秘书工作环境
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秘书工作环境
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2020/11/30
秘书工作环境
问题：
1、请你描述秘书的工作环境是怎样 的？
（提示：工作场所、工作设施、办公 用品……)
2、你认为在秘书的工作环境中最重 要的是什么?
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第三章 秘书工作环境
• 秘书工作是在一定的环境中进行的。这个环境叫 秘书工作环境。
高级管理人员 中级管理人员 操作执行人员
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第二节 秘书工作的中观环境
• 在企业中，董事会定期开会制定决策，决策以 后由高级管理人员作具体的决策，又由中级管 理人员组织实施，操作执行人员具体执行。由 于中层不可能担负起一个企业所有的职能，因 此，必须将企业的中层横向分为若干职能部门 （见阅读资料43页）。
⑵光线的质。
⑶光的设计。
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五、办公室的听觉环境管理
1.消除噪音的来源。 2.用吸音的材料以减少 噪音的影响。 3.适量音乐的播放。
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六、办公室的空气环境管理
温度 湿度 空气流通
空气的净化
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七、办公室的保健与安全环 境
• 公司的各个部门的职能及形成的相关文件表格 （略）
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第三节 秘书工作的微观环境
微观环境，又叫办公室环境，是指一定的组 织机构的秘书部门工作所处的自然环境。 一、办公室环境的种类及对秘书工作效率的影响 二、办公室环境的管理原则 三、办公室的空间设计 四、办公室的视觉环境管理 五、办公室的听觉环境管理 六、办公室的空气环境管理 七、办公室的保健与安全环境
1.方便，即办公室的布局应该力求方便省时，如 相关的部门及设备应尽可能安排在相邻的地方， 以避免不必要的穿插迂回，便于工作的协调和 同步进行；
2.舒适整洁，即无论是办公室，办公桌椅，还是 抽屉等，不要放置与办公无关的东西。办公文 具的摆放要井然有序。
3.和谐统一，即办公桌椅，文件柜，办公自动化 设备等的大小，格式，颜色等协调统一，这不 仅能增加办公室的美观，而且能强化成员之间 的平等观念，创造出和谐一致的工作环境。
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二、秘书工作的宏观环境
1.政治法律环境与秘书工作 2.经济环境与秘书工作 3.科技环境与秘书工作 4.文化环境与秘书工作
（见教材32页）
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第二节 秘书工作的中观环境
• 秘书工作的中观环境是指秘书 所处的组织的性质，制度与结 构方面的环境。它对秘书工作 有着重要 的影响。
• 秘书工作环境是客观存在的，是多方面，多层次， 多种因素的总和。秘书工作功效会受到各种环境 因素的影响。
• 环境有各种各样的类型。这些环境有的有利于秘 书工作，因此必须采取保护，使秘书工作适应这 种环境；有的却是不良的环境，那就要采取改变 或限制，使环境适应秘书工作的要求，从而提高 秘书工作效率。
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二、秘书工作的宏观环境
宏观环境，又称为一般环 境，或大社会环境，它处于所有 组织之外，并对组织发生影响的 外部环境。它是一种必须监测和 适应的不可控制的环境。
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二、秘书工作的宏观环境
秘书工作的宏观环境主要有： • 政治法律环境 • 经济环境 • 科技环境 • 文化环境等
2.生理方面：环境变化必然会引起生理变化。办公环境不适 宜，会增加秘书的体力消耗，体力消耗过多则生疲劳，疲 劳生则工作兴趣减低。兴趣低，工作效率必随之递降。
3.心理方面：办公环境的不适宜，会引起秘书对工作厌烦的 心理反应。这种心理反应自然降低工作效率。心理厌烦导 致人的精神苦闷及抑郁和怒怨之感。这些心情对工作效率 皆有不良影响。
• 保健，又叫健康保护。办公室的 健康环境对秘书人员具有不可忽 视的意义和重要性。秘书人员保 持良好的健康的身体，足以促进 工作效率的提高。可谓“健全的 精神寓于健全的身体中”。
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七、办公室的保健与安全环境
组织应如何推行对秘书人员的保健方法 呢？其主要方法有：
1.定期健康检查。 2.灌输卫生知识。 3.采行疾病预防。 4.保持环境整洁。 5.推行健身运动。 6.举办康乐活动。
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一、办公室环境的种类及对秘书 工作效率的影响
办公室环境包括：
第一、办公室的空间环境，系指房屋建筑 与分配，办公 空间的大小，家具的布置；
第二、办公室的视觉环境，它包括色彩， 光线；
第三、办公室的听觉环境，指办公室所处 的有益或无益声音；
第四、办公室的空气环境，指由生理空气 因素（湿度，温度，空气流通与净化） 造成的办公室的整个气氛；
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第二节 秘书工作的中观环境
企业的组织结构 : 现代企业是以现代企业制度为基
础的。它是在国家公司法的规定下组建 的。其组织模式就是公司法规定的几种 形式。这几种形式有有限责任公司，国 营独资公司，股份有限公司。
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第二节 秘书工作的中观环境
任何一个公司组织中 的工作人员由于地位的不 同，纵向分为:
外，几乎没有可以看得见的等级标志。
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4.办公房间的空间设计
开放式办公室有以下优点： ⑴降低能源成本和建筑成本； ⑵减少占地面积； ⑶降低了重新布局的成本；
⑷由于拆除了办公室的隔屏，管 理者与被管理者的交往障碍减少了 这有利于排除心理障碍
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四、办公室的视觉环境管理
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第三章 秘书工作环境
• 影响秘书工作的环境有: 宏观环境 中观环境 微观环境
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第一节 秘书工作的宏观环境
一、秘书工作环境的涵义和特点 二 、秘书工作的宏观环境
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一、秘书工作环境的涵义和特点
• 环境是指对工作绩效起着潜 在影响的外部力量。秘书工 作环境是指直接或间接影响 秘书工作效率的各种潜在外 部力量的总和。
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二、办公室环境的管理原则
办公环境的管理是指对办公 室环境加以合理的设计，组织和 控制，使其达到最符合秘书工作 的需要，进而提高工作效率，完 成组织欲达到的使命。在对办公 环境进行管理的过程中，要坚持 以下的原则：
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二、办公室环境的管理原则
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第五、办公室的健康与安全环境。
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一、办公室环境的种类及对秘书 工作效率的影响
作业方面
生理方面
心理方面
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一、办公室环境的种类及对秘书
工作效率的影响
1.作业方面：办公环境对秘书人员的器官功能，知觉感受， 体力消耗，心理反应都有直接影响，比如光线不足，足以 使人的辨别力降低，眼力消耗较大，而生疲倦，使注意力 难以集中，则效率降低。
4.安全，即布置办公室时要留意附近的办公环境 和办公室存放财物的安全条件；信息如纸质文 件存储在计算机里的数据等的安全和保密能否 得到保障；电器的电源.电线.器物的摆放是否 对人员造成生理上的危害等。
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三、办公室的空间设计
• 所谓办公室的空间管理是指 组织为节省成本，有效地利用 空间，缩短工作流程，迅速处 理信息，提供良好工作环境， 并促进秘书与其他工作人员的 沟通与协调所作的办公室内的 布置。
办公室的视觉环境包括办公室内 覆盖物的颜色和照明。 1.覆盖物，它包括墙壁，天花板，地 面，门窗，支柱等上面的覆盖物。 ⑴有效的使用颜色。 ⑵地面覆盖物的颜色和类型应与墙壁， 天花板的颜色协调一致，以保证一 个统一的，和谐的环境。
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2.照明，指为完成办公室的指定工作而 提供适当的光线系统。 ⑴光线的量。光线的量一般用w(瓦) 代表。
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要造成一个安全的环境，就 必须在以下方面加强管理： 1.防盗。 2.防火。 3.防止意外伤亡。
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3rew
演讲完毕，谢谢听讲!
再见，see you again
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一、秘书工作环境的涵义和特点
秘书工作环境特点有：
1.复杂和多样性：社会与自然环境， 物质与精神环境，宏观、中观与微 观环境。
2.差异性：各国、各地区、各单位工 作环境。
3.变异性：社会变迁，环境的变化。
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一、秘书工作环境的涵义和特点
环境的上述特点，深刻的影响秘书 工作与环境之间相互作用的过程： 1.环境决定、影响或制约秘书工作； 2.秘书工作必须适应环境； 3.环境的变化必然导致秘书工作发展变化； 4.秘书工作对环境有能动作用：一是改善环 境，二是污染环境。
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三、办公室的空间设计
办公室空间管理的内容包括：
1.各职能部门的场地设计
2.工作中心的设计
特殊工作中心，指特殊用途或专门业务的工作中 心，它包括： ⑴接待中心，该中心是公司机关和外界接触的媒 介，故布置应井然有序。其设计要点是：远离 公司机关主要部门，以免访客的干扰；放置公 司简报或其它阅读资料的地方，应光线充足以 利阅读。 ⑵计算机中心，其布置要点：注意适当的湿度和 温度，相对湿度为 40℅—60%之间，温度在 18℃—20℃之间。
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3.开放式办公场地的布局
开放式办公场地又叫自由式的聚集办公 室。其特点有： ⑴没有个人办公室，工作空间的位置通过 安排可活动的物件来确定； ⑵每次进行工作间布局规划时，并不考虑 窗户或其它常规结构的限制，而是以信 息流和工作运转的自然路线所形成的不 统一的款式来安排的； ⑶工作人员的地位更多地是由分配给他们 的任务，而不是由他们的位置来确定的， 如高级管理人员可以有较大的办公室及 不同颜色，不同形状的办公桌，除此以
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问题：
1、请你描述秘书的工作环境是怎样 的？
（提示：工作场所、工作设施、办公 用品……)
2、你认为在秘书的工作环境中最重 要的是什么?
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第三章 秘书工作环境
• 秘书工作是在一定的环境中进行的。这个环境叫 秘书工作环境。
高级管理人员 中级管理人员 操作执行人员
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第二节 秘书工作的中观环境
• 在企业中，董事会定期开会制定决策，决策以 后由高级管理人员作具体的决策，又由中级管 理人员组织实施，操作执行人员具体执行。由 于中层不可能担负起一个企业所有的职能，因 此，必须将企业的中层横向分为若干职能部门 （见阅读资料43页）。
⑵光线的质。
⑶光的设计。
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五、办公室的听觉环境管理
1.消除噪音的来源。 2.用吸音的材料以减少 噪音的影响。 3.适量音乐的播放。
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六、办公室的空气环境管理
温度 湿度 空气流通
空气的净化
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七、办公室的保健与安全环 境
• 公司的各个部门的职能及形成的相关文件表格 （略）
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第三节 秘书工作的微观环境
微观环境，又叫办公室环境，是指一定的组 织机构的秘书部门工作所处的自然环境。 一、办公室环境的种类及对秘书工作效率的影响 二、办公室环境的管理原则 三、办公室的空间设计 四、办公室的视觉环境管理 五、办公室的听觉环境管理 六、办公室的空气环境管理 七、办公室的保健与安全环境
1.方便，即办公室的布局应该力求方便省时，如 相关的部门及设备应尽可能安排在相邻的地方， 以避免不必要的穿插迂回，便于工作的协调和 同步进行；
2.舒适整洁，即无论是办公室，办公桌椅，还是 抽屉等，不要放置与办公无关的东西。办公文 具的摆放要井然有序。
3.和谐统一，即办公桌椅，文件柜，办公自动化 设备等的大小，格式，颜色等协调统一，这不 仅能增加办公室的美观，而且能强化成员之间 的平等观念，创造出和谐一致的工作环境。
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二、秘书工作的宏观环境
1.政治法律环境与秘书工作 2.经济环境与秘书工作 3.科技环境与秘书工作 4.文化环境与秘书工作
（见教材32页）
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第二节 秘书工作的中观环境
• 秘书工作的中观环境是指秘书 所处的组织的性质，制度与结 构方面的环境。它对秘书工作 有着重要 的影响。
• 秘书工作环境是客观存在的，是多方面，多层次， 多种因素的总和。秘书工作功效会受到各种环境 因素的影响。
• 环境有各种各样的类型。这些环境有的有利于秘 书工作，因此必须采取保护，使秘书工作适应这 种环境；有的却是不良的环境，那就要采取改变 或限制，使环境适应秘书工作的要求，从而提高 秘书工作效率。
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二、秘书工作的宏观环境
宏观环境，又称为一般环 境，或大社会环境，它处于所有 组织之外，并对组织发生影响的 外部环境。它是一种必须监测和 适应的不可控制的环境。
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二、秘书工作的宏观环境
秘书工作的宏观环境主要有： • 政治法律环境 • 经济环境 • 科技环境 • 文化环境等
2.生理方面：环境变化必然会引起生理变化。办公环境不适 宜，会增加秘书的体力消耗，体力消耗过多则生疲劳，疲 劳生则工作兴趣减低。兴趣低，工作效率必随之递降。
3.心理方面：办公环境的不适宜，会引起秘书对工作厌烦的 心理反应。这种心理反应自然降低工作效率。心理厌烦导 致人的精神苦闷及抑郁和怒怨之感。这些心情对工作效率 皆有不良影响。
• 保健，又叫健康保护。办公室的 健康环境对秘书人员具有不可忽 视的意义和重要性。秘书人员保 持良好的健康的身体，足以促进 工作效率的提高。可谓“健全的 精神寓于健全的身体中”。
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七、办公室的保健与安全环境
组织应如何推行对秘书人员的保健方法 呢？其主要方法有：
1.定期健康检查。 2.灌输卫生知识。 3.采行疾病预防。 4.保持环境整洁。 5.推行健身运动。 6.举办康乐活动。
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一、办公室环境的种类及对秘书 工作效率的影响
办公室环境包括：
第一、办公室的空间环境，系指房屋建筑 与分配，办公 空间的大小，家具的布置；
第二、办公室的视觉环境，它包括色彩， 光线；
第三、办公室的听觉环境，指办公室所处 的有益或无益声音；
第四、办公室的空气环境，指由生理空气 因素（湿度，温度，空气流通与净化） 造成的办公室的整个气氛；
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第二节 秘书工作的中观环境
企业的组织结构 : 现代企业是以现代企业制度为基
础的。它是在国家公司法的规定下组建 的。其组织模式就是公司法规定的几种 形式。这几种形式有有限责任公司，国 营独资公司，股份有限公司。
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第二节 秘书工作的中观环境
任何一个公司组织中 的工作人员由于地位的不 同，纵向分为:
外，几乎没有可以看得见的等级标志。
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4.办公房间的空间设计
开放式办公室有以下优点： ⑴降低能源成本和建筑成本； ⑵减少占地面积； ⑶降低了重新布局的成本；
⑷由于拆除了办公室的隔屏，管 理者与被管理者的交往障碍减少了 这有利于排除心理障碍
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四、办公室的视觉环境管理
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第三章 秘书工作环境
• 影响秘书工作的环境有: 宏观环境 中观环境 微观环境
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第一节 秘书工作的宏观环境
一、秘书工作环境的涵义和特点 二 、秘书工作的宏观环境
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一、秘书工作环境的涵义和特点
• 环境是指对工作绩效起着潜 在影响的外部力量。秘书工 作环境是指直接或间接影响 秘书工作效率的各种潜在外 部力量的总和。
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二、办公室环境的管理原则
办公环境的管理是指对办公 室环境加以合理的设计，组织和 控制，使其达到最符合秘书工作 的需要，进而提高工作效率，完 成组织欲达到的使命。在对办公 环境进行管理的过程中，要坚持 以下的原则：
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二、办公室环境的管理原则
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第五、办公室的健康与安全环境。
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一、办公室环境的种类及对秘书 工作效率的影响
作业方面
生理方面
心理方面
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一、办公室环境的种类及对秘书
工作效率的影响
1.作业方面：办公环境对秘书人员的器官功能，知觉感受， 体力消耗，心理反应都有直接影响，比如光线不足，足以 使人的辨别力降低，眼力消耗较大，而生疲倦，使注意力 难以集中，则效率降低。
4.安全，即布置办公室时要留意附近的办公环境 和办公室存放财物的安全条件；信息如纸质文 件存储在计算机里的数据等的安全和保密能否 得到保障；电器的电源.电线.器物的摆放是否 对人员造成生理上的危害等。
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三、办公室的空间设计
• 所谓办公室的空间管理是指 组织为节省成本，有效地利用 空间，缩短工作流程，迅速处 理信息，提供良好工作环境， 并促进秘书与其他工作人员的 沟通与协调所作的办公室内的 布置。
办公室的视觉环境包括办公室内 覆盖物的颜色和照明。 1.覆盖物，它包括墙壁，天花板，地 面，门窗，支柱等上面的覆盖物。 ⑴有效的使用颜色。 ⑵地面覆盖物的颜色和类型应与墙壁， 天花板的颜色协调一致，以保证一 个统一的，和谐的环境。
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2.照明，指为完成办公室的指定工作而 提供适当的光线系统。 ⑴光线的量。光线的量一般用w(瓦) 代表。
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要造成一个安全的环境，就 必须在以下方面加强管理： 1.防盗。 2.防火。 3.防止意外伤亡。
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秘书工作环境
一、秘书工作环境的涵义和特点
秘书工作环境特点有：
1.复杂和多样性：社会与自然环境， 物质与精神环境，宏观、中观与微 观环境。
2.差异性：各国、各地区、各单位工 作环境。
3.变异性：社会变迁，环境的变化。
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秘书工作环境
一、秘书工作环境的涵义和特点
环境的上述特点，深刻的影响秘书 工作与环境之间相互作用的过程： 1.环境决定、影响或制约秘书工作； 2.秘书工作必须适应环境； 3.环境的变化必然导致秘书工作发展变化； 4.秘书工作对环境有能动作用：一是改善环 境，二是污染环境。
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三、办公室的空间设计
办公室空间管理的内容包括：
1.各职能部门的场地设计
2.工作中心的设计
特殊工作中心，指特殊用途或专门业务的工作中 心，它包括： ⑴接待中心，该中心是公司机关和外界接触的媒 介，故布置应井然有序。其设计要点是：远离 公司机关主要部门，以免访客的干扰；放置公 司简报或其它阅读资料的地方，应光线充足以 利阅读。 ⑵计算机中心，其布置要点：注意适当的湿度和 温度，相对湿度为 40℅—60%之间，温度在 18℃—20℃之间。
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3.开放式办公场地的布局
开放式办公场地又叫自由式的聚集办公 室。其特点有： ⑴没有个人办公室，工作空间的位置通过 安排可活动的物件来确定； ⑵每次进行工作间布局规划时，并不考虑 窗户或其它常规结构的限制，而是以信 息流和工作运转的自然路线所形成的不 统一的款式来安排的； ⑶工作人员的地位更多地是由分配给他们 的任务，而不是由他们的位置来确定的， 如高级管理人员可以有较大的办公室及 不同颜色，不同形状的办公桌，除此以