秘书职能范畴(1)
秘书的工作职能
秘书写作的表现手法
一般写作的表现手法
记述
叙述 描写
秘书写作的表现手法
多用说明，少用议论；
多用记叙，少用描写； 基本不用抒情。
抒情
说明 议论
（一） 文稿撰拟
秘书撰拟文稿，主要是指受命于领导草拟各种表达领导和管理 意图的书信、文件、讲话稿等文字材料。秘书在撰拟文稿的过程中 应注意以下几个方面： （１） 要明确自己代笔者的地位。秘书在撰稿过程中必须认真领 会和准确表达组织和领导者的意图，不允许掺杂个人利益取向而与 领导和管理目标相悖。在公务文稿形成中，组织和领导是立意者， 文稿表达内容的确定者、相关权责的承担者，是文稿的作者；秘书 是领导和组织意图的表达者、代笔者，承担的是忠实、准确、规范、 按时限表达之责。 （２） 要准确使用规范的文种。要根据行文目的、对象、内容、 行文关系和行文规范，选用恰当的文体种类并严格按照其格式要求 草拟成文。
（二） 文书运行
（４） 文书运行中智能辅助的渗透性。秘书操办文书 运行，主要
是在文书运行各环节中从事办公事务辅助。但在收文 中的分办、拟
办，发文中拟稿、审核等环节，有不少都需要秘书发 挥参谋作用， 进行智能辅助的机会和空间。若秘书将智能辅助渗透 到这些环节中
去，对领导者签发、批办等决定是极有针对性的补益，
（三） 文书整理
【案例】 秘书科长指导秘书小石整理公司来客登记簿时， 看到小石的来 客登记簿按客人的姓氏笔画排列，让小石将已经排好 的客人名单按 他所在公司的笔画顺序排列重排，小石不理解，认为 都是一样的， 科长说：这些来访的客人，是代表他们所在的公司来 我们公司洽谈 业务的。他们个人有可能在将来的某一天，会离开他 们现在所在的
办公事务辅助在秘书职能活动中是大量的、经常性的、基础 性的。秘书办文、办会、办事在整个秘书职能活动中要占全部工 作时间和精力的三分之二左右，所以说是大量的；这类工作是每 天或每周、每月往复出现的，所以说是经常性的；秘书的参谋智 能辅助和综合协调辅助不少都渗透和包容在办公事务辅助中或者 与办公事务辅助相配合，所以说是基础性的。因此，从事秘书工 作的人，首先必须要尽职尽责地完成办公事务辅助工作任务。办 公事务辅助主要包括办文、办会、办事，以及办公环境管理等， 它是领导活动和管理组织运转不可缺少的辅助和服务环节，它对 领导工作和管理运作的效率和有序性、规范性有着不可低估的影 响。
秘书的职能环境
秘书的职能环境
3、秘书督促检查的要领
秘书对领导督促检查工作的辅助，是在 领导者主持下，围绕领导工作需要展开的， 主要有六条要领：
秘书的职能环境
（三）辅助督促检查
1、督促检查的内容
秘书对督促检查的辅助，主要是在领导 者的主持下，按照领导确定的督促检查内容 和目的，操办具体的事务。具体包括：
发现失调现象提出督促检查建议； 检查实施情况； 督促办理； 反馈实施信息； 要归纳评估督促检查效果。
秘书的职能环境
辅 •2、秘书辅助督促检查的助意 督义促检查是领导实施决策，保证领督 促导工作部署得 效实施的重要组成部分。秘书操办督促检检查中的事 务，既有利于领导者直接掌握执行情况查，又有利于秘
各种形式的信息干扰是造成领导和管理 工作失误的重要原因。秘书有责任协助领导 者排除来自各方面的信息干扰，包括：
要注重排除思想障碍造成的干扰； 要注重排除感情障碍造成的干扰； 要注重排除利益冲突造成的干扰； 要注重排除时空因素造成的信息干扰。
秘书的职能环境
（二）秘书辅助决策 •1、决策准备阶段
从领导者产生决策意向进行决策准备开 始，秘书的参谋智能辅助就可同步进行，可协 助领导者做好以下工作（见图2-2）：
秘书的职能环境
•2、秘书辅助处理信访的要领
秘书处理信访事务主要有以下六方面要 领：
要遵循信访工作原则，要以事实为依据， 以法规政策为准绳，领导负责，归口处 理。要做到事事有回应，件件落到实处； 要严格按制度办事； 要严守尽可能满足群众的正当要求，维护人 民群众的合法权益； 要正确对待信访老户，耐心做深入细致 的思想疏导工作，不能将矛盾上交要尽 可能将问题解决在本级组织的工作范围 之内。
秘书职能和职责范文（二篇）
秘书职能和职责范文秘书是一个企业或组织中非常重要的职位，承担着许多关键的职能和职责。
作为一名优秀的秘书，不仅需要具备各种技能，还需要具备高度的责任心和良好的沟通能力。
本文将探讨秘书的职能和职责，以及如何在工作中发挥其作用。
首先，秘书的职能之一是协助管理层的决策。
秘书通常是企业或组织内部的信息中心，他们与各个部门的主管保持着密切的联系，并及时更新公司内外的动态信息。
他们负责收集、整理和分析数据，起草报告和提供相关的建议。
通过秘书的工作，管理层能够更好地了解企业的运营状况，并做出正确的决策。
其次，秘书在组织和协调会议方面发挥着重要的作用。
秘书负责安排和协调各种会议，包括董事会、高管会议和部门会议等。
他们需要与与会者沟通，确定会议的时间、地点和议程，并提供必要的文件和材料。
此外，秘书还需要记录会议的纪要，并跟进会议中的行动事项。
通过秘书的努力，会议能够高效地进行，达到预期的效果。
另外，秘书在处理日常工作中的文书和文件方面扮演着重要角色。
秘书通常负责起草和编辑各种文书，如信函、备忘录、报告等。
他们需要保证文书的准确性和规范性，并及时地发送和存档。
此外，秘书还负责管理和维护公司的文件和档案，确保文件的安全和易于查找。
通过秘书的工作，公司内部的文书效率得到了提高。
此外，秘书还有许多其他的职责。
他们可能需要处理来访者的接待和电话的转接，解决员工的问题和困扰。
他们还可能需要协助组织企业的活动和宣传，参与招聘和培训的工作。
在一些情况下，秘书还可能需要进行一些财务和人力资源的工作，如处理发票和报销申请，管理员工的考勤和假期等。
总之，秘书在企业和组织中扮演着不可或缺的角色。
他们负责协助管理层的决策，组织和协调会议，处理日常工作中的文书和文件，以及承担其他的各种职责。
通过他们的工作，企业和组织能够更好地运作和发展。
作为一名优秀的秘书，需要具备各种技能和品质，如沟通能力、组织能力、责任心等。
秘书的工作可能有时很繁忙和复杂，但是只要秘书能够充分发挥自己的能力和职责，就一定能够为企业和组织创造巨大的价值。
秘书的职能范畴
7
第一节 办公事务辅助
秘书职能范畴
二,办会 (略,注:具体内容在秘书实务部分中的"办会"中讲 授) 三,办事 (一)日常事务 (略,注:具体内容在秘书实务部分中的"办事"中讲授) (二) 随机事务 随机事务:是指难以预测的不经常发生的或职能分工边界难以确定 由谁处理的事务.处理随机事务要的技巧: 授权理事 (三) 1, 要注重预防性 从授权方式不同可分为三种情况: 2, 要注重反应的敏锐性 1,确定授权 3, 要注重整体的配合性 2,弹性授权 4, 要注重辅助地位的制约性 3,不确定授权 5, 要注重沟通的枢纽性
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第一节 办公事务辅助
某单位收文登记薄
秘书职能范畴
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第一节 办公事务辅助
秘书职能范畴
安排公文运行程序,都必须注意以下方面 安排公文运行程序,都必须注意以下方面: 1, 程序的有序衔接性 2, 主辅协同性 3, 运作规范性 4, 文书运行中智能辅助的渗透性 5, 文书运行的反馈性 (三)文书整理 主要包括文书收集和档案归档
管理协调 辅助
秘书职能范畴
办公事务 辅助
秘书职能 参谋智能 辅助
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第一节 办公事务辅助
秘书职能范畴
办公事务辅助主要包括办文,办事,办会以及办公环境管理等. 办公事务辅助主要包括办文,办事,办会以及办公环境管理等. 办文 以及办公环境管理等 一,办文 (一)文稿撰拟(略,注:具体内容在秘书写作课程内完成,在 秘书学中重点放到文书工作,公文管理,公文办理,公文处理等 方面) (二)文书运行 文书运行包括收文 发文 收文与发文 收文 发文两个程序化过程. 收文: 收文: 签收-登记-分办-传阅-拟办-批办-承办-催办-注办等 发文: 发文 交拟-拟稿-审稿-签发-复核-缮印-校对-用印-登记-封发
文秘主要工作内容（通用20篇）
⽂秘主要⼯作内容（通⽤20篇） ⽂秘是指经过学习，掌握公关与⽂秘专业的基本理论与基本知识，熟悉现代⽂书学、秘书学的原理和⽅法、具有较强的写作能⼒的⼈才。
以下是店铺收集整理的⽂秘主要⼯作内容，希望能够帮助到⼤家。
⽂秘主要⼯作内容篇1 1、接听、转接电话；接待来访⼈员。
2、负责办公室的⽂秘、信息、机要和xx，做好办公室档案收集、整理⼯作。
3、负责总经理办公室的清洁卫⽣。
4、做好会议纪要。
5、负责公司公⽂、信件、邮件、报刊杂志的分送。
6、负责传真件的收发⼯作。
7、负责办公室仓库的保管⼯作，做好物品出⼊库的登记。
8、做好公司宣传专栏的组稿。
9、按照公司印信管理规定，保管使⽤公章，并对其负责。
10、做好公司⽇常费⽤⽀出、流⽔帐登记，对其做统计以及各种票据的收纳、保管。
11、每⽉环保报表的邮寄及社保的打表。
12、管理好员⼯⼈事档案材料，建⽴、完善员⼯⼈事档案的管理，严格借档⼿续。
13、统计每⽉考勤并交财务做帐，留底。
14、管理办公各种财产，合理使⽤并提⾼财产的使⽤效率，提倡节俭。
15、接受其他临时⼯作。
⽂秘主要⼯作内容篇2 1、负责⼈事处⽂秘、公章管理； 2、开具各种信函（包括⾏政介绍信、证明等）和⼲部（⼯⼈）调动通知； 3、负责各种⽂件和通知的收发和督办⼯作； 4、负责本部门的信访接待和⽇常事务⼯作； 5、负责⼈事档案和⽂书档案的管理⼯作； 6、协助做好⼈事统计报表的统计⼯作； 7、负责⼈事处⽹页的维护和⽂件、表格的录⼊⼯作； 8、做好本部门计⽣、安全保卫、保密等⼯作； 9、完成处领导交办的其他⼯作； ⽂秘主要⼯作内容篇3 ⼀、要求： 1、⼀般都要求能够熟悉运⽤办公软件； 2、能够独⾃完成上司安排的⼯作； 3、有较好的沟通能⼒； 4、其它的根据公司要求⽽定； ⼆、⼯作职责 1、负责部门内部⽂件的打印，复制，分发和管制； 2、协助上级处理好本部门⼈员⼯作安排； 3、记录好本部门⼈员的考勤； 4、做好⽇、周、⽉部门业绩报表； 5、处理好⽇常临事⼯作。
《综合岗位》考试内容
《综合岗位》考试内容一、《文秘》1．秘书工作的历史发展了解（基本知识）：我国历代秘书工作与秘书制度；理解（专业知识）：秘书在当今社会政治、经济、文化生活中的重要作用及其发挥作用的途径与形式；掌握（专业技能）：时代环境的历史演变对秘书工作的影响。
2. 秘书职能范畴了解：秘书的职能范畴；理解：秘书各项职能的主要内容和工作要领；掌握：秘书撰拟文稿的各项要领。
3. 秘书职能环境了解：认识秘书职能环境；理解：秘书职能环境是秘书活动的客观基础和条件；掌握：影响秘书职能环境的各个要素，秘书正确处理与领导关系的方法。
4. 秘书与领导了解：领导对秘书选择的条件和要求；理解：秘书和领导之间的关系；掌握：秘书如何适应领导，正确处理秘书与领导的关系。
5. 秘书工作的规律性理解：秘书工作的一般规律与原则；掌握：秘书工作的特殊规律，学会运用规律开展秘书工作。
6. 秘书任职标准与素质优化理解：秘书的任职标准，秘书素质的的优化途径；掌握：秘书任职的基本条件、素质要求和秘书发展的途径。
7. 秘书工作思维了解：一般思维方法在秘书工作中的运用；理解：秘书的特殊思维；掌握：秘书的科学思维方法。
8. 秘书工作方法了解：秘书工作方法的重要意义；理解：秘书工作方法与管理实践；掌握：科学的领导方法和具体的业务工作方法。
9. 秘书的素质与管理了解：秘书绩效管理的基本内容和秘书工作的管理原则；理解：秘书素质的时代发展；掌握：有效进行秘书工作过程管理。
参考书目：[1] 姬瑞环、杨继昭，《秘书学概论》，中国人民大学出版社，2009版。
[2] 陈合宜，《秘书学》，暨南大学出版社，2008版。
[3] 陆瑜芳，《秘书学概论》（第2版），复旦大学出版社，2008版。
二、《管理学》1．绪论了解（基本知识）：中外早期管理思想，管理理论的形成与发展；理解（专业知识）：管理的定义，管理的职能；掌握（专业技能）：管理者的角色与技能。
2．计划与决策了解：计划的概念，计划的特征，计划工作的步骤、目标管理；理解：决策在管理中的地位和作用；掌握：决策的类型和程序、决策的方法。
第二章 秘书的职能范畴
知识拓展:热忱有礼，拒绝有法
拒绝的艺术 1、替代法：“真对不起，这件事我实在爱莫能助了，不过，我可帮你做另 一件事！”
分析：拒绝时，如果能够有另外的替代方案，必能获得对方的谅解。例 如某部门要求安装冷气，至少你可以给他一台电风扇；朋友希望你送她一 盆玫瑰花，至少你可以送她一盆蔷薇。 2、先发制人，主动出击，使对方在你面前无法开口提出过分要求。
制作会议证件
9
11月23日
与会代表食宿安排
10
11月24日 布置会场：主席台及座次排列
11
11月24日 布置会场：主席台下会场安排
12
11月25日 布置会场：会标、标语、旗帜、花卉等
13
11月26日
会议筹备中Байду номын сангаас检查
14
11月27日 与会代表研讨分组确定小组负责人
15
11月28日 音响、照明、通风、空调设备调试
给李高成的工作带来了被动，负面影响很大。当李高成责 问秘书为何扣住他的信件时，秘书解释说：是为了减轻领 导的工作压力。 问题：
１．市长秘书“截留”了反映中阳纺织厂领导班子腐败问 题 的信件，是给领导“减压”吗？ 为什么？
２．在你心目中，秘书有哪些职能？ 怎样才能履行好这 些职能？
文秘工作职责
文秘工作职责文秘工作职责通用15篇文秘工作职责11、负责学校内、外部文书处理：负责集团学校相关资料文件的接收、装订、传阅、送签；负责集团学校内的复印、传真、打印等工作。
2、协助办公室主任进行相关会议的组织，并做好记录：负责会议的记录和整理；负责会议场所的安排与布置；负责会议的服务工作及相关活动的安排；负责会议相关资料的编印。
3、协助办公室主任做好学校的接待工作：协助办公室主任负责学校来访人员的接待，包括外事活动的组织、接待、翻译工作；协助办公室主任负责学校相关公共关系的建立和保持。
4、协助办公室主任做好其它各项工作：协助办公室主任做好学校印签的使用与管理，并做好用印的登记，以备查。
5、协助档案管理员做好档案管理工作。
6、完成办公室主任交办的其它各项工作。
文秘工作职责2一、认真学习和贯彻执行中、省、市、县的方针、政策和各项工作部署，刻苦钻研理论及业务知识，不断提高自身综合素质，充分发挥“以文辅政”作用。
二、精心准备各类会议材料，认真做好分口文书处理工作。
根据《国家行政机关公文处理办法》，起草和审核以县政府、县政府办公室名义发出的公文及各种文稿。
协助有关部门做好有关会议材料的准备工作。
三、负责做好县政府全体会议、专项问题会议和县政府领导同志召集的其他会议的会务及秘书工作，协助县政府领导同志落实好各项会议决定的事项。
四、负责做好县政府领导同志重要活动的组织、协调和工作安排。
五、联系县政府各部门的工作，掌握有关经济和社会发展动态，收集整理信息，组织开展调查研究，综合分析各类情况，为县政府领导当好参谋和助手。
六、按照“首问负责制”的要求，根据分级归口负责办理的原则，耐心热情、积极主动地做好群众信访工作，及时配合县政府领导和相关部门、单位做好信访疏导和处理答复工作，协助县政府领导同志处理好突发事件和重大事故。
七、负责编辑《宁政通报》。
八、完成县政府和县政府办公室的日常事务及领导同志交办的其他工作。
文秘工作职责3协助处理老板日常工作事务：1.老板签发的文件的撰写起草、打印、登记和存档等工作流程；2.及时收发传真交由老板处理、为老板做好访客预约工作;3.接听电话，并对重要的电话做好记录或转接工作;5.负责公司文件的签发、传送和处理工作;6.根据老板出差日常工作安排，负责安排好相关的吃、住、行的车票机票酒店预订等工作。
第二章 秘书职能范畴之办文、办会、办事
（四）附件
（五）成文时间
别
（四）印发份数 格式没有明文规定，一般是在最后一条反线下一行，用 3号仿宋体 字，臵于小括号内，右空1字。
（五）页码 用4号半角阿拉伯数码标识，臵于版心下边缘之下一 行，数码左右各放一条4号一字线， 如“－1－”、“－2－”， 一字线距离版心下边缘7mm。 单页码居右空1字， 双页码居左空1字。
（二）主体（怎样做，提出实施的要求和措施 ）
要求：政策性要求 原则性要求 具体性要求 执行性要求 措施：规定性措施、控制性措施、制裁性措施 （三）结尾（要求或希望） 号召与鼓励 执行要求 公文惯用语
九、拟制公文应注意的问题
（一）正文引用公文 ( 先引标题，后引发文字号)
如： 按照《国务院关于XX若干意见 》（国发〔2009〕3号）的精神
七、公文的版记
（一）主题词 主题词是代表公文内容特征,标示公文归属类别和文种的 关键性词语。一般不超过5个，最多不超过8个。“主题词” 用3号黑体字，居左顶格标识，后标全角冒号,词目用3号小标 宋体字；词目之间空1字。 如： 主题词:教育 专业建设 △ 请示 主题词依据：中国共产党机关《公文主题词表》，《国 务院公文主题词表》
编号：006
绝密★一年 特急
重庆商务职业学院文件
眉首
三 、 公 文 的 格 式
渝商职院发〔2009〕1号
下 行 文 ：
重庆商务职业学院 关于××× ×××的通知
秘书职能范畴
（二）会前筹备
（1）确定会议议题，拟定会议方案（2）组 成会议筹备班子：接待、秘书、会务、资 料、生活、财务、保卫等（3）安排会议议 程、日程和程序：议题先后、日程安排、 主持、报告、发言、总结等安排（4）提名 与会人员（5）办理会议报批手续（6）发 出会议通知 （7）编排分组 （8）准备会 议文件、材料 （9）制作会议证牌 （10） 会场布置和检查 （11）办妥后勤服务事宜
❖ 四、随机协调
❖ 意义：一是指在办文、办会、办事中，随机 发现十条活问题，主动进信息沟通和思想交 流，消除误会和隔阂，谋求共识，协调关系； 二是指受命于领导者，去处理出现的失调问 题。
❖ 要领：1、注重与组织目标的一致性；2、注 重对变化的适应性；3、注重非权力的支配性； 4、注重非职责限定性；5、注重沟通疏导性； 6、注重量力适度性。
❖ 性质：
❖ 1、从属性 ❖ 2、管理辅助性 ❖ 3、既有近身综合辅助的确定性，又有领
导需要差异的选择性
秘书职能的三个
方面既有内容上的区 别又是相互渗透，其 共同目的都是为领导 工作有效和有序提供 辅助与服务，以促进 领导工作效率的提高。
办公事务 辅助
秘书职能
管理协调 辅助
参谋智能 辅助
第一节 办公事务辅助
地 ❖ （三） 方式委婉便于接受
第三节 管理协调辅助
❖ 一、督促检查
❖ 意义：1、发现失调现象提出督促检查建议； 2、检查实施情况；3、督促办理；4、反馈实 施信息；5、归纳评估督促检查效果。
❖ 要领：1、抓住领导工作的重点、难点、热点； 2、正确理解和贯彻领导意图；3、及时反馈 信息；4、坚持原则；5、讲究效率；6、谋求 协调有序。
秘书岗位职责
秘书岗位职责
1. 协助安排会议和活动，负责安排会议室、发送会议通知、准
备会议文件和材料，并记录会议纪要。
2. 组织和管理文件，负责整理和管理文件和资料，确保文件的
归档和存档工作得以顺利进行。
3. 协助领导安排日程，负责协助领导安排日程，包括预订会议、安排出差行程和处理日常事务。
4. 协助处理邮件和电话，负责处理来自内部和外部的邮件和电话，及时转达重要信息，并协助领导处理日常事务。
5. 协助撰写文件和报告，负责协助领导撰写文件和报告，包括
整理资料、编辑文稿和排版工作。
6. 协助处理行政事务，负责协助处理行政事务，包括办公用品
的采购、文件的复印和打印、以及其他行政支持工作。
7. 维护办公室秩序，负责维护办公室的日常秩序，包括清理办
公桌、整理文件和保持办公环境的整洁。
8. 协助其他部门工作，负责协助其他部门的工作，包括协调部门之间的沟通和协作，以确保工作的顺利进行。
以上就是秘书岗位的职责，希望能够对应聘者有所帮助。
秘书参谋职能概论
第一章绪论第一节秘书及秘书工作事务辅助需要领导的三需要政务辅助需要拾遗补阙的辅助需要（提醒规劝辅助需要）1、秘书概念属于领导职能范畴秘书辅助的三特征围绕领导近身辅助全方位的综合辅助秘书界定：秘书是近身从属领导者为之提供事务处理、政务参谋等综合辅助职能的人员。
庶务办理中介沟通文书工作秘书工作的基本内容信息工作参谋政务协调督查2.秘书工作政治性辅助性秘书工作属性近身性综合性秘书工作：是系统秘书部门及秘书人员在履行和发挥辅领导者职能及其作用过程中，所从事的各项具体职能活动秘书参谋的固有内涵3.参谋辅助秘书工作的固有内涵 首先，主要通过自己的智力和能力，参谋领导的决策管理 其次，通过自己的智力和能力，参与辅助领导者的其他政务第二节.参谋与秘书参谋参谋概念参谋活动实质1.参谋主体的智能劳动2.密集信息的综合利用参谋实质 3.相对独立的辅助思维4.供作参考的智能辅助1.泛义参谋1.独立与参谋对象的参谋组织对领导者近身、综合的参谋辅助，从来都构成秘书工作的基本内涵组成，是秘书部门及其相关秘书人员重要的辅助职能任务。
这种秘书参谋辅助，正是领导者日益自觉的一种客观需要 秘书参谋辅助是秘书工作的固有只能内涵1.概言之，参谋是为抉择者在抉择过程中提供谋划、建议的一种智力辅助性的社会活动。
2.指从事智力辅助性参谋咨询活动的主体。
3.1913年英国“咨询工程师协会”，为现代参谋咨询组织的雏形。
1919年“胡佛研究所”建立参谋组织类型专设参谋机构 2.隶属于参谋对象的参谋机构秘书参谋部门职能性质发面的比较参谋内涵发面的比较秘书参谋的涵义同参谋对象的关系比较参谋方式方面的比较2.参谋秘书秘书参谋是秘书更深层的任务秘书参谋是领导者更需要的辅助秘书的深层职能秘书参谋需要秘书有更高素养秘书参谋与事物辅助密切关联第三节.秘书参谋与秘书学领导事务与政务决策管理的辅助需要秘书与领导决策刘备与诸葛亮的启示1.领导活动的实质辅助需要领导决策的显著变化现代领导的现实追求现代领导的现实需求《册府元龟》秘书参谋研究的历史回溯1.具有体系和理论色彩的大型行政类书2.集中并系统研究阐述我国古代秘书及秘书工作的政书3.已有明晰的体系构架和较强的理论色彩4.在我国古代就是秘书人员颇受领导重视的基本职能5.集中反映了我国古代地方官员所自聘的幕僚型秘书及其活动状况，以及对它们的研究成果。
第2讲 秘书职能范畴
• • • • • • • • • •
1、从协调的对象划分： （1）领导成员之间的关系 （2）领导与被领导的关系（纵向协调） （3）本单位内务部门之间的关系。 （4）本单位与外单位的关系。 2、从协调的内容划分 （1）项目协调 （2）工作计划协调 （3）公文协调 （4）会议协调
• • • • • •
（四）秘书协调工作原则 1、从属原则 2、分层原则 3、政策原则 4、调查研究原则 5、沟通原则
（五）协调的方法与艺术
• • • • • • • • • • • 方法： 1、明确职责分工法 2、会议协调法 3、协议制约法 4、信息交流法 艺术： ⑴抓主要矛盾的艺术 ⑵控塑环境的艺术 ⑶协同“共振”的艺术 ⑷知情论理的艺术“能知心、深知情，善论理” ⑸分寸与角色的艺术
P57 案例11
• 试分析： • 总经理对秘书小王的授权属何种授权方式？ 小王授权理事为什么会被否定？若你是小 王，应如何做才能避免这一次的工作失误？
第二节 参谋职能辅助
• 一、参谋辅助的内容
• 秘书参谋辅助的内容可分为：对决策的辅助；对信息利用的参谋智能 辅助；对领导正身洁行的辅助。
• （一）对决策的辅助 • 1、决策准备阶段 • 秘书可协助领导从以下方面进行：作出此项决策 是否应该；此项决策是否必须作出；应何时作出； 此项决策依据的信息是否全面、真实、充分；此 项决策的目的、意义和影响是什么；对此项决策 应提出什么建议。
• • • • • •
此外还要注意五个字 牢记一个“正”字 具备一个“敢”字 谨防一个“媚”字 掌握一个“辩”字 注意一个“巧”字
第三节 管理协调辅助
• §3.1.1 督查工作 • 一、概论 • （一）查办，就是秘书部门协助领导，把看到，听到，查 到的一些无人过问或解决不力的重大问题，从上而下地检 查督促，使之落实和办理。（专项查办和决策督查） • （二）督查工作的意义： • 第一，是贯彻落实领导指示和决策的一个后续步骤和保证 手段。 • 第二，促使领导决策科学化，民主化的重要环节。 • 可以及时掌握决策方案在实践中暴露的缺陷 • 第三，克服官僚主义
秘书职能范畴
秘书职能范畴教学目的：1、了解秘书的职能范围包括哪些事项2、准确掌握秘书各项职能的主要内容和任务要领教学重点：1、掌握秘书撰拟文稿的各项要领2、了解秘书办会的主要内容3、了解秘书顾问辅佐的主要内容4、秘书授权理事应留意的方面教学难点：1、秘书撰拟文稿的要领2、秘书如何在下属面前表现自己的才气课时布置：节秘书是为指导效劳的，其任务职能必需围绕着指导任务的需求展开。
概括地说，在指导实行职责、行使职权所需求的辅佐和效劳范围内，都属于秘书任务的职能范围。
普通而言，秘书职能可分为办私事务辅佐、顾问智能辅佐和管理协调辅佐三个方面。
三个方面既有内容上的区别又是相互浸透，其共同目的都是为指导任务有效和有序提供辅佐与效劳，以促进指导任务效率的提高。
第一节办私事务辅佐办私事务辅佐主要包括办文、办事、办会以及办公环境管理等。
一、办文办文在秘书任务中主要指文稿撰拟、运转、整理及保管应用，是秘书任务极为重要的业务内容。
它主要包括文稿撰拟、文书运转、文书整理、文献资料的保管和应用等四项内容。
〔一〕文稿撰拟1、明白自己代笔者的位置；2、准确运用规范的文种；3、要选用准确而不模糊、严肃而不易发生歧义的言语表达；4、要重复停止仔细修正；5、依据要牢靠；6、要有如虎添翼仔细担任的态度。
〔二〕文书运转文书运转包括收文与发文两个顺序化进程。
收文主要环节：签收-注销-分办-传阅-拟办-批办-承办-催办-注办等发文主要环节：交拟-拟稿-审稿-签发-复核-缮印-校正-用印-注销-封发布置公文运转顺序，都必需留意以下方面：1、顺序的有序衔接性2、主辅协异性3、运作规范性4、文书运转中智能辅佐的浸透性5、文书运转的反应性〔三〕文书整理主要包括文书立卷和案卷归档。
文书立卷是指奖曾经操持终了的、具有一定查考应用价值的文件资料，按其构成进程中的联络、特征和一定规律律组成案卷。
注：详细内容在«文书学»中讲授。
〔四〕文献资料的保管和应用秘书的文献资料任务与图书管理和档案管理有较大的差异，任务中必需注重以下几个方面：一要注重针对性，二要注重前沿性，三要注重系统性，四要注重静态性，五要注重消化运用性。
秘书职能范畴
秘书职能范畴教授教化目标：1、明白得秘书的本能机能范畴包含哪些事项2、精确把握秘书各项本能机能的重要内容和工作方法教授教化重点：1、操纵秘书撰拟文稿的各项方法2、明白得秘书办会的重要内容3、明白得秘书参谋关心的重要内容4、秘书授权理事应留意的方面教授教化难点：1、秘书撰拟文稿的方法2、秘书如安在上司面前表示本身的才能课时安排：节秘书是为引导办事的，其工作本能机能必须围绕着引导工作的须要展开。
概括地说，在引导实施职责、行使权柄所须要的关心和办事范畴内，都属于秘书工作的本能机能范畴。
一样而言，秘书本能机能可分为办公事务关心、参谋智能关心和治理调和关心三个方面。
三个方面既有内容上的差别又是互相渗入渗出，其合营目标差不多上为引导工作有效和有序供给关心与办事，以促进引导工作效力的进步。
第一节办公事务关心办公事务关心重要包含办文、干事、办会以及办公情形治理等。
一、办文办文在秘书工作中重要指文稿撰拟、运行、整顿及保管应用，是秘书工作极为重要的营业内容。
它重要包含文稿撰拟、文书运行、文书整顿、文献材料的保管和应用等四项内容。
（一）文稿撰拟1、明白本身代笔者的地位；2、精确应用规范的文种；3、要选用精确而不模糊、稳重而不易产生歧义的说话表达；4、要反复进行卖力修改；5、依照要靠得住；6、要有千锤百炼卖力负责的立场。
（二）文书运行文书运行包含收文与发文两个法度榜样化过程。
收文重要环节：签收-挂号-分办-传阅-拟办-批办-承办-催办-注办等发文重要环节：交拟-拟稿-审稿-签发-复核-缮印-校订-用印-挂号-封发安排公函运行法度榜样，都必须留意以下方面：1、法度榜样的有序连接性2、主辅协同性3、运作规范性4、文书运行中智能关心的渗入渗出性5、文书运行的反馈性（三）文书整顿重要包含文书立卷和檀卷归档。
文书立卷是指奖差不多解决完毕的、具有必定查考应用价值的文件材料，按其形成过程中的接洽、特点和必定规律律构成檀卷。
注：具体内容在《文书学》中讲解。
秘书处工作职责内容（通用30篇）
秘书处工作职责内容（通用30篇）秘书处工作职责内容篇11、负责项目招投标各阶段申报资料准备等工作;2、跟进项目进度，协助项目负责人更新项目进度计划表;3、协助项目负责人进行项目辅助管理，包括日常安排、会议组织、参加会议并进行内容记录、往来文件整理和传递、信息数据收集和传递及其他项目配合工作;4、负责项目资料邮件发送管理、整理及存档工作;5、项目相关文件的收发、登记、过程保管、整理、传递、归档等，协助项目负责人做好质量管理流程控制;6、项目设计人员的出差安排，负责协调出差时间、订购机票、火车票、酒店，以及出差的费用报销;7、配合部门负责人做好部门人员管理工作，负责部门活动统筹及安排，发布部门各类通知;8、完成部门负责人安排的其他工作。
秘书处工作职责内容篇21.跟进评估项目流程，协助出具评估报告;2.负责部门日常办公的后勤保障工作;3.与各职能部门沟通，做好上传下达、内通外联工作;4.协助部门安排差旅行程，费用报销等事宜;5.协助部门负责人处理人事、行政等各项工作，对交办的事务进行督办、协调和落实。
秘书处工作职责内容篇31. 协助市场销售总监开展日常工作;2. 负责销售总监的工作日程安排及内外联络/沟通相关事务;3. 各类会议、活动的统筹与组织安排;4. 中英文文件翻译工作;5. 公司内部各类市场销售文件的递签与流转;6. 部门文档的管理;7. 部门每月的考勤工作;8. 负责粤西营运中心每月的文具计划，负责文具的管理及分发;9. 负责粤西营运中心其他日常管理工作;10. 完成上级分配的其它工作任务。
秘书处工作职责内容篇41.协助业务经理完成部门日常业务管理工作。
2.协助业务经理及部门业务人员完成发票、合同、报告等业务流程。
3.协助业务经理保持与其他部门和合作单位的良好沟通与联系。
秘书处工作职责内容篇51、制定战略规划和统筹整体运营方案：制定基金会发展战略规划、发展规划和慈善计划;制定公益项目研究规划及创投项目战略方案;开发和维护基金会项目点;负责基金会筹款工作，保值增值，高效使用资金;合理规划和管理公益机构资源;2、开发和维护基金会项目渠道：新项目的模式设计;项目团队搭建，开发合作方;开发、设计与执行创投项目;负责提供专项基金方案设计和捐赠人服务;发展建设志愿者体系;3、打造和维护企业对外合作伙伴的(政府、客户、社会)品牌形象：与民政部门、社会组织管理中心等兼管部门的材料收集、调研、检查及申报;政府关系的维护及等级评估认证;获取媒体、公益机构等渠道媒体认可;4、负责管理慈善基金会日常工作：实施和管控执行项目的落地;指导和推动部门工作开展和执行;组织员工培训及工作绩效;其他与慈善基金会相关事宜;5、综合应用各方资源进行品牌推广，提高公司曝光度和品牌知名度、美誉度。
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第二章秘书职能范畴教学目的：1、了解秘书的职能范畴包括哪些事项2、准确把握秘书各项职能的主要内容和工作要领教学重点：1、掌握秘书撰拟文稿的各项要领2、了解秘书办会的主要内容3、了解秘书参谋辅助的主要内容4、秘书授权理事应注意的方面教学难点：1、秘书撰拟文稿的要领2、秘书如何在上司面前表现自己的才华课时安排：节秘书是为领导服务的，其工作职能必须围绕着领导工作的需要展开。
概括地说，在领导履行职责、行使职权所需要的辅助和服务领域内，都属于秘书工作的职能范畴。
一般而言，秘书职能可分为办公事务辅助、参谋智能辅助和管理协调辅助三个方面。
三个方面既有内容上的区别又是相互渗透，其共同目的都是为领导工作有效和有序提供辅助与服务，以促进领导工作效率的提高。
第一节办公事务辅助办公事务辅助主要包括办文、办事、办会以及办公环境管理等。
一、办文办文在秘书工作中主要指文稿撰拟、运行、整理及保管利用，是秘书工作极为重要的业务内容。
它主要包括文稿撰拟、文书运行、文书整理、文献材料的保管和利用等四项内容。
（一）文稿撰拟1、明确自己代笔者的地位；2、准确使用规范的文种；3、要选用准确而不含混、庄重而不易产生歧义的语言表达；4、要反复进行认真修改；5、依据要可靠；6、要有精益求精认真负责的态度。
（二）文书运行文书运行包括收文与发文两个程序化过程。
收文主要环节：签收-登记-分办-传阅-拟办-批办-承办-催办-注办等发文主要环节：交拟-拟稿-审稿-签发-复核-缮印-校对-用印-登记-封发安排公文运行程序，都必须注意以下方面：1、程序的有序衔接性2、主辅协同性3、运作规范性4、文书运行中智能辅助的渗透性5、文书运行的反馈性（三）文书整理主要包括文书立卷和案卷归档。
文书立卷是指奖已经办理完毕的、具有一定查考利用价值的文件材料，按其形成过程中的联系、特征和一定规律律组成案卷。
注：详细内容在《文书学》中讲授。
（四）文献材料的保管和利用秘书的文献资料工作与图书管理和档案管理有较大的差异，工作中必须注重以下几个方面：一要注重针对性，二要注重前沿性，三要注重系统性，四要注重动态性，五要注重消化应用性。
公文文种改错案例1、背景材料：白雪飘飘，天寒地冻，2000年11月寒阳市人民政府对下级机关或所属单位，布置工作任务，交待办法，要求办理执行，内容是切实作好防寒保暖准备工作。
秘书拟写的公文标题：《寒阳市人民政府关于切实作好防寒保暖工作的命令》2、背景材料：各区、县人民政府，市政府各委、办、局：为进一步开展治理乱收费、乱发款和乱摊派（以下简称三乱）工作，市政府决定成立××市治理“三乱”工作领导小组，其成员名单如下：……秘书拟写的公文标题：《合龙市人民政府关于成立××市治理“三乱”工作领导小组的意见》3、背景材料：朝阳市卫生局向上级机关汇报本部门专项性工作，内容是加强食品卫生检查，防止过期食品销售情况。
秘书拟写的公文标题：《朝阳市卫生局关于加强食品卫生检查、防止过期食品销售的情况的函》4、背景材料：南海市工商局向市政府行文，提出由于行政经费紧张，影响正常办公，影响工作效率，请求增拨办公经费300万元。
秘书拟写的公文标题：《南海市工商局关于增拨办公经费的会议纪要》二、办会（一）会务工作的原则和任务六大原则：1、质量高的工作会议2、缓急轻重，安排好议程3、会议通知不宜请人转捎口信4、会场大小要和与会人数相适应5、会议服务工作都是为了保证会议的顺利进行6、重点做好部门缺席或人员的落实工作（二）会前筹备（1）确定会议议题，拟定会议方案（2）组成会议筹备班子：接待、秘书、会务、资料、生活、财务、保卫等（3）安排会议议程、日程和程序：议题先后、日程安排、主持、报告、发言、总结等安排（4）提名与会人员（5）办理会议报批手续（6）发出会议通知（7）编排分组（8）准备会议文件、材料（9）制作会议证牌（10）会场布置和检查（11）办妥后勤服务事宜。
（三）会间事务（1）会议签到（2）安间调度（3）会议记录（4）会议简报（5）会议选举（6）会议总结（7）后勤保障。
（四）会后工作（1）草拟和印发会议纪要（2）清理会议文件（3）组织会议代表离会（4）搞好宣传报道（5）会议工作总结（6）会后催办工作。
案例分析：天地公司销售团体会议议程表公司销售团体会议在5月25日星期一上午9：00在公司总部的三号会议室举行。
1、宣布议程2、说明有关人员缺席情况3、宣读并通过上次会议的记录4、通信联系情况5、东部地区销售活动的总结6、销售一部关于团队沟通问题的发言7、公司销售人员的招聘和重组8、销售二部经理的人选9、下季度销售目标三、办事（一）日常事务日常事务是指秘书每天都要操办的事务，包括：整理领导办公室，保证领导办公不受干扰；处理电话，收发、传递领导阅知、审批、签发的文件；根据领导工作需要协助领导安排日程并做好准备；整理机关内务；值班事务、内外沟通、来客接待等工作。
案例分析：偶然疏忽后果不小某地发生较大的地震后，我国南方的汛期即到。
一日，南方某省领导机关的值班秘书，接到国家防汛抗灾指挥部电话，要检查了解该地区防汛抗灾准备工作情况，要求尽快作一次汇报，并指明要检查大中型水库坝基安全可靠程度如何。
值班秘书接电话时，听错为防震指挥部来的电话，当时对地震惊恐的“余波”还影响着人们的心理，认为“防震”也是理所当然的，是可能的，而没有对打来的电话认真核对，便将听错的电话，向领导汇报。
当时领导班子几个主要成员正在同兄弟省区来的领导同志商讨经济协作的事情，被迫中断了商讨，立即召集省直各有关部门的负责人开会，研究防震工作，并准备按电话的要求向上级汇报。
在研讨中，预感到如此紧急的电话，是否是上级防震部门预测到本地区最近可能会发生地震，于是由办公厅主任亲自去电话询问上级防震部门，得到的答复是，没有预测到你们地区最近会发生地震，也没有要你们汇报有关情况。
经再次查问，原来是防汛指挥部来的电话。
一场虚惊总算放下了，但教训是应该记取的。
虽然未直接看到造成经济上有多么大的损失，但牵动了领导一班人的行动，打乱了领导机关工作部署，影响了领导机关工作的决策，不能不说是个较大的失误。
接听电话的技巧1．接听电话必须及时2．接听电话首先问候并通报3．做好电话记录4．正确处理电话的临时中断5．学会处理不在的同事的电话6．学会处理转接电话7．适时结束电话8．同时处理打进来的多个电话9．按听打给上司的电话拨打电话的技巧1．尽量选择合适的时间打电话2．打电话前的准备工作3．准确拨号．耐心等待4．及时自我通报5．要求对方做好电话记录6．替上司拨叫电话7．拨错了号要及时道歉，绝不可一挂了之8．如果通话临时中断或受到干扰，应主动回电话9．运用语言技巧，及时结束冗长的难对付的谈话（二）随机事务随机事务：是指难以预测的不经常发生的或职能分工边界难以确定由谁处理的事务。
处理随机事务要的技巧：1、要注重预防性2、要注重反应的敏锐性3、要注重整体的配合性4、要注重辅助地位的制约性5、要注重沟通的枢纽性案例分析一个星期天的下午5时，某县工商局办公室王秘书正准备结束值班，回家休息。
突然电话铃响了。
传来急促的声音：”出事了，请局里赶快派人来。
”“同志，请你冷静一下，到底出了什么事把情况说清楚”。
原来，局里一辆面包车与一辆大卡车相撞，司机重伤，另有三人受伤，车损严重，已不能开动，请求局里急速处理。
思考：1、请问遇到这类事情，是否要先请示领导后再处理？为什么？2、如果你是秘书，你会怎么做？请具体说明。
秘书的危机处理艺术1、首先要认识到任何单位都隐藏爆发危机的可能，不能掉以轻心。
2、能预测危机，化解危机，驾驭危机和利用危机3、要有遇事不慌、临危不惧、处世冷静的应变能力4、具备广博的知识，能根据危机的性质、原因，来确定处理目标和制定具体措施。
5、充分考虑处理好危机的各方面关系，处理好善后事宜（三）授权理事从授权方式不同可分为三种情况：1、确定授权2、弹性授权3、不确定授权第二节参谋职能辅助一、参谋辅助的内容从现代秘书对领导者参谋智能辅助的内容看，大体可分为对决策的辅助、对信息利用的参谋智能辅助和对领导正身洁行的辅助三个方面：一是对决策的辅助：在决策准备阶段、决策形成阶段、实施阶段分别进行不同方式的辅助，具体辅助受制于领导的授权及职能划分。
二是对信息利用的参谋智能辅助：对信息获取方面、排除信息干扰方面进行的辅助。
三是对领导正身洁行的辅助：坚持根本宗旨的辅助、强化公仆意识的辅助、遵循行为规范的辅助、对维护领导形象的辅助。
二、秘书做好参谋咨询的方法参谋工作具体体现在两方面：一是为领导提供情况与资料，二是为领导出主意，想办法，供领导参考。
由于秘书与领导是上下级关系，是配角服务于主角，因此要求秘书当参谋、被咨询时，需要格外注意语言艺术，要做到既能进言，又不失身份。
为此需要做必要的准备和采用恰当的方式：一要熟悉情况，不了解的不参谋。
二要多用商量的口气说话，给领导留有余地。
三要方式委婉，便于接受。
第三节管理协调辅助一、督查工作概论（一）查办，就是秘书部门协助领导，把看到，听到，查到的一些无人过问或解决不力的重大问题，从上而下地检查督促，使之落实和办理。
（专项查办和决策督查）（二）督查工作的意义：一是贯彻落实领导指示和决策的一个后续步骤和保证手段。
二是促使领导决策科学化，民主化的重要环节。
可以及时掌握决策方案在实践中暴露的缺陷第三是克服官僚主义。
（三）督查工作的特点督查工作的特点主要有间接性、综合性、权威性、实效性等。
（四）督查工作原则1、实事求是的原则2、坚持突出重点、难点和热点的原则3、坚持分流的原则4、坚持注重时效的原则5、科学有序的原则二、信访事务意义：信访工作指的是处理人民群众来信和来访，是实施民主管理、开发群体智能、克服各种偏差、了解和把握组织环境变化的总要渠道。
要领：1、遵循信访工作原则；2、严格按制度办事；3、严守办理程序；4、与有关部门协同配合；5、尽可能满足群众的正当要求；6、对待老信访户，要耐心细致深入疏导。
三、领导活动安排意义：有利于统筹全局，提高效率；把握重点，做好服务；了解领导，增长才干。
只有安排的周全、有序、协调、高效，才会有组织的科学、合理、高效。
要领：1、围绕中心，抓住重点；2、建立制度，规范运作；3、注重实效；4、不得包办；5、注重程序；6、注重协调。
领导活动安排一般程序：领导活动需求总汇-筛选-初步方案-征求领导意见-修改初步方案-领导审定-通知相关领导-做好准备-现场服务-后续工作。
四、随机协调意义：一是指在办文、办会、办事中，随机发现十条活问题，主动进信息沟通和思想交流，消除误会和隔阂，谋求共识，协调关系；二是指受命于领导者，去处理出现的失调问题。
要领：1、注重与组织目标的一致性；2、注重对变化的适应性；3、注重非权力的支配性；4、注重非职责限定性；5、注重沟通疏导性；6、注重量力适度性。