必须具有合法 性。
会议成本=X+2J×N×T，其中，X是显性 成本，J代表与会人员每小时平均工资的文件准备 1、开幕词 开幕词是会议开始时会议主席所作的发言 稿，一般带有预告性及礼仪性质，比较简 短。内容大体包括三方面：对来宾和与会 人员表示欢迎；对会议的内容、任务、目 的作简要介绍；预祝会议成功。
2、工作报告 工作报告是会议的主要文件，其中的主要 内容往往是会议讨论的中心议题。工作报 告必须有实质性的内容，既可以是对前阶 段工作成果、经验、缺点的回顾与总结， 也可以是对后阶段工作提出计划、预算、 部署或展望。
3、发言稿 即工作报告之外的其他与会者的发言稿。 发言稿的内容要有所侧重，或是背景介绍， 或是财政开支或是人事管理等。发言稿有 的由发言人亲自撰写，有的由秘书代为起 草，发言人再修订定稿。
会议分类及组织
会议分类及组织
第一条全厂会议归纳为四类：
1.厂级会议:主要包括党政领导(扩大)会，全厂干部会，全厂组长会、全厂党员大会、全厂团员大会、全厂职工大会，全厂技术人员会以及代表大会。
应分别报请党委或厂部批准后，由党、政、工、团等办事部门分别负责组织召开。
2.专业会议：系全厂性的技术、业务综合会(如经营活动解析会、质量解析会、生产技术准备会、生产调度会、安全生产工作会等等)，由分管厂领导批准,主管业务科室负责组织。
3.系统和部门工作会：各车间、科室、支部召开的工作会(如车间办工会、科务会、支部会、车间(科室)职工大会等)由各车间科室、支部领导决定召开并负责组织。
4.班组(小组)会:由各党、工、团小组长或行政班组长决定并主持召开。
第二条上级或外单位在我厂召开的会议(职现场会、报告会、办公会等)或厂际业务会(如联营洽谈会，用户座谈会等)一律由厂办受理安排，有关业务对口科室协作作好会务工作。
会议的构成要素
会议的构成要素会议的构成要素会议的要素即会议的组成因素。
分为基本要素和其它要素两大类。
基本要素即所有会议必有的要素（目的、时间、会址、主持者、组织者、与会者、议题、议程）。
其他要素即可供选择的、并非为所有会议所共有的要素（名称、服务机构、秘书机构、经费、文件材料、专用设备工具、各种消耗性材料）。
会议的主要种类按组织类型：可分为内部会议和外部会议，正式会议和非正式会议；按时间方面的规定性：可分为定期和不定期两类；按出席对象：可分为联席会（由若干单位共同召集并参加）、内部会、代表会、群众会等；按功能性质：可分为决策性（必有决议、决定）、讨论性、执行性（分配工作、布置任务、执行政策）、告知性（发布会、说明会）、学术性、协调性、报告性、谈判性、动员性、纪念性等；会议的主要种类按议题性质：可分为专业性（解决专门领域问题）、专题性、综合性等；按照规模大小：可分为特大型（万人以上）、大型（数千人）、中型（数百人上下）、小型（数十人或数人）等；按会议采用的方式手段：可分为常规会、广播会、电话会、电视会等；按与会者的国籍及议题的范围：可分为国内会议和国际会议等。
附送：会议的记录问题与会场自动排座工具会议的记录问题与会场自动排座工具会议的记录是很重要的一个问题，那么怎么才能做好会议记录问题呢一、会议记录本内无目录。
特别是不填写会议议题时，在利用时就要逐页查阅，不仅效率很低，而且人为地增加了对案卷的磨损，不利于档案的保护和保密。
二、记录不完整。
有些会议记录未记载会议日期、地点、主持人、记录人；有些会议记录只记了参加人、发言人的姓而没有记全名；有些会议记录只有参加人、时间和主持人而无会议内容；有些会议记录虽有会议内容却没有记录会议的议题等，使人很难了解会议的全貌。
三、会议记录本没有按工作性质分开。
如有的系党总支同系行政共用一个会议记录本（联席会议例外），给保管和利用带来不便。
四、会议记录本不固定。
有些单位是两三个记录本交叉使用，有的本子只记录了几页就再也不用了；更有甚者，每次开会时临时找几张稿低记录，过后就不知去向了。
会议概述ppt课件
解或告知的最快捷的方式； 5、需要统一思想，在思想领域已经已经引发争执，不能
很好的贯彻工作，工作人员已无心工作。
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二、会议的工作原则
高效性 会议效率不高的主要原因： 1、时间上的安排、使用不合理； 2、地点上的安排、使用不合理； 3、开会对象选择不够精确； 4、主持人的能力较弱，不能控制会场； 5、开会的原因和目的不明确。
路的作用 4. 协调矛盾、统一思想、促进生产、推动工
作的作用 5. 国际交流、跨文化的沟通作用
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三、会议的特征
1. 目的性。 2. 组织计划性。 3. 群体沟通性。 4. 交流方式多样性。
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案例分析
1.引入案例：迷茫的李秘书 2.课堂练习示例： （1）卓有成效的内部会议 （2）草拟经理工作例会讨论稿
3.其他与会议有关的人员。 包括：主持人、会议秘书人员和会议服务人员等。
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二、会议名称
会议的名称要求能概括并能显示会议的内容、 性质、参加对象、主办单位，以及会议的时间、 届次、地点、范围、规模等等。
例：中韩秘书教育学术研讨会 可口可乐（中国）饮料有限公司2004年销售会议 深圳开发科技股份有限公司第九次（2000年度）股东
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开心地训练吧！你将来办理会议一定很棒。
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第二节 会议活动的基本要素
一、人员 二、名称 三、议题 四、时间 五、地点 六、方式 七、结果
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一、会议人员
1. 会议主体 是指主要策划、组织会议的人员，包括主办者、承办 者、支持单位、赞助单位、协办单位等。
2. 会议客体 即参加会议的对象，包括正式成员、列席成员、特邀 成员、旁听成员。 邀请与会者时，考虑要素：一能够提供信息、提出意 见、做出决定、直接有助于会议达到预期效果的人； 二具有合法的身份和法定的资格。
了解不同的会议类型 ppt课件
它与世界经济论坛的最大区别是更 加开放，与会代表不管持何思想， 来自何阶层，都可以自由讨论与全 球化有关的问题。
ppt课件 5
2005世界社会论坛年会被称为历史上规模最大的国际会议。 据组委会介绍，共有来自135个国家的15万各界人士与会，其中包 括巴西总统卢拉、委内瑞拉总统查韦斯以及许多国际知名人士。
在为期6天的年会期间，与会者就维护和平、消除贫困、普及教育、 保护弱势阶层权益、新的社会经济发展模式等问题进行了广泛的 讨论。 巴 西 总 统 呼 吁 反 贫 困
ppt课件 6
世界各地的青年是这次论坛的生力军 ppt课件
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二、会议的类型
（一）按照会议主办单位划分
• 1、公司类会议 • 会议主办者为一家企业或多家同行业、同类型及行业相关的 企业的会议活动。 • 2、协会类会议 • 会议主办者为由具有共同兴趣和利益的专业人员或机构组成 的社团组织的会议活动。
- 专业会议： 是就某个领域的问题进行讨论、咨询和交流信息而召开的会议。 一般包括主会和讨论问题、解决问题的小组会议。 - 奖励会议： 是为了员工分销商或客户的出色工作表现进行表彰奖励。 - 培训会议： 一般要用至少一天，多则几周时间开展培训活动的会议。
ppt课件 9
会展新市场——公司年会
ppt课件
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（二）按照会议活动的特征划分
• 1、商务型会议 • 为了企业的业务和管理工作发展的需要而进行的会议活动。 • 2、度假型会议 • 企业等组织机构利用周末假期组织员工边度假休闲，边参加 会议的会议活动。 • 3、文化交流型会议 • 各种民间和政府单位组织的以跨区域的文化学习交流为主的 会议活动，常以考察、交流等形式出现。
项目一、了解不同的会议类型
•
会议分类及会务标准
会议分类及会务标准
1. 头脑风暴会议：这就像一场思维的狂欢派对呀！比如说大家聚在一起讨论新产品的创意，每个人都抛出各种新奇的点子，那场面可热闹啦！像不像一场智慧的烟花盛宴！
2. 决策会议：哎呀，这可是关键时刻呀！比如公司要决定重大投资项目，大家严肃认真地分析利弊，权衡各种选择，可不就像在走钢丝一样紧张嘛！
3. 培训会议：这不就是知识的大输送嘛！就像学校上课一样，专家在上面讲，大家在下面认真听、做笔记，努力汲取知识的养分呢！
4. 工作汇报会议：嘿，这不就像展示成果的舞台嘛！每个人轮流上去说说自己的工作进展和成绩，让大家都了解各自都干了啥，多重要啊！比如员工向领导汇报项目推进情况。
5. 沟通协调会议：这简直就是关系的润滑剂呀！像各部门为了一个项目一起协商，解决矛盾，让工作更顺畅，这过程可不轻松但又很关键啊！
6. 表彰会议：哇塞，这可是荣耀的时刻呀！想象一下那些优秀的人站在台上接受奖励，大家都为他们欢呼喝彩，多让人激动呀！就像运动场上的颁奖仪式一样。
7. 战略规划会议：这可是决定方向的大事儿呀！公司高层们聚在一起探讨未来的发展道路，那可不得深思熟虑嘛，就像给大船指引航向一样！
8. 团队建设会议：哈哈，这就是增强凝聚力的法宝呀！大家一起做游戏、交流感情，不就像一家人聚在一起热闹开心嘛！比如户外拓展时的团队活动。
9. 应急会议：哎呀呀，这可真是十万火急的情况呀！像突然出现重大问题时，大家迅速聚集起来商量解决办法，那急迫感真是没谁了！
我觉得会议分类多样，不同类型的会议都有其独特的作用和意义，而明确的会务标准能让这些会议更好地发挥作用，达成目的呀！。
会议管理PPT课件
综合性会议、专业性会议、专题性会议、一事一议的 会议、咨询性会议
五、会议的分类（续）
3、根据会议性质划分，2种p151 决策性会议：
它包括代表性会议，领导办公会议
非决策性会议：
日常工作会议、专业性会议，庆典性会议，总结交流会议， 座谈恳谈性会议，洽谈谈判性会议
4、按照会议的形式划分
追悼会会场要求庄重肃穆，黑白。
主席台的安排
会议主席台座次的安排原则：左为上，右 为下。
（国际惯例正好相反：右为上，左为下） 人数在单数与双数时座位安排不同
主席台的安排 单数时：
双数时：
例：座位的重要性（加拿大）
制发会议证件
★一类是会议正式证件，包括代表证、出 席证、列席证、签到证、旁听证、来宾 证、入场证等（校庆主要是贵宾证）；
注意：一些没有组织的聚合和议论，不能称其为会议， 只是一种自发的活动。有组织的讨论也不一定大家都发 言，才叫会议。如报告会。
★会议的八个要素 ：
名称；时间；地点；主持者；参加者； 会议主题；方式方法；结果
“政协”第一届全体会议
名称：中国人民政治协商会议第一届全体会议 时间：１９４９年９月２１日 地点：北京 主持者：全国委员会常务委员会 参加者：代表（含候补代表）共６６２人 主题：共商建国 方式方法：室内集会 结果：纲领、国旗国徽国歌首都、选举政府等
是全国和地方的权力机关，他们召开的会议可以指定法律和各 种法规，选举和决定国家和地方的领导人选。
2、行政手段作用（决策与实施：市长办公会）
从国务院到各级人民政府，各级机关、团体、企事业单位各 自的企事业单位，都可以根据党的方针、政策和国家的法律发 令，在职责范围内决定某种事项，或责成所属单位组织实施。
会议分类及组织
会议分类及组织
会议分类及组织
第一条全厂会议归纳为四类：
1.厂级会议:主要包括党政领导(扩大)会全厂干部会全厂组长会、全厂党员大会、全厂团员大会、全厂职工大会全厂技术人员会以及代表大会。
应分别报请党委或厂部批准后由党、政、工、团等办事部门分别负责组织召开。
2.专业会议：系全厂性的技术、业务综合会(如经营活动分析会、质量分析会、生产技术准备会、生产调度会、安全生产工作会等等)由分管厂领导批准,主管业务科室负责组织。
3.系统和部门工作会：各车间、科室、支部召开的工作会(如车间办工会、科务会、支部会、车间(科室)职工大会等)由各车间科室、支部领导决定召开并负责组织。
4.班组(小组)会:由各党、工、团小组长或行政班组长决定并主持召开。
第二条上级或外单位在我厂召开的会议(职现场会、报告会、办公会等)或厂际业务会(如联营洽谈会用户座谈会等)一律由厂办受理安排有关业务对口科室协作作好会务工作。
七、一些具体涉及商务条款等具体操作事项,可根据合同（协议）双方的洽商予以补充或另行签订合同（协议）附件。
合同
（协议）附件作为本合同（协议）的组成部分,具有同等法律效力。
谢谢下载。
会议纪要的要素归纳与分类
会议纪要的要素归纳与分类会议纪要是记录会议内容和决策结果的文件，是组织协调工作的重要依据。
准确和清晰的会议纪要可以帮助参会人员回顾和理解会议的核心议题，以便更好地执行和跟进工作。
本文将就会议纪要的要素归纳与分类进行探讨。
一、会议信息会议信息是会议纪要的基本要素，包括会议名称、时间、地点、参会人员、主持人和记录人等。
会议纪要应明确记录这些基本信息，以便参与者和未参与者能够准确了解会议的基本背景和组织情况。
二、议题及讨论内容会议纪要的核心部分是议题及讨论内容的详细记录。
对于每个议题，应明确记录议题名称、背景、目的、相关资料以及讨论内容和参与讨论的人员观点。
对于每个议题的讨论，应按照时间顺序进行记录，确保内容的连贯性和完整性。
此外，应根据讨论结果，确定是否有需要进一步讨论或决策的议题，并在纪要中予以明确。
三、决策结果会议纪要中应清晰地记录所有决策结果。
决策结果包括决策的内容、决策者、决策日期和执行计划等。
对于每个决策的内容，应尽可能详细地描述决策的背景、原因和意义，以便后续工作的有效推进。
此外，对于有关改变或调整组织或工作方式的决策，也应在会议纪要中明确提及。
四、工作任务会议纪要应明确记录各个工作任务以及负责人和完成期限。
工作任务的记录应尽可能具体和明确，以确保各项工作能够有序进行，并在规定的时间完成。
此外，对于较为复杂或重要的工作任务，可以另行设立工作小组或分解子任务，并在会议纪要中明确相关细节和责任分工。
五、其他事项会议纪要中还可以记录一些与会议相关的其他事项，如会议中提到的一些重要信息、意见反馈或其他需要关注的事项。
这些内容可以作为参会人员和未参会人员了解会议细节和进一步讨论的基础。
综上所述，会议纪要的要素归纳与分类主要包括会议信息、议题及讨论内容、决策结果、工作任务和其他事项等。
准确、清晰地记录并分类这些要素，可以帮助参会人员及时回顾和理解会议内容，推进工作并保证后续工作的有序进行。
同时，会议纪要还可以作为会议的合规和备案依据，对于组织协调工作具有重要意义。
会议的涵义种类
3、依据会议的方式进行分类，可分为： 依据会议的方式进行分类，可分为： 常规会议、现场会议、电话会议、电视会议、 常规会议、现场会议、电话会议、电视会议、 广播会议、计算机会议等。 广播会议、计算机会议等。 4、依据会议的规模进行分类，可分为：特 依据会议的规模进行分类，可分为： 大型会议、大型会议、中型会议和小型会议。 大型会议、大型会议、中型会议和小型会议。 5、依据会议的周期情况进行分类，可分为： 依据会议的周期情况进行分类，可分为： 定期会议、不定期会议和临时性会议。 定期会议、不定期会议和临时性会议。
会议要素是指构成会议的基本因素。从广义上 会议要素是指构成会议的基本因素。 讲，任何一个会议都必须有这样三个基本的要 素所组成：（ 有共同的议题；（ ：（1 ；（2 素所组成：（1）有共同的议题；（2）有公认 的组织者；（ ；（3 的组织者；（3）三人以上的正式聚合
1、会议形式要素包括：会议的名称、时间、地 会议形式要素包括：会议的名称、时间、 方式、规模、主持人等。 点、方式、规模、主持人等。
1、依据会议的性质进行分类，可分为：立 依据会议的性质进行分类，可分为： 法性会议、决策性会议、党务性会议、 法性会议、决策性会议、党务性会议、行政性 会议、群众性会议、征询性会议、显示性会议、 会议、群众性会议、征询性会议、显示性会议、 交际性会议等。 交际性会议等。 2、依据会议的内容进行分类，可分为： 依据会议的内容进行分类，可分为： 综合性会议、专业性会议、专题性会议、 综合性会议、专业性会议、专题性会议、咨询 性会议。 性会议。
它既可以作为一种经常商讨并处理重要事物的常设可以作为一种经常商讨并处理重要事物的常设机构或组织的名称也可以被用来表示有组织机构或组织的名称也可以被用来表示有组织有领导的民主协商和决定某些事项的临时性集有领导的民主协商和决定某些事项的临时性集会也就是我们通常所说的会也就是我们通常所说的开会开会
常用文档之会议分类及组织
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会议分类及组织
第一条全厂会议归纳为四类：
1.厂级会议:主要包括党政领导(扩大)会，全厂干部会，全厂组长会、全厂党员大会、全厂团员大会、全厂职工大会，全厂技术人员会以及代表大会。
应分别报请党委或厂部批准后，由党、政、工、团等办事部门分别负责组织召开。
2.专业会议：系全厂性的技术、业务综合会(如经营活动分析会、质量分析会、生产技术准备会、生产调度会、安全生产工作会等等)，由分管厂领导批准,主管业务科室负责组织。
3.系统和部门工作会：各车间、科室、支部召开的工作会(如车间办工会、科务会、支部会、车间(科室)职工大会等)由各车间科室、支部领导决定召开并负责组织。
4.班组(小组)会:由各党、工、团小组长或行政班组长决定并主持召开。
第二条上级或外单位在我厂召开的会议(职现场会、报告会、办公会等)或厂际业务会(如联营洽谈会，用户座谈会等)一律由厂办受理安排，有关业务对口科室协作作好会务工作。
会议分类及会务标准
会议分类及会务标准一类会议：
1、上级领导到访汇报会
二类会议：
1、中层干部会议
2、年终总结会议
3、中层干部述职会议
4、职工代表大会
5、兄弟单位领导来访
6、员工大会
7、传达上级公司工作会议
三类会议：
1、视频会议
2、专题报告会
3、领导例会
四类会议：
1、各部门业务会议
2、各党支部会议
3、工会组织会议
4、部门协调会议
一类会议要求
1、座位牌
2、参会人员名单
3、会议议程
4、汇报资料
5、莹屏欢迎词
6、纸、笔、文件袋
7、茶水、矿泉水
8、纸巾小毛巾
8、领导指定配的东西
9、半小时倒水
10、摄影、摄像;
二类会议要求
1、应急预案
2、座位牌主席台、中层干部、部门
3、会议议程
4、报告做成PPT会场放映
5、领导报告单位领导、中层干部、代表
6、茶水、矿泉水
7、纸巾小毛巾
8、横幅
10、纸、笔
11、摄影、摄像;
12、半小时倒水
三类会议要求
1、茶水
2、半小时倒水
四类会议要求
1、茶水。
会议分类及组织
会议分类及组织
会议分类及组织
第一条全厂会议归纳为四类：
1.厂级会议:主要包括党政领导(扩大)会，全厂干部会，全厂组长会、全厂党员大会、全厂团员大会、全厂职工大会，全厂技术人员会以及代表大会。
应分别报请党委或厂部批准后，由党、政、工、团等办事部门分别负责组织召开。
2.专业会议：系全厂性的技术、业务综合会(如经营活动分析会、质量分析会、生产技术准备会、生产调度会、安全生产工作会等等)，由分管厂领导批准,主管业务科室负责组织。
3.系统和部门工作会：各车间、科室、支部召开的工作会(如车间办工会、科务会、支部会、车间(科室)职工大会等)由各车间科室、支部领导决定召开并负责组织。
4.班组(小组)会:由各党、工、团小组长或行政班组长决定并主持召开。
第二条上级或外单位在我厂召开的会议(职现场会、报告会、办公会等)或厂际业务会(如联营洽谈会，用户座谈会等)一律由厂办受理安排，有关业务对口科室协作作好会务工作。
会议分类及会务标准
会议分类及会务标准一类会议：
1、上级领导到访汇报会
二类会议：
1、中层干部会议
2、年终总结会议
3、中层干部述职会议
4、职工代表大会
5、兄弟单位领导来访
6、员工大会
7、传达上级公司工作会议
三类会议：
1、视频会议
2、专题报告会
3、领导例会
四类会议：
1、各部门业务会议
2、各党支部会议
3、工会组织会议
4、部门协调会议
一类会议要求
1、座位牌
2、参会人员名单
3、会议议程
4、汇报资料
5、莹屏欢迎词
6、纸、笔、文件袋
7、茶水、矿泉水
8、纸巾（小毛巾）
8、领导指定配的东西
9、半小时倒水
10、摄影、摄像。
二类会议要求
1、应急预案
2、座位牌（主席台、中层干部、部门）
3、会议议程
4、报告做成PPT会场放映
5、领导报告（单位领导、中层干部、代表）
6、茶水、矿泉水
7、纸巾（小毛巾）
8、横幅
10、纸、笔
11、摄影、摄像。
12、半小时倒水
三类会议要求
1、茶水
2、半小时倒水
四类会议要求
1、茶水。
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会场内的布置
会场内的布置
会场内的布置
主席位（主席台）、桌椅摆放、鲜花、 会标（横幅）、饮料、水果、文具、文 件资料、烟灰缸、指示牌、麦克风、音 响、电脑、投影、白板和油性笔（黑板 和粉笔）……
会场外的布置
指示牌、接待处（签到处）、指引人员
其他准备
就餐、住宿、医疗、交通 安全保卫人员 参观、考察、游览 赠与图片、资料、纪念品 媒体宣传
参会者发言混乱，既不知如何表意，又不知如何 引退，致使会议失败。
开会前没有通知与会者相关事宜，致使会议拖沓 而无成效。
开会的原因、目的和结果在会议进行中忽然发现 皆不明确，致使会议毫无意义、宣告失败。
会议的时机选择
1、时间安排
2 会议计划
必须涉及以下一些基本问题：
为什么开会？会议的目的和期望是什么？ 开一个什么类型的会？ 让谁参加？与会者由哪些部分的人员组成？ 要让大家作何种方式和程度的介入和参与？ 会议规模多大？与会人员多少？ 会议在哪儿开？会议室如何布置？ 每个人在会议中的任务和职责是什么？ 会议开多长时间？
主持人
定义：会议过程中的主持者和引导者， 也往往是会议的组织者和召集者。
意义：主持人的存在对会议的正常开展 和取得预期效果起着领导和保证作用。
议题
定义：会议所要讨论的题目，所要研究 的课题，或是所要解决的问题。
要求：
必要性 重要性 明确性 可行性
名称
涵盖方面：内容、性质、参加对象、主 办单位或组织、时间、届次、地点或地 区、范围、规模，等等。
食宿、交通、服务人员、宣传、通讯……
其他筹划过程
工作分工 等候审批
会议文书
供会上学习参考的文件资料 会议本身所产生的文件
开幕词、工作报告、领导讲话稿 会议记录、会议简报、会议决定、会议纪
要、闭幕词、会议总结等
会议所用的技术性、程序性文书材料
会场
会场的选定
资源状况、程序、预计与会人数、与会 者背景、目的、价格、交通、环境、配 套设备……
会议组织
会议的概念 会议的要素 会议的组织流程
什么是会议？定义：Fra bibliotek个人以上、聚合在一起、就某 个或某些议题进行讨论或解决的一种形 式。
聚在一起，为了解决问题； 聚在一起，建立彼此信任。
会议的分类
按内容、性质划分 按会议的形式划分 按与会人员的成分划分 按照人数、规模划分 按照会议召开的规律或日期划分 按会议的范围、地区、时间划分
3 会议通知及其他
确定了会议时间后要提前一周告知参加会议的人员。 同时需要把会议的主要目的告诉他们，如果有相关的
资料可以提前发放。 会议组织者不要迟到。 不要随意推迟和变更开会时间，打乱原定计划会影响
与会人员的其他工作安排，有些人可能因此不能出席 会议；管理召集部门（人）的威信下降。 严格按照议程进行，不要超时。 会议结束2-3天后，所有与会者应拿到会议记要。
发出会议通知
会议召开的时间、需用时间或会期，地点(会 址)
会议名称和主要议题 参加对象 须作什么准备 报到日期、地点、接站办法等 召集单位署名、通知发出日期，加盖公章
会议组织——高效的会议
低效会议的种种现象:
举例 • 老跑题； • 领导一言堂； • 有人胡侃，哗众取宠； • 议题太敏感，不便深说； • 本位严重，相互推委； • 效率不高，经常延时； • 迟到、早退严重； • 等等
成功会议十八步
会议前 1、认真计划，理清何人、何事、
何时、何地、何因及多少等问 题。 2、准备预先发放议程表及会议有 关资料 3、提前到会场，整理会议室
会议开始时
4、按时开始 5、让与会者作自我介绍，并陈述
对会议的期望 6、清楚解释会议角色 7、检查、修订和确定议项顺序 8、设定时间限制 9、回顾上次会议确定的行动项目
要求：必须用确切、规范的文字表达
时间
会议召开的时间 整个会议所需要的时间、天数 每次会议的持续时间
地点
定义：既是指会议召开的地区、城乡， 又是指会议召开的具体会场。
会址的选择
会议的组织流程
会议前的筹备 会议中的掌控 会议后的落实
拟订计划——会议议程
Why——目的 What——议题、名称、规模、议程、程序 Who——与会者、主持人 When——什么时候，多长 Where——地点 How——文件资料、场地、布置、设备、
原因
原因 时间
地点
开会对象的选择
主持人的技能
参会者的技能
会议的准备工作 开会的原因、目
的和结果
具体表现
会议安排在即将午餐的时间，每个人都饥肠辘 辘，无心开会。
会议地点设在经理办公室，致使会议被频繁打 断，无法正常进行。
必须出席会议的人未到，通知来的是一些可有可 无的参加者。
会议主持人缺乏影响力、说服力，被参会者牵着 鼻子跑，无法达到会议意图。
会议开始时的主持人
如何开场？
感谢与会者参与。 介绍会议背景 与会人员介绍 明确会议目的 列明会议议程 提出会议期待
会议中
10、让大家在同一时间以同 一方法把精力集中于同一 问题
会议中的主持人
保持紧张，准备应付随时可能发生的意外变故。 随机应变，视情境采取当时最适合的方式。
要有耐心 注意自己和与会者的身体语言 保持中立，建立信任 会议成功，并不取决于你 敢于承认错误，坦诚合作 安排好旁听者和专家
我司的会议
公司例会 教材开发会议 纲讨会 其他
会议的要素
与会者 主持人 议题
名称 时间 地点
与会者
概念：参加会议的正式成员，包括主持 人，也包括会务秘书，但不包括在会场 上的其他服务人员。
要求：
人数 必要性
重要性 合法性
必要性
必要性指与会者必须是与会议直接有关 的人员，也就是符合会议确定范围。有 权了解会情、提出意见、表示态度、作 出决定的人；或是能提供信息、深化讨 论、直接有助于会议达到预期效果的人。
重要性
重要性指的是与会者虽与会议没有必然 的、直接的关系，但却有利于会议的进 展或扩大效果的人员。这些人员通常是 临时邀请的。
合法性
合法性指有些重要的会议，与会者必须 具有合法的身份和法定的资格。如：人 民代表大会的与会者必须是依法选举产 生的各级人民代表；公司董事会或股东 大会的与会者必须是按照公司组织法和 公司章程正式确定的董事或股东，等等。