秘书工作环境
秘书日常工作
• 开展接待工作的内容 1、填写来宾情况表，拟定接待计划，报领导批示； 2、根据来宾情况，安排食宿、交通； 3、根据来访的目的，组织参观、学习、游览、娱乐等活动； 4、根据情况、安排领导看望来宾； 5、视来宾身份及来访意义，安排新闻单位采访报道； 6、预定返程车、船票或飞机票； 7、安排好对来访者的迎送工作； 8、做好接待经费的结算工作； 9、做好接待工作的总结评估工作。 接待工作的注意事项：
第二章 如何管理上司
• 时间管理技巧 1、要事第一； 2、以最终的结果来开始行动； 3、学会说“不”； 4、学会对付不速之客； 5、减少冗长的会议； 6、办公桌上的“5S”运动：
整理、整顿、清扫、清洁、修养。
• 工作计划的拟制 1、整理：学会分类 2、排序：时间管理矩阵图 Ⅰ.重要紧迫 Ⅱ.重要不紧迫 Ⅲ.不重要紧迫 Ⅳ.不重要不紧迫 • 计划管理工作 一、制定目标与计划
第五章 会管理信息
• 秘书信息管理工作的主要内容与基本要求 1、主要内容：收集信息；整理信息；筛选信息；利用信息。 2、基本要求：及时、准确、充分、适用、经济。
秘书日常工作
第一章 创造良好的工作环境
• 一、办公环境的内容: 办公环境主要包括硬环境和软环境
1、硬环境：绿化环境；空气环境；光线环境；声音环境。 2、软环境：工作场所人际环境；接待人员个人素质；
• 二、优化办公设备的基本要求 1、合理布局：根据工作需要和工作职能布局、保障公共空间 和私人空间的独立 2、优化设备：光源；办公桌；办公椅；隔音玻璃；隔音板； 百叶窗；档案柜；屏风；空调；电脑、传真机、复印机等办 公设备。
书信挡驾（一般工作情况书信，做出摘要请上 司阅读；要求解决困难和问题的，将信件转 有关部门处理；要求违反原则办理私事的向 上司汇报以书信方式予以挡驾）
秘书工作中如何提高工作环境管理和改善能力
秘书工作中如何提高工作环境管理和改善能力在当今快节奏的工作环境中，秘书作为组织中重要的协调者和服务者，其工作效率和质量往往受到工作环境的直接影响。
一个良好、舒适、高效的工作环境不仅能够提升秘书的工作满意度，还能促进工作的顺利开展，提高整体工作绩效。
因此，提高工作环境管理和改善能力对于秘书来说至关重要。
一、工作环境对秘书工作的重要性首先，良好的工作环境有助于提高秘书的工作效率。
一个整洁、有序、安静的办公空间能够减少干扰和混乱，使秘书能够更加专注地处理各项任务。
例如，文件资料摆放整齐，办公设备运行正常，能够节省寻找物品和解决设备故障的时间，从而让秘书能够迅速投入到核心工作中。
其次，舒适的工作环境能够增强秘书的工作积极性和创造力。
合理的光线、适宜的温度和良好的通风条件能够让秘书在工作时保持身心愉悦，激发更多的灵感和想法。
此外，一个充满活力和团队合作氛围的工作环境，也有利于秘书与同事之间的沟通与协作，共同解决工作中的问题。
最后，优质的工作环境有助于树立良好的组织形象。
秘书作为组织对外交流的窗口之一，其工作环境的整洁、规范和专业，能够给来访客人留下良好的印象，进而提升组织的声誉和竞争力。
二、当前秘书工作环境管理中存在的问题然而，在实际工作中，秘书在工作环境管理方面往往面临着一些问题。
空间布局不合理是常见的问题之一。
部分办公室空间狭小，桌椅、文件柜等摆放杂乱无章，导致工作空间拥挤，影响工作效率。
办公设备老化或维护不当也是一个突出问题。
例如，电脑运行速度慢、打印机频繁故障等，不仅耽误工作时间，还可能导致工作延误或出错。
此外，工作环境的卫生状况不佳也会影响秘书的工作心情和健康。
灰尘堆积、垃圾未及时清理等情况，容易滋生细菌和传播疾病。
同时，工作环境中的噪音干扰也是一个不容忽视的问题。
如同事之间的大声交谈、电话铃声此起彼伏等，都会打断秘书的工作思路，降低工作质量。
三、提高工作环境管理和改善能力的方法为了解决上述问题，秘书可以采取以下方法来提高工作环境管理和改善能力。
秘书的工作环境
（二）导致办公模式变化的原因 1．办公场地的费用过高，企业都想方设法压缩办公室的面积，让最小的面积创
造最高的效益。 2．城市中日益严重的交通拥挤问题和上班高峰时段的困难，使人们在工作模式
上重新安排。 3．高科技的发展，尤其是通信技术的改变，使人们的联络更加方便，不在办公
场所也能相互沟通。 4．企业自身的发展更加需求灵活地聘用人力资源，如一些短期项目就不需要聘
2．照明
是指为完成办公室的指定工作而提供适当 的光线系统。
光线系统的管理主要目的是：提供有效的、 舒适的照明和安全的位置，有助于提高视 觉舒适感，并建立一个从审美观点上看引 人注目的工作区。为了达到这些目的，办 公室既要有合适的光量，还有要有合适的 光线质量。
（五）办公室的听觉环境管理
听觉环境指办公室所处的有益声音或有害
秘书的工作环境
内容
• 秘书工作的宏观环境 • 秘书工作的中观环境 • 秘书工作的是指对工作绩效起着潜在影 响的外部力量。 秘书工作环境：是指直接或间接影 响秘书工作效率的各种潜在外部力 量的总和。
秘书工作环境特点的有以下几点： 1．复杂和多样性
2．差异性
4．空气的净化
完整的空调系统可以净化空气，排除空气中不需要的成 分，如尘埃、臭气等。
（七）办公室的保健与安全环境管理
组织推行对秘书人员的保健方法主要有以下 一些：
1．定期健康检查 2．灌输卫生知识 3．采取疾病预防 4．保持环境整洁 5．推行健身运动 6．举办康乐活动
办公模式的选择
（一）办公模式的类型及管理方法 1．在家工作 2．远程工作 3．虚拟办公室 4．临时办公桌 5．弹性时间 6．兼职工作 7．合同工作 8．交叉工作 9、项目团队
（二）办公室环境的管理原则
秘书的工作环境
秘书的工作环境秘书是一个非常重要的职位，在各个领域都有着广泛的应用。
他们在日常工作中承担着组织、协调和管理的任务，为高层管理者提供各种支持和帮助。
秘书的工作环境是他们发挥职能的基础，对于工作效率和工作满意度都有着重要的影响。
本文将探讨秘书的工作环境，并提出一些改善工作环境的建议。
一、办公场所秘书的工作地点一般是在办公室，在公司或组织内部设立一个专门的办公室供秘书使用是非常有必要的。
这个办公室应该宽敞明亮，布局合理，配备必要的办公设备和工具，如电脑、打印机、传真机等。
此外，保持办公室的整洁和卫生也很重要，可以提高工作效率和秘书的工作满意度。
二、工作工具和技术支持在现代化的办公环境中，各种数字工具和技术已经广泛应用到工作中。
秘书应该熟练掌握办公软件和相关的数字技术，如办公套件、电子邮件、办公自动化系统等。
这些工具和技术可以大大提高秘书的工作效率和工作质量。
此外，公司或组织也应该提供必要的技术支持和培训，确保秘书能够充分利用这些工具和技术进行工作。
三、良好的人际关系秘书的工作涉及到与各种人员的沟通和协调，良好的人际关系是非常重要的。
公司或组织应该鼓励和促进秘书与其他员工之间的良好互动和合作。
此外，提供一个和谐的工作氛围和团队合作的机会也是必要的，这有助于秘书更好地开展工作，增强工作满意度。
四、合理的工作时间和休假制度秘书的工作一般比较繁忙和紧张，因此，合理的工作时间和休假制度对于秘书的身心健康和工作效率都很重要。
公司或组织应该制定合理的工作时间安排，避免加班过多。
同时，对于休假制度也应该合理安排，确保秘书能够充分休息和放松，以提高工作效率和秘书的工作满意度。
五、职业发展和培训机会秘书作为一个专业职位，也需要不断学习和提升自己的知识和技能。
公司或组织应该提供适当的职业发展和培训机会，帮助秘书不断提高自身素质和能力。
这不仅有助于秘书更好地胜任工作，还能够增强秘书的工作满意度和职业发展前景。
结语秘书的工作环境对于他们的工作效率和工作满意度有着重要的影响。
第四章 秘书的职能环境
良好的办公环 境是工作的兴奋 剂，也是看一个 秘书个人素养高 低的重要方面， 拖沓而又懒惰的 秘书永远也不会 得到领导青睐的， 瞧，这就是办公 室，怎么样？
第一节
秘书职能环境的含义及其重要性
一、职能环境 二、秘书职能环境 三、秘书职能环境的重要性
第二节
营造优美的工作环境
一、秘书工作场所 二、秘书工作场所的布置排列模式 （一）总体办公型模式按其开放程度 （二）职能分工型模式 三、秘书工作环境设计应注意的问题 （一）空气环境 （二）光线环境 （三）色彩环境 （优化
一、人际关系 二、秘书的人际关系 三、秘书人际关系环境氛围的类型 （一）和谐型 （二）淡漠型 （三）紧张型 四、秘书应处理好的人际关系 （一）秘书优化人际关系环境氛围，最重要的是要协调和处理好与 领导和领导班子的关系 （二）秘书与职能部门的关系1、辅助形态2、协调形态 （三）秘书与群众的关系1、被动形态 2、主动形态
第六章 秘书的工作环境
第六章秘书的工作环境【知识技能要点】●了解秘书的工作环境●秘书工作环境的优化●合理布置办公室●办公室环境的日常维护●办公室的健康安全管理第一节秘书工作环境概述工作环境对员工工作效率的发挥具有极大的影响。
良好的工作环境能让员工具有饱满的工作热情和持续的工作动力并全身心地投入到工作中去，也比较容易激发出员工的创新灵感；恶劣的工作环境将会让员工意志消沉，工作起来心不在焉，甚至严重影响员工的稳定性。
工作环境有各种各样的类型。
这些环境有的有利于秘书工作，因此必须保护，使秘书工作适应这种环境；有的却是不良的环境，那就要改变或限制，使工作环境适应秘书工作的要求从而提高秘书工作效率。
一、秘书工作环境的涵义和特点环境是指对工作绩效起着潜在影响的外部力量。
秘书工作环境是指直接或间接影响秘书工作效率的各种潜在外部力量的总和。
从广义上说，它是指—定组织机构的所有成员所处的大环境；从狭义上说，秘书工作环境是指—定的组织机构的秘书部门工作所处的环境，它包括人文环境和自然环境。
人文环境与一个国家的社会大环境、组织内部的职能环境有着密切的关系，在通常情况下，办公环境所面临的社会环境，是一个秘书人员所难以影响和改进的；而对于组织内部的职能环境，一个秘书或许可能能在某种程度上对其施加一定的影响并加以改进或选择，但这必须是在自己经验不断积累和地位得以提升的前提下。
因此，对于一个秘书来说，平常能够直接影响并在工作中加以选择、优化的，在更大程度上来讲，就是自然环境了。
自然环境包括办公室所在地、建筑设计、室内空气、光线、颜色、办公设备和办公室的布局、布置等因素。
因此，秘书对办公环境进行管理，在很大程度上来说，就是不断优化办公的自然环境。
秘书工作环境有以下几个特点：1．复杂和多样性。
环境无所不包，有社会的、自然的、物质的、精神的。
众多因素构成了类型不同而又相互联系的系统，从而呈现出复杂而又多样的特点。
2．差异性。
各国各地区各单位，其秘书工作环境都存在着差别。
秘书工作的性质介绍
秘书工作的性质介绍秘书是现代企业中不可或缺的职位之一，随着经济的发展和企业的扩张，秘书的工作逐渐走向专业化和多元化，秘书的工作内容也更加复杂和繁琐。
本文将从秘书工作的性质方面进行介绍。
一、秘书工作的职责秘书工作的核心是为公司高层领导提供全方位的助理支持，包括但不限于：1.协助领导制定和执行公司的长期战略规划、年度计划和日常工作方案；2.负责领导日常工作安排与时间规划，处理会议、行程、访客等安排；3.协调公司内外部信息的收集和传递，维护公司与外界的联系；4.处理日常文秘工作，管理文件和邮件，完成领导交给的各种文稿；5.参与领导组织的重要会议、活动和庆典，协助领导完成各项工作任务；6.承担一些特定的工作任务，例如人事招聘、行政管理等。
二、秘书工作的技能要求要成为一位优秀的秘书，需要具备以下技能：1.语言表达能力：因为秘书的工作涉及文秘和邮件等方面，所以秘书必须具备流利的语言表达能力，不仅如此，还需要对汉字造诣深厚，否则会因翻译错误等问题导致工作失误。
2.沟通能力：秘书需要与各个部门的人接触，需要处理公司内部员工之间和公司与外部客户之间的沟通，因此，必须具备优秀的沟通能力和人际交往技巧。
3.组织能力：秘书需要安排会议、处理日常工作、管理文件和邮件等，因此，必须具备优秀的组织能力，特别是在多任务处理方面非常重要。
4.责任心和保密意识：秘书需要经常处理公司机密信息，因此，必须具备高度的责任心和保密意识。
5.实际操作能力：秘书需要熟练掌握各种办公软件，例如Word、Excel、PPT等，具有实际操作能力是非常重要的。
三、秘书工作的工作环境秘书工作的工作环境不同于其他职位，秘书需要满足复杂、繁琐、敏感和高压力的特点，包括但不限于：1.繁忙的工作节奏：作为秘书，你需要跟着领导的步伐进行工作，按照领导的节奏快速地完成任务，这让你的工作节奏非常快。
2.压力：秘书需要在短时间内完成大量的工作任务，在工作量过大或者时间过紧时，就需要承受巨大的工作压力。
秘书工作的性质概述
秘书工作的性质概述秘书工作的性质概述一、引言秘书工作是一项重要而多样化的职责，为组织内部的顺畅运转起到关键作用。
秘书承担了任务的协调、会议的组织、文件的管理等工作，确保了高效的业务流程和信息交流。
本文将对秘书工作的性质进行概述，以帮助读者更好地了解秘书的角色和职责。
二、秘书工作的基本特点1. 多元化的职责：秘书工作涉及到多个方面的职责，包括日常办公管理、文件和档案管理、行政协调、会议组织、信息收集和处理、外部联系等。
秘书需要具备广泛的知识和技能，以应对各种工作任务。
2. 快节奏的工作环境：作为组织的中枢，秘书往往处于繁忙的工作环境中。
他们需要与各个部门和人员沟通和协调，确保各项工作的顺利进行。
因此，秘书必须具备较高的工作效率和应变能力。
3. 高度机密性：秘书工作通常涉及到组织内部的机密信息和敏感文件。
秘书需要具备严格的保密意识，确保信息的安全和机密性。
他们必须遵守职业道德，并在处理敏感信息时保持冷静和谨慎。
4. 强调团队合作：作为组织内部的纽带，秘书与各部门和人员之间的协作至关重要。
他们需要与上级、下级和同事之间建立良好的工作关系，以确保信息的畅通和工作的高效。
5. 高度的责任感：秘书在日常工作中承担着许多重要任务的责任。
他们需要准确地记录、安排和跟踪工作进度，确保工作的顺利进行。
秘书的工作常常需要在紧张的时间限制下完成，他们需要具备自我管理和工作优先级的能力。
三、秘书工作的具体职责1. 协助日常办公管理：秘书负责处理来往信函，安排会议室和设备，监督办公用品的采购和库存，协调员工的日常工作安排等。
他们是组织内部的信息枢纽，确保信息的流通和工作的高效。
2. 文件和档案管理：秘书负责管理和维护组织的文件和档案系统，确保文件的安全和易于检索。
他们需要制定文件管理政策和程序，并协助其他部门进行文件的归档和检索。
3. 行政协调：秘书需要与各部门和人员之间进行协调和沟通，确保各项工作的顺利进行。
他们需要与上级和下级对接，收集和提供信息和决策的支持，解决工作中的问题和冲突。
秘书职能环境
环境资源的制约
• • • • 信任度 和谐度 开放度 自由度
秘书的职能环境
秘书职能环境构成
秘书机构 内部环境 组织内部 环境 组织外部 环境
秘书机构内部环境
1、有一位好的负责人 2、要有健全的工作制度 3、建立科学合理的分工配合 体系，形成高效的工作流程 4、形成灵敏的信息处理机综 合加工机制 5、形成和保持和谐的人际关 系 6、配备良好的办公设备和具 有良好的办公条件
组织内部环境
1、组织的结构要素 2、组织动态运行要素 3、组织的生态要素 4、组织的心态要素 5、组织的物质要素 6、组织信息要素
组织外部环境
• 组织外部环境对组织管理及秘书工作的 影响是极为关键的。它为各级各类管理组 织提供物质、能量和信息，同时也提供生 存、发展的空间。
职能环境的关系
• 社会经济、政治、文化、科技能都是相互 影响的，并都对秘书所在的组织和行业系 统产生重大影响，有着极为密切的关系。 秘书只有妥善处理好职能环境关系，才能 有效地开发利用资源，充分发挥其功能。
秘书工作中的情景常识
秘书工作中的情景常识：①秘书工作的办公室硬环境包括绿化环境、空气环境、光线环境和声音环境。
绿化环境：应在会客厅或办公室摆放一些鲜花或绿色植物，摆放位置以不妨碍视线及人员活动为宜。
室外环境也不能忽视，要种植绿草，做好绿化工作。
空气环境：空气环境由温度、流通、湿度、清洁4个因素组成，要做好室内通风和空气调节工作，使空气流通，湿度、温度适宜。
光线条件：会客室的光照应以自然光源为主、人造光源为辅，切勿使光线过强或过弱。
尽可能将会客室安排在朝南方向，如担心阳光直射，可设置百叶窗或窗帘予以调解。
使用光源时，做好使用顶灯、壁灯，尽可能不用台灯或地灯，特别是不要直接照射来宾。
声音环境：为使工作不受干扰，会客室、办公室及周围的环境应保持肃静、安宁。
②秘书工作的办公室软环境包括办公室的工作氛围、接待人员的个人素质等人文环境，改善善软环境要注意以下两点：一是改善工作场所的人际环境、二是提高秘书人员的个人素质。
③个人工作环境：保持台面、地貌、计算机、办公设备、家具、窗帘以及门窗墙壁等处的清洁；保持办公室桌面的清洁整齐与美观，不乱放零散物品、不放置个人生活用品。
④接电话应遵循铃响不过三、区分内外线、先问候并自报单位名的原则。
电话用语要语气平和、礼貌、热情。
⑤沟通的原则与特点。
事前的主动性：即在问题出现之前主动去开展人际交流。
非权力支配性：沟通无需领导授权，但它又不能超越领导授权去承诺、指挥任何人与物。
非职责限定性：根据情况不时调整沟通对象与范围。
认同的疏导性：即不能用强硬的方式而应用疏导的方式去说服各方，以达到结果的认同。
⑥沟通的类型与方法。
沟通有横向沟通与纵向沟通之分，部门之间的沟通属于横向沟通，上下级之间的沟通属于纵向沟通。
不论哪种沟通都要主义耐心倾听、换位思考、不能用强硬的方式而应用疏导的方式去说服各方，以达到结果的认同。
⑦会前（以展览为例）：确定主题、确定参展单位、项目及类型，选择展览场地，制定会展工作方案，培训工作人员，布置展览大厅，准备有关资料，联络新闻媒体，做好经费预算，邀请名人出席，准备辅助设施。
第六章 秘书职能环境
脑力劳动者：新兴职业病人群
此外，脑力劳动者的健康也因职业特点而受到 威胁，脑力劳动者成为职业病的新人群。
先是视力模糊、失眠、嗜睡或易醒，然后开始 出现内分泌紊乱、感冒、颈肩腕综合症等问题， 原本正常的血压、血管都有些“失灵”的征兆， 这些都是公司白领、媒体工作人员、科研人员等 脑力劳动者所要注意的 而长期精神紧张更容易 导致整个肌体的免疫功能下降，使得上述劳动者 患高血压、冠心病等心脑血管疾病的几率几乎高 出一般轻体力劳动人群两倍。而且，这类人群的 发病年龄也已提前到了40岁。
布置应井然有序。 其设计要点是：
远离公司机关主要部门，以免访客的干扰； 放置公司简报或其它阅读资料的地方， 应光线充足以利阅读。 (虎边)
⑵计算机中心 其布置要点： 注意适当的湿度和温度， 相对湿度为 40℅—60%之间， 温度在18℃—20℃之间。
四、办公室内布置的原则是：
⑴办公桌的排列应按照直线对称的原则和工 作程序的顺序，其线路以最接近直线为佳 防止逆流与交叉现象(办公桌右方不可放旗子 忌座背门 忌座后有窗 ) 同室工作人员应朝同一个方向办公，不可面 面相对
秘书工作环境的 涵义和特点
环境是指对工作 绩效起着潜在影 响的外部力量。 秘书工作环境是。
秘书工作环境特点： 1.复杂和多样性 2.差异性 3.变异性
第一节营造优美的工作环境
实践证明，优 美工作环境可 以激发人们愉 快、高昂的情 绪，使其专心 致志投入工作， 还利于消除紧 张和疲劳。
第 六章 秘书职能环境
“人创造了环境，同时环境也创造了人。” ----马克思<<德意志意识形态>>
近几年，医学界提出了“亚健康状态”的说法， 这种状态影响最多的便是写字楼里的白领们， 因为办公环境对他们健康的影响造成长期疲惫、 劳损、记忆力下降。所以，相对“亚健康状 态”，有一种说法也越来越流行：看一个老板 是否真的对员工好，就看他给员工的办公环境 怎样。所以如何使员工有一个舒适、健康、富 有人性的工作环境，应该是所有企业主、设计 师、办公家具及设备业所必须共同努力的重要 责任
第二章 秘书工作职能与秘书工作环境
2、排除信息干扰
各种形式的信息干扰是造成领导和管理 工作失误的重要原因。秘书有责任协助领导 者排除来自各方面的信息干扰，包括：
要注重排除思想障碍造成的干扰； 要注重排除感情障碍造成的干扰； 要注重排除利益冲突造成的干扰； 要注重排除时空因素造成的信息干扰。
技能，提高管理绩效。
案例导入
•
林明花受聘到中信集团总经理办公室任秘书，总经理要她以
专业的眼光对眼下显得杂乱的办公室重新进行设计布局。
•
目前公司的办公场所确实显得杂乱：办公室的设备虽然是新
的，但摆放零乱；男职员办公桌上的文件、文件夹乱糟糟地堆着；
女职员办公桌上个人照片、零食和化妆包到处可见；打印纸东一
案例导入
• 中信集团总经理办公室的林秘书喜欢上网， 她上网并不是聊 天、打游戏，而是收集与公司业务有关的国际、ห้องสมุดไป่ตู้内信息以及与 本公司有业务往来的客户的信息。
•
有一次，她从网上得知马来西亚和印度尼西亚发生大规模洪
灾，预测我国木材进口价格将大幅上涨，进而必然会影响纸张也
大幅涨价。她马上将信息向总经理汇报。公司据此大批购进纸张
仍然还是辅助领导工作的秘书；但已受权，变成拥有
独立理事的领导权者，故此时成为拥有双重身份的角
色。
•
要与领导者保持密切沟通。特别是当环境变化或
其他原因使问题的处理已超出授权范围时，一定要向
授权者请示，并遵从其新的指示办理。
第二节 秘书职能环境建设
学习内容 一、秘书职能环境的含义 二、秘书职能的自然环境 三、秘书职能的人际环境
的是使领导 摆脱繁杂事务， 有更多的时间和 精力抓管理大事， 以提高管理绩效。
秘书职能的人际环境
和监督。彼此没有墙壁阻隔，也没有明显的等级标志，
部门与部门、管理者与员工、员工与员工之间交流的心
理障碍得以消除或减小，工作的合作和协调更为灵便；
上司也有更多的机会接触、观察、监督员工工作。②有
利于办公空间和经费的节省。开放式布局设计占用的地
面面积比传统固定墙壁的办公空间面积可减少20%-
30%；它的灵活性也很大；由于办公空间没有了墙壁，
免了相互干扰，是目前较为科学合理的布局模式。因
1）开放式办公空间布局
开放式办公空间布局就是在一个大工作间里 按照工作流程安排所有员工的工作座位，相互之 间没有任何隔板，站立时能直接见到所有员工的 座位。有的工作位置可用高低不等的隔板分开， 以吸收噪音和区分不同的工 作部门，这被称为半开放式 办公空间。
开放式办公空间布局的优劣
开放式办公空间布局具有以下优点：①有利于沟通
能源的消耗率减低；办公的集中化，也使办公设备的共
享性得以提高。这些都是节约办公经费的有效途径。
开放式办公空间布局具有以下弊端：不利保密性质
的工作；干扰较大，使人难以集中注意力开展工作；易
使人产生处于被监控之下的感觉。
半封闭式：即在敝开式的办公室 内用组合式家具或其他材料，将分工 不同的秘书部门的小单位和人员隔开， 形成以工作台为中心的若干个“工作 单元”。其长处如上，缺点是经费开 支较多，也不便于
的大办公空间内，把组织内部的各职能部门用组合式
办公用具或其他材料分隔开来，组成若干个工作区域。
具体见下图
部门1
部门2
人员1
人员2
人员1
人员2
人员3
人员4
人员3
人员4
部门3
人员1
秘书行业环境分析
秘书行业环境分析秘书行业是一个与各行各业密切相关的职业行业，其环境分析主要包括市场环境和职业发展环境两个方面。
市场环境方面，随着经济的发展和社会进步，各行业企业的发展壮大和组织结构复杂化，对专业秘书的需求也越来越大。
特别是在高层管理人员的办公室，他们需要秘书提供专业的助理支持，协助处理日常事务，提高工作效率。
因此，市场对优秀的秘书需求旺盛，市场潜力巨大。
另一方面，随着信息技术的飞速发展，很多传统秘书的工作已经可以由电子化的办公设备和软件来完成。
这给秘书行业带来了一定的挑战。
许多简单、重复性的工作已经可以被自动化完成，需要秘书处理的复杂、高度理解性和判断性的工作相对减少。
因此，秘书行业需要不断提高自身技能和适应能力，积极转变工作方式和职能，才能在市场上保持竞争力。
职业发展环境方面，长期以来，秘书行业在中国一直是一个较为陈旧的行业，缺乏专业化和规范化的培训体系和职业认证。
但近年来，随着人们对行业专业化的需求逐渐增加，行业协会和职业培训机构开始推出相关的培训和认证制度，提供更加规范和专业的秘书培训，提高行业整体素质。
此外，秘书工作的性质决定了秘书的职业发展路径相对较为有限，晋升空间相对有限。
在大多数情况下，秘书的职业发展主要依赖于跟随高层管理人员的晋升而晋升，或者通过转岗到其他岗位来实现职业发展。
因此，秘书行业对于个人的要求较高，需要具备较高的学历和优秀的综合素质，同时具备灵活、适应能力强的职业心态。
综上所述，秘书行业在市场环境和职业发展环境方面都存在一定的机遇和挑战。
行业需求旺盛，但也面临着信息化和自动化的压力。
个人要想在这个行业有所发展，不仅需要具备专业技能和丰富的工作经验，还需要不断提升自身素质，适应行业的变化和发展。
第五章 秘书职能环境
宏观 环境
社会文 化环境
社会政 治环境
经济环境：为秘书工作提供物质基础， 影响秘书工作的业务内容及活动形式。 政治环境：秘书工作要适应其特定的政治 环境。 文化环境：影响秘书的综合素质，办事的 有效性，工作效率。 科学技术环境：影响秘书办公设备与手段 的先进性，思维方式，学习及创新能力。
案例：
西汉初年，由于秦王朝的暴政和连年战争的破坏 中原大地人烟稀少，蒿草遍地，满目疮痍，一片荒凉 景象。刘邦称帝后，认真总结了历史的经验教训对封 建制度中一些不利于政权巩固的东西进行了调整，社 会生产力得到一定的恢复。但刘邦在位7年就溘然长逝 其子刘恒继位，史称汉文帝。文帝即位后的第二年， 谋士贾谊建议汉文帝提倡生产，发展农业。他以《管 子》一书中的“治国之道，必先富民”、“民富则易 治也，民贫则难治也”为理论依据，建议朝廷应当鼓 励老百姓好好种地，多生产，多积蓄，能够安居乐业 这样，政权也就巩固了。
二、秘书对职能环境的优化 （一）了解优化职能环境的前提 1.立足本职工作，在本职岗位上积极发 挥作用 2.正确看待职能环境，从客观实际出发 （二）明确优化职能环境的重点: 优化主辅配合关系 （三）掌握优化职能环境的基本途径： 建立和维护相互理解、信任和合作的和 谐关系。
三、秘书对职能环境障碍的排除 （一）排除信任障碍 1.因工作能力造成的信任障碍 2.因工作态度造成的信任障碍 3.因人品不好造成的信任障碍 4.因误会造成的信任障碍
第二节
秘书对职能环境的适应与优化
一道应试题目引发的思考 一个单位在招聘时，主试者出了一道这 样的题：在一个雷雨交加的夜晚，一个人开 着汽车路过一个公共汽车站，看见车站有三 个人在等车，一个是垂死的老人，好可怜； 一个是救过自己命的医生，总想找机会报答； 一个是自己做梦都想娶(嫁)的梦中情人，多好 的机会!可是车子里只能放下一个人，究竟应 该让谁上车呢?
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• 环境有各种各样的类型。这些环境有的有利于秘 书工作，因此必须采取保护，使秘书工作适应这 种环境；有的却是不良的环境，那就要采取改变 或限制，使环境适应秘书工作的要求，从而提高 秘书工作效率。
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秘书工作环境
要造成一个安全的环境，就 必须在以下方面加强管理： 1.防盗。 2.防火。 3.防止意外伤亡。
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秘书工作环境
3rew
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再见，see you again
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2020/11/30
秘书工作环境
• 保健，又叫健康保护。办公室的 健康环境对秘书人员具有不可忽 视的意义和重要性。秘书人员保 持良好的健康的身体，足以促进 工作效率的提高。可谓“健全的 精神寓于健全的身体中”。
PPT文档演模板
秘书工作环境
七、办公室的保健与安全环境
组织应如何推行对秘书人员的保健方法 呢？其主要方法有：
1.定期健康检查。 2.灌输卫生知识。 3.采行疾病预防。 4.保持环境整洁。 5.推行健身运动。 6.举办康乐活动。
办公室的视觉环境包括办公室内 覆盖物的颜色和照明。 1.覆盖物，它包括墙壁，天花板，地 面，门窗，支柱等上面的覆盖物。 ⑴有效的使用颜色。 ⑵地面覆盖物的颜色和类型应与墙壁， 天花板的颜色协调一致，以保证一 个统一的，和谐的环境。
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2.照明，指为完成办公室的指定工作而 提供适当的光线系统。 ⑴光线的量。光线的量一般用w(瓦) 代表。
高级管理人员 中级管理人员 操作执行人员
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第二节 秘书工作的中观环境
• 在企业中，董事会定期开会制定决策，决策以 后由高级管理人员作具体的决策，又由中级管 理人员组织实施，操作执行人员具体执行。由 于中层不可能担负起一个企业所有的职能，因 此，必须将企业的中层横向分为若干职能部门 （见阅读资料43页）。
4.安全，即布置办公室时要留意附近的办公环境 和办公室存放财物的安全条件；信息如纸质文 件存储在计算机里的数据等的安全和保密能否 得到保障；电器的电源.电线.器物的摆放是否 对人员造成生理上的危害等。
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三、办公室的空间设计
• 所谓办公室的空间管理是指 组织为节省成本，有效地利用 空间，缩短工作流程，迅速处 理信息，提供良好工作环境， 并促进秘书与其他工作人员的 沟通与协调所作的办公室内的 布置。
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第二节 秘书工作的中观环境
企业的组织结构 : 现代企业是以现代企业制度为基
础的。它是在国家公司法的规定下组建 的。其组织模式就是公司法规定的几种 形式。这几种形式有有限责任公司，国 营独资公司，股份有限公司。
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第二节 秘书工作的中观环境
任何一个公司组织中 的工作人员由于地位的不 同，纵向分为:
⑵光线的质。
⑶光的设计。
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五、办公室的听觉环境管理
1.消除噪音的来源。 2.用吸音的材料以减少 噪音的影响。 3.适量音乐的播放。
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六、办公室的空气环境管理
温度 湿度 空气流通
空气的净化
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七、办公室的保健与安全环 境
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第三章 秘书工作环境
• 影响秘书工作的环境有: 宏观环境 中观环境 微观环境
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第一节 秘书工作的宏观环境
一、秘书工作环境的涵义和特点 二 、秘书工作的宏观环境
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一、秘书工作环境的涵义和特点
• 环境是指对工作绩效起着潜 在影响的外部力量。秘书工 作环境是指直接或间接影响 秘书工作效率的各种潜在外 部力量的总和。
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一、秘书工作环境的涵义和特点
秘书工作环境特点有：
1.复杂和多样性：社会与自然环境， 物质与精神环境，宏观、中观与微 观环境。
2.差异性：各国、各地区、各单位工 作环境。
3.变异性：社会变迁，环境的变化。
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一、秘书工作环境的涵义和特点
环境的上述特点，深刻的影响秘书 工作与环境之间相互作用的过程： 1.环境决定、影响或制约秘书工作； 2.秘书工作必须适应环境； 3.环境的变化必然导致秘书工作发展变化； 4.秘书工作对环境有能动作用：一是改善环 境，二是污染环境。
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一、办公室环境的种类及对秘书 工作效率的影响
办公室环境包括：
第一、办公室的空间环境，系指房屋建筑 与分配，办公 空间的大小，家具的布置；
第二、办公室的视觉环境，它包括色彩， 光线；
第三、办公室的听觉环境，指办公室所处 的有益或无益声音；
第四、办公室的空气环境，指由生理空气 因素（湿度，温度，空气流通与净化） 造成的办公室的整个气氛；
2.生理方面：环境变化必然会引起生理变化。办公环境不适 宜，会增加秘书的体力消耗，体力消耗过多则生疲劳，疲 劳生则工作兴趣减低。兴趣低，工作效率必随之递降。
3.心理方面：办公环境的不适宜，会引起秘书对工作厌烦的 心理反应。这种心理反应自然降低工作效率。心理厌烦导 致人的精神苦闷及抑郁和怒怨之感。这些心情对工作效率 皆有不良影响。
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二、办公室环境的管理原则
办公环境的管理是指对办公 室环境加以合理的设计，组织和 控制，使其达到最符合秘书工作 的需要，进而提高工作效率，完 成组织欲达到的使命。在对办公 环境进行管理的过程中，要坚持 以下的原则：
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二、办公室环境的管理原则
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• 公司的各个部门的职能及形成的相关文件表格 （略）
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第三节 秘书工作的微观环境
微观环境，又叫办公室环境，是指一定的组 织机构的秘书部门工作所处的自然环境。 一、办公室环境的种类及对秘书工作效率的影响 二、办公室环境的管理原则 三、办公室的空间设计 四、办公室的视觉环境管理 五、办公室的听觉环境管理 六、办公室的空气环境管理 七、办公室的保健与安全环境
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2020/11/30
秘书工作环境
问题：
1、请你描述秘书的工作环境是怎样 的？
（提示：工作场所、工作设施、办公 用品……)
2、你认为在秘书的工作环境中最重 要的是什么?
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第三章 秘书工作环境
• 秘书工作是在一定的环境中进行的。这个环境叫 秘书工作环境。
1.方便，即办公室的布局应该力求方便省时，如 相关的部门及设备应尽可能安排在相邻的地方， 以避免不必要的穿插迂回，便于工作的协调和 同步进行；
2.舒适整洁，即无论是办公室，办公桌椅，还是 抽屉等，不要放置与办公无关的东西。办公文 具的摆放要井然有序。
3.和谐统一，即办公桌椅，文件柜，办公自动化 设备等的大小，格式，颜色等协调统一，这不 仅能增加办公室的美观，而且能强化成员之间 的平等观念，创造出和谐一致的工作环境。
第五、办公室的健康与安全环境。
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一、办公室环境的种类及对秘书 工作效率的影响
作业方面
生理方面
心理方面
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一、办公室环境的种类及对秘书
工作效率的影响
1.作业方面：办公环境对秘书人员的器官功能，知觉感受， 体力消耗，心理反应都有直接影响，比如光线不足，足以 使人的辨别力降低，眼力消耗较大，而生疲倦，使注意力 难以集中，则效率降低。
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二、秘书工作的宏观环境
宏观环境，又称为一般环 境，或大社会环境，它处于所有 组织之外，并对组织发生影响的 外部环境。它是一种必须监测和 适应的不可控制的环境。
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二、秘书工作的宏观环境
秘书工作的宏观环境主要有： • 政治法律环境 • 经济环境 • 科技环境 • 文化环境等
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三、办公室的空间设计
办公室空间管理的内容包括：
1.各职能部门的场地设计
2.工作中心的设计
特殊工作中心，指特殊用途或专门业务的工作中 心，它包括： ⑴接待中心，该中心是公司机关和外界接触的媒 介，故布置应井然有序。其设计要点是：远离 公司机关主要部门，以免访客的干扰；放置公 司简报或其它阅读资料的地方，应光线充足以 利阅读。 ⑵计算机中心，其布置要点：注意适当的湿度和 温度，相对湿度为 40℅—60%之间，温度在 18℃—20℃之间。
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3.开放式办公场地的布局
开放式办公场地又叫自由式的聚集办公 室。其特点有： ⑴没有个人办公室，工作空间的位置通过 安排可活动的物件来确定； ⑵每次进行工作间布局规划时，并不考虑 窗户或其它常规结构的限制，而是以信 息流和工作运转的自然路线所形成的不 统一的款式来安排的； ⑶工作人员的地位更多地是由分配给他们 的任务，而不是由他们的位置来确定的， 如高级管理人员可以有较大的办公室及 不同颜色，不同形状的办公桌，除此以
外，几乎没有可以看得见的等级标志。
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4.办公房间的空间设计
开放式办公室有以下优点： ⑴降低能源成本和建筑成本； ⑵减少占地面积； ⑶降低了重新布局的成本；
⑷由于拆除了办公室的隔屏，管 理者与被管理者的交往障碍减少了 这有利于排除心理障碍