秘书职能范畴(1)

第二章秘书职能范畴

教学目的：

1、了解秘书的职能范畴包括哪些事项

2、准确把握秘书各项职能的主要内容和工作要领

教学重点：

1、掌握秘书撰拟文稿的各项要领

2、了解秘书办会的主要内容

3、了解秘书参谋辅助的主要内容

4、秘书授权理事应注意的方面

教学难点：

1、秘书撰拟文稿的要领

2、秘书如何在上司面前表现自己的才华

课时安排：节

秘书是为领导服务的，其工作职能必须围绕着领导工作的需要展开。概括地说，在领导履行职责、行使职权所需要的辅助和服务领域内，都属于秘书工作的职能范畴。一般而言，秘书职能可分为办公事务辅助、参谋智能辅助和管理协调辅助三个方面。三个方面既有内容上的区别又是相互渗透，其共同目的都是为领导工作有效和有序提供辅助与服务，以促进领

导工作效率的提高。

第一节办公事务辅助

办公事务辅助主要包括办文、办事、办会以及办公环境管理等。

一、办文

办文在秘书工作中主要指文稿撰拟、运行、整理及保管利用，是秘书工作极为重要的业务内容。它主要包括文稿撰拟、文书运行、文书整理、文献材料的保管和利用等四项内容。

（一）文稿撰拟

1、明确自己代笔者的地位；

2、准确使用规范的文种；

3、要选用准确而不含混、庄重而不易产生歧义的语言表达；

4、要反复进行认真修改；

5、依据要可靠；

6、要有精益求精

认真负责的态度。

（二）文书运行

文书运行包括收文与发文两个程序化过程。

收文主要环节：签收-登记-分办-传阅-拟办-批办-承办-催办-注办等

发文主要环节：交拟-拟稿-审稿-签发-复核-缮印-校对-用印-登记-封发

安排公文运行程序，都必须注意以下方面：

1、程序的有序衔接性

2、主辅协同性

3、运作规范性

4、文书运行中智能辅助的渗透性

5、文书运行的反馈性

（三）文书整理

主要包括文书立卷和案卷归档。

文书立卷是指奖已经办理完毕的、具有一定查考利用价值的文件材料，按其形成过程中

的联系、特征和一定规律律组成案卷。

注：详细内容在《文书学》中讲授。

（四）文献材料的保管和利用

秘书的文献资料工作与图书管理和档案管理有较大的差异，工作中必须注重以下几个方面：一要注重针对性，二要注重前沿性，三要注重系统性，四要注重动态性，五要注重消化

应用性。

公文文种改错案例

1、背景材料：

白雪飘飘，天寒地冻，2000年11月寒阳市人民政府对下级机关或所属单位，布置工作任务，交待办法，要求办理执行，内容是切实作好防寒保暖准备工作。

秘书拟写的公文标题：《寒阳市人民政府关于切实作好防寒保暖工作的命令》

2、背景材料：

各区、县人民政府，市政府各委、办、局：

为进一步开展治理乱收费、乱发款和乱摊派（以下简称三乱）工作，市政府决定成立××市治理“三乱”工作领导小组，其成员名单如下：……

秘书拟写的公文标题：《合龙市人民政府关于成立××市治理“三乱”工作领导小组的意

见》

3、背景材料：

朝阳市卫生局向上级机关汇报本部门专项性工作，内容是加强食品卫生检查，防止过期

食品销售情况。

秘书拟写的公文标题：《朝阳市卫生局关于加强食品卫生检查、防止过期食品销售的情

况的函》

4、背景材料：

南海市工商局向市政府行文，提出由于行政经费紧张，影响正常办公，影响工作效率，

请求增拨办公经费300万元。

秘书拟写的公文标题：《南海市工商局关于增拨办公经费的会议纪要》

二、办会

（一）会务工作的原则和任务

六大原则：

1、质量高的工作会议

2、缓急轻重，安排好议程

3、会议通知不宜请人转捎口信

4、会场大小要和与会人数相适应

5、会议服务工作都是为了保证会议的顺利进行

6、重点做好部门缺席或人员的落实工作

（二）会前筹备

（1）确定会议议题，拟定会议方案（2）组成会议筹备班子：接待、秘书、会务、资料、生活、财务、保卫等（3）安排会议议程、日程和程序：议题先后、日程安排、主持、报告、发言、总结等安排（4）提名与会人员（5）办理会议报批手续（6）发出会议通知（7）编排分组（8）准备会议文件、材料（9）制作会议证牌（10）会场布置和检查（11）办妥

后勤服务事宜。

（三）会间事务

（1）会议签到（2）安间调度（3）会议记录（4）会议简报（5）会议选举（6）会议

总结（7）后勤保障。

（四）会后工作

（1）草拟和印发会议纪要（2）清理会议文件（3）组织会议代表离会（4）搞好宣传报

道（5）会议工作总结（6）会后催办工作。

案例分析：

天地公司销售团体会议议程表

公司销售团体会议在5月25日星期一上午9：00在公司总部的三号会议室举行。

1、宣布议程

2、说明有关人员缺席情况

3、宣读并通过上次会议的记录

4、通信联系情况

5、东部地区销售活动的总结

6、销售一部关于团队沟通问题的发言

7、公司销售人员的招聘和重组

8、销售二部经理的人选

9、下季度销售目标

三、办事

（一）日常事务

日常事务是指秘书每天都要操办的事务，包括：整理领导办公室，保证领导办公不受干扰；处理电话，收发、传递领导阅知、审批、签发的文件；根据领导工作需要协助领导安排日程并做好准备；整理机关内务；值班事务、内外沟通、来客接待等工作。

案例分析：

偶然疏忽后果不小

某地发生较大的地震后，我国南方的汛期即到。一日，南方某省领导机关的值班秘书，接到国家防汛抗灾指挥部电话，要检查了解该地区防汛抗灾准备工作情况，要求尽快作一次汇报，并指明要检查大中型水库坝基安全可靠程度如何。值班秘书接电话时，听错为防震指挥部来的电话，当时对地震惊恐的“余波”还影响着人们的心理，认为“防震”也是理所当然的，是可能的，而没有对打来的电话认真核对，便将听错的电话，向领导汇报。当时领导班子几个主要成员正在同兄弟省区来的领导同志商讨经济协作的事情，被迫中断了商讨，立即召集省直各有关部门的负责人开会，研究防震工作，并准备按电话的要求向上级汇报。在研讨中，预感到如此紧急的电话，是否是上级防震部门预测到本地区最近可能会发生地震，于是由办公厅主任亲自去电话询问上级防震部门，得到的答复是，没有预测到你们地区最近会发生地震，也没有要你们汇报有关情况。经再次查问，原来是防汛指挥部来的电话。一场虚惊总算放下了，但教训是应该记取的。虽然未直接看到造成经济上有多么大的损失，但牵动了领导一班人的行动，打乱了领导机关工作部署，影响了领导机关工作的决策，不能不说是个较大

的失误。